ETAPA DE PREVENCIN DE EVENTOS Y CONGRESOS

Procedimiento de Organizacin de Eventos La solucin integral de un evento consta de: Definir el tipo de evento. Gestin y planeacin. Presentacin de proyecto. Desarrollo del evento. Sistema de gestin presupuestaria, financiamiento. Preproduccin, produccin y postproduccin. Seleccin de proveedores. Logstica. Protocolizacin del evento. Previsin de riesgos. Atencin al cliente Satisfaccin al 100%. Ejecucin (Da D). Reuniones de balance post evento. ROI (Retorno de la Inversin y su medicin).

Lejos de ser una tarea sencilla la Organizacin de un Evento requiere de un minucioso diseo y una planificacin coherente con los objetivos de la Entidad Convocante. Entre las cuestiones ms relevantes a tener en cuenta se encuentran tanto las instituciones invitadas (ya sea como invitados u oradores durante alguna actividad) como los participantes del Evento.

La Entidad Convocante que asuma la Organizacin de cualquier Tipo de Evento debe preocuparse por ofrecer excelencia, eficiencia y confiabilidad en los servicios que ofrece, para mantener su prestigio y proyectar una imagen de seriedad y responsabilidad. Del grado de rigurosidad profesional con el que se encaren las Etapas de Diseo y Planificacin de un Evento como tambin aquellas cuestiones que hacen a la Gestin de Recursos (Econmicos y Humanos) y al Seguimiento y / o Evaluacin depender en gran parte - el xito o el fracaso de la actividad realizada. A continuacin citaremos los diferentes conceptos que hacen a las Etapas de la Organizacin de Eventos

En la Organizacin de Eventos se utilizan y combinan un conjunto de medios y tcnicas para que una Organizacin se vincule con sus distintos pblicos tanto externos como internos, de manera personal y directa con el objeto de agregar valor a su imagen corporativa.

Algunos de estos Eventos suelen ser: Encuentros Corporativos, Conferencias, Jornadas de Puertas Abiertas, Acciones con la Comunidad, Etc.

 Diseo

En esta Etapa Preliminar o de Planificacin General se presentan una serie de cuestiones que requieren de la atencin de los organizadores. Algunas de ellas estn en esta Check List:

o Seleccin del Tema del Evento. o Definicin del Objetivo que ste tiene para la organizacin. o Eleccin o no de un Copatrocinador. o Asignacin de un Coordinador General y su Contraparte. o Seleccin del Lugar del Evento. o Seleccin de Posibles Fechas de Realizacin y Duracin. o Eleccin de Posibles Oradores y Consulta de los mismos. o Definicin de los Temas Especficos para cada Sesin del Evento. o Determinacin del Tipo de Participacin para cada Sesin. o Determinacin del Mtodo de Seleccin de los Participantes o Redaccin del Plan de Ejecucin donde se detallan: Ttulo del Evento; Lugar y Fecha; Nombre de los Patrocinadores; Antecedentes y Objetivos del encuentro; Temario a Desarrollar; Procedimientos de Trabajo; Financiamiento del Evento. o Redaccin del Borrador de la Carta de Invitacin o Folleto Explicativo.

 Planificacin Envo de Gacetillas y Comunicados de Prensa a los diferentes Medios para que informen sobre el Cronograma y la Temtica del Evento.

Preparacin de Documentos o Material Bibliogrfico. Redaccin y Envo de la Nota informativa en la que se proporcionan datos de utilidad para los participantes sobre: inscripcin, asistencia, alojamiento y condiciones del lugar donde se efectuar el encuentro. Acreditacin de Medios y Periodistas que cubrirn el Evento. Acreditacin de los Participantes. Establecimiento y control de un Fondo Fijo destinado a los gastos menores imprevistos que surjan durante el Evento. Pago (en caso de ser necesario) de los viticos asignados a los Participantes. Control del Desempeo y Puntualidad de los Recursos Humanos asignados al Evento. Todas estas actividades son solo algunas de las que se pueden establecer durante la Etapa de Planificacin. Dichas actividades pueden ser llevadas a cabo por el propio Coordinador General o delegar la tarea a diferentes personas para prever mayor eficiencia en la gestin de las mismas. Durante la realizacin del Evento seguramente irn surgiendo cuestiones que requerirn de ciertos ajustes en la Planificacin original por lo cual es necesario prever cierta flexibilidad en esta Etapa para que los pequeos desvos no se vuelvan amenazas para la culminacin de la actividad.