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Le jeu du prnom en mode multitche1

ou Combien de temps faut-il pour crire un prnom ?


Henrik Kniberg Version : 07-12-2011 Traduction : Cdric Chevalrias (17-12-2011)

NdT : Nom original : The multitasking Name Game

Le jeu du prnom en mode multitche Henrik Kniberg

Table des matires


A propos de cet article ............................................................................................................................ 4 Attention intrigue dvoile ! .............................................................................................................. 4 But de cet article et de la simulation .................................................................................................. 4 A propos de la simulation ........................................................................................................................ 5 Origine du Jeu Du Prnom En Mode Multitche................................................................................. 5 Nom de la simulation .......................................................................................................................... 5 Licence ................................................................................................................................................. 5 Temps et matriel ncessaires ............................................................................................................ 6 En rsum ................................................................................................................................................ 6 Description dtaille ............................................................................................................................... 6 Etape 1 : Estimer le temps que cela prend dcrire un prnom ......................................................... 6 Etape 2 : Discuter des facteurs dinfluence ......................................................................................... 7 Etape 3 : Crer des groupes et dcrire le rle de Client ..................................................................... 8 Etape 4 : Dcrire la politique de production du Dveloppeur pour le premier tour .......................... 9 Etape 5 : Lancer le premier tour........................................................................................................ 11 Etape 6 : Relever des mesures sur ce premier tour .......................................................................... 11 Etape 7 : Faire changer les dveloppeurs de table et prsenter le second tour .............................. 13 Etape 8 : Lancer le second tour ......................................................................................................... 15 Etape 9 : Relever des mesures sur le second tour ............................................................................ 15 Quavez-vous ressenti durant ces deux tours en tant que Dveloppeur ou Client ? ................... 16 Comment ctait dtre le dernier client lors du second tour, par rapport au premier tour ? ..... 16 Que pensez-vous de laffirmation Plus tt on commence, plus tt on finit ? ......................... 17 Comment cela influence-t-il le planning de livraison ? Par exemple, que sait-on aprs 10 secondes du premier tour, et aprs 10 secondes du second tour ? ............................................. 17 Que se serait-il pass si le dveloppeur avait t un expert en changement de contexte ?........ 17 Comment cela influence-t-il la qualit du produit ? ..................................................................... 18 Est-ce que ce problme de multitche vous semble familier ? Qui le rencontre actuellement ? Qui la rencontr par le pass ? ..................................................................................................... 18 Quest-ce qui nous pousse faire cela ? Pourquoi ce problme est-il tellement courant ? ........ 18 Quand est-ce que le mode multitche est une bonne ide ? Qui en bnficie au premier tour ? ....................................................................................................................................................... 18 Comment pouvez-vous lutter face ce problme dans votre environnement ? ......................... 19 Simulation grande lchelle ............................................................................................................ 19 Variantes............................................................................................................................................ 20 FAQ pour le facilitateur ..................................................................................................................... 20 Durant lestimation initiale, ne vaut-il pas mieux crire un intervalle (4-6 secondes) plutt quun seul nombre ? ................................................................................................................................ 20

Traduction : Cdric Chevalrias

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Le jeu du prnom en mode multitche Henrik Kniberg Lors de la rcupration des rsultats, pourquoi ncrire que la mdiane ? ................................. 20 Pourquoi des prnoms ? Pourquoi pas des fruits, des couleurs, ou autre chose ? ...................... 21 Est-ce que la simulation a dj chou ? ...................................................................................... 21

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A propos de cet article


Attention intrigue dvoile !
Cet article est destin aux coaches, formateurs, et tous ceux qui cherchent un moyen trs amusant dillustrer la problmatique du multitches. Si vous pensez tre susceptible dassister une de mes sessions sur Agile&Lean (ou celle de tout autre formateur comme Mary Poppendieck), je vous suggre darrter votre lecture tout de suite. Lire les dtails de cette simulation la rendra bien moins amusante que de lexprimenter par vousmme. Oui, vraiment ! Arrtez de lire immdiatement si vous pensez que vous avez des chances de participer ce jeu dans les mois qui viennent.

But de cet article et de la simulation


Le but de cet article est de dcrire une mise en situation qui illustre combien le travail en mode multitche est mauvais et comme il est facile de sy laisser entraner. Larticle est principalement crit pour les formateurs et les facilitateurs qui veulent savoir comment cette simulation fonctionne et comment la faciliter avec succs. Cependant, tout ceux qui liront cet article pourront probablement mieux apprhender la problmatique du multitche et trouveront les moyens dexposer le problme et le rsoudre dans leur propre environnement professionnel. PS : si vous ne savez pas ce que signifie multitche , ne vous inquitez pas. Poursuivez votre lecture. Voyez cet article comme une dfinition en profondeur de ce mot ;o)

Traduction : Cdric Chevalrias

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Le jeu du prnom en mode multitche Henrik Kniberg

A propos de la simulation
Origine du Jeu Du Prnom En Mode Multitche
En tant que coach, je suis constamment tonn par la quantit de travail fait en mode multitche dans la plupart des socits avec lesquelles jai travaill, et la quantit de gaspillages inutiles que cela engendre. Encore et toujours, je trouve quune des faons les plus simples et les moins couteuses damliorer la productivit dune quipe ou dun individu est didentifier et de rduire toutes les sources de multitche. Durant des annes jai essay de trouver une simulation qui illustre le problme. Si une image vaut mieux quun long discours, une simulation vaut mieux quune centaine dimages. Jai trouv plusieurs mises en situations, certaines simples, dautres complexes, mais aucune qui reproduise le problme clairement et simplement. Jai donc emprunt les meilleures ides dautres simulations et cr la mienne. A ma grande surprise, elle a trs bien fonctionn la premire fois (i.e. les participants ont t fortement touchs par lexercice, plusieurs ont mentionn que ctait le point fort du cours). Les annes passant, je lai constamment amlior, et il fonctionne encore mieux maintenant. Cette simulation est maintenant devenue trs populaire au sein des communauts de formation Agile&Lean. Lun des formateurs qui ont adopt cet exercice est Mary Poppendieck. Elle est habituellement trs sceptique au sujet des simulations et ne les inclut pas dans notre propre matriel pdagogique. Mais, en assistant cette simulation pendant un atelier lean que nous co-animions, elle a exprim nergiquement son enthousiasme et la immdiatement adopte pour son propre corpus pdagogique. Mary et dautres formateurs me racontent souvent limpact de cette mise en situation, particulirement sur les quipes de management.

Nom de la simulation
Le nom de cette simulation est Jeu du prnom en mode multitche , car cest exactement ce que cest. Cependant, en formation, je lappelle souvent Combien de temps faut-il pour dcrire un prnom ? , pour ne pas gcher leffet de surprise. Ce second nom vient aussi du fait que jintroduis la simulation en posant cette simple question :o)

Licence
Vous pouvez utiliser cette simulation comme vous le voulez, mais japprcierais que vous mentionniez ou criviez quelque part quelle provient de moi. LURL officielle est http://www.crisp.se/henrik.kniberg/multitasking-name-game Techniquement, la simulation est sous licence Creative Commons (Creative Commons AttributionShareAlike 3.0 Unported License).2

Adresse : http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/

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Temps et matriel ncessaires


Le cur de la simulation prend environ 20 minutes (quelle que soit la taille des groupes), et entre 10 et 20 minutes pour le dbriefing. Les seuls outils ncessaires sont des stylos, du papier et un chronomtre ; idalement des feutres pais (marqueurs pour tableaux blancs par exemple), des fiches cartonnes et un gros chronomtre projet sur un cran. Lordinateur et le projecteur sont totalement optionnels. La simulation peut aussi bien tre facilite juste avec un paperboard .

En rsum
1. Ecrire 5 prnoms, tous en mme temps. Mesurer combien de temps cela prend par prnom et au total. 2. Ecrire ensuite 5 prnoms, un seul la fois. Mesurer nouveau. 3. Apprcier le cot du multitche !

Description dtaille
Etape 1 : Estimer le temps que cela prend dcrire un prnom
Je me passe de toute introduction pralable et commence par poser cette simple question : Combien de temps faut-il pour crire un prnom ? Il y a gnralement un moment de flottement, les gens se demandant ce que je veux bien dire avec cette question. Je montre alors une fiche cartonne : Par exemple comme celle-ci

Les gens sont tout dabord un peu rticents jouer aux devinettes et se rfugient derrire des ben, a dpend . Pour essayer dobtenir dune rponse, je les incite en disant : vous ne pouvez vraiment pas estimer ? Vous voulez dire que cela pourrait prendre plus dun an ? Ou moins dune seconde ? . Finalement, ils commencent donner des estimations, gnralement autour de 4 secondes. Je leur demande ensuite combien de temps il faut pour crire 5 prnoms. Ils trouvent habituellement autour de 20 secondes (le premier nombre x5).

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Le jeu du prnom en mode multitche Henrik Kniberg Jcris ces nombres au tableau :

Combien de temps faut-il pour crire un prnom ? Estimation 1 prnom 5 prnoms 4sec 20sec

Etape 2 : Discuter des facteurs dinfluence


Je demande ensuite : Quels sont les facteurs qui influencent ce temps ? Quand vous dites a dpend, cela dpend de quoi ? . Les participants commencent donner leurs ides, et je les note au tableau. Habituellement, a donne quelque chose comme a :

Quels sont les facteurs influenant ce temps ?


La longueur du prnom La complexit du prnom Les outils (stylo, papier, table, etc.) La qualit attendue Laptitude lcriture etc.

Cest un pige Dans la trs grande majorit des cas, personne ne fera mention du travail en mode multitche comme un facteur ayant une influence sur le temps. Cest pourquoi je ne mentionne habituellement pas le nom de la simulation, je veux dmontrer quon a toujours tendance oublier linfluence du mode multitche. Je dis ensuite : OK, tchons de trouver la vrit ! .

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Etape 3 : Crer des groupes et dcrire le rle de Client


Je demande lassistance de faire des groupes de 5 7 personnes, dans lesquels une personne joue le rle de Dveloppeur, et les autres sont des Clients.

La seule comptence ncessaire pour tre dveloppeur est la capacit crire des lettres sur un morceau de papier. Loutil utilis pour ce faire est un feutre. Voici ce que je dis aux Clients : Chacun de vous a une fiche vierge. Tout ce que vous voulez, cest votre prnom crit sur cette fiche. Le problme, cest que vous ne savez pas crire les lettres cest pour cela que vous avez besoin du Dveloppeur ! De plus, ce que vous, Client, voulez, cest obtenir la fiche avec votre prnom, le plus rapidement possible. Cest votre boulot de consigner ce temps, donc quand on vous aura fourni la fiche, vous crirez le temps que cela a pris (oui, vous savez crire les chiffres !). Pour vous aider, je (le facilitateur de lexercice) projetterai un grand chronomtre lcran.

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Le jeu du prnom en mode multitche Henrik Kniberg Le processus se droule donc dans cet ordre : 1. Envoyez votre fiche au Dveloppeur, donnez-lui votre prnom. 2. Attendez que le Dveloppeur crive votre prnom et vous rende la fiche. 3. Notez le temps coul au retour de votre fiche.

Sil y a un bug (une faute dorthographe par exemple), ne notez pas le temps, mais renvoyez la fiche pour correction. La livraison nest considre valide que si la fiche est correcte. Vous pouvez parler avec le Dveloppeur et rpondre aux questions. Ce que vous ne pouvez pas faire, cest crire des lettres. Les badges et autres cartes de visite sont bien sr dissimuler pendant toute la dure de lexercice.3

Etape 4 : Dcrire la politique de production du Dveloppeur pour le premier tour


Voici ce que je dis aux Dveloppeurs : Votre travail en tant que dveloppeur est simplement dcrire le prnom des Clients. Cependant il est indispensable de suivre la politique de lentreprise ! Notre politique est de Ne jamais faire attendre un client, cest mauvais pour le business. Si on fait attendre un client, on pourrait le perdre. Nous sommes de plus persuads que plus tt on commence quelque chose, plus tt on le finit. Nest-ce pas ? A ce moment l, je fais une pause et vrifie consciencieusement que personne ne semble faire dobjection. Habituellement, personne ne me contredit, car cela semble vident. Un des buts de cette simulation est de montrer quel point cette affirmation est fausse.

NdT : Si vous ralisez cette simulation avec des personnes qui se connaissent dj, demandez aux clients de sinventer un prnom.

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Le jeu du prnom en mode multitche Henrik Kniberg Donc, pour tre conforme cette politique de lentreprise, vous, en tant que Dveloppeur, devrez raliser tous les projets en mme temps ! Quand je dmarre le chronomtre, tous les Clients vont simultanment tendre leur fiche en donnant leur prnom. Vous devrez crire la premire lettre du prnom du premier client, puis la premire lettre du prnom du deuxime client, etc.

Quand la premire lettre du prnom de chaque client est crite, il faut recommencer avec la deuxime lettre de chaque client, etc. Ds quun prnom est crit en entier, livrer la fiche au Client pour quil puisse crire le temps de livraison sur la fiche.

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Le jeu du prnom en mode multitche Henrik Kniberg Voil le premier tour. Je vrifie que tout le monde a bien compris ces instructions, que tout le monde est quip dun crayon/feutre et que tous les Clients ont une fiche vierge. Je dmarre alors le chronomtre.

Etape 5 : Lancer le premier tour


A ce moment, jobserve les dveloppeurs pour massurer quils respectent bien la politique de lentreprise (normalement pas de problme, si je lai bien dcrite). Les gens samusent gnralement beaucoup en faisant cela, car tout le monde peut voir quel point cest dsastreux, et la plupart reconnaissent des situations similaires ce quils vivent sur leurs propres projets. Il y a beaucoup de communication et de confusion, vu que le dveloppeur doit constamment demander leur prnom aux Clients, voire dans certains cas leur demander dpeler. Parfois les Clients font du micro-management avec le Dveloppeur en lui pelant individuellement chaque lettre de leur prnom. a nest pas grave, je lautorise, vu que les rsultats sont plus ou moins les mmes. Je vrifie et (si besoin) rappelle aux clients quils doivent crire le temps sur leur fiche ds quils la reoivent (sans erreur). Quand tout le monde a termin dcrire, jarrte le chronomtre.

Etape 6 : Relever des mesures sur ce premier tour


Je demande chaque table de reporter la mdiane des temps de livraison ( si vous triez les fiches par temps de livraison, quel est le temps crit sur la fiche du milieu ?). Jcris la mdiane de ces rsultats (i.e. la mdiane des mdianes). Typiquement environ 50 secondes. Je demande aussi chaque table de donner le temps de livraison total, cest dire le temps quil a fallu pour livrer les 5 noms, et jcris la mdiane de ces nombres, typiquement environ 60 secondes.

Combien de temps faut-il pour crire un prnom ? Estim 1 prnom 5 prnoms 4 sec 20 sec Rel 50 sec 60 sec

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Le jeu du prnom en mode multitche Henrik Kniberg Cest le moment pour une petite litanie: Vous avez estim que chaque prnom prendrait environ 4 secondes livrer. Mais cela pris plus de 12 fois plus de temps ! Je sais que certains chefs de projet multiplient secrtement les estimations par , mais dans ce cas, mme en multipliant deux fois par , on serait encore loin de vos temps de livraison rels ! Suit donc la question qui tue : Donc, sil vous plait, clairez moi. Lequel de ces facteurs a caus ces retards incroyables ? (en pointant le tableau)

Quels sont les facteurs influenant ce temps ?


La longueur du prnom La complexit du prnom Les outils (stylo, papier, table, etc.) La qualit attendue Laptitude lcriture etc.
Aviez-vous des prnoms incroyablement longs ? Aviez-vous des prnoms si complexes que a ? Vos stylos nont-ils pas fonctionn correctement ? Avez-vous fait de la calligraphie artistique, ou grav les prnoms dans une tablette en pierre ? Ou avez-vous eu des dveloppeurs vraiment trs mauvais ?

Aprs quelques rires et discussions, lvidence apparait : le problme navait rien voir avec ces facteurs dinfluence. Il manque dans la liste de ces facteurs le plus important dentre eux : le multitche ! Je lajoute donc dans la liste de faon ostentatoire !

Combien de temps faut-il pour crire un prnom ? Estim 1 prnom 5 prnoms 4 sec 20 sec Rel 50 sec 60 sec

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Quels sont les facteurs influenant ce temps ?


La longueur du prnom La complexit du prnom Les outils (stylo, papier, table, etc.) La qualit attendue Laptitude lcriture etc.

Le MULTITACHE !
Les autre facteurs dinfluence font ple figure en comparaison. Ctait un projet on ne peut plus simple juste crire un prnom sur un morceau de papier ! Non seulement le mode multitche nous a fait exploser les temps de livraison de 1250%, mais il a aussi rduit notre productivit un tiers de ce quon attendait. On a pens que cela prendrait 20 secondes pour crire 5 prnoms, mais cela a pris 60 secondes !

Le temps du second tour est venu.

Etape 7 : Faire changer les dveloppeurs de table4 et prsenter le second tour


Je demande aux dveloppeurs de changer de table afin que chaque table ait un nouveau dveloppeur tout frais. Je leur dis quils viennent de commencer travailler dans une nouvelle socit5 dont la politique est totalement diffrente. La politique de cette socit est de limiter le TAF (Travail A Faire)6. Et il se trouve que la limite actuelle est de 1.

4 5

NdT : Si vous navez quun groupe, demandez aux clients de sinventer de nouveaux prnoms Vu leurs rsultats catastrophiques, ils ont t licencis de la socit prcdente, ou elle a fait faillite, vous de voir 6 En anglais WIP : Work In Progress

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Cela signifie que le Dveloppeur nest autoris travailler quavec un seul Client la fois. Il ne commencera donc crire Lisa quaprs avoir termin Dave . Et la pauvre Maria devra attendre le plus longtemps, son projet ne commencera pas avant que tous les autres clients aient termin. Cela a des implications importantes. Le Dveloppeur a maintenant le contrle sur son flux dentre ! Le Dveloppeur dcide quand commencer un projet (il tire les projets lui), et non les clients (qui poussaient auparavant les projet vers lui). Nous avons donc maintenant un systme flux tir, au lieu dun systme flux pouss. Cela ajoute une nouvelle tape au dbut de notre processus :

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Le jeu du prnom en mode multitche Henrik Kniberg Le Client nest dsormais plus autoris pousser sa fiche vers le Dveloppeur. Au contraire, cest le Dveloppeur qui dcide quand il est prt pour le projet suivant et qui tend la main vers un Client en lui demandant sa fiche et son prnom. Maintenant, vu que tous les projets ne dmarrent pas au mme moment, le Client doit consigner le temps au dmarrage de son projet, le temps la fin de son projet, et calculer la dure du projet en soustrayant ces deux nombres. Il note donc Quand ai-je eu ma livraison ? aussi bien que Combien de temps cela a-t-il pris du dbut la fin ? . OK. Prt. Encore une fois, assurez-vous que tout le monde a bien compris les nouvelles instructions, et que les Clients ont de nouvelles fiches vierges (et que les prcdentes ont t cartes) Je dmarre alors le chronomtre.

Etape 8 : Lancer le second tour


Observez et amusez-vous.

Etape 9 : Relever des mesures sur le second tour


Une fois que tout le monde a termin dcrire, jarrte le chronomtre et rassemble les statistiques comme je lavais fait au premier tour. Cest dire le temps mdian pour avoir un projet termin (du dbut la fin) et le temps mdian pour avoir les 5 projets termins. La diffrence est spectaculaire. Typiquement quelque chose comme a :

Combien de temps faut-il pour crire un prnom ? Estim 1 prnom 5 prnoms 4 sec 20 sec Tour 1
(multitche)

Tour 2
(focalis)

50 sec 60 sec

5 sec 30 sec

Je pointe ces nombres et interroge lassistance sur la diffrence entre les deux tours. Pour le second tour, on a ralis chaque projet 10 fois plus rapidement (de 50 5 secondes) et comme le temps de projet total a t divis par 2 (de 60 30 secondes), on a aussi doubl la productivit. Avec les 30 secondes disponibles aprs le second tour, on aurait pu livrer 5 autres projets par exemple 5 nouveaux clients, ou une autre itration avec les 5 mmes clients (en crivant leur nom de famille par exemple). Voila quel point le mode multitche est mauvais, mme pour un projet aussi simple que dcrire un prnom sur une fiche. Maintenant, imaginez faire quelque chose de complexe, comme crire un logiciel par exemple, o le changement de contexte est bien plus difficile. Cela entrane des dlais

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Le jeu du prnom en mode multitche Henrik Kniberg supplmentaires, des problmes de qualit, et du stress. A lchelle dun projet rel, cela peut se chiffrer en semaines plutt quen secondes, mais les proportions sont souvent les mmes. En regardant les premires estimations, on peut voir quau second tour, les nombres sont assez proches de ce quon avait pens lorigine. Je montre aussi ce graphique, qui prsente un rsultat trs caractristique. Si le temps le permet, je laisse chaque table dessiner son propre graphique.

Ce graphique fournit une bonne reprsentation de ce que cote le multitche. Je demande si laspect de ce graphique ressemble ce quils ont obtenu avec leurs propres chiffres, et cest gnralement le cas. A ce moment, je facilite la discussion. Voici quelques exemples de questions que je pose, et les rponses typiques que jobtiens (ou que je moffre) : Quavez-vous ressenti durant ces deux tours en tant que Dveloppeur ou Client ? Le premier tour tait stressant et droutant des deux cts, le second tour tait calme et concentr En tant que client dans le second tour, ctait bien davoir une discussion bien canalise avec le dveloppeur pendant quil tait en train de travailler, et aprs avoir rellement termin. Pendant le premier tour le dveloppeur na pas arrt daller et venir et rpter des questions comme quel tait votre prnom dj ? , avec un K ou CK ?

Comment ctait dtre le dernier client lors du second tour, par rapport au premier tour ? Avoir attendre ne me drangeait pas, car je pouvais voir les autres projets se drouler trs rapidement et je pouvais voir mon tour arriver. Au premier tour, mon projet a dmarr rapidement, mais je navais pas la moindre ide du moment o il serait termin.

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Que pensez-vous de laffirmation Plus tt on commence, plus tt on finit ? Pulvrise. Cette simulation montre un exemple du contraire. Au second tour chaque projet (except le premier) a dmarr plus tard, et chacun des projets a termin plus tt. En fait, au second tour, les projets ont termin plus tt parce quils ont commenc plus tard. Bizarre, mais vrai.

Comment cela influence-t-il le planning de livraison ? Par exemple, que sait-on aprs 10 secondes du premier tour, et aprs 10 secondes du second tour ? Aprs 10 secondes du premier tour, on navait aucune ide du moment o quoi que ce soit serait termin. Aprs 10 secondes du second tour, on avait dj deux projets termins, on pouvait donc estimer de manire fiable la fin des projets suivants. Pour le premier tour, lestimation ressemble plutt un jeu de devinette, mme si tous les facteurs dinfluence (longueur du nom, etc.) sont connus lavance, car on ne sait jamais si un autre projet ne sera pas encore ajout la mle. Pour le second tour, on a pu estimer de faon assez sre (par rapport au premier tour) mme si lun des prnoms est particulirement long et complexe.

Que se serait-il pass si le dveloppeur avait t un expert en changement de contexte ? Les 30 secondes de perte de productivit ont t causes par le basculement dune tche lautre (temps perdu passer dun projet un autre). Mais si le changement de contexte se faisait sans perte, cest dire si le dveloppeur pouvait passer dun contexte projet un autre sans perdre de temps ? Dans ce cas, la diffrence entre les deux tours ressemblerait quelque chose comme a :

Le temps total pour terminer tous les projets est le mme donc pas de perte de productivit dans ce scnario. Mais chaque projet pris individuellement prend toujours 5 fois plus de temps en mode multitche. Cest cause de la loi de Little, qui dit principalement que si vous faites X choses simultanment, chaque chose prendra X fois plus de temps. Donc ne vous tracassez pas embaucher des pros du multitche. la place, embauchez des personnes qui dtestent le multitche et qui se focaliseront plutt crer un environnement qui minimisera le besoin de multitche travers des politiques de limitation du TAF, etc.

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Le jeu du prnom en mode multitche Henrik Kniberg Comment cela influence-t-il la qualit du produit ? Si le Dveloppeur na pas bien compris les besoins du Client (par exemple il orthographie mal son prnom), il faudrait 50 secondes pour sen rendre compte lors du premier tour, et seulement 5 secondes lors du second tour. De plus, la productivit accrue du second tour signifie quon a le temps de parfaire le prnom si ncessaire. La qualit du produit est donc srieusement affecte par le multitche.

Est-ce que ce problme de multitche vous semble familier ? Qui le rencontre actuellement ? Qui la rencontr par le pass ? Et l tout le monde ou presque lve la main Quest-ce qui nous pousse faire cela ? Pourquoi ce problme est-il tellement courant ? On a tendance vouloir faire plaisir, et il est plus facile de dire oui un nouveau client que de lui demander dattendre. Au second tour, alors que lon travaille avec le client n1, quand le client n3 arrive notre porte et nous demande si nous pouvons dmarrer son projet, cela semble bizarre de lui dire On commencera votre projet plus tard, comme a, on pourra le terminer plus tt mme si cest vrai. On se focalise beaucoup trop sur commencer les choses plutt que sur terminer les choses. Par exemple en donnant des bonus quand on signe avec un nouveau client, au lieu de donner un bonus quand on livre effectivement le client. On essaie parfois de capturer les clients en commenant leurs projets au plus tt, pour rduire le risque de les perdre. Mais cest une proposition perdant/perdant. Cela peut ventuellement fonctionner sur le court terme, mais sil y a une comptition intelligente sur le march, cette stratgie peut se retourner contre vous sur le long terme. Le march va finir par se rendre compte tt ou tard que la socit A ralise ses projets 10 fois plus lentement et pour 2 fois plus cher que la socit B.

Quand est-ce que le mode multitche est une bonne ide ? Qui en bnficie au premier tour ? Le multitche est presque toujours une mauvaise ide. Personne nen bnficie au premier tour. Un multitche limit peut tre utile dans les situations o un projet A est bloqu car en attente de quelque chose, et on peut donc avancer sur le projet B entretemps. On doit cependant limiter cela, par exemple deux projets simultanment. En faisant cela, on cre une pression pour traiter les obstacles plutt que persister dmarrer de nouveaux projets. Un point important retenir est si la limitation du TAF est importante, cette limite ne doit pas ncessairement tre fixe 1. Nimporte quelle limite vaut mieux que pas de limite du tout.

Voici lexemple dune quipe travaillant sur 4 projets en parallle. Les zones paisses montrent quand lquipe travaille rellement sur chaque projet.

Traduction : Cdric Chevalrias

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Voila ce qui se passe si on limite le TAF 2 projets un projet principal sur lequel on se focalise, et un projet de fond sur lequel on ne travaille que lorsque le projet principal est bloqu. Pour le projet principal, on a un plan de livraison et des engagements, sur le projet de fond, on nen a pas.

Comment pouvez-vous lutter face ce problme dans votre environnement ? Vous pouvez faire une quantit de choses, quel que soit votre rle dans votre organisation. Visualisez le problme. Rassemblez des mesures sur les projets existants, dessinez le graphique ci-dessus. Mesurez le niveau de multitche. Demandez aux gens de faire la liste des projets sur lesquels ils sont impliqus. Ou gardez porte de main une feuille sur laquelle vous notez systmatiquement chaque fois que vous tes contraints changer de contexte. Consolidez ces donnes avec lquipe entire et discutez des moyens mettre en uvre pour rduire le multitche. Jouez au jeu du prnom en mode multitche avec vos collgues, managers, clients, etc. Cependant, gardez bien lesprit que le premier pas, et le plus important, est de faire prendre conscience aux gens quil y a un problme. L seulement vous pouvez effectivement le rsoudre. Jespre que cet article aidera !

Simulation grande lchelle


Cette simulation fonctionne le mieux en petits ateliers (entre 10 et 20 personnes) groups autour de petites tables, propices aux discussions et dbriefings. Cependant elle marche aussi pour des groupes

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Le jeu du prnom en mode multitche Henrik Kniberg de centaines de personnes. Sil est impossible de faire des petits groupes autour de tables (auditoriums sans tables, ou assistance trop nombreuse), vous pouvez la jouer sur scne. Par exemple, invitez sur scne deux groupes de 6 personnes. Placez chaque groupe devant un tableau. Au lieu dutiliser des fiches cartonnes pour crire des prnoms, les dveloppeurs crivent au tableau, et les clients crivent le temps de livraison ct de leur prnom une fois quil est termin. A part cela, la simulation se joue de la mme faon. Cela marche aussi en invitant un seul groupe si vous ne disposez que dun tableau. Le seul inconvnient, cest que vous ne pourrez pas permuter le dveloppeur aussi facilement.7

Variantes
Cette simulation peut bien sur tre tendue ou ajuste pour illustrer dautres choses. Par exemple : que se passe-t-il si le client change davis au milieu du projet, ou dcide (aprs la livraison) quil veut en fait tout en lettres majuscules, ou crites en vert ? Et si on ajoute des aspects financiers, comme le paiement au moment de la livraison, ou de retour sur investissement ? Je nai cependant pas trop expriment ces variantes, jusqu maintenant, je me suis attach fortement laspect multitche de cette simulation.

FAQ pour le facilitateur


Durant lestimation initiale, ne vaut-il pas mieux crire un intervalle (4-6 secondes) plutt quun seul nombre ? Techniquement, oui. Donner un intervalle montre que lestimation est donne avec un niveau dincertitude. Mais tous ces chiffres supplmentaires compliquent la simulation en rendant le tableau moins lisible. Cette simplification est donc bien intentionnelle. Lors de la rcupration des rsultats, pourquoi ncrire que la mdiane ? Jcrivais auparavant la totalit des rsultats au tableau, mais cela devenait droutant. Souvent 10% des participants trouvent des rsultats vraiment bizarres, par exemple parce quils ont un prnom incroyablement court, ou parce que quelquun a laiss tomber son stylo, ou parce que le dveloppeur a fait une faute dorthographe dans le prnom et a d le rcrire, ou parce que le client sest tromp dans le temps de livraison quil a not. La mdiane est le nombre le plus pertinent. Je trouve aussi que tous les dtails additionnels nots sur le tableau diluent le message, vu quon sattache souvent plus comprendre la signification de tous ces chiffres au lieu de se concentrer sur lobjet de lexercice. Je le garde donc simple. Jutilise la mdiane plutt que la moyenne car elle est plus facile trouver, et ne ncessite pas de calculatrice. La mdiane de *12, 20, 24, 25, 50+ est 24. La moyenne est euh on sen fiche.
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NdT : ou dites aux clients de sinventer un prnom ! ;-)

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Le jeu du prnom en mode multitche Henrik Kniberg

Pourquoi des prnoms ? Pourquoi pas des fruits, des couleurs, ou autre chose ? Les prnoms sont utiles car chaque Client en a dj un (je nai pas besoin de lui en assigner un), et il peut y avoir quelquefois des spcificits non triviales (orthographe spciale, etc.), qui sont une bonne source de conversation entre le Client et le Dveloppeur, et ventuellement de bug ! Cela semble aussi plus rel avec des prnoms ; les gens se voient plus dire jai besoin de quelquun pour crire mon prnom plutt que jai besoin de quelquun pour crire le nom de ce fruit Et, comme effet de bord positif, chacun apprend le prnom des autres :o) Est-ce que la simulation a dj chou ? Pas que je me souvienne. De temps en temps, jai un participant qui soutient que le premier tour reprsente une meilleure stratgie de vente, et que capturer les clients est une bonne ide. Mais cela soulve gnralement des protestations des autres participants, et des discussions trs intressantes sur les vues long terme plutt qu court terme. Je nappellerais donc pas a un chec de la simulation. Parfois un des groupes nassimilera pas correctement les instructions et ne suivra pas la Politique de la Socit au premier tour, ce qui faussera leurs statistiques. Mais je ne mintresse alors quaux chiffres des autres groupes, ou je rejoue le tour. Parfois il y aura un dveloppeur exceptionnellement bon au basculement de contexte, ce qui peut diluer un peu les rsultats. Mais a na pas pos de problme majeur jusqu maintenant. Parfois un client sera exagrment enthousiaste et commencera jouer un rle de client difficile , en changeant ses demandes et en tant particulirement pointilleux sur la qualit. Dans ce cas, je lui demande poliment de la jouer cool . Parfois quelquun se plaindra que la simulation est trop simpliste, et que cet effet multitche ne sapplique pas aux projets rels . Le reste de lassemble fournira gnralement de solides contrearguments, donnant des exemples tirs de leur propre exprience. Assez intressant voir. Comme conclusion, je rappelle aux participants que ce nest quune simulation, par dfinition artificielle. Cest chacun de dcider ce quil y a en apprendre, et comment lappliquer dans son propre contexte.

Traduction : Cdric Chevalrias

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