INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Gestin Pblica y Autocontrol: JULIN

HERNANDO HERNNDEZ PALACIOS

Periodo evaluado: Noviembre de 2011 a Febrero de 2012.

Fecha de elaboracin: Marzo 9 de 2011.

Subsistema de Control Estratgico Dificultades

Falta incluir los canales de comunicacin con la comunidad en el cdigo de tica y otras formas de participacin ciudadana en virtud del principio de transparencia. Adelantar, con la nueva metodologa la evaluacin a la Administracin de Riesgos ya que se esta implementando la ultima actualizacin de la gua metodolgica del DAFP La Oficina de planeacin debe incrementar su accin de seguimiento a los resultados y anlisis de los indicadores de cada proceso, al control de ejecucin de proyectos y programas, a fin de continuar con el correcto direccionamiento estratgico de la Entidad.

Avances

Se ha tenido actualizado lo correspondiente a la poltica de administracin de riesgo, se han diseado nuevas herramientas que permiten hacer un seguimiento a corde con la complejidad del Hospital. Actualizacin de manual de funciones por competencias laborales, proceso que se viene adelantando con el acompaamiento y supervisin de la comisin distrital del servicio civil. Mejoramiento en los procesos de capacitacin, induccin y reinduccin del talento humano propiciando espacios de integracin y de reconocimiento.
Subsistema de Control de Gestin Dificultades

Baja comprensin por parte de los colaboradores de la importancia del manejo y uso de indicadores de gestin en los planes operativos internos como herramienta complementaria al cumplimiento de los objetivos y metas. Teniendo en cuenta que la Informacin emitida por la entidad, debe cumplir con criterios tales como accesibilidad, confiabilidad, oportunidad, efectividad e integridad, se ha evidenciado que solicitudes de diligenciamiento de formatos de inscripcin para eventos o capacitaciones hayan sido contestadas por diferentes areas, ocasionando que la informacin emitida sea diferente afectando el criterio de

confiabilidad en la informacin. Se presenta debilidad en la implementacin del Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo (SIGA), proceso que en se viene ajustando por la actualizacin de tablas de retencin documental.
Avances

Bajo la coordinacin directa del grupo de calidad ha mejorado la actualizacin del sistema de calidad de los diferentes procesos de la entidad, actualizacin de procesos y procedimientos y la caracterizacin de los mismos subidas a la intranet del hospital para que sea de fcil consulta por todos los colaboradores. se reviso el informe anual que realiza la Oficina de Atencin al Usuario en cumplimiento de las funciones propias de la oficina y teniendo en cuenta la ley 1474 de 2011, en su artculo 76, prrafo 2 que dice La oficina de Control Interno Deber vigilar que la atencin se preste de acuerdo con las normas legales vigentes y rendir a la administracin de la entidad un informe semestral sobre el particular (), donde se evidencia que las manifestaciones se incrementaron en un 13.38% del 2010 al 2011, pasando de 1022 a 1180, Se incrementaron las felicitaciones en un 10.81% del 2010 al 2011, pasando de 99 a 111, En cuanto a las encuestas de satisfaccin se incremento en 2.9% del 2010 al 2011 pasando de 88.36 a 91.09. De acuerdo con las recomendaciones de los diferentes entes de control como la Veedura Distrital (Auditoria del Decreto 371/2010) y la Contralora de Bogot (Auditoria Gubernamental) se vienen Diseando mecanismos internos de verificacin y evaluacin de la calidad, y confiabilidad de la informacin remitida a los entes externos a travs de la creacin de unos indicadores.
Subsistema de Control de Evaluacin Dificultades

Dificultad en Integrar de manera articulada y funcional el Plan de Mejoramiento Institucional. Utilizacin incipiente de las herramientas de Autoevaluaciones de Control y de Gestin, debido al proceso de actualizacin de los procesos y a la generacin de modificaciones al Mapa de Procesos dentro del Sistema de Gestin de Calidad de la Entidad.
Avances

En su generalidad el control interno contable del Hospital Simn Bolvar ESE III Nivel, obtuvo una calificacin satisfactoria de 4.2, sobre una calificacin de 5.0 posible, lo cual da a entender que se viene desempeando una buena labor para el ptimo funcionamiento de los controles asociados a los hechos financieros que surgen del desarrollo del objeto de cometido estatal que tiene la institucin. Valga la pena mencionar que el sistema se ha venido fortaleciendo y as se evidencia comparndolo con los tres ltimos periodos donde las calificaciones fueron de 3.7, 3.9.y 4.0. Retroalimentacin a dueos de procesos y coordinadores de reas de los hallazgos, recomendaciones, observaciones, realizadas por entes externos, usuarios, veeduras ciudadanas, grupos de inters y funcionarios de la entidad.

Seguimiento ptimo al cumplimiento de las acciones de mejora de los diferentes responsables de rea, con el propsito de disminuir los hallazgos y ms an su incidencia segn sea el caso. (administrativa, disciplinaria, fiscal y penal).
Estado general del Sistema de Control Interno

En trminos generales, el estado del Sistema de Control Interno es bueno, y segn la evaluacin realizada con la metodologa del DAFP para la vigencia 2011, el Hospital Simn Bolvar III Nivel ESE arroj un cumplimiento del 84.750%.
Recomendaciones

Avanzar en la integracin de sistemas de gestin, depurando los controles existentes, para escoger los que realmente muestren la efectividad del Sistema de Control Interno Institucional. Se debe continuar con la revisin y ajuste de los planes de mejoramiento producto de las autoevaluaciones, y de las auditoras establecidas con sus correspondientes seguimientos. Se debe establecer procedimientos claros y documentados de entrega y recibo de cargos, que operen en todos los niveles de la entidad, pensando que se avecinan cambios en la administracin distrital al cierre de la vigencia 2011 y al cierre del primer trimestre de 2012. Es necesario garantizar la continuidad en la operacin y el mantenimiento de la memoria documental de la Institucin y del mismo sector. En relacin con los procesos contractuales, el Hospital debe fortalecer mecanismos de participacin ciudadana para el seguimiento y control social del proceso contractual en cada una de las etapas que lo conforman, de manera que el control social se convierta en una herramienta para la gestin. Como parte de la poltica de mejoramiento continuo, generar mecanismos de capacitacin y actualizacin permanente de las personas que al interior de las entidad hacen parte o intervienen en el desarrollo de los procesos contractuales, con el fin de prevenir situaciones que afecten los intereses de las mismas.

JULIAN HERNANDO HERNANDEZ PALACIOS

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