1.

IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE PROGRAMA DE FORMACION: PROYECTO ASOCIADO: MODALIDAD DE FORMACION: ACTIVIDAD DEL PROYECTO: RESULTADOS DE APRENDIZAJE: TAREA DE APRENDIZAJE Y DURACION TCNICO EN SISTEMAS VERSIN 1 ADMINISTRACIN DEL SOPORTE TCNICO PRESENCIAL RECOPILAR INFORMACIN RELACIONADA CON EL PROYECTO 22050104603 CONSTRUIR BASES DE DATOS

UTILIZANDO UN SISTEMA DE GESTIN DE BASES DE DATOS RELACIONAL PARA USO PERSONAL EN PEQUEAS ORGANIZACIONES
Aprender a crear Tablas en Bases de datos Access 2007, 4 Horas.

2. CARACTERIZACIN DE LA ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2.1 ENTERduccin

Microsoft Office Access 2007 incluye un eficaz conjunto de herramientas que ayudan a comenzar a realizar un seguimiento de la informacin, a elaborar informes basados en la misma y a compartirla con rapidez. Adems, permiten crear rpidamente atractivas y funcionales aplicaciones de seguimiento mediante la personalizacin de una de las muchas plantillas predefinidas, la conversin de una base de datos existente o la creacin de una nueva, y todo ello sin necesidad de contar con amplios conocimientos sobre bases de datos. Gracias a Office Access 2007, resulta sencillo adaptar aplicaciones e informes de base de datos a las cambiantes necesidades empresariales. La compatibilidad mejorada con Windows SharePoint Services 3.0 en Office Access 2007 ayuda a compartir, administrar, realizar auditoras y copias de seguridad de los datos. (Tomado de la Ayuda de Microsoft Access 2007)

Imagen de Microsoft Office Access 2007 Hay dos tipos de inteligencia: la ocasional y la del trabajo. La primera depende de la suerte, la segunda es fruto del intercambio de horas por conocimientos.

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2.2 Proceso de Aprendizaje ACTIVIDAD INDIVIDUAL PROCESO PARA CREAR TABLAS EN BASES DE DATOS ACCESS La Microsoft Access sirve para crear bases de datos donde se puede almacenar cualquier tipo de datos de una entidad. Algunas herramientas que se utilizan son: Tablas para almacenar los datos. Consultas para buscar y recuperar nicamente los datos que necesita. Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas. Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo especfico. Pginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet. Al ingresar al programa el usuario se encontrar con una pantalla similar a la figura 1:

Figura 1. Pantalla de Programa Access 2007 Al crear la base de datos automticamente se genera la Tabla 1. En esta tabla se pueden adicionar campos como: cdigo, nombre, descripcin, precio y proveedor y la tabla 1 se puede llamar Producto. 1. CREAR UNA TABLA DE DATOS. Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

Figura 2

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El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en ENTERducir directamente los datos en la tabla y segn el valor que se ENTERduzca determinar el tipo de datos que tiene la columna. A continuacin se explica la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendr y otras consideraciones como claves, etc. Una forma rpida de llegar a la vista Diseo es haciendo clic derecho sobre la tabla1 figura 3.

Figura 3. Opcin vista diseo de la tabla. A continuacin en la Figura 4 aparece esta ventana donde muestra las propiedades que va a llevar cada campo.

Figura 4 propiedades de campos de una Tabla.

En la pestaa tenemos el nombre de la tabla1 (es el nombre que Access le da por defecto a una tabla). A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente.

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En la parte inferior de la ventana hay dos pestaas (General y Bsqueda) para definir propiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo. A la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer. Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla: En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla ENTER pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo. Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar ms caractersticas del campo. A continuacin pulsar la tecla ENTER para ir a la tercera columna de la rejilla. Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir un comentario. Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la tabla. La clave principal (Figura 5) Antes de guardar la tabla se debe asignar una clave principal. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal. Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco Herramientas de la pestaa Diseo.

Figura 5 Clave principal.

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A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave que dicho campo es la clave principal de la tabla ver Figura 5. Si se quiere definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botn anterior

Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campos clave principal. Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo figura 6:

. Figura 6. Error infringir dos reglas de Microsoft Access (Fuente: www.aulaclic.com) 2. GUARDAR TABLA Al dar clic en la opcin de Guardar del Botn de Office o el icono aparece un cuadro de dialogo Figura 7 donde se debe escribir el nombre de la tabla. Dar clic en el botn aceptar.

Figura 7. Guardar Tabla. Nota: Si no se ha asignado clave principal antes de guardar la tabla, aparece un cuadro de dilogo, preguntando si quiere que Access cree una, si selecciona que si automticamente crea un campo de tipo autonumrico y lo define como clave principal.

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Si le dice que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio. 3. CERRAR TABLA. Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos: Hacer clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el men emergente figura 8.

Figura 8. Men emergente de Tabla O hacer clic sobre el botn Cerrar que la pestaa. que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel

4. ENTERDUCIR Y MODIFICAR DATOS EN UNA TABLA. Para intorducir datos en una tabla, podemos elegir dos opciones: Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin. Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opcin en el men contextual.

Si esta en vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn Vistas de objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaa Inicio o diseo.

En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:

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Figura 9 Hoja de datos de una tabla. Cada fila sirve para introducir un registro. Escribir el valor del primer campo del registro. Pulsar ENTER para ir al segundo campo del registro. Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar ENTER para introducir los datos del segundo registro. En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estbamos ENTERduciendo se almacenar, no es necesario guardar los registros de la tabla. Hacer clic sobre el botn Cerrar para terminar con dicha tabla. Si lo que queremos es borrar un registro entero: Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro. El registro quedar seleccionado. Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el botn Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la pestaa Inicio. Si se quiere modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir. Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseo haciendo clic sobre el botn de Vista de objeto de la pestaa Inicio. DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA. Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla desplazamiento: utilizar la barra de

La barra muestra en qu registro est situado y el nmero total de registros de la tabla. ACTIVIDAD EN EQUIPO. Formar equipos de trabajo de 3 0 4 integrantes y realizar la siguiente actividad: Crear en Access 2007 una base de datos de una papelera con el nombre de ejercicio1 (as se llamara la base de datos) con dos tablas Producto y Proveedor. Hacer 20 registros a cada tabla. Tener en cuenta los tipos de datos de cada campo, en la siguientes tabla, se mostrara los nombres de cada campo, as como los tipos de datos que contendr.

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Tabla Producto Campo Propiedad Cdigo Autonumrico Producto Texto Descripcin Texto proveedor Autonumerico Tabla Proveedor Campo Id_proveedor Nombre Ciudad Telfono

Propiedad Autonumerico Texto Texto Numrico

Al crear las tablas, debe de entregarse la base de datos en formato digital al instructor Sena que esta orientando la formacin. 2.3 Ambientes de Aprendizaje Ambiente de aprendizaje (sala de cmputo). Equipos de computo. Programa de Microsoft Access 2007 instalado en los equipos de cmputo. Video beam. 2.4 Evaluacin del aprendizaje Producto entregable: Archivo ejercicio1 base de datos en Access Evidencias: Desempeo: Lista de chequeo de desempeo. Producto: lista de chequeo de producto. Criterios de evaluacin: Utiliza las estructuras propias de un lenguaje de programacin orientado a eventos y manejador de base de datos, combinados con herramientas Ofimticas en la resolucin de problemas. Utiliza herramientas tecnolgicas de trabajo colaborativo para la resolucin de un problema. Forma y fecha de entrega: Las actividades otorgan la posibilidad de entregar las evidencias en la ejecucin de la formacin, teniendo en cuenta el cumplimiento de los instrumentos de evaluacin, que son valorados en tiempo real. En formato Digital Archivo de Microsoft Acess 2007. Finalmente en comn acuerdo los aprendices y el docente y/o instructor SENA han establecido la entrega y valoracin de las evidencias para los _____ das del mes de________________ del ao ______ 2.5 Conclusiones

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Coloca las conclusiones que sacas de esta formacin, en ese espacio.

2.6 Bibliografa http://www.aulaclic.com http://www.monografias.com

CONTROL DEL DOCUMENTO Nombre completo Omaira Figueroa Cargo Instructor Dependencia Programa de articulacin con la media Coordinacin Acadmica SENA Regional Boyac CEGAFE Tunja Fecha 01 de febrero de 2012

Autores