PROCESO GESTIN DE RECURSOS FISICOS Y FINANCIEROS

OBJETIVOS 1

Determinar y proporcionar los recursos necesarios para el mantenimiento y mejoramiento del SGC, contribuyendo con el cumplimiento de la misin institucional, convirtindose en insumo de los dems procesos. Determinar las disposiciones para el control y la distribucin de los documentos y registros necesarios para el sistema.

Director Administrativo y Financiero

RESPONSABLE DEL PROCESO

DEPENDENCIAS QUE PARTICIPAN

Direccin Administrativa y Financiera, Direccin de Informtica, Subdireccin Financiera, Subdireccin de Recursos Materiales, Subdireccin de Servicios Administrativos.

INTERACCION CON OTROS PROCESOS

El Proceso Gestin de Recursos Fsicos y Financieros Determina y proporciona los recursos necesarios para el mantenimiento y mejoramiento del SGC, contribuyendo con el cumplimiento de la misin institucional,

convirtindose en insumo de los dems procesos. As mismo, propende por Ia identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, retencin y disposicin de los registros en la CB. La caracterizacin del proceso comprende dos aspectos: dentro del ciclo del PHVA.

Descripcin del proceso que refleja las actividades claves del proceso enmarcadas Matriz de Responsabilidad y comunicacin

DESCRIPCIN DEL PROCESO

17. Determinar e Implementar Acciones correctivas, de correccin, preventivas y de mejora. 1. Identificar necesidades de Recursos. 2. Formular actividades estratgicas e indicadores del proceso.

ACTUAR (A)

PLANEAR (P)

3. Analizar, diagnosticar, clasificar y ajustar los requerimientos de los diferentes procesos para establecer las prioridades. 4. Aprobar Proyecto Plan de compras y proyectos de inversin.

DESCRIPCIN DEL PROCESO

5. Identificar los registros del SGC.

6. Ejecutar la contratacin 16. Realizar Seguimiento y medicin a la ejecucin del proceso y su respectivo anlisis.

VERIFICAR (V)

HACER (H)

7. Elaborar presupuesto.

el

Anteproyecto

de

8. Elaborar el PAC. 9. Solicitar recursos a la Direccin Distrital de Tesorera. 10. Expedir Certificado Disponibilidad Presupuestal de

11. Expedir y contabilizar el Registro presupuestal. 12. Ejecutar los giros. 13. Controlar la Ejecucin Presupuestal. 14. Realizar presupuestales. modificaciones

15. Orientar y administrar los registros de la CB (identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, retencin y adecuada disposicin).

INFRAESTRUCTURA

La entidad debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio. La infraestructura incluye cuando sea aplicable:

Edificios, espacios de trabajo y servicios asociados. Equipo para los procesos (tanto Hardware como software) y servicios de apoyo (tales como: transporte o comunicacin). En la Contralora existe un procedimiento correspondiente a Gestin de infraestructura que contempla los siguientes aspectos: Adecuaciones locativas. Adquisicin Hardware y software (operativo, desarrollo y herramientas ofimticas). Adquisicin aplicaciones externas. Atencin a usuarios Instalacin de elementos de computo y/o repuestos para estaciones de trabajo e impresoras.

AMBIENTE DE TRABAJO

La entidad debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio. En la Contralora existe un procedimiento correspondiente a Gestin Ambiente de Trabajo FASES DE ARCHIVO

Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.

ARCHIVO DE GESTIN

En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO CENTRAL.

ARCHIVO HISTRICO. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservacin permanente
La organizacin de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestin, central e histrico se realiza con fundamento en las Tablas de Retencin Documental

TRANSFERENCIAS DE ARCHIVO
En las tablas de retencin documental se determina el tiempo de permanencia de los documentos tanto en el archivo de gestin como en el central. TRANSFERENCIAS PRIMARIA

ARCHIVO DE GESTION (Administrador de Archivo)

ARCHIVO CENTRAL (Tcnico, Auxiliar Administrativo del Archivo Central)

Para la organizacin de los documentos se debe tener en cuenta los parmetros y fechas establecidas en el instructivo. ARCHIVO HISTORICO

MANEJO Y CONTROL DE REGISTROS MAGNTICOS (BACKUPS)

Se debe mantener una o mas copias magnticas de los archivos relevantes de las Dependencias de la Contralora. Para esto se desarrolla el respectivo procedimiento que incluye actividades para: Backups Bases de Datos en Servidores. Backups Semestral de Informacin Institucional. Recuperacin de Informacin Institucional.

COMUNICACIONES OFICIALES
INTERNAS Son aquellas comunicaciones que se generan en cada oficina de la Contralora, con destino a las diferentes dependencias de la misma entidad o las ubicadas en las distintas sedes. Los tipos documentales bsicos para el curso de las comunicaciones oficiales internas en la Entidad tanto enviadas como recibidas son el MEMORANDO y la CIRCULAR. EXTERNAS Son todas aquellas recibidas o enviadas, que la Contralora de Bogot, D.C., establece con entidades pblicas, empresas privadas o personas naturales, en ejercicio de sus funciones y referidas exclusivamente a asuntos oficiales. Para el trmite de comunicaciones oficiales externas, la Contralora de Bogot, utiliza como documento bsico la carta u oficio.

COMUNIC ACIONES OFICIALES

El trmite de correspondencia oficial tanto interna como externa y los modelos para elaborar memorandos, circulares, cartas u oficios; se encuentran en procedimientos que hacen parte del proceso de gestin Recursos Fsicos y Financieros.