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UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA IX SEMESTRE DE CONTADURA PBLICA

ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA REALIZADA AL ADMINISTRADOR QUE TRABAJABA PARA LA ASOCIACIN CIVIL ALTAMAR FECHA: Sbado, 21 de enero de 2012. 1. Existe en el Departamento de Administracin y Contadura de la Asociacin Civil Altamar alguna gua o manual que permita como por ejemplo a una Asistente Administrativo nueva en la empresa, realizar sin induccin alguna, todo el proceso para pago de la nmina? Hasta donde yo se, no haba ningn manual o gua. La nica manera de que la Asistente Administrativo nueva en la empresa pueda realizar sin problema alguno este proceso, es que ella conozca de antemano el Sistema para el pago de la nmina, de lo contrario, la Asistente Administrativo saliente tendra que instruirla. 2. En cuanto a la elaboracin de la nmina, quin era el encargado de realizar los clculos (inasistencias, asignaciones, deducciones, etc.) respectivos a cada uno de los trabajadores; el administrador o la asistente administrativo? La responsabilidad recae sobre la asistente administrativo encargada de la nomina del personal. 3. Quin es el que autoriza el pago de la nmina? Yo, luego de haber verificado junto con la asistente administrativo que los clculos estuvieran correctos.

4. Luego de autorizar el pago de la nmina. Cules son los pasos a seguir

para que cada empleado reciba su justa remuneracin? La asistente administrativo procede a imprimir un listado definitivo de la nmina correspondiente a cada rea de la Asociacin Civil Altamar (Administrativo, Maestras, Obreros, Docentes y Directivos). Luego ella procede a elaborar los archivos .TXT, empleado el Sistema para el pago de la nmina que tiene la Asociacin Civil Altamar. Donde procesar la informacin para el pago de cada uno de los empleados. 5. Este Sistema para el pago de la nmina es difcil de utilizar? Ms o menos, si no se recibe una induccin aunque sea superficial, entonces ser difcil realizar el procedimiento para el pago de la nmina. 6. Cmo es el procedimiento para el pago de los empleados con este Sistema? No conozco el manejo de este Sistema como tal, en vista de que antes de mi estaba otro administrador, y el junto con la asistente administrativo saliente fueron los que recibieron la induccin cuando instalaron el Sistema. La asistente administrativo saliente es la que se encargaba de todo el procedimiento para pagar a los empleados, luego de que yo aprobara el pago para ellos. Tampoco me tome la molestia de saber su manejo.

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ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA REALIZADA A LA ASISTENTE ADMINISTRATIVO QUE TRABAJABA PARA LA ASOCIACIN CIVIL ALTAMAR FECHA: Mircoles, 25 de enero de 2012.
1. Existe en el Departamento de Administracin y Contadura de la

Asociacin Civil Altamar alguna gua o manual que me permita a una Asistente Administrativo nueva en la empresa, realizar sin induccin alguna, todo el proceso para pago de la nmina? No hay ninguna gua o manual. Si conoce el proceso y el sistema no habra problema, de lo contrario si tendra que ser instruida. 2. En cuanto a la elaboracin de la nmina, quin era el encargado de realizar los clculos (inasistencias, asignaciones, deducciones, etc.) respectivos a cada uno de los trabajadores; el administrador o la asistente administrativo? Yo, ya que era la asistente administrativo que entre su responsabilidades tena la del pago de la nmina. 3. Quin es el que autoriza el pago de la nmina? El administrador autorizaba el pago luego de que verificara si los clculos estaban correctos.

4. Luego de haber realizado la revisin y su posterior aprobacin por parte

del Administrador, para el pago de la nmina. Cules son los pasos a seguir para que cada empleado reciba su justa remuneracin? Se procede a imprimir el listado definitivo por rea (Administrativo, obrero, etc.) con su respectivo recibo de pago donde le indica al trabajador lo que se le est pagando y descontando. Luego se elaboran los archivos .TXT correspondiente a los pagos de los empleados, utilizando el Sistema para el pago de la nmina que est en la computadora del Departamento de Administracin y Contadura, donde sern enviados y procesados por el Banco, a travs de la pgina Web del Banco Corpbanca, que es donde la Asociacin Civil Altamar tiene la Cuenta de Nmina de sus empleados.
5. Es complicado el manejo de este Sistema?

Al principio es un poco complicado, pero despus de un tiempo, todo el procedimiento se hace rutinario. Adems, para este procedimiento solo se utilizan dos opciones del Sistema, el de mantenimiento de pagos y el de generar archivo.
6. Con este Sistema Cmo es el procedimiento para el pago de los

empleados? Luego de ingresar al Sistema utilizando el usuario y contrasea que te fue asignada, vas al Mdulo de Archivo y escoges la Opcin Mantenimiento de Pagos; Ah es donde vas a procesar a cada empleado, registrando el pago uno por uno. Donde puedes agregar, modificar o eliminar un registro de un empleado. En el Mdulo de Procesos, la Opcin Generar Archivo, donde se genera los archivos .TXT correspondiente a los pagos de la nmina, en este punto se fijar la fecha, tipo de archivo (Obrero O, Administrativo A, etc.) y el nombre del archivo, como por ejemplo:

OBRERO2daQUINCENAENERO, seguidamente aparecer un listado el cual el monto a pagar debe coincidir con el del listado definitivo que se imprimi anteriormente, si los montos son iguales entonces se procede a imprimirlo, guardando el archivo en la carpeta del Sistema para el pago de la nmina (SIPMTMCB). A continuacin, el sistema dar la opcin de ingresar o no a la Pgina Web del Banco para realizar el paso final para el pago de la nmina. Indicando fecha y hora en que ser procesada el pago a los empleados. 7. Cundo se les entrega a los empleados su recibo de pago? Luego de haber verificado a travs del portal del Banco si fue aprobada la solicitud para el pago de la nmina, posteriormente los empleados debern firmar una planilla donde conste que se les est pagando su quincena.
8. Quin, adems de Ud. saba como se manejaba este Sistema?

Cuando se instal el Sistema hace como 6 aos, un Administrador anterior y mi persona fuimos los nicos en recibir la induccin del sistema. El siguiente Administrador, ahora saliente, no conoca el Sistema, dejando la responsabilidad en mi persona, trayendo como consecuencia que al momento en que me encontrara fuera de la empresa, el manejo de las diferentes operaciones administrativas-contables (envo de nmina, pagos a proveedores, pagos de servicios, caja chica, etc.) que realizaba quedaban a la deriva.

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