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BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT FONDS AFRICAIN DE DEVELOPPEMENT FONDS SPECIAL DU NIGERIA

MANUEL DES DECAISSEMENTS

DEPARTEMENT DU CONTROLE FINANCIER

Version : 01 Janvier 2007

TABLE DES MATIERES

PREFACE

CHAPITRE 1 : PRESENTATION DU GROUPE DE LA BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT ...........................................................................................1


1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Objectifs du Groupe de la Banque africaine de dveloppement ...............................................1 La Banque africaine de dveloppement.....................................................................................1 Le Fonds africain de dveloppement .........................................................................................1 Le Fonds spcial du Nigeria.......................................................................................................1 Les instruments de prt .............................................................................................................2

CHAPITRE 2 : LE CYCLE DU PROJET ....................................................................................3


2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 Identification .........................................................................................................................3 Prparation .........................................................................................................................3 Evaluation .........................................................................................................................3 Ngociations .........................................................................................................................3 Approbation .........................................................................................................................3 Excution et supervision ............................................................................................................4 Rapport dachvement du projet et Evaluation rtrospective..................................................4 Dates importantes ......................................................................................................................4

CHAPITRE 3 : CADRE JURIDIQUE DES DECAISSEMENTS ................................................6


3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 Les accords .........................................................................................................................6 Les conditions gnrales.............................................................................................................6 La lettre de dcaissement ...........................................................................................................7 Les acquisition de biens, travaux et services .............................................................................8 Le financement rtroactif ..........................................................................................................8 La rallocation des ressources du prt ......................................................................................8 La monnaie du prt/Don ............................................................................................................8 La monnaie de dcaissement......................................................................................................9 La gestion de projet pour le compte de tiers .............................................................................9 Les remboursements la Banque..............................................................................................9

CHAPITRE 4 : PROCEDURES DE DECAISSEMENT ............................................................10


4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 Dispositions gnrales ..............................................................................................................10 Entre en vigueur ....................................................................................................................10 Conditions pralables au premier dcaissement et autres conditions ....................................10 Conformit la liste des biens, travaux et services .................................................................10 Les contrats .......................................................................................................................10 Personnes habilites signer les demandes de dcaissement..................................................11 Paiement sur la base dun tat rcapitulatif de dpenses........................................................11 Transmission des demandes de dcaissement .........................................................................11 Numrotation des demandes de dcaissement.........................................................................12 Montants planchers des demandes de dcaissement ...............................................................12 Suspension des dcaissements..................................................................................................12 Annulations .......................................................................................................................13 Rfrences bancaires................................................................................................................13 Instruction des demandes par la Banque ................................................................................13

CHAPITRE 5 : METHODES DE DECAISSEMENT ................................................................15


5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 PRESENTATION GENERALE DES METHODES DE DECAISSEMENT ........................15 METHODE 1 : REMBOURSEMENT DES DEPENSES EFFECTUEES PAR LEMPRUNTEUR ........................................................................................16 METHODE 2 : PAIEMENT AU TITRE DUNE LETTRE DE CREDIT.............................17 METHODE 3 : FONDS DE ROULEMENT OU COMPTE SPECIAL .................................20 METHODE 4 : PAIEMENT DIRECT....................................................................................24

CHAPITRE 6 : GESTION COMPTABLE, COMMUNICATION FINANCIERE ET AUDIT25


6.1 6.2 6.3 Gestion comptable....................................................................................................................25 Communication financire.......................................................................................................25 Audit .......................................................................................................................26

___________________________________________________________________________ LISTE DES ANNEXES Nombre de pages Annexe 1: Annexe 2 : Annexe 3 : Annexe 4 : Annexe 5 Annexe 6 : Annexe 7 : Annexe 8 : Annexe 9 : Annexe 10: Annexe 11: Formulaire A. 1 : Demande de dcaissement Directives pour remplir le Formulaire A.1 Formulaire A.2 : Etat rcapitulatif des dpenses Directives pour remplir le Formulaire A.2 Rsum du programme et budget prvisionnel dactivits Directives pour remplir le Formulaire A.3 Exemple de lettre de confort pour louverture dun compte spcial Demande de lettre de garantie Garantie de remboursement Modle de Swift de confirmation Modle de lettre de dcaissement Exemple de lettre de spcimens de signature Liste des pays membres rgionaux et non rgionaux, Codes et Devises Liste des pays participants au FAD Tableau daffectation des pays aux bureaux 2 1 1 2 1 1 1 2 2 1 4 1 2 1 1

TERMINOLOGIE, ACRONYMES ET ABREVIATIONS


Sauf mention contraire, les termes et expressions qui suivent, chaque fois quils sont utiliss dans le prsent Manuel, ont la signification indique ci-aprs :

Accord Groupe de la BAD ou Groupe de la Banque FAD ou Fonds

LAccord de prt ou le Protocole daccord de don, selon le cas.

Groupe de la Banque africaine de dveloppement comprenant la BAD, le FAD et le FSN

Fonds africain de dveloppement

La Banque ou BAD Conseil dAdministration Pays membres rgionaux Pays non membres rgionaux

Se rfre BAD, FAD ou FSN individuellement ou collectivement Conseil dadministration de la BAD ou du FAD Liste en annexe 9 (page 1 de 2) Liste en annexe 9 (page 2 de 2)

Liste des participants Liste en annexe 10 au FAD FSN Pays ligibles Fonds Spcial du Nigeria Pour la BAD : les pays membres de la BAD Pour le FAD : Pays membres de la BAD et les Etats participants du FAD Se rfrent galement aux dons et donataires , individuellement ou collectivement, et vice-versa Se rfrent galement aux programmes Organe ou agence responsable de lexcution du projet/ programme financ par le Groupe de la Banque La valeur de lUnit de compte, dfinie lArticle 5.1 (b) de laccord portant cration de la Banque et lArticle 1, paragraphe 1 de laccord portant cration du Fonds, quivaut un droit de tirage spcial du Fonds Montaire International (FMI)

Prts et Emprunteurs Projets Organe ou agence dexcution Unit de compte

PREFACE
A. Objet de la rvision

Ce Manuel prsente les politiques et rgles de procdure du Groupe de la Banque africaine de dveloppement (BAD). Il fournit les directives pour le personnel de la Banque, les Emprunteurs, les agences dexcution, les co-financiers, les fournisseurs et autres parties contractantes pour un dcaissement efficace des ressources des prts et des dons. Les documents suivants compltent le Manuel de dcaissement : Les accords et les protocoles de prts et de dons ; Les conditions gnrales applicables aux prts et dons du Groupe de la Banque ; Les rgles de procdure en matire dacquisition de biens et travaux ; Les rgles de procdure pour lutilisation des consultants ; La politique du Groupe de la Banque en matire de recouvrement des prts ; Les directives du Groupe de la Banque pour lannulation des prts ; et Les directives pour ltablissement des rapports financiers et la rvision des comptes des projets.

Ce Manuel remplace tous les manuels et directives prcdents sur les dcaissements. Il sera rgulirement mis jour au fur et mesure quinterviendront la Banque dautres changements dans ladministration des prts. Pour toute information complmentaire, il y a lieu de se rfrer ladresse suivante ou de se rapprocher du bureau de la Banque dans votre pays.

Chef de Division Division des dcaissements Dpartement du Contrle financier Banque africaine de dveloppement BP 323 1002 Tunis Belvdre TUNISIE Tl. : +216 71 10 21 55 Fax : +216 71 25 20 53 E-mail : loandisbursement@afdb.org

CHAPITRE 1 : PRESENTATION DU GROUPE DE LA BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT


1.1 Objectifs du Groupe de la Banque africaine de dveloppement Lobjectif du Groupe de la Banque africaine de dveloppement1 qui comprend la Banque africaine de dveloppement (BAD), le Fonds africain de dveloppement (FAD) et le Fonds spcial du Nigeria (FSN) - est de promouvoir le dveloppement conomique et social de ses pays membres rgionaux. Dans le cadre de la poursuite de cet objectif, la Banque contribue l'amlioration des conditions de vie des populations et la cration, la promotion et la rhabilitation des projets productifs et des infrastructures sociales. Le Groupe de la Banque finance les projets et les programmes dajustement sectoriel et structurel, fournit les services de conseil et stimule les investissements grce d'autres sources de financement. Bien que le FAD et le FSN soient juridiquement et financirement distincts de la BAD, ils sont administrs par le mme personnel et leurs projets font lobjet des mmes normes de qualit. 1.2 La Banque africaine de dveloppement Laccord portant cration de la BAD, a t sign Khartoum le 4 aot 1963, et mis en vigueur le 10 septembre 1964. A la suite dun amendement de cet accord en mai 1982, le capital de la BAD a t ouvert des pays non rgionaux. La BAD compte actuellement 53 pays membres rgionaux (africains) et 24 pays membres non rgionaux (non africains). Son capital social est souscrit par les pays membres et ses ressources sont constitues des souscriptions, des fonds mobiliss par le biais demprunts sur le march financier international, des revenus des prts et des placements. Les ressources affectes aux oprations proviennent, pour l'essentiel, des emprunts sur les marchs de capitaux.
1.3

Le Fonds africain de dveloppement Laccord portant cration du FAD a t sign en Algrie en juillet 1972 et est entr en vigueur en juin 1973. Le FAD fournit une assistance aux pays en dveloppement faible niveau de PIB par habitant, travers des prts et des dons octroys des conditions favorables par rapport celles de la BAD. Les fonds FAD proviennent de la contribution et des reconstitutions priodiques des 26 Etats non africains participants et de la BAD. Les reconstitutions des ressources du Fonds sont normalement faites tous les trois ans, sauf dcision contraire des pays participants. Lligibilit dun pays aux ressources concessionnelles du FAD dpend essentiellement de ses performances conomiques, juges sur la base du PIB par habitant et de la capacit de remboursement de la dette.

1.4

Le Fonds spcial du Nigeria Le FSN a t cr la suite dun accord sign entre le Gouvernement nigrian et la BAD en fvrier 1976 et est entr en vigueur le 25 avril 1976. Le protocole daccord prvoir une dure de vie de 30 ans, qui peut tre proroge par commun accord entre la Banque et le Nigria. Le FSN est destin soutenir les efforts de dveloppement des pays membres rgionaux de la BAD et, plus particulirement, des plus ncessiteux d'entre eux. Ses

Le terme Groupe de la Banque se rfre la Banque africaine de dveloppement (BAD), le Fonds africain de dveloppement (FAD) et le Fonds spcial du Nigeria (FSN). Quand une rfrence concerne spcifiquement une des institutions, elle sera distinctement mentionne.

2 ressources sont intgralement constitues des contributions du Gouvernement nigrian et du revenu gnr par ses oprations. 1.5 Les instruments de prt Les prts/dons projets financent des projets spcifiques, y compris lassistance technique. Les lignes de crdit sont octroyes aux institutions nationales ou sous-rgionales de financement de dveloppement et destines au financement des petites et moyennes entreprises. Les prts/dons sectoriels ou de rhabilitation financent des investissements destins renforcer les capacits de planification, de production ou de commercialisation spcifiques un secteur donn. Les prts/dons d'ajustement sectoriel institutionnelles dans un secteur spcifique. soutiennent les rformes politiques et

Les prts/dons d'ajustement structurel soutiennent les rformes politiques et institutionnelles sur le plan macroconomique. Les approches sectorielles SWAP sont des mcanismes de coordination des financements de diffrents bailleurs de fonds dans un secteur donn. Elles constituent une rponse aux problmes poss par les prts-projets classiques et sont conus pour soutenir les programmes de dveloppement dun secteur donn travers un calendrier de dpenses moyen terme. Lapproche sectorielle SWAP utilise des mthodes dexcution communes pour lensemble des financements, exigeant lharmonisation des procdures de dcaissement et lusage de procdures communes de passation des marchs. Les prts/dons lappui des rformes en matire de gouvernance viennent complter les prts ou dons lappui des rformes en donnant une orientation holistique et spcifique aux interventions de la Banque. Les facilits de prparation de projets apportent une assistance financire aux Emprunteurs pour la prparation des projets ou pour dvelopper les capacits des institutions nationales ou sous-rgionales. Si la Banque approuve le financement du projet, lavance est refinance sur les ressources du prt ou du don. Si ltude naboutit pas la ralisation du projet, lEmprunteur rembourse lavance et les charges y affrentes. Les prts/dons dappui budgtaire appuient le budget de dveloppement qui couvre les dpenses courantes et les dpenses dinvestissement, garantissant ainsi la disponibilit et lapport rgulier de ressources destines faciliter la mise en uvre des documents de stratgie de rduction de la pauvret et des plans nationaux de dveloppement. Les dons aux pays revenu intermdiaire concourent loctroi de dons pour financer des pr-tudes et des tudes sectorielles dans les pays qui nont pas accs aux ressources concessionnelles de la Banque. Les oprations du secteur priv concernent les interventions de la Banque dans le secteur priv sous forme de prts, de prises de participations, de garanties accordes aux entreprises prives et de toute autre forme de financement.

CHAPITRE 2 : LE CYCLE DU PROJET


Le cycle du projet peut tre dfini comme la succession dtapes qui vont, de la conception du projet l'valuation rtrospective, en vue de la ralisation dun projet dont les objectifs sont dfinis conformment au plan de dveloppement du pays et la stratgie de la Banque. 2.1 Identification Lidentification intervient pendant la priode de concertation avec les pays membres. Elle implique, en coordination avec le pays, le recensement des projets et programmes dont les objectifs sintgrent son plan de dveloppement et correspondent en mme temps la stratgie de la Banque. Ces projets, une fois jugs ralisables et justifis aux plans technique, socio-conomique, financier et environnemental, sont verss dans la rserve de projets en faveur du pays et constituent ainsi un pipeline glissant de projets/programmes financer sur une dure de 3 5 ans. 2.2 Prparation La prparation est une mission ayant pour objet dexaminer de manire plus dtaille les diffrentes tudes prliminaires ralises pour confirmer si les objectifs du projet, du point de vue technique, environnemental, conomique, financier, institutionnel et social, peuvent tre atteints. La prparation du projet incombe l'Emprunteur qui, en cas de besoin, peut faire appel lassistance de la Banque. 2.3 Evaluation Durant l'valuation, le pays finalise les tudes de faisabilit, les tudes techniques dtailles et ltude dimpact environnemental. Ces diffrentes tudes sont examines par une quipe multidisciplinaire de la Banque qui passe en revue les tudes prpares, value les risques du projet, arrte les mesures daccompagnement, discute des problmes dorganisation et de suivi du projet, du plan de financement et des conditionnalits du prt. Ltape de lvaluation aboutit la prparation du rapport dvaluation sur lequel, le Conseil dadministration de la Banque fonde sa dcision de financement. 2.4 Ngociations Les ngociations officielles avec lEmprunteur aboutissent la conclusion dun projet daccord (ou des accords) entre les deux parties qui prcise le cadre de ralisation du projet. Laccord couvre les conditions financires, les composantes financer par la Banque, les modes dacquisition, les modalits dexcution et de suivi du projet, de la prparation des audits et porte sur toute autre question particulire. Pendant les ngociations, les dispositions spcifiques relatives aux dcaissements sont arrtes et consignes dans la lettre de dcaissement. 2.5 Approbation Aprs conclusion des ngociations, la Banque soumet une proposition de financement son Conseil dadministration pour approbation. Aprs approbation, les accords ngocis sont signs et lEmprunteur est appel satisfaire les conditions de mise en vigueur en vue de permettre la Banque de dclarer la mise en vigueur, qui marquera le dbut des dcaissements.

4 2.6 Excution et supervision LEmprunteur est responsable de l'excution du projet, il doit rendre compte, priodiquement de ltat davancement du projet. La Banque son tour, supervise de manire rgulire le projet afin de sassurer que les dcaissements sont effectus selon le plan de financement et que les objectifs sont atteints. 2.7 Rapport dachvement du projet et Evaluation rtrospective Rapport dachvement 2.7.1 Aprs achvement du projet et au plus tard six mois aprs la clture du prt, lEmprunteur est tenu de prparer un rapport dachvement donnant sa propre apprciation sur lexcution du projet, la performance des diffrents intervenants, la ralisation des objectifs du projet, les cots et les avantages offerts ou offrir, ainsi que les mesures envisages pour assurer la durabilit des ralisations. La Banque prpare aussi son propre rapport dachvement, destin valuer les rsultats du projet, identifier les insuffisances, mettre en exergue les lments de satisfaction et tirer enfin, les leons et les enseignements appropris. Evaluation rtrospective 2.7.2 Aprs prparation des rapports dachvement par lEmprunteur et par la Banque. la Banque procde une mission de post-valuation qui a pour but de mesurer les rsultats par rapport aux objectifs initiaux, dexaminer les conditions de prparation, de conception, dvaluation et dexcution du projet, des cots et les avantages. Lvaluation rtrospective dresse une srie de leons et denseignements en vue de faire des recommandations de renforcement de lefficacit au dveloppement et damlioration des pratiques et procdures de la Banque. 2.8 Dates importantes Date d'approbation : Date laquelle lAutorit comptente approuve l'octroi d'un prt ou dun don. Date de signature : Date laquelle lEmprunteur et la Banque signent l'Accord de prt ou le Protocole daccord de don. Cette date marque le dbut du calcul de la commission dengagement, quand cela est applicable, et lchancier de remboursement du prt. Date d'entre en vigueur : Date laquelle la Banque notifie lEmprunteur quil a satisfait aux conditions d'entre en vigueur du prt. Date de premier dcaissement : Date laquelle la Banque notifie l'Emprunteur son acceptation des pices soumises pour la satisfaction des conditions pralables au premier dcaissement. Date limite du dernier dcaissement/date de clture : Date spcifie dans laccord de prt au-del de laquelle la Banque peut, sur la base dun avis adress l'Emprunteur, mettre fin au droit de lEmprunteur de demander des dcaissements sur le prt ou le don. Les Emprunteurs peuvent avant cette date, solliciter une prorogation de la date limite de dcaissement sur la base dune justification approprie et argumente.

5 La Banque peut accorder pendant une dure limite (nexcdent pas trois mois) aprs la date du dernier dcaissement de couvrir des dpenses pour lachat dquipements ou la conclusion de travaux et de services effectus avant cette date. La commission dengagement continuera courir aprs la date limite du dernier dcaissement, spcifie dans laccord de prt, mme si cette date na pas t proroge. Seule lannulation du prt met fin au calcul de la commission dengagement. Date dchance ou de remboursement : Date laquelle lEmprunteur entame le remboursement du prt (charges et principal) la Banque. Les dates de remboursement sont arrtes lors des ngociations, gnralement sur une base semestrielle et spcifies dans laccord de prt.

CHAPITRE 3 : CADRE JURIDIQUE DES DECAISSEMENTS


Le Manuel des Dcaissements nest pas un document contractuel ou juridique. Il a seulement pour objectif de fournir des directives sur lapplication des rgles et procdures de la Banque en matire de dcaissement au profit des projets/programmes financs par la Banque. Le cadre juridique des dcaissements est rsum ci-aprs : 3.1 Les accords

3.1.1 Les dispositions de laccord portant cration de la Banque noncent trois principes importants en matire de dcaissements destins aux projets de dveloppement : Les ressources des prts et dons octroys par la Banque ne doivent tre utilises que pour raliser les objectifs du projet en faveur duquel le prt ou le don a t approuv ; La Banque autorise lEmprunteur dcaisser uniquement en faveur des dpenses prvues pour la ralisation du projet ; Les ressources de prts et des dons ne doivent tre utilises, que pour lacquisition des biens et services produits par les pays membres.

3.1.2 Laccord juridique principal pour un projet ou un programme financ par le groupe de la Banque est laccord sign par lEmprunteur et la Banque, qui nonce les conditions et modalits du prt ou du don. Cet accord est dnomm "Accord de prt" pour les prts de la BAD, du FAD ou du FSN et "Protocole d'accord" pour les dons de la BAD ou du FAD. Lorsque la Banque prte une entit publique autre que 1'Etat membre, elle conclut un "Accord de garantie" avec l'Etat membre ou, conformment aux rgles en vigueur, avec une autre entit agre par la Banque et faisant office de garant. 3.1.3 Les accords de prt et les protocoles daccord peuvent tre amends, soit par notification lEmprunteur ou accord entre la Direction de la Banque et lEmprunteur. Les modifications qui affectent de manire substantielle les conditions du projet, initialement approuves, peuvent requrir lapprobation pralable du Conseil d'administration. 3.2 Les conditions gnrales Les prts et dons du Groupe de la Banque sont rgis par les Conditions Gnrales Applicables aux Prts et Garanties. Les conditions gnrales qui font partie intgrante des accords de prts ou protocoles d'accord de don couvrent les domaines suivants : Modalits de remboursement et de paiement des intrts et autres charges ; Modalits dutilisation des devises ; Modalits de dcaissements des fonds ; Conditions de mise en vigueur ; Clauses darbitrage ; Modalits dannulation et de suspension des dcaissements ; Conditions de clture du prt ;

7 Autres clauses juridiques.

Au cas o une disposition dun accord de prt ou dun accord de garantie est en contradiction avec les dispositions des conditions gnrales, cest la disposition de laccord de prt ou de laccord de garantie qui prvaut. 3.3 La lettre de dcaissement

3.3.1 Aprs signature de laccord de prt, la Banque envoie lEmprunteur une lettre de dcaissement (voir annexe 7) dcrivant les rgles et procdures de dcaissement applicables au projet. Un projet de lettre de dcaissement est discut lors des ngociations. La lettre de dcaissement fournit lEmprunteur et aux agences dexcution des instructions spcifiques sur les modalits de dcaissement pour un projet ou un don particulier. 3.3.2 La lettre de dcaissement fournit des exemples de formulaires de demandes de dcaissement comportant des instructions spciales, utiliser, selon le cas, comme suit : Les signatures autorises pour formuler les demandes de dcaissement ; Les dates importantes comme celle de clture ou date limite du dernier dcaissement ; La liste des catgories de biens et services ; Les documents conserver par lEmprunteur ; Les mthodes de dcaissement ; La gestion du compte spcial ; Les exigences daudit du projet ; Les montants et la monnaie de dcaissement ; Les cas de suspension et de sanction ; Les modalits de dcaissement applicables aux cofinancements ; Les conseils pratiques pour un dcaissement temps.

3.3.3 Sous rserve de lapprobation de la Banque, les modalits dcrites ci-dessus peuvent faire lobjet de modifications au courant de la phase dexcution du projet, notamment les mthodes de dcaissement et la liste des biens et services, sil en va de lintrt du projet. 3.3.4 Dans plusieurs projets, les agences dexcution ainsi que lEmprunteur peuvent tre impliqus dans la ralisation du projet et envoient ainsi, des demandes de dcaissement la Banque. LEmprunteur est appel communiquer la Banque les adresses de toutes les entits impliqus, susceptibles de recevoir des copies de la lettre de dcaissement et les tats sur les dcaissements. LEmprunteur est aussi appel permettre laccs toute information ncessaire au personnel en charge des dcaissements.

8 3.4
3.4.1

Les acquisitions de biens, travaux et services Les acquisitions de biens, travaux et services financs par la Banque sont rgies par les "Rgles de procdure pour l'acquisition des biens et travaux" et les "Rgles de procdures pour l'utilisation de Consultants". Le respect de ces rgles de procdure, obligation contractuelle de l'Emprunteur, contribue une bonne excution du projet et facilite les dcaissements.

3.4.2 La responsabilit de l'excution du projet, de l'attribution et de l'administration des marchs incombe l'Emprunteur. Les dpartements oprationnels de la banque sont responsables de la supervision des activits de passation des marchs menes par les Emprunteurs. Sauf stipulation contraire nonce dans l'Accord de prt, tous les marchs de biens, de travaux et de services sont soumis l'approbation pralable de la Banque avant leur signature. 3.4.3 En rgle gnrale, la politique de la Banque exige que l'acquisition des biens, travaux et services au titre des prts/dons consentis par la Banque, se fasse par appel d'offres international. Cependant, lorsquil savre que lappel doffres international ne constitue pas le mode dacquisition le plus efficace, la Banque et lEmprunteur peuvent convenir de droger cette rgle. 3.5 Le financement rtroactif En gnral, les dpenses effectues avant la date de signature de l'accord de prt ne sont pas ligibles au financement. Toutefois, sur la base dun accord pralable entre la Banque et l'Emprunteur, une clause spciale autorisant le financement de certaines dpenses effectues avant la date de signature de l'Accord, peut tre incluse dans l'Accord de prt. Cette clause indique le montant du financement rtroactif, la catgorie de dpenses concernes et la date partir de laquelle, les dpenses peuvent tre considres comme ligibles au dcaissement. 3.6 La rallocation des ressources du prt Les ressources du prt ou du don sont utilises uniquement pour les objectifs du projet auquel le prt ou le don est octroy. Les dcaissements ne peuvent pas tre directement imputs la catgorie Non allou prvue dans laccord de prt. Toutefois, la Banque peut, la demande de lEmprunteur, approuver la rallocation des ressources non engages sur une ou plusieurs catgories de dpenses une ou plusieurs autres catgories de dpenses du projet. 3.7 La monnaie du prt/Don Pour le guichet BAD, le montant du prt est libell en une monnaie choisie par lEmprunteur. Pour le FAD et le FSN, les prts et dons sont exprims en units de compte (UC). L'unit de compte est quivalente un droit de tirage spcial (DTS) du Fonds montaire international.

9 3.8 La monnaie de dcaissement La Banque dcaisse les prts dans la monnaie du prt ou dans une des monnaies suivantes pour les prts libells en UC: dollar des Etats-Unis, Euro, Yen Japonais, Livre sterling et Rand Sud africain, selon le choix de lEmprunteur. 3.9 La gestion de projet pour le compte de tiers La Banque peut administrer des prts et des dons pour le compte dautres institutions. Sous rserve de spcifications du protocole daccord sign avec ces institutions, les dcaissements se font selon les procdures de la Banque en la matire. 3.10 Les remboursements la Banque La Banque peut demander lEmprunteur de lui rembourser tout dcaissement indment peru pour des dpenses juges non ligibles ou des montants pays partir du compte spcial et non justifis. Les montants ainsi rembourss devront tre pays sur un compte indiqu par la Banque, puis dduits du montant du prt ou du don accord.

10

CHAPITRE 4 : PROCEDURES DE DECAISSEMENT


4.1

Dispositions gnrales LEmprunteur est responsable de lexcution du projet conformment aux conditions gnrales et aux accords du prt. La Banque quant elle, suit lexcution du projet pour sassurer de sa conformit laccord et aux rgles de procdures dcrites dans ce Manuel, ou nonces dans dautres documents et directives de la Banque.

4.2

Entre en vigueur La Banque dclare lentre en vigueur du prt ou du don, lorsque l'Emprunteur a satisfait aux conditions stipules dans laccord de prt et dans les conditions gnrales applicables aux accords de prt et aux accords de garantie et a soumis la satisfaction de la banque, les diffrentes pices requises.

4.3

Conditions pralables au premier dcaissement et autres conditions Outre les conditions dentre en vigueur, le prt peut tre assorti de conditions de premier dcaissement et, le cas chant, dautres conditions que lEmprunteur se doit de satisfaire pour les dcaissements ultrieurs. Les documents soumis doivent tre des originaux ou des copies certifies conformes. La Banque se rserve le droit de rejeter toute demande de dcaissement dun Emprunteur qui na pas encore rempli toutes les conditions prvues.

4.4

Conformit la liste des biens, travaux et services La liste des biens, travaux et services par catgorie de dpenses est arrte durant lvaluation du projet, confirme lors des ngociations et rappele dans la lettre de dcaissement. Les dcaissements doivent se faire dans la limite des montants allous aux catgories de dpenses. Les imprvus physiques et les prvisions pour hausse de prix doivent tre rpartis sur les catgories de dpenses. Toute modification de la liste des biens et services doit faire lobjet dune approbation pralable par la Banque.

4.5

Les contrats

4.5.1 Les dcaissements sont effectus dans le cadre de contrats conclus entre lEmprunteur et le fournisseur aprs approbation et notification de la non objection de la Banque, conformment aux rgles de procdures dacquisition. Sur instruction de lEmprunteur, la Banque effectue les paiements au profit du bnficiaire dans la limite des montants approuvs. Si le contrat est payable en plusieurs monnaies, une demande de dcaissement distincte sera requise par monnaie de rglement et si ncessaire, le taux de change utilis aux fins de paiement doit tre indiqu. 4.5.2 Les remboursements de retenues opres dans le cadre de lexcution des contrats ont lieu la fin de la priode de garantie sur prsentation dun procs verbal de rception dress par le projet. La retenue de garantie peut galement tre paye contre une garantie bancaire irrvocable fournie lagence dexcution du projet. 4.5.3 Dans le cadre de lexcution dun contrat, des dpassements dus des hausses de prix ou des imprvus physiques peuvent ncessiter ltablissement dun avenant au contrat initial.

11 4.6 Personnes habilites signer les demandes de dcaissement

4.6.1 LEmprunteur est appel dsigner les personnes autorises signer les demandes de dcaissement et transmettre la Banque, leurs spcimens de signature. Il doit indiquer clairement cette occasion, le nombre et la combinaison de signatures devant figurer sur chaque demande de dcaissement. En cas de changement ou de modification de la liste des signataires, lEmprunteur est tenu den aviser la Banque dans les meilleurs dlais et de lui transmettre les nouvelles signatures. 4.6.2 Les personnes dsignes par l'Emprunteur signent les demandes de dcaissement. Le coordonnateur ou le chef du projet contresignent obligatoirement les diffrents documents joints la demande de dcaissement, tels que les tats rcapitulatifs de dpenses (Formulaire A.2) et les programmes et budgets d'activits (Formulaire A.3). 4.7 Paiement sur la base dun Etat rcapitulatif de dpenses

4.7.1 Les tats rcapitulatifs des dpenses effectues par lEmprunteur doivent tre accompagns de documents justifiant les paiements. Il sagit essentiellement de factures, avis de dbit ou relevs bancaires, reus de versement, documents d'expdition tels que : connaissements, chques, traites encaisses et lettres de crdit excutes. 4.7.2 Cependant, si la Banque estime que lEmprunteur a satisfait certaines conditions, lEmprunteur peut tre autoris soumettre seulement un Etat dtaill de dpenses, dment approuv par lEmprunteur et lagence dexcution. Durant les ngociations, lEmprunteur et la Banque peuvent convenir du type de dpenses devant faire lobjet dun Etat de dpenses. La lettre de dcaissement devra mentionner le type de ces dpenses. 4.7.3 Pour bnficier de cette mesure, lEmprunteur doit tre dot dun systme comptable solide et dune capacit de gestion administrative et financire avre, des procdures administratives et comptables fiables et un systme de contrle interne satisfaisant. LEmprunteur ou lagence dexcution doivent maintenir tous les documents justificatifs et les rendent disponibles pour examen, aux auditeurs et au personnel de la Banque pendant leurs missions de supervision. 4.8 Transmission des demandes de dcaissement La Banque doit recevoir loriginal des demandes de dcaissement, sign par le reprsentant autoris de lEmprunteur sur le formulaire appropri et comportant toute information requise par la Banque. Les formulaires de demandes de dcaissement sont disponibles sur demande, auprs de la Banque ou sur son site WEB : www.afdb.org Pour acclrer le traitement des demandes de dcaissement, les Emprunteurs doivent : Transmettre les demandes au Directeur du Dpartement du Contrle financier, ou au Reprsentant rsident lorsque le pays est couvert par un bureau extrieur ; Transmettre, lors dune premire demande ou dune avance, une copie des marchs/contrats et une copie de la notification, par laquelle la Banque a donn sa non objection ; Vrifier que les demandes de dcaissement ont t dment signes par les signataires autoriss ; S'assurer que chaque demande de dcaissement comporte une seule monnaie et que la monnaie de rglement est correctement indique ;

12 4.9 S'assurer que les informations mentionnes sur les demandes sont cohrentes par rapport celles figurant sur les pices justificatives ; Joindre, selon le cas, toutes les pices justificatives requises, les relevs de compte et/ou les tats de rapprochement bancaire ; Vrifier que les allocations disponibles au niveau des catgories de dpenses sont suffisantes pour effectuer le dcaissement sollicit ; Vrifier que toutes les conditions de premier dcaissement ont t ralises ; Sassurer que les rapports daudit sont rgulirement envoys la Banque.

Numrotation des demandes de dcaissement Les demandes de dcaissement doivent tre numrotes par ordre squentiel, indpendamment de la mthode de dcaissement. Dans le cas o plusieurs organes dexcution sont autoriss soumettre des demandes de dcaissement, chacun devra personnaliser ses demandes par lemploi dun prfix correspondant labrviation de sa dnomination accole au numro de la demande.

4.10

Montants planchers des demandes de dcaissement La Banque a tabli des montants planchers pour certains types de demandes de dcaissement et se rserve le droit de ne pas accepter des demandes dont le montant est infrieur au montant minimum.
Prts/Dons projets : Le montant minimum dune demande de dcaissement est de 20 000

UC, mais la Banque accepte les demandes infrieures ce montant dans certaines circonstances tels que : les activits de formation, les prestations de l'assistance technique et daudit, les marchs payables en une fois, le paiement du solde dun contrat, d'une catgorie de dpenses ou dun prt/don, les avances au compte spcial et enfin au cas o les besoins de lagence dexcution natteignent pas, sur la priode convenue, le montant de 20 000 UC.
Lignes de crdit aux institutions de financement de dveloppement : Le montant minimum

dune demande de dcaissement est de 100 000 UC ou tout autre montant convenu lors de lvaluation du projet ou de ngociation du prt. Le plancher de 100 000 UC nest pas applicable lorsquil sagit du solde de l'allocation rserve pour un sous-projet financ par la ligne de crdit ou du solde de la ligne de crdit.
Prts/dons programmes : Le minimum dune demande de dcaissement est de 200 000 UC

ou tout autre montant fix lors de lvaluation ou pendant les ngociations du prt lexception toutefois, du solde du prt qui peut tre infrieur ce minimum. Garantie de remboursement (Engagement Spcial) : Un minimum de 200 000 UC est requis pour toute demande dmission de garantie de remboursement, Il ny a pas de minimum pour les demandes de remboursement au titre des garanties de remboursement. 4.11 Suspension des dcaissements

4.11.1 La Banque peut suspendre les dcaissements si lEmprunteur a failli aux obligations qui lui incombent et qui sont stipules dans laccord du prt ou les conditions gnrales. La suspension peut tre applique un ou plusieurs prts ou des composantes spcifiques. La suspension des dcaissements prend effet la date de la dcision de suspension. Elle est leve, en totalit ou en partie, ds la cessation de lvnement ayant entran la suspension.

13 4.11.2 Dans le cas dun dfaut de paiement du service de la dette, la Banque suspend les dcaissements sur lensemble des prts accords au pays membre ou garantis par lui. La Politique du Groupe de la Banque en matire de recouvrement des prts spcifie les diffrents types de sanction et les exceptions qui y sont rattaches. 4.12 Annulations Les conditions gnrales et les directives sur lannulation des prts de la Banque africaine de dveloppement et des prts/dons du Fonds africain de dveloppement dcrivent les conditions et les procdures dannulation. Avant de procder l'annulation dun prt ou dun don, la Banque s'assure quil n'y a pas de demandes de dcaissement en instance ou dengagement sur les ressources non dcaisses du prt et que les contrats non entirement dcaisss sont rgulirement achevs. La Banque nannulera pas la partie du prt couvrant les engagements spciaux au titre des lettres de crdit, moins que lEmprunteur et le fournisseur nen conviennent autrement.
4.13

Rfrences bancaires Banque du bnficiaire : Il sagit du nom et de l'adresse complte, des codes SWIFT et IBAN de la banque, ainsi que du numro du compte du bnficiaire. Ces informations doivent tre indiques sur la demande. Correspondant bancaire de la banque du bnficiaire : Un rglement en faveur dun bnficiaire, effectu dans un pays dans lequel la monnaie de la demande de dcaissement na pas cours lgal, ncessite le recours un correspondant de la banque du bnficiaire dans ce pays. Pour ce correspondant bancaire, les informations exiges sont les mmes que celles requises pour la banque du bnficiaire.

4.14

Instruction des demandes par la Banque

4.14.1 Le Dpartement du Contrle financier, reprsent au niveau des bureaux rgionaux et nationaux, est le seul habilit recevoir et instruire les demandes de dcaissement. La Banque sattellera de rduire les dlais de traitement des demandes de dcaissement qui ne devraient pas excder dix (10) jours ouvrables partir de la date de rception dune demande complte. Vrifications usuelles opres par la Banque 4.14.2 Les vrifications effectues par la Banque pendant linstruction dune demande de dcaissement portent sur : Lligibilit des biens et services (les lments inligibles les plus courants sont les droits de douane, les taxes, les intrts et charges bancaires et les biens et services provenant de pays non membres etc.) ; La rception des pices justificatives requises et les relevs bancaires ; La disponibilit des ressources sur le prt, la catgorie ou le contrat ; Lexistence de contrats dment approuvs par la Banque ; La mise en vigueur, la ralisation des conditions de premier dcaissement et des autres conditions, les dates de clture du prt et du dernier dcaissement ; La conformit des signatures aux spcimens transmis la Banque ; Labsence de sanction sur le prt spcifique ou tout autre prt du groupe de la Banque, en vertu de la clause de manquement rciproque.

14 Processus de paiement et de notification 4.14.3 Aussitt aprs approbation du dcaissement, la Banque donne des instructions une de ses banques dpositaires pour effectuer le paiement sur le compte du bnficiaire. Ces instructions sont normalement transmises par SWIFT ou FAX. A la fin de chaque mois, la Banque envoie l'Emprunteur et aux agences d'excution, un tat des dcaissements confirms de la priode.

15

CHAPITRE 5 : METHODES DE DECAISSEMENT


5.1 PRESENTATION GENERALE DES METHODES DE DECAISSEMENT

La Banque propose ses clients les quatre mthodes de dcaissement suivantes : 1. La mthode de remboursement des dpenses ligibles, effectues par lEmprunteur sur ses propres ressources ; 2. La mthode de garantie de remboursement o la Banque met un engagement irrvocable de rembourser une banque commerciale, les paiements faits ou faire un fournisseur sur la base dune lettre de crdit. Cette mthode est encore appele Engagement spcial dans les conditions gnrales ; 3. La mthode du Fonds de roulement ou du Compte spcial o la Banque met la disposition de lEmprunteur une avance sur le prt ou le don, verse dans un compte spcial, utiliser exclusivement pour les dpenses ligibles aux ressources du prt ; 4. La mthode du paiement direct par laquelle la Banque, paie directement le fournisseur de biens, travaux ou services, sur demande de lEmprunteur. Les mthodes de dcaissement, convenues pendant les ngociations sont bases sur les caractristiques du projet, les catgories de dpenses financer et les capacits de lagence dexcution grer les ressources du projet. Une combinaison des mthodes de dcaissement et/ou leur rvision pendant lexcution du projet est possible.

16 5.2 METHODE 1 : REMBOURSEMENT DES DEPENSES EFFECTUEES PAR LEMPRUNTEUR


Introduction

5.2.1 Cette mthode consiste rembourser l'Emprunteur ou aux Agences dexcution, des dpenses ligibles, effectues sur leurs ressources propres. Dossier de la demande de dcaissement Le dossier de demande de remboursement comprend : La demande officielle tablie selon le formulaire A1 et signe par les personnes autorises ; LEtat rcapitulatif des dpenses, tabli selon le formulaire A2 et sign par les personnes autorises et le responsable du projet ; Les pices justificatives pour lesquelles lEmprunteur, nest pas exempt de leur transmission la Banque.

Documents justificatifs requis Les documents justificatifs en original ou en photocopies certifies joindre la demande de dcaissement sont les suivants : La facture prcisant l'origine des biens et/ou services et le cas chant, une copie du contrat concern ; Un exemplaire du contrat ou du bon de commande et une copie de lavis de non objection de la Banque ; Le procs-verbal de rception provisoire des biens fournis ou une attestation de bonne excution des travaux. A dfaut de ces documents, le fournisseur devra obligatoirement joindre sa facture, une caution bancaire de mme montant, libelle dans la mme devise que celle de la demande de dcaissement ; Un exemplaire de la lettre de crdit, le cas chant ; Toute preuve de paiement ; Une attestation bancaire, lappui de la demande, faisant apparatre les taux de changes appliqus pour lopration, lorsque la monnaie de rglement diffre de la monnaie demande.

5.2.2

Lorsque la transmission de lensemble des documents pose des problmes pratiques, la Banque peut donner son accord pour limiter la justification de la demande un Etat rcapitulatif de dpenses (formulaire A2), signs par les personnes autorises et par le responsable du projet. Pour accepter des demandes de dcaissement sur la base dun tat rcapitulatif de dpenses, lEmprunteur et lagence dexcution doivent : i) avoir dmontr une capacit administrative, financire et comptable avre, ii) mis en place un systme de contrle interne adquat et iii) avoir pris les dispositions pour un audit rgulier et indpendant du projet. Dans ltat rcapitulatif de dpenses, lEmprunteur certifie que les dpenses ont t effectues et payes conformment aux termes et conditions de laccord de prt et que les livres comptables et les justificatifs de dpenses sont bien conservs et sont disponibles pour examen par la Banque et/ou des auditeurs indpendants.

5.2.3

17 5.3 METHODE 2 : PAIEMENT AU TITRE DUNE LETTRE DE CREDIT Introduction 5.3.1 Grce cette mthode, la Banque donne une garantie de paiement une banque commerciale qui a mis une lettre de crdit pour couvrir une dpense auprs dun fournisseur tranger. Les tapes amenant lmission dune garantie par la Banque sont les suivantes : A la demande de lEmprunteur, une banque commerciale locale met une lettre de crdit irrvocable en faveur dun fournisseur ; une deuxime banque, souvent installe au pays du fournisseur, accepte de notifier ou confirmer cette lettre de crdit ; la Banque donne alors son accord soit pour rembourser des paiements effectus, soit pour mettre la disposition de la banque notificatrice et/ou confirmatrice, les sommes ncessaires aux paiements effectuer au titre de la lettre de crdit. Le montant minimum dune lettre de crdit est de 200 000 UC. 5.3.2 Par cette mthode, la Banque, la demande de lEmprunteur, sengage titre irrvocable, rembourser ou payer une banque commerciale les paiements faits ou faire un fournisseur, sur la base dune lettre de crdit (LC). La LC ne sera confirme quaprs lmission par la Banque, dune garantie de remboursement ou de paiement (RG) en faveur de ladite banque commerciale. 5.3.3 Etant donn que le montant du prt est limit, chaque garantie de remboursement a une clause limitative spcifiant la limite du montant en devises du prt, que la Banque est oblige de payer. En arrtant cette limite, la Banque utilise le taux de change en vigueur avec une marge pour couvrir des fluctuations normales de la devise. La politique de la Banque est de conserver suffisamment de fonds sur le compte du prt pour couvrir tous les encours dengagements spciaux. La Banque rexamine de temps en temps, la clause limitative de ses engagements spciaux et augmente les limites lorsque les disponibilits sur le prt le permettent. Les Emprunteurs qui demandent des engagements spciaux acceptent dans le formulaire de la demande de dcaissement quau cas, o la Banque ne peut pas dcaisser lintgralit du montant requis pour effectuer les payements retenus dans la lettre de crdit, toute portion non engage du prt peut tre utilise pour couvrir le dficit. Si le montant non engag savre insuffisant pour couvrir le dficit, lEmprunteur prendra les dispositions pour effectuer les payements dus la banque dtentrice de la garantie, immdiatement aprs notification de la Banque. 5.3.4 La Banque se rserve le droit de ne pas mettre de garantie de remboursement aux emprunteurs ayant enregistr des dfaillances dans le rglement de leur dette vis--vis de la Banque. Cependant, une fois la Banque a mis une garantie de remboursement, elle est oblige dhonorer toute demande affrente cette garantie.
Notification de la garantie de paiement

5.3.5 La Banque notifie son accord de garantie de remboursement selon le cas :


a) Une banque commerciale du pays de l'Emprunteur qui met, notifie et/ou confirme une lettre de crdit ; b) Une banque du fournisseur qui notifie et/ou confirme la lettre de crdit mise par une banque locale ;

c) Une banque commerciale du pays du fournisseur qui met et/ou confirme une lettre de crdit.

18 5.3.6 Pour chaque demande de garantie de remboursement accepte, la Banque envoie la banque confirmatrice, par SWIFT ou par E-mail, les lments de la garantie de remboursement ainsi que le formulaire B.2 dont modle figure en annexe 6. Lorsquune demande de remboursement est adresse la Banque par la banque confirmatrice, celle-ci vaut acceptation de la garantie mise par la Banque. Dossier de la demande daccord pour des paiements au titre dune lettre de crdit 5.3.7 Toute demande daccord de couverture des paiements au titre dune lettre de crdit par l'Emprunteur doit comprendre : a) La demande officielle de l'Emprunteur tablie selon le formulaire B1 (Annexe 5) ; b) Un exemplaire du projet de la lettre de crdit quune banque commerciale se propose d'mettre en faveur du fournisseur ; c) Un exemplaire du contrat d'achat, du bon de commande ou de la facture sur la base de laquelle, le paiement doit tre effectu, y compris le paiement dacompte ; d) Un document de la banque confirmatrice qui atteste quelle est dispose notifier et/ou confirmer la lettre de crdit, mme si cet engagement est pris sous rserve de laccord de garantie de paiement par la Banque. Frais, commissions et intrts 5.3.8 L'Emprunteur prendra avec la banque notificatrice et/ou confirmatrice toute disposition utile en ce qui concerne le paiement des frais et commissions relatifs aux lettres de crdit couvertes par la Banque, et notamment les intrts sur les versements effectus ce titre, compter du jour du paiement par la banque commerciale jusqu'au jour du remboursement par la Banque. Toutes charges, commissions et intrts dus la banque commerciale au titre ddites lettres de crdit sont la charge de lEmprunteur. Termes de la lettre de crdit 5.3.9 Les conditions et modalits de la lettre de crdit doivent tre en conformit avec le contrat d'achat, le bon de commande ou la facture. Le numro de rfrence de l'une ou l'autre de ces pices doit tre indiqu dans la lettre. Par ailleurs, dans chaque projet de lettre de crdit, le fournisseur est appel prsenter la banque confirmatrice, les pices suivantes :
a) Une facture du fournisseur ; b) Une preuve dexpdition ou le connaissement ; c) Une attestation dassurance ; d) Une attestation dinspection, le cas chant.

Information de lEmprunteur
5.3.10 Une fois que la Banque marque son accord de garantie, un exemplaire de cette garantie est

communiqu l'Emprunteur et/ou l'organe d'excution. Monnaie de paiement 5.3.11 La Banque libelle son accord de garantie dans la monnaie de la lettre de crdit et effectue le ou les paiements dans la mme monnaie.

19 Dossier de la demande de paiement prpare par la banque notificatrice et/ou confirmatrice 5.3.12 Immdiatement aprs avoir effectu un paiement au titre de la lettre de crdit, la banque notificatrice et/ou confirmatrice en demande le remboursement la Banque, en lui adressant par SWIFT (ou exceptionnellement par courrier rapide) une demande de remboursement. Remboursement la banque notificatrice et/ou confirmatrice 5.3.13 Aprs rception de la demande de paiement, la Banque rembourse directement la banque confirmatrice et/ou notificatrice et notifie en mme temps l'Emprunteur, le dcaissement effectu, en prcisant le montant, la monnaie et la date de valeur, ainsi que la monnaie utilise, le cas chant, pour l'achat des devises et sa contre-valeur dans la monnaie du prt. Normalement, le dlai de remboursement ou de paiement la banque commerciale seffectue par SWIFT dans un dlai maximum de 30 jours ouvrables, compter de la date de rception de la demande la Banque. Modification des termes de la lettre de crdit 5.3.14 Il peut s'avrer ncessaire de modifier les termes de la lettre de crdit couverte par la garantie de la Banque. Dans ce cas, lEmprunteur est tenu d'informer la Banque de tous les amendements souhaits de la lettre de crdit et de solliciter l'accord pralable de la Banque lorsque ces modifications portent sur : La valeur de la lettre de crdit ; La description et la quantit des biens fournis ; Le bnficiaire ; et La prorogation de la date de validit de la lettre de crdit plus de trois mois par rapport la date dexpiration initiale de ladite lettre de crdit.

5.3.15 Si la Banque accepte les modifications, elle confirme son accord la banque notificatrice et/ou confirmatrice, par SWIFT ou exceptionnellement par courrier rapide, aprs en avoir inform lEmprunteur.

20
5.4

METHODE 3 : FONDS DE ROULEMENT OU COMPTE SPECIAL Introduction

5.4.1 La mthode du fonds de roulement ou mthode du compte spcial consiste octroyer des avances sur le compte du prt/don, virer dans un compte courant pour permettre lagence dexcution de financer directement des dpenses ligibles. Lobjectif principal de cette mthode est daider lEmprunteur ou lagence dexcution faire face ses besoins en monnaie locale ou en devises, sassurer dune disponibilit permanente de ressources et de bnficier en mme temps, dune flexibilit dans la ralisation de certaines composantes du projet. 5.4.2 Les conditions pralables de la mthode du compte spcial comprennent : i) la mise en place de procdures administratives, financires et comptables efficaces par lEmprunteur ii) la mise en place de mcanismes de contrle interne satisfaisants et iii) lengagement de lEmprunteur, de faire raliser un audit rgulier et indpendant des dpenses effectues sur le Compte spcial. Choix de la banque pour louverture d'un Compte spcial 5.4.3 En gnral, les comptes spciaux sont ouverts auprs des banques commerciales, mais dans certaines circonstances, ils peuvent tre ouverts la Banque centrale. La banque commerciale qui abrite le compte spcial doit tre en mesure : dexcuter des transactions aussi bien en devises quen monnaie locale ; douvrir des lettres de crdit ; deffectuer de larges transactions bancaires.

5.4.4 La banque propose et agre, peut tre situe dans le pays de l'Emprunteur ou l'tranger, elle doit s'engager irrvocablement vis--vis de la Banque (voir annexe 4) : ce que les fonds dposs sur le Compte spcial ne soient en aucun cas, saisis ou bloqus pour payer des sommes dus par lEmprunteur la Banque ou faire lobjet de nantissements divers ; mettre des relevs mensuels du Compte spcial et les communiquer l'Emprunteur et ; mettre les documents relatifs au compte spcial la disposition des fonctionnaires de la Banque et des vrificateurs commis par celle-ci.

Monnaie du compte spcial 5.4.5 Le Compte spcial est tenu en monnaie convertible. Les fonds dposs servent financer certains postes en devises trangres et peuvent tre utiliss pour des achats en monnaie locale. Toutefois, la Banque peut envisager d'alimenter le Compte spcial en monnaie locale lorsque celle-ci est considre comme tant stable et que son taux de change est li une monnaie convertible. Toute diffrence de change est supporte par lEmprunteur. Ouverture de plusieurs comptes spciaux 5.4.6 Eu gard aux besoins spcifiques des projets multinationaux et des projets dcentraliss, louverture de plusieurs comptes peut savrer ncessaire pour une bonne excution du projet. Lacceptation de cette disposition nintervient que lorsque toutes les assurances ont t donnes

21 la Banque, quun mcanisme de contrle et de suivi des comptes dcentraliss a t mis en place et quun tat de rconciliation avec le compte principal dans lequel les dcaissements de la Banque sont effectus sera soumis. Types de dpenses financer par le Compte spcial 5.4.7 Le Compte spcial doit tre utilis uniquement pour la part des dpenses ligibles finances par la Banque. Les principales catgories de biens, travaux et services qui doivent tre finances au moyen du Compte spcial sont dtermines pendant la phase d'valuation du projet et arrtes avec l'Emprunteur pendant les ngociations. La Banque et l'Emprunteur peuvent, pendant lexcution du projet, modifier le type de dpenses financer sur le Compte spcial. Toute modification doit faire lobjet dune approbation pralable de la Banque et devra tre notifie par une correspondance approprie. Programme de travail et budget prvisionnel dactivits 5.4.8 A l'appui de la demande d'avance initiale ou de la demande de reconstitution du Compte spcial, l'Emprunteur doit prsenter un budget annuel et un budget prvisionnel des activits du projet pour une priode maximale de six mois, comme convenu lors des ngociations et spcifi dans la lettre de dcaissement. Cette priode peut dans certains cas (prts dajustement, lignes de crdit ou financement de certaines composantes spcifiques de projets) excder 6 mois. Le budget annuel et le programme dactivits doivent tre pralablement approuvs par la Banque. La justification des dpenses sur le Compte spcial doit tre soumise chaque reconstitution ou au moins chaque semestre, sauf sil en a t convenu autrement. 5.4.9 Le Compte spcial peut tre reconstitu pendant toute la dure de dcaissement d'un prt/don. Toutefois, la dernire reconstitution devra avoir lieu au plus tard six mois avant la date limite du dernier dcaissement ou la priode convenue pendant les ngociations. La Banque doit sassurer que tous les fonds dcaisss sur le Compte spcial sont justifis avant la date de clture, sauf pour des cas particuliers pour lesquels la Banque aura marqu son accord da manire ce que les factures en instance puissent tre rgles. Dossier de la demande de dcaissement 5.4.10 Le dossier de la demande de dcaissement au titre de la mthode du Compte spcial comprend :
a) La demande officielle tablie selon le formulaire A1 dont copie en annexe 1 ; b) Un tat rcapitulatif des dpenses tabli selon le formulaire A2 dont copie en annexe 2 ; c) Le programme de travail annuel et le budget prvisionnel chiffr des activits, tabli selon le formulaire A3 * dont copie en annexe 3 ;

d) Les pices justificatives au cas o lEmprunteur, nest pas dispens de leur envoi la Banque. Le formulaire A1 doit tre sign par les personnes dsignes par l'Emprunteur, tandis que les formulaires A2 et A3, doivent tre signs par les personnes autorises et obligatoirement par le responsable du projet.

La Banque et lEmprunteur peuvent convenir dune prsentation spcifique de ce document, notamment dans le cas particulier de certains instruments de prts.

22 Montant de l'avance initiale 5.4.11 Le montant de l'avance initiale dpend essentiellement de la nature du projet, des dpenses financer et de la capacit de l'agence d'excution bien grer les ressources mises sa disposition. Justification de l'utilisation de l'avance 5.4.12 Les fonds avancs au titre du Compte spcial doivent tre totalement justifis dans les six mois (ou la priode retenue lors des ngociations), partir de la date du versement de lavance initiale ou de la reconstitution du compte spcial. L'Emprunteur devra transmettre la Banque, un Etat rcapitulatif des dpenses selon le formulaire A2, accompagn des justificatifs requis et d'un relev bancaire. Les cas o l'Emprunteur conserve les pices justificatives par-devers lui, sont dment spcifis pendant les ngociations ou pendant l'excution du projet. Reconstitution du Compte spcial 5.4.13 La Banque peut reconstituer le Compte spcial, condition que la dernire avance ait t utilise et justifie hauteur d'au moins 50 % et que les avances prcdentes aient t intgralement justifies. Le seuil de 50% peut tre modifi pendant l'excution du projet, si le besoin lexige, aprs accord et notification approprie de la Banque. Pour certains instruments de prts, les reconstitutions se font par tranches sous certaines conditions spcifiques. Documents justificatifs 5.4.14 Pour bnficier dune reconstitution du Compte spcial, l'Emprunteur doit faire parvenir la Banque un exemplaire des formulaires A1, A2 et A3 et selon le cas, les pices justificatives suivantes : La facture du fournisseur ou un certificat prcisant l'origine des biens et/ou services ; Un exemplaire du contrat dachat ou du bon de commande ; Un exemplaire de la lettre de crdit (le cas chant) ; Un titre de paiement qui selon le cas, peut tre une des pices suivantes : o Une facture acquitte ou un reu en bonne et due forme du fournisseur ; o Un avis de paiement de la banque commerciale ou un avis de dbit lorsque le paiement est fait au vu dune lettre de crdit non garantie par la Banque ; o Un relev bancaire ; o Un tat de rapprochement bancaire ; o Tout autre document exig par la Banque. Un document dexpdition, le cas chant ; Une attestation bancaire faisant apparatre le taux de change appliqu pour lopration, lorsque la monnaie de rglement des biens et/ou des services est diffrente de celle utilise pour la tenue du compte spcial.

Lorsque l'Emprunteur est dispens de lenvoi de certaines pices justificatives, il est tenu de prendre toutes les dispositions adquates pour les classer et les conserver en lieu sr pour les besoins de vrification des experts de la Banque ou des auditeurs externes commis par elle.

23 Gestion du compte 5.4.15 La tenue du Compte spcial doit rpondre aux exigences suivantes : Le compte doit recevoir exclusivement les ressources du prt ou du don et ne doit pas recevoir ni les fonds de contrepartie, ni les fonds dautres sources de financement. Toute drogation cette rgle devra tre dcide pendant les ngociations et spcifie dans laccord de prt ; Aucune facilit ou dcouvert nest autorise sur le compte spcial ; Les paiements sur le compte spcial doivent faire lobjet dune double signature en conformit avec les bonnes pratiques en la matire.

5.4.16 Le Compte spcial ne doit pas faire lobjet de dcouvert bancaire. Par contre, les fonds du compte spcial peuvent tre logs dans un compte porteur d'intrt. L'Emprunteur peut utiliser les revenus gnrs au titre des intrts, conformment aux procdures en vigueur dans son pays, pour compenser les frais de gestion du compte. Il doit cet effet, ngocier avec sa banque les charges affrentes la gestion du compte et les intrts payables sur les dpts. La Banque ne prend pas en charge les frais ou agios bancaires. Audit 5.4.17 Le compte spcial doit faire lobjet dun audit annuel au mme titre que lensemble des activits du projet, y compris les fonds de contrepartie. Des dispositions spcifiques doivent tre incluses dans les termes de rfrence de lauditeur en vue dexaminer les documents relatifs lutilisation du compte spcial afin de sassurer que : i) les demandes de reconstitution sont conformes aux documents et les justificatifs qui sous-tendent la demande ii) le contrle interne et les procdures utilises pour la prparation des comptes sont fiables pour justifier la demande de reconstitution et iii) les biens et services financs sur le compte spcial sont rceptionns par le projet. 5.4.18 LEmprunteur, doit dans les six mois, qui suivent la clture de lexercice fiscal, soumettre une opinion spciale prpare par lauditeur, sur lutilisation du Compte spcial. Remboursement des avances et du solde du compte spcial 5.4.19 Toute dpense non justifie ou non ligible, effectue sur le Compte spcial, doit tre rembourse la Banque, par lEmprunteur. Le montant rembours vient en dduction du principal du montant du prt. Aucune reconstitution ne peut avoir lieu tant que lEmprunteur na pas effectu le reversement des sommes correspondantes aux dpenses non justifies et inligibles. A lachvement du projet, le solde disponible du compte spcial doit tre rembours la Banque.

24 5.5 METHODE 4 : PAIEMENT DIRECT


Introduction

5.5.1 La mthode du paiement direct consiste effectuer le dcaissement sur la demande de lEmprunteur un des bnficiaires suivants : a) Un fournisseur pour des biens fournis ou fournir : b) Un entrepreneur ou un consultant pour des travaux ou services faits ou faire ; c) Un sous-traitant oprant dans le cadre d'un contrat et pour lequel, la Banque a donn sa non-objection. Avance de dmarrage 5.5.2 Le paiement un fournisseur de biens et/ou de services peut tre fait avant la livraison de biens ou lexcution de travaux ou des services, pour lui permettre de couvrir des dpenses de fabrication ou des frais de mobilisation. Cette mthode de paiement, convenue entre lEmprunteur et le fournisseur doit tre appuye par une garantie de bonne excution du contrat. Outre les documents usuels cits ci-dessous, le fournisseur est tenu de joindre sa facture une caution bancaire dune banque agre par la Banque et couvrant intgralement le montant de lavance demande. Le montant et la devise de la caution doivent tre les mmes que ceux de la demande de paiement. Dossier de la demande de dcaissement au titre de la mthode du paiement direct 5.5.3 LEmprunteur est tenu denvoyer la Banque, une demande de paiement direct tablie selon le formulaire A1 accompagn dun tat rcapitulatif des dpenses selon le formulaire A2. Documents justificatifs dun paiement direct 5.5.4 Les documents justificatifs requis pour une demande de paiement direct sont : Loriginal de la facture ou du dcompte du fournisseur prcisant ou certifiant l'origine des biens et/ou services ; Un exemplaire du contrat ou du bon de commande et une copie de lavis de nonobjection de la Banque en faveur du contrat et ce, lors dune premire demande ou dune avance ; Une caution bancaire couvrant la totalit du contrat (en labsence dun procs-verbal de rception) ; Un procs-verbal de rception provisoire des biens fournis, un rapport ou une attestation de bonne excution des travaux ou des services.

5.5.5 Pour les contrats de gnie civil, lEmprunteur est tenu de joindre un certificat de travaux excuts dment sign par le Contrleur des travaux.

25 CHAPITRE 6 : GESTION COMPTABLE, COMMUNICATION FINANCIERE ET AUDIT

6.1

Gestion comptable

6.1.1 Les accords de prt et les protocoles daccord de don requirent de l'Emprunteur de tenir une comptabilit et de prparer des tats financiers des projets financs sur les ressources de la Banque. La comptabilit et les rapports financiers doivent fournir les justifications de lutilisation des fonds dcaisss pour le projet et doivent tre prpars selon les normes internationales et les pratiques comptables gnralement admises. 6.1.2 Les normes et pratiques comptables peuvent diffrer dun pays lautre, mais indpendamment du systme adopt, la comptabilit du projet doit respecter les principes dune gestion transparente et fournir de manire exhaustive, les informations suivantes : a) Justification des fonds octroys au projet sur le produit du prt/don et sur les autres ressources provenant de co-financiers et des fonds de contrepartie ; b) Prsentation des dpenses et informations relatives aux composantes finances par la Banque. Evaluation du systme comptable 6.1.3 Durant les phases de prparation/valuation du projet, la Banque doit s'assurer que l'Emprunteur ait tabli un systme comptable appropri et que la structure de gestion du projet dispose de capacits adquates en matire de gestion financire et comptable. La Banque doit aussi sassurer de lexistence dun Manuel de procdures administrative et comptable et dun mcanisme de contrle interne solide. Comptabilit du projet 6.1.4 La comptabilit du projet doit tre spare de celle de toute autre entit et doit permettre ltablissement des tats financiers suivants : 6.2 Etat des Emplois et Ressources des exercices N et N-1 ; Etat de rconciliation du solde du Compte spcial ; Bilans ou situations patrimoniales pour les exercices N et N-1.

Communication financire

6.2.1 LEmprunteur est tenu de communiquer de manire rgulire et exhaustive les tats comptables et financiers du projet. Ces informations doivent prsenter de manire dtaille les diffrentes utilisations des fonds du prt. Les tats financiers peuvent varier selon la nature du projet, de linstrument du prt utilis et la lgislation comptable du pays. La Banque peut ne pas exiger un format standard, mais veillera ce que les rapports soumis son examen ou sa vrification, soient suffisamment renseigns.

26 Conservation et classement des documents 6.2.2 L'Emprunteur doit tenir jour les registres, assurer la conservation des documents et des justificatifs de dpenses et les rendre disponibles aux experts de la Banque et aux missions daudit pour consultation et vrification, si ncessaire. Rapports sur les dcaissements 6.2.3 La Banque veillera mettre la disposition des Emprunteurs les rapports sur les dcaissements et toutes autres informations pour les aider tre rgulirement informs de la situation du prt. Ces rapports et informations permettront aux clients de procder la rconciliation des comptes du projet et de faire les corrections ncessaires. 6.3 Audit

6.3.1 Les conditions gnrales applicables aux accords de prt et aux accords de garantie exigent que les comptes du projet soient audits chaque anne en conformit avec les normes gnralement admises en la matire. Lauditeur est appel mener entre autres, une valuation exhaustive des documents pertinents, revoir le mcanisme de contrle interne en vue didentifier les insuffisances et les faiblesses qui pourraient affecter lefficacit de la gestion du projet et formuler une opinion sur la qualit des tats financiers. 6.3.2 L'Emprunteur doit faire auditer les comptes du projet ou programme par des auditeurs qualifis et indpendants, qui rpondent aux critres exigs par la Banque. Dans certains pays, quand laudit est confi au Bureau de lAuditeur Gnral sous la tutelle de lEtat, la Banque peut approuver la dsignation de ce bureau condition que cela soit convenu pendant les tapes dvaluation du projet et de ngociation du prt. Les rapports d'audit doivent tre soumis la Banque dans un dlai maximum de six mois aprs la clture de l'exercice financier auquel ils se rapportent. 6.3.3 Outre laudit annuel des comptes, la Banque peut demander un audit spcifique des tats de dpenses soumis la Banque pour remboursement ou pour une reconstitution du compte spcial. La Banque peut aussi dans certains cas, et selon la nature de linstitution bnficiaire et linstrument utilis, demander un audit de linstitution dans son ensemble, avec une sparation des comptes du projet ou un audit spar.

Annexe 1 Page 1 de 3 Formulaire A1 BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT (BAD) FONDS AFRICAIN DE DEVELOPPEMENT (FAD) FONDS SPECIAL DU NIGERIA (FSN) DEMANDE DE REMBOURSEMENT DEMANDE D'AVANCE INITIALE POUR LE COMPTE SPECIAL DEMANDE DE RECONSTITUTION DU COMPTE SPECIAL DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (N'utiliser que la mention utile) Au : Directeur du Dpartement du Contrle Financier B.A.D. B. P. 323 Tunis 1002 : Tunisie 1. Prt BAD/FAD/FSN. 2. Titre du projet : 3. Autres sources : 4. Demande n : 5. Monnaie : .

6.

Conformment aux dispositions et aux conditions de l'accord de prt en date du. ..conclu entre la BAD, le FAD, le FSN et .. (LEmprunteur), Veuillez payer ..(Indiquer le montant en chiffres). (Mention ci-dessous ajouter pour une demande de reconstitution du compte spcial) Nous vous adressons ci-joint l'tat rcapitulatif des dpenses pour un montant total de ........................Les dpenses ont t effectues au titre de(s) avance(s) que vous nous avez consenties dans le cadre du projet susmentionn.

7.

8.

Nous demandons ce dcaissement au titre de l'accord de prt susmentionn et certifions ou acceptons par la prsente ce qui suit : a) Le soussign n'a jusqu'a prsent reu aucun montant pour rgler ces dpenses. Le soussign n'a pas obtenu et n'a pas l'intention d'obtenir d'autres fonds cet effet sur les sommes provenant de tout autre prt, crdit ou don. b) Les biens et les services couverts par cette demande ont t achets ou seront achets conformment aux conditions de l'accord. c) Les dpenses ont t ou seront effectues pour des biens et des services dont l'origine a t approuve. d) Les dpenses relvent des postes admis tre financs sur le prt et ne comprennent donc pas les taxes, droits et autres postes non ligibles.

9. 10. 11.

Nom & adresse complte du bnficiaire .... Numro du compte du bnficiaire2. Banque du bnficiaire Nom : ................... Adresse complte :................... Code bancaire : Code SWIFT :.

Joindre le Relev dIdentit bancaire ou RIB du bnficiaire

Annexe 1 Page 2 de 3 Code IBAN : .. 12 Correspondant bancaire (le cas chant) Nom : .. Adresse complte : .. Code bancaire : .... Code SWIFT : . Code IBAN : ... 13. 14. . (Adresse, numro du Fax et de lE-mail de l'Emprunteur) ..... (Adresse, numro du Fax et de lE-mail de l'organe d'excution) . [Signature du (des) signataire (s) autoris (s)] (Nom, titre, adresse et numro du Fax) [Date d'tablissement de la demande dcaissement]

15.

16.

Annexe 1 Page 3 de 3 A1. Directives pour remplir le formulaire A1

A1.1 Le formulaire A.1 doit tre utilis pour toutes les demandes de dcaissement quelle que soit la mthode retenue. L'original et une copie devront tre transmis la Banque. En-tte du formulaire, figurera le sigle de l'institution qui a octroy le prt. A1.2 Il ne peut tre demand qu'une seule monnaie dans le formulaire de demande de dcaissement. Il est important de noter que la Banque ne paiera, que dans la monnaie demande par l'Emprunteur. Les renseignements porter sur le formulaire A1 sont numrots de 1 16. L'Emprunteur doit veiller ce que ces renseignements figurent clairement sur le formulaire : Rubrique 1 Rubrique 2 Rubrique 3 Rubrique 4 Numro du prt : Indiquer celui-ci, comme spcifi dans l'Accord de prt. Titre du projet : Indiquer le titre du projet et le lieu le cas chant. Autres sources : Lorsqu'un projet est financ par des sources autres que celles de la BAD, le FAD et le FSN, indiquer le sigle ou le nom abrg des co-financiers. Numrotation des demandes : Utiliser un systme de numrotation squentielle (1, 2, 3 et ainsi de suite) pour la mthode du paiement direct et du remboursement, une numrotation conscutive pour la mthode du compte spcial et une autre pour les demandes dmission de garantie de remboursement. Lorsque plusieurs organes d'excution sont autoriss soumettre des demandes de dcaissement, chacun d'entre eux doit accoler l'abrviation de son nom au numro de la demande. Monnaie demande : Indiquer la monnaie dans laquelle le dcaissement doit tre effectu. Dans le cas dune demande de remboursement, il y a lieu de joindre une attestation bancaire relative au taux de change appliqu, si le montant demand diffre de la monnaie de rglement des biens, des travaux ou des services. Etablir une demande spare pour chaque monnaie de paiement. Date de signature de l'accord et parties contractantes : Indiquer la date laquelle l'Accord a t sign, ainsi que les parties contractantes. Montant demand: Indiquer le montant du dcaissement rclam. Nom et adresse du bnficiaire : Indiquer le nom et l'adresse complte du bnficiaire, y compris son code postal. Eviter d'utiliser des abrviations. Numro du compte du bnficiaire : Indiquer en entier le numro de compte du bnficiaire. Adresse de la banque du bnficiaire : Indiquer le nom et l'adresse complte de la banque. Indiquer galement, dans la mesure du possible, le code de la banque et son code SWIFT. Eviter d'utiliser des abrviations. Correspondant bancaire : Dans le cas o la monnaie de paiement n'est pas celle du pays o est situe la banque du bnficiaire, indiquer le nom et l'adresse complte de son correspondant dans le pays dans lequel, la monnaie a cours lgal. Emprunteur : Indiquer le nom de l'Emprunteur tel qu'il figure dans l'Accord de prt, ainsi que son numro de Fax et son E-mail. Organe d'excution : Indiquer l'adresse, le numro du Fax et ladresse E-mail de l'organe d'excution. Signataire (s) autoris (s) : Indiquer les noms, titre et adresse du (des) signataire (s) autoris (s) dont les spcimens de signatures ont t transmis la Banque. Date : Indiquer la date d'tablissement de la demande.

Rubrique 5

Rubrique 6 Rubrique 7 Rubrique 9 Rubrique 10 Rubrique 11

Rubrique 12

Rubrique 13 Rubrique 14 Rubrique 15 Rubrique 16

Annexe 2 Page 1 de 3
BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT FONDS AFRICAIN DE DEVELOPPEMENT FONDS SPECIAL DU NIGERIA

FORMULAIRE A2
A UTILISER POUR UNE DEMANDE DE REMBOURSEMENT A LEMPRUNTEUR UNE JUSTIFICATION DES DEPENSES DU COMPTE SPECIAL METHODE I METIIODE III

ETAT RECAPITULATIF DES DEFENSES


DATE:

UN PAIEMENT DIRECT

METHODE IV

1. P RET BAD/FAD/FSN N: ..2. TITRE DU PROJET:......3. DEMANDE N 4. CATEGORIE OU SOUS CATEGORIE..5. MONNAIE :..6. PAGE..DE
(7) POSTE (8) ENTREPRENEUR FOURNISSEUR PRESTATAIRE DE SERVICE (NOM ET ADRESSE COMPLETE) (a) DESCRIPTION PAYS DORIGINE DES BIENS ET SERVICES(b) (9) BIENS OU SERVICES OU TRAVAUX N REF ET DATE (10) CONTRAT OU BON DE COMMANDE MONTANT TOTAL PART BAD/FAD/FSN MONTANT DEJA PAYE BAD/FAD/FSN (a) (b) (c) (d) (a) N REF ET DATE MONTANT ADMIS A ETRE FINANCE (b) (11) FACTURE MONTANT DEMANDE A LA BANQUE (c) (d) (e) DATE DE PAYEMENT PREUVE DE PAYEMENT

14. TOTAL DES PAIEMENTS DE LA PRSENTE PAGE 15. CUMUL DES PAGES PRCDENTES 16. MONTANT TOTAL DEMANDE

12. PIECES JUSTIFICATIVES JOINTES :.17. VISA DU RESPONSABLE DU PROJET :

13. PIECES JUSTIFICATIVES NON JOINTES ( COMME CONVENU PREALABLEMENT ENTRE LA BANQUE ET NOUS).18. SIGNATURES AUTORISEES.

Annexe 2 Page 2 de 3

Directives pour remplir le formulaire A2 A2.1 Le formulaire A2 intitul "Etat rcapitulatif des dpenses" doit accompagner le formulaire A1 utilis dans le cadre de la Mthode de remboursement des paiements effectus par l'Emprunteur, la Mthode du paiement direct et la mthode du Fonds de roulement ou Compte spcial. Il doit tre utilis la fois pour transmettre certains documents justificatifs la Banque et pour lui communiquer un tat dtaill des pices que l'Emprunteur a gardes par devers lui, conformment l'accord conclu avec la Banque. A2.2 Il convient de noter que l'Emprunteur ne doit garder les documents justificatifs que s'il en a obtenu une autorisation expresse de la Banque, confirme dans la lettre de dcaissement ou notifie par une correspondance approprie. A2.3 L'Emprunteur doit numroter chaque tat, qui ne doit comporter que les paiements effectus dans une mme monnaie. Il doit par consquent, tablir un tat distinctif pour chaque monnaie. En outre, ne doivent figurer sur une mme page que les postes compris dans une catgorie dtermine de la liste des biens et services. A2.4 Le montant global des paiements figurant sur une mme page doit tre indiqu et, s'il y a plusieurs pages pour la mme catgorie, les totaux seront reports dans les pages suivantes. La premire page de chaque ERD portera le numro 1, et les pages suivantes seront numrotes selon un ordre squentiel. De mme, les rubriques numres chaque page seront numrotes selon le mme mode. A2.5 Dans la colonne 9 (a) intitule "Pays d'origine des biens et services" : indiquer le pays o les biens ont t produits et les services acquis, que ce soit l'tranger ou sur le march national. A2.6 LEmprunteur doit veiller porter les renseignements suivants sur le formulaire A2 1 2 3 4 5 6 7 8 Identique la rubrique 1 du formulaire A.1. Identique la rubrique 2 du formulaire A.1. Identique la rubrique 4 du formulaire A.1. Catgorie ou sous projet : Indiquer le numro et le titre de la catgorie Identique la rubrique 5 du formulaire A.1. Pagination : A faire dans un ordre squentiel. Poste N : Numroter les postes de dpenses dans un ordre squentiel. Entrepreneur/Fournisseur/Prestataire de services : Indiquer le nom et l'adresse complte. Description : Reprendre la description des biens/services/travaux mentionne sur la facture ou le dcompte. Pays d'origine : Reprendre le pays d'origine des biens/services figurant sur la facture ou le dcompte. N Rf. et date : Indiquer le numro de rfrence du contrat ou du bon de commande. Montant total : Indiquer le montant total du contrat ou du bon de commande. Part BAD/FAD/FSN : Il arrive parfois que la Banque ne finance qu'une partie d'un contrat d'achats ou d'une commande. Indiquer la part finance par la Banque. Montant dj pay par BAD/FAD/FSN : Indiquer le montant dj rgl par la Banque.

Rubrique Rubrique Rubrique Rubrique Rubrique Rubrique Rubrique Rubrique

Rubrique 9(a) Rubrique 9(b) Rubrique 10(a) Rubrique 10(b) Rubrique 10(c)

Rubrique 10(d)

Annexe 2 Page 3 de 3 Rubrique 11(a) Rubrique 11(b) Rubrique 11(c) Rubrique 11(d) N Rf. et date : Indiquer le numro de rfrence de la facture. Montant total : Indiquer le montant total de la facture ou du dcompte. Montant demand : Indiquer le montant rgler par la Banque. Le montant demand doit tre exempt de taxes et le cas chant, de retenues. Date de paiement : Cette colonne doit tre remplie dans le cadre de la Mthode du remboursement ou de la Mthode du Compte spcial. Indiquer la date du paiement effectu par l'Emprunteur. Preuve de paiement : Si le paiement est fait en espces, joindre les reus de versement ou de toute autre preuve de dcaissement. Si cest par chque ou virement, indiquer les rfrences du chque ou du virement. Les cachets des bnficiaires doivent tre apposs sur ces reus. Pices justificatives : LEmprunteur peut, selon ce qui a t convenu avec la Banque, soit les conserver dans lattente des vrifications de la Banque, soit les transmettre cette dernire. Indiquer si les pices justificatives sont jointes ou non. Total des paiements de la prsente page : Indiquer le montant total des paiements figurant sur la prsente page. Cumul des pages prcdentes : Indiquer le total cumul figurant sur la page prcdente. Montant total cumul : Indiquer le montant total cumul de toutes les pages de l'tat rcapitulatif ; ce montant doit correspondre au montant total demand au titre de la catgorie indique la Rubrique 4 de l'tat rcapitulatif. Identique la rubrique 15 du formulaire A1. Visa du responsable du projet : Indiquer le nom, le titre et ladresse du responsable de projet.

Rubrique 11(e)

Rubriques 12 & 13

Rubrique 14 Rubrique 15 Rubrique 16

Rubrique 17 Rubrique 18

Annexe 3 Page 1 de 2 FORMULAIRE A3


BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT FONDS AFRICAIN DE DEVELOPPEMENT FONDS SPECIAL DU NIGERIA (Nutiliser que la mention utile)
A UTILISER AVEC LE FORMULAIRE A1 POUR OBTENIR UNE AVANCE INITIALE POUR LE COMPTE SPECIAL OU DEMANDER UNE RECONSTITUTION LE COMPTE SPECIAL

RESUME DU PROGRAMME ET DU BUDGET PREVISIONNEL D'ACTIVITES


DATE:.. 1. PRET BAD/FAD/FSN N .2. 4. CATEGORIE OU SOUS-PROJET..5. 7. TITRE DU PROJET :...................3. DEMANDE N.... MONNAIE : ....................6. PAGE .DE.. PERIODE DUTILISATION DE LAVANCE : ... 8

BIENS OU SERVICES OU TRAVAUX


QUANTITE DESCRIPTION DETAILLE (a) (b) PAYS DORIGINE BIEN/SERVICES (c) PAYS DORIGINE DES FOURNISSEURS (d) MONTANT TOTAL (e) PART BAD/FAD/FSN (f)
AVANCE DEMANDEE DATE DAPPROBATION

(g)

PAR BAD/FAD/FSN (h)

9. 10. 11.

TOTAL DES PAIEMENTS DE LA PRESENTE PAGE CUMUL DES PAGES PRECEDENTES TOTAL

12. SIGNATURE DU RESPONSABLE DU PROJET

13. SIGNATURES AUTORISEES

Annexe 3 Page 2 de 2

Directives pour remplir le formulaire A3


A3.1 Le formulaire A3 intitul "Rsum du programme et du budget prvisionnel d'activits" doit accompagner le formulaire A1 et/ou le formulaire A2 dans le cadre de la Mthode du compte spcial. Au moment de remplir le formulaire, l'Emprunteur doit numroter chaque tat qui ne doit comprendre que les paiements effectus dans une mme monnaie. Il doit, par consquent, tablir un tat distinctif pour chaque monnaie. En outre, ne doivent figurer sur une mme page que les postes compris dans une catgorie dtermine de la liste des biens et services. Les rubriques du formulaire A3 doivent tre remplies comme suit : 1 2 3 4 5 6 7 8(a) 8(b) 8(c) Identique la rubrique 1 du formulaire A1. Identique la rubrique 2 du formulaire A1. Identique la rubrique 4 du formulaire A1. Catgorie ou sous projet : Indiquer le numro et le titre de la catgorie Identique la rubrique 5 du formulaire A1. Pagination : A faire dans un ordre squentiel. Poste n : Numroter les postes de dpenses dans un ordre squentiel. Description : Dcrire les activits prvues. Quantit : Indiquer les quantits prvues. Pays d'origine des biens et services : Indiquer les pays d'origine des biens/services acquis. Pays d'origine des fournisseurs : Indiquer les pays d'origine des fournisseurs (des contractants). Montant total : Indiquer le montant total de chaque activit. Part BAD/FAD/FSN : Indiquer la part finance par la Banque. Montant demand : Indiquer le montant rgler par la Banque. Le montant demand ne doit pas inclure de taxes ni, le cas chant, de retenues. Date d'approbation par BAD/FAD/FSN : Indiquer la date de la notification par laquelle la Banque a marqu son approbation des marchs ou bons de commande. Total des paiements de la prsente page : Indiquer le montant des paiements figurant sur la prsente page. Cumul des pages prcdentes : Indiquer le total cumul figurant sur la page prcdente. Montant total cumul : Indiquer le montant total cumul de toutes les pages ; ce montant doit correspondre au montant total demand au titre de la catgorie indique la Rubrique 4. Identique la rubrique 15 du formulaire A1.

A3.2

A3.3

Rubrique Rubrique Rubrique Rubrique Rubrique Rubrique Rubrique Rubrique Rubrique Rubrique

Rubrique 8(d) Rubrique 8(e) Rubrique 8(f) Rubrique 8(g) Rubrique 8(h)

Rubrique 9 Rubrique 10 Rubrique 11

Rubrique 12

Annexe 4 Page 1 de 1

Exemple de Lettre de confort pour le compte spcial [Entte de la banque commerciale mettant la lettre de confort]

Le Directeur du Dpartement du Contrle financier Banque Africaine de Dveloppement BP 323 Tunis Tunisie

Messieurs, Nous nous rfrons aux procdures du Groupe de la Banque africaine de dveloppement (BAD, FAD et FSN) en matire de dcaissement des fonds aux projets et programmes travers des avances au compte spcial ouverts cet effet, par les Emprunteurs ou par dautres bnficiaires de ces financements. Nous comprenons quen vertu des dispositions des articles de laccord de prt exigeant que les ressources du prt soient utilises seulement pour les objectifs auxquels le prt est accord, la Banque africaine de dveloppement spcifie dans son accord avec lEmprunteur et les documents relatifs aux aspects de dcaissement que le Groupe de la BAD doit approuver le choix de la banque dpositaire des fonds, ainsi que les limites et conditions de gestion du compte. [Nom de banque de dpt] ouvre des comptes dcrits ci-dessus, pour ou sur demande des Emprunteurs des Etats membres du groupe de la Banque ou leurs banques centrales ou d'autres emprunteurs ou bnficiaires. Sachant que la Banque a un intrt de veiller la bonne utilisation de tels fonds pour les objectifs assigns aux projets et programmes, nous avons le plaisir de vous confirmer que [nom de banque] ne pourra pas prvaloir dune rclamation quelconque sur les fonds placs dans le compte, saisir ou aliner des montants sur les fonds dposs pour faire face des montants dus [nom de banque] except, pour protger ses intrts lorsque une tierce partie tente de saisir le compte. Dans de tels cas, [le nom de la banque] informera immdiatement, la BAD d'une telle tentative et cooprera, autant que possible, avec la BAD dans ses efforts dinvestigation sur lutilisation de ces fonds. Nous comprenons par ailleurs, que cet engagement sera pris en considration par la BAD dans lapprobation de louverture de comptes spciaux et les placements effectus cet effet.

Salutations distingues

Signature autorise [Nom de banque]

Annexe 5 Page 1 de 2 Formulaire B1 BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT (BAD) FONDS AFRICAIN DE DEVELOPPEMENT (FAD) FONDS SPECIAL DU NIGERIA (FSN) (N'utiliser que la mention utile) DEMANDE DE LETTRE DE GARANTIE

Au Directeur du Dpartement du Contrle Financier B.A.D. B. P. 323 Tunis 1002 : Tunisie

1. Prt BAD/FAD/FSN N. 2. Titre du projet : . 3. Autres sources : . 4. Demande N. : .. 5. Monnaie : ..

Conformment aux dispositions de l'accord de prt que nous avons conclu en date du..nous demandons quune lettre de garantie soit mise en faveur de ................... (Adresse complte de la banque confirmatrice) pour couvrir la lettre de crdit.dont nous vous faisons tenir ci-joint le projet. Les renseignements pertinents concernant la lettre de crdit sont numrs ci-aprs : Banque mettrice :... . Monnaie et montant demands : Nom et adresse du bnficiaire :... .. Date dexpiration : Description sommaire des biens fournir :... .. La lettre de crdit a t mise en vertu du contrat dachat/de la commande/de la facture n...approuve par vous le ......................................... (Date dapprobation) Le soussign certifie et accepte ce qui suit : a) Vous verserez la banque notificatrice ou confirmatrice les montants que ladite banque vous demandera en remboursement des paiements quelle aura effectus ou effectuera en vertu de la lettre de crdit. b) La banque notificatrice ou confirmatrice demandera le remboursement desdits montants conformment aux dispositions prvues dans la lettre de garantie. c) Vous accepterez toutes les modifications que la banque notificatrice ou confirmatrice vous soumettra en notre nom et relatives au report de i) la date dchance de la lettre de crdit, ii) la date limite de ngociation des documents. Il est entendu que ces prorogations ne doivent pas dpasser la date de validit de la garantie de remboursement. d) Toute autre modification fera lobjet dune demande de notre part qui vous sera adresse directement et soumise votre approbation. Ces modifications porteront, entre autres points, sur : i) le montant de la lettre de crdit, ii) le nom du bnficiaire, iii) la

Annexe 5 Page 2 de 2 description et la quantit des biens, iv) la prorogation de la date dexpiration de la lettre de crdit pour une dure de plus de six mois. e) Sauf disposition contraire, nous nous acquitterons directement auprs de la banque confirmatrice des frais et commissions bancaires, ainsi que de toute autre charge, y compris les intrts dus depuis la date de paiement par la banque jusqu la date de remboursement. f) Le soussign na encore effectu aucun retrait sur le compte pour financer les dpenses susmentionnes. Le soussign na pas obtenu et na pas lintention dobtenir dautres fonds cet effet sur les sommes provenant de tout autre prt, crdit ou don. g) Les biens et services couverts par cette demande seront achets conformment aux conditions de laccord. h) Les biens et services couverts par cette demande seront achets conformment aux conditions de laccord. i) Les dpenses seront effectues seulement pour les biens et services dont lorigine a t approuve. j) En formulant cette demande, nous vous autorisons quen cas de fluctuation des taux de change, si le montant en devises rclam et qui correspond au montant de la lettre de crdit, excde la contrepartie en devises rserve par la Banque au moment de lmission de la garantie, la Banque pourra utiliser tout montant non engag sur le prt pour complter le paiement. Enfin, au cas o cela savrerait insuffisant, nous nous engageons combler toute diffrence sur simple notification de votre part.

Nom de lEmprunteur : Noms et signatures des personnes autorises.

Annexe 6 Page 1 de 3
FORMULAIRE B.2 AFRICAN DEVELOPPEMENT BANK BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT BP 323 TUNIS BELVEDERE TUNISIE TLPHONE : (216) 71-333-511 (216) 20-204-180 FAX : (216) 71-351-933

Date :

N/REF. GARANTIE DE REMBOURSEMENT N: Prt BAD n Titre du projet Requte dmission n Lettre de crdit n Banque mettrice RG n Messieurs, Nous vous adressons, ci-joint, copie de la lettre de crdit que, croyons-nous savoir, vous tes disposs notifier et/ou confirmer pour le compte de : en faveur de : dun montant de : venant expiration le : la demande de : : : : : : :

Attendu que vous acceptez le prsent document et les dispositions quil contient, nous nous engageons irrvocablement par la prsente :
a) vous rembourser tout paiement vers au bnficiaire ou sur lordre du bnficiaire, en vertu de la lettre de crdit et conformment ses dispositions ; b) vous verser les montants dus au bnficiaire en vertu des documents ngocis par vous-mmes et conformment aux dispositions de la lettre de crdit, auquel cas vous vous engagez effectuer le paiement en faveur ou lordre du bnficiaire ds rception de notre versement ; c) effectuer les paiements demands dans les meilleurs dlais et, en aucun cas, plus de 30 jours aprs que nous aurons reu une demande cet effet, conformment aux dispositions dcrites ci-dessous ; d) La prsente garantie est valable jusquau et est assujettie aux conditions et modalits ciaprs : 1. Vous notifierez et/ou confirmerez la lettre de crdit et vous nous informerez, dans les meilleurs dlais, de tout changement de banque ngociatrice. 2. Vous vous engagez nous faire parvenir, dans les meilleurs dlais, des exemplaires de tous les amendements de la lettre de crdit. Lesdits amendements sont assujettis aux conditions additionnelles suivantes : a) Aucun amendement portant sur la valeur de la garantie, la description ou la qualit des biens, ainsi que sur le bnficiaire ne pourra entrer en vigueur avant que vous nayez reu notre approbation crite. b) Aucun amendement portant sur la prorogation de la date dexpiration de la lettre de crdit au-del de la date de validit de la prsente garantie ne pourra entrer en vigueur, avant que vous nayez reu notre approbation crite. 3. Si la lettre de crdit nest pas libelle dans la monnaie de votre pays, vous nous notifierez le nom et ladresse du correspondant bancaire dans le pays de ladite monnaie qui recevra les fonds pour votre compte.

Annexe 6 Page 2 de 3
4. Nous ne serons tenus de vous payer que si nous recevons une demande tablie par SWIFT (ou exceptionnellement par courrier).
5.

Nous naurons aucune obligation votre gard en ce qui concerne les intrts, commissions, autres charges ou dpenses relatifs la lettre de crdit.

6. Vous vous engagez, ds que la lettre de crdit aura t annule, que sa validit aura expir ou que le dernier paiement aura t effectu au titre de la lettre de crdit, nous informer, dans les meilleurs dlais, par lentremise de lEmprunteur, en nous indiquant le montant de toute annulation.
7.

Le prsent engagement est mis au titre dun accord de prt avec la Banque africaine de dveloppement. Etant entendu que ledit financement est limit, nous ne serons pas obligs de vous rembourser au-del du montant cumul de la contrepartie de lquivalent, dtermin par nous la date desdits paiements, soit ..........UC3. Notre Emprunteur a convenu quau cas o, du fait de la prsente clause restrictive, nous ne pourrions dcaisser la totalit du montant ncessaire pour vous rgler, nous pourrions notre discrtion, prlever les fonds manquants sur toute fraction non engage du compte pour couvrir tout dficit. Au cas o cela serait insuffisant pour couvrir le dficit, nous notifierons lEmprunteur la diffrence couvrir. Aprs rception de notre notification, il est de la responsabilit de lEmprunteur, de prendre les mesures ncessaires pour un rglement immdiat des payements dus.

8. Votre acceptation de la prsente demande de garantie nous sera communique soit par SWIFT (ou exceptionnellement par courrier), soit en signant et en nous retournant la note dapprobation ci-aprs. 9. Pour les besoins de la prsente lettre de garantie, la (les) signature(s) figurant sur lexemplaire de ladite lettre servira (serviront) lgaliser les avis de paiement mis par nous, dans le cas o vous exigeriez une demande de dcaissement crite. 10. Dans le cas o votre premier avis de paiement au titre de la prsente garantie de remboursement nous parviendrait avant votre approbation officielle, nous considrons quen mettant ledit avis vous acceptez les conditions de ladite garantie et que nous pouvons effectuer les paiements demands Veuillez agrer, Messieurs, lexpression de notre considration distingue.

Sign par : Chef de Division des dcaissements Dpartement du Contrle Financier Signatures autorises Directeur Dpartement du Contrle Financier

ACCEPTATION DE LA GARANTIE DE REMBOURSEMENT N . COUVRANT LA LETTRE DE CREDIT N

Nous acceptons la demande de garantie susmentionne, ainsi que la lettre de crdit, conformment aux conditions et modalits quelle contient. Ladite lettre de crdit a t mise par (Nom de la banque mettrice) et porte notre rfrence_______________________________________________________ Date : _______________________ Sign par : ___________________ (Signatures des reprsentants autoriss et cachet de la banque ngociatrice)

1 UC quivaut 1 DTS du FMI = ..(Monnaie de la lettre de crdit) au (Date de lmission de cette garantie)

Annexe 6 Page 3 de 3
AFRICAN DEVELOPPEMENT BANK BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT

BP 323 TUNIS BELVEDERE TUNISIE TLPHONE : (216) 71-333-511 (216) 20-204 180 FAX : (216) 71-351-933
Date :

MESSAGE SWIFT DE GARANTIE DE REMBOURSEMENT


20: Transaction Reference Number RG n . 21: Related Reference LC n .. 79: Narrative Titre du projet : Prt BAD n:. : Demande d'mission de garantie de remboursement en faveur de :

Suivant les termes et conditions de notre garantie de remboursement (formulaire B2) qui forment un acte contractuel unique avec les prsentes et feront l'objet d'une transmission par courrier, nous nous engageons irrvocablement vous rembourser tout paiement se rapportant aux lments suivants:
1. N DE GARANTIE DE REMBOURSEMENT 2. N DU PRET 3. TITRE DU PROJET 4. LETTRE DE CREDIT N 5. BANQUE EMETTRICE 6. BANQUE CONFIRMATRICE 7. BENEFICIAIRE DE LA LETTRE DE CREDIT 8. MONTANT DE LA GARANTIE 9. DATE D'EXPIRATION DE LA GARANTIE : : : : : : : : :

Veuillez nous communiquer par Swift, votre acceptation de cette garantie de remboursement.

SIGNATURE

Date :

Annexe 7 Page 1 de 4 BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT FONDS AFRICAIN DE DEVELOPPEMENT FONDS SPECIAL DU NIGERIA LETTRE DE DECAISSEMENT (Susceptible d'tre modifie pendant la phase des ngociations) Rfrence : Date : M. : (Indiquer le nom et ou la fonction du reprsentant lgal de lEmprunteur, Reprsentant gnralement le Ministre des Finances)

Copie: (Gnralement adresse au Fonctionnaire charg des dossiers BAD


ACCORD DE PRET N CONCLU LE ENTRE ET POUR LE FINANCEMENT DU PROJET

1.

Introduction Maintenant que l'accord de prt a t sign, nous avons l'honneur de vous confirmer les procdures applicables au dcaissement des fonds du compte de prt ds que ledit prt sera entr en vigueur.

2.

Entre en vigueur du prt Le premier dcaissement au titre du prt ne pourra tre effectu qu'aprs l'entre en vigueur du prt. Le prt entrera en vigueur lorsque vous aurez satisfait aux conditions pralables au premier dcaissement, conformment aux dispositions prvues dans l'accord de prt et les sections 5.02 et 5.04 des "Conditions gnrales applicables aux accords de prt et aux accords de garantie du Groupe de la Banque" ou dans la section 4.01 des "Conditions gnrales applicables aux protocoles d'accord relatifs aux dons de la Banque".

3.

Personne(s) habilite(s) signer les demandes de dcaissement C'est une des premires conditions laquelle il vous faudra satisfaire. Aucun retrait ne pourra tre effectu tant que les pices attestant les pouvoirs de la (des) personne(s) habilite(s) signer les demandes de dcaissement du prt, ainsi qu'un spcimen lgalis de sa (leurs) signature(s), ne nous seront pas parvenus. Au cas o il y a plus d'un signataire, veuillez indiquer s'ils sont habilets solidairement ou conjointement.

4.

Date de clture des dcaissements La date limite du dernier dcaissement a t fixe dans l'accord de prt. Dans le cas o cette date viendrait expirer avant que les conditions pralables au premier dcaissement aient t remplies, elle doit tre proroge pour que les dcaissements puissent tre effectus ds que les conditions seront remplies. Si la date expire pendant la priode de dcaissement, les

Annexe 7 Page 2 de 4 dcaissements seront suspendus jusqu' la prorogation de la date. Au besoin, la demande de prorogation devrait tre introduite sans tarder. 5. Liste des catgories de biens et services Comme convenu, le prt ne pourra tre utilis que pour financer les catgories de biens et services suivant les modalits ci-aprs : CATEGORIE MONTANT (EN UC)

A. B. C. D. E. Les biens et services pour lesquels un paiement est demand doivent correspondre l'une des catgories susmentionnes. Toute modification de cette liste ou des affectations de fonds correspondantes est subordonne l'approbation pralable de la BAD/ FAD/ FSN. 6. Documents conserver Les mthodes de dcaissement du remboursement et du compte spcial font obligation de conserver des documents dans certains cas. Vous garderez par devers vous les documents affrents tout paiement effectu au titre d'un article relevant d'une catgorie de dpenses dont le montant dans la monnaie utilise ne dpasse pas la contre-valeur de......UC. Vous transmettrez la Banque les documents affrents tout paiement dont le montant, dans la monnaie utilise est suprieur la contre-valeur de ..UC. 7. Conservation des documents Les pices justificatives que vous devez conserver par devers vous doivent tre gardes en un lieu sr et doivent tre mises, de temps autre, la disposition des reprsentants de la Banque, leur demande. La dure de vie de ces pices et la date de leur destruction ont t examines et arrtes pendant les ngociations (ou alors les prciser respectivement). 8. Mthode(s) de dcaissement La (les) mthode(s) de dcaissement convenue(s) avec vous pendant la phase de ngociations du prt est (sont) la (les) suivante(s) et est (sont) explique(s) en dtail dans le Manuel de dcaissement. Tout recours une mthode autre que celle convenue dans la prsente lettre devra requrir l'autorisation pralable de la Banque. 9. Compte spcial Le montant initial susceptible d'tre vers sur le Compte Spcial est de.UC. Le compte sera reconstitu de temps autre, sur prsentation d'une demande cet effet et aprs justification de l'utilisation faite des transferts prcdents. Les versements sur le compte ne seront effectus qu'en une seule monnaie choisie par l'Emprunteur.

Annexe 7 Page 3 de 4

10.

Obligation de la banque domiciliataire du Compte Spcial La banque domiciliataire du compte spcial doit s'engager irrvocablement vis--vis de la Banque : a) ce que les fonds dposs sur le Compte spcial ne soient en aucun cas, bloqus (exemple : saisie-arrt) ou faire lobjet de nantissements divers ; b) mettre des relevs mensuels du Compte spcial et les communiquer la Banque et l'Emprunteur ; c) mettre le compte et les documents y affrents la disposition des fonctionnaires de la Banque et des vrificateurs commis par celle-ci.

11.

Tableaux d'amortissement et prvisions de dcaissements Aprs le dcaissement de l'intgralit du prt, un tableau d'amortissement sera produit, montrant les diffrentes monnaies de remboursement et les chances. L'on trouvera jointes la prsente, les prvisions de dcaissements initiales qui seront rvises rgulirement.

12.

Transmission des demandes Comme l'indique le Manuel des dcaissements, toute demande doit tre adresse au Directeur du Dpartement du Contrle financier, Banque africaine de dveloppement, B.P. 323 Tunis Belvdre 1002, Tunisie ou au Reprsentant/rsident du bureau de la Banque.....

13.

Monnaie de dcaissement Une demande de dcaissement ne doit jamais porter sur des paiements effectus ou effectuer en plus d'une monnaie. Ainsi, si l'Emprunteur demande plusieurs paiements effectuer en dollars EU et en euros, il doit tablir une demande distincte pour chacune des monnaies. Toute demande portant sur plusieurs monnaies la fois ne pourra tre instruite.

14.

Montant minimum de la demande de dcaissement Sauf stipulation contraire, le montant minimum pour tout dcaissement au titre du prsent prt est de 20.000 UC (voir Manuel des dcaissements). Il n'y a pas de plancher pour les demandes de remboursement au titre des garanties donnes par la Banque.

15.

Facturation Les chances pour le paiement des charges financires et le remboursement du principal sont .et les factures y affrentes vous seront envoyes prs de huit semaines avant les chances afin de vous permettre de prendre les dispositions ncessaires pour payer temps.

16.

Choix de la monnaie de paiement des factures Nous avons constat que vous avez choisi de payer en .. (Monnaie) la contre-valeur de toutes les monnaies factures. Par consquent, vos factures indiqueront galement le montant total payer dans cette monnaie chaque chance.

Annexe 7 Page 4 de 4 17. Avis de paiement Chaque fois que vous effectuez un paiement au titre du prt, vous devez en aviser la Banque. L'avis doit indiquer le montant pay et la monnaie utilise, votre banque payeuse, la date de valeur, le numro de rfrence du prt au titre duquel le paiement a t fait, le compte et l'adresse de la banque auprs de laquelle le paiement a t effectu. Vous voudrez bien accuser rception des dcaissements effectus au titre du prt. 18. Sanction pour cause d'arrirs sur prt L'Emprunteur doit faire en sorte que les paiements dus la Banque au titre du prt, tels que les commissions d'engagement et les intrts, et le remboursement du principal, soient effectus l'chance. Faute de quoi, des sanctions affectant les prts seront prises conformment aux dispositions de la "Politique de la Banque en matire de recouvrement des arrirs des prts". 19. Correspondant bancaire Lorsque le bnficiaire d'un paiement est install dans un pays autre que celui o la monnaie a cours, le nom du correspondant dans le pays du bnficiaire ainsi que son adresse complte et, le cas chant, son numro de tlex et son code SWIFT doivent figurer sur la demande. 20. Banque du bnficiaire Le nom et l'adresse complte du bnficiaire et le numro de son compte ainsi que le nom et ladresse de sa banque avec son numro de tlex, son code SWIFT et IBAN ports sur la demande 21. Causes de retard dans l'instruction des demandes de dcaissement Des situations telles que l'absence d'un contrat pour justifier une demande, le manque de signatures autorises ou la non notification des changements y affrents, l'absence de pices justificatives, figurent parmi les principales causes de retard dans l'instruction des demandes. Nous esprons que tout sera fait pour viter ces situations. 22. Conclusion La plupart des questions traites dans la prsente lettre sont examines en dtail dans le Manuel des dcaissements qui contient des directives prcises sur la manire de remplir les demandes de dcaissement. Nous voquons ici ces directives pour souligner leur importance dans le processus de dcaissement. Nous restons votre entire disposition pour toute clarification ncessaire. Nous vous prions d'agrer, Monsieur/Madame.............................. l'assurance de notre haute considration.

............................. Sign Le Chef de Division des Dcaissements Dpartement du Contrle financier

Annexe 8 Page 1 de 1

Exemple de lettre indiquant les signataires autoriss [En-tte de lettre de lEmprunteur]

Le Directeur du Dpartement du Contrle financier Banque Africaine de dveloppement BP 323 Tunis

Monsieur, Prt numro 2100150000123

En vertu de la section X.XX des conditions gnrales applicables au prt et aux accords de garantie, toute personne dont le spcimen de signature authentifie apparait ci-dessous est autorise au nom de l'Emprunteur, signer les demandes de dcaissement dans le cadre de prt :

Mr XXXYYY Ministre de

__________________ Spcimen de signature

Mr XXXYYY Chef de cabinet de ...........

__________________ Spcimen de signature

Mr XXXYYY Chef de projet Ministre de..

__________________ Spcimen de signature

Les prsentes signatures remplacent toute notification prcdente de signatures autorises pour signer les demandes de dcaissement dans le cadre de ce prt/don.

Salutations distingues

____________________ Ministre des Finances

Note : Dans le cas o chaque demande doit tre signe par plusieurs reprsentants, la lettre dautorisation doit clairement le spcifier. Si des signatures autorises sont partages par plusieurs groupes, la signature dun reprsentant de chaque groupe est requise. Ceci doit galement tre clairement indiqu.

Annexe 9 Page 1 de 2 Liste des pays membres rgionaux, codes et devises


1 2 3 4 5 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 Pays ALGERIE ANGOLA BENIN BOTSWANA BURKINA FASO BURUNDI CAMEROUN CAP VERT REPUBLIQUE CENTRAFRICAINE TCHAD COMORES CONGO COTE DIVOIRE DJIBOUTI REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO DJIBOUTI EGYPTE GUINEE EQUATORIALE ERYTHREE ETHIOPIE GABON GAMBIE GHANA GUINEE GUINEE BISSAU KENYA LESOTHO LIBERIA LIBYE MADAGASCAR MALAWI MALI MAURITANIE MAURICE MAROC MOZAMBIQUE NAMIBIE NIGER NIGERIA OUGANDA AFRIQUE DU SUD RWANDA SAO TOME & PRINCIPE SENEGAL SEYCHELLES SIERRA LEONE SOMALIE SOUDAN SWAZILAND TANZANIE TOGO TUNISIE ZAMBIE ZIMBABWE Code pays ALG ANG BEN BOT BUK BUR CAM CAP CAR CHA COM CON COT DRC CDF DJI EGY EQU ERI ETH GAB GAM GHA GUA GUB KEN LES LIB LIY MAD MAI MAL MAU MAS MOR MOZ NAD NIG NIN UGX ZAR RWA SAO SEN SEY SIL SOM SUD SWA TAN TOG TUN ZAM ZIM Devise DZD KWANZA CFA PULA CFA FRANC CFA CVE (ESCUDO) CFA CFA FRANC COMORIEN CFA CFA FRANC CONGO FRANC FRANC DJIBOUTIEN POUND CFA NAFKA BIRR CFA DALASI CEDI GNF FRANC KES (SHILLING) MALOTI LIBERIAN DOLLAR LYBIAN DINAR MGA (ARIARY) MWK (KWACHA) CFA MRO (OUGUIYA) RUPEE MAD (DIRHAM) MZN (METICAS) NAD (DOLLAR) CFA NGN (NAIRA) SHILLING RAND RWF ( FRANC) STD (DOBRA) CFA SCR (RUPEE) SLL (LEONE) SOS (SHILLING) SDD (DINAR) SZL (LILANGENI) TZS (SHILLING) CFA TND (DINAR) ZMK (KWACHA) ZWD (DOLLAR)

Annexe 9 Page 2 de 2

Liste des pays membres non rgionaux, codes et devises


Pays 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 ARGENTINE AUTRICHE BELGIQUE BRESIL CANADA CHINE DANEMARK FINLANDE FRANCE ALLEMAGNE INDE ITALIE JAPON COREE KOWEIT PAYS BAS NORVEGE PORTUGAL ARABIE SAOUDITE ESPAGNE SUEDE SUISSE ROYAUME UNI ETATS UNIS DAMERIQUE Code pays ARG AUS BEL BRA CAN CNY DEN FIN FRA GER IND ITA JAP KRW KUW NET NOR POR SAU SPA SWE SWI UKD USA Devise PESO EUR EUR REAL CAD (DOLLAR) CNY (RENMINBI YUAN) DKK (KRONE) EUR EUR EURO INR (RUPEE) EUR JPY (YEN) KRW (WON) KWD (DINAR) EUR NOK (KRONE) EUR SAR (RYAL) EUR SEK (KRONA) CHF GBP (POUND STERLING) US DOLLAR

Annexe 10 Page 1 de 1 Liste des participants au FAD

11 22 33 44 55 66 77 88 99 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 220 221 222 223 224 225 226 227

PARTICIPANTS BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT ARGENTINE AUSTRALIE BELGIUM BRESIL CANADA CHINE DANEMARK FINLANDE FRANCE ALLEMAGNE INDIA ITALIE JAPON COREE KOWEIT PPAYS-BAS NORVEGE PORTUGAL ARABIE SAOUDITE AFRIQUE DU SUD ESPAGNE SUEDE SUISSE EMIRATS ARABES UNIS ROYAUME UNI ETATS UNIS DAMERIQUE

Annexe 11 Page 1 de 1 Tableau daffectation des pays aux bureaux


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 Pays ALGERIE ANGOLA BENIN BOTSWANA BURUNDI BURKINA FASO CAMEROUN CAP VERT REPUBLIQUE CENTRE-AFRICAINE TCHAD COMORES CONGO REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO COTE DIVOIRE DJIBOUTI EGYPT GUINEE EQUTORIALE ERYTHREE ETHIOPIE GABON GAMBIE GHANA GUINEE GUINEE-BISSAU KENYA LESOTHO LIBERIA JAMAHYRIA ARABE LYBIENNE MADAGASCAR MALAWI MALI MAURITANIE MAURICE MAROC MOZAMBIQUE NAMIBIE NIGER NIGERIA RWANDA SAO TOME ET PRINCIPE SENEGAL SEYCHELLES SIERRA LEONE SOMALIE AFRIQUE DU SUD SOUDAN SWAZILAND TANZANIE TOGO TUNISIE OUGANDA ZAMBIE ZIMBABWE Bureau regional/national/TRA DZFO MZFO TRA MZFO TRA BFFO CMFO SNFO TRA TDFO TRA TRA CDFO TRA TRA EGFO GAFO TRA ETFO GAFO SNFO GHFO TRA TRA KEFO MZFO TRA TRA MGFO MZFO MLFO SNFO MZFO MAFO MZFO TRA TRA NGFO RWFO GAFO SNFO TRA SLFO TRA TRA SDFO MZFO TZFO TRA TRA UGFO MZFO TRA