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Principales fonctionnalits de Sharepoint Fonctionnalits Dtail SharePoint permet de crer ses propres sites, ou pages trs aisment, en prcisant

un nom, en choisissant un modle de site ou de page, etc. Des modles permettent de pr-remplir les pages ou de proposer des composants qui faciliteront l'obtention du rsultat escompt. Un site peut tre enregistr en tant que nouveau modle de sites. Gestion des profils utilisateurs, groupes , gestion des droits par domaines NT, groupes ou utilisateurs. Ce type de gestion des droit permets de grer la visibilit pour un/des utilisateurs au niveau : sites, onglets, listes, bibliothques, rpertoire, documents. Par dfaut, les droits sur un site enfant sont les mmes que sur son parent. Ceci est modifiable. SharePoint permet de mettre en place un moteur de recherche trs puissant. Il permet de rechercher dans le contenu des documents stocks dans SharePoint, dans les mtadonnes associes aux documents ou des profils utilisateurs. Sa gestion s'effectue dans la centrale d'administration. Les rsultats sont aussi filtrs en fonction des droits utilisateurs, tous les sites peuvent ne pas tre dans la liste de recherche, etc. Permet d'obtenir des statistiques concernant les visites du site SharePoint, le nombre de visites par jours, les mots les plus recherchs, les sites les plus utiliss, etc. Avec rsultats filtrs fonction des droits de l'utilisateur, prfrences des rsultats affichs paramtrables, abonnement flux RSS possible : notification par email, gestion des versions, gestion des validations, gestion de l'accs concurrent un document, etc. Composant de type calendrier Outlook, synchronisation avec Outlook. Gantt project SharePoint permet de retrouver toutes les fonctionnalits d'Excel directement dans le site. Les import/export Excel-site et site-Excel sont possibles. Avis des utilisateurs, sondages, enqutes, aperu graphique des rsultats. Avec l'intgration d'Excel et reporting services (SSRS) d'SQL Server.

Cration de site(s), cration de page(s)

Gestion des utilisateurs, groupe d'utilisateurs

Moteur de recherche

Statistiques d'utilisation du site

Gestion documentaire

Gestion des tches et calendrier quipe Gestion planning Excel services

Collecte d'informations Reporting

Intgration de template (modle) documentaire

Grace l'intgration d'InfoPath.

Une application web est le plus haut niveau de sparations dans un environnement SharePoint (une batterie de serveur ou une ferme) possible. Il permet plusieurs paramtres, dont le mode dauthentification. Rien dexceptionnel pour les IT ou les dveloppeurs qui ont dj pu mettre en place des sites ASP.NET, PHP ou utilisant toute autre technologie puisquil sagit dune application web tout ce quil y a de plus classique avec entre autres:

Un site dans IIS Une url particulire Une mthode dauthentification lie cette application On notera galement que, dans un contexte SharePoint, une application web aura sa propre base de donnes (tout du moins lorsquil sagit dune nouvelle web application puisquil est possible dtendre des applications webs pour donner des paramtres diffrents permettant ainsi de partager des donnes au travers de diffrentes applications web qui proposent des techniques dauthentification diffrentes). Par ailleurs, SharePoint tant bas sur ASP.NET, le code et les mises jour du web.config (avec le SafeControls pour les initis) se fera de manire globale pour les diffrentes collections de sites quexposent notre application web. On pourra ainsi utiliser ces diffrentes web applications pour empcher certaines oprations (par exemple utiliser un web part) selon la population vise (Intranet, Extranet, Internet, partenaires, ). Enfin, une application web est toujours associe un Shared Services Provider.

Une collection de sites est un niveau plus bas de sparations qui sert souvent de point de brisure lorsque nous avons des restrictions despace de stockage. Il y a cependant des dsavantages au niveau de la collaboration dutiliser les deux niveaux de sparation ci-haut mentionns, car certaines fonctionnalits ne sont pas disponibles nativement entre les applications web ou les collections de sites. Ce niveau de configuration nest gnralement pas accessible pour les utilisateurs finaux, mais vous comprendrez peut-tre un peu plus de quoi ils parlent si cela arrive.

Une collection de sites est un container virtuel (en ce sens o lon ne retrouve aucun fichier sur disque comme pour lapplication web) et sa dfinition est stocke dans une base de donnes de configuration. Dun point de vue IT, la collection de sites a plusieurs avantages dont les principaux sont:

Quota de donnes Facilit de maintenance (le backup / restore se fait par dfaut au niveau de cette collection)

Si lon se place au niveau de la gestion du contenu, on notera que pour chaque collection de site est dfini un administrateur. Cet administrateur peut ainsi grer tout ce qui se trouve dans le site collections, savoir:

Corbeille de second niveau Recherche customise par site-collection Utilisateurs pour une collection de sites

Enfin, lutilisation des collections de sites permet de cataloguer des lments customiss en fonction de la population qui accdera du contenu de cette collection de sites (par dpartement par exemple):

Page matre Images Templates de sites et de listes Web parts

Une collection de sites possde toujours un site racine.

Ensuite nous avons les sites et sous-site (Mon dossier, Procdure, Support) qui contiennent des bibliothques de documents (Documents) et des listes ditems (Calendrier). Finalement, les listes contiennent des items et des documents qui ont des mtadonnes (Temps pour vacance, Priode de paie) pour dfinir leurs proprits. Jusque l, nous avons beaucoup parler des ITs, un peu des dveloppeurs mais peu des utilisateurs finaux pourtant moteurs pour tout ce qui est contenu au sein de notre SharePoint. A ce niveau nous pourrions ne parler de gestion de contenu. Selon les droits dont ils disposent, les utilisateurs peuvent:

Crer des sites Crer des listes Attacher des workflows des listes Assigner des permissions Restaurer des donnes supprimes Et bien dautres choses encore!

A ce niveau, seul le bon sens et les rgles dfinies par votre entreprise ont de limportance. Peu importe o se trouve les donnes, elles seront physiquement stockes au mme endroit. Cela ne veut pas pour autant dire que lon doit placer nos donnes partout et nimporte comment. Profitez des possibilits de SharePoint comme lhritage des permissions pour grer de manire efficace vos sites. Il est techniquement possible dajouter du code ou des outils de reporting aidant la gestion mais il ne faut pas ngliger la formation des utilisateurs qui recevront les droits de crer des sites. Un exemple de hirarchie de sites:

Ferme
o

Application Web 1 Collection de sites A (avec le site dentre) Site A.1 Site A.1.1 Site A.1.2 Site A.2 Collection de sites B (avec le site dentre) Site B.1 Site B.1.1 Site B.1.1.1 Site B.2 Application Web 2 Collection de sites C (avec le site dentre) [] Collection de sites D (avec le site dentre) []

Un site SharePoint est un site web classique, comme nous avons l'habitude de les connatre, qui regroupe un ensemble de pages ainsi qu'une page d'accueil ou d'index. Un site SharePoint peut abriter des sites enfants ous sous-sites. Ces sites peuvent hriter des droits du site parent ou bien tre totalement indpendant d'un point de vue scurit. Une collection de site est l'ensemble du site racine (de niveau suprieur) et de ses sous-sites. Il est possible de crer plusieurs collections de site sur un serveur WEB.
Chaque site est constitu de listes et de bibliothques, vritable container dinformations. Les listes agrgent le contenu dinformations sous forme de tableaux de donnes ; les colonnes reprsentant des champs, les lignes reprsentant les lments de listes. Les bibliothques de documents sont des listes spcialises dans le stockage des fichiers binaires. Exemple dune collection de sites avec un site racine et plusieurs sous sites.

La collection de sites reprsente au niveau de WSS une entit autonome. Elle est constitue d'un site racine et d'une arborescence de sous sites. La question qui se pose est oriente pratique : comment structurer les informations ? Nous prendrons lexemple de sites collaboratifs pour la ralisation dun projet. Deux scenarii sont envisags : une collection de sites avec autant de sous sites qu'il y a de projets ; une collection de sites par projet. Avant d'approfondir la question, quelques rappels de concepts s'imposent. Concepts Sharepoint Voici une liste des fonctionnalits disponibles au niveau d'une collection de sites : Propritaires principal et secondaire Administrateurs de la collection de sites Galerie des modles de sites Groupes inter sites Attribution de l'espace de stockage (statistiques) Gestion des verrous et quotas Mcanisme de cration de collections de sites partir de l'index des sites au niveau portail avec positionnement direct de listing dans des zones Annuaire des sites au niveau portail (pour indexation) Mcanisme de confirmation d'utilisation et de suppression automatique des collections de sites Sharepoint Sauvegarde et restauration (outil stsadm) Base SQL : une collection de sites se trouve sur une base SQL et une seule Toutes les autres fonctionnalits sont hberges au niveau de chaque site que ce soit le site racine ou les sous sites. Une collection de sites rpond aux besoins suivants : Fournir un lieu de travail collaboratif pour une communaut de personnes donne

Fournir un lieu de stockage centralis et de gestion documentaire pour une communaut de personnes donne Nous constatons ainsi que le dnominateur commun est ici la "communaut de personnes". Celle-ci dtermine la cration de la collection de sites car en dcoule : Les permissions associes ; Les intrts communs de partage d'informations ; Le sujet ou les sujets dont les documents et lments de liste vont traiter. La collection de sites n'est pas conue pour pouvoir hberger une quantit trop importante de donnes. En tmoigne notamment l e s limitations types dcrites sur le site du support Microsoft. Comparaison des scenarii Vous trouverez un comparatif entre les deux scenarii listant les avantages et inconvnients respectifs. Voir Tableau 6. Bilan Nous voyons dans le tableau 6 que des avantages sont prsents pour les deux scenarii. En raisonnant globalement, appliquons les besoins de travail collaboratif sous Sharepoint au cas de sites de type gestion de projets (scnario trs classique dans le cas de site Sharepoint) par exemple. On peut tout d'abord souligner que la rponse dpend du type de projet qui va tre implments : Les projets simples ont peu de volumtrie et d'acteurs et ont de faible besoin en terme d'architecture ; Les projets importants ont une forte volumtrie et un nombre importants d'acteurs et ncessitent ventuellement la cration de sous sites pour la MOA (Matrise douvrage) et la MOE (Matrise doeuvre) par exemple. Chaque projet a une communaut d'utilisateurs diffrents. De plus, pour tous les projets, les animateurs pourraient tre amens utiliser les fonctionnalits avances de cration de sites telles que : Cration d'un site de travail sur un document partir d'une bibliothque de document ou de Word 2003 Cration d'un site de runion partir d'une liste d'vnement ou d'une invitation Outlook 2003 De ce fait, l'arborescence peut devenir trs complexe avec des sous niveaux sous le site projet. Dans le cas du scnario 1 d'une seule collection de sites, nous arrivons au minimum trois niveaux de sites voire quatre si l'on souhaite par exemple crer un sous site ddi la MOE et des sous sites de runion MOE par exemple. Enfin, afin de conserver une cohrence entre les sites de projets simples et les

sites de projet complexes, il est prfrable d'utiliser la mme stratgie de cration.

Les amliorations Voici quelques propositions d'amliorations au niveau de la gestion des scurits et de la collection de sites. Ajouter un lien grer les groupes inter site et grer les groupes de sites au niveau de chaque site ; Faire un tableau dynamique centralisant l'ensemble des droits positionns au niveau de la collection de sites, des sites, des listes et bibliothques pour permettre un audit et des actions de paramtrage partir d'une seule interface ; Ajouter un bouton de slection des groupes inter sites et des groupes de domaines au niveau des groupes de sites ; Lister la demande les membres d'un groupe de domaine ; Ajouter un bouton de slection de groupes de domaines et utilisateurs au niveau des groupes inter sites. Mcanismes de maintien jour des groupes de domaine (notion de groupe dynamique que lon retrouve dans lActive Directory 2003)

Dans les concepts de Sharepoint, les groupes de sites correspondent des rles identifies au niveau d'un site ; Ex : lecteurs du site, auteurs du site Les Groupes inter site et Groupes de domaine ont quant eux un rle similaire : rassembler des utilisateurs du domaine. Les mmes mcanismes s'appliquent ces deux types de groupes mais avec des nuances significatives : Porte du groupe Principe de dlgation Interface de gestion Membres des rcipients Les groupes de sites peuvent contenir les membres suivants : Utilisateurs du domaine Groupes de domaine Groupes inter sites Les groupes inter sites peuvent contenir les membres suivants : Groupes de domaine Utilisateurs du domaine NB: Les groupes inter sites ne peuvent pas contenir de groupes inter sites. Les groupes de domaine peuvent contenir les membres suivants : Groupes de domaine Utilisateurs du domaine Voir Figure 2. Les groupes de domaines sont des groupes de scurits stocks au niveau de l'annuaire d'entreprise appel Active Directory. La gestion des groupes de scurits passe par deux mcanismes possibles : Utilisation de la console d'administration "Utilisateurs et Ordinateurs" Voir Figure 7. Il est possible de crer une console d'administration personnalise qui pointe uniquement sur l'Unit Organisationnelle (O.U.), "branche d'arbre" o sont stocks les groupes. Des droits d'administrations dlgues peuvent tre mis en place au niveau : De l'O.U. avec les scurits appliques sur l'OU et ses enfants Du groupe de scurit avec les scurits appliques sur le groupe Du groupe de scurit avec la notion de gestionnaire du groupe Utilisation du carnet d'adresse Ceci ncessite que le groupe de scurit AD ait une adresse de messagerie. Porte des membres Le tableau liste les objets de scurit et les met en rapport avec les concepts Sharepoint. Voir Figure 8 A chaque X, le tableau se lit de la sorte : Les scurits sur <l'objet> se spcifient au travers de la <scurit>

Exemples: les scurits sur la collection de sites se spcifient au travers des Groupes inter sites. il ny a aucun paramtrage de scurits sur un sous-site hritant Vous retrouver ce tableau sous forme de schma plus dtaill plus loin dans ce document Application des permissions Si nous nous sommes attachs jusqu' prsent dcrire les contenants, il nous faut dterminer galement les objets auxquels s'appliquent les permissions Au niveau d'un site, les permissions sont appliques au travers des : Groupes de sites. Pour information, vous pouvez retrouver la liste des diffrentes permissions en Annexe A Au niveau d'une liste ou d'une bibliothque, les permissions sont appliques au travers des : Groupes de sites Groupes de domaines Groupes inter sites Utilisateurs Une spcificit des listes permet de restreindre l'accs en lecture ou en modification aux utilisateurs en fonction du propritaire du document. Les lecteurs ont alors le choix de lire : Tous les lments Uniquement leurs propres lments Les auteurs ont alors le choix de modifier : Tous les lments Uniquement leurs propres lments Aucun lment

SP 2010 propose des templates de site qui sont disponibles selon 4 catgories :

Collaboration Runion Entreprise Publication

Collaboration Site quipe Site vide Espace documentaire Wiki Blog

Publication Site de Espace de travail Centre documentaire publication de de runion basique news, etc. Espace de travail Centre de runion vide d'enregistrement Espace de travail de runion Site personnalis dcisionnelle Espace de travail Annuaire de site de runion libre Espace de travail de runion Centre de rapport multipages Centre de recherche (simple ou avec onglets)

Runion

Entreprise

Catgorie collaboration Un site pour les quipes organiser rapidement et permet de partager des informations. Il fournit une bibliothque de Site quipe documents, ainsi que des listes pour la gestion des annonces, des lments de calendrier, tches, et des discussions. Site vide Un site vierge personnaliser selon les besoins. Un site permettant de travailler ensemble sur un document. Il fournit une bibliothque de documents pour stocker le Espace document et les fichiers, une liste de tches pour documentaire l'attribution todo, et une liste de liens pour des ressources lies aux documents. Un site collaboratif permettant de partager les rflexions et d'changer des ides. Il fournit des pages Web susceptibles Wiki d'tre adaptes rapidement pour enregistrer des informations et ensuite relis entre eux par le biais de motscls.

Blog

Un site pour une personne ou une quipe pour crire des ides, des observations, et de l'expertise que les visiteurs du site peuvent commenter.

Catgorie runion Un site pour les quipes organiser rapidement et Espace de travail permet de partager des informations. Il fournit une de runion bibliothque de documents, ainsi que des listes pour la basique gestion des annonces, des lments de calendrier, tches, et des discussions. Espace de travail Un site vierge personnaliser selon les besoins. de runion vide Espace de travail Un site pour les runions de prise de dcisions. Il de runion propose des listes pour crer des tches, stockage des dcisionnelle documents, et l'enregistrement des dcisions. Il propose des listes de suivi pour les participants, Espace de travail fournissant des orientations, et de stocker des photos de de runion libre l'vnement. Un site de planification, d'organisation et de saisie des Espace de travail rsultats d'une runion. Il propose des listes pour la de runion gestion de l'ordre du jour et les participants aux runions multipages en plus de deux pages vierges personnaliser selon les besoins. Catgorie entreprise Centre documentaire Un site pour centraliser la gestion des documents en entreprise. Ce modle cre un site conu pour la gestion des Centre documents. Les gestionnaires de dossiers peuvent d'enregistrement configurer la table de routage pour diriger les fichiers des endroits prcis. Un site pour fournir des vues personnalises, des donnes. Il inclut une personnalisation des Web Parts Site personnalis et de la navigation qui est optimis pour les sites de My Site (mon espace personnalis). Un site pour l'inscription et de classement des sites importants dans votre organisation. Il comprend des Annuaire de site points de vue diffrents pour les sites classs, sites, et un plan du site. Un site pour crer, grer et fournir des pages Web, des tableaux de bord et des indicateurs cls de Centre de rapport performance qui communiquent paramtres, les objectifs et stratgies. Centre de recherche Un site pour la livraison de la recherche. La page (simple ou avec d'accueil comprend un champ de recherche avec deux onglets) onglets: un pour les recherches gnrales, et un autre pour les recherches d'informations sur les personnes. Vous pouvez ajouter et personnaliser les onglets pour

se concentrer sur d'autres champs de recherche ou le rsultat types. Le site de recherche sans onglet est plus simple.

Catgorie publication Site de publication de news, etc. Un site pour publier des articles et des liens vers des articles de journaux. Il comprend un chantillon page d'actualits et d'archives pour stocker plus de nouvelles.

Une bibliothque de documents sert d'espace commun de stockage et organisation de documents : Word, Excel, Texte, PDF, images, etc. L'intrt tant de tout centraliser, d'avoir un systme simple d'ajout, de modification et suppression de documents.

C'est que nous pouvons ajouter des colonnes d'informations c'est dire les mtadonnes. Les mtadonnes reprsentent les colonnes d'une liste/bibliothque. Par exemple, les colonnes " Cr " et " Cr par " reprsentant respectivement la date de cration d'un lment et son auteur sont automatiquement ajoutes par le systme. Mais il est aussi possible d'ajouter nos propres colonnes ou ajouter des colonnes templates existantes qui apparatront alors l'affichage de notre bibliothque.

Un groupe se caractrise par un nom et une description (facultatif), un propritaire, des paramtres, des autorisations concernant les demandes d'accs et enfin des permissions. Il existe plusieurs types d'autorisations :

Contrle total Conception : permet aux membres de crer des listes, bibliothques et modifier des pages du site Collaboration : permet aux membres de crer, modifier le contenu de listes et bibliothques du site Lecture seule

Un niveau d'autorisation correspond un ensemble d'autorisations qu'il est possible d'attribuer des utilisateurs et/ou groupes d'utilisateurs ou plus en dtail un site, une liste ou bibliothque, un dossier et mme un document, fonction des stratgies de scurit souhaites. Par dfaut, il existe 5 types de niveaux d'autorisations.

Le contrle total : Ce niveau d'autorisation n'est pas modifiable ni supprimable. Celuici est accord par dfaut au propritaire du site. Droit de cration : Ce niveau d'autorisation permet d'effectuer tout ce qui se rapporte la cration de bibliothque ou liste et de modifier des pages. Droit de collaboration : Ce niveau d'autorisation permet de contribuer au site travers de la cration, modification et suppression d'lment de bibliothque ou liste (dossier ou document) ou encore de crer des pages web. Par dfaut, cette autorisation est affecte un groupe appel Contributeurs+nom du site. Droit de lecture : Ce niveau d'autorisation permet uniquement d'accorder un droit de lecture sur le site. Par dfaut, ce niveau d'autorisation est associ au groupe appel Lecteurs+nom du site. Accs limit : Ce niveau d'autorisation accs limit est un niveau non supprimable ni modifiable. Ce niveau d'autorisation est fait lorsque l'on veut ne donner accs qu' un document prcis, une bibliothque prcise. Attention, si ce niveau est appliqu un groupe ou un utilisateur, il faut aussi donner les accs ce mme groupe ou utilisateur la bibliothque contenant le document en question. Avoir les autorisations une information sans avoir les autorisations de son contenant ne permet pas d'y accder. Si un sous-site hrite des autorisations de son parent, la gestion des autorisations du sous-site n'est pas possible. Soit il faut passer par le site parent et modifier les autorisations (ce qui est risqu pour tous les autres sites enfants au niveau de la stratgie de scurit choisie), soit rompre l'hritage des autorisations du site enfant.

Les listes permettent de crer des formulaires afin de stocker les informations sous forme de liste. Ces formulaires peuvent tre personnalis, nous pouvons contraindre ou non l'utilisateur a remplir tous les champs, etc.