CUESTIONARIO 1. Qu Es una base de datos? Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar informacin.

En las bases de datos, se puede almacenar informacin sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de clculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta ms complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos mtodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la informacin a una base de datos creada mediante un sistema de administracin de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007. 2. Qu es un gestor de base de datos? Es un tipo de software muy especfico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. El propsito general de los sistemas de gestin de bases de datos es el de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se convertirn en informacin relevante para una organizacin.

3. Cules tipos de datos soporta Access 2007? Los tipos de datos con los que trabaja Access son los que se explican a continuacin. TEXTO: Este tipo de dato puede contener letras, signos de puntuacin o nmeros que no vayan a ser utilizados en operaciones matemticas. Como mximo se podrn introducir 255 caracteres en cada campo. Por ejemplo un nombre, una direccin, un cargo, una familia, un telfono (no lo vamos a operar). MEMO: Se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de informacin. Se pueden almacenar hasta 64.000 caracteres por cada campo. Por ejemplo unos datos de inters, el argumento de una pelcula... NUMRICO: En estos campos se almacenan datos de tipo numrico. Con ellos se podrn realizar operaciones matemticas. Ejemplos de ste tipo seran, el nmero de empleados de una empresa, el nmero de hijos, los das de pago, los minutos de duracin de una pelcula en una tabla de pelculas... FECHA/HORA: Se utilizan para almacenar datos de fechas y horas. Por ejemplo fecha de alta, fecha de estreno, fecha de nacimiento, hora de entrada...

MONEDA: Se utilizan para almacenar datos numricos de tipo monetario. Admite hasta cuatro decimales. Por ejemplo un saldo, un precio de compra, un volumen de compras... AUTONUMRICO: Este campo almacena datos numricos que sern generados automticamente por Access al introducir un nuevo registro, asignando a cada registro el valor numrico del registro anterior incrementado en una unidad (1, 2, 3, ...). Se garantiza la no repeticin de valores para toda la tabla. nicamente puede haber un campo de estas caractersticas en cada tabla. De existir, siempre comienza con el valor 1. Se puede aprovechar esta numeracin para codificar elementos de la tabla tales como cdigos de empleado, nmeros de pedido, nmeros de orden... S/NO: Este tipo de campos slo admite valores lgicos como son: S (con acento) o No, Verdadero o Falso y Activado o Desactivado. Se establecern como tales slo aquellos campos en los cuales nicamente se afirme o niegue algo. Por ejemplo moroso (S/No), casado (S/No), pagado (S/No)... OBJETO OLE: Contienen datos de diferente naturaleza, hojas de clculo de Excel, dibujos, imgenes, ficheros de sonido, etc. Por ejemplo, para el las fichas de los empleados, introducir en un campo de ste tipo la foto del empleado. Se asociar al campo un archivo .jpg nicamente. HIPERVNCULO: Son campos de acceso directo a objetos, documentos o direcciones Web, estableciendo hipervnculos con estos objetos. Por ejemplo, la direccin URL que lleva a la pgina web de la empresa, en registros de pisos en una inmobiliaria, enlaces con archivos documentales respecto a cada piso. Novedades en los tipos de datos en Access 2007. En esta nueva versin de Microsoft Access se han incluido nuevos tipos de datos y adems, se han mejorado las prestaciones de otros ya existentes. Nuevos tipos de datos son los siguientes: DATOS ADJUNTOS.- Para adjuntar en una tabla archivos tales como fotografas, imgenes, archivos de Office (de Word, de Excel...) En cuanto al tamao que puede albergar este tipo de campo, para los datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes y para los datos adjuntos no comprimidos, alrededor de 700 kbytes, segn la capacidad de compresin de los datos adjuntos. Este nuevo tipo de datos adjuntos permite almacenar fcilmente todos los tipos de documentos y archivos binarios en una base de datos sin que su tamao crezca innecesariamente. Office Access 2007 comprime de forma automtica los datos adjuntos cuando es posible, para optimizar el uso de espacio.

CAMPOS DE BSQUEDA MULTIVALOR.- Como veremos ms adelante, existe la posibilidad de crear un campo en el que el usuario seleccione una opcin, un dato, de entre los listados en un desplegable (Tipo de datos "Asistente para bsquedas"). Pues bien, como mejora o nueva tipologa de campo se encuentra el campo de bsqueda multivalor que va a permitir al usuario de la base de datos el seleccionar en un cuadro desplegable no solo una opcin sino varias. Esto implica que en este nuevo tipo de campos se permite almacenar varios valores o datos complejos.

Como mejoras incluidas en tipos de campos caben destacar las siguientes: Tipo de campo Fecha: Se incluye un selector de fechas que facilita la introduccin de las mismas. Al hacer clic en el selector de fechas se mostrar un calendario interactivo que permite seleccionar una fecha concreta de forma sencilla.

Tipo de campo Memo: Los campos de tipo memo en esta nueva versin de Access 2007, permiten almacenar Texto enriquecido, es decir, texto al que podemos aplicarle formatos en cuanto a tipo de fuente, colores, estilos... De esta forma ya no existe la limitacin de utilizar texto sin formato en los registros de la tabla.

4. Qu es una tabla, registro y campo? Tablas: Son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para guardar datos. Podemos tener ms de una tabla en la base de datos para guardar informacin relacionada. Por ejemplo, en una tabla podemos tener la informacin de clientes, en la otra la informacin del producto y en la tercera podemos enlazar los datos de dos tablas anteriores, por ejemplo los pedidos que hicieron clientes de cada producto. Aqu tienes el ejemplo de una tabla, es la tabla "Clientes" de la base de datos "Neptuno" incluida en Access, pulsa la imagen en miniatura para ver la tabla completa:

Campos y registros: Cada tabla se compone de campos y registros. A pesar de que a primera vista casi la podramos confundir con una hoja de Excel, existen unas diferencias fundamentales: en Access, cada columna en una tabla es un campo y cada fila de una tabla representa un nico registro que rene la informacin de un elemento de la tabla. Cada campo de Access slo puede tener un tipo de datos: o slo texto, o slo nmeros, etc. Los tipos de datos ms utilizados son los nmeros, el texto, la fecha y la moneda pero el Access no se limita a esto: podemos insertar tambin hipervnculos y adems los los objetos OLE, por ejemplo, imgenes, sonidos e incluso los video clips.

5. Qu es un formulario? Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas. Los formularios proporcionan un formato fcil de utilizar para trabajar con los datos. Adems, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para determinar qu datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podra crear un formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes. El formulario de cliente podra tener un botn para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente.

6. Qu es un informe? Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta especfica, como "Cunto dinero se ha facturado por cliente este ao?" o "En qu ciudades estn nuestros clientes?" Cada informe se puede disear para presentar la informacin de la mejor manera posible. Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejar los

datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero tambin se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrnico

7. Qu es una consulta? Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su funcin ms comn es recuperar datos especficos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Adems, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes. Hay dos tipos bsicos de consultas: las de seleccin y las de accin. Una consulta de seleccin simplemente recupera los datos y hace que estn disponibles para su uso. Los resultados de la consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles. O se pueden utilizar como origen de registros para un formulario o un informe.

8. Dnde se utilican las base de datos?

Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener ms de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas. Excepto si se ha diseado especficamente para utilizar datos o cdigo de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y mdulos. Las bases de datos creadas con formato de Access 2007 tienen la extensin de nombre de archivo.