Evaluacin de Inversiones en Proyectos de valuacin Tecnologa de Informacin (TI)

............................. Tema 8: El business case ...............................

ndice

El problema de invertir en Tecnologas de Informacin Un enfoque metodolgico para evaluar inversiones en TI Conclusiones y Factores Crticos de xito

El problema de Invertir en Tecnologas de Informacin

Cuando una compaa de transporte compra un camin para realizar el despacho de mercadera puede predecir con una precisin razonable, cunto dinero generar al entregar mayor cantidad de bienes a mayor cantidad de clientes.

Sin embargo, las inversiones en Tecnologa de Informacin son complejas y no es fcil calcular su Retorno de Inversin. Esto se debe a que las inversiones TI, no slo incorporan mejoras en la productividad, si no que tambin afectan ejes estratgicos.

Otro mbito de complejidad es el que se refiere a la amplitud de tipos de inversin en TI. Compramos Computadoras Porttiles (Laptops) o de Escritorio (Desktops)? Cunto dinero ahorramos al implementar un sistema ERP? Cul es el impacto en el ROI de la inversin en la nueva intranet de la empresa? Cul es el beneficio de invertir en el nuevo sistema CRM? Me conviene invertir en Infraestructura A B?

Las inversiones en TI han tenido muchos fracasos, muchas veces

83% de todas las inversiones en TI no alcanzan los beneficios econmicos esperados 1. Una firma de 100 millones de dlares de capital puede aumentar el precio de su accin en 3% anual eliminando el fracaso en inversiones TI en 40%. 2. Una empresa que destina un 1% de sus egresos a proyectos TI, puede mejorar su margen de operacin en 3%. 3. Los costos de oportunidad por errores en la toma de decisiones en inversiones en TI, en algunos casos pueden tener consecuencias desfavorables. La falta de visin estratgica en las TI, trajo como consecuencia que K-Marts perdiera la batalla en la industria de supermercados a favor de Wal-Mart. En el proyecto Enlaces se dise una red para enviar mails entre los computadores conectados, y al poco tiempo surgi Internet.

1.Standish Group Survey, The Chaos Report (1.995) 2.Se asume que la firma tiene antes de disminuir la tasa de fracasos, un 10% de ganancias despus de impuestos, 10 millones 3.El clculo asume que la empresa tiene antes de disminuir la tasa de fracasos, un margen de operacin de 10%

de acciones, una ganancia por accin de $ 1 y una relacin Pasivo/Patrimonio igual a 10.

Paradoja de la productividad...
La productividad se ha desacelerado a pesar de que la tecnologa, y en particular las TI, avanzan ms rpidamente que nunca. Otros estudios indican: La relacin entre el gasto en TI y la productividad es de un carcter aleatorio. Ejemplos: Durante la dcada de los 80, las empresas norteamericanas invirtieron 1 trilln de dlares en TI, pero slo mostraron una pequea mejora en productividad. En Chile, durante el periodo 87-92, el sector servicios invirti en TI en promedio 2,5 veces ms que el sector manufacturero, y su productividad slo lo super en un 0,5%.

Un anlisis de un proyecto TI requiere de una evaluacin econmica- estratgica

Adicionalmente, los ejecutivos de negocio no entienden el lenguaje tcnico de las TI

El valor de la inversin en TI es, a menudo, cuestionado por los directivos. Esto se debe a que: Existen muchos costos y beneficios intangibles, y por lo tanto, se consideran aparentemente incuantificables. Por ejemplo, el alineamiento estratgico los costos de oportunidad el valor de conectarse con los consumidores el aumento de capacidad innovadora y aprendizaje de la organizacin El valor de la tecnologas de informacin no viene dado por la infraestructura tecnolgica, sino por las aplicaciones que con ella se pueden desarrollar. El valor que brindan estas aplicaciones no se observa de manera inmediata. Ha habido un cambio en la finalidad de los proyectos TI: de la productividad al uso estratgico.

LAS METODOLOGAS TRADICIONALES NO RESPONDEN A ESTOS DESAFOS

Algunas compaas no comprenden la importancia de analizar en profundidad el Retorno de Inversin (ROI) de las inversiones en TI
Algunos ejemplos de fallas en el anlisis del caso de negocio: Se piensa que mayores costos en la implementacin son debidos a procesos de control de gastos insuficiente. En realidad, esta es la consecuencia de un problema mayor: haber subestimado los costos de implementacin durante la etapa de aprobacin del proyecto. El incumplimiento del cronograma del proyecto, se cree que resulta de la inesperada expansin del alcance del proyecto. La causa real del problema que lleva a esto es que al momento del anlisis costo/beneficio del proyecto, no se definen claramente los lmites del proyecto. La baja productividad de los trabajadores se cree que se debe a falta de entrenamiento en la utilizacin de nuevos sistemas. Una investigacin profunda, revela que el problema real es la falta de motivacin del empleado.

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El problema de invertir en Tecnologas de Informacin Un enfoque metodolgico para evaluar inversiones en TI Conclusiones y Factores Crticos de xito

Al momento de analizar inversiones TI, se debe tener en cuenta qu beneficios se espera obtener

Alcance de la tecnologa
Soluciones de Negocio

nfasis Estratgico
Nuevas ideas, nuevos modelos Experimentos de negocio

nfasis Econmico

Oportunidad de Mejoramiento mejorar la de Eficiencia Procesos operacional Oportunidad de Reducir costos o Renovacin Mejorar la calidad De los servicios TI

Infraestructura Compartida

Infraestructura Inadecuada para Transformacin el actual modelo De negocios

Rentabilidad de Corto Plazo

Crecimiento de Largo Plazo

Objetivo Estratgico

Es clave que las empresas integren las TI a la planificacin del negocio

Plan Estratgico Corporativo Alinear la estrategias de negocio con estrategia TI Evaluacin de desempeo Evaluar impacto en el negocio Verificar cumplimiento de objetivos Disear compensacin

Plan Estratgico UN Formular Plan y objetivos estratgicos TI Asegurar alineamiento con planes de las UN

Plan Corporativo Operacional Identificar proyectos corporativos o transversales a las UN Priorizar y cerrar lista de proyectos

Planes Operacionales UN Determinar presupuesto TI Identificar ideas de proyecto Desarrollar el Business Case Priorizar proyectos Ajustar financiamiento propuesto a presupuesto de las UN

Un elemento central para el anlisis de las inversiones de un proyecto TI es la utilizacin del caso de negocios (Business Case)
El Business Case es una de las herramientas ms importantes en el manejo de proyectos TI, sin embargo, es a menudo malinterpretada e inadecuadamente utilizada.

Un Business Case es un documento escrito para los ejecutivos tomadores de decisiones, que muestra los beneficios, costos y riesgos, presentes y futuros, asociados a la oportunidad de inversin en TI analizada.
El Business Case consiste principalmente de: Un anlisis en el cual se describe por qu o por qu no se debe seleccionar una opcin especfica. Identificacin de los factores de decisin ms relevantes asociados a una inversin propuesta, calcula las probabilidades y computa el valor agregado. Este valor agregado incluye consideraciones cuantificables y no cuantificables. Sus resultados son presentados a los ejecutivos tomadores de decisin para su aprobacin o rechazo. La premisa de la cual se parte es que los tomadores de decisin seleccionarn aquella alternativa que tenga la mejor relacin costo beneficio.

Un buen Business Case explica dnde est el verdadero valor del negocio de una forma lgica y convincente
Existen 7 aspectos relevantes que permiten determinar la calidad de un Business Case: 1. Ajuste correcto con la decisin que se quiere tomar.
El alcance y el nivel de esfuerzo para la elaboracin de un Business Case es acorde al impacto esperado y al tamao de inversin.

2. Inquietudes planteadas por los tomadores de decisin completamente identificadas y reflejadas en los criterios de decisin.
Todos los participantes en la toma de decisin y sus inquietudes estn completamente identificados.

3. Completo anlisis de todas las reas de valor, tanto tangibles como intangibles.
Estn identificadas todas las reas importantes que aportan al costo y al beneficio.

4. Conexin de las caractersticas TI con los objetivos del negocio.

Las principales caractersticas de cada alternativa de inversin est claramente vinculada a los objetivos del negocio.

5. Credibilidad del anlisis

La evidencia y soporte de los supuestos, afirmaciones, y clculos es relevante y creble

6. Debe ser conciso.

El anlisis debe ser claro y a la vez conciso.

7. Debe ser seductor.

Se debe dar soporte con historias que respalden el mensaje del Business Case.

Los Business Cases efectivos estn orientados a resultados de negocios, no a caractersticas de los sistemas

Foco de los Business Cases Exitosos Resultados Estratgicos (CEO, Directorio)

Objetivos/Tcticas (Gerentes de lnea) Sistemas/ Datos (Jefes de Departamentos)

Foco de los Business Cases que fracasan

Las empresas deben utilizar un Business Cases como Insumo de tres procesos clave Es fundamental que a la hora de preparar el Business Case de un proyecto TI, estn claramente definidos los siguientes procesos:

Proceso de Propuestas

Proceso de Seleccin

Proceso de Seguimiento

Debe proveer mtodos y procedimientos para construir y procesar Business Cases tiles

Debe definir quin decide qu proyectos se realizan, cmo y por qu

Debe informar el progreso de las inversiones TI comparando el valor actual con el valor esperado en el Business Case

Una metodologa para construir Business Cases consta de tres fases igualmente importantes
Esta metodologa de trabajo consta de tres fases que incluyen 7 pasos, cada paso tiene asociadas una serie de actividades:

Fase 1: Definicin
1. Alcances del Proyecto Deteccin de Necesidad Plan de Proyecto Criterios Filtrados Criterios Alineados Beneficios Calculados Beneficios Justificados ROI

2. Criterios de Evaluacin

3. Alineacin de Criterios

Fase 2: Evaluacin

4. Clculo de Beneficios

5. Justificacin

6. Anlisis

Fase 3: Entrega

7. Presentacin Business Case de Resultados

Fase 1: Definicin

Paso 1: Alcance del Proyecto Propsito Insumo Producto entregado Por qu este paso

Quin espera qu? Precisin en el Front-End reduce confusin en el Back-End Definir el contenido y el plan de proyecto del Business Case Deteccin de Necesidades de toma de decisin Plan de proyecto Identificar los recursos necesarios Establecer un mapa de ruta Manejar expectativas de los ejecutivos Clarificar el producto final del proyecto Confirmar que el costo de desarrollo del Business Case es proporcional a la importancia de la decisin a tomar

Principios

Fase 1: Definicin

Paso 2: Criterios de Evaluacin Propsito Insumo Producto entregado Por qu este paso

Quin se preocupa por qu? La gente adhiere a lo que entiende y le concierne Determinar claramente la audiencia del Business Case y los factores que utilizarn (criterios) para tomar la decisin Plan de proyecto Criterios filtrados Evitar olvidar criterios de decisin clave. Esto puede llevar a minar la validez del Business Case y de sus creadores Enfocar los recursos del equipo en aquellas reas que tendrn mayor peso en la decisin final La audiencia del Business Case son los tomadores de decisin Asegurarse de que los ms altos tomadores de decisin estn identificados Expresar los criterios en un lenguaje entendible por cada nivel de toma de decisin Identificar riesgos Especificar criterios intangibles Ser claros en cmo las oportunidades de inversin se alinean con los objetivos del negocio

Principios

Fase 1: Definicin

Paso 3: Alineacin de los criterios Propsito Insumo Producto entregado Por qu este paso Principios

Buscar relaciones entre criterios Todos deben empujar juntos Confirmar todos los criterios de decisin y vincularlos con los objetivos estratgicos Criterios filtrados Criterios alineados El mejor resultado para el negocio se consigue si la solucin propuesta soporta directamente las necesidades de la empresa Los criterios de bajo nivel estn vinculados con los criterios de alto nivel

Fase 2: Evaluacin

Paso 4: Clculo de los beneficios Propsito Insumo Producto entregado Por qu este paso Principios

Mostrar dnde est el dinero Cuando se trata de dinero, calcula bien Calcular costos y beneficios realistas de las opciones de inversin Criterios Alineados Beneficio calculado El impacto del dinero tiene una influencia importante en la decisin de inversin Establecer credibilidad con clculos crebles y claros Explicar cada clculo Citar evidencia confiable para cada supuesto Usar estimados consensuados, si no hay datos disponibles

Fase 2: Evaluacin

Paso 5: Justificacin Propsito Insumo Producto entregado Por qu este paso

Quin dice que eso es as? Hacerlos creer Usar evidencia convincente para hacer clculos y declaraciones crebles Beneficio Calculado Beneficios sustentados Para ser aceptado, las declaraciones del Business Case deben ser crebles. Es la razn, no la aritmtica, lo que hace que un Business Case sea exitoso. Tener explicaciones lgicas y racionales

Principios

Fase 2: Evaluacin

Paso 6: Anlisis Propsito Insumo Producto entregado Por qu este paso Principios

Encontrar el ganador El sobre, por favor Identificar la inversin a recomendar y justificarla Beneficios Sustentados Clculo del ROI Es el producto principal que entrega el Business Case Basar la recomendacin tanto en factores tangibles como intangibles La recomendacin debe ser lgica, creble y clara. Alinear los beneficios calculados a los criterios claves que sustenten el xito del negocio

Fase 3: Entrega

Paso 7: Presentacin de los Resultados Propsito Insumo Producto entregado Por qu este paso

Explicar la decisin Cuntalo bien y te escucharn Construir un Business Case fcil de entender y convincente ROI calculado Business Case Mejorar el entendimiento de los hallazgos y la base lgica del Business Case Aumentar la probabilidad de aceptacin de la recomendacin Mejorar la habilidad de la audiencia para transmitir el mensaje a otros. Hablar en el lenguaje de la audiencia.

Principios

Existen elementos clave dentro de la metodologa presentada que merecen ser analizados con mayor detalle

Cmo se alinean los criterios de decisin? Qu es un beneficio tangible y uno intangible? Cmo se calculan los beneficios intangibles?

Se debe determinar los criterios de decisin que los distintos participantes consideran relevantes para la toma de decisin
Un ejemplo: Criterios para la evaluacin de la implementacin de una Intranet.
Participantes en la toma de decisin CEO/CFO Aumentar la Flexibilidad de la empresa Tomar mejores decisiones respecto a nuevos productos Reducir rotacin de Ingenieros Reducir los requerimientos de capacitacin para la administracin de contenido Reducir el TCO Disminuir los costos de mano de obra de ingeniera Criterios de decisin Aumentar los ingresos va ahorro en costos Aumentar la Ventaja Competitiva Reducir abandono de clientes Reducir los riesgos de fracaso del proyecto Reducir costos de comunicacin e impresin

Marketing y Ventas

Grupo de Ingeniera de productos Recursos centrales

Sistemas de Informacin

Reducir riesgo de fallas de seguridad

Una poderosa herramienta para alinear los objetivos estratgicos con los objetivos del negocio es el Balanced Scorecard
XITO DE MERCADO Aumentar Ventaja Competitiva Aumentar Margen va ahorro de costos AHORRO DE COSTOS Reducir Riesgo de fracaso del proyecto

FINANCIERO

Reducir Rotacin de clientes CLIENTE Tomar mejores decisiones respecto a nuevos productos Aumentar la Flexibilidad de la Empresa Reducir Reducir contenido Costos de de labores de requerimient Ingeniera os tcnicos

TODO

PROCESO

Reducir Materiales Reducir de Reducir TCO Riesgo de Comunicaci Seguridad ne Impresin

CRECIMIENTO Y APRENDIZAJE DEL EMPLEADO Reducir Rotacin de Ingenieros

La escalera de valor permite establecer las relaciones causa efecto entre las opciones de inversin y los objetivos del negocio

Ejemplo:
Aumenta los ingresos y mrgenes de ABC
-----que-------

eV alo Esc ale ra d

Aumenta la ventaja competitiva de ABC

-----que-------

Ms y mejores nuevos productos

-----ayuda a crear-------

Diseadores ms leales y productivos

-----hace posible-------

Solucin: Implementacin de una Intranet

Definicin de beneficio tangible e intangible

Un beneficio tangible es aqul que elemento cuya contribucin al anlisis del ROI puede expresarse en trminos monetarios. Un beneficio intangible es aqul que no es expresado en un trmino monetario para el proyecto bajo anlisis. Estos beneficios son tambin conocidos como beneficios blandos. Algunos elementos pueden pasar de tangibles a intangibles y viceversa dependiendo de la perspectiva del equipo que toma la decisin.

Un anlisis profundo de los beneficios intangibles, puede llevar a tangibilizar muchos de ellos. Algunos ejemplos
Intangible Aumentar el valor para los accionistas. El valor a los accionistas es impactado por demasiados factores para ser cuantificable Forma de Tangibilizar Los ahorros aumentan las utilidades. El valor de la accin generalmente refleja las ganancias esperadas, por lo cual es tan popular utilizar la relacin Precio/Utilidad como mtrica. Cmo calcularlo: Los beneficios del sistema generan utilidades, lo cual, multiplicado por la relacin precio de la accin/utilidad, incrementa el valor de la accin y por lo tanto, el valor para los accionistas. Un aumento de la ventaja competitiva puede traducirse en aumentar el margen de contribucin de una firma, a travs de varias actividades de la cadena de valor, como ventas, marketing, servicio al cliente, productos, procurement y/o logstica. Cmo calcularlo: Determinar un porcentaje de mejora conservador en todas las actividades de la cadena de valor relevantes a la inversin TI a realizar y multiplicarlo por el margen actual Una imagen positiva de la empresa, como el valor percibido por los consumidores de un producto, bien, calidad, etc. permite a la empresa atraer con menos esfuerzo no slo clientes sino tambin empleados e inversores. Cmo calcularlo: Determinar un porcentaje razonable de mejora en los gastos de adquisicin de un cliente y/o un empleado.

Aumentar la ventaja competitiva. La ventaja competitiva es un concepto demasiado escurridizo para calcular su valor.

Mejorar la Imagen de la Empresa. La imagen no puede ser dimensionada directamente, por lo cual, no puede ser traducida en un valor de dinero

Si los intangibles no pueden ser tangibilizados, se puede utilizar una planilla de evaluacin que integre los intangibles en el proceso de seleccin de TI
Para el clculo de los beneficios intangibles, se puede utilizar una metodologa del tipo Balanced Scorecard. Un ejemplo:
Criterios de decisin TANGIBLES Retorno sobre la inversin (ROI) TOTAL TANGIBLES INTANGIBLES Financiero "Match" con los Estrategias Claves del Negocio Estmulo al desempeo financiero Riesgo de Falta de aceptacin del usuario Cliente Mejorar la Calidad del Output del grupo Mejorar la Productividad del staff Riesgo de Resistencia a compartir informacin Proceso Mejorar productividad del staff Expandir el uso del knowledge de la empresa Riesgo de seguridad Crecimiento y Aprendizaje del Empleado Mejorar la productividad del staff de TI Reducir los costos y complejidad de proyectos de SI Riesgo de aprendizaje de nuevas habilidades tcnicas TOTAL INTANGIBLES TOTAL GENERAL 10 5 3 2 15 6 4 5 15 6 6 3 10 4 3 3 50 100 50 50 Ponderacin

A: Criterio Tangible = 50 puntos B: Criterio Intangible = 50 puntos

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El problema de invertir en Tecnologas de Informacin Un enfoque metodolgico para evaluar inversiones en TI Conclusiones y Factores Crticos de xito

Conclusiones

Muchas decisiones no pueden ser realizadas basadas solamente en nmeros. En el caso de grandes decisiones, como el ingreso en un nuevo mercado o la inversin en una nueva tecnologa, se puede dar el caso de que ninguna cantidad de anlisis reduzca el grado de incertidumbre. A este problema se agrega la falta de conocimiento de las TI por parte de los ejecutivos que deben tomar decisiones. Anteriormente, las TI eran un centro de costos. En la actualidad son parte del ncleo de muchos negocios. Si se las maneja bien, las TI pueden ser una ventaja competitiva, mientras que si se las maneja mal pueden ser una fuerte desventaja.

Existen diferentes metodologas en el mercado para analizar inversiones en el mbito de las TI. El modelo presentado es uno de ellos Financieros: EVA Total Cost of Ownership (TCO) Cualitativos: IT Balanced Scorecard Information Economics Portfolio Management Probabilsticos: Real Options Valuation (ROV) Applied Information Economics. Enfoques integrales: Total Economic Impact (TEI) Rapid Economic Justification (REJ) Value On Demand

Factores crticos de xito en la evaluacin de inversiones en TI

Involucrar personal clave en el proceso de toma de decisiones de inversiones TI. Los altos ejecutivos de la empresa deben hacerse cargo de las inversiones en TI. Contar con un proceso adecuado de toma de decisiones. Determinar los criterios de decisin clave con los cuales se evaluar el proyecto de inversin. Enfocar el anlisis en el resultado para el negocio (valor agregado) y no en las caractersticas del sistema a evaluar. Redactar el Business Case en un lenguaje claro y entendible por los ejecutivos que van a tomar la decisin de inversin. Analizar las motivaciones de los usuarios finales, para que no sientan la insercin de TI en la empresa como amenaza.

Muchas gracias por su atencin!

Alejandro Susel asusel@igt.cl

www.igt.cl

IGT, una empresa Invertec