EMPRESA: Bazar BV Novedades

TEMA: Aplicacin de la administracin en una pequea empresa

AUTORES: Danny Quimis B. Robert Morn Edgar Barahona Elizabeth Barahona BIMESTRE: IV Regular del 2011

ndice
AGRADECIMIENTO................................................................................................................... 4 INTRODUCCION ............................................................................................................................. 5 FODA ............................................................................................................................................ 6 ANALISIS INTERNO .............................................................................................................. 6 ANALISIS EXTERNO ............................................................................................................. 6 Misin y Visin. ............................................................................................................................. 7 Misin ....................................................................................................................................... 7 Visin ........................................................................................................................................ 7 Proceso de administracin estratgica. ........................................................................................ 8 1.- Identificar la misin, los objetivos y las estrategias actuales de la organizacin................. 8 2.- Analizar el entorno............................................................................................................... 8 3.- Identificar las oportunidades y amenazas. ........................................................................... 9 4.- Analizar los recursos de la organizacin............................................................................ 10 5.- Identificar las fortalezas y las debilidades. ........................................................................ 11 6.- Volver a evaluar la misin y los objetivos de la organizacin. .......................................... 11 7.- Formular estrategias. .......................................................................................................... 11 8.- Implementar estrategias. .................................................................................................... 12 Principios de la administracin de Fayol en el Bazar BV Novedades...................................... 12 Ejemplo de Proceso de toma de decisiones en el bazar BV Novedades................................... 14 1 Identificar el problema ......................................................................................................... 14 2 Identificar los criterios de decisin ...................................................................................... 14 3 Asignar valores a los criterios .............................................................................................. 14 4 Desarrollar alternativas ........................................................................................................ 14 5 Analizar las alternativas ....................................................................................................... 15 6 Elegir una alternativa ........................................................................................................... 15 7 Implementar la alternativa................................................................................................... 15 8 Evaluar la eficacia de decisin. ............................................................................................ 15 Planeacin ................................................................................................................................... 16 Plan estratgico. ...................................................................................................................... 16 Plan tctico. ............................................................................................................................. 16 Organizacin ............................................................................................................................... 17 Organigrama ............................................................................................................................ 17 Control......................................................................................................................................... 18

Control Preventivo .................................................................................................................. 18 Control Concurrente ................................................................................................................ 18 Direccin ..................................................................................................................................... 18 La comunicacin ..................................................................................................................... 18 Liderazgo................................................................................................................................. 18 Necesidades. ............................................................................................................................ 19 Motivacin. ............................................................................................................................. 19

AGRADECIMIENTO
Agradecemos a Dios por habernos dado la sabidura necesaria para poder desarrollar el proyecto, y por habernos dado la paciencia necesaria para poder completar cada una de las tareas realizadas en el proyecto. Tambin agradecemos a la Eco. Narcisa Castro por habernos guiado y habernos dado los materiales necesarios para poder desarrollar el proyecto.

INTRODUCCION
Bazar BV Novedades
Este es un pequeo negocio que tiene ms de 3 aos en funcionamiento, est ubicado en la ciudadela Las Orqudeas, a una cuadrada de la avenida Francisco de Orellana junto al Colegio 25 de abril. Se dedica a la venta de artculos varios (tiles escolares, tiles de aseo, bisutera), y da servicios como: impresiones, copias a color o blanco y negro, escaneo de documentos, anillado. La administradora del bazar es la seora Esther Briones, y adems junto con su hijo, son los encargados de vender la mercadera de dicho negocio. Este bazar naci bajo la necesidad de incrementar ingresos para la familia de la seora Esther Briones, y tambin para crear un negocio propio e irlo haciendo crecer da a da. Hasta el momento el bazar BV Novedades se dedica a la venta de (tiles escolares, tiles de aseo, bisutera, perfumes, sacar copia color o blanco y negro, impresiones, anillados, escaneo de documentos).

Ubicacin

Bazar BV Novedades FODA

ANALISIS INTERNO FORTALEZA
Bazar con variedad de productos: se dedica las ventas de tiles

escolares, tiles de aseo, bisutera, perfumes, adems de servicios como anillados, sacar copia e imprimir. Precios econmicos: en el sector que est ubicado el bazar, es el nico con precios econmicos, buscando llamar la atencin de los clientes.

DEBILIDADES
Falta de sistema contable: la contabilidad del bazar, se realiza solo depositando el dinero de las ventas en la caja, pero si llevan un inventario de toda la mercadera con la que el bazar cuenta. Falta de personal en atencin al cliente: la nica persona que da atencin al cliente es la administradora del local y en algunos casos, el hijo de la administradora atiente a los clientes, pero existen ocasiones en los cuales ninguno de los dos puede atender, lo que ocasiona prdidas en las ventas.

ANALISIS EXTERNO OPORTUNIDADES

Est ubicado cerca de una escuela y un colegio: esta es una gran oportunidad para incrementar las ventas porque los profesores de la escuela como del colegio pueden necesitar implementos de trabajo (marcadores de pizarra, borradores de pizarra, servicio de copias, laminas didcticas, cuadernos, plumas, entre otros) y pueden llegar a un acuerdo econmico para que el bazar les facilite los implementos de trabajo necesarios. Incrementar ventas por estudiantes de la zona: los estudiantes de la zona pueden comprar cualquier material estudiantil (cuadernos,

plumas, lpices, marcadores, sacar copias, impresiones, entre otros) y de esta manera el bazar puede incrementar sus ventas.

AMENAZAS
Incremento de los precios de los productos: el bazar realiza la compra de sus productos a sus proveedores, pero si los proveedores realizan incremento en la venta de sus productos, entonces los productos del bazar se vern en la necesidad de incrementar los precios de sus productos, para as no reflejar prdidas en su negocio. Competencia con dos bazares: en el sector que est ubicado el bazar, tambin se encuentran dos bazares ms, lo cuales ofrecen ventas de productos similares a los del bazar BV Novedades. Bajas en las ventas por la poca de vacaciones: en los meses de enero hasta marzo, los estudiantes de la zona tienen sus vacaciones, lo que genera poca afluencia de clientes, y por ende generan pocas ventas y prdidas. Inseguridad: especialmente en la tarde y en la noche se puede observar la poca presencia de personas delincuenciales; esto obliga al bazar a cerrar su atencin al pblico a las 9PM o 10 PM

Misin y Visin.
Misin
Satisfacer a los clientes con productos de alta calidad a precio econmicos.

Visin
Crecer empresarialmente adquiriendo nuevos locales para la venta de productos varios (escolares, de uso personal, y bisutera), contratando ms personal para la correcta administracin, y ser reconocidos nacionalmente.

Proceso de administracin estratgica.

1.- Identificar la misin, los objetivos y las estrategias actuales de la organizacin.
Al momento de analizar el negocio nos dimos cuenta, que el negocio no tena creada su misin. Entonces decidimos crear una misin para el negocio, la cual es la siguiente: Satisfacer a los clientes con productos de alta calidad a precio econmicos. Los objetivos que tiene el negocio son: Vender productos de la ms alta calidad, al mejor precio del mercado. Ofrecer servicios de la mejor calidad posible. Dar la mejor atencin al cliente, con respeto, cortesa y educacin. Expandir el negocio a distintas zonas de la ciudad de Guayaquil. Dar una nueva fuente de ingresos econmicos a la familia. Las estrategias del negocio son: Vender los productos de la forma ms econmica posible, siempre y cuando esto no produzca perdidas al final de cada mes. Atender a los clientes desde las 6 AM por causa de los estudiantes, de esta manera se podrn vender ms mercadera.

2.- Analizar el entorno.

El sector en el que est ubicado el negocio, es un excelente lugar, porque es un sector escolar y comercial a la vez. Es un sector escolar porque cerca del negocio se encuentra una escuela y un colegio, y esto es una gran oportunidad para poder incrementar las ventas e ir introduciendo nuevos productos o servicios al negocio dependiendo de las necesidades de los clientes. Es un sector comercial porque el negocio est ubicado a una cuadra de la avenida principal que es la Av. Francisco de Orellana, lo cual hace que sea

muy fcil de encontrar. Adems las personas del sector pueden acercarse y poder adquirir algn producto o solicitar algn servicio. Lo malo del sector es que en el periodo vacacional, las ganancias se reducen porque su gran fuente de ingreso que son los estudiantes, estn de vacaciones, lo que ocasiona que tenga que cerrar por algunos das para no reflejar perdidas; tambin es un sector un poco inseguro en la tarde y noche, lo que obliga a cerrar su atencin al cliente a las 9 PM o 10 PM para no ser vctima de la delincuencia.

3.- Identificar las oportunidades y amenazas.

OPORTUNIDADES Est ubicado cerca de una escuela y un colegio: esta es una gran oportunidad para incrementar las ventas porque los profesores de la escuela como del colegio pueden necesitar implementos de trabajo (marcadores de pizarra, borradores de pizarra, servicio de copias, laminas didcticas, cuadernos, plumas, entre otros) y pueden llegar a un acuerdo econmico para que el bazar les facilite los implementos de trabajo necesarios. Incrementar ventas por estudiantes de la zona: los estudiantes de la zona pueden comprar cualquier material estudiantil (cuadernos, plumas, lpices, marcadores, sacar copias, impresiones, entre otros) y de esta manera el bazar puede incrementar sus ventas. AMENAZAS Incremento de los precios de los productos: el bazar realiza la compra de sus productos a sus proveedores, pero si los proveedores realizan incremento en la venta de sus productos, entonces los productos del bazar se vern en la necesidad de incrementar los precios de sus productos, para as no reflejar prdidas en su negocio. Competencia con dos bazares: en el sector que est ubicado el bazar, tambin se encuentran dos bazares ms, lo cuales ofrecen ventas de productos similares a los del bazar BV Novedades. Bajas en las ventas por la poca de vacaciones: en los meses de enero hasta marzo, los estudiantes de la zona tienen sus vacaciones,

lo que genera poca afluencia de clientes, y por ende generan pocas ventas y prdidas. Inseguridad: especialmente en la tarde y en la noche se puede observar la poca presencia de personas delincuenciales; esto obliga al bazar a cerrar su atencin al pblico a las 9PM o 10 PM

4.- Analizar los recursos de la organizacin.

El bazar BV Novedades es un negocio que tiene una nica administradora que es la seora Esther Briones, la cual administra el capital del negocio y hace la compra y venta de los productos del negocio. Este negocio cuenta con una gran variedad de productos como: tiles escolares (lpices, plumas, marcadores, sacapuntas, marcadores, cuadernos, cartulinas, fomix, escarcha, goma, entre otros), tiles de aseo (paquetitos de gel, shampoo, peinillas, entre otros), bisutera (pulseras, anillos, aretes), perfumes, objetos varios (billeteras, relojes, pen drive, CD en blanco, DVD en blanco, peluches), caramelos, jugos, colas; adems ofrece algunos servicios como: copias a blanco y negro o color, impresiones, anillados, entre otros. Los precios de cada uno de estos productos son los ms econmicamente posible, siempre y cuando esto no genere ningn tipo de perdida, y debe generar ganancias. El negocio no cuenta con un sistema contable, el cual sera muy til para saber exactamente las ganancias que se generan mes a mes y poder invertir las ganancias para poder expandir el negocio o adicionar nuevos productos, pero si se realiza un control de inventario para saber qu productos se han vendido y con el valor total de la caja, logran saber cunto son las ganancias pero no pueden saber el valor exacto sino un aproximado. Como se dijo con anterioridad, el bazar es atendido por la administradora, pero en ciertas ocasiones, el hijo de la administradora atiende a los clientes, realiza las ventas y guarda el dinero en la caja, pero existen ocasiones en los cuales ni la administradora ni su hijo pueden atender a los clientes, por ende el cliente se cansa de esperar y se va, lo que genera prdida de clientes, lo que conlleva a que los clientes busquen otro bazar en el cual se le atienda ms rpido.

5.- Identificar las fortalezas y las debilidades.

FORTALEZA
Bazar con variedad de productos: se dedica las ventas de tiles

escolares, tiles de aseo, bisutera, perfumes, adems de servicios como anillados, sacar copia e imprimir. Precios econmicos: en el sector que est ubicado el bazar, es el nico con precios econmicos, buscando llamar la atencin de los clientes. DEBILIDADES Falta de sistema contable: la contabilidad del bazar, se realiza solo depositando el dinero de las ventas en la caja, pero si llevan un inventario de toda la mercadera con la que el bazar cuenta. Falta de personal en atencin al cliente: la nica persona que da atencin al cliente es la administradora del local y en algunos casos, el hijo de la administradora atiente a los clientes, pero existen ocasiones en los cuales ninguno de los dos puede atender, lo que ocasiona prdidas en las ventas.

6.- Volver a evaluar la misin y los objetivos de la organizacin.

Despus de analizar la misin que habamos creado, decimos modificarla, est la nueva misin del negocio. Satisfacer a los clientes con productos de alta calidad a precio econmicos, y adems brindarles un servicio de la ms alta calidad. Despus de evaluar los objetivos de la organizacin, nos dimos cuenta que son objetivos claros que se pueden cumplir con normalidad.

7.- Formular estrategias.

En este caso vamos a formular una estrategia de crecimiento, esta estrategia consiste en adquirir un nuevo producto al negocio para de esta manera

poder incrementar los ingresos. El nuevo producto que se va a vender es ropa para jvenes, seoritas, caballeros y damas. Tenemos que buscar un buen proveedor de ropa, para poder implementarlo en el negocio, acomodar los precios, decidimos que productos sern los vendidos en el negocio y las formas de pago de dicho producto.

8.- Implementar estrategias.

Una vez que hemos encontrado al proveedor de ropa y hemos arreglado temas como precios, formas de pago y transportacin de la mercadera, decidimos hacer la venta de ropa con un catlogo que el proveedor nos brind, y tambin decidimos poner pequeas prendas de ropa en el local, para que los clientes puedan observar la ropa, el tipo de tela y el precio. De esta manera planeamos incrementar las ventas del local y as poder tener ms ingresos econmicos y adems poder llamar la atencin de mucha ms clientela.

Principios de la administracin de Fayol en el Bazar BV Novedades

Entre los principios de administracin de Fayol que aplican en el bazar BV Novedades tenemos: Autoridad.- la autoridad en el bazar es aplicada por la seora Esther Briones que es quien pone las reglas para atender el negocio por ejemplo: en el bazar nadie puede salir atender con las manos sucias Disciplina.- negocio muy disciplinado todos catan y respetan las reglas del negocio. Unidad de mando.- es la nica que da rdenes en el negocio. Unidad de direccin.- todas las actividades que correspondan al bazar tienen el mismo fin que es de crecer organizacionalmente. Subordinacin de los intereses individuales al inters general.- la Sra. Esther Briones ha dejado en claro que los intereses individuales de ella y su

hijo en el momento de atender el bazar no son ms importantes que los mismos. Centralizacin.- todos participan en la toma de decisiones por ejemplo: antes de adquirir Bienes Materiales para el bazar este paso es analizado por toda la familia para ver la factibilidad de dicha adquisicin. Orden.- este es un bazar bien ordenado, las personas y los materiales se encuentran en el lugar indicado y momento oportuno. Equidad.- la Sra. Esther Briones administradora del negocio es justa con su hijo que es quien le ayuda a atender el bazar. Iniciativa.- la Sra. Esther Briones y su hijo son aquellos que llevan al cabo los planes del bazar por ejemplo: en el mes de diciembre regalar un calendario que promociona al Bazar Espritu de grupo.- el espritu de grupo que tienen la Sra. Esther y su hijo es muy buena, tienen una excelente relacin, comunicacin y buen trabajo en equipo esto hace que ellos puedan disfrutar de armona. En el bazar BV Novedades no se aplican los siguientes principios de administracin de Fayol: Divisin del trabajo.- este principio no se aplica porque en el bazar solo 2 personas Sra. Esther y su hijo son los encargados de atender el negocio ella en las maana y el otro en la noche respectivamente y no pueden dividir el trabajo ya que ambos deben estar preparados para realizar las diversas tareas que implica el negocio por ejemplo: no se puede decir que Sra. Esther solo puede vender los artculos y que de las impresiones y copias se encargue el hijo porque en el caso que uno de los dos no se encuentren perderan la venta. Remuneracin.- el hijo no tiene un pago establecido. Cadena escalar o cadena de mando.- no hay empleados en el negocio como para establecer una cadena de mando. Estabilidad del personal en sus puestos.- no hay reemplazo por las maanas la Sra. Esther Briones es la nica en atender el negocio.

Ejemplo de Proceso de toma de decisiones en el bazar BV Novedades

1 Identificar el problema El bazar tiene problema con la impresora multifuncin, esta consume mucha tinta y no sale muy factible estar recargando o comprando cartuchos de tintas estos son caros. Por lo que va a optar a realizar una comprar de una impresora industrial las cuales son ideales para un negocio. 2 Identificar los criterios de decisin Sistema de impresin.- estos pueden ser inyeccin a laser, tinta, cinta. Marca.- pueden ser HP, Dell, Canon entre otras. Precio.- que se ajuste a las posibilidades econmicas. Tamao.- debido al espacio del negocio no debera ser una impresora muy grande. 3 Asignar valores a los criterios Criterio Valor Sistema de impresin Precio Marca Tamao (4) (3) (2) (1)

4 Desarrollar alternativas 1 alternativa.- Impresora canon, sistema de impresin a lser, tamao 1.25m * 1m, precio $1500 2 alternativa.- Impresora canon, sistema de impresin a tinta, tamao 1.25m * 1m, precio $1200 3 alternativa.- Impresora HP, sistema de impresin a lser, tamao 0.8m * 0.6m, precio $1500 4 alternativa.- Impresora HP, sistema de impresin a tinta, tamao 0.75m * 0.5m, precio $750

5 alternativa.- Impresora Dell, sistema de impresin a cinta, tamao 1.5m * 1m, precio $300 5 Analizar las alternativas 1 alternativa.- es una buena marca, tiene el sistema a laser que es mucho mejor que los otros pero es muy costosa y adems muy grande. 2 alternativa.- es una buena marca, buen sistema de impresin tinta pero sigue siendo costosa y adems muy grande. 3 alternativa.- impresora HP son muy buenas, sistema de impresin a laser, no es tan grande pero si es costosa. 4 alternativa.- buena marca impresora HP, sistema de impresin tinta, es pequea en comparacin a las otras y tiene un precio muy econmico. 5 alternativa.- impresora Dell, un sistema de impresin descontinuado, es muy grande, un precio bajo. 6 Elegir una alternativa La 4 alternativa es sin duda la mejor para nuestro bazar. 7 Implementar la alternativa. Se realiz la compra de la impresora HP. Y se instal en el bazar sin ningn problema. 8 Evaluar la eficacia de decisin. Comparando con los resultados mostrados por la antigua impresora, nos damos cuenta que efectivamente la nueva impresora ahorra ms recursos (tinta, dinero, tiempo) y adems las impresiones son de excelente calidad.

Planeacin
Objetivo.- ayudar a crecer a la empresa y crear una nueva forma de ventas de productos.

Plan estratgico.
Actividades Cronogramas ao
Publicidad 2012

Encargado
Administradora

Presupuesto
$600

Resultado
Dar a conocer el negocio y abarcar ms mercado. Incrementar el volumen de ventas.

Sistema de ventas web

2012 - 2013

Administrador, Analista de Sistema

$2000

Plan tctico.
Publicidad (enero-mayo-octubre) Actividades
Elaboracin de las volantes.

Cronogramas meses
Primera y segunda semana del mes.

Encargado
Hijo

Presupuesto
$ 50

Resultado
Impresin de las volantes.

Bsqueda y contratacin de personal para volantes.

Tercera y cuarta Administradora semana del mes.

$ 10

Encontrar empleados encargados de repartir las volantes.

Plan tctico. Publicidad Actividades

Creacin de cuentas de Facebook y twitter. Colgar informacin de los productos.

Cronogramas
8 de enero

Encargado
Hijo

Presupuesto
$0

Resultado
Pginas de informacin del negocio. Actualizar productos, ofrecer ofertas.

Cada 15 das, o Administradora, cuando sea hijo necesario.

$0

Organizacin
Organigrama
Administradora

Empleado Control

Control
Control Preventivo
La Sra. Esther ha creado una poltica en el bazar BV Novedades, la cual consiste de que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, ser autorizado por ella, es decir, ni al hijo ni a los empleados se le permite que altere algn precio. Con esto se puede observar que la Sra. Esther lleva un control en su Bazar a travs de las polticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mayor funcionamiento del mismo.

Control Concurrente
Con respecto al proyecto de Sistemas de Ventas se le pedir un reporte detallado mensualmente de los avances del sistema para supervisar el trabajo del analista. Con respecto a la reparticin de volantes se le har a los empleados un pequeo seguimiento un da sorpresa para vigilar su trabajo, adems de que debern reportar su trabajo por lo menos verbalmente.

Direccin
La comunicacin
Esta se da en el negocio todos tienen carta blanca para transmite ideas e informacin.

Liderazgo
El liderazgo se da por parte de la administradora, es ella quien dirige y motiva a los dems a cumplir con sus metas.

Necesidades.
De autorrealizacin. Demostrar que es una excelente administradora, hacer de su negocio una fuente de trabajo. De seguridad. Es una de las necesidades ms importante en su negocio porque para poder trabajar en paz ella necesita de la seguridad personal que es la que le brinda la familia y seguridad existencial que es brindada por el individualismo.

Motivacin.
Llegar a tiempo al trabajo todos los das para ganar un bono de puntualidad. Levantar autoestima por ejemplo hacer que el empleado entienda Trabaja dignifica ala persona ensea a vencer obstculos, alcanzar metas y ser tiles a otros. Dar un buen trato al empleado.