Boletn Informativo

Auditora Herramientas de Control de Gestin

Agosto de 2011 Ao 4, Nmero 55 En el presente Boletn ponemos a consideracin de nuestros lectores, algunos aspectos relacionados con las caractersticas y beneficios de una Auditora Operativa.

En un sentido amplio, la auditoria operativa, que es un examen crtico y sistemtico de una organizacin, con el propsito de determinar la eficacia, eficiencia y economa con la se obtienen y utilizan los recursos, en el logro de los resultados previstos y formular recomendaciones tendentes a mejorar la gestin en el futuro; se convierte en una funcin clave de ayuda a la gestin de una organizacin. Si consideramos que incluye la revisin de los resultados y efectos de una multiplicidad de decisiones que se toman en forma diaria. Los factores a evaluar son todos aquellos ligados a la gestin empresarial, entre ellos: Lo adecuado del modelo de organizacin. La existencia de planes estratgicos coherentes y realistas. La vigencia y cumplimiento de polticas establecidas en todos los niveles de la organizacin. La eficacia de los controles internos establecidos. La existencia de mtodos homogneos y actualizados de operacin y eficiencia de los mismos. La utilizacin adecuada de los recursos de la organizacin.

La Auditora Operativa Una Necesidad Empresarial

1. Caractersticas
El sistema de control interno asume un rol relevante en las organizaciones, porque a travs de sus evaluaciones permanentes, posibilita maximizar resultados en trminos de eficiencia, eficacia, economa, que son indicadores que fortalecen el desarrollo de las mismas. Por tanto, siempre habr necesidad de una evaluacin en casos, tales como: Despus de instalar un sistema: una evaluacin post instalacin servira para detectar problemas de instalacin, aparicin de operaciones hibridas, excepciones no previstas, falta de adecuacin de polticas, etc. Cuando se requiera la evaluacin de un sistema clave de la empresa. Cuando se requiera la evaluacin de determinadas reas problemticas en la empresa.

La evaluacin de estos factores debe ser realizada aplicando una metodologa y de manera sistemtica para poder lograr el objetivo previsto. Esta evaluacin est encaminada a determinar los siguientes aspectos: Los sistemas a auditar estn definidos en cuanto a objetivos, polticas, organizacin, informacin, controles y procedimientos. Si los sistemas cumplen en la prctica, en cuanto a polticas, organizacin, controles y procedimientos.

Si las polticas, organizacin, informes, controles y procedimientos reales y vigentes son los ms adecuados para el cumplimiento de los objetivos de los sistemas, en relacin no solo a la organizacin, sino tambin a los factores del entorno en que se desenvuelven y que tienen repercusin sobre ella. La evaluacin debe considerar los elementos que se refieren al proceso de decisin y no al mero anlisis

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de la informacin administrativa financiera. Debe incluir aspectos tales como: condiciones de la industria, tecnologa aplicada, mercado consumidor, competencia tcnico-comercial de la organizacin, servicio al cliente, idoneidad del personal, cultura organizacional, clima laboral, etc. En resumen; esta modalidad de auditora es una evaluacin exhaustiva y constructiva de la organizacin, objetivos, planes, medios de operacin, informacin disponible y utilizacin del capital humano y los recursos fsicos y financieros de la organizacin o un segmento de ella. Su objetivo: Ms vale prevenir que lamentar. No es una evaluacin Post Mortn. Al concluir la auditora la empresa espera que se den respuestas a las siguientes preguntas: Cul es la situacin actual? Que est bien, Que no se est haciendo de forma adecuada y por qu, conocer las causas y no solo los efectos. Qu importancia tienen esos problemas para la organizacin? Cules son las acciones para resolver las causas y en qu orden de prioridad? Cules son las recomendaciones para mejorar, cambiar o suprimir: polticas, mtodos, procedimientos, etc.?

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Los usuarios de los sistemas Detectar sus verdaderos problemas y evaluar la marcha de su unidad. Conocimiento de problemas heredados de otras reas. Participacin en la solucin de los problemas, modificacin de polticas, organizacin y/o procedimientos. Trasmisin de sus problemas a la Direccin.

3. Participacin de la Direccin
Para lograr un buen resultado de la auditoria operativa es menester que la direccin intervenga en la definicin del programa de trabajo, en la aclaracin de excepciones en la aplicacin de las recomendaciones formuladas. Debe considerar que este servicio es un descargo de sus responsabilidades, y que le aportara la identificacin de problemas que de otra manera no serian factibles de apreciar.

Contactos: Rubn Centellas Espaa Socio Principal lrcentellas@gmail.com rcentellas@centellasgonzales.com Cel: (591 2) 715-22920 Carlos Gonzales Alanes Socio Principal carlosgonzales.tupiza@gmail.com cgonzales@centellasgonzales.com Cel: (591 2) 715-06426 Rodrigo Villegas Escobar - Auditor rodrivil@gmail.com rvillegas@centellasgonzales.com Cel: (591 2) 791-49489 Direccin: Centellas Gonzales Consulting Group. Avenida Arce No 2529, Edificio Santa Isabel, Bloque C, 2 Mezanine, Oficina 1 Tel. Fax (591 2) 2435076 (591 2) 2435089 www.centellasgonzales.com centellasgonzales.cg@gmail.com info@centellasgonzales.com La Paz, Bolivia

Como resultado del examen este conjunto de hallazgos se formalizara en un informe de Auditora Operativa.

2. Beneficios Operativa

de

la

Auditora

Los beneficios en los usuarios de la auditoria operativa son bsicamente para: La direccin general, considerando que le proporciona: Anlisis objetivo de reas operativas clave Evaluacin de las causas de los problemas Anlisis de la cuantificacin del personal integrado en cada rea. Auditora interna: Conocimiento real de la organizacin, la direccin y sus problemas operativos. Hablar su mismo idioma Trabajo en equipo con otros especialistas Entrenamiento en la deteccin de problemas Obtencin de beneficios tangibles en el personal

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