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Manuel du Secrtariat de lONUSIDA sur la mobilisation de fonds extrabudgtaires

JC1650F (version franaise, mai 2009) Version originale anglaise : JC1650E, fvrier 2009 UNAIDS Secretariat Handbook on Mobilization of Extra-Budgetary Funds Traduction ONUSIDA

Programme commun des Nations Unies sur le VIH/sida (ONUSIDA) 2009. Tous droits de reproduction rservs. Les publications produites par lONUSIDA peuvent tre obtenues auprs de lEquipe Gestion du contenu de lONUSIDA. Les demandes dautorisation de reproduction ou de traduction des publications de lONUSIDA quelles concernent la vente ou une distribution non commerciale doivent tre adresses lEquipe Gestion du contenu ladresse ci-dessous ou par fax, au numro +41 22 791 48 35 ou par courriel : publicationpermissions@unaids.org. Les appellations employes dans cette publication et la prsentation des donnes qui y figurent nimpliquent de la part de lONUSIDA aucune prise de position quant au statut juridique des pays, territoires, villes ou zones, ou de leurs autorits, ni quant au trac de leurs frontires ou limites. La mention de firmes et de produits commerciaux nimplique pas que ces firmes et produits commerciaux sont agrs ou recommands par lONUSIDA, de prfrence dautres. Sauf erreur ou omission, une majuscule initiale indique quil sagit dun nom dpos. LONUSIDA a pris toutes les dispositions voulues pour vrifier les informations contenues dans la prsente publication. Toutefois, le matriel publi est diffus sans aucune garantie, expresse ou implicite. La responsabilit de linterprtation et de lutilisation dudit matriel incombe au lecteur. En aucun cas, lONUSIDA ne saurait tre tenu responsable des prjudices subis du fait de son utilisation.

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Manuel du Secrtariat de lONUSIDA sur la mobilisation de fonds extrabudgtaires

Table des matires


INTRODUCTION 4

CHAPITRE 1 -- Principes pour mobiliser des fonds extrabudgtaires 1.1 Mobiliser des fonds extrabudgtaires 1.1.1 Principes gnraux pour mobiliser des fonds extrabudgtaires 1.1.2 Principes pour canaliser des fonds extrabudgtaires 1.2 Personnel autoris mobiliser des fonds extrabudgtaires CHAPITRE 2 -- Approcher les donateurs 2.1 La communaut des donateurs 2.1.1 Les donateurs bilatraux 2.1.2 Le secteur priv 2.1.3 Les fondations 2.2 Ngociations avec les donateurs 2.2.1 Etablir une stratgie dapproche des donateurs 2.2.2 Plaider pour des financements 2.2.3 Protger le BPTI 2.2.4 Grer les relations avec les donateurs 2.2.5 Approches des donateurs 2.2.6 Adapter la stratgie 2.3 Elaboration de la proposition de financement 2.3.1 Document du programme commun dappui des Nations Unies 2.3.2 Proposition de financement CHAPITRE 3 -- Gestion des contributions 3.1 Modalits pour recevoir les fonds 3.1.1 Recevoir les fonds dans le Fonds fiduciaire de lONUSIDA 3.1.2 Fonds conservs par le PNUD devant tre mis en uvre par le Secrtariat 3.2 Approbations, rles et responsabilits 3.2.1 Processus dautorisation et dapprobation 3.2.2 Rles et responsabilits Personnel mobilisant et grant les fonds Bureau de la mobilisation des ressources (RMO) Groupe consultatif sur les ressources extrabudgtaires Points focaux des EAR chargs des ressources extrabudgtaire Critres pour lexamen des propositions de financement et des accords de donateur

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3.3 Modalits pour avoir accs aux fonds et les grer 3.3.1 Avoir accs aux fonds 3.3.2 Grer les fonds 21 21 22

CHAPITRE 4 -- Comptes-rendus aux donateurs 4.1 Rapports programmatiques 4.2 Rapports financiers 4.3 Format et langue 4.4 Processus de compte-rendu

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Annexe 1 : Annexe 2 :

Exigences spcifiques des donateurs Elments dune bonne proposition de financement

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Annexe 3A : Modle du Secrtariat de lONUSIDA -- Lettre daccord standard entre un (des) donateur(s) et le Secrtariat de lONUSIDA Annexe 3B : Modle du Secrtariat de lONUSIDA -- Lettre daccord standard entre un coparrainant de lONUSIDA ou un autre organisme des Nations Unies et le Secrtariat de lONUSIDA Annexe 3C : Modle du Secrtariat de lONUSIDA Lettre denvoi pour accompagner les lettres daccord amendes Annexe 3D : Modle du Secrtariat de lONUSIDA -- Lettre daccord standard entre le PNUD et le Secrtariat de lONUSIDA lorsque le PNUD conserve des fonds pour le compte du Secrtariat Annexe 4 : Annexe 5 : Annexe 6 : Annexe 7 : Annexe 8 : Annexe 9 : Modalit pour recevoir des fonds -- les pour et les contre Groupe consultatif sur les ressources extrabudgtaires Modalits pour avoir accs aux fonds Modle de compte-rendu du Secrtariat de lONUSIDA Conseils pour amliorer les comptences en matire de rdaction Responsabilits dans le processus de compte-rendu -- Guide tape par tape -

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Encadr : Guide tape par tape lintention des COP GLOSSAIRE QUESTIONS LES PLUS FREQUENTES

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INTRODUCTION
Les fonds extrabudgtaires mis disposition pour financer des activits non couvertes par le Budget-plan de travail intgr (BPTI), notamment au niveau rgional et lchelon des pays, augmentent de manire croissante. Bien que tous les efforts doivent tre faits pour mobiliser des fonds extrabudgtaires afin dlargir et dintensifier la riposte au sida, il est important de les obtenir pour les domaines prioritaires de lONUSIDA tels que dfinis par les Effets directs principaux et les Produits cls du BPTI, et de dterminer correctement quand les ngocier pour tre mis en uvre par les coparrainants et dautres, et quand les conserver pour quils soient utiliss par le Secrtariat conformment sa mission, ses priorits et ses capacits. Il est galement essentiel de sassurer que les efforts du Secrtariat pour obtenir des fonds extrabudgtaires ne dtournement pas les fonds des donateurs du budget de base. Lobjet de ce manuel est dorienter le personnel de lONUSIDA parmi les principaux aspects de lactivit de mobilisation de ressources extrabudgtaires, dexpliquer davantage la politique du Secrtariat et de dcrire les fonctions et les procdures dapprobation ncessaires associes la collecte de fonds extrabudgtaires. Le manuel prsente les principes fondamentaux qui guident les activits de mobilisation de fonds extrabudgtaires du Secrtariat et pose les bases dinitiatives compltes de mobilisation de ressources. Il donne les grandes lignes des principaux points dinteraction des donateurs et dcrit comment le Secrtariat gre ses contributions, y compris les modalits existantes pour recevoir les fonds afin de garantir une mise en uvre efficace. Paralllement, il est ax sur un processus appropri visant garantir la responsabilisation et conserver la confiance des donateurs. Le manuel annule et remplace le document intitul Mobilizing Funds at Country and Regional Level: Principles and Processes qui a t diffus auprs du personnel dans les pays et les rgions en septembre 2006. Le manuel ne traite pas de la question des contributions en nature 1. Tout le long du document lectronique via des liens hypertextes et en annexe, le manuel fournit des notes explicatives, des exemples et des modles pour informer et guider davantage les utilisateurs. Le manuel est sous la responsabilit directe du Bureau de la mobilisation des ressources (RMO) du Secrtariat de lONUSIDA au sein du Dpartement Partenariats et Relations extrieures, et les contenus sont examins et actualiss priodiquement. Prire dadresser vos commentaires ou demandes de renseignements resourcemobilization@unaids.org.

Des orientations sur les contributions en nature sont fournies en page 5 du Manual for Partnerships with the Private Sector.

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CHAPITRE 1 -- Principes pour mobiliser des fonds extrabudgtaires


Laugmentation des financements internationaux allous la riposte mondiale au sida et la plus grande dcentralisation de laide au dveloppement ont eu pour effet que les donateurs se tournent de plus en plus vers le Secrtariat de lONUSIDA tous les niveaux mondial, rgional et national pour quil absorbe des fonds qui dpassent souvent leur contribution au BPTI. Bien que le financement de ce dernier soit la priorit absolue du Secrtariat, il ne faut laisser perdre aucune occasion dobtenir des fonds supplmentaires pour faire progresser la riposte au sida. Ce chapitre donne les grandes lignes des principes qui doivent tre appliqus lorsque lon cherche mobiliser ces ressources supplmentaires ou extrabudgtaires. Outre les principes gnraux qui sappliquent toutes les initiatives de mobilisation des ressources, le chapitre dcrit ceux qui sappliquent au rle essentiel de ngociateur du Secrtariat pour le compte du Programme de lONUSIDA et de la riposte en gnral, et les principes qui rgissent les cas dans lesquels le Secrtariat peut accepter des fonds pour la mise en uvre de ses propres activits conformment sa mission, ses priorits et ses capacits. Bien que le Secrtariat ait t cr en tant que coordonnateur et ngociateur pour lONUSIDA, au fil du temps et en rponse lvolution des ralits, des cas ont t recenss dans lesquels le Secrtariat est bien plac pour raliser des activits spcifiques qui sont conformes la politique du Programme et au mcanisme de rpartition des tches convenu avec les coparrainants.

1.1 Mobiliser des fonds extrabudgtaires


1.1.1 Principes gnraux pour mobiliser des fonds extrabudgtaires
Les contributions doivent soutenir des domaines dans lesquels lONUSIDA dispose dun avantage comparatif ou qui entrent dans ses responsabilits convenues telles que dfinies dans le Cadre stratgique 2007-20112 pour le soutien de lONUSIDA aux efforts des pays (organisations nationales/internationales, socit civile) en vue de la ralisation de laccs universel et attribues conformment au mcanisme ONUSIDA de rpartition des tches3. A lchelon des pays, lorsque lon reoit des ressources extrabudgtaires, les fonds doivent dabord tre allous pour couvrir les besoins ncessaires au fonctionnement de base du Secrtariat, avant dtre utiliss pour entreprendre des travaux programmatiques de fond. Les contributions ne doivent pas dtourner les financements initialement destins soutenir le BPTI. Il faut garantir la capacit honorer efficacement tous les aspects de laccord avec le donateur sans perturber la mise en uvre des responsabilits centrales de bureau et/ou les activits au titre des plans de travail approuvs.

1.1.2 Principes pour canaliser des fonds extrabudgtaires


Les contributions sont ngocies par le Secrtariat : pour le compte des Equipes conjointes des Nations Unies sur le sida pour les Programmes communs dappui des Nations Unies sur le sida et pour la composante de lutte contre le sida de linitiative Unis dans laction dans les pays o la rforme des Nations Unies est en cours
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http://data.unaids.org/pub/InformationNote/2008/20081031_strategicframework_final_fr.pdf http://data.unaids.org/Publications%5CIRC-pub07%5CJC1164-TechnSuppDivLabour_fr.pdf

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pour appuyer des activits au niveau mondial et sur le plan rgional qui entrent dans le domaine de comptence lgitime dun coparrainant unique (selon le mcanisme ONUSIDA de rpartition des tches en matire dappui technique) pour lesquelles des ngociations sont engages directement entre le coparrainant concern et le donateur. Les contributions sont acceptes par le Secrtariat : par pragmatisme lorsquun donateur cherche rationaliser sa contribution lONUSIDA destine couvrir plusieurs domaines thmatiques en canalisant les fonds par lintermdiaire du Secrtariat qui les rpartira ultrieurement entre les coparrainants, ou lorsque plusieurs donateurs souhaitent contribuer soutenir un domaine spcifique en canalisant leurs fonds par lintermdiaire du Secrtariat lorsquil est lorganisme responsable des activits financer en vertu du mcanisme ONUSIDA de rpartition des tches en matire dappui technique pour couvrir (i) les besoins en ressources recenss (et/ou de personnel pour les domaines prioritaires) dans les plans de travail mondiaux, rgionaux et nationaux approuv 4 , ou (ii) le dveloppement des activits approuves, et pour financer des priorits mergentes non prvues initialement dans le BPTI ou des domaines prioritaires de lONUSIDA dans lesquels aucun coparrainant nintervient.

1.2 Personnel autoris mobiliser des fonds extrabudgtaires


Toutes les activits de mobilisation de ressources doivent tre entreprises ds le dbut en coordination avec le RMO qui est le principal point focal avec les donateurs et essentiellement responsable de ce domaine dactivit (voir galement la Section 3.2.2 pour plus dinformations sur les responsabilits de ce Bureau). Outre le Bureau de la mobilisation des ressources, tous les personnels peuvent sengager dans des oprations de mobilisation de fonds extrabudgtaires sous rserve quils aient t autoriss le faire en vertu du mandat rgissant leur fonction ou par leur directeur (COP, EAR, Dpartements Genve). A lchelon des pays, le rle des COP en matire de mobilisation des ressources est en outre guid par les principes de linitiative Unis dans laction . Le processus dautorisation dcrit dans le Chapitre 3 du manuel varie en fonction des niveaux de financement. Les membres du personnel qui sengagent dans des oprations de mobilisation de ressources extrabudgtaires sont tenus de respecter les principes susmentionns et sont responsables du respect du processus rglementaire lorsquils entreprennent des initiatives de collecte de fonds.

Dans le contexte du BPTI, le plan de travail lchelon du pays du Secrtariat de lONUSIDA est tir du plan de travail annuel des programmes communs dappui sur le sida, ou lorsque ceux-ci nont pas encore t labors, des plans de travail annuels des quipes conjointes.

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CHAPITRE 2 -- Approcher les donateurs LONUSIDA est une entit finance par des contributions volontaires. Dans la mesure o les donateurs sont sollicits par un grand nombre de demandeurs concurrents qui collectent des fonds pour riposter au sida, obtenir et conserver le respect de la communaut des donateurs vis--vis de lONUSIDA est une mission essentielle pour le personnel du Secrtariat charg de mobiliser des ressources. Bien que les efforts de collecte de fonds dans les pays et les rgions considrs individuellement puissent sembler loigns de la mission plus large de mobilisation des ressources du Secrtariat, les donateurs sont essentiellement les mmes que ceux qui financent le budget de base. Le respect des principes convenus permettra dviter de crer des confusions quant la finalit des efforts de mobilisation de ressources de lONUSIDA, ce qui prviendra ainsi le risque de rpercussions prjudiciables sur nos relations avec les donateurs, cest--dire des rductions du financement du BPTI et/ou dautres contributions. La collaboration avec les donateurs ncessite aussi souvent plus de capacits de gestion que prvu et peut peser lourdement sur lactivit dun bureau, que ce soit lchelon dun pays, sur le plan rgional ou au niveau mondial. Cela peut avoir un impact ngatif sur le fonctionnement normal du bureau et sur la mise en uvre des plans de travail tablis. Il est donc important dvaluer attentivement la capacit du bureau et dadapter les initiatives de mobilisation de ressources en consquence, en gardant lesprit que ce qui est en jeu, cest la responsabilit du Programme commun considr dans son ensemble. Comme bon nombre de coparrainants sengagent aussi activement dans des oprations de mobilisation de ressources lchelon des pays et au niveau rgional, il est important que le Secrtariat respecte les principes de mobilisation des ressources prsents dans le Chapitre 1 du prsent manuel, quil respecte le mcanisme ONUSIDA de rpartition des tches en matire dappui technique approuv au niveau mondial et quil travaille en troite collaboration avec les partenaires des Nations Unies afin dviter la confusion et les tensions au sein des Equipes conjointes des Nations Unies sur le sida. Ce chapitre fournit des orientations sur la manire de faire pour connatre et approcher les donateurs de sorte garantir des relations optimales que le Secrtariat et lONUSIDA considr globalement ont pour objectif de dvelopper et de maintenir avec la communaut des donateurs.

2.1 La communaut des donateurs


Pour tre efficace en matire de mobilisation de ressources, que ce soit au niveau dun pays, dune rgion ou dun sige, il est important de bien connatre la communaut des donateurs et les donateurs individuels qui sont actifs dans les domaines thmatiques et/ou gographiques prioritaires de lONUSIDA. Cela ncessite une simple analyse de march et un recensement des donateurs prsents dans le pays, y compris un examen de leurs stratgies de dveloppement international et leurs domaines privilgis en gnral, de leurs politiques internationales en matire de lutte contre le sida et leurs priorits en particulier, de leurs niveaux daide officielle au dveloppement, des dates de leur exercice fiscal, des cooprations prcdentes avec le Secrtariat et/ou les coparrainants de lONUSIDA, des financements disponibles lchelon local ainsi quune connaissance des coordonnes des donateurs et des dcideurs des entits donatrices. Le RMO actualise rgulirement et conserve des informations sur les donateurs de lONUSIDA et leurs politiques de dveloppement, et peut servir de point de rfrence initial. Ces informations doivent tre compltes par une recherche au niveau local sur les budgets disponibles des donateurs, le(s) centre(s) dintrt des donateurs dans un pays ou une rgion et les interlocuteurs cls lchelon local. Il est important de noter que dans de nombreuses ambassades, le personnel na pas ncessairement connaissance de toute ltendue des relations entre leur capitale et lONUSIDA ; ces informations sont essentielles pour le processus de ngociation et dlaboration daccords, et doivent tre obtenues par le personnel du Secrtariat auprs du RMO ou des responsables de lambassade qui peuvent souhaiter consulter leur capitale.

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Des indications supplmentaires peuvent tre obtenues par le biais de recherches sur les engagements en cours dun donateur spcifique avec un ou plusieurs coparrainant(s) ou autre(s) partenaire(s). Les informations compiles via les changes rguliers avec le RMO et les discussions avec les donateurs aideront constituer un historique organisationnel, permettront danalyser des tendances et garantiront la continuit des relations densemble avec le donateur. Dans le contexte de lONUSIDA, les donateurs peuvent tre des agences daide bilatrales (souvent reprsentes au niveau de lambassade), des fondations, des entits du secteur priv, dautres acteurs multilatraux, y compris les coparrainants de lONUSIDA ou dautres institutions qui souhaitent contribuer aux travaux du Programme commun et la riposte mondiale.

2.1.1 Les donateurs bilatraux


Afin de mieux comprendre les fondements de laction des donateurs dans les pays, il convient de se procurer et dtudier leur documentation sur la politique daide concernant la rgion et/ou le pays. Comme prcdemment indiqu, les informations peuvent tre obtenues auprs du RMO ou via le site Internet du donateur concern, alors que des dtails plus spcifiques et plus pertinents peuvent tre obtenus auprs de ses reprsentants locaux. Il est impratif dtre bien inform sur les profils et les politiques des donateurs locaux ou rgionaux si lon souhaite russir des ngociations avec eux. Certains donateurs tels que les CDC, la Communaut europenne, le Japon et le Royaume-Uni, par exemple, ont des critres et des procdures trs spcifiques rgissant les demandes de fonds (voir Annexe 1). Le RMO est aussi l afin de fournir un appui technique et financier pour recenser les financements des donateurs dans les pays/rgions ainsi que pour laborer des stratgies et/ou des propositions de collecte de fonds. Une bonne entente politique rendra le travail avec les donateurs plus stratgique et efficace. Il est galement important de se rappeler que les politiques des donateurs traduisent une orientation politique significative et il faut donc tre bien conscient des ordres du jour politiques des donateurs pour un pays donn. En tant que coordonnateur pour de nombreux organismes des Nations Unies, le Secrtariat de lONUSIDA doit rester neutre dans les discussions politiques et sopposer aux pressions de la part dun donateur lorsque les activits proposes ne sont pas conformes la politique de lONUSIDA.

2.1.2 Le secteur priv


Le secteur priv (qui inclut les entreprises individuelles et les coalitions dentreprises) peut tre un authentique partenaire de dveloppement en ce qui concerne les questions de renforcement des capacits, de transfert de technologie et de financement du dveloppement. Cest galement un point dentre pour atteindre la population adulte parmi laquelle le VIH se concentre. Le lieu de travail est lun des milieux les plus importants et les plus efficaces pour lutter contre lpidmie. En fonction des contextes dans chaque pays ou rgion, il est essentiel de faire participer lOIT5 des initiatives avec le secteur priv qui portent sur des programmes sur le lieu de travail. Le Secrtariat de lONUSIDA a labor un manuel interne intitul Manual for Partnerships with the Private Sector6 pour fournir au personnel de lONUSIDA, notamment aux partenariats administrateurs/conseillers, des orientations pratiques pour adapter les initiatives du secteur priv dans la riposte lpidmie. Le manuel cherche rendre le personnel dynamique pour initier, dvelopper et valuer des partenariats avec le secteur priv. Bien quil sappuie largement sur les politiques tablies par diffrents coparrainants de lONUSIDA, il sadapte la mission et aux initiatives densemble du Programme commun, comme recommand par les Directives sur la coopration entre lOrganisation des Nations Unies et les entreprises de juillet 2000.

Daprs le mcanisme de rpartition des tches des Nations Unies, lOIT est lorganisme de lONU charg des programmes et des politiques de lutte contre le VIH sur le lieu de travail. En 2000, il a cr le Programme sur le VIH/sida et le monde du travail (ILO/AIDS). https://intranet.unaids.org/docserver/Resources/20080204_MAN_UNAIDS%20Manual%20on%20Partnerships%20 with%20the%20Private%20Sector.pdf
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Lorsque lONUSIDA mobilise des fonds auprs du secteur priv pour le compte des Equipes conjointes et des programmes communs des Nations Unies sur le sida, et pour son plan de travail annuel, il est important de noter que les missions de certains partenaires sont susceptibles dexclure quils acceptent des fonds venant de certains acteurs du secteur priv. Il est recommand de consulter les coparrainants concerns avant de lancer des oprations de mobilisation de ressources pour savoir sils sont assujettis des restrictions.

2.1.3 Les fondations


La collaboration avec dimportantes fondations, telles que la Fondation Bill et Melinda Gates, la Fondation Ford et dautres est encourage et certains bureaux ont dj mis en place des partenariats efficaces. Bien que cela largisse potentiellement le champ de la coordination entre les parties intresses, il est essentiel didentifier clairement les objectifs et les intrts des fondations. LONUSIDA peut parfois savrer plus efficace en se concentrant sur le domaine sur lequel ces fondations ciblent leurs subventions et en essayant davoir une influence ce niveau plutt quen mettant en uvre les activits finances par les fondations. Cela aide aussi sassurer que les projets sont bien aligns sur les priorits nationales et quils travaillent lappui des plans et cadres stratgiques nationaux. Il est important de noter que les fondations nont pas les mmes obligations de rendre des comptes aux gouvernements et aux groupes constitutifs que les Nations Unies et les donateurs bilatraux, et quil peut tre relativement difficile pour lONUSIDA de les aider aligner leur appui sur les priorits et plans nationaux. Lavantage de cette situation est que les fondations parlent dune voix indpendante et sont prtes se concentrer sur des domaines et soutenir des actions dans des domaines que dautres donateurs sont moins dsireux de financer comme, par exemple, les initiatives ciblant les hommes ayant des rapports sexuels avec des hommes dans certains pays. Le dpartement Partenariats avec le secteur priv peut galement fournir des conseils sur les questions dengagement avec des institutions du secteur priv. Dans le cas de ngociations concrtes avec une entreprise prive ou une fondation concernant une ventuelle contribution financire, celles-ci doivent tre coordonnes avec le RMO.

2.2 Ngociations avec les donateurs


2.2.1 Etablir une stratgie dapproche des donateurs
Une fois que la communaut des donateurs a t analyse et identifie gographiquement, il doit tre possible dtablir une stratgie dapproche des donateurs. Une premire tape consiste tablir une priorit parmi les donateurs cibler et la liste de points vrifier suivante peut aider cet gard : Le donateur a-t-il prcdemment financ des activits de lONUSIDA ? Le donateur a-t-il des fonds disponibles pour soutenir des activits de riposte au sida au niveau local/central ? La lutte contre le VIH est-elle une priorit de la politique daide du donateur ? Le pays, la rgion ou un thme particulier est-il une priorit pour le donateur ? Est-ce le bon moment pour approcher le donateur (le donateur est-il soumis des restrictions relatives aux dates de son exercice fiscal ou dordre budgtaire ?) ? Lun des principes tablis de lactivit de collecte de fonds est quen ce qui concerne la rentabilit de linvestissement, il est beaucoup plus facile de solliciter des donateurs existants que dtablir de nouvelles relations. Plus prcisment, cela signifie quil est plus facile de demander un donateur dj engag dapporter des fonds supplmentaires que dapprocher un donateur qui ne connat rien de lONUSIDA.

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En outre, les cots de transaction pour ngocier des accords et des dispositifs de compte-rendu sont infrieurs pour les donateurs tablis avec lesquels de tels instruments ont dj t dvelopps. Il est donc conseill de rflchir pour savoir si les efforts engags pour approcher un donateur totalement nouveau valent la peine, en particulier si le bureau a des capacits limites pour entretenir des relations rgulires avec ce donateur. De plus, dans des rgions qui bnficient de la prsence de donateurs importants et engags, il est particulirement intressant de cultiver une relation privilgie avec eux et dinvestir sur la prennisation de celle-ci. Dans tous les cas, travailler avec un donateur requiert du temps et des ressources pour dvelopper et maintenir la relation.

2.2.2 Plaider pour des financements


Lorsque lon approche de nouveaux donateurs, il est essentiel davoir une ide claire des messages faire passer, notamment une explication du rle et de la mission de lONUSIDA, de la manire de fonctionner du Programme commun et de ses partenaires, et de ce que sont ses avantages comparatifs. En plus dune proposition de financement spcifique (voir la Section 2.3), il est toujours utile davoir une documentation gnrale offrir au donateur (ex : un document de prsentation de lONUSIDA tel que la brochure intitule Unir le monde contre le sida). Afin de plaider pour des financements, il est important de convaincre le donateur des avantages qui seront gnrs grce son argent. En gnral, lactivit de collecte de fonds sensibilise les donateurs et leur propose un choix afin dapporter des fonds pour soutenir les travaux de lONUSIDA. Il faut tre prpar dfinir limpact du Programme commun au niveau mondial et sur le plan local, donner les grandes lignes des ralisations et trouver un point dentre capable de susciter lintrt du donateur. Si un donateur est intress par la rforme des Nations Unies, par exemple, on peut lui expliquer en quoi les Equipes conjointes des Nations Unies sur le sida sont considres comme un exemple pour une riposte coordonne de lONU lchelon des pays et comme une composante de la rforme des Nations Unies en action. Les lments pour plaider en faveur des financements incluent : dcrire les besoins spcifiques de lONUSIDA, proposer une solution et expliquer avec prcision comment le donateur peut aider. Ces arguments doivent toujours tre brefs et concis.

2.2.3 Protger le BPTI


Lun des principes gnraux de la mobilisation de ressources extrabudgtaires est que les contributions ne doivent pas tre faites au dtriment du financement du BPTI. Les risques que cela se produise sont moins probables lchelon du pays ou de la rgion que lorsque les ressources extrabudgtaires sont mobilises au niveau mondial dans la mesure o les fonds des donateurs disponibles lchelon du pays sont souvent distincts de ses fonds au niveau mondial. Cela tant, il est essentiel dans tous les cas lchelon du pays, sur le plan rgional et au niveau mondial de clarifier directement avec le donateur et par lintermdiaire du RMO la question de savoir si la fourniture de fonds extrabudgtaires un pays se traduira par une diminution de la contribution du donateur au niveau du financement de base du BPTI.

2.2.4 Grer les relations avec les donateurs


Que le Programme commun approche ou soit approch par des donateurs, il doit construire de telles relations dans une perspective de long terme. Lobjectif est dobtenir un engagement sur la dure du donateur, bas sur la confiance et la crdibilit. Cela signifie grer et favoriser efficacement le dveloppement des relations. En utilisant des lignes de communication ouvertes, des contacts sociaux formels et informels, il est possible dtablir des relations durables susceptibles dtre profitables non seulement pour le travail lchelon du pays mais aussi dans la collaboration mondiale et rgionale. Dans ce contexte, il est intressant de noter que tous les donateurs obtiennent des informations sur les activits et les rsultats des

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Nations Unies par lintermdiaire de leur ambassade lchelon du pays et de certains rseaux de donateurs, tels que le Rseau dvaluation du rendement des organisations multilatrales (MOPAN)7, qui effectuent des valuations communes des ralisations lchelon des pays de diffrents organismes des Nations Unies. Les rsultats sont communiqus aux capitales et peuvent influencer le financement du BPTI et le financement global de lONUSIDA. Dvelopper des relations avec les donateurs prend du temps et il faut en tenir compte dans les plans de travail du personnel et des bureaux. Une communication rgulire est lune des conditions pralables lobtention de la confiance et de lengagement dun donateur. On peut utiliser des circuits formels et informels pour avoir des relations dinfluence mutuelle avec un donateur et entamer le dialogue avec lui. Envoyer au donateur des publications appropries, linviter visiter des projets financs par lONUSIDA/un coparrainant, linformer sur une question dintrt spcifique, le tenir au courant de lutilisation de sa contribution ou le mettre en contact avec des reprsentants des coparrainants, du Coordonnateur rsident des Nations Unies et/ou du Programme national de lutte contre le sida sont des exemples de ce que lon peut faire pour nourrir une relation. Un contact et un suivi rguliers via la fourniture de mises jour sur les progrs et les difficults sont essentiels pour que les donateurs se sentent parties prenantes dune cause commune et pour permettre de montrer que lONUSIDA est sensible leur engagement vis--vis de son action. Dans les pays bnficiant du soutien de nombreux donateurs et/ou dans lesquels la prvalence est leve, il peut savrer plus efficace dinviter rgulirement les donateurs des runions dinformation sur lpidmie et/ou des confrences thmatiques spciales pendant lesquelles les coparrainants, les partenaires de la socit civile ou les reprsentants des autorits nationales de lutte contre le sida prsentent leurs travaux dans un domaine spcifique. Si les Nations Unies soutiennent les activits dautorits locales dans une rgion ou une province donne, il peut tre conseill dinviter les donateurs pour rencontrer leurs reprsentants loccasion de la prochaine visite planifie dans cette zone ou rgion. La prsence du Coordonnateur rsident des Nations Unies lors de tels vnements aide souligner limportance que lONU accorde la riposte au sida. Ces vnements aideront non seulement lONUSIDA et ses partenaires prsenter leurs travaux dans un pays, mais renforceront aussi la sensibilisation et les connaissances globales des donateurs concernant le sida dans ce pays et la manire dont les Nations Unies et lONUSIDA en particulier y travaillent. Les bons rsultats seront communiqus aux capitales et cela facilitera les efforts densemble de collecte de fonds de lONUSIDA.

2.2.5 Approches des donateurs


Les donateurs sont susceptibles dapprocher lONUSIDA et de proposer des fonds pour des domaines spcifiques du programme commun sur le sida. Cette solution est acceptable dans la mesure o les ngociations pour obtenir des fonds ont t dment reconnues comme conformes au processus tabli par le Secrtariat. Il faut viter de mobiliser des fonds pour des activits qui nentrent pas dans les domaines cibls par lONUSIDA/les coparrainants ou qui sont collects pour des projets de faible envergure, non planifis et/ou des vnements exceptionnels qui auront peu ou nauront pas dimpact sur lpidmie de sida ; en outre, les membres du personnel doivent rsister aux pressions auxquelles les donateurs les soumettent pour quils acceptent de financer de tels projets. Dans ce cas, il convient de sefforcer de rorienter lintrt des donateurs en les informant sur les plans de travail existants, y compris les programmes communs dappui, et de chercher ngocier des financements lappui de ces programmes plutt que de se lancer dans des oprations qui pourraient conduire lONUSIDA mettre en uvre des activits qui nentrent pas dans le cadre de sa mission ou pour lesquelles il ne dispose pas dun avantage comparatif. Il est recommand de chercher conseil auprs du RMO lorsque cela est ncessaire. Au cours des dernires annes, on a relev des cas dans lesquels le Secrtariat avait accept des fonds pour des activits pour
7 Ce rseau est compos de donateurs importants, notamment lAutriche, le Canada, le Danemark, la Finlande, les Pays-Bas, la Norvge, la Sude, la Suisse et le Royaume-Uni. LIrlande est considre comme un pays observateur.

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ONUSIDA

lesquelles labsence de capacits les mettre en uvre stait traduite par des dceptions et des frustrations. Cela a eu un impact prjudiciable significatif sur les relations globales de lONUSIDA avec ces donateurs. Il est important dinsister sur la mission et le rle de coordination de lONUSIDA de sorte que les donateurs aient pleinement conscience de ses domaines dintervention. Si les donateurs souhaitent toujours sintresser un domaine dactivit spcifique qui entre dans la mission dun coparrainant, le Secrtariat de lONUSIDA doit soit aiguiller le donateur vers ledit coparrainant soit ngocier les financements qui seront canaliss par son intermdiaire pour tre mis en uvre par le coparrainant. Afin de trouver le meilleur arrangement financier et administratif pour acheminer les fonds, il est conseill de ngocier la fois avec le donateur et le coparrainant. Le Chapitre 3 du prsent manuel fournit des dtails sur les diffrentes modalits dacheminement des fonds. Si un donateur prfre toujours ngocier bilatralement avec le Secrtariat de lONUSIDA sans financer directement le Programme commun, il doit tre incit couvrir des insuffisances de financement recenses dans les plans de travail annuels de pays avaliss du Secrtariat sur la base dune proposition de financement spcifique. A loccasion, les donateurs peuvent aussi demander au Secrtariat de servir, en dehors de la procdure du GNUD (voir Section 3.1.2), de canal pour acheminer des fonds allous un bnficiaire/projet spcifique. Dans ce cas, il faut encourager les donateurs apporter directement les fonds un partenaire de mise en uvre appropri, le Secrtariat faisant alors fonction de ngociateur.

2.2.6 Adapter la stratgie


Le personnel du Secrtariat qui soccupe de mobiliser des ressources doit valuer ses stratgies dapproche des donateurs lissue dun dlai fix. Par exemple, la communaut des donateurs volue, de nouveaux acteurs travaillant lutter contre le VIH apparaissent, les partenariats se modifient et il est aussi possible que les points focaux changent. Ces volutions sont susceptibles davoir un impact sur les relations existantes avec les donateurs. Cela vaut la peine de consacrer du temps discuter des relations individuelles avec les donateurs et dy rflchir pour adapter en consquence les stratgies dapproche. Il est important dvaluer les ralisations par rapport aux objectifs initiaux. Y a-t-il eu des difficults relationnelles avec un donateur ? Le Secrtariat de lONUSIDA a-t-il t dcrit comme un organe responsable et crdible ? Y a-t-il des donateurs auxquels il faut accorder plus dattention et peut-tre dautres auxquels on peut en attacher moins (lentretien des relations occupe trop de temps) ?

2.3 Elaboration de la proposition de financement


Avant dengager des ngociations formelles avec les donateurs, il est essentiel davoir un descriptif concis et bien formul des activits proposes dtaillant les objectifs globaux, les stratgies, limpact vis, la dure, le cot et les raisons pour lesquelles lONUSIDA (Secrtariat et/ou coparrainants) est le mieux plac pour mener bien le projet. Il est galement important davoir une ide prcise des attentes du donateur pour viter de devoir amender la proposition un stade ultrieur. Une fois que le donateur exprime son intrt daller plus loin, il convient de fournir une proposition approfondie.

2.3.1 Document du programme commun dappui des Nations Unies


A lchelon du pays, le Document du programme commun dappui des Nations Unies constitue un substitut appropri la fois au descriptif et la proposition complte de financement, et doit servir de document de base pour mobiliser et allouer les ressources pour les activits de chaque organisme ou les programmes communs qui incluent la participation de deux ou plusieurs organismes. Dans certains cas, un rsum dorientation du programme commun dappui peut tre intgr des fins de communication externe. Le Document du programme commun dappui des Nations Unies est un document idal fournir aux donateurs dans la mesure o il dcrit lensemble de lappui des Nations Unies la riposte nationale au sida, y compris les processus, les produits et les ressources que lEquipe conjointe des Nations Unies sur le sida mettra en uvre. Il explique la mission de chaque coparrainant pris individuellement, ainsi que les rles des autres acteurs impliqus et comment chaque organisme travaille pour atteindre les objectifs du Programme commun par le biais de ses plans daction respectifs lchelon
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Manuel du Secrtariat de lONUSIDA sur la mobilisation de fonds extrabudgtaires

des pays. Il aide aussi les donateurs engager leurs fonds en direction de leffort commun plutt qu lappui de propositions individuelles de financement. Alors que les progrs de la rforme de lONU conduisent llaboration dun plus grand nombre de programmes communs dappui des Nations Unies sur le sida, les initiatives de mobilisation des ressources doivent uniquement tre orientes vers la couverture des insuffisances de financement des activits desdits programmes et, lorsque ceux-ci ne sont pas encore labors, des activits des plans de travail annuels des Equipes conjointes. Certaines Equipes conjointes des Nations Unies sur le sida ont dj achev la prparation de programmes communs dappui des Nations Unies et lon peut obtenir des exemples et des orientations complmentaires dans ce domaine sur le site Internet de lONUSIDA8. Les coparrainants mobilisent des fonds pour leurs domaines techniques au sein du programme commun dappui des Nations Unies. Il est cependant essentiel que les organismes qui collectent des fonds informent lEquipe conjointe des Nations Unies sur le sida de leurs activits de mobilisation de ressources. Le plan de travail annuel du cadre du programme commun dappui des Nations Unies est un document dynamique qui tient compte des activits nouvelles et/ou non planifies. LEquipe conjointe des Nations Unies sur le sida a besoin de formuler et de mettre en uvre une stratgie pour traiter ces priorits.

2.3.2 Proposition de financement


Sauf dans le cas o le donateur dispose dun modle spcifique de proposition, la proposition de financement laborer doit tre stratgique et succincte afin de susciter lintrt des donateurs et de leur permettre dapprcier limpact de ce qui est propos sans se perdre dans des pages et des pages dinformations. Au minimum, la proposition de financement doit inclure un nombre dlments cls du projet concern ; il est aussi possible dinclure des informations plus gnrales pour souligner, par exemple, une ralisation importante, un projet spcifique ou informer autrement le donateur sur lONUSIDA en gnral. LAnnexe 2 dcrit la structure recommande pour ce document et fournit dautres orientations pour garantir llaboration dune proposition de bonne qualit.

http://www.unaids.org/fr/CountryResponses/MakingTheMoneyWork/jointUNteams.asp

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ONUSIDA

CHAPITRE 3 -- Gestion des contributions Le Programme de lONUSIDA est une structure unique cre dans lesprit de la rforme des Nations Unies pour garantir une certaine cohrence tout en maintenant les cots administratifs au plus bas. Afin de se conformer aux modalits financires et de choisir les moyens les plus efficaces pour canaliser les fonds extrabudgtaires, il est important de comprendre que lONUSIDA a t cr comme un programme et pas comme un organisme ou un fonds indpendant. Ainsi, le Programme de lONUSIDA (y compris son Secrtariat au sige, les Equipes dappui aux rgions et les Bureaux de pays) na pas didentit juridique propre ou de service de trsorerie. Il sappuie sur les personnalits juridiques et les structures administratives et financires de ses coparrainants pour mettre en uvre ses activits, y compris le recrutement de personnel, lachat de biens et de services, et les questions fiduciaires et financires. La rsolution 1994/24 9 de lECOSOC et le Mmorandum dAccord conclu entre les coparrainants attribuent spcifiquement la responsabilit de ladministration lappui du Programme lOrganisation mondiale de la Sant. Le Mmorandum dAccord attribue aussi au PNUD (par le biais du systme du Coordonnateur rsident) le rle implicite de fournir un appui lONUSIDA lchelon des pays dans la mesure o le Secrtariat nest pas un organisme excutif ; il sappuie sur les structures administratives et financires du PNUD pour laider mener bien ses activits. Les accords de service conclus entre le Secrtariat, lOMS et le PNUD 10 documentent les accords spcifiques de travail et sont examins priodiquement. Ce chapitre prsente les modalits et les options permettant de recevoir les fonds et d'y avoir accs et les processus dapprobation concerns.

3.1 Modalits pour recevoir les fonds


Les fonds destins aux activits devant tre mises en uvre par le Secrtariat peuvent tre directement reus dans le Fonds fiduciaire de lONUSIDA11 soit par le biais dun accord bilatral/daccords bilatraux avec un/plusieurs donateur(s), soit par le biais des procdures et accords du Groupe des Nations Unies pour le Dveloppement (GNUD). Concernant les activits mettre en uvre lchelon local, il est aussi possible que le PNUD (ou un autre coparrainant) conserve les fonds pour le compte du Secrtariat si lon considre que cette procdure est plus efficace que de les canaliser par lintermdiaire du Fonds fiduciaire de lONUSIDA. Dans ce cas, les fonds seront comptabiliss en recettes par le PNUD et napparatront pas dans les tats financiers de lONUSIDA. Cependant, des procdures normales dautorisation sappliquent (voir Section 3.2.1). Les trois options pour recevoir des fonds sont dcrites ci-aprs. Des modles daccord correspondants sont fournis dans lAnnexe 3 et les pour et les contre de chaque option sont dcrits dans lAnnexe 4.

3.1.1 Recevoir des fonds dans le Fonds fiduciaire de lONUSIDA


(I) Les fonds peuvent tre reus directement dans le Fonds fiduciaire de lONUSIDA Genve (compte bancaire OMS) par le biais dun mcanisme contractuel entre le Secrtariat de lONUSIDA et un ou plusieurs donateur(s).

http://data.unaids.org/pub/ExternalDocument/1994/ecosoc_resolutions_establishing_unaids_en.pdf https://intranet.unaids.org/files/u7/ArrangementsBetweenUNAIDSandUNDP.pdf 11 Le Fonds fiduciaire de lONUSIDA est intgr dans le systme financier de lOMS et sert canaliser les fonds du BPTI et dautres fonds destins au Programme de lONUSIDA.
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Manuel du Secrtariat de lONUSIDA sur la mobilisation de fonds extrabudgtaires

Procdure : Dans le cadre de ce mcanisme, un accord est tabli sur la base dune proposition de financement convenue entre le Secrtariat de lONUSIDA et un donateur ou le Secrtariat de lONUSIDA et plusieurs donateurs lorsque ceux-ci sont plus dun souhaiter apporter leur contribution un mme projet. Dans ce cas, les donateurs incluent les coparrainants et les autres organismes des Nations Unies. Aprs signature de laccord et conformment aux programmes de dcaissement convenus, le donateur vire des fonds dans le Fonds fiduciaire de lONUSIDA. Bien que certains donateurs bilatraux soient susceptibles de proposer/de prfrer leur propre modle daccord, il existe certaines dispositions en vertu des Rglementations et Rgles financires de lOMS/ONUSIDA qui ne peuvent pas tre modifies. Afin de sassurer que celles-ci sont respectes, il est conseill en premier de proposer le modle daccord de donateur du Secrtariat de lONUSIDA (Annexe 3A) sauf si la modalit est rgie par dautres instruments tablis, tels que les mcanismes du GNUD. Dans le cas o le donateur prfrerait utiliser son propre modle, alors les dispositions de lOMS/ONUSIDA devront tre approuves par le donateur et intgres. La clause de vrification est la disposition la plus importante et il faut, le cas chant, expliquer aux donateurs que les ressources financires de lONUSIDA sont mises en uvre par le biais des coparrainants (principalement lOMS et le PNUD) et sont de ce fait assujetties leurs mcanismes de vrification internes et externes, et que des rapports daudit sont priodiquement fournis leur organe directeur respectif. Lorsque des accords cadres existent entre le Secrtariat et certains donateurs, une formulation spcifique est ncessaire pour les accords ultrieurs avec le donateur concern et lon peut trouver des informations appropries concernant cette question auprs du RMO. Les dispositions des accords entre le Secrtariat de lONUSIDA et les coparrainants ou dautres organismes des Nations Unies diffrent de celles des accords conclus avec des donateurs bilatraux ; le modle du Secrtariat de lONUSIDA relatif aux accords avec les Nations Unies (Annexe 3B) doit tre propos sauf si lorganisme insiste pour utiliser son propre formulaire. Les amendements des lettres daccord originales approuvs ultrieurement entre les parties sont formaliss par des avenants la lettre daccord originale et ses annexes, le cas chant. Le processus dautorisation et de signature qui sapplique est le mme que pour les lettres daccord originales et laccord amend est accompagn dune lettre denvoi dcrivant les amendements (modle du Secrtariat, Annexe 3C). On peut demander une aide pour llaboration de projets daccord et damendement auprs des Points focaux des EAR chargs des ressources extrabudgtaires, des membres du Groupe consultatif sur les ressources extrabudgtaires ou du Bureau de la mobilisation des ressources avant daborder le processus officiel dautorisation.

(II) Le Secrtariat a aussi la possibilit de recevoir des fonds dans le Fonds fiduciaire de lONUSIDA par le biais des procdures de gestion de fonds mises en place par le Groupe des Nations Unies pour le Dveloppement. Ces procdures sont composes (i) des mcanismes de gestion canalise, de gestion groupe ou de gestion parallle des fonds tablis pour faciliter lacheminement et la gestion de fonds collects lappui des programmes communs des Nations Unies (Note dorientation sur la programmation conjointe12 date du 19 dcembre 2003) et (ii) des Fonds daffectation spciale multi-donateurs (MDTF)13.

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http://www.undg.org/?P=16 http://www.undp.org/mdtf/trustfunds.shtml

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Procdure : Le choix de lun de ces mcanismes de financement ou dune combinaison de plusieurs doit tre fond sur la manire dassurer la mise en uvre la plus efficace, efficiente et respectueuse du dlai imparti, et de rduire les cots de transaction pour les partenaires nationaux, les donateurs et les Nations Unies. Des descriptions dtailles de ces trois mcanismes sont fournies dans la Note dorientation sur la programmation conjointe (lien hypertexte) du GNUD date du 19 dcembre 2003 ainsi que dans le glossaire du prsent manuel. Lorsque ncessaire, des conseils pour choisir le meilleur mcanisme pour une situation donne peuvent tre obtenus auprs du bureau local du PNUD. Gestion parallle des fonds : dans le cadre de ce mcanisme, chaque organisme qui participe au programme commun gre ses propres fonds, quils proviennent des ressources de base ou extrabudgtaires, et lorsque les interventions visent des rsultats communs, mais avec des partenaires nationaux, surpranationaux et/ou internationaux diffrents. Gestion groupe des fonds : dans le cadre de ce mcanisme, les organismes des Nations Unies participants travaillent en direction de rsultats communs avec un partenaire commun national ou supranational et/ou dans une zone gographique commune. Dans ce mcanisme, les organismes des Nations Unies participants groupent leurs fonds auprs dun organisme de lONU. Ce dernier qui gre les ressources (lAgent de gestion) est choisi conjointement par tous les organismes participants. Gestion canalise des fonds : dans le cadre de ce mcanisme, un/des donateur(s) et les organismes des Nations Unies participants conviennent dacheminer les fonds destins un programme commun par lentremise dun organisme de lONU participant. Ce dernier qui canalise les ressources (lAgent administratif) est choisi conjointement par tous les organismes participants. Dans le cadre de la gestion canalise des fonds, le Secrtariat de lONUSIDA peut : (a) participer en tant que partenaire des Nations Unies avec dautres organismes de lONU en contribuant llaboration du Document du programme commun et de son budget/plan de travail associ, et en signant le Mmorandum dAccord correspondant conclu entre les partenaires des Nations Unies et/ou (b) sil est choisi titre exceptionnel pour faire fonction dAgent administratif, (a) assumer les responsabilits14 attribues cette fonction telles que dcrites dans la Note dorientation du GNUD et tre engag eu gard ces responsabilits en vertu du Mmorandum dAccord, et (b) conclure la Lettre dAccord avec le(s) donateur(s). Le mcanisme le plus frquemment utilis ce jour par le Secrtariat de lONUSIDA est la gestion canalise des fonds, habituellement lchelon des pays dans le contexte du financement de programmes communs dappui des Nations Unies, et au niveau rgional pour des projets grs par les Equipes dappui aux rgions (EAR). Bien quil soit possible que le Secrtariat soit lun des partenaires participants des Nations Unies, il doit envisager daccepter de faire fonction dAgent administratif en dernier recours seulement tant donn la charge administrative que cela impose aux effectifs limits du Secrtariat, labsence de service de trsorerie et le fait que les coparrainants sont normalement mieux placs pour assumer ce rle. Il est recommand dutiliser les modles fournis dans la Note dorientation du GNUD pour les diffrents types daccords. Fonds daffectation spciale multi-donateurs (MDTF) : dans le cadre de ce mcanisme, les donateurs groupent les ressources pour appuyer les priorits nationales et permettre plus facilement aux organismes des Nations Unies de travailler et de raliser leurs activits en troite coordination et collaboration. Ce sont des sources potentielles importantes pour financer la riposte au sida15. Le Bureau des MDTF bas au PNUD fait fonction dAgent administratif pour tous les Fonds daffectation spciale multi-donateurs. Dans les pays bnficiant de tels fonds, il est recommand de prendre conseil auprs du Bureau des MDTF pour obtenir des orientations et des modalits/modles spcifiques applicables aux fonds daffectation spciale multidonateurs suivis.

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Les responsabilits incluent de garantir que des informations actualises sont communiques chaque anne la Trsorerie de lOMS pour respecter le dlai butoir de sept jours pour lacheminement des fonds aux partenaires des Nations Unies participants 15 En dcembre 2008 : des MDTF et des Programmes communs administrs par le PNUD sont en place au Darfour, en Rpublique dmocratique du Congo, au Liban, au Malawi ; des fonds de linitiative pilote Une seule ONU sont en place en Albanie, au Cap-Vert, au Mozambique, au Pakistan, au Rwanda, en Rpublique-Unie de Tanzanie, en Uruguay, au Viet Nam, au Soudan, en Irak et au Npal.

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Manuel du Secrtariat de lONUSIDA sur la mobilisation de fonds extrabudgtaires

3.1.2 Fonds conservs par le PNUD devant tre mis en uvre par le Secrtariat
A lchelon du pays, les fonds obtenus pour des activits devant tre mises en uvre par le Secrtariat peuvent aussi tre conservs dans un compte du PNUD sur lequel le Bureau local de lONUSIDA a la possibilit de tirer de largent en fonction des plans de travail convenus. Les options suivantes sont possibles. Procdure :

Via un accord bilatral ou tripartite. Dans le cadre de cette option :


le donateur, le PNUD et le Secrtariat signent un accord tripartite dfinissant les responsabilits de chacune des parties. Dans ce systme, le PNUD assume toute la responsabilit financire et le Secrtariat est autoris tirer des fonds conformment la proposition de financement convenue ; la formulation de laccord est base sur les modles du PNUD et doit tre ngocie avec lui, ou le donateur et le PNUD signent un accord bilatral et, si ncessaire, un deuxime accord est sign entre le PNUD et le Secrtariat dsignant le Secrtariat comme initiateur du projet et fixant les responsabilits programmatiques et financires de chaque partie ; des suggestions de formulation sont fournies dans lAnnexe 3D. LAccord de service Secrtariat de lONUSIDA/PNUD soutient ce dispositif.

Via les procdures du GNUD


Dans le cadre de cette option, lorsque le Secrtariat fait fonction dorganisme des Nations Unies participant et le PNUD est lAgent administratif, les deux parties peuvent convenir que le PNUD conservera les fonds pour le compte du Secrtariat au lieu de les canaliser par le biais du Fonds fiduciaire, comme indiqu dans la Section 3.1.1 ci-dessus. Dans ce cas, le Secrtariat tirera sur les fonds en tant quinitiateur conformment au Document du programme commun convenu et le PNUD conservera la responsabilit financire. Ce dispositif doit tre document dans le Mmorandum dAccord du GNUD conclu entre les partenaires des Nations Unies.

3.2 Approbations, rles et responsabilits


Le processus de collecte et de dpense des fonds extrabudgtaires implique la participation dun certain nombre de dpartements, de bureaux et de personnels du Secrtariat. Chacun a un rle prcis jouer et il est important de se conformer et de respecter ce rle. Cette section expose le processus dexamen et dapprobation suivre ainsi que les rles et responsabilits de chacun.

3.2.1 Processus dautorisation et dapprobation


Le processus dautorisation et dapprobation attribue des responsabilits diffrents niveaux conformment la politique du Secrtariat et la dlgation de lautorit financire. Il est important de comprendre la distinction entre les deux niveaux dautorisation ncessaires, savoir (i) lautorisation de mener bien les ngociations en fonction du niveau de financement, et (ii) lapprobation des propositions de financement et des projets daccord de donateur. Le processus dautorisation et dapprobation sapplique aussi lorsque des fonds sont obtenus et conservs par le PNUD pour le compte du Secrtariat. Les lignes directrices suivantes sappliquent.

Fonds mobiliss lchelon du pays


Les COP aviseront leur Directeur EAR respectif et le RMO des plans visant poursuivre les ngociations avec des donateurs quel que soit le niveau de financement et sur la base du respect des principes de mobilisation des ressources tablis. Un rsum des ressources existantes et du stade dutilisation doit tre fourni pour faciliter lexamen de lEAR. Pour les contributions gales ou suprieures US$ 500 000 et/ou lorsquil sagit de financements concernant des postes de personnel, lEAR obtiendra une approbation (courriel ou mmo) du Directeur excutif adjoint du Programme avant daller plus loin.

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ONUSIDA

Le Point focal charg des ressources extrabudgtaires de lEAR guidera llaboration de laccord de donateur et obtiendra les autorisations ncessaires auprs du sige/du Bureau de la mobilisation des ressources, de lUnit Budget, Finance et Administration, et du Dpartement de lAppui technique et oprationnel, pour garantir le respect des rglementations et rgles de procdure et financires. Les COP obtiendront une autorisation crite du Directeur de lEAR ou du Directeur excutif adjoint en fonction du montant avant la signature de laccord avec le donateur ou du Mmorandum dAccord entre les partenaires des Nations Unies.

Fonds mobiliss au niveau rgional


Linitiateur obtiendra lapprobation du Directeur de lEAR pour poursuivre les ngociations avec les donateurs quel que soit le niveau de financement et sur la base du respect des principes de mobilisation des ressources tablis. Pour les contributions gales ou suprieures US$ 500 000 et/ou lorsquil sagit de financements concernant des postes de personnel, lEAR obtiendra une approbation (courriel ou mmo) du Directeur excutif adjoint du Programme avant daller plus loin ; un rsum des ressources existantes et du stade dutilisation doit tre fourni pour faciliter lexamen du Directeur excutif adjoint. Le Point focal charg des ressources extrabudgtaires de lEAR obtiendra, avant la signature de laccord, les autorisations du RMO et de lUnit Budget, Finance et Administration pour garantir le respect des rglementations et rgles de procdure et financires.

Fonds mobiliss par les dpartements du sige du Secrtariat pour une mise en uvre lchelon des pays et au niveau rgional
Linitiateur obtiendra une approbation crite (courriel ou mmo) de son Directeur/sa Directrice de Dpartement pour poursuivre les ngociations et informera le Directeur de lEAR concern (et le Directeur du Dpartement de lAppui technique et oprationnel pour les montants gaux ou suprieurs US$ 500 000), en plus du RMO et de lUnit Budget, Finance et Administration ; un rsum des ressources existantes et du stade dutilisation doit tre fourni pour faciliter lexamen. Pour les contributions gales ou suprieures US$ 500 000, le Directeur de Dpartement obtiendra une approbation crite (courriel ou mmo) du Directeur excutif adjoint avant daller plus loin. Linitiateur obtiendra les autorisations avant la signature de laccord de donateur auprs du RMO et de lUnit Budget, Finance et Administration pour garantir le respect des rglementations et rgles de procdure et financires.

Fonds mobiliss par les dpartements du sige du Secrtariat pour une mise en uvre au niveau mondial
Linitiateur obtiendra une approbation crite (courriel ou mmo) pour poursuivre les ngociations avec les donateurs auprs du Directeur de Dpartement quel que soit le niveau de financement et sur la base du respect des principes de mobilisation des ressources tablis ; un rsum des ressources existantes et du stade dutilisation doit tre fourni pour faciliter lexamen. Pour les contributions gales ou suprieures US$ 500 000 et/ou lorsquil sagit de financements concernant des postes de personnel, le Directeur de Dpartement obtiendra une approbation crite (courriel ou mmo) du Directeur excutif adjoint avant daller plus loin ; un rsum des ressources existantes et du stade dutilisation doit tre fourni pour faciliter lexamen. Linitiateur obtiendra les autorisations appropries avant la signature de laccord de donateur auprs du RMO et de lUnit Budget, Finance et Administration pour garantir le respect des rglementations et rgles de procdure et financires.
NOTE : Le processus dagrment des projets daccord est facilit par le Groupe consultatif charg des ressources extrabudgtaires des fins de rapidit et de cohrence. Un minimum dune semaine est ncessaire.

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Manuel du Secrtariat de lONUSIDA sur la mobilisation de fonds extrabudgtaires

Signatures
Au niveau du pays : Les COP peuvent signer les accords avec les donateurs quels que soient les montants une fois que les autorisations ncessaires ont t obtenues par crit auprs du Directeur de lEAR ou du Directeur excutif adjoint, en fonction des montants, comme indiqu dans le tableau cidessous. Au niveau de lEAR : Les Directeurs dEAR peuvent signer les accords avec les donateurs quels que soient les montants une fois que les autorisations ncessaires ont t obtenues par crit auprs du Directeur excutif adjoint, en fonction des montants, comme indiqu dans le tableau ci-dessous. Au niveau mondial : Tous les accords seront signs par le Directeur excutif adjoint quels que soient les montants une fois que toutes les autorisations ncessaires ont t obtenues. Niveau/type daccord
Au niveau du pays : Lettes dAccord avec les donateurs et Mmorandums dAccord entre les partenaires lchelon des pays Au niveau rgional : Lettres dAccord avec les donateurs Au niveau mondial : Lettres dAccord avec les donateurs quels que soient les montants

Approbation crite
Pour des fonds infrieurs US$ 500 000 Directeur de lEAR Pour des fonds gaux ou suprieurs US$ 500 000 Directeur excutif adjoint Pour des fonds gaux ou suprieurs US$ 500 000 Directeur excutif adjoint Directeur de Dpartement Directeur excutif adjoint

Signatures
COP

Directeur de lEAR

Directeur excutif adjoint

3.2.2 Rles et responsabilits Personnel mobilisant et grant les fonds


Pour les raisons expliques prcdemment, mobiliser des ressources financires induit des responsabilits substantielles dont les plus importantes sont : une gestion prudente des relations avec les donateurs (voir Chapitre 2 du manuel), llaboration de documents ralistes et comprenant une valuation prcise des cots pour ngocier avec les donateurs, prsents sous la forme de propositions de financement ou de programmes communs et aligns sur les plans de travail et les priorits du Secrtariat, une procdure prvue pour lobtention des approbations et le respect des rgles et des procdures administratives et financires, et une collaboration troite avec les coparrainants en gnral et, avec le PNUD en particulier lchelon des pays et au niveau rgional, afin de rechercher les modalits de mise en uvre les plus efficaces.

Bureau de la mobilisation des ressources (RMO)


En tant que principal point focal responsable des relations avec les donateurs aussi bien pour le personnel de pays charg des donateurs dans les missions de Genve et pour le personnel au niveau des capitales, le Bureau de la mobilisation des ressources est responsable de la collecte de fonds pour les budgets de base et supplmentaire (le BPTI) qui sont essentiels pour permettre lONUSIDA de raliser sa mission, de la

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ONUSIDA

protection des flux de financements vers le BPTI, de lappui aux efforts de mobilisation de ressources, de ltablissement, du renforcement et de lentretien des relations avec les donateurs, de laide aux donateurs pour canaliser des fonds supplmentaires destins des projets spcifiques et de laide au personnel du Secrtariat qui participe des initiatives de mobilisation de ressources pour analyser et cartographier des communauts de donateurs spcifiques. Laptitude du RMO fournir aux donateurs des informations prcises et actualises sur lensemble des demandes de financement a un effet direct sur le Programme de lONUSIDA considr globalement et est essentielle pour sa capacit collecter des fonds suffisants, en particulier pour le BPTI. Afin de garantir que lONUSIDA fournit aux donateurs les informations pertinentes les plus actuelles, les Equipes dappui aux rgions (EAR) et les Bureaux de pays de lONUSIDA sont tenus, ainsi que les units au niveau du sige, dinformer le RMO de toutes les relations rciproques avec les donateurs avant dtablir des demandes officielles de fonds et dinformer le Bureau de toutes les autres questions relatives la capacit de lONUSIDA collecter des fonds.

Groupe consultatif sur les ressources extrabudgtaires


Le Groupe consultatif sur les ressources extrabudgtaires runit des reprsentants de tous les Dpartements du Secrtariat qui participent dune manire ou dune autre au processus de mobilisation de ressources extrabudgtaires, savoir le Bureau de la mobilisation des ressources, lUnit Budget, Finances et Administration, les Points focaux des EAR chargs des ressources extrabudgtaire, les dpartements techniques et autres dpartements administratifs, en fonction des besoins, pour faciliter, acclrer et rationaliser les actions ainsi que pour assurer la coordination. Le Groupe ne soccupe que des questions lies la procdure prvue et ses responsabilits incluent : fournir des conseils et des orientations, faciliter lobtention des autorisations financires et administratives par les diffrentes units/diffrents dpartements avant la signature des accords, et maintenir et partager les bonnes pratiques et les leons tires. Vous trouverez des dtails complmentaires dans lAnnexe 5.

Points focaux des EAR chargs des ressources extrabudgtaires


Chaque EAR dispose dun Point focal charg des ressources extrabudgtaires ayant pour mission de : guider les COP et les EAR en ce qui concerne toutes les questions lies au processus de mobilisation de ressources, faciliter le processus dobtention des autorisations et suivre le bon respect des modalits de mobilisation de ressources extrabudgtaires, examiner et canaliser les demandes de ressources extrabudgtaires des pays et des EAR, et transmettre les retours dinformation, canaliser et examiner les rapports des donateurs, faire fonction de membre virtuel du Groupe consultatif sur les ressources extrabudgtaires bas au sige, et tenir le Groupe consultatif sur les ressources extrabudgtaires inform des nouvelles initiatives de mobilisation de ressources dans les rgions.

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Manuel du Secrtariat de lONUSIDA sur la mobilisation de fonds extrabudgtaires

Critres pour lexamen des propositions de financement et des accords de donateur


Par les Directeurs/le Directeur excutif adjoint
Cohrence avec les dcisions, stratgies et approches du Conseil de Coordination du Programme dtailles dans le BPTI, les principes de mobilisation des ressources et le mcanisme ONUSIDA de rpartition des tches en matire dappui technique tabli. Cohrence avec les plans de travail approuvs du Secrtariat Bien-fond et faisabilit des modalits de mise en uvre, y compris du budget, ainsi que suivi et valuation des plans, et Mcanismes organisationnels et institutionnels, y compris mcanismes de responsabilisation.

Par les reprsentants du Groupe consultatif sur les ressources extrabudgtaires


Cohrence avec les politiques tablies et respect des procdures administratives et financires (audit, cots dappui au programme, obligations de compte-rendu, budget), et Adquation des modalits de canalisation des fonds (Fonds fiduciaire c/ autres et options de mise en uvre), du budget et des mcanismes de travail.

3.3 Modalits pour avoir accs aux fonds et les grer


3.3.1 Avoir accs aux fonds
Pour avoir accs aux fonds du Fonds fiduciaire de lONUSIDA, il faut connatre et respecter les Rglementations et Rgles de lOMS et du PNUD car lONUSIDA fonctionne avec le soutien administratif de ces deux coparrainants et ne gre pas ses propres comptes bancaires. Le Secrtariat de lONUSIDA a galement ses propres modalits et procdures dapprobation quil convient dappliquer. Ces procdures peuvent sembler pesantes et la manire la plus efficace pour avancer est de les connatre, de choisir la procdure la plus approprie pour chaque activit et de planifier par avance afin dviter les retards dans la mise en uvre. Il est galement important dtablir une relation solide avec le bureau local du PNUD tant donn le rle de cet organisme au niveau de lappui la mise en uvre des activits de lONUSIDA lchelon des pays. Vous trouverez ci-dessous une vue densemble synthtique des diffrentes modalits. Modalits de lOMS : dans la mesure o lOMS fournit des services administratifs lappui de lONUSIDA, le Secrtariat se conforme aux Rglementations et Rgles de lOMS prsentes dans le Manuel OMS. Les procdures les plus frquemment employes pour avoir accs aux fonds concernent les engagements contractuels (Accord pour excution de travaux (APW Agreements for Performance of Work), Lettre daccord (LoA Letter of Agreement), Contrat de service de consultant), les voyages (Autorisation de voyage (TA Travel Authorizations), les achats (Bons de commandes (PO Purchase Orders) et le recrutement. Le Secrtariat utilise les modles et les formulaires de lOMS mais ceux-ci sont signs par le Secrtariat conformment la Dlgation dautorit tablie. Modalits du Secrtariat de lONUSIDA : outre les accords pour excution de travaux et les lettres daccord de lOMS, qui sont bass sur le principe de lappel doffres, le Secrtariat de lONUSIDA utilise un troisime type daccord appel Accord de financement de programme (Programme Funding Agreement PFA) pour lui permettre de rpondre aux demandes de financement dentits sans but lucratif dans la mesure o le principe de lappel doffres ne serait pas appropri dans de tels cas ; le PFA peut tre considr comme une forme de partenariat entre le Secrtariat de lONUSIDA et lentit. Les partenaires admissibles sont les coparrainants et dautres organismes des Nations Unies, les gouvernements, les organisations non gouvernementales ou les tablissements universitaires/de recherche, et lagrment est assujetti un examen

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ONUSIDA

du Comit dexamen des programmes du Secrtariat de lONUSIDA16. Le Livre bleu17 du Secrtariat de lONUSIDA fournit des informations dtailles sur toutes les modalits dengagement contractuel utilises par le Secrtariat et il convient de sy rfrer pour trouver des orientations, y compris ds le dbut lorsque lon dtermine le type daccord susceptible dtre le mieux adapt une activit spcifique. Il faut galement consulter le Manuel des oprations sur le terrain18 dans la mesure o il compile des conseils concernant toutes les oprations lchelon des pays. Outre les instruments dengagement contractuel permettant davoir accs aux fonds, le Secrtariat utilise des bons de commande avec le Bureau du PNUD comme fournisseur de biens et de services pour allouer des fonds du Fonds fiduciaire lchelon du pays pour un ensemble spcifique dactivits au sein dun plan de travail approuv. Dans le cadre de ce dispositif, le Secrtariat de lONUSIDA autorise le PNUD dcaisser des fonds conformment ses propres rgles et rglementations. Modalits du PNUD : la mise en uvre de plans de travail confie au PNUD par le biais de bons de commande du PNUD est assujettie aux rgles et rglementations de cet organisme tels quapplicables aux diffrents types dactivits (ex : slection dun lieu pour un sminaire, choix dun consultant local pour conduire une tude ou membres du personnel des services gnraux temporaires pays par lintermdiaire du PNUD). Comme pour le Comit dexamen des programmes du Secrtariat de lONUSIDA, lengagement contractuel par le PNUD est assujetti une autorisation de son Comit des contrats, des biens et des achats. Pour plus de dtails sur les rglementations et rgles du PNUD, prire de consulter votre Bureau local du PNUD. Le bureau demandeur doit cooprer troitement avec le Bureau local du PNUD pour mettre en uvre les activits du plan de travail convenu dans le respect des rgles et rglementations du PNUD. Les modalits et procdures appliquer dpendront de la nature des activits individuelles contenues dans la proposition de financement jointe lAccord de donateur (voir la description de lexemple mentionne dans lAnnexe 1). Le plus souvent, la mise en uvre sera ralise via lutilisation dune combinaison de procdures rgies par les rgles des trois organismes OMS, PNUD et Secrtariat de lONUSIDA. LAnnexe 6 fournit un exemple montrant les rgles, rglementations et procdures quil faudrait suivre pour mettre en uvre une gamme de lignes budgtaires et dactivits que lon trouve couramment dans des propositions de projet et des plans de travail.

3.3.2 Grer les fonds


Le bureau du Secrtariat de lONUSIDA qui reoit les fonds extrabudgtaires est responsable de la gestion efficiente des fonds, et ce, en particulier pour : une mise en uvre efficace et dans les dlais requis conformment laccord de donateur et/ou au programme commun approuv ; toute modification quelle concerne les activits ou les niveaux de financement autoriss doit respecter les dispositions de laccord conclu avec le donateur. Si le contrat ne prvoit pas de clause pour imprvus, il faut obtenir laide du RMO pour ngocier des changements avec le donateur, en les justifiant clairement avant toute modification de la mise en uvre, un suivi rgulier des dcaissements de fonds (avec un accs limit des bureaux de pays de lONUSIDA au systme ERP ou au systme Atlas du PNUD), une troite collaboration avec lEAR concerne, le Plan de travail, lEquipe de suivi des rsultats du Dpartement de lAppui technique et oprationnel, et/ou avec le HQ/FIN et le PNUD sont ncessaires. Toute surfacturation ou sous-utilisation significative des fonds ncessitera un examen trimestriel minutieux et la recherche des solutions pour corriger la situation, une notification au Point focal charg des ressources extrabudgtaires de lEAR et au RMO des retards enregistrs dans la mise en uvre dans la mesure o cela affectera les calendriers de compte-rendu et o les demandes dventuelles prolongations doivent tre dposes bien avant les dates butoirs originales tant donn que le systme ERP bloque tout engagement au-del de la date de fin de laccord.
16 17

https://intranet.unaids.org/index.php?q=page/182 https://intranet.unaids.org/index.php?q=node/16 18 https://intranet.unaids.org/docserver/Admin/OFMbinder_2005.pdf

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Manuel du Secrtariat de lONUSIDA sur la mobilisation de fonds extrabudgtaires

CHAPITRE 4 -- Comptes-rendus aux donateurs On ne dira jamais assez quel point il est important dtablir en temps voulu des comptes-rendus de bonne qualit. Un bon rapport promeut la responsabilit et la crdibilit de lONUSIDA, le professionnalisme de son personnel et le respect que nous avons lgard de nos donateurs, et a des consquences sur le financement futur du Programme considr dans son ensemble. Contrairement aux larges obligations de compte-rendu associes aux contributions verses au profit du BPTI, mobiliser des fonds extrabudgtaires implique dtablir des comptes-rendus financiers et descriptifs spcifiques pour chaque accord conclu avec un donateur quel que soit son montant. Lorsque lon ngocie un accord et prpare des calendriers de versement et de compte-rendu, il est important de sassurer que lon prvoit un dlai suffisant pour prparer en temps requis les rapports destins rpondre aux attentes des donateurs. Les comptes-rendus aux donateurs se composent gnralement de deux types de rapports un rapport descriptif et un rapport financier. Il est essentiel de sassurer que ces rapports soient cohrents et portent sur les mmes activits et les mmes thmes. Ce chapitre prsente des directives pour faciliter ltablissement de rapports sur lutilisation des fonds extrabudgtaires lchelon des pays, sur le plan rgional et au niveau mondial ngocis dans le cadre daccords bilatraux. Lorsque les fonds sont canaliss par le biais des procdures du GNUD, il convient de respecter les directives de ce Groupe19, et ce, bien que les conseils suivants soient aussi susceptibles daider amliorer la qualit des rapports. Le manuel contient galement un modle de compte-rendu aux donateurs et des modles de rapport.

4.1 Rapports programmatiques


Les donateurs souhaiteront tre tenus informs des progrs et comprendre rapidement limpact obtenu grce leur appui. Les rapports descriptifs :
doivent tre fournis chaque anne (sauf disposition contraire mentionne dans laccord conclu avec le donateur), doivent illustrer clairement les rsultats des activits convenues par rapport aux objectifs et cibles du projet, et mettre le compte-rendu en perspective en reliant les rsultats aux Effets directs principaux correspondants du BPTI, doivent inclure des indicateurs de progrs qui correspondent aux indicateurs identifis dans la proposition de financement, cibls sur les produits et les rsultats afin de montrer les progrs mesurables enregistrs en direction des objectifs dcrits dans la proposition de projet, doivent rappeler la teneur de laccord de donateur initial et justifier tout ce qui concerne les modifications faites pendant la dure de la priode couverte par le rapport, que ce soit au niveau des objectifs et cibles, ou des activits, doivent documenter les difficults, les mesures prises pour les rsoudre et les leons tires, ne doivent en principe pas inclure de donnes financires. Ltat financier des recettes et dpenses (voir Section 4.2) joint au rapport doit suffire dans la plupart des cas. Dans lventualit o il serait ncessaire de mentionner des chiffres, ces derniers doivent toutefois correspondre ceux fournis dans les rapports financiers joints et de facto dans la proposition de financement convenue.

19

Au sein de lensemble du systme des Nations Unies, un portail de compte-rendu est disponible sur Internet pour tablir des rapports sur les contributions des Fonds daffectation spciale multi-donateurs (MDTF) et lon peut obtenir des conseils cet gard auprs de lUnit Budget, Finance et Administration au sige. http://www.undp.org/mdtf/reporting_portal.shtml

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4.2 Rapports financiers


Un rapport financier prcis est aussi important quun rapport programmatique et, de ce fait, que la ncessit de comprendre clairement lengagement pris cet gard lorsque lon ngocie laccord de donateur. Deux types de comptes-rendus sont les plus frquemment demands : a) Rapports financiers : Ces rapports mettent en parallle les dpenses et les recettes reues et/ou le budget. Ils peuvent tre tablis avec lappui de lUnit Budget, Finance et Administration, mais ne sont pas signs ni certifis par le Directeur de la comptabilit de lOMS, et Etats financiers certifis : Ceux-ci peuvent tre fournis annuellement. Un tat financier certifi final est fourni la fin du projet une fois que tous les engagements en cours ont t entirement rgls et au plus tard le 30 juin de lanne qui suit la clture financire du projet.

b)

Le rapport financier pouvant tre tabli beaucoup plus rapidement et avec moins defforts que ltat financier certifi, il convient de le proposer aux donateurs. Lorsque le PNUD conserve des fonds pour le compte du Secrtariat, un rapport financier doit lui tre demand. Les rapports doivent indiquer clairement la priode couverte et il faut que les informations financires correspondent cette priode. Bon nombre daccords de donateur indiquent dj les variations maximales autorises par rapport au budget ; toute modification de celui-ci requiert un agrment du donateur, lequel doit tre document dans le rapport. Il est important de garantir la cohrence entre le rapport descriptif et le rapport financier de sorte quils parlent des mmes choses et rendent compte des mmes activits, problmes, etc. Lorsque des fonds sont conservs par le PNUD pour le compte du Secrtariat, bien que le PNUD soit tenu de fournir un rapport financier, il incombe au bureau/personnel du Secrtariat de lONUSIDA qui sest charg de mobiliser les fonds de garantir la cohrence et la compatibilit de ces chiffres avec ceux du rapport descriptif.

4.3 Format et langue


Les rapports doivent : suivre le format du modle de compte-rendu de lONUSIDA (Annexe 7) ; si le donateur demande quil en soit autrement, il convient de prendre conseil auprs du RMO, tre rdigs dans une seule langue uniquement (anglais ou franais), tre brefs (10 pages maximum), prcis, clairs, concis et lisibles, inclure un glossaire sil y a des abrviations ou des acronymes. LAnnexe 8 fournit des conseils pour amliorer les comptences en matire de rdaction.

4.4 Processus de compte-rendu


Le processus de compte-rendu attribue des responsabilits diffrents niveaux, comme indiqu dans la synthse suivante et le Guide tape par tape de lAnnexe 9. La principale responsabilit de la publication de rapports de qualit conformes aux obligations stipules dans le contrat incombe au bureau/personnel responsable du projet/des activits pour le(s)quel(les) des fonds ont t mobiliss.
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Manuel du Secrtariat de lONUSIDA sur la mobilisation de fonds extrabudgtaires

Les Points focaux des EAR chargs des ressources extrabudgtaires et les membres du personnel dsigns dans les dpartements du sige aident acheminer les rapports au RMO et sassurent que les autorisations sont obtenues. Un examen final et une adaptation en fonction des obligations spcifiquement imposes par les donateurs sont assurs par le RMO. Ce dernier se charge dobtenir des traductions et des tats financiers certifis avant de remettre les rapports aux donateurs. Les rapports de qualit insuffisante sont retourns ceux qui les ont prpars par lintermdiaire du directeur ayant approuv le financement. A lexception des rapports conjoints sur des fonds mobiliss lchelon des pays dans le cadre dune initiative commune des Nations Unies, les rapports doivent tre achemins par lintermdiaire du RMO et ne doivent pas tre remis directement au donateur.

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Annexe 1 : Exigences spcifiques des donateurs


Les accords entre la Communaut europenne (CE) et les organismes des Nations Unies sont rgis par lAccord cadre financier et administratif (ACFA) conclu entre les deux parties 20 . LACFA fixe les obligations lgales des parties et inclut un ensemble de dispositions spcifiques qui fait partie intgrante de chaque accord. La CE ne fournit pas de financements de base aux organismes des Nations Unies. Bien que certaines subventions directes soient attribues sur la base des accords ngocis, bon nombre sont assujettis des appels propositions. Lengagement et linfluence du personnel de la CE sur le terrain sont considrables et son appui est essentiel pour russir. Il est en outre ncessaire davoir une bonne connaissance des intrts et des priorits de la CE, ainsi que de son processus dcisionnel. Comme pour tous les donateurs, il est capital de connatre les documents de programmation, de stratgie et les plans daction de la CE, ainsi que ses cycles de programmation et ses chances. Les contrats ayant une porte thmatique et/ou rgionale sont gnralement grs par la CE depuis Bruxelles.

Visibilit : la CE fournit chaque anne aux organismes des Nations Unies dimportants fonds pour le dveloppement et lhumanitaire ( 1,1 milliard en 2007) et les bnficiaires sont tenus de sassurer que la contribution de la CE est visible dans le pays bnficiaire et dans lUnion europenne afin de montrer le bien-fond de ces dpenses aux contribuables europens. LACFA contient des clauses de visibilit que tous les bureaux recevant des fonds de la CE doivent bien connatre et les EU-UN Joint Visibility Guidelines for EC-UN Actions in the Field (lignes directrices conjointes UE-NU pour les actions extrieures CE-NU)21 fournissent des conseils concrets pour aider les organismes des Nations Unies choisir le type daction de visibilit adapt leur situation. Il convient daccorder de lattention la fois la conception du plan de visibilit, qui est une composante obligatoire de chaque contrat daccord, et sa mise en uvre. Outre laffichage du logo de lUE sur les matriels achets avec des fonds CE (interprtation restrictive de la clause de visibilit), les fonds allous au plan de visibilit peuvent tre utiliss de manire crative, en organisant, par exemple, des voyages de journalistes, en produisant des spots pour la radio et en invitant des contreparties de la CE des confrences et des runions dinformation de presse, entre autres choses. Les bureaux de pays de lONUSIDA sont invits discuter de leur interprtation des clauses de visibilit avec les dlgations locales de la CE. Etablissement de rapports : les rapports ne sont pas les seuls moyens permettant de fournir des
informations la CE, mais ils sont une condition pralable la rception de nouveaux versements de prfinancement et des versements finaux. Il est demand aux organismes des Nations Unies de soumettre un rapport intermdiaire descriptif et financier annuel, accompagn dun plan de travail et dun budget prvisionnel pour lanne suivante de mise en uvre et dune demande de versement. Il nexiste pas de modle spcifique de la CE pour tablir des rapports. Les bureaux bnficiant de financements de la CE doivent suivre les conseils de la dlgation locale spcifique de la CE, tant en ce qui concerne le contenu que la forme. En labsence dinstructions prcises, le personnel du Secrtariat doit suivre les directives et les modles de compte-rendu du Secrtariat de lONUSIDA.

LAdministrateur de projet de la dlgation de la CE doit fournir un appui et des orientations tout le long du processus de mise en uvre et des tapes de compte-rendu, et il incombe au bureau ou au personnel de lONUSIDA responsable de la mise en uvre du projet de se mettre en contact avec lAdministrateur de projet de la CE pour lui fournir des mises jour rgulires du projet et discuter dventuels amendements. Au-del des relations contractuelles spcifiques, les bureaux de pays de lONUSIDA sont encourags renforcer le partenariat avec leur dlgation locale respective de la CE. Comme indiqu dans le Chapitre 4 du Manuel, il est essentiel pour que lONUSIDA puisse continuer de bnficier des financements de la CE quil montre son bon fonctionnement et remplisse scrupuleusement
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/international_organisations/other_documents_related_unit ed_nations/index_fr.htm
21 20

http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm

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Manuel du Secrtariat de lONUSIDA sur la mobilisation de fonds extrabudgtaires

ses obligations contractuelles, tant en termes de respect des dlais que de qualit. Des rapports de mauvaise qualit et remis en retard grvent srieusement la crdibilit. Le bureau de Bruxelles de lONUSIDA est disposition pour faciliter la prise de contacts et la cration de partenariats avec des dlgations locales de la CE. Japon : modles de compte-rendu spcifiques ( obtenir auprs du RMO) Fonds dacclration programmatique : modle de compte rendu spcifique. Voir les directives ladresse http://data.unaids.org/UNA-docs/paf_guidance-notes-2004-05_fr.pdf Royaume-Uni : les accords avec le Royaume-Uni doivent faire rfrence laccord cadre global (20082011) entre le Secrtariat de lONUSIDA et le gouvernement du Royaume-Uni. Etats-Unis dAmrique (CDC) : les CDC ne financent que des projets dans lesquels le PEPFAR nintervient pas, mais sur lesquels le Fonds mondial cible son appui technique. Avant de contacter les CDC pour demander des financements, prire de contacter le RMO.

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Annexe 2 : Elments dune bonne proposition de financement


Une proposition de financement concise et bien crite est essentielle pour faciliter la comprhension par le donateur de ce qui lui est propos ; elle est aussi rvlatrice des aptitudes et de la capacit du Secrtariat raliser le projet. Le tableau ci-dessous dcrit dans les grandes lignes les principaux lments devant tre inclus dans une proposition de financement ou un document de programme commun. Il fournit galement des suggestions sur la documentation gnrale susceptible dtre incluse afin de mieux informer le donateur ou de susciter son intrt. Les documents peuvent tre illustrs de diffrentes manires afin de les rendre plus attractifs. En outre, il est recommand de suivre les orientations fournies dans le document de lOMS intitul Writing Proposals, October 2001 (rdiger des propositions, octobre 2001). PRINCIPAUX ELEMENTS A INCLURE DANS
LA PROPOSITION DE FINANCEMENT Page titre LE DOCUMENT DU PROGRAMME COMMUN22 Page de couverture : Rsum du budget du programme commun et signatures du gouvernement au niveau (supra) national et des organismes des Nations Unies participants -Une page Rsum dorientation -- Une page Gnralits/Contexte et analyse de la situation -- Deux pages -

Rsum dorientation Analyse de la situation/gnralits : point pidmiologique et principales difficults auxquelles le pays et le programme commun des Nations Unies sont confronts dans la riposte lpidmie ; leons tires de la collaboration en cours (si celle-ci est suffisamment bien couverte par le Bilan commun de pays, il convient de le mentionner tt dans le document) Cibles nationales et plan stratgique national : situation, tapes majeures et budget/cot Objectifs : Rsultats des activits proposes et impact sur lpidmie ; indicateurs de russite Description des activits proposes (y compris liens avec les Effets directs principaux du BPTI) Modalits de mise en uvre : voir les conseils supplmentaires ci-dessous Budget : lors de llaboration du plan de travail, il est important de sassurer que le budget correspondant est raliste et que son cot est valu avec prcision. Le budget peut tre prsent comme suit :

Stratgies -- Une demi-page Cadre de prsentation des rsultats : Cadre descriptif et logique -- Une deux pages Mcanismes de gestion et de coordination Mcanismes de gestion des fonds Plans de travail et budget (activits raliser au sein du programme commun ; partenaires de mise en uvre, dlais et apports prvus des organismes des Nations Unies participants ) Deux trois pages.

Activits raliser Appui administratif, y compris personnel et


cots oprationnels pour grer les fonds des donateurs, lorsque ncessaire. Voir les conseils supplmentaires ci-dessous et lAnnexe 5 pour plus dinformations.

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http://www.undg.org/docs/8928/RevisedStandardJPD-21April2008-UNDG-APPROVED.doc

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Manuel du Secrtariat de lONUSIDA sur la mobilisation de fonds extrabudgtaires

PRINCIPAUX ELEMENTS A INCLURE DANS


LA PROPOSITION DE FINANCEMENT Obstacles ventuels la mise en uvre Suivi et valuation Conclusion LE DOCUMENT DU PROGRAMME COMMUN Faisabilit, gestion du risque et prennit des rsultats Responsabilits, suivi et valuation, et compterendu Cadre juridique
21

Annexes gnrales susceptibles dtre jointes la proposition de financement/au Document du programme commun pour informer le donateur et replacer le projet dans son contexte (matriels disponibles sur le site Internet et le rseau Intranet de lONUSIDA)

Le document de prsentation de l'ONUSIDA 'Unir le monde contre le sida' y compris des


nformations sur les relations avec les coparrainants

Les travaux et la cible des Nations Unies et de lONUSIDA dans le pays donn (plan de travail
du Groupe thmatique des Nations Unies, programmes communs dappui des Nations Unies et besoins en financement) dans le contexte du plan stratgique national

Principes de collaboration : les Trois Principes, les Equipes conjointes des Nations Unies sur
le sida, la planification et les programmes communs

Rpartition des tches et ciblage de lappui des Nations Unies -- rles de chaque organisme dans la mise en uvre du plan et du programme commun

Rsums des documents des CCA et de lUNDAF, profils des coparrainants, plan stratgique
national, clips dinformation illustrant le travail de lONU/ONUSIDA dans le pays.

CONSEILS SUPPLEMENTAIRES Modalits de mise en uvre


Les rfrences des partenaires de mise en uvre potentiels qui recevront des fonds dans le cadre du projet doivent tre de nature gnrique, savoir socit civile, organisations non gouvernementales, etc. ou autres dans la mesure o cela va lencontre du processus dappel doffre.

Nouveaux postes de personnel


Salaires/avantages : bien que le cot de lchelon de base soit uniforme quel que soit le poste de travail, lajustement et les avantages du poste varieront au cas par cas et il convient dobtenir lvaluation des cots auprs du dpartement HQ/Budget et Finance. Cots dappui oprationnel : des fonds de donateurs doivent tre obtenus pour couvrir les cots oprationnels lis la cration dun poste de personnel charg des ressources extrabudgtaires (ex : ordinateurs, scurit, communications, espace de bureau, etc.) afin de ne pas imputer ces cots sur le budget de base de lONUSIDA dans la mesure o ils viendraient alors rduire les fonds disponibles pour les activits de base du BPTI. Activits programmatiques : il faut galement chercher mobiliser des fonds de donateurs pour financer le plan de travail anticip associ au poste au moment de la collecte de fonds pour la cration dudit poste. Note : le recrutement de personnel est assujetti un certain nombre de conditions en plus de lobtention dune approbation initiale par le biais du processus dapprobation de la collecte de ressources extrabudgtaires, savoir : (i) le poste est supprim lextinction du financement du donateur et le titulaire en est inform par crit dans sa lettre de nomination, et (ii) rien ne garantit que

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ONUSIDA

le poste sera intgr dans le budget de base et il est de lintrt du bureau bnficiaire de discuter des possibilits futures avec le Directeur de lEAR concern au moment de la demande dapprobation pour collecter des fonds auprs des donateurs afin de financer ce poste ; les Directeurs dEAR sont responsables de la supervision rgionale en termes de besoins en personnel et de la proposition de nouvelles demandes au Sige un rythme biennal, en fonction de lvolution des priorits rgionales.

Cots dappui au Programme (CaP)


Le budget doit inclure des CaP de 7 % sur toutes les contributions extrabudgtaires des donateurs. Les CaP reprsentent les cots indirects variables, en dautres termes, tous les cots induits par lorganisme pour son fonctionnement et lappui de ses activits, projets et programmes, et qui ne peuvent pas tre imputs sans quivoque des activits, projets ou programmes spcifiques. Ces cots incluent habituellement les units de service et dadministration ainsi que leurs systmes et cots oprationnels lis, tels que lvaluation de projet, la formulation de projet, la prparation et le suivi des plans de travail et des budgets, la tenue des comptes dun projet, la supervision/mise en uvre non technique des projets, le recensement de personnel, le contrle des dpenses dun projet, la rception, le dcaissement des fonds, le montage des propositions pour les donateurs, la ngociation des accords, le recrutement et les services lis aux ressources humaines, et ltablissement de rapports financiers. Les CaP sont abandonns lorsque le Secrtariat reoit des contributions des coparrainants de lONUSIDA ou dautres organismes des Nations Unies. Les coparrainants sont encourags appliquer la mme politique. Dans le cas des accords de gestion canalise des fonds du GNUD, la commission de lAgent administratif convenue en vertu du Mmorandum dAccord entre les organismes des Nations Unies participants et lAgent administratif (1 % sauf disposition contraire convenue conformment la Note dorientation du GNUD, voir note de bas de page 1) est applique lensemble du montant de la contribution.

Taux de change
Le mcanisme de gestion canalise des fonds du GNUD ncessite llaboration de plans de travail et de budgets pour lensemble de la priode anticipe, et pour permettre aux auteurs des plans de travail de les aligner sur les contributions des donateurs, il est recommand dappliquer et de noter le taux de change des Nations Unies applicable au moment de llaboration du document de travail. La valeur dun versement de contribution effectu dans des devises autres que le dollar des Etats-Unis sera dtermine en appliquant le taux de change des Nations Unies en vigueur la date de la signature. Les modles daccord du GNUD requirent que les gains et pertes soient comptabiliss dans le compte du programme commun par lAgent administratif . Le Mmorandum dAccord entre les partenaires stipule : ces montants viendront augmenter ou diminuer les fonds disponibles pour dcaissement au profit des organismes des Nations Unies partenaires . Les directives ne fournissant pas dautres prcisions, il est propos que les Comits dorientation rgionaux conjoints des projets respectifs rpartissent les gains et les pertes en fonction des allocations dans la tranche budgtaire lie.

Budgets des programmes communs dappui des Nations Unies


Elabors par les organismes des Nations Unies participants, ces budgets sont conus pour servir dapproche coordonne pour mobiliser des ressources auprs de plusieurs donateurs. Le budget/plan de travail peut tre plus important que la contribution initiale du donateur. Toutefois, tout budget annex la Lettre dAccord conclue avec un donateur doit correspondre au calendrier de versement dudit donateur (c'est--dire que les plans de travail de cinq ans doivent tre associs cinq versements annuels) mme si les chiffres ne sont quindicatifs. Il est clair que les plans et les budgets peuvent voluer dans le temps et quun accord formel sera conclu le cas chant entre les organismes des Nations Unies participants et le donateur si les montants et la rpartition changent avant la rception de la tranche concerne.

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Manuel du Secrtariat de lONUSIDA sur la mobilisation de fonds extrabudgtaires

Annexe 3A : Modle du Secrtariat de lONUSIDA


Lettre dAccord standard entre un (des) donateur(s) et le Secrtariat de lONUSIDA avec une (des) clause(s) non modifiable(s) prsente(s) en italique.
Lettre daccord entre [nom du donateur] et le Secrtariat de lONUSIDA
N de rfrence de laccord Date de laccord Intitul du projet Rfrence de la proposition de financement Rfrence du donateur (le cas chant) Dates de dbut/de fin Montant de la subvention : A complter en cas damendements N et date de lamendement N des clauses/annexes amendes Ex : ONUSIDA/bureau metteur/RMS/2008/1.... Date de signature par le donateur

Le prsent document constitue une Lettre dAccord entre [nom du donateur] (ci-aprs dsign le Donateur ) et le Secrtariat de lONUSIDA (ci-aprs dsign le Bnficiaire ) lappui du projet/programme dcrit dans la proposition de financement intitule [intitul de la proposition de financement] dont un exemplaire est joint aux prsentes lANNEXE A. En vertu de cet accord, le Donateur et le Bnficiaire (ci-aprs collectivement dsigns les Parties ) conviennent ce qui suit :

Article 1 -- Dcaissement des fonds 1. Le Donateur sengage apporter une contribution de [montant en lettres] ([montant en chiffres]) et tout autre montant supplmentaire de son choix (ci-aprs dsigns la Contribution ) pour soutenir le projet. 2. Le Donateur dposera la Contribution par virement, conformment au calendrier de versement prsent lANNEXE B jointe au prsent Accord, en devises convertibles utilisables sans restrictions, au compte suivant : [choisir parmi les liens hypertextes proposs]. 3. Au moment du virement, le Donateur informera le Secrtariat de lONUSIDA des lments suivants : (a) le nom du donateur, lintitul du projet et le numro de rfrence de laccord, (b) le montant vir, et (c) la date de valeur du virement. 4. Le Compte du projet sera administr par le Secrtariat de lONUSIDA conformment aux Rglementations et Rgles financires de lOMS/ONUSIDA.
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5. Tout intrt 23 crdit au solde du Compte sur lequel la contribution a t dpose sera utilis conformment aux Rglementations et Rgles financires de lOMS/ONUSIDA.

6. Le Compte sera exclusivement assujetti aux procdures de vrification internes et externes stipules dans les Rglementations et Rgles financires de lOMS/ONUSIDA.
7. Le Bnficiaire sera autoris allouer une commission administrative de sept pour-cent (7 %) du montant apport par le Donateur pour couvrir les cots dappui au Programme. 8. Tous les comptes et tats financiers seront exprims en dollars des Etats-Unis.

Article 2 -- Mise en uvre du projet 9. Le Bnficiaire ralisera les activits dont il est responsable, conformment au budget indiqu dans la proposition de financement (Annexe A) et aux Rglementations et Rgles financires de lOMS/ONUSIDA. Du personnel sera recrut et gr, des quipements, des fournitures et des services seront achets, et des contrats seront conclus conformment aux dispositions desdites rgles et rglementations.

Article 3 -- Etablissement de rapports 10. Le Bnficiaire remettra au Donateur les rapports suivants : a. Des rapports dactivit descriptifs consolids tous les 12 mois qui devront tre remis au plus tard trois mois aprs la fin de la priode de compte-rendu couverte. b. Des rapports financiers non certifis tous les 12 mois en ce qui concerne les fonds dcaisss du Compte du projet qui devront tre remis au plus tard trois mois aprs la fin de la priode de compte-rendu couverte. c. Un rapport descriptif final et un rapport financier non certifi au moment de lachvement du projet qui devront tre remis au plus tard trois mois aprs la clture financire du Projet. d. Un tat financier certifi final qui devra tre remis au plus tard le 30 juin de lanne suivant la clture financire du Projet.

Article 4 -- Suivi et valuation 11. Le suivi et lvaluation du projet y compris, le cas chant, une valuation approprie ralise conjointement par le Bnficiaire, le Donateur et dautres partenaires seront effectus conformment la proposition de projet.

Les options suivantes sont possibles : Option 1 : Lors de la ngociation des contrats avec les donateurs, la formulation prfre du Secrtariat concernant les intrts est : Les intrts accumuls au titre de la contribution seront conservs par lONUSIDA pour tre utiliss conformment aux Rglementations et Rgles financires de lOMS/ONUSIDA. Option 2 : Si les donateurs nacceptent pas la mise en commun des intrts, il convient de rechercher leur accord pour les rallouer et dutiliser la formulation suivante : Les intrts accumuls au titre de la contribution seront rallous au profit dactivits lies au programme ou au profit dun projet spcifique . Option 3 : Si les donateurs souhaitent rcuprer les intrts, cela est tout fait possible. Cest toutefois loption que le Secrtariat prfre le moins et il convient, avec une mise en perspective, de rappeler au donateur que les intrts susceptibles dtre acquis au titre de leur contribution spcifique seraient bien infrieurs si celle-ci ntait pas regroupe au sein du Fonds fiduciaire.

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Manuel du Secrtariat de lONUSIDA sur la mobilisation de fonds extrabudgtaires

Article 5 -- Expiration, modification et dnonciation de lAccord 12. Le prsent Accord ne pourra tre modifi quavec un accord crit conclu entre les parties. 13. Le prsent Accord pourra tre dnonc par lune des parties aprs pravis crit de [trente (30)] jours adress lautre partie, sous rserve du maintien du paragraphe 14 ci-dessous aux fins qui y sont mentionnes. 14. Les obligations assumes par le Donateur et le Bnficiaire en vertu du prsent Accord survivront son expiration ou sa dnonciation dans la mesure du ncessaire pour permettre de mettre un terme aux activits, de retirer le personnel, les fonds et les biens, de rgler les comptes entre les Parties aux prsentes et de rgler les engagements contractuels ncessaires pris avec les sous-traitants, consultants ou fournisseurs, et ce de manire ordonne. Tout solde subsistant au crdit du Compte du projet sera utilis des fins mutuellement convenues par le Donateur et le Bnficiaire.

Article 6 -- Rglement des litiges 15. Tout litige susceptible de survenir entre les parties concernant linterprtation, lapplication ou lexcution du prsent accord, y compris sa validit ou dnonciation, ou concernant tout accord ultrieur susceptible de rsulter du prsent accord et qui ne peut tre rsolu lamiable, pourra tre soumis par lune des parties un arbitrage ayant force obligatoire dfinitif conformment aux Rgles optionnelles de la Cour permanente darbitrage pour larbitrage de diffrents entre des Bnficiaires internationaux et des Etats , telles quapplicables la date dentre en vigueur du prsent accord. Pour le Donateur : Nom : Titre : Adresse : Tlphone : Tlcopie : Courriel : Date : Pour le Secrtariat de lONUSIDA : Nom : Titre : Adresse : Tlphone : Tlcopie : Courriel : Date :

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ANNEXE A :
Proposition de financement

ANNEXE B :
Calendrier de versement (il est aussi possible de prsenter directement le calendrier dans laccord, dans lArticle 1, alina 2, au lieu de le faire figurer dans lannexe) Exemple
Date 17 novembre 2008 17 novembre 2009 Montant US$ 200 000 US$ 350 000 Conditions A la signature de laccord A la rception du rapport dactivit

Etc.

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Annexe 3B : Modle du Secrtariat de lONUSIDA


Lettre dAccord standard entre un coparrainant de lONUSIDA ou un autre organisme des Nations Unies et le Secrtariat de lONUSIDA
Lettre daccord entre [nom du donateur] et le Secrtariat de lONUSIDA N de rfrence de laccord Ex : ONUSIDA/bureau metteur/RMS/2008/1....
Date de laccord Intitul du projet Rfrence de la proposition de financement (le cas chant) Rfrence du donateur (le cas chant) Dates de dbut/de fin Montant de la subvention Date de signature par le donateur

Le prsent document constitue une Lettre dAccord entre [nom du Donateur] (ci-aprs dsign le Donateur ) et le Secrtariat de lONUSIDA (ci-aprs dsign le Bnficiaire ) lappui des activits/du projet/du programme suivant(es).

A. DESCRIPTION DU PROJET 1. Gnralits : 2. Stratgie du projet et nature des activits : 3. Rsultats escompts : 4. Dpenses prvues :
POSTE BUDGETAIRE USD

Sous-total Cots dappui au Programme * Total


* Ces frais couvrent les cots indirects dappui au programme que le bnficiaire doit supporter pour mettre en uvre des programmes financs par des ressources extrabudgtaires. Le Secrtariat de lONUSIDA abandonne ces frais lorsque les virements sont faits entre organismes des Nations Unies.

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B. ETABLISSEMENT DE RAPPORTS
Le Bnficiaire prparera et remettra les rapports suivants au Donateur :

1. Rapports descriptifs et rapports financiers


a) un rapport dactivit annuel et un rapport financier non certifi sur lutilisation de la contribution au plus tard en mars de chaque anne b) un rapport final et un rapport financier non certifi sur lutilisation de la contribution au plus tard en mars de lanne suivant lanne de lachvement du projet c) un tat financier certifi final du compte sur lutilisation de la contribution dans les six (6) mois suivant la clture de lanne dachvement du projet. Lors de la dnonciation du projet, toute partie non dpense ou non engage de la contribution sera restitue au Donateur sauf disposition contraire convenue par crit par les parties.

C. INSTRUCTIONS DE VERSEMENT 1. Calendrier de versement :


A la signature du prsent accord, les fonds seront verss comme suit :
Date Montant Conditions

2. Coordonnes du compte : ( indiquer par le Bnficiaire) 3. Devise : Dollar des Etats-Unis D. CERTIFICATION ET APPROBATION DES PARTIES
1. Le Bnficiaire certifie que la dclaration faite aux prsentes sous la rubrique Nature des activits est une description exacte du projet et que la signature dment autorise ci-aprs reflte lapprobation et lacceptation du prsent Document dAccord. Pour le Bnficiaire : Nom : Titre : Tlphone : Courriel : Date :

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2. Le Donateur certifie que la signature dment autorise ci-aprs reflte lapprobation et lacceptation de ce Document dAccord de base. Pour le Donateur : Nom : Titre : Tlphone : Courriel : Date :

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Annexe 3C : Modle du Secrtariat de lONUSIDA


Lettre denvoi pour accompagner les lettres daccord amendes Cher ... Lettre daccord entre [nom du Donateur] et le Secrtariat de lONUSIDA date du __________ lappui du projet intitul :______________________ Suite nos discussions, prire de trouver ci-joint pour tude nos propositions damendement de la lettre daccord susmentionne.

Dcrire ici les changements en faisant rfrence aux numros des paragraphes/des annexes et indiquer en conclusion que toutes les autres clauses demeurent inchanges . Prire aussi dindiquer les raisons lorigine des changements.
Si les modifications proposes vous conviennent, prire de contresigner et de retourner la lettre daccord amende. Nous vous remercions de votre appui et de votre confiance permanents. Veuillez agrer lexpression de nos sentiments distingus Directeur... cc : RMO

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Annexe 3D : Modle du Secrtariat de lONUSIDA


Lettre dAccord standard entre le PNUD et le Secrtariat de lONUSIDA24 lorsque le PNUD conserve des fonds pour le compte du Secrtariat en dehors des procdures du GNUD25
Lettre daccord entre le PNUD et le Secrtariat de lONUSIDA
Rfrence de laccord Pays Rfrence de la lettre daccord entre le PNUD et le donateur Dates de dbut/de fin Montant des fonds conservs par le PNUD

Ex : ONUSIDA/bureau metteur/RMS/2008/1....

Le prsent document constitue une Lettre dAccord entre le PNUD et le Secrtariat de lONUSIDA en vertu de la Clause 46 de lAccord de service PNUD/Secrtariat de lONUSIDA et concernant les activits devant tre mises en uvre par le Secrtariat de lONUSIDA telles quindiques dans le plan de travail joint la Proposition de financement convenue avec le donateur (Annexe A). En vertu du prsent accord, le PNUD et le Secrtariat de lONUSIDA conviennent de la rpartition suivante des responsabilits.

PNUD
1. Le PNUD conservera [montant en lettres] ([montant en chiffres]) pour le compte du Secrtariat de lONUSIDA et dcaissera les fonds en fonction des demandes du Coordonnateur de lONUSIDA dans le pays dans le pays X conformment au budget et au plan de travail contenus dans lAnnexe A et dans le respect de ses rgles et rglementations. 2. Le PNUD sera responsable de la supervision financire et de ltablissement de rapports sur les fonds.

Secrtariat de lONUSIDA
3. Par lintermdiaire du Coordonnateur de lONUSIDA dans le pays, le Secrtariat de lONUSIDA tirera sur les fonds et conduira les activits mentionnes dans le budget et le plan de travail contenus dans lAnnexe A. 4. Le Secrtariat de lONUSIDA sera responsable de la supervision des activits mettre en uvre et de ltablissement de rapports programmatiques, comme stipul dans lAnnexe A.

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Ce texte est propos comme base de ngociation avec le PNUD lchelon des pays Lorsque des fonds sont ngocis dans le cadre des procdures du GNUD, laccord entre le PNUD et le Secrtariat de lONUSIDA est document dans le Mmorandum dAccord entre les partenaires des Nations Unies participants et lAgent administratif

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Pour le PNUD : Nom : Titre : Tlphone : Courriel : Date : Pour le Secrtariat de lONUSIDA : Nom : Titre : Tlphone : Courriel : Date :

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Annexe 4 : Modalits pour recevoir des fonds -- les pour et les contre
Comme indiqu dans le Chapitre 3, le Secrtariat a la possibilit dutiliser les mcanismes administratifs et financiers de ses coparrainants, en particulier ceux de lOMS et du PNUD, afin de raliser ses activits. Les options doivent tre examines au cas par cas afin didentifier la plus efficace. Le tableau suivant a pour objectif de fournir des orientations en donnant une liste des pour et des contre relatifs chaque option. Il est cependant important de ne pas oublier que chaque organisme a ses propres rgles de procdure qui doivent tre respectes afin de garantir leur responsabilit et que les avantages des uns par rapport aux autres peuvent ne pas tre significatifs. Pour Recevoir des fonds
Les contributions sont comptabilises dans le Fonds fiduciaire de lONUSIDA et dclares au Conseil de Coordination du Programme, et au-del dans lEtat des recettes et des dpenses et des variations des soldes des fonds de lONUSIDA. Dans la mesure o le Secrtariat fonctionne sur le plan administratif par lintermdiaire de ses coparrainants, le processus administratif est plus lourd.

Contre Par lintermdiaire de lOMS

Approbations et responsabilits
Internes et accessibles Retards possibles dans lobtention des autorisations et des signatures, en raison de la nature complexe du Secrtariat et des nombreux acteurs impliqus. Les procdures sont susceptibles dtre plus longues en raison de la ncessit de passer par diffrents niveaux mondial, EAR, local. Lorsquil faut utiliser lensemble de la contribution au niveau local, la transfrer par le biais dun ou de plusieurs bons de commande peut constituer un processus pesant. Dans ce cas, il est prfrable que le Secrtariat intervienne en tant quinitiateur pour des fonds ngocis directement entre le PNUD et le donateur. Retards occasionnels dans lobtention dautorisations internes pour les rapports.

Dpenser et grer les fonds


Capacit suivre directement les dpenses.

Etablissement de rapports
Facilit par le fait que le Secrtariat contrle pleinement le suivi des fonds et la mise en uvre des activits.

Par lintermdiaire du PNUD Recevoir des fonds


Le Secrtariat est dispens des tches administratives dans la mesure o le PNUD conclut laccord avec le donateur. Les fonds ne sont pas comptabiliss dans le Fonds fiduciaire de lONUSIDA et de ce fait pas dclars auprs du Conseil de Coordination du Programme ou dautres entits par le Secrtariat de lONUSIDA.

Approbations et responsabilits
Obligation : Des autorisations de mobilisation de ressources internes sont ncessaires indpendamment du fait que le PNUD soit ou non le signataire de laccord avec le donateur.

Dpenser et grer les fonds


Moins de retards dans la mesure o les fonds sont disponibles localement et o le bureau de pays de lONUSIDA assume normalement la responsabilit du programme et initie les actions conformment aux plans de travail convenus en troite collaboration avec le PNUD ; la responsabilit financire incombe au PNUD. Le Secrtariat na pas de responsabilit de supervision directe des fonds. Obligation : se conformer aux rgles du PNUD.

Etablissement de rapports
En tant que signataire de laccord avec le donateur, le PNUD est responsable de ltablissement de tous les rapports, sur la base des informations du bureau de pays de lONUSIDA en ce qui concerne la mise en uvre du programme. Le personnel de pays na pas de responsabilit de supervision directe des fonds et est donc tenu de les suivre manuellement pour sassurer que les rapports sur le programme sont cohrents avec les dpenses.

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Annexe 5 : Groupe consultatif sur les ressources extrabudgtaires


Composition :
Groupe de base
Administrateur Relations extrieures, RMO (Prsident) Administrateur Contrle des comptes, Unit Finance/Budget, Finance et Administration Points focaux des EAR chargs des ressources extrabudgtaires Fonctionnaire des Finances, Appui technique et oprationnel/plan de travail, Unit Suivi des rsultats Secrtaire

Membres optionnels en fonction de lordre du jour


Administrateur Personnel et recrutement, Ressources humaines Conseiller de programme, Equipe de coordination dans le(s) pays/Appui technique et oprationnel Conseiller en partenariats, Partenariats avec le secteur priv

Mandat :
fournir des conseils et des orientations lorsquils sont demands faciliter lobtention de chaque autorisation administrative et financire demande par les diffrentes units/les diffrents dpartements avant la signature des accords maintenir et partager les bonnes pratiques et les leons tires

Modalits de fonctionnement :
Le Groupe se runit une fois par semaine et sa composition est adapte en fonction de lordre du jour de la semaine. Les remontes dinformation sont compiles et retournes au demandeur par le biais du Point focal de lEAR charg des ressources extrabudgtaires concern ou du reprsentant du dpartement Genve participant au Groupe. Les ordres du jour et les comptes-rendus des runions sont prpars et conservs par le Secrtaire du Groupe consultatif. Groupe consultatif sur les ressources extrabudgtaires au 15 fvrier 2009 Groupe de base
Administrateur Relations extrieures, RMO (Prsident) Administrateur Relations extrieures, RMO Administrateur Contrle des comptes, Finance Fonctionnaire des Finances, Suivi des rsultats du plan de travail Points focaux des EAR chargs des ressources extrabudgtaires Merle Wangerin Michael Herold Danijela Mirkovic Dushy Martin Voir tableau ci-dessous

Membres optionnels (en fonction de lordre du jour)


Administrateur Personnel et recrutement, RH Conseiller de programme, Equipe de coordination dans le(s) pays Conseiller en partenariats, Partenariats avec le secteur priv Caroline Manlan Marie Engel

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Points focaux des EAR chargs des ressources extrabudgtaires


Chaque EAR dispose dun Point focal charg des ressources extrabudgtaires dsign par son Directeur en fonction de lorganisation et des besoins spcifiques de lEAR. La fonction nest pas assigne un poste spcifique et peut varier dune EAR lautre et est susceptible de changer dans le temps ; il est conseill de vrifier priodiquement. Le Point focal est charg : dorienter les COP et les EAR concernant tous les aspects lis au processus de mobilisation des ressources de faciliter le processus dautorisation et de suivre le bon respect des modalits de mobilisation de ressources extrabudgtaires dexaminer et de canaliser les demandes de ressources extrabudgtaires des pays et des EAR, et de transmettre les retours dinformation de canaliser et dexaminer les rapports aux donateurs de faire fonction de membre virtuel du Groupe consultatif sur les ressources extrabudgtaires bas au sige de tenir le Groupe consultatif sur les ressources extrabudgtaire du sige inform des nouvelles initiatives de mobilisation des ressources dans la rgion.

Points focaux des EAR chargs des ressources extrabudgtaires, par rgion
EAR EAR pour lAsie et le Pacifique EAR pour les Carabes EAR pour lAfrique orientale et australe EAR pour lEurope EAR pour lAmrique latine EAR pour le Moyen-Orient et lAfrique du Nord EAR pour lAfrique occidentale et centrale NOM ET TITRE, Au 15 fvrier 2009 Tracey Newbury, Conseiller de Programme rgional Michel de Groulard, Conseiller de Programme rgional Georges Shaw, Haut responsable des oprations Roman Gailevich, Conseiller de Programme rgional Aldo Landi, Haut conseiller Dveloppement institutionnel Iris Semini, Conseiller de Programme Kizito Nsarhaza Bishikwabo, Conseiller de Programme rgional

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Annexe 6 : Modalits pour avoir accs aux fonds


Les exemples suivants ont pour but de montrer que dans la pratique, on peut combiner les modalits en fonction dun certain nombre dactivits couramment recenses dans les plans de travail.
Activits :
Postes de personnel international Equipement (ex : vhicules/ordinateurs) Postes de personnel local Affectations de consultants internationaux/nationaux Runions Voyages Acheminement de fonds jusqu une entit tiers sans but lucratif

Recrutement de personnel international : Les rglementations et rgles de lOMS et du Secrtariat sappliquent. Les fonds sont tirs directement sur la contribution du donateur dpose dans le Fonds fiduciaire par lUnit Gestion des ressources humaines du Sige du Secrtariat pour rechercher par voie dannonce et recruter le titulaire en fonction du/des profil(s) de poste associ(s) laccord conclu avec le donateur. Le bureau bnficiaire est charg dtablir le profil de poste, dobtenir une valuation prcise du cot du poste et des cots dappui oprationnels, dobtenir un niveau suffisant de financement du donateur et de participer au processus de slection. Equipements : Les rglementations et rgles de lOMS et du Secrtariat sappliquent. Les fonds sont tirs directement par lEquipe Appui oprationnel base au sige du Secrtariat en coopration avec le bureau bnficiaire et conformment aux rgles dcrites dans le Manuel des oprations sur le terrain. Le bureau bnficiaire est charg dtablir une liste dquipements dont le cot est valu et dobtenir un niveau suffisant de financement du donateur ainsi que de travailler avec lEquipe Appui oprationnel le cas chant tout le long du processus dachat. Si lquipement doit tre acquis par le sige, lEquipe Appui oprationnel fera la demande par lintermdiaire de lOMS. Personnel local : Les rglementations et rgles du PNUD sappliquent. Le PNUD est autoris par le Secrtariat de lONUSIDA via son Equipe Appui oprationnel tirer des fonds pour recruter du personnel local conformment aux profils requis indiqus dans le plan de travail convenu. Le bureau bnficiaire est charg dobtenir une valuation prcise du cot du poste auprs du PNUD ainsi que des cots dappui oprationnels et dobtenir un niveau de financement suffisant du donateur et enfin de participer au processus de slection. Consultants internationaux/nationaux : Les rglementations et rgles de lOMS et du Secrtariat sappliquent. Un accord pour excution de travaux ou un contrat de service de consultant est tabli par lEAR ou le sige en fonction du mandat prpar par le bureau bnficiaire conformment la proposition de financement convenue. Les fonds sont directement tirs par lauteur de laccord pour excution de travaux/du contrat de service de consultant. ou Les rgles du PNUD sappliquent : le PNUD est autoris par le Secrtariat de lONUSIDA se charger du recrutement et du rglement du consultant international/national dans le respect du mandat stipul dans le plan de travail et conformment la politique du PNUD. Le bureau bnficiaire est charg, avec le soutien du PNUD, dtablir le mandat et de grer le travail du/des consultant(s).

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Runions et vnements : Les rgles, rglementations et procdures du PNUD et du Secrtariat sappliquent. Utilisant la procdure des bons de commande du PNUD, le bureau bnficiaire soumet les dtails dune activit, au sein de la proposition de financement ou du plan de travail, lEAR/Responsable dautorisation du plan de travail/Finance. Les informations dtailles peuvent se prsenter comme suit : Traduction, rvision et/ou dition de publications de lONUSIDA (XX exemplaires US$ XX par exemplaire) Ateliers (XX participants, XX jours, indemnit journalire $ XX, frais de voyage $ XX) Voyage local (XX jours, indemnit journalire $ XX, frais de voyage $ XX) Evnements spciaux (location du lieu $ XX, location de lquipement $ XX, honoraires $ XX par personne pour XX personnes, sous-traitants pour $ XX, fournitures $ XX, frais de communication $ XX, etc.) Voyage : Les rgles et rglementations de lOMS ou du PNUD sappliquent, en utilisant soit lAutorisation de voyage de lOMS pour le personnel du Secrtariat sous contrat OMS et les conseillers temporaires, soit un bon de commande du PNUD avec instruction au PNUD dorganiser un voyage pour le personnel local du Secrtariat sous contrat PNUD ; cette procdure peut aussi tre applique au recrutement de conseillers temporaires. Acheminement de fonds jusqu une entit tiers sans but lucratif : En utilisant le mcanisme de lAccord de financement de programme, le bureau bnficiaire travaille avec lEAR concerne pour tablir laccord et le faire voluer travers le processus dautorisation du Comit dexamen des programmes.

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Annexe 7 : Modle de compte-rendu du Secrtariat de lONUSIDA


MODELE DE COMPTE RENDU / Rapport dactivit standard
Organisme dclarant : [] Pays : []

RAPPORT DACTIVITE STANDARD pour le gouvernement de []


Activit et titre : [] Priode couverte : []

I. Gnralits/Principaux objectifs Cette section fournit un rsum succinct du projet tel que prsent dans la proposition de projet. Elle inclut : des gnralits, y compris lenvironnement de travail. un rappel des principaux objectifs. si les objectifs originaux ont t modifis pendant lanne, laccord du donateur doit aussi tre mentionn. une rfrence la manire dont les objectifs du projet sont lis aux cinq domaines cibles et priorits stratgiques de lONUSIDA, et la manire dont il soutient le dveloppement national. une liste de lorganisme responsable de la mise en uvre, des organismes dexcution et des principaux partenaires de mise en uvre. II. Activits, rsultats cls et impact Les informations de cette section incluent : la prsentation des activits entreprises, si possible ventiles par objectif et values en termes de cot. limpact des activits mises en uvre. une valuation de lampleur de la progression du projet par rapport aux rsultats et aux produits escompts pour lanne ou la priode couverte par le rapport. les obstacles la mise en uvre, les leons tires de la rsolution de ceux-ci et les connaissances acquises des valuations et des tudes qui ont eu lieu pendant lanne. les partenariats cls et la collaboration interinstitutions. les autres faits marquants et questions transversales qui sont importants pour les rsultats dont on rend compte.

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III. Plan de travail futur Les informations de cette section incluent : les actions prioritaires planifies pour lanne suivante pour dpasser les obstacles, renforcer les ralisations et les partenariats, et mettre profit les leons tires pendant lanne prcdente. des indications relatives aux principales modifications des stratgies, cibles ou rsultats et produits cls planifis dans le programme. lestimation du budget amend ncessaire (y compris les insuffisances/les excdents de financement). IV. Evaluation globale/Recommandations Cette section a pour but de fournir au donateur une autovaluation critique honnte de limpact et des succs du projet. Indiquer ce qui suit : LONUSIDA a-t-il rempli ses objectifs ? Quels sont les aspects de la mise en uvre qui ont eu un impact particulirement positif ? Y a-t-il eu des problmes et quelles mesures ont t prises pour les rsoudre ? Quelles sont les leons tires et comment seront-elles mises profit lavenir ?

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Annexe 8 : Conseils pour amliorer les comptences en matire de rdaction


Il est recommand tous les responsables chargs de ltablissement des rapports de suivre le cours intitul Writing Effectively for UNAIDS (rdiger de manire efficace pour lONUSIDA). Ce cours est propos rgulirement et a pour but de renforcer les capacits de lensemble du personnel du Secrtariat structurer et communiquer des ides et des informations par crit de manire parfaitement comprhensible . Les documents suivants fournissent des orientations utiles pour rviser les rapports et peuvent tre obtenus auprs du RMO ou sur le site Internet de lONUSIDA :
Guide de terminologie de lONUSIDA : (http://data.unaids.org/pub/Manual/2007/jc1336_UNAIDS_terminology_guide.fr.pdf) Guide de style de lOMS : (http://intranet.who.int/homes/whp/write_edit/topics/who_style_guide.shtml) Notes des rdacteurs de lONUSIDA : (http://data.unaids.org/pub/InformationNote/2006/editorsnotes_en.pdf) (en anglais) Neuf principes pour tablir des rapports sur le sida respectueux de lthique : (http://www.journaids.org/docs/SAEF_ethical_principles.pdf) (en anglais)

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Annexe 9 : Responsabilits dans le processus de compte-rendu -- Guide tape par tape Points focaux ou personnels dsigns dans les dpartements au niveau mondial.
Conformment sa mission, le RMO examinera les rapports des fins de contrle de qualit et dadaptation pour quils rpondent aux exigences spcifiques des donateurs, le cas chant. Si ncessaire, le RMO obtiendra des claircissements auprs de lauteur du rapport par lintermdiaire des Points focaux chargs des ressources extrabudgtaires ou des personnels dsigns dans les dpartements au niveau mondial. Le RMO obtiendra des tats certifis des recettes et des dpenses auprs de lOMS via le dpartement Budget, Finance et Administration pour la date prvue du rapport. Prire de noter que ltat financier final ne peut tre envoy quune fois que tous les engagements ont t rgls. Des rapports financiers intermdiaires (non certifis) peuvent tre fournis par lUnit Finance du Secrtariat de lONUSIDA. Sauf disposition contraire stipule par le donateur, un tat certifi lui sera fourni avec le rapport final et des rapports financiers intermdiaires seront fournis chaque anne, comme cela est requis sagissant des rapports descriptifs. Le RMO tablira une lettre denvoi et soumettra le rapport au processus dagrment ; il se chargera galement de le faire traduire si ncessaire et dadresser le rapport au donateur. Les rapports reus par le RMO qui ne seront pas de qualit suffisante seront retourns au bureau metteur par le biais des Points focaux chargs des ressources extrabudgtaires ou des personnels dsigns dans les dpartements au niveau mondial pour tre amends. Les bureaux metteurs sont chargs davertir le RMO avec une avance suffisante lorsque des retards interviennent dans la mise en uvre afin de lui demander son aide pour ngocier des prolongations avec les donateurs bien avant que les dates limites de compte-rendu ne soient atteintes. La base de donnes des rapports du RMO gnre des mmos et il est essentiel que le personnel qui gre des fonds extrabudgtaires au niveau du pays, rgional ou mondial conserve un contact direct et en temps requis avec le RMO pour garantir lactualisation de la base de donnes.

Illustration des procdures

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Guide tape par tape lintention des COP


Comme indiqu dans la Section 2.3.1, les initiatives de mobilisation de ressources ne doivent viser qu combler les insuffisances de financement des programmes communs dappui sur le sida et, si ncessaire, renforcer les capacits techniques du Bureau de lONUSIDA dans le pays pour lui permettre de remplir son rle programmatique de dynamisateur . Dans les pays qui nont pas encore atteint ce stade, les initiatives de mobilisation de ressources peuvent viser combler les insuffisances de financement des plans de travail approuvs des quipes conjointes et des priorits des groupes thmatiques, ainsi qu renforcer les capacits techniques. Les tapes suivre sont : sassurer du respect des principes de mobilisation de ressources extrabudgtaires du Secrtariat de lONUSIDA cartographier la communaut des donateurs et rpondre aux besoins des donateurs potentiels obtenir une autorisation du Directeur de lEAR pour ngocier avec le donateur, en fournissant une vue densemble de la situation de la mise en uvre des projets existants tablir une proposition de financement si elle est accepte, tablir une lettre daccord et obtenir les autorisations ncessaires avec lappui du Point focal de lEAR charg des ressources extrabudgtaires obtenir une autorisation crite du Directeur de lEAR (ou du Directeur excutif adjoint si le montant est gal ou suprieur US$ 500 000) signer laccord et sassurer que le RMO en reoit un exemplaire laborer un plan de mise en uvre dcrivant comment on aura accs aux fonds pour mettre en uvre chaque activit et sassurer du respect des obligations imposes par lONUSIDA/lOMS suivre rgulirement les progrs, avertir le RMO si des retards ont lieu qui affecteront les dates limites de compte-rendu ou si des modifications du plan de travail initial deviennent ncessaires -- requrrant une approbation du donateur suivre les dpenses financires prparer des rapports de qualit dans le respect des dates limites convenues.

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Manuel du Secrtariat de lONUSIDA sur la mobilisation de fonds extrabudgtaires

GLOSSAIRE
Budget de base : le niveau minimum de financement ncessaire pour les activits les plus essentielles contenues dans le plan de travail intgr. Les fonds du budget de base peuvent tre des contributions objet non dsign ou objet dsign destines financer une de ses activits spcifiques (ex : une initiative thmatique ou gographique). Budget intgr : lensemble complet des budgets ncessaires pour mettre en uvre le Budget-plan de travail intgr compos du budget de base, du budget supplmentaire et des ressources propres des coparrainants. Budget-plan de travail intgr (BPTI) : programme de travail commun des 10 organismes des Nations Unies (coparrainants de lONUSIDA) et dun Secrtariat combin dans un budget et plan de travail biennal qui a pour objectif de maximiser la cohrence, la coordination et limpact de la riposte des Nations Unies au sida. Budget supplmentaire : fonds pour les activits des coparrainants, du Secrtariat ou interinstitutions contenues dans le plan de travail intgr pour largir des activits finances par le budget de base. Les fonds du budget supplmentaire peuvent tre des contributions objet non dsign ou objet dsign pour des activits spcifiques, comme les contributions du budget de base. Cots dappui au programme : Cot indirects variables, c'est--dire, tous les cots induits par lorganisme pour son fonctionnement et lappui de ses activits, projets et programmes, et qui ne peuvent pas tre imputs sans quivoque des activits, projets ou programmes spcifiques. Ces cots incluent habituellement les units de service et dadministration ainsi que leurs systmes et cots oprationnels lis, tels que lvaluation de projet, la formulation de projet, la prparation et le suivi des plans de travail et des budgets, la tenue des comptes dun projet, la supervision/mise en uvre non technique des projets, le recensement de personnel, le contrle des dpenses dun projet, la rception, le dcaissement des fonds, le montage des propositions pour les donateurs, la ngociation des accords, le recrutement et les services lis aux ressources humaines, et ltablissement de rapports financiers. Fonds daffectation spcial multi-donateurs (MDTF) du Groupe des Nations Unies pour le Dveloppement (GNUD) : instrument de financement par lintermdiaire duquel les donateurs groupent les ressources pour appuyer les priorits nationales et permettre plus facilement aux organismes des Nations Unies de travailler et de raliser leurs activits en troite coordination et collaboration. Fonds fiduciaire de lONUSIDA : compte ouvert dans le systme financier de lOMS destin canaliser les fonds du BPTI et dautres fonds destins au Programme de lONUSIDA. Procdure de gestion canalise des fonds du GNUD : mcanisme de gestion de fonds dans le cadre duquel un/des donateur(s) et les organismes des Nations Unies participants conviennent dacheminer les fonds destins un programme commun par lentremise dun organisme de lONU participant. Ce dernier est appel lAgent administratif, canalise les ressources et est choisi conjointement par tous les organismes participants. La responsabilit programmatique et financire incombe aux organismes participants et aux partenaires (supra)nationaux administrant leur part respective du programme commun. Procdure de gestion groupe des fonds du GNUD : mcanisme de gestion de fonds dans le cadre duquel les organismes des Nations Unies participants travaillent en direction de rsultats communs avec un partenaire commun national ou supranational (ex : un dpartement, un bureau de province, une organisation non gouvernementale) et/ou dans une zone gographique commune. Dans ce mcanisme, les organismes des Nations Unies participants groupent leurs fonds auprs dun organisme de lONU appel lAgent de gestion qui est choisi conjointement par les organismes des Nations Unies participants aprs

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consultation du partenaire (supra)national. LAgent de gestion aidera le partenaire (supra)national administrer le programme. La responsabilit programmatique et financire de lappui des Nations Unies au programme commun incombe lAgent de gestion. Procdure de gestion parallle des fonds du GNUD : mcanisme de gestion de fonds dans le cadre duquel chaque organisme participant au programme commun gre ses propres fonds, quils proviennent de ressources de base ou extrabudgtaires et lorsque les interventions des organismes des Nations Unies participants visent des rsultats communs, mais avec des partenaires nationaux, supranationaux et/ou internationaux diffrents. Le document de programme commun doit au moins se composer dun plan de travail commun approuv par tous les organismes des Nations Unies participants, un budget consolid/global indiquant les apports des diffrentes parties impliques, le mcanisme de coordination et la signature des organismes participants. Programme commun du Groupe des Nations Unies pour le Dveloppement (GNUD) : cest un ensemble dactivits contenues dans un plan de travail commun et un budget associ, engageant deux ou plusieurs organismes des Nations Unies et des partenaires (supra)nationaux. Le budget-plan de travail fait partie dun document de programme commun, lequel fournit aussi le dtail des rles et responsabilits des partenaires dans la coordination et la gestion des activits communes. Le document de programme commun est sign par tous les organismes participants et les partenaires (supra)nationaux. Proposition de financement : proposition indpendante, par opposition aux documents de projet dans le cadre de la procdure du GNUD, labore dans le respect des dispositions dcrites dans le Chapitre 2 afin de rechercher des fonds auprs dun/de plusieurs donateur(s). Ressources extrabudgtaires : fonds reus par le Secrtariat pour entreprendre des activits non spcifiquement incluses dans les budgets de base ou supplmentaire et qui sont donc externes au BPTI tel quapprouv par le Conseil de Coordination du Programme (les priorits mergentes ne sont pas incluses dans un BPTI biennal).

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QUESTIONS LES PLUS FREQUENTES


Mobiliser des fonds extrabudgtaires
Q1. Par o dois-je commencer ? R. Les occasions de mobiliser des fonds varieront en fonction de la rgion ou du pays o vous tes dans certaines zones, la communaut des donateurs est importante et lon peut facilement attirer des fonds pour le dveloppement, dans dautres, les possibilits sont plus rduites. Quel que soit le niveau de potentiel, vous devez comprendre et respecter la politique du Secrtariat : les principes de mobilisation de ressources extrabudgtaires du Secrtariat de lONUSIDA sont essentiels pour garantir le financement du budget de base du Programme commun dans son ensemble ce qui est la priorit absolue, outre le fait de sassurer que le Secrtariat respecte sa mission tout en tirant profit de toute opportunit pour maximiser la riposte au sida. Q2. A quoi dois-je faire attention ? R. Si vous cherchez des financements pour la mise en uvre des activits du Secrtariat, bien quil puisse tre tentant de ngocier des fonds en plus des montants dcrits dans le plan de travail annuel et les domaines prioritaires de lONUSIDA, il est important de se rappeler que la collaboration avec les donateurs requiert souvent des capacits de gestion suprieures ce que lon imagine et peut reprsenter une charge de travail lourde pour les bureaux de pays, les EAR et le sige. La responsabilit vis--vis des donateurs et lobligation de leur rendre des comptes peuvent peser sur lefficacit densemble du bureau de lONUSIDA et la mise en uvre du plan de travail annuel de lEquipe conjointe des Nations Unies sur le sida. O que vous soyez bas, vous devez valuer attentivement les capacits de gestion de votre bureau avant de vous lancer dans des ngociations avec les donateurs, en gardant lesprit que la responsabilit de lONUSIDA est en jeu. Toute erreur de votre part est susceptible davoir un large impact sur les relations globales avec le donateur et pourrait de ce fait avoir une incidence prjudiciable sur la contribution au BPTI de ce mme donateur. Q3. Comment faire pour massurer que le financement du budget de base et du budget supplmentaire du BPTI nest pas rduit du fait de mes activits de mobilisation de ressources lchelon du pays ? R. A lchelon du pays, les ressources de financement des donateurs sont habituellement diffrentes de leurs ressources de financement au niveau mondial, et dans la plupart des cas il est peu probable que les contributions mobilises localement pour des activits au sein dun pays spcifique grveront les contributions destines au budget de base. Cela tant, vous NE POUVEZ PAS prendre le moindre risque et vous DEVEZ CONSULTER le sige/le RMO en premier et respecter la procdure dobtention des autorisations ncessaires. Vous avez aussi la possibilit de demander directement au donateur, mais la procdure est moins claire au niveau mondial et il est tout aussi impratif dobtenir lautorisation du RMO. Q4. Quand dois-je ngocier des fonds pour les coparrainants et dautres partenaires ? R. Cest lune de vos principales responsabilits et la lutte contre lpidmie doit bnficier du moindre centime qui lui est allou. Lorsque loccasion se prsente de collecter des fonds qui seraient mieux mis en uvre par les coparrainants et dautres partenaires, il faut saisir cette opportunit. Des ressources peuvent tre mobilises pour des domaines techniques au sein du programme commun dappui des Nations Unies qui souffrent dinsuffisances de financement. Q5. Quand accepter des fonds extrabudgtaires pour la mise en uvre des activits du Secrtariat et quand ne pas le faire ? R. Mobiliser des fonds pour la riposte au sida est lune des principales responsabilits du Secrtariat. Toutefois, cela ne signifie pas mobiliser des fonds uniquement pour la mise en uvre des activits du
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Secrtariat (ni uniquement pour la composante Secrtariat des programmes communs dappui des Nations Unies) et rejeter les opportunits de ngocier de tels fonds pour les coparrainants. Etant donn le rle principal de coordination/ngociation du Secrtariat et le caractre limit de ses ressources humaines, vous devez respecter la politique du Secrtariat et tudier attentivement les cas o vous pouvez accepter des fonds pour la mise en uvre de ses propres activits plutt que les ngocier pour les coparrainants. Q6. Ai-je bien compris et suis-je clairement daccord avec les coparrainants quant ce que lon attend du Secrtariat de lONUSIDA dans le contexte spcifique dans lequel je me situe ? R. Les informations remontes par les coparrainants dans certains endroits rvlent des inquitudes selon lesquelles le Secrtariat ne mobilisait des fonds que pour sa composante du programme commun dappui des Nations Unies. Assurez-vous que les rles et les attentes sont clairement dfinis au niveau de votre poste de travail ainsi quau sein des Equipes conjointes des Nations Unies sur le sida. Q7. Qui est autoris sengager dans des activits de mobilisation de ressources extrabudgtaires ? R. Le RMO lest et vous ltes si cela fait partie du descriptif de votre poste ou si votre Directeur vous a autoris le faire.

Approcher les donateurs


Q8. Que faut-il que je sache et que je fasse ? R. Cartographier la communaut des donateurs pour identifier ceux qui sont prsents dans votre rgion et ceux qui disposent de fonds au niveau local. Etudiez leur ordre du jour politique, leur profil et leur politique de donateur, et assurez-vous que vos informations sont bien actualises. Dveloppez les relations avec les donateurs et convainquez-les que vous tes un partenaire srieux. Noubliez pas en outre que vous reprsentez un programme coparrain et quen tant que tel, vous devez rester neutre dans les discussions politiques. Travaillez en troite collaboration avec votre EAR et sige/RMO, et en mme temps, tudiez les partenariats des coparrainants et/ou autres partenaires. Cela vous aidera aussi prendre des contacts avec des reprsentants locaux et mme des contreparties gouvernementales. Q9. Comment dois-je rpondre la demande dun donateur dacheminer des fonds par lintermdiaire du Secrtariat (en dehors de la procdure du GNUD) pour un bnficiaire/projet spcifique ? R. Il faut encourager le donateur apporter directement ses fonds un partenaire de mise en uvre appropri ; le Secrtariat peut proposer dintervenir comme ngociateur. Assurez-vous aussi que le donateur comprend que ces contributions canalises ne sont pas comptabilises comme des recettes dans le BPTI de lONUSIDA et ne sont pas dclares au Conseil de Coordination du Programme. Q10. Quel type de document dois-je utiliser pour susciter lintrt dun donateur ? R. Avant dapprocher un donateur, vous devez dfinir des objectifs clairs et les rsultats viss que vous escomptez atteindre grce aux fonds du donateur dans une proposition de financement concise et bien prsente. Soyez raliste quant aux objectifs et activits du projet, au calendrier et au budget de mise en uvre, et soyez clair et succinct ! Les programmes communs dappui des Nations Unies qui ont t avaliss peuvent servir doutils de plaidoyer et de base pour mobiliser des ressources parmi des donateurs sil existe des insuffisances de financement. La personne recevant la proposition ne souhaite pas passer des heures essayer de comprendre la teneur du projet, elle veut savoir tout de suite quel problme sera rsolu par la projet, avec combien dargent et dans quel dlai. Prenez pour hypothse que le donateur nest pas inform du sujet du projet, mais extrmement intelligent.

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Q11. Que dois-je faire si un donateur souhaite donner des fonds pour des activits non alignes sur la politique de lONUSIDA ? R. Vous devez vous opposer aux pressions dun donateur lorsque les activits proposes ne salignent pas sur la politique de lONUSIDA. Ce faisant, vous devez essayer de ngocier pour que les fonds soient allous lappui des plans et cadres stratgiques nationaux par le biais des programmes communs dappui des Nations Unies plutt que vous lancer dans quelque chose qui pourrait conduire lONUSIDA intervenir en dehors de sa mission ou dans des domaines dans lesquels il ne dispose pas davantage comparatif. Si vous avez besoin daide, consultez le bureau de la mobilisation des ressources le cas chant. Q12. Que dois-je faire si je rencontre des obstacles ou des retards dans la mise en uvre dun projet ? R. Alertez dabord le RMO de sorte quil puisse anticiper les retards dans les discussions avec les donateurs nattendez pas jusqu la date limite de compte-rendu pour le faire. Recherchez de laide et des solutions alternatives pour dbloquer des situations. En cas de retard dans le recrutement de personnel, toutefois, SOUVENEZ-VOUS que toute embauche court terme destine fournir de laide entre-temps rduira le montant des fonds disponibles pour le poste du titulaire final, cest--dire que la dure du poste initialement prvue sera rduite en fonction des fonds dpenss pour engager une aide court terme. Q13. Que faire si les objectifs initiaux du projet ne sont plus adapts la situation ? Puis-je les modifier ? R. Vous devez respecter les dispositions de laccord de donateur. Certains prvoient une certaine souplesse, dautres requirent une approbation du donateur. Si vous avez de bonnes raisons de justifier une modification du projet, il est peu probable que le donateur sy opposera. Mais il ne faut pas scarter des dispositions initiales sans son approbation pralable. Cela pourrait avoir de srieuses rpercussions. Q14. Nous prvoyons de mettre en uvre un programme en collaboration avec une organisation non gouvernementale locale. Le donateur souhaiterait aussi soutenir le travail de cette ONG mais voudrait acheminer ses fonds par lintermdiaire de lONUSIDA. Est-ce possible ? R. Si lorganisation non gouvernementale nous sollicite pour soutenir des activits alignes sur les priorits de lONUSIDA, il est possible de canaliser les fonds par lintermdiaire du Secrtariat via un Accord de financement de programme et une autorisation du Comit dexamen des programmes. Q15. Pourquoi lONUSIDA doit-il mobiliser des fonds auprs du (et pour le) secteur priv ? R. Le secteur priv26 peut tre un vrai partenaire de dveloppement en ce qui concerne les questions de renforcement des capacits, de transfert de technologie et de financement du dveloppement. Q16. Quels sont les outils et les ressources ma disposition pour maider obtenir lengagement du secteur priv ? R. Le dpartement Partenariats avec le secteur priv de Genve (quipe de trois personnes) est l pour soutenir vos efforts en :

faisant fonction de centre de connaissances, partageant les expriences dautres rgions/pays et prparant des tudes de cas sur les bonnes pratiques conduisant la recherche sur les entreprises et les secteurs fournissant un appui en matire de communication pour les partenariats (liaison avec le dpartement communication du sige et cration de plates-formes de communication au niveau international) aidant mobiliser le personnel dencadrement du sige ou des reprsentants/envoys spciaux pour soutenir les partenariats, et

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inclut les entreprises individuelles, les fondations et les coalitions dentreprises, les fdrations demployeurs, les syndicats de travailleurs, les petites et moyennes entreprises (PME) et lconomie informelle.

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assurant le contact avec dautres partenaires internationaux tels que la Coalition mondiale des entreprises contre le sida, la tuberculose et le paludisme (GBC), le Fonds mondial, lInitiative mondiale en faveur de la sant du forum conomique mondial, la Banque mondiale, lOIT et dautres coparrainants. Un manuel interne destin fournir au personnel de lONUSIDA des orientations pratiques pour adapter lengagement du secteur priv dans la riposte lpidmie. Un modle standard de prsentation sous PowerPoint utiliser lorsque vous rencontrez pour la premire fois une entreprise ou une coalition dentreprises. Des prsentations spcifiques sous PowerPoint sur la cration de nouvelles coalitions dentreprises et le renforcement des coalitions existantes. Une brochure destine aux entreprises intitule Le SIDA est le problme de chacun LONUSIDA & les entreprises : Travailler ensemble qui dcrit le cas dentreprises engages contre le sida, les types de partenariats, les avantages des partenariats et certains exemples de partenariats efficaces avec des entreprises. Des copies papier sont disponibles en anglais, en franais, en espagnol et en portugais.

Elle a labor un certain nombre doutils pour vous aider dans vos actions de sensibilisation, notamment :

Q17. Quand lONUSIDA peut-il (ne peut-il pas) accepter des fonds du secteur priv ? R. Aucun partenariat ne peut tre conclu avec des entits exerant des activits de vente ou de fabrication darmes et darmements ou de leurs composants, des entits qui enfreignent les sanctions des Nations Unies, des entits pratiquant lexploitation et/ou la corruption, et des entits ayant des pratiques incompatibles avec les droits mentionns dans la Convention internationale des droits de lenfant. En outre, il est conseill de ne pas dvelopper de partenariat avec des entits appartenant aux secteurs suivants : tabac, jeux et pornographie. Les partenariats (y compris les dons en numraire) associant des secteurs sensibles tels que lindustrie pharmaceutique et le secteur de lalcool doivent tre examins attentivement par le dpartement Partenariat du sige de lONUSIDA. Les directives de lONU tant rvises et actualises, il faut toujours vrifier auprs du dpartement Partenariats avec le secteur priv ou directement avec lorganisme concern. Q18. Quels sont les risques lis la collecte de fonds auprs du et pour le secteur priv ? R. Il est particulirement problmatique pour les Nations Unies de collaborer avec des entits dont les activits sont contradictoires avec sa Charte, ses normes et ses standards, et il est important de noter que les missions de certains partenaires peuvent exclure que ceux-ci acceptent des fonds de ces entits. Cela sapplique galement lONUSIDA et cest la raison pour laquelle le Programme commun a sign un accord annuel avec Innovest, fournisseur dtudes extra-financires indpendantes de premier plan, afin davoir accs son portail en ligne pour extraire des informations et des notations dentreprises de sa base de donnes qui couvre plus de 2 300 entreprises. Pour avoir des informations sur les socits, prire de consulter le dpartement Partenariats avec le secteur priv. Q18. Que dois-je garder lesprit lorsque je mobilise des fonds auprs du secteur priv ? R. Lune des principales choses se rappeler lorsque lon envisage de solliciter de tels donateurs est que vous reprsentez lONUSIDA dans son ensemble et que les coparrainants sont soumis certaines restrictions du fait de leur mission spcifique. Avant daller plus loin, vous devez donc rflchir attentivement au donateur et rechercher des informations auprs du dpartement Partenariats avec le secteur priv au sige. LONUSIDA a labor une politique spcifique pour orienter ces activits et vous devez suivre de prs ses conseils avant de commencer. En outre, il est essentiel de comprendre les attentes et les objectifs dune entreprise qui est un partenaire potentiel pour sassurer quils sont aligns sur le cadre stratgique de lONUSIDA, les priorits du programme national et les ressources disponibles, et vice-versa. Autrement, vous pourriez vous retrouver faire des promesses excessives et ne pas uvrer hauteur des attentes, ou vous pourriez perdre du temps et des ressources pour un partenariat qui nutiliserait, par exemple, la question de la lutte contre le sida qu des fins de relations publiques.

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Q19. Comment lONUSIDA sengage-t-il avec des fondations ? R. LONUSIDA croit fortement dans limpact que les fondations peuvent avoir sur le financement et/ou dans la cration de partenariats avec des fondations pour des projets et/ou des activits spcifiques. Alors que lONUSIDA travaille et continuera de travailler avec des fondations partenaires, telles que la Fondation Bill et Melinda Gates, la Fondation Ford, la Fondation Kaiser Family, la Fondation Rockefeller et la Fondation Clinton, entre autres, le dpartement Partenariats avec le secteur priv a entrepris un processus de recensement stratgique pour identifier les diffrents points dentre pour le travail des fondations et laborer une stratgie globale pour sengager davantage avec elles afin de maximiser la valeur de chaque partenariat. Restez lcoute, il devrait y avoir de nouveaux dveloppements et des annonces dans ce domaine au dbut 2009.

Gestion des contributions


Q20. Quelles sont les options dacheminement pour recevoir une contribution extrabudgtaire de la part dun donateur lchelon du pays et quel montant peut-on accder ? R. En suivant les informations fournies dans le Chapitre 3 du prsent manuel, valuez chaque cas en fonction de ses avantages propres et discutez des options avec les coparrainants avec qui vous travaillez afin de voir celle qui serait la plus efficace. Q21. Quest-ce quun Agent administratif et quand est-ce utile que lONUSIDA assume ce rle ? R. Lexpression Agent administratif (AA) sapplique lorganisme des Nations Unies responsable de la gestion des fonds dans le cadre dun mcanisme de gestion canalise des fonds de la procdure du GNUD. Alors que le PNUD assume ce rle de manire croissante, en particulier pour les financements multidonateurs importants, lAA est choisi en fonction de celui qui a les meilleures capacits pour assumer les nombreuses responsabilits inhrentes cette mission. Celles-ci sont dcrites pleinement dans la Note dorientation sur la programmation conjointe du GNUD (lien hypertexte dans le Chapitre 3 du prsent manuel) et doivent tre examines attentivement. Etant donn le caractre limit des capacits du Secrtariat, y compris labsence de service de trsorerie, ce rle ne doit tre accept que dans des circonstances exceptionnelles et en dernier recours. Q22. Quelles considrations faut-il conserver lesprit lorsque lon propose de financer le recrutement de personnel sur une contribution extrabudgtaire ? R. Vous devez vous assurer dabord que vous avez obtenu toutes les autorisations ncessaires pour augmenter vos effectifs, vous devez tablir un profil de poste et une valuation prcise des cots (salaire + avantages + cots oprationnels) en vous procurant des chiffres actualiss auprs de lUnit Finance, vous devez prparer un plan de travail pour ce poste et ngocier des fonds auprs du donateur pour le mettre en uvre et vous devez vous assurez quil y a suffisamment despace de bureau pour accueillir le personnel supplmentaire. Q23. Si je ngocie un financement pour un poste, pourquoi dois-je aussi demander au donateur de financer les cots oprationnels associs ce poste ? R. Si vous ne le faites pas, vous ferez supporter une charge au budget de base, c'est--dire que vous rduirez un financement allou au BPTI qui tait autrement prvu pour raliser le plan de travail approuv par le Conseil de Coordination du Programme. Les postes financs par des ressources extrabudgtaires ne doivent pas reprsenter une charge grevant le budget de base. Q24. Le Secrtariat de lONUSIDA intgrera-t-il le poste au sein du budget de base une fois que les fonds du donateur seront puiss ? R. NON et aucun engagement vis--vis du titulaire du poste ne doit tre pris cet gard. La dure du poste est limite en fonction des fonds allous. En dehors de ce mcanisme, vous pouvez toujours consulter votre Directeur pour tudier dventuelles autres alternatives possibles.

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Q25. Les cots dappui au programme sont-ils mis disposition du bureau mobilisant la contribution ou sont-ils conservs au niveau central ? R. Les cots dappui au programme sont conservs dans la caisse gnrale pour financer les cots induits par le temps pass par le personnel traiter la contribution de sorte ne pas grever le budget de base. Q26. Comment dois-je faire pour tablir un accord avec un donateur ? R. Proposez au donateur le modle du Secrtariat de lONUSIDA fourni dans le prsent manuel et vrifiez les amendements ou clauses supplmentaires quil est susceptible de proposer avec votre point focal charg des ressources extrabudgtaires (EAR, au niveau du dpartement) ou avec le bureau de la mobilisation des ressources afin de vous assurer que la formulation est conforme aux rgles et rglementations de lONUSIDA/OMS. Nutilisez pas danciens accords sans vrifier que leur formulation est toujours valable. Q27. Est-il possible dapprouver une clause permettant au donateur de vrifier les livres de compte du projet ? R. Cela va lencontre des rgles et rglementations de lONUSIDA/OMS et nest donc pas possible. Les donateurs acceptent gnralement cette position. Q28. Le donateur souhaiterait verser sa contribution par tranches rception des rapports financiers et dactivit descriptifs. La dernire tranche serait verse aprs clture du projet. Est-ce possible ? R. Oui, cest possible. Le montant entier de la contribution est considr disponible la signature de laccord avec le donateur indpendamment des dates auxquelles les tranches seront reues. Il incombe cependant celui qui met en uvre le projet de respecter en permanence les dispositions de laccord de sorte ne pas occasionner dinfraction qui pourrait alors se traduire par un solde financer sur le budget de base. Q29 Nous avons clos notre projet et il reste de largent. Quelles sont nos options ? R. Cela dpendra des dispositions incluses dans laccord de donateur habituellement, les accords stipulent que les soldes seront retourns, mais dans la pratique, il est possible de proposer au donateur des activits lies pour absorber les fonds restants.

Etablissement de rapports
Q30. Quelles seraient les meilleures obligations de compte-rendu pour lONUSIDA ? R. En premier lieu, essayez de promouvoir des rapports larges, ex : rapports pour le Conseil de Coordination du Programme ou autres rapports thmatiques si cela ne fonctionne pas ou risque de ne pas rpondre aux exigences des donateurs, alors choisir lengagement minimum. Contrairement aux obligations de compte-rendu associes aux contributions de base, la mobilisation de fonds extrabudgtaires entrane ltablissement de rapports financiers et descriptifs spcifiques pour chaque accord conclu avec un donateur quel que soit son montant. Cela pourrait devenir une contrainte, en particulier lorsque cette obligation nest pas ralise correctement et lorsque la rputation du Secrtariat considr dans son ensemble et non comme un organe de collecte de fonds uniquement est en jeu. Q31. Puis-je envoyer directement des rapports dactivit au donateur ? R. Non, seul le bureau de la mobilisation des ressources peut le faire, notamment dans la mesure o il est tenu de garantir la qualit des rapports. Suivez les orientations fournies dans le Chapitre 4 du prsent manuel, sauf si vous contribuez la rdaction dun rapport commun au niveau dun pays pour des fonds mobiliss conjointement par les organismes des Nations Unies.

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Le Programme commun des Nations Unies sur le VIH/sida (ONUSIDA) unit dans un mme effort les activits de lutte contre lpidmie de dix organismes des Nations Unies : le Haut Commissariat des Nations Unies pour les Rfugis (HCR), le Fonds des Nations Unies pour lEnfance (UNICEF), le Programme alimentaire mondial (PAM), le Programme des Nations Unies pour le Dveloppement (PNUD), le Fonds des Nations Unies pour la Population (UNFPA), lOffice des Nations Unies contre la Drogue et le Crime (ONUDC), lOrganisation internationale du Travail (OIT), lOrganisation des Nations Unies pour lEducation, la Science et la Culture (UNESCO), lOrganisation mondiale de la Sant (OMS) et la Banque mondiale. LONUSIDA, en tant que programme coparrain, rassemble les ripostes lpidmie de ses dix organismes coparrainants, tout en ajoutant ces efforts des initiatives spciales. Son but est de conduire et de soutenir llargissement de laction internationale contre le VIH sur tous les fronts. LONUSIDA travaille avec un large ventail de partenaires gouvernements et ONG, monde des affaires, scientifiques et non spcialistes en vue de lchange de connaissances, de comptences et des meilleures pratiques travers les frontires.

ONUSIDA 20 AVENUE APPIA CH-1211 GENVE 27 SUISSE Tl. (+41) 22 791 36 66 Fax (+41) 22 791 48 35 Courriel : distribution@unaids.org www.unaids.org