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VERSIN INICIAL

VERSIN AJUSTADA VERIFICACIN METODOLGICA

VERSIN AJUSTADA VERIFICACIN TCNICA

VERSIN AVALADA POR LA MESA SECTORIAL

MESA SECTORIAL REGIONAL CENTRO METODLOGA FECHA PROPSITO CLAVE

Bibliotecas, Archivos y Restauracin Antioquia Comercio Luz Amparo Villegas Uribe 18 de agosto de 2006 Proveer el acceso a la informacin, el conocimiento y la cultura, insumos fundamentales del desarrollo, los procesos y el mejoramiento de las Instituciones y comunidades a las cuales las Unidades de Informacin estn adscritas.
A.1

A.

Establecer polticas administrativas y de planificacin de procesos de la Unidad de Informacin, acordes con la Misin y la Visin Institucionales.

Caracterizar la Unidad de Informacin, de acuerdo con la comunidad objeto de sus servicios.

A.1.1

A.1.2.

Definir metodologa de investigacin, estudio y anlisis de la Unidad de Informacin, acorde con procedimientos tcnicos establecidos. Disear herramientas de recoleccin y procesamiento de informacin, tendientes a la tipificacin de la comunidad de usuarios. Establecer Misin, Visin y Objetivos, de acuerdo con las necesidades de los usuarios y tipo de Unidad de Informacin. Interpretar datos obtenidos en la recoleccin de informacin, de acuerdo con el procedimiento establecido.

A.1.2.1

Aplicar herramientas de recoleccin de informacin, segn polticas establecidas. Tabular datos obtenidos segn procedimientos establecidos por la Unidad de Informacin.

A.1.2.2

A.1.3

A.1.4

A.2

A.3

Elaborar plan operativo y presupuesto anual segn resultados esperados por la Unidad de Informacin. Generar relaciones interinstitucionales de cooperacin, acordes con

A.3.1

Sistematizar requerimientos de la Unidad de Informacin, segn parmetros establecidos.

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el contexto general de la Unidad de Informacin.

A.3.2

Implementar productos y servicios acordes con las necesidades de los usuarios.

A.4

A.5

A.6

A.7

A.8

Evaluar procesos, productos y servicios, segn criterios de calidad establecidos. Disear la estructura organizacional de la Unidad de Informacin, segn Misin y Visin establecidas. Formular proyectos de mejoramiento de productos y servicios, de acuerdo con polticas Institucionales. Participar en procesos jurdicos y legales de acuerdo con polticas institucionales. Formular polticas financieras, de desarrollo sostenible y proyeccin segn la Unidad de Informacin.

A.8.1

A.8.2 A.8.3

A.9

Planear la gestin del talento humano, de acuerdo con la filosofa y el direccionamiento establecidos.

A.9.1

A.9.2

A.9.3

Gestionar el presupuesto, segn inversiones programadas y polticas establecidas. Controlar gastos e inversiones segn programacin establecida. Elaborar informes de ejecucin presupuestal segn planes y proyectos establecidos. Elaborar plan operativo segn objetivos definidos por la Unidad de Informacin. Establecer programas de capacitacin, de acuerdo con objetivos y estrategias definidas. Establecer procedimientos acordes con la legislacin

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A.9.4

vigente, tecnologa y polticas de la organizacin. Definir roles de trabajo, segn el reglamento interno y las competencias requeridas en la organizacin.

A.9.4.1

A.9.4.2 A.9.4.3 A.9.4.4

A.9.4.5 A.9.4.6

Registrar informacin de tiempo laborado y novedades, segn normas vigentes y procedimientos establecidos. Identificar procesos de seleccin de personal, segn naturaleza y necesidades de la Unidad Elaborar mapa de procesos de gestin humana, segn metodologas establecidas. Levantar informacin relacionada con las competencias requeridas por ocupaciones y roles, segn polticas establecidas. Preseleccionar candidatos segn normas legales y procedimientos establecidos. Evaluar competencias y potencial de los candidatos segn roles de trabajo y cultura organizacional.
Proponer candidatos, segn requerimientos especficos del cargo y proyecciones de la Unidad. Planear actividades de induccin y reinduccin a la Unidad de Informacin, segn roles de trabajo y requerimientos de la Unidad. Disear metodologas y contenidos de capacitacin y desarrollo de competencias, segn necesidades identificadas y polticas vigentes. Presupuestar recursos requeridos en la ejecucin de la capacitacin y desarrollo de competencias, segn programacin establecida. Ejecutar actividades de induccin, reinduccin a la organizacin y actualizacin en competencias, segn procesos, procedimientos y roles de trabajo. Diagnosticar prioridades de mejoramiento de clima organizacional, con base en la medicin de los indicadores establecidos. Administrar acciones de mejoramiento de clima organizacional, a partir de los resultados del diagnstico, acordes con polticas de la organizacin.

A.9.4.7 A.9.5

Identificar necesidades de desarrollo de competencias de acuerdo con las normas vigentes.

A.9.5.1

A.9.5.2

A.9.5.3

A.9.5.4

A.9.6

Mantener el clima organizacional acorde con la filosofa, polticas y estrategias corporativas.

A.9.6.1

A.9.6.2

A.10

A.10.1 Determinar funciones de la Fijar las polticas de la programacin y planeacin de biblioteca dentro de la comunidad la Unidad de Informacin.

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A.10.2

A.10.3

o la organizacin, segn polticas establecidas. Definir reas de la Unidad de Informacin segn polticas y requerimientos de los usuarios. Establecer requerimientos de la Unidad de Informacin segn polticas establecidas.

B.

Formular polticas de gestin y desarrollo de colecciones segn requerimientos de la Unidad de Informacin y las necesidades de los usuarios.

B.1

B.2

Establecer procedimientos de desarrollo de colecciones segn el Manual de Canje, Compra y Donacin. Actualizar registros y catlogos de oferta de materiales, segn el listado de proveedores.

B.2.1

B.2.2

Aplicar encuestas, cuestionarios y listas bsicas, de acuerdo con el procedimiento. Consolidar en bases de datos la informacin obtenida en la aplicacin de encuestas, acorde con la metodologa establecida.

B.3

B.4

B.5

Gestionar solicitudes y necesidades de los usuarios, mediante el proceso de compra, canje y donacin. Analizar relevancia y pertinencia del material adquirido, de acuerdo con polticas de seleccin de la Unidad. Elaborar listados de compra, canje y donacin, segn solicitudes de usuarios, recomendaciones de expertos y polticas Institucionales.

B.5.1

B.5.2

Verificar en catlogos o bases de datos estado de la coleccin, conforme con los Manuales de Procedimientos establecidos. Confrontar solicitudes de los usuarios con las ofertas del mercado, de acuerdo con su demanda.

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B.6

Elaborar trminos de referencia de compra, canje y donacin, segn normas vigentes.

B.6.1

B.6.2

B.7

Presupuestar la inversin de la Unidad de Informacin, segn polticas establecidas.

B.7.1

B.7.2

B.8

Evaluar colecciones, de acuerdo con polticas de descarte establecidas por la Unidad de Informacin.

B.8.1

B.8.2

B.9

Administrar inventario de materiales segn polticas de desarrollo de colecciones.

B.9.1

B.9.2

B.9.3

C.

Aplicar normas de proceso, anlisis, descripcin y

C.1

Normalizar registros de informacin, de acuerdo con los procedimientos

C.1.1

Confrontar trminos de referencia con la oferta de materiales, segn las polticas de desarrollo de colecciones. Comparar cualitativa y cuantitativamente las ofertas del mercado de la informacin, segn necesidades del servicio. Consultar la disponibilidad presupuestal asignada a las adquisiciones de material, segn parmetros establecidos. Controlar el presupuesto asignado a la compra de material, segn proceso de facturacin y pago establecido. Aplicar polticas de evaluacin de colecciones y descarte de soportes documentales, definidas en los procedimientos. Analizar estado y relevancia del material con base en los requerimientos de los usuarios. Aplicar Manual de Procesos y Procedimientos de inventario de materiales segn polticas establecidas. Confrontar catlogo topogrfico, bases de datos, existencia de materiales en estantes y bases de datos de prstamo, segn el procedimiento de inventario. Consolidar informe de inventario, acorde con procedimientos establecidos por la Unidad de Informacin. Determinar los formatos segn normas y necesidades de la unidad de informacin.

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almacenamiento del material bibliogrfico de acuerdo con los requerimientos de la Unidad de Informacin.

establecidos.

C.1.2

Elaborar listas de descripcin y sistemas de clasificacin segn normas establecidas. Asignar descriptores segn normas establecidas. Determinar las entradas segn normas establecidas. Asignar el nmero de clasificacin correspondiente. Fijar la clave de autor correspondiente. Ubicar el material documental de acuerdo con su signatura topogrfica y manuales establecidos. Mantener el material bibliogrfico en el sitio asignado segn normas establecidas. Programar actividades de difusin cultural acordes con la Misin y la Visin Institucional. Participar en la formulacin, coordinacin y evaluacin de planes operativos y de accin, segn requerimientos del servicio. Coordinar la logstica de los proyectos de extensin cultural, segn polticas establecidas. Sistematizar el mapa cultural del rea de influencia de la Unidad de Informacin, segn requerimientos establecidos.

C.2

C.3

C.4

Describir fsicamente el material bibliogrfico de acuerdo con los procedimientos establecidos. Establecer signatura topogrfica de acuerdo con el sistema de clasificacin adoptado. Preparar fsicamente el material bibliogrfico de acuerdo con normas establecidas.

C.2.1 C.2.2

C.3.1 C.3.2 C.4.1

C.4.2

D.

Formular polticas de estructuracin de servicios y relaciones interinstitucionales, de acuerdo con el plan establecido.

D.1

Formular proyectos de extensin cultural que respondan a la Misin y Visin Institucional.

D.1.1

D.1.2

D.1.3

D.1.4

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D.2

Administrar los programas y servicios de extensin acordes con las polticas establecidas.

D.2.1

D.2.2

D.2.3

D.3

Establecer polticas y procedimientos de conmutacin de informacin, de acuerdo con las caractersticas de la Unidad de Informacin.

D.3.1

D.3.2

D.3.3

D.3.4

D.4

Prestar servicios de informacin y documentacin segn necesidades de los usuarios y polticas de la Unidad de Informacin.

D.4.1

Aplicar estrategias comunicativas en la ejecucin de los programas de extensin, segn impacto esperado. Actualizar bases de datos con informacin de Instituciones y personas de diferentes contextos de influencia de la Unidad de Informacin, de acuerdo con el impacto esperado. Preparar materiales requeridos en la ejecucin de programas de extensin establecidos por la Unidad de Informacin. Coordinar convenios o contratos con Instituciones y Proveedores de Informacin, segn polticas establecidas. Controlar el servicio de conmutacin de informacin y estados de cuenta, segn el procedimiento establecido. Organizar el proceso de conmutacin de informacin, segn polticas Institucionales, Unidad de Informacin y necesidades de los usuarios. Sistematizar la informacin referente a la conmutacin de informacin, acorde con el Manual de Procedimientos. Participar en la elaboracin de reglamentos y Manuales de Procesos y Procedimientos de prestacin de servicios, de acuerdo con las polticas establecidas.

D.4.1.1

D.4.1.2

Aplicar instrumentos de deteccin de perfiles de usuarios, necesidades e intereses de los mismos, segn procedimientos establecidos. Sistematizar estadsticas de acuerdo con los procedimientos establecidos.

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D.4.2

D.4.3

Analizar coleccin, enfoques y alcance temtico, segn polticas de calidad y servicios establecidos. Disear medios de difusin de recursos de informacin, segn planes de la Unidad.

D.4.3.1

D.4.3.2

Difundir los documentos de promocin de servicios y recursos de la Unidad de Informacin, segn parmetros establecidos. Proponer otras estrategias de difusin del uso y servicios de la Unidad de Informacin, de acuerdo con las polticas establecidas.

D.4.4

D.4.5

Actualizar al personal en el desempeo de sus funciones, segn Manual de Procedimientos. Coordinar procesos, procedimientos y elaboracin de reglamentos de prestacin del servicio de circulacin y prstamo de material, de acuerdo con las polticas establecidas. Estructurar estrategias de bsqueda y recuperacin de la informacin requerida por los usuarios de acuerdo con las polticas establecidas.

D.4.5.1

D.4.5.2

D.5

Facilitar el acceso a la informacin requerida por los usuarios de acuerdo con las polticas establecidas.

D.5.1

D.5.1.1

D.5.1.2

D.5.1.3

D.5.2

Aplicar estrategias de bsqueda de informacin, segn requerimientos de los usuarios y polticas establecidas. Adelantar programas de educacin y formacin, de

D.5.2.1 D.5.2.2

D.5.3

D.5.3.1

Aplicar los procedimientos de prstamo, cancelacin, renovacin y reserva del material, segn el reglamento de la Unidad de Informacin. Actualizar en bases de datos la informacin relacionada con lectores nuevos segn el procedimiento establecido. Establecer necesidades de informacin de los usuarios, segn procedimientos definidos por la Unidad. Identificar recursos y canales de acceso a la informacin, de acuerdo con las necesidades de los usuarios. Plantear las estrategias de bsqueda de informacin, segn procedimientos establecidos. Utilizar fuentes de informacin, acordes con la necesidad expresada por los usuarios. Guiar a los usuarios en las estrategias de bsqueda, de acuerdo con las polticas establecidas. Segmentar la poblacin de usuarios, segn sus intereses y necesidades de informacin.

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acuerdo con recursos de la Unidad e intereses y necesidades de los usuarios.

D.5.3.2

D.5.3.3

D.5.4

D.6

Planificar campaas de promocin y difusin de la Unidad de Informacin segn planes establecidos.

D.6.1

Evaluar la calidad del servicio de referencia, segn la satisfaccin del usuario y polticas establecidas en la Unidad de Informacin. Disear materiales y medios de difusin requeridos en las campaas de promocin de la Unidad de Informacin.

D.5.4.1

D.5.4.2 D.6.1.1

D.6.1.2

D.6.2

Aplicar estrategias de promocin y difusin de la Unidad de Informacin de acuerdo con las polticas establecidas.

D.6.2.1

D.6.2.2

D.7

Fomentar la lectura y la escritura, segn planes establecidos en la Unidad de Informacin.

D.7.1

Coordinar procesos relacionados con la promocin y difusin de la lectura, de acuerdo con los planes y programas establecidos.

D.7.1.1

D.7.1.2

D.7.1.3

D.7.1.4

D.7.2

Disear programas de promocin y animacin a la lectura segn estudios de comunidad previos.

D.7.2.1

Disear programas de educacin y formacin de usuarios de acuerdo con las necesidades detectadas y la poblacin objeto. Aplicar programas de educacin y formacin de usuarios de acuerdo con el plan establecido. Verificar la satisfaccin del usuario frente a los servicios de referencia, segn necesidades de informacin. Atender sugerencias, quejas y reclamos segn el Manual de Servicios al Pblico. Realizar cursos de induccin y campaas de promocin de programas y servicios de la Unidad, segn el Manual de Procedimientos. Asesorar la prestacin de servicios apoyados en las tecnologas de la informacin, de acuerdo con polticas definidas. Apoyar la logstica de acceso al conocimiento y utilizacin de recursos de la Unidad de Informacin, segn polticas establecidas. Asistir al usuario en la utilizacin de herramientas y acceso a las fuentes, segn especificaciones de la Unidad. Establecer alianzas, convenios y programas de promocin y animacin a la lectura, segn polticas establecidas. Elaborar listados bibliogrficos y reseas de material, segn caractersticas de los usuarios y planes establecidos en la Unidad. Apoyar la difusin de programas de promocin y animacin a la lectura, segn las actividades programadas. Evaluar los programas de promocin y animacin a la lectura, de acuerdo con los indicadores de gestin establecidos. Establecer estrategias pedaggicas para la ejecucin de los programas de promocin y animacin a la lectura.

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D.7.2.2

D.7.2.3

D.7.3

Desarrollar programas de promocin y animacin a la lectura segn planes establecidos en la Unidad de Informacin.

D.7.3.1

Gestionar la logstica requerida segn los programas de promocin y animacin a la lectura. Seleccionar el material requerido en las actividades de fomento y promocin de la lectura, de acuerdo con planes establecidos. Disear el material de actividades de promocin y animacin a la lectura, de acuerdo con los planes establecidos en la Unidad de Informacin. Ejecutar las actividades de promocin y animacin a la lectura segn lo planeado en la Unidad de Informacin.

D.7.3.2

D.8

Estructurar servicios de informacin a la comunidad, segn necesidades de los usuarios y procedimientos establecidos.

D.8.1

D.8.2

Analizar datos y fuentes de estructuracin de servicios de informacin a la comunidad, segn requerimientos establecidos. Desarrollar planes, programas y proyectos de servicios de informacin a la comunidad, acordes con la Misin y la Visin de la Unidad. Diagnosticar el contexto situacional de la Unidad de Informacin con base en los requerimientos de la comunidad a la que sirve. Verificar autenticidad de datos y fuentes de informacin local, segn requerimientos establecidos.

D.8.2.1

D.8.2.2

Apoyar procesos de promocin y difusin de los servicios, de acuerdo con procedimientos establecidos. Canalizar necesidades y propuestas de mejoramiento de servicios de la Unidad, segn procedimientos establecidos.

D.8.3

D.8.4

D.8.4.1

D.8.4.2

Prestar el servicio de informacin a la comunidad, segn el Manual de Procedimientos. Actualizar las bases de datos del servicio de informacin a la comunidad, segn los parmetros establecidos.

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E.

Gestionar procesos de preservacin, conservacin y restauracin de material segn normas establecidas.

E.1

Formular condiciones arquitectnicas y medio ambientales, segn requerimientos legales, tcnicos y polticas establecidas.

E.1.1

E.1.2

E.2

Establecer planes de accin contra reacciones a los factores fsicos, qumicos, biolgicos y antropomrficos, de acuerdo con las polticas establecidas.

E.2.1

E.2.2

E.2.3

E.3

Coordinar el Plan de preservacin, restauracin y recuperacin de materiales y recursos de la Unidad de Informacin, de acuerdo con las polticas establecidas.

E.3.1

E.3.2

E.3.3

E.4

Implementar proyectos tecnolgicos de preservacin y conservacin de la informacin segn polticas de gestin y desarrollo de colecciones.

E.4.1

Aplicar procedimientos de control bitico, segn requerimientos de conservacin fsica de las colecciones. Ejecutar acciones preventivas de mantenimiento, limpieza tcnica y antisptica, segn planes de la Unidad. Ubicar las colecciones de acuerdo con las capacidades de la Unidad de Instalacin. Distribuir las Unidades de Instalacin, de acuerdo con las condiciones locativas y preservacin de la coleccin. Establecer medidas preventivas ante inadecuada manipulacin, vandalismo, robo de materiales y equipo tecnolgico, segn requerimientos determinados. Controlar peridicamente el estado fsico de los documentos objeto de intervencin con el fin de restaurarlo. Remitir el material de la coleccin en mal estado a los procesos de restauracin correspondientes, segn planes establecidos. Actualizar bases de datos de acuerdo con el listado de material enviado a restauracin, segn polticas establecidas. Microfilmar documentos segn procedimientos establecidos y normativa vigente

E.4.1.1

E.4.1.2 E.4.1.3

Definir documentos que requieran microfilmacin segn su valor documental y normativa institucional. Determinar software y hardware requeridos en los procesos de microfilmacin Fotografiar documentos de acuerdo con procedimientos establecidos

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E.4.2

Digitalizar documentos segn procedimientos establecidos y normativa vigente.

E.4.2.1

E.4.2.2 E.4.2.3 F.

Elaborar el Plan de Mercadeo de Productos y Servicios segn necesidades de los usuarios y tipo de Unidad de Informacin.

F.1

Gestionar el proceso de mercadeo y difusin de los programas y servicios de la Unidad de Informacin, segn polticas establecidas.

F.1.1

Investigar el mercado de los servicios de informacin segn competitividad, segmentos de poblacin y planes establecidos. Disear instrumentos de deteccin de cambios estructurales en la comunidad de usuarios, segn las polticas de la Unidad.

F.1.1.1

F.1.1.2 F.1.2.1

F.1.2

F.1.2.2

Definir los documentos que requieran digitalizacin de acuerdo con normativa vigente. Determinar software y hardware requeridos en los procesos de digitalizacin. Aplicar la digitalizacin a los documentos segn procedimientos establecidos. Establecer estrategias de investigacin de mercados, segn cobertura, caractersticas de los productos y servicios de la Unidad. Analizar costos, viablidad y sostenibilidad de los servicios ofrecidos segn la Unidad. Aplicar los instrumentos de recoleccin de informacin segn los parmetros establecidos. Sistematizar informacin recogida en la aplicacin de instrumentos de estudio de comunidad, conforme con el Manual de Procedimientos.

F.2

Establecer mecanismos de apropiacin de la Unidad Informacin por parte del entorno, segn polticas establecidas.

F.2.1

F.2.2

F.2.3

Coordinar proyectos de mercadeo y promocin de servicios, de acuerdo con el impacto esperado. Definir canales de distribucin de informacin, segn expectativas y necesidades de la comunidad. Programar campaas promocionales participativas con la comunidad, de acuerdo con las polticas Institucionales.

F.2.3.1

F.2.3.2

F.2.3.3

Disear materiales de promocin y mercado, segn especificaciones y recursos de la Unidad. Implementar estrategias de comunicacin y sealizacin y acceso a la informacin, segn polticas de calidad y normas tcnicas. Desarrollar eventos de promocin y difusin de los productos y servicios de la Unidad de Informacin, segn los planes establecidos.

F.2.4

Evaluar las estrategias de mercadeo de productos y servicios, de acuerdo con pautas

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establecidas en el proceso de ajuste.

G.

Establecer polticas de implementacin, adecuacin y uso de la tecnologa, segn la Misin y la Visin de la Unidad de Informacin.

G.1

G.2

G.3

G.4

Administrar la plataforma tecnolgica y arquitectura de la red, segn estndares del proveedor y polticas de la Unidad. Definir la logstica tecnolgica de los procesos de gestin de la Unidad de informacin, segn requerimientos establecidos. Coordinar el Comit de Gestin Tecnolgica, desarrollo y seleccin de aplicaciones segn requerimientos de la Unidad. Gestionar el soporte tcnico de la Unidad de Informacin segn requerimientos de mantenimiento.

G.4.1

G.4.2

Determinar los materiales que conforman las colecciones y repositorios documentales digitalizados, acordes con las condiciones de la coleccin y el servicio a los usuarios. Desarrollar aplicaciones tecnolgicas, segn Manuales y procedimientos establecidos.

G.5

G.6

Administrar proyectos tecnolgicos de soporte de procesos, segn polticas y condiciones de la Unidad. Establecer controles de funcionamiento y desarrollo de recursos y aplicaciones tecnolgicas

G.6.1

Actualizar los recursos y aplicaciones tecnolgicas de la Unidad de Informacin, segn requerimientos.

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requeridas en el Sistema de Informacin.

G.6.2

Ejecutar mantenimiento preventivo a las tecnologas de informacin y comunicacin, segn los planes establecidos.

Elaborado por el Equipo Tcnico de Bibliotecas de Medelln. Aprobado segn Acta No. 2 de la Asamblea de Mesa Sectorial del 25 de noviembre de 2005. Ajustado segn Acta 1 Junta Directiva, 10 de marzo de 2006. Versin No. 3 del 18 de agosto de 2006

De la Mesa Sectorial Bibliotecologa, Archivstica y Restauracin.

Que reemplaza la Versin No. 2 del 12 de abril de 2006

ESTHER JUDITH RODAS DUQUE, SUBDIRECTORA DEL LUZ AMPARO VILLEGAS URIBE, METODLOGA DEL CENTRO DE CENTRO DE COMERCIO, REGIONAL ANTIOQUIA COMERCIO, REGIONAL ANTIOQUIA