INFORME DE CONSULTORA: FORTALECIMIENTO ADMINISTRATIVO EN ASOCIACIONES DE PRODUCTORES APOYADAS POR LA UNIDAD DE DESARROLLO ECONMICO LOCAL (UDEL) DE LA MUNICIPALIDAD DE DANL.

Actividades realizadas Entrevistas con tesoreros, administradores, contadores y otras personas involucradas en actividades de tipo administrativo y contable de las AP. Revisin de documentacin contable de respaldo. Revisin de controles contables y libros de registros. Entrenamiento a tesoreros y contadores en: facturacin, documentacin de respaldo, libros de registros, controles de inventarios y ventas, conciliaciones bancarias, balanza de comprobacin, clculo de depreciaciones, elaboracin de estados financieros. Implementacin de sistemas contables manuales. Instalacin del programa contable Mnica. Elaboracin de manuales de procedimientos administrativos y contables. Anlisis financiero.

ARSO Observaciones Documentos contables en orden y con sus respectivos documentos de respaldo. Conciliaciones bancarias correctas y al da. Programa contable Mnica 7.0 instalado y en uso. Las donaciones se registran como ingresos, segn la norma se registran como patrimonio. No se registran contablemente las depreciaciones por activos.

Recomendaciones Al hacer compras, no mezclar en las facturas compras de carcter personal. Modificar el formato de boucher para cheques, reflejando dbitos y crditos.

 Adjuntar los cheques cobrados devueltos por el banco a los bouchers. Hacer un formato de partida de ingresos para registrar los ingresos y su justificacin, o en su defecto, imprimir el reporte de asiento contable del programa Mnica. Se recomienda que el Tesorero haga de manera regular arqueos de caja chica a la Administradora. Actualmente los socios no tienen una tarjeta de aportaciones, se sugiere hacerlas, ingresar toda la informacin histrica y entregarlas a cada uno. Al finalizar cada ao fiscal, imprimir el libro de diario. Realizar trmites en la DEI para obtener la autorizacin de llevar la contabilidad en forma electrnica. COMICAOL Observaciones Documentacin de respaldo en orden y correcta Conciliaciones bancarias correctas Programa Contable Mnica 8.5 instalado y en uso Adems del sistema computarizado, se llenan los libros contables legales de forma resumida. Expedientes y tarjetas de socios actualizados con sus prstamos, aportaciones, anticipos y pagos. Auditora realizada en el agosto de 2011 con hallazgos positivos a partir del ao 2010. Estados financieros con un mes de retraso, dado que el volumen de transacciones en temporada de caf es alto y el contador est contratado como un servicio externo. No se registran contablemente las depreciaciones por activos, no se cuenta con archivos histricos de adquisiciones y la mayora ya estn totalmente depreciados. No existe un control de inventario de bodega de caf pergamino seco. No existe un control eficiente de los servicios de trillado, tostado, molido y empaque. No existe forma de comprobar que todos los servicios prestados se facturen, los valores facturados ingresan a caja general y estos fondos se usan para hacer gastos. Algunas inversiones se registran como gastos y viceversa.

Recomendaciones

Realizar una revaluacin de activos de manera legal y por un profesional calificado. Establecer libros de control de inventarios de caf pergamino, de tostadura y venta de caf empacado. Establecer un fondo rotatorio de caja chica. Depositar en el banco los ingresos por venta de caf empacado, no ingresarlos en caja general como actualmente se hace. Hacer un inventario detallado y real de todos los activos de la Cooperativa. Solicitar a la administracin un mejor detalle de inversiones, de manera que no se confundan con gastos operativos. Realizar trmites en IHDECOOP para obtener la autorizacin de llevar la contabilidad en forma electrnica.

GRANEROS DEL PARASO La asociacin como tal no ha comenzado operaciones, pero existe la inquietud en algunos productores independientes, de aprender sobre Contabilidad y Anlisis Financiero. VERYFRUP Observaciones La mayora de las operaciones econmicas no tienen documentacin legal de respaldo. Se hace revisin de saldos bancarios, pero no hay conciliaciones. Existen estados financieros al 30 de junio de 2011, se hacen Excel. El libro de bancos, los auxiliares de cuentas por cobrar y cuentas por pagar se llevan en Excel.

Recomendaciones No realizar operaciones econmicas sin emitir u obtener el respectivo recibo/factura. Realizar mensualmente conciliaciones bancarias, imprimirlas y guardarlas en una carpeta. Implementar un sistema contable computarizado en el cual se har ms fcil el registro y consulta de libros auxiliares. Realizar trmites en la DEI para obtener la autorizacin de llevar la contabilidad en forma electrnica.