Como Montar Uma Organizao da Sociedade Civil - Associao

Texto por Silvana Ap. Maziero Custdio e Marcos Vincio Faria. Procedimentos Iniciais Conforme LORROUD (2004)*, a criao de uma organizao da sociedade civil comea da iniciativa de um grupo de pessoas que resolvem associar-se para um determinado propsito. Para criar-se uma associao, preciso realizar uma Assemblia Geral de Constituio, em que as pessoas presentes tero poderes para: Decidir as caractersticas da organizao. Aprovar o texto do estatuto social. O registro das organizaes sem fins lucrativos ser efetuado no Cartrio de Registro de Ttulos e Documentos da respectiva circunscrio de sua sede. Segundo a Lei de Registros Pblicos, necessria a apresentao do estatuto em duas vias, devidamente rubricadas por um advogado, acompanhado do respectivo requerimento de registro da entidade, assinado pelo seu representante legal. Aps o registro civil, a instituio j tem existncia legal, e precisa regularizar os registros fiscais, trabalhistas e locais da organizao. Para concluir estas tarefas, ser necessrio obter os servios de um contador. O advogado pode orientar toda a formao da instituio. Alm disso, ajuda bastante a assessoria de um administrador, entre outras coisas, este profissional atentar para aspectos operacionais da organizao, tais como planejamento da atuao e elaborao do primeiro oramento. Para criar uma associao civil dever ser realizada uma Assemblia Geral de Constituio convocada previamente na forma de edital, onde especifique data, horrio, local e pauta e levar uma proposta de estatuto pr-estabelecida. No incio da Assemblia, todos devero assinar uma lista de presena. Os presentes elegero um Presidente da Assemblia para conduzir os trabalhos da reunio, e este, por sua vez, escolher um Secretrio, que cuidar de elaborar a ata da Assemblia. O Presidente dever comear por ler a pauta da Assemblia, e ento dar incio s discusses e votaes. Os presentes devero decidir acerca dos seguintes itens (que constaro obrigatoriamente do Estatuto Social): nome ou denominao social; sede e jurisdio; finalidade e objetivos; durao (pode ser indeterminada); tipos de scios, sua admisso e retirada, os respectivos direitos e deveres; estrutura de gesto: quem tem poderes para que? (assemblia geral de scios, diretoria, conselho fiscal, conselho deliberativo); modo de representao;

meios de sustentao (doaes, financiamentos, venda de produtos ou servios, constituio de fundo social, etc.); se os scios respondem, ainda que subsidiariamente, pelas obrigaes sociais; condies de modificao dos estatutos, inclusive no que se refere administrao; hipteses de dissoluo da instituio e conseqente destino do patrimnio. Aps a aprovao do Estatuto Social e das principais caractersticas da organizao, preciso eleger os seus dirigentes (segundo a estrutura de gesto estabelecida no Estatuto), os quais devero tomar posse de seus cargos mediante assinatura de documento prprio (chamado termo de posse). Por fim, a ata da Assemblia dever ser assinada por todos os presentes, e vistada obrigatoriamente por um advogado, antes de ser submetida para registro em cartrio. Uma vez registrada a instituio em cartrio, ele j considerada pessoa jurdica legalmente existente. Em seguida, deve proceder regularizao de seus registros suplementares fiscal, trabalhista e local que so necessrios operao da organizao.

Papel do Grupo de Dirigentes na Associao Aps a criao da Associao ser necessrio a gesto da mesma, onde os dirigentes tem o papel de executar, coordenar as atividades da instituio criando condies para que os objetivos sejam alcanados. As principais atividades dos dirigentes so: planejar a melhor maneira de alcanar os objetivos da organizao; assegurar que todas as obrigaes da organizao esto sendo cumpridas; delegar responsabilidades para os demais membros da equipe; assegurar que todas as tarefas atribudas esto concludas ou em andamento; relatar as atividades da administrao aos associados e/ou s autoridades competentes; sempre zelar pela integridade da organizao e de seus membros; executar as polticas sociais, econmicas, patrimoniais, administrativas e de recursos humanos, determinadas pela Diretoria Executiva, principalmente atravs da superviso dos responsveis de cada unidade, sob sua subordinao, zelando para que os gastos com a administrao e manuteno de cada uma das unidades, excludos aqueles especificamente vinculados a contratos e convnio, inclusive suas assessorias e consultorias, no excedam as metas e parmetros estabelecidos pela Diretoria; Apresentar: Relatrio Financeiro: conjunto de informaes econmico-financeiras incluindo oramento, fluxo de caixa e posio de disponibilidades bancrias; Relatrio Contbil: composto pelas demonstraes da posio patrimonial e financeira (bens, direitos e obrigaes); as mutaes ocorridas no seu patrimnio lquido; e as origens (fontes) e aplicaes (usos) dos seus recursos; Relatrio de Atividades: conjunto sinttico de informaes que mostrem a situao geral quanto ao desempenho, projees e todas as demais informaes necessrias ao processo de tomada de decises pelos rgos da Administrao Geral, incorporando as informaes recebidas das Divises e Departamentos, bem como pelas Sees que estejam sob sua responsabilidade direta.

O Relatrio de Atividades dever conter as seguintes informaes obrigatoriamente: 1.Identificao da Entidade 2.Caracterizao da Populao Usuria 3.Dados Legais 4.Diretoria 5.Programas e Servios Prestados 6.Aspectos Operacionais Principais investimentos desenvolvidos pela Diretoria Principais atividades desenvolvidas pelo Servio Social Principais atividades desenvolvidas pela Nutrio Principais atividades desenvolvidas pelo Administrador 7.Recursos Humanos Existentes 8.Concluso O compromisso na gesto dos servios pblicos O carter pblico: transparncia nas decises, nas informaes, alocao de recursos (controle social); prestao sistemtica de contas (imprensa, assemblias, murais, etc.). O carter democrtico: acesso s informaes, fortalecimento da organizao, participao adequada dos associados nas decises, regulamentao. O carter tico: laos fortes entre administrao e seu pblico, estmulo aos valores democrticos, responsabilidades, relevncia social e equidade. O carter da eficincia: realizao e valorizao dos concursos (processos seletivos), valorizao da competncia e avaliao peridica, perceber problemas e propor solues, credibilidade dos representantes da associao. O compromisso com o desenvolvimento econmico poltico e cultural. (Ex: redes). Aps a estruturao da associao a mesma dever providenciar a obteno dos certificados abaixo relacionados junto aos respectivos rgos, conforme documentao necessria e data prevista: Utilidade Pblica Municipal: O Certificado de Utilidade Pblica Municipal obtida junto Prefeitura do Municpio onde encontra-se localizada a entidade, devendo o interessado verificar junto mesma, quais os documentos necessrios e exigncias a serem cumpridas. Utilidade Pblica Estadual: Entregar anualmente at o ms de outubro relatrio de atividades da entidade junto a Secretaria da Justia e da Defesa da Cidadania. Utilidade Pblica Federal: Entregar anualmente at 30 de abril - cpia autenticada do balano anual e relatrio de atividades do findo Secretaria Nacional da Justia Diviso de Outorgas e Ttulos. INSS - Iseno da Contribuio Patronal: Enviar anualmente at 31de janeiro o plano das atividades a serem desenvolvidas e at dia 30 de abril o relatrio circunstanciado de suas atividades no exerccio anterior. CMAS - Conselho Municipal da Assistncia Social: Enviar relatrio anual, ata de eleio e posse dos membros da diretoria, estatuto no caso de mudana. SEBES - Secretaria do Bem Estar Social: Enviar relatrio anual, ata de eleio e posse dos membros da diretoria, estatuto no caso de mudana, parecer do Conselho Fiscal SADS - Secretaria de Assistncia e Desenvolvimento Social: Enviar relatrio anual, ata de eleio e posse dos membros da diretoria, estatuto no caso de mudana.

CNAS - Conselho Nacional de Assistncia Social A Prestao de Contas consiste do conjunto ordenado de documentos comprobatrios das despesas efetuadas com recursos provenientes de convnios celebrados e prprios. Devemos prestar contas anualmente aos rgos citados anteriormente.

Revisar Sempre a Misso O comprometimento com a misso organizacional leva ao comprometimento pblico. Revisar e atualizar a misso , portanto, um processo de reflexo e compromisso dentro e fora da entidade. A diretoria tm a responsabilidade fundamental de definir a razo da existncia da entidade.