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Budgetsettableauxdebord

AtelierLetableaudebordpourtous PleLESMISSIONSDEDEMAIN www.expertscomptables.fr/65

SOMMAIRE

1- Budgets
- Fiche produit - Lettre de mission - Dmarche

2- Tableaux de bord
- Fiche produit - Lettre de mission - Dmarche

3- Tableaux de bord flash


- Fiche produit - Lettre de mission - Rfrentiel

1Budgets

LES FICHES PRODUITS


BUDGET MENSUEL SUR UN EXERCICE
Positionnement
Phase 1
Choix outils et mthodes

Phase 2
Organisation de lentreprise

Phase 3
Tenue de comptabilit

Phase 4
Bilan

Phase 5

Optimisation de lorganisation Tableau de bord

Famille, cible, comptence


Famille Comptabilit
March 2 : toutes March 1 : - Secteur dactivit en crise - Secteur dactivit en forte volution technologique - Entreprise trsorerie fragile Sur devis

Comptence (TEchnique, CUlturelle, Comportementale) TE : 4


Est apte tablir un budget dexploitation et de trsorerie

Cible

CU : 4
Connaissance suffisante de lactivit, du secteur et de lenvironnement Recul par rapport la cohrence et aux variations de postes

Tarif

CO : 4
Matrise de soi

Caractristiques de la mission
Compris dans la mission :
La mise disposition dun questionnaire: Un guide de rflexion et un recueil dinformations Une runion avec le client: . Point sur lhistorique et la situation de dpart . Expos des projets . Saisie et traitement des informations . Contrle de cohrence . Analyse et commentaires Une approche des prvisions sur 12 mois suivant le schma suivant: . L'activit . Les moyens mis en oeuvre . La prvision d'exploitation . La prvision de trsorerie . Le bilan prvisionnel . Le calcul du FR et BFR

Non compris dans la mission :


Lanalyse de lcart budgtaire Lintervention du cabinet dans lvaluation du chiffre daffaires et de la marge brute Les modifications substantielles sur le dossier

2007 - G11 A- La fiche produit.doc

Intrts pour le cabinet


Dveloppement de limage de conseil Opportunits pour vendre dautres missions - Tableau de bord - Organisation... Cration dun chiffre daffaires rcurrent pour certains clients Meilleure prparation de la mission bilan (budget fait en fin dexercice) Optimisation du temps pass en rvision (budget fait en dbut dexercice) Meilleure connaissance de son entreprise et de son secteur dactivit Meilleure comprhension du chef dentreprise, de sa faon de fonctionner , de manager son quipe. Apport pdagogique: meilleure comprhension des mcanismes du budget pour le chef dentreprise

Utilit pour le client


Anticipation des risques Prise de conscience Rflexion Scurit Dialogue Economie

Les Outils
De Production : Nom du fichier ou de loutil

Commercial Nom du fichier ou de loutil

MISSION DELABORATION DE VOTRE BUDGET PREVISIONNEL DEXPLOITATION


CONTENU Une runion avec le client: . Point sur lhistorique et la situation de dpart . Expos des projets . Saisie et traitement des informations . Contrle de cohrence . Analyse et commentaires Une approche des prvisions sur 12 mois suivant le schma suivant: . L'activit . Les moyens mis en oeuvre . La prvision d'exploitation . La prvision de trsorerie . Le bilan prvisionnel . Le calcul du FR et BFR

- Identification des diffrentes hypothses de base, fournis par le client (notamment le chiffre daffaires la marge brute et le cot des investissements). - Traduction dans les comptes prvisionnels sur un an de ces diffrentes hypothses de base, en tenant compte notamment des principes comptables et des rgles d'valuation en vigueur dans les socits, - Mise en forme des comptes prvisionnels sur un an.

METHODOLOGIE Le cabinet fournit lentreprise une check list dinformations. Lentreprise la remplit et la retourne au cabinet. Le cabinet labore un budget provisoire qui est prsent au client pour analyse commune et modification ventuelle. Ce dossier est tabli partir des hypothses communiques par les dirigeant, notamment celles sur le chiffre daffaires, la marge brute et le cot des investissements Les hypothses correspondent aux estimations les plus probables. Les conclusions de notre mission se limiteront ltablissement dun compte rendu des travaux ne comportant aucune opinion ou autre forme davis sur le dossier. Une plaquette dfinitive est ensuite remise lentreprise. BUDGET Pour cette mission, nos honoraires annuels stablissent euros H.T. Ils sont rgls par prlvements automatiques dbutant la signature du contrat. Ils sont tals galitairement sur lexercice comptable. Les frais, dbours et taxes seront mentionns distinctement et valus 10 % des honoraires indiqus cidessus. Des frais de dplacement (trajet, htel, restaurant) sont facturs sil y a lieu. Le barme retenu est lindemnit kilomtrique de lAdministration fiscale pour les vhicules . INTERVENANTS ET DELAIS Le responsable de dossier effectue ralise lui mme le budget ds la fin de lexercice prcdent ou la remise du bilan N-1 (au choix de lentreprise). Le responsable de dossier effectue les travaux ds que lentreprise lui a fait parvenir lensemble des informations et des justificatifs. Bon pour accord Date et Signature du client

Etablir un budget personnalis avec rapidit


Synthse de la dmarche dtablissement du budget :
Entretien

Construction du budget

Alimentation du budget

Consultation

Plaquettes et diaporamas

ENTRETIEN PREALABLE
Le budget est dfini annuellement avec le client partir dun entretien men laide du questionnaire papier, qui est un guide mthodologique servant recueillir les informations ncessaires.

CONSTRUCTION DU BUDGET Mise en place de la structure du budget


Temps de traitement court 1) Structure du budget N partir du dossier N-1 Vous disposez dun dossier N1 dont la structure est reprise pour N. 2) Structure du budget automatise Vous disposez dune balance N-1, vous utilisez la cration automatique des postes partir de la balance. 3) Structure du budget assiste Vous disposez dune balance N-1, vous utilisez la conception des postes par le glisser/dplacer. Temps de traitement long 4) Structure du budget manuelle Vous voulez traiter le budget manuellement sans lments de N-1.

1) Structure du budget N partir du dossier N-1 : Vous pouvez reprendre la structure du budget, soit partir du ralis en N-1, soit partir du budget N-1 avec ou sans les chiffres. - Slectionnez le dossier qui servira de base votre nouveau budget sans louvrir. - Crez un nouveau dossier (Clic droit/Crer.. ou bouton Crer), slectionnez longlet Crer un nouvel exercice dans la fentre qui saffiche. - Choisissez le type de reprise de donnes (budget avec chiffres ou non, ralis avec chiffres). 2) Structure du budget automatise partir de la balance N-1 : A partir du menu Mise en place du budget/Construction du budget vous slectionnez le bouton Acquisition de la balance dans longlet Balance comptable. Vous importez la balance (gnrale ou analytique) pralablement exporte partir de votre outil de production comptable. Puis vous cliquez sur le bouton Cration des postes selon les comptes de la balance dans longlet Cration des postes. Les postes du budget seront ainsi pr-aliments avec les liens comptables et les montants de N-1. Il vous faut ensuite retravailler ce budget et affiner sa construction. 3) Structure du budget assiste : A partir du menu Mise en place du budget/Construction du budget vous slectionnez le bouton Acquisition de la balance dans longlet Balance comptable. Vous importez la balance (gnrale ou analytique) pralablement exporte partir de votre outil de production comptable. Dans la partie Exploitation du questionnaire, vous affichez la balance en cliquant sur licne . Puis par un simple glisser/dplacer des comptes de la balance affiche dans la liste des postes, vous crez les postes avec les liens comptables. Vous pouvez ensuite modifier les postes ainsi crs, afin de les adapter la structure du budget. 4) Cration manuelle du budget et de ses postes : Vous crez vos postes votre convenance et disposez dune totale libert pour la conception de la structure du budget.

Dans les cas 1), 2) et 3), il faut ensuite slectionner la fonction Mise jour du budget afin de pr alimenter les postes du budget en fonction du N-1. Le budget sera retravaill au moment de lalimentation.

Finalisation de la structure
Finalisation de la structure du budget en fonction des attentes et du niveau du dtail souhait par le client : - Regroupement des postes par niveaux - Rattachement des liens comptables - Rattachement des achats et des variations de stocks aux produits correspondants - Regroupement de charges sur un poste

ALIMENTATION DU BUDGET Existant N-1 Immobilisations


Crdits-bails Emprunts Vous saisissez les donnes antrieures au prvisionnel - Prvision de CA en % dvolution par rapport N-1 - Gestion de la saisonnalit - Dlais de rglements - Achats de marchandises ou de matires en taux dachats consomms

Activit

Production

Ngoce

Investissements ncessaires

limpact sur le bilan, le compte de rsultat et le plan


damortissement

Vous saisissez les investissements et vous pouvez consulter

Financement

Toutes les formes de financement sont disponibles : Apport en capital Apport en compte courant Subventions Emprunts Leasing Vous tablissez le budget de charges de personnel : Salaris et non salaris (en % dvolution par rapport N-1) Rglement des salaires en fin ou dbut de mois Commissions / CA Primes Vous alimentez les charges externes : Charges fixes (en % dvolution par rapport N-1) Priodicit de facturation et dlais de rglements Charges variables en proportion de tout ou partie des produits Vous compltez les autres lments du budget : Gestion automatique des intrts sur C/C, du taux de placement des disponibilits et du taux de rmunration des dcouverts Budget de TVA, IS par tranches

Charges de personnel

Charges externes

Autres

CONSULTATION
Visualisation en un clic de limpact du prvisionnel par mois sur : - Le compte de rsultat - Le bilan - Le seuil de rentabilit - La trsorerie mensuelle - Le besoin en fonds de roulement - Les autres tableaux

PLAQUETTES ET DIAPORAMAS
Plaquettes Diaporamas

Vous disposez de modles de plaquettes et diaporamas prparamtrs et personnalisables, dclins par type dactivits, ainsi que des modles intgrant le comparatif avec le secteur dactivit choisi.

2Tableauxdebord

LES FICHES PRODUITS


TABLEAU DE BORD DEVELOPPE
Positionnement
Phase 1
Choix outils et mthodes

Phase 2
Organisation de lentreprise

Phase 3
Tenue de comptabilit

Phase 4
Bilan

Phase 5

Optimisation de lorganisation Budget -Tableau de bord

Famille, cible, comptence


Famille Comptabilit Comptence (TEchnique, CUlturelle, Comportementale) TE : 5
Sait faire un tableau de bord Sait faire un contrle budgtaire

March 2 : toutes

Cible

CU : 5
Possde une connaissance approfondie des grandes fonctions de lentreprise Possde une bonne culture conomique CO : 5 Capable de sadapter lautre Sait grer des conflits de basse intensit

Tarif

Sur devis

Caractristiques de la mission
Compris dans la mission :
POUR LA MISE EN PLACE Dtermination des informations de gestion souhaites par lentreprise Paramtrages informatique et comptable Mise en place dune liste dinformations collecter spcifiques et remis du questionnaire de Gescap Suivi Formation du service comptable de lentreprise llaboration de cette liste dinformations ainsi que des procdures comptables respecter En cas de souhait de contrle budgtaire, le budget dexploitation doit tre ralis avant (voir mission G11) POUR LETABLISSEMENT DU TB Les documents doivent parvenir avant le 20 du mois suivant afin que le tableau de bord soit rendu avant le 30 (dlai de travail pour le cabinet : 5 jours suivant la rception des informations). Le responsable de dossier effectue les travaux ds que lentreprise lui a fait parvenir lensemble des informations et des justificatifs. Etablissement des documents suivants : 1) Au niveau de lexploitation : - Suivi de lactivit commerciale - Progression par rapport lexercice prcdent - La marge commerciale - Le rsultat dexploitation 2) Au niveau du contrle budgtaire : - Les retards et dpassements dobjectifs - Les gains et dpassements denveloppes de charges. Cette prestation fera lobjet systmatiquement, dun entretien avec le chef dentreprise et dune analyse spcifique de notre part.

2007 - G30 A - La fiche Produit.doc

Non compris dans la mission :


Lintervention du cabinet dans lvaluation du chiffre daffaires et de la marge brute Les modifications substantielles sur le dossier

Intrts pour le cabinet


Etre plus proche du client tout au long de lanne Outil de diffrenciation Valorise limage du cabinet Nouvelle dmarche (apprentissage pour tous) Communication renforce entre le cabinet et son client Potentiel rcurrent de chiffre daffaires

Utilit pour le client


Suivre rgulirement les principaux chiffres avec un outil : Simple clair Bien prsent Facilement lisible Avoir une information rgulire

Les Outils
De Production : Nom du fichier ou de loutil
Logiciel GESCAP SUIVI G30 P- Mettre en place un tableau de bord .pdf (extrait de Gescap Suivi) G30 P- Questionnaire de prparation mensuelle.pdf G30 P- Liens comptables.pdf G30 P- Contrle mensuel.pdf G30 P- Contrle dossier permanent.pdf G30 P - Dossier d'aide la rvision.pdf

Commercial Nom du fichier ou de loutil


G30 C-Le mailing.doc G30 C-Le mailing refus TB.doc G30 C- Exemple de Prsentation de la mission.ppt G30 C- Accroche TB.ppt G30 C - La lettre de mission de mise en place.doc G30 C - La lettre de mission annuelle.doc

MISSION DE MISE EN PLACE DUN TABLEAU DE BORD

CONTENU DE LA MISSION Dtermination des informations de gestion souhaites par lentreprise Paramtrages informatique et comptable mise en place dune check liste dinformations spcifiques Formation du service comptable de lentreprise llaboration de cette check liste ainsi que des procdures comptables respecter

METHODOLOGIE Pour la ralisation de cette mission, lentreprise est jour trimestriellement dans llaboration et le contrle de sa comptabilit. Elle remplit et nous remet une check list confirmant la validit des informations transmises. Le cabinet rcupre la disquette comptable du trimestre concern et met jour son dossier en fonction de la check list. Il effectue un contrle indiciaire puis dite les tats dsirs par lentreprise. Cette mission suppose ltablissement pralable dun budget prvisionnel, et doit tre avalise par ltablissement dune situation semestrielle au minimum.

BUDGET Pour cette mission, nos honoraires ponctuels stablissent euros HT. Ils sont rgls par prlvements automatiques dbutant la signature du contrat. Ils sont tals galitairement sur lexercice comptable. Les frais, dbours et taxes seront mentionns distinctement et valus 10 % des honoraires indiqus ci-dessus. Des frais de dplacement (trajet, htel, restaurant) sont facturs sil y a lieu. Le barme retenu est lindemnit kilomtrique de ladministration fiscale pour les vhicules .

INTERVENANTS ET DELAIS Le responsable de dossier effectue les travaux ds que lentreprise lui a fait parvenir lensemble des informations et des justificatifs.

Bon pour accord Signature du client

- ETABLISSEMENT DUN TABLEAU DE BORD

CONTENU DE LA MISSION Etablissement des documents suivants : 1) Au niveau de lexploitation : - Suivi de lactivit commerciale - Progression par rapport lexercice prcdent - La marge commerciale - Le rsultat dexploitation 2) Au niveau du contrle budgtaire : - Les retards et dpassements dobjectifs - Les gains et dpassements denveloppes de charges.

METHODOLOGIE

Pour la ralisation de cette mission, lentreprise est jour dans llaboration et le contrle de sa comptabilit. Elle remplit et nous remet une check list confirmant la validit des informations transmises. Le cabinet rcupre la disquette comptable de la priode concern et met jour son dossier en fonction de la check list. Il effectue un contrle indiciaire puis dite les tats dsirs par lentreprise. Cette mission suppose ltablissement pralable dun budget prvisionnel, et doit tre avalise par ltablissement dune situation semestrielle au minimum. BUDGET : Pour cette mission, nos honoraires stablissent euros HT par tableau de bord. (soit 10 tableaux de bord x HT ). Ils sont rgls par prlvements automatiques dbutant la signature du contrat. Ils sont tals galitairement sur lexercice comptable. Les frais, dbours et taxes seront mentionns distinctement et valus 10 % des honoraires indiqus ci-dessus. Des frais de dplacement (trajet, htel, restaurant) sont facturs sil y a lieu. Le barme retenu est lindemnit kilomtrique de lAdministration fiscale pour les vhicules . INTERVENANTS ET DELAIS :

Cette prestation fera lobjet systmatiquement, dun entretien avec le chef dentreprise et dune analyse spcifique de notre part. Les documents doivent nous parvenir avant le 20 du mois suivant afin que le tableau de bord soit rendu avant le 30 (dlai de travail pour le cabinet : 5 jours suivant la rception des informations). Le responsable de dossier effectue les travaux ds que lentreprise lui a fait parvenir lensemble des informations et des justificatifs.

Bon pour accord Signature du client

Etablir efficacement un tableau de bord sur mesure


Synthse de la dmarche dtablissement du suivi budgtaire :
Entretien

Construction du tableau de bord

Approvisionnement du ralis

Consultation

Plaquettes et diaporamas

REUNION PERIODIQUE
Lentretien initial en dbut dexercice avec le client permet de dfinir la priodicit du tableau de bord, ainsi que les indicateurs qui seront utiliss. Priodiquement, un point avec le client est ncessaire pour prparer le tableau de bord et le lui transmettre.

CONSTRUCTION DU TABLEAU DE BORD (mise en place de la structure) Amortissements des immobilisations budget.
Import partir de la balance ou reprise des amortissements du

Existant N-1

Vous ajustez les donnes de lexercice antrieur en fonction du ralis : Emprunts. crdits-bails. Ngoce. Taux de TVA moyen.

Renseignements financiers Personnalisation du tableau de bord Prparation des abonnements

Dividendes distribus dtail souhait. abonns :


Vous regroupez si besoin les postes en fonction du niveau de

Vous slectionnez les charges et produits qui peuvent tre

Charges rcurrentes telles que : locations, assurances Pour les charges et les produits, vous paramtrez la source qui alimentera le tableau de bord : Compta saisie. Abonn. Abonn budget. Compta importe. Quand la source dun poste nest pas compta importe, le montant saisi ou abonn vient se substituer aux montants imports partir de la balance, lors de lalimentation du tableau de bord.

Paramtrage du tableau de bord : source

Typage des charges sensibles Travail sur la structure du tableau de bord

surveillance particulire telles que : carburant, publicit En fonction des attentes du client et du dtail souhait.

Vous slectionnez les charges dites sensibles, qui appellent une

APPROVISIONNEMENT DU REALISE Importation partir de la balance du ralis Comptes de gestion (classe 6 et 7).

Visualisation et contrle de la balance importe Mise jour des postes du ralis

Rouge : poste non rattach au suivi ou rattach plusieurs fois.


Bleu : poste abonn. postes bord dont Entrane lalimentation des partir du tableau de du ralis.la source est compta importe de la balance Regrouper les postes et complter la saisie extra comptable en utilisant la navigation rapide : un filtre permet de slectionner une source choisie (exemple : accder directement aux postes typs compta saisie). Pour activer ce filtre, cliquez sur le bouton :

Vert : poste rattach au suivi.

Complter et travailler les postes du suivi

et utilisez

pour passer au poste suivant.

Ajustement des montants comptabiliss Saisie des valeurs financires Alimentation des indicateurs de gestion et des UO

comptabiliss, en cliquant sur le bouton droite du montant


ralis. Vous compltez limport de la balance des comptes de gestion par la saisie du montant des disponibilits, des crances clients, afin de disposer des donnes financires dans votre tableau de bord. Des indicateurs de gestion sont disponibles par dfaut tels que Valeur du carnet de commande Vous pouvez personnaliser le tableau de bord en crant vos propres indicateurs pour un suivi budgtaire.

Prise en compte des lments du cut-off et des lments non

CONSULTATION
Visualisation en un clic de limpact du ralis sur : - Le contrle budgtaire - Le budgt ajust du ralis (projection) - Lanalyse des charges sensibles - Le palmars - Le contrle des objectifs - Le contrle des charges - Le contrle des abonnements

PLAQUETTES ET DIAPORAMAS
Plaquettes Diaporamas

Des modles de plaquettes et de diaporamas sont pr

paramtrs. Vous pouvez les personnaliser ou concevoir vos propres modles.

3Tableauxdebordflash

LES FICHES PRODUITS


TABLEAU DE BORD FLASH
Positionnement
Phase 1
Choix outils et mthodes

Phase 2
Organisation de lentreprise

Phase 3
Tenue de comptabilit

Phase 4

Phase 5
Optimisation de lorganisation Tableau de bord

Bilan

Famille, cible, comptence


Famille Gestion Dans lattente dun logiciel de segmentation, on retiendra la cible suivante : Les entreprises dont le chiffre daffaires est infrieur (limites du rel simplifi) : 750 000 pour les activits de vente
200 000 pour les prestataires de services

Comptence (TEchnique, CUlturelle,


Comportementale)

TE : 4
Pour la saisie : aucune Pour lanalyse : niveau collaborateur confirm

Cible

CU : 3
Bonne connaissance du secteur dactivit du client Bonne connaissance de lenvironnement conomique local

Tarif

Sur devis

CO : 3 Capacit prendre du recul Rigueur et respect des dlais

Caractristiques de la mission
Compris dans la mission :
La fourniture des supports de collecte des informations Le traitement des informations reues La fourniture du Flash. Celui ci peut tre propos : Avec des informations plus ou moins dtailles plaquettes degr 1,2 sans budget ni charges sensibles plaquettes degr 3 avec charges sensibles mais sans budget plaquettes degr 4 avec budget et charges sensibles toutes ces plaquettes peuvent tre mensuelles ou trimestrielles et sont adaptes lactivit du client : ngoce, production ou mixte. Avec une prsentation selon lactivit du client (modle picier ou autre modle Cabex) Le commentaire du Flash

Non compris dans la mission :


Retraitement du document si les informations donnes sont errones Recadrage du budget en cours danne sauf si une situation est effectue Dautre part :
La responsabilit du cabinet nest pas engage en cas dcarts importants dus une volution non signale des postes budgts ou dune erreur de transmission des informations par le client. Les dlais denvois ne peuvent tre respects en cas de retard dans la collecte des informations.

2007 - G33 A- La fiche produit.doc

Conditions dintervention
Lentreprise envoie la check list dinformations au plus tard le 15 du mois suivant au cabinet. Le responsable de dossier effectue les travaux ds que lentreprise lui a fait parvenir lensemble des informations et des justificatifs. Le collaborateur responsable de dossier saisit les informations reues (sans retraitement, ni rapprochement avec la comptabilit ou le bilan) et fait parvenir les documents dcrits ci-dessus avant le 25 du mois suivant.

Intrts pour le cabinet


Etre plus proche du client tout au long de lanne Outil de diffrenciation Valorise limage du cabinet Nouvelle dmarche (apprentissage pour tous) Communication renforce entre le cabinet et son client Potentiel rcurrent de chiffre daffaires

Utilit pour le client


Suivre rgulirement les principaux chiffres avec un outil : Simple clair Bien prsent Facilement lisible Avoir une information rgulire

ETABLISSEMENT DE TABLEAUX DE BORD FLASH


CONTENU DE LA MISSION Etablissement des documents (au choix) faisant apparatre : - Le rsultat mensuel, - Le rsultat cumul, - La prsentation graphique du poids des informations utiles, - Les principaux postes de contrles budgtaires : . retard et dpassement dobjectifs (chiffre daffaires) . gains et dpassement denveloppes des principaux postes de charges METHODOLOGIE Ltablissement de ces documents se fait par lenvoi au cabinet dune liste dinformations. Au pralable sur vos indications nous dfinissons un budget synthtique : - les recettes prvisionnelles, - les charges fixes que vous dsirez abonner, - les charges sensibles (variables) que vous dsirez suivre. Le rsultat mensuel est tabli partir de donnes prvisionnelles bases : - sur lexercice prcdent, - vos prvisions dactivits. Il ne peut avoir donc la mme fiabilit que le rsultat annuel dtermin au bilan. Il sert dindicateur provisoire usage interne lentreprise. Il ne devra donc pas tre communiqu des tiers (fournisseurs, banquiers, ...) BUDGET Pour cette mission, nos honoraires stablissent MISSION_HONORAIRES euros HT par tableau de bord. (soit tableaux de bord x montant = HT annuels). Ils sont rgls par prlvements automatiques dbutant la signature du contrat. Ils sont tals galitairement sur lexercice comptable. Les frais, dbours et taxes seront mentionns distinctement et valus en plus des honoraires indiqus ci dessus. INTERVENANTS ET DELAIS Lentreprise envoie la check list dinformations au plus tard le 15 du mois suivant au cabinet. Le responsable de dossier effectue les travaux ds que lentreprise lui a fait parvenir lensemble des informations et des justificatifs. Le collaborateur responsable de dossier saisit les informations reues (sans retraitement, ni rapprochement avec la comptabilit ou le bilan) et fait parvenir les documents dcrits ci-dessus avant le 25 du mois suivant. Bon pour accord Signature du client

LE TABLEAU DE BORD FLASH

Rfrentiel mission

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SOMMAIRE

PRESENTATION DE LA MISSION......................................................................................................... 3 1) FAMILLE ................................................................................................................................................. 3 2) CIBLE ...................................................................................................................................................... 3 3) CARACTERISTIQUES DE LA MISSION ........................................................................................................ 4 4) TECUCO ............................................................................................................................................... 4 5) INTERETS POUR LE CABINET .................................................................................................................... 4 ARGUMENTAIRES DE VENTE DE LA MISSION............................................................................... 5 1) PRIX OU FOURCHETTE DE PRIX ................................................................................................................ 5 2) AVANTAGES POUR LE CLIENT ................................................................................................................. 5 3) BENEFICES POUR LE CLIENT .................................................................................................................... 6 4) PROCESSUS MARKETING ET COMMERCIAL .............................................................................................. 7 PRODUCTION DE LA MISSION........................................................................................................... 10 1) OUTILS DE PRODUCTION ....................................................................................................................... 10 2) SUPPORTS A TRANSMETTRE .................................................................................................................. 10 3) APPROVISIONNEMENT ........................................................................................................................... 10 4) TRAITEMENT ......................................................................................................................................... 11 5) CONTROLE QUALITE ............................................................................................................................. 13 6) RESTITUTION ........................................................................................................................................ 13 7) TEMPS DE PRODUCTION ........................................................................................................................ 13 8) AMELIORATION DE LA PRESTATION ...................................................................................................... 13

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PRESENTATION DE LA MISSION
1) Famille
Compta Gestion Juridique Fiscal Social Audit Conseil

2) Cible
Activit et dirigeant
Activit 1 Activit 2 Homme 1 Homme 2

Phases

1 2 3 4 5 6 7 Lorsque le client est en phase 3, une plaquette degr 4 pourra tre utilise. Pour les clients en phase 1 ou 2, une plaquette de degr 1 3 devra tre utilise. Lobjectif de cette diversit de plaquettes est de pouvoir fournir des informations utiles un maximum de clients.

Autres critres

Dans lattente dun logiciel de segmentation, on retiendra la cible suivante : Les entreprises dont le chiffre daffaires est infrieur (limites du rel simplifi) : 750 000 pour les activits de vente 200 000 pour les prestataires de services

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3) Caractristiques de la mission
Compris dans la mission :
La fourniture des supports de collecte des informations Le traitement des informations reues La fourniture du Flash. Celui ci peut tre propos :
Avec des informations plus ou moins dtailles plaquettes degr 1,2 sans budget ni charges sensibles plaquettes degr 3 avec charges sensibles mais sans budget plaquettes degr 4 avec budget et charges sensibles toutes ces plaquettes peuvent tre mensuelles ou trimestrielles et sont adaptes lactivit du client : ngoce, production ou mixte. Avec une prsentation selon lactivit du client (modle picier ou autre modle Cabex)

Le commentaire du Flash

Non compris dans la mission :


Retraitement du document si les informations donnes sont errones Recadrage du budget en cours danne sauf si une situation est effectue Dautre part :
La responsabilit du cabinet nest pas engage en cas dcarts importants dus une volution non signale des postes budgts ou dune erreur de transmission des informations par le client. Les dlais denvois ne peuvent tre respects en cas de retard dans la collecte des informations.

4) TECUCO
Comptences techniques Comptences culturelles
Niveau 4 : Pour la saisie : aucune Pour lanalyse : niveau collaborateur confirm Niveau 4 : Bonne connaissance du secteur dactivit du client Bonne connaissance de lenvironnement conomique local Niveau 4 : Capacit prendre du recul Rigueur et respect des dlais

Comptences comportementales

5) Intrts pour le cabinet


Etre plus proche du client tout au long de lanne Outil de diffrenciation Valorise limage du cabinet Nouvelle dmarche (apprentissage pour tous) Communication renforce entre le cabinet et son client Potentiel rcurrent de chiffre daffaires

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ARGUMENTAIRES DE VENTE DE LA MISSION


1) Prix ou fourchette de prix
De heure (soit environ 30 ) par mois pour le flash mensuel non comment 4 heures par trimestre (soit 240 ) par trimestre pour le flash trimestriel comment. Il sagit l de prix maximums conseills. Le partenaire Cabex est libre de fixer les prix sa seule convenance en fonction de chaque situation particulire.

2) Avantages pour le client


Par rapport la situation actuelle :
Suivre rgulirement les principaux chiffres avec un outil : Simple clair Bien prsent Facilement lisible Avoir une information rgulire

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3) Bnfices pour le client


Bnfices argent :
Si trsorerie excdentaire placement
Si excdent de 7 500 , plac 3%, 225 de gain Si dficit de 7 500 , dcouvert 12%, 900 dconomie Exemple : si budget frais de 4 500 , et que le tableau de bord indique que lon se dirige vers 6 000 , il va pouvoir limiter 5 200 et conomiser 800 de frais 800 de frais financs par 800 de marge, pour un taux de marge de 50%, 1 600 de CA Si 7 500 , amorti sur 5 ans et investissement en juillet, amortissement en dgressif = 1 500 soit une conomie de 500 en IS

Si frais financiers viter dcouvert Si drapage dun poste de charge intervenir sur le poste

Si surprise par rapport au niveau de bnfice anticiper un investissement Si variation du CA augmentation des charges et possible baisse de la marge et/ou de la trsorerie
Un point de marge qui sen va cest 4 500 le tableau de bord peut permettre de prendre des dispositions Augmenter le prix unitaire, si PU=45 , et quantit de 10 000, 0,20 daugmentation = 2 000 Augmenter les quantits vendues, si 100 de plus = 4 500 Jouer sur les achats : 3% sur son principal fournisseur qui pse 45 000 = 1 350

Eviter un dpt de bilan Rguler les prlvements personnels et viter de se trouver en dcouvert la fin de lanne en raison de prlvements excessifs Si d client important baisser les impays
Ex : si d total de 50 000 , rduire dun mois Gain de 50 000 x 3% x 1/12 = 125 si trsorerie excdentaire Economie de 50 000 x 12% x 1/12 = 500 Ex : Si cart de 15 000 , taux dusure 15%, taux de dcouvert autorise 12%, conomie 15 000 x 3% = 450 Voir drapages de charges ou de CA et ragir Si drapage de 5 000 , correction de 500 Eviter un arrt dactivit ds les premires annes

Autorisation dcouvert rgulirement dpasse :

Crateurs

Refus dun financement par le banquier le tableau permettra dobtenir le crdit, peut tre un meilleur taux.

Bnfices temps :
Le client fait lui mme le tableau de bord
Combien de temps passe til le faire ? Pour quel degr de satisfaction (sil le pouvait quel point souhaiterait il amliorer) ?

Gagner du temps dans les discussions avec le banquier Pose rgulirement des questions ou ses associs ou actionnaires
Temps passer par le client sinterroger ou rpondre aux questions de ses associs

Se rassurer ==> temps gagn

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4) Processus marketing et commercial


Plan marketing
(mthodes de commercialisation)

Mthode 1 Mailing Avec relance tlphone J+10 Cf. Annexe

Mthode 2 RDV bilan Cette mthode permet dtablir immdiatement le budget avec le client en sappuyant sur les comptes annuels

Mthode 3 Fiche de prsentation

Cf. Annexe

La dmarche commerciale
Temps pass pour vendre Prparation du mailing Runion collaborateurs Ciblage des clients Formation collaborateurs Etapes de prparation De 1 2 heures suivant le client et la discussion sur les clignotants Cf. mailing de rfrence en annexe A organiser Cf. segmentation et critres de ciblage Formation technique au produit Formation commerciale (prparation dune vente)

Opportunits de vente, clignotants et lments dclenchant la mission


Le client est surpris du rsultat bnficiaire Le client est surpris dune perte Trsorerie dficitaire Trsorerie non utilise Charges financiers importantes Drapage important dun poste de charge D client qui augmente Diminution ou augmentation significative du CA Diminution ou augmentation significative de la marge Client relativement organis Il pose rgulirement des questions sur ses charges, son CA, sa marge, Client qui a du mal payer Solde bancaire qui se dgrade Autorisation de dcouvert dpasse rgulirement Refus rcent dun financement par le banquier Client hsitant rgulirement investir ou embaucher Crateurs Priode de restriction Volont de cder Frais gnraux plus lev que la moyenne Dpts de bilan frquents dans lactivit Transmission prochaine un tiers Le client a dj son tableau de bord Associs ou actionnaires posant rgulirement des questions

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Plan dentretien de vente de la mission


1. Prparation 2. Entre en 3. Dcouverte 4. Proposition 5. Conclusion matire Les tapes Entre en matire et Conclusion suivent toujours le mme plan. 3. Etape de dcouverte Questions de situation
Comment tenez vous la comptabilit ? Quels sont les postes de charges sensibles ? Quels sont ceux qui sont modulables ou matrisables ? Quelles sont vos relations avec le banquier ? Comment grez vous la trsorerie, que faites vous de lexcdent, que faites vous pour diminuer le dcouvert, quel est le taux de dcouvert ? Comment suivez vous lvolution du CA, des principales charges, de la marge, des heures factures ? Comment dterminez vous ce que vous pouvez prlever. Comment contrler vous : marge, CA, charges, etc. ? Qui soccupe de la gestion et de la relance ? Quelles relations avez vous avec vos associs, quel type de question posent ils, quel support avez vous pour leur rpondre, combien de temps cela vous prend til ?

Questions de motivation
Pourquoi avez vous des frais financiers et surtout quelle est la cause profonde (quest ce qui les provoque) ? Pour quelles raisons souhaitez vous un tat des comptes ? Quest ce qui fait que vous demandez souvent des chiffres ? Comment expliquez vous la variation du CA, de la marge, des charges ? Si vous aviez connu plus tt le rsultat, quest ce que vous auriez fait ? Quest ce qui fait que les banquiers vous refusent un taux ou un crdit ? Pourquoi hsitez vous placer, embaucher, investir ? Comment dcidez vous de payer un fournisseur plutt quun autre une date donne ? Si vous achetiez une entreprise, quest ce que vous demanderiez au vendeur comme informations ? Vous avez dj un tableau de bord, quest ce que vous en retirez ? Quest ce qui fait que vous minterrogez souvent ? Quest ce qui fait que vos confrres ont dpos le bilan ?

Questions de satisfaction
Quel avantage trouveriez vous connatre vos chiffres plus tt ? Vous avez un tableau de bord, quest ce qui est bien, quest ce qui est amliorer ?

Questions de projection
Combien voulez vous prlever par mois ? Quelles sont vos prvisions de CA, de marge, de charges ? Quelle influence votre nouvelle activit va avoir sur vos rsultats, sur votre trsorerie ? Quelles volutions, quelles perspectives dembauche ? Si vous deviez avoir des chiffres cls, quelle serait la priodicit idale ? Quest qui risque darriver si vos charges augmentent plus que prvu ?

Questions dimplication
Quest ce quon peut faire pour vous ? Comment pourrions nous vous aider ?

Sans oublier votre dernire question : Ya til quelque chose que vous souhaitez prciser, un point sur lequel je ne vous aurai pas interrog, un point que vous souhaiteriez dvelopper.

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4. Etapes de proposition : prsentation de la mission Caractristiques


Documents remettre et/ou prsenter lors de la proposition

Avantages
(Pour mmoire , reprendre les diffrentes parties concernes)

Bnfices

Exemples de tableau de bord Flash Sortir avant le rendez vous quelques pages exemples.

Etape de proposition : rponse aux objections 1. Accepter 2. Qualifier 3. Reformuler 4. Isoler 5. Pr vendre 6. Rpondre

Seule la phase Rpondre sera dveloppe ici dans la mesure o les 5 premires tapes suivent systmatiquement le mme canevas. Ca va mavancer quoi de connatre chaque mois ltat de mon activit ? Ca ne va pas faire venir plus de clients. Mettre en avant les clignotants relevs et chiffrs, ltat de lactivit dans le secteur, les drapages sil y en a eu et donc les risques. Vous parler de faire venir plus de clients, votre objectif est davoir plus de clients ? Si tel est le cas : Un plan de dveloppement a se prpare. Aucun dveloppement russi nest possible si un suivi rgulier nest pas en place . Si son objectif nest pas de faire plus de clients, attention au non renouvellement de clientle et donc la prennit de lentreprise. Revenir sur les clignotants. Que devient lentreprise lorsque le client prend sa retraite ? Sil souhaite trouver un repreneur, il doit ragir pour redresser la barre. Une affaire en perte de vitesse sera brade ou mourra de sa belle mort. Aucune transmission russie possible pour une entreprise non dynamique. Trouver des exemples dans son secteur dactivit ou dautres. Une entreprise en perte de vitesse peut trs bien se retrouver en dpt de bilan et ce bien avant sa retraite (clignotants constats). Faire le comparatif entre le cot lanne de cette mission et le chiffrage du bnfice pour le client. Lui montrer quil gagne de largent globalement avec cette mission. Si le client a dj un prlvement forfaitaire lev (ancien client) un peu fourre tout lui expliquer que le tableau de bord oblige une bonne organisation comptable, ce qui va permettre de gagner ensuite du temps sur le traitement comptable, et donc de revoir les honoraires comptables aprs un an de fonctionnement. Ne pas lui proposer le tableau de bord dans le forfait quil a dj, cest trs mauvais commercialement et pour la suite de nos relations. Chaque prestation a un prix distinct. De plus, cela donne limage que, pendant des annes on lui a factur des sommes non justifies puisquil ny avait que la comptabilit de faite (car le client na aucun souvenir du conseil non formalis). Lui demander quil nous montre ce quil tient pour faire son suivi. Soit cest concret (une feuille de brouillon) soit cest dans sa tte. Lui montrer ensuite les clignotants chiffrs de son activit et lui expliquer que son suivi ne lui permet pas de contrler certains lments et que cela lui cote cher. Lui montrer laide des documents modles Flash et le chiffrage du bnfice que notre suivi est conomique, fiable et facilement lisible. Lui vendre le bnfice temps (le temps quil passe remplir son tableau de bord pourra tre mieux utilis ailleurs).

Tous les ans, je perds un peu de chiffre daffaires ? Je le sais, cest pas nouveau, mais jarriverais bien la retraite.

Cest trop cher, avec tout ce que vous me prenez dj.

Moi je sais dj combien je gagne tous les mois, jai dj mon suivi.

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PRODUCTION DE LA MISSION
1) Outils de production
Gescap Suivi Flash Classeur avec 4 intercalaires (Flash trimestriel) ou 12 intercalaires (Flash mensuel) pour que le client puisse ranger ses Flash (si le cabinet dcide de le fournir compte tenu du cot de la mission).

2) Supports transmettre
En dbut de mission
Classeur avec 4 ou 12 intercalaires (ventuellement) Fiches de collecte dinformations

Chaque mois ou chaque trimestre

Le dossier du Flash dtermin avec le client :


Avec des informations plus ou moins dtailles plaquettes degr 1,2 sans budget ni charges sensibles plaquettes degr 3 avec charges sensibles mais sans budget Plaquettes degr 4 avec budget et charges sensibles toutes ces plaquettes peuvent tre mensuelles ou trimestrielles et sont adaptes lactivit du client : ngoce, production ou mixte. Avec une prsentation selon lactivit du client (modle picier ou autre modle Cabex)

3) Approvisionnement
Pour la mise en place :
La balance N-1 Les charges fixes (loyer, maintenance, assurances, honoraires ) Les tableaux demprunts Les crdits baux Les amortissements N-1 Les objectifs du CA (CA et rmunration souhaite) Les taux de marge ou dutilisation de matires premires

Remarque : le budget peut facilement tre tabli avec le client lors du commentaire des comptes annuels. Cette mthode permet non seulement davoir toutes les informations disponibles mais aussi que le client sapproprie les objectifs.

Chaque mois ou chaque trimestre :


La fiche de collecte des informations

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4) Traitement
Le premier mois :

On tablit le budget (avec le client lors du commentaire des comptes annuels si possible) :
Chiffre daffaires prvu rparti par mois selon la saisonnalit Budget des charges

Les charges sensibles sont choisies Les autres charges budgtes sont envoyes dans le ralise Le classeur est remis au client (ventuellement) Cest lors de la cration du dossier dans Suivi Flash quil faudra choisir le modle. Cabex fournit son propre modle lintrieur duquel sont proposes plusieurs plaquettes. Selon la plaquette, les informations seront plus ou moins dtailles : degr 1 4 . Ces plaquettes se distinguent aussi par lactivit du client : ngoce, production ou les 2. Enfin, elles peuvent tre mensuelles ou trimestrielles. Vous pouvez avoir 2 modifications principales apporter aux plaquettes proposes par Cabex. Modifier le nom de votre cabinet sur la page de garde (pour les plaquettes degr 1)

Lorsque vous tes sur la liste des dossiers, vrifiez que vous tes bien en profil Concepteur . Puis ouvrez le dossier concern. Cliquez ensuite sur le bouton Commentaires en bas du navigateur ou bien appuyez sur la touche [F4].

Choisissez le commentaire Page de garde degr 1 et modifiez le nom du cabinet dans le traitement de texte.

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Le premier mois (suite) :


Modifier ou supprimer le logo du cabinet
Tout comme dans le premier point, vrifiez que vous tes bien en profil Concepteur avant douvrir votre dossier. Allez dans Impression et choisissez la plaquette qui vous intresse dans le navigateur.

Placez vous sur longlet Paramtrage et slectionnez dans la liste Logo cabinet . Double cliquez dessus pour aller slectionner le logo de votre cabinet.

Vous pouvez modifier la taille, la position du logo, Si vous dsirez le supprimer, contentez vous, aprs lavoir slectionn, de cliquer sur la croix dans la barre de boutons du haut ou dappuyer sur la touche [Suppr].

Les modifications dcrites ci dessus permettent de modifier le dossier dun client. Il est possible de faire ces mmes modifications dans le modle Cabex. Dans ce cas, tous les dossiers clients crs par la suite et bass sur ce modle comprendront les modifications. Soyez donc trs prudent en le ralisant et faites, au pralable, une sauvegarde du modle original.

Les mois suivants :


J+1 J+8 J+8 J+10 Secrtaire : Reoit les fiches de collecte des informations

Secrtaire : Les regroupe, les contrle Appelle le client si des informations manquent Secrtaire : Remet chaque collaborateur la chemise de ses clients

J+10

J+10 J+12

Collaborateur : Classe les photocopies des nouveaux contrats Saisit les Flash en une seule fois Imprime les documents Les envoie agrafs, perfors pour faciliter le classement et portant la mention Confidentiel .

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5) Contrle Qualit
Vrifie que les sommes saisies correspondent linformation fournie par le client Fait ses remarques sur les chiffres

Le collaborateur

Le contrleur

Appose son visa sur le produit fini avant envoi

6) Restitution
Pour le Flash trimestriel, prvoir systmatiquement un entretien tlphonique avec le client. Pour le Flash mensuel, prvoir cet entretien tlphonique uniquement si les chiffres le ncessitent

7) Temps de production
Budget : De 2 4 heures par an Flash mensuel : De 15 minutes (degr 1) 1heure (degr 4) par dossier par mois Flash trimestriel : 15 minutes par trimestre pour le commentaire tlphonique

8) Amlioration de la prestation
Chaque anne, le cabinet se runit pour analyser : Lamlioration de la mthode de ralisation Pointage des lments exceptionnels non signals La qualit de la prsentation Les besoins exprims par le client : Analyse des charges sensibles Comprhension des tableaux

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