HansaWorld University

Logstica
Material Capacitacin

HansaWorld Ltd.
Julio 2006

CONTENIDOS INTRODUCCIN ......................................................................... 4 Work Flow ............................................................................... 4 ITEMS ........................................................................................ 5 El Registro de tem.................................................................. 5 EL MDULO ORDEN DE COMPRAS ............................................. 14 Opciones ............................................................................... 14 El Registro tem de Compra ................................................... 15 El Registro Orden de Compra ................................................. 18 Impresin de rdenes de Compras ........................................ 22 Mercaderas Recibidas ........................................................... 22 Factura.................................................................................. 23 Generacin Automtica de rdenes de Compra...................... 25 Mantenimiento ...................................................................... 28 Informes ............................................................................... 28 EL MDULO RDENES DE VENTAS ............................................ 31 Opciones ............................................................................... 31 El Registro Orden de Ventas .................................................. 33 Impresin de rdenes ........................................................... 37 Entrega ................................................................................. 37 Factura.................................................................................. 39 Ms Comandos del Men Operaciones.................................... 41 Mantenimientos..................................................................... 42 Informes ............................................................................... 43 EL MDULO STOCK ................................................................... 45 Opciones ............................................................................... 45 Ubicaciones ........................................................................ 45 Niveles Mnimos de Stock ................................................... 45 Origen ................................................................................ 46 Opciones de Stock .............................................................. 46 Registros Importantes........................................................... 48 Bajas de Stock .................................................................... 48 Movimientos de Stock ......................................................... 48

Devolucin de Mercaderas ................................................. 49 Devoluciones de Mercadera cuando no hay Entrega ........... 50 Inventario ............................................................................. 50 El Registro Inventario......................................................... 51 Mantenimientos..................................................................... 52 Crear Registros de Inventario ............................................. 52 Comparacin de Inventario................................................. 52 Informes ............................................................................... 56 Historia de tem ................................................................. 56 Lista de Stock ..................................................................... 56 EJERCICIOS ............................................................................. 58 Preguntas Tericas................................................................ 58 Ejercicios Prcticos................................................................ 58 Orden de Compra................................................................ 58 Orden de Ventas ................................................................. 59 Ejercicio Extra. ................................................................... 59

INTRODUCCIN
HansaWorld Enterprise y Express (FOPlatinum para Latinoamrica) son herramientas de ERP, CRM y contabilidad integradas para trabajar con funcionalidades de Compras, Procesamiento de "rdenes de Ventas, Controles de Stock y Cuentas por Cobrar y Pagar, adems de permitirle realizar el monitoreo de la relacin con los Clientes, organizando mail shots y planificando actividades de todo tipo.

Work Flow
La administracin de una empresa est siempre asociada a cierto flujo de tareas y trabajo. En una empresa comercial tpica, los tems son adquiridos de un grupo de proveedores, los bienes se reciben y se colocan en el stock, las rdenes de ventas se procesan, se revisan los niveles de stock, las mercaderas se despachan y se emiten las facturas, los pagos son hechos y recibidos. Todas las transacciones son registradas, y los eventos financieros son guardados en el subsistema de contabilidad. Un sistema moderno sistema financiero como HansaWorld ha sido diseado para automatizar la mayor cantidad posible de tareas. Si la informacin ha sido ingresada en alguna parte del sistema, no deber existir la necesidad de ingresarla nuevamente. La informacin ser registrada para ser re-utilizada, y deber estar disponible en todo el sistema.

El grfico anterior muestra una descripcin simplificada de la interaccin de las funciones y la informacin (mensajes) en una empresa tradicional. El circuito fsico bsico es mostrado al final, con funciones operativas manejando los bienes en la recepcin, stock y despacho. Los rectngulos arriba del circuito operativo son funciones administrativas que manejan el circuito de informacin de la empresa. Los rectngulos ms pequeos son mensajes con informacin que circula en la empresa. El marco interno establece los lmites de la empresa: a pesar que de los Clientes y Proveedores estn fuera, existe un intercambio continuo de informacin con ellos.

ITEMS
El registro de tem es utilizado para almacenar la informacin sobre los productos y servicios que vende. Se puede acceder al registro desde los mdulos de rdenes de Compra y Venta, Compras y Ventas, Contratos, Produccin, Cotizaciones, rdenes de Servicio y Proyectos si estn instalados.

El Registro de tem

Encabezado Grupo Ingrese el Grupo tem al que pertenece el tem. Si ha ingresado un Grupo tem por Defecto en la opcin Opciones de tem, este ser ingresado automticamente. Los tems de tipos similares pueden ser agrupados en conjunto usando los Grupos de tem. Todos los tems de un mismo Grupo pueden recibir las mismas Cuentas de Ventas y Costo, Cuenta de Crdito y Cd. IVA, evitndole el trabajo de tener que especificarlos para todos los tems de forma individual. Definir y asignar Grupos de tem permite que hacer

modificaciones, por ejemplo de contabilidad de costos sea ms fcil. Si la informacin es especificada tanto para un Grupo de tem como para un tem que pertenece a ese Grupo, la informacin ingresada para ese tem ser considerada. Cerrado Tilde esta casilla si el tem ya no es utilizado (los registros de tem no pueden borrarse si es que han sido utilizados en rdenes o Facturas). Los tems Cerrados aparecern en la ventana tems: Hojear no as en la lista de Pegado Especial de los tems. No le ser posible utilizar un tem cerrado en rdenes o Facturas. Un tem cerrado puede ser re-abierto en cualquier momento. Solapa Precios Unidad Especifique la cantidad a la que har referencia el Precio Base. En la mayora de los casos, este ser un nico tem, pero de otra forma puede ser un par o una docena. Precio Base Ingrese el precio de venta normal para el tem. Este precio deber estar siempre en su Moneda local. Factor Precio Use el Factor Precio para definir el Precio Base del tem para una cierta cantidad; ej. El precio por caja. Si una caja tiene 12 unidades y el tem es vendido por caja, ingrese 12 en este campo para indicar que el Precio Base se refiere a una caja de 12. Tipo tem El Tipo de tem seleccionado aqu determina cmo ser tratado dentro del sistema HansaWorld. Simple Stock Seleccione esta opcin si el tem es uno que no necesita mantener los valores de stock. Seleccione este tipo para tems de Stock normales, cuando el mdulo stock sea instalado. Un tem Compuesto es aquel que ha sido estructurado por su empresa a partir de componentes que se compraron con este propsito.

tem Compuesto

Servicio

Un tem de Servicio es un tipo especial de tem utilizado en los mdulos de Proyectos y rdenes de Servicios.

Al ingresar un nuevo tem, el Tipo de tem seleccionado por defecto ser el escogido en la opcin Opciones de tem del mdulo Ventas. Solapa Stock Nivel Mn. Es la cantidad mnima de un tem que puede ser mantenida en stock. La funcin Crear rdenes de Compra en el mdulo rdenes de Compras (en el men Operaciones de la ventana rdenes de Compras: Hojear) generar rdenes de Compras por la cantidad suficiente para asegurar que el saldo de stock para este tem sea superior al nivel mnimo de stock. Nivel Mx. Registre en este campo la cantidad mxima del tem que puede ser mantenida en stock. Cd.Estante El Cd. Estante que se registra en este campo ser impreso en el informe Lista de Inventario y en las Listas de Recoleccin. Origen por Def. Este campo puede ser usado para registrar el origen del tem (por ej. el fabricante, productor o importador). Puede mostrarse en las rdenes (pestaa F) y Entregas (pestaa D). Solapa Costos Precio Costo El Precio Costo del tem deber ser registrado aqu, en la moneda Base. Ya que la cifra ser utilizada para calcular el Ingreso Bruto de las rdenes de Ventas, es importante que este determinado por los mismos valores de Unidad y Factor Precio que el Precio Base en la solapa Precios. Tambin es utilizado por defecto al crear tems de Compra y puede ser usado para configurar el Precio de Compra al usar la funcin de Mantenimiento Crear rdenes de Compra en el mdulo rdenes de Venta. Dependiendo de la opcin Actualizar Precio Costo en las opciones de Compra, la cifra puede ser actualizada automticamente cuando sea incluida en las Mercaderas Recibidas.

Costo Extra Ingrese cualquier costo extra relacionado con la compra de este tem, como ser costos fijos de flete. El nmero deber ser incluido en el costo al calcular el Ingreso Bruto. Prom. Ponderado Esta cifra registra el promedio de los precios costo unitario de este tem en la Moneda Base (incluyendo costos extra como fletes y obligaciones aduaneras). Es actualizada automticamente desde las Mercaderas Recibidas. lt. Costo Compra Esta cifra registra el ltimo precio costo unitario (incluyendo costos extra como fletes y aduanas) utilizados al comprar este tem. Es actualizado automticamente desde Mercaderas Recibidas aprobadas. lt. Precio Compra Este campo es similar al anterior, pero en este caso la cifra no incluye ningn costo extra como flete o aduanas. lt. Moneda Compra Este campo registra la ltima Moneda utilizada al comprar este tem. Se actualiza automticamente. Actual.Precio Costo en Compra HansaWorld puede actualizar el Precio Costo de un tem automticamente. Si esta funcionalidad esta operando, la actualizacin ocurrir cuando la Mercadera Recibida sea aprobada, no cuando la Orden de Compra es generada. La actualizacin automtica de los Precios Costo puede ser til si esta utilizando la Contabilidad de Costos (manteniendo los valores del stock en la Contabilidad) y sus valores de salida de bienes estn basados en los Precios Costo de los tems. En este escenario, es ventajoso si los Precios Costo estn actualizados siempre. Observe que los cambios al Precio Costo realizados aqu no afectan directamente a las rdenes de Compra hasta que el cambio es transferido al tem de Compra equivalente. Estas No opciones son usadas funcionalidad para controlar la

Seleccione esta opcin si esta funcionalidad no ser utilizada para este tem.

ltimo Costo Compra Si esta opcin es seleccionada, el Precio Costo es modificado al Precio Costo de los tems en la ltima Mercadera Recibida (por ej. el precio incluye los costos extra como transporte y aduanas). Esta opcin ser utilizada para tems cuyos precios no cambian frecuentemente, o cuyo patrn a largo plazo es que los precios disminuyan o se incrementen. Promedio Ponderado Esta opcin modifica el Precio Costo para el promedio de Precios Costo unitarios de todas las Mercaderas Recibidas y Devoluciones de Mercadera previas. Esta opcin ser til cuando los precios fluctan sin un patrn, ocasionado quiz por los tipos de cambio variables. Cuando el tem haya sido utilizado en Movimientos de Stock y en Mercaderas Recibidas, cualquier Costo Extra en estas transacciones ser tomado en cuenta al modificar el Precio Costo. Al ingresar un nuevo tem, la opcin seleccionada por defecto ser la que se escogi en la opcin Opciones de tem en el mdulo Ventas. Solapa Cuenta Cuentas Ventas Al utilizar este tem en rdenes o Facturas, una de las tres Cuentas de Ventas ingresadas en estos campos ser utilizada por defecto, dependiendo la Zona del Cliente. Se superpone sobre cualquier Cuenta de Ventas especificada para el Grupo de tem o en la opcin Manejo de Cuentas Ventas. Si existe un archivo en el registro Precios para la combinacin adecuada de Lista tem/Precio que tenga una Cuenta de Ventas especificada, entonces, esta Cuenta de Ventas tendr mayor jerarqua que la ingresada en este campo. Las Cuentas especificadas aqu sern utilizadas usualmente en Facturas y Notas de Crdito. Si desea utilizar Cuentas distintas en las Notas de Crdito, estas debern ser especificadas en la solapa Cuentas Crdito del registro Grupo de tem y en la solapa Crdito en la opcin Manejo de Cuentas Ventas. Tambin deber tildar la

casilla Usar Cuentas de Crdito en la opcin Manejo de Cuentas. Cdigo IVA Al ingresar las rdenes o Facturas e incluir este tem, uno de los tres CDU. IVA ingresados en este campo ser ofrecido como opcin por defecto, dependiendo la Zona del Cliente. Podr superponerse a cualquier Cd.IVA especificado en el Grupo de tem o en la opcin Manejo Ctas. Ventas. Sin embargo, si el Cliente tiene un Cd. IVA especificado, este tomar precedente sobre cualquier otro ingresado aqu. Cuenta Costo Si est manteniendo las valuaciones de stock en el mdulo Contabilidad, especifique aqu la Cuenta que deber ser debitada con el costo calculado de los bienes cuando ejemplares de este tem son vendidos (movidos de stock). El costo de los bienes es calculado utilizando el Modelo de Costo escogido en la opcin Modelo de Costo del mdulo Ventas. Si este est vaco, la Cta. Contabilidad Stock en la solapa 5 de la opcin Manejo Ctas. Ventas ser debitada. Men Operaciones

Los mens Operaciones para los tems son los anteriores. A la izquierda est el correspondiente al registro del tem. A la derecha est el de la ventana tems: Hojear. Informe Estado de tem La funcin Informe Estado de tem proporciona un rpido informe que muestra el stock y la posicin de las rdenes y los precios en las diferentes listas de precios.

La cifra de En Stock puede ser actualizada (por ej. reducida en la cantidad entregada) cuando las Entregas sean creadas o cuando son aprobadas. Es controlada utilizando las opciones Disminuir Disponibles en Entregas en la opcin Opciones de Stock en el mdulo Stock. La cifra de Orden de Compra incluye tanto rdenes de Compra aprobadas como sin aprobar. Las Mercaderas Recibidas actualizarn las cifras de En Stock y Orden de Compras cuando sean aprobadas. Estado de tem Esta funcin proporciona informacin inmediata de cada tem respecto a la cantidad en stock, en orden, cuntos pueden ser enviados y cual es el ingreso bruto. La funcin est disponible en el men Operaciones de los registros de rdenes de Ventas, rdenes de Compras, Facturas, Entregas, Bajas de Stock y Movimientos de Stock. Puede especificar que campos desea que se muestren en la opcin Opciones Estado de tem del modulo Ventas.

Cuando abre la ventana Estado de tem desde cualquier otra ventana, por ejemplo, desde una Factura u Orden, esta muestra informacin sobre el tem de la fila donde se encuentra el cursor. Si mueve el punto de insercin a filas distintas, los datos de la ventana Estado de tem sern actualizados. Si selecciona Pegado Especial desde el campo Cd. tem en al fila de una Factura u Orden y resalta el tem en la ventana Pegado Especial, la ventana Estado de tem es actualizada mostrando los valores para el tem resaltado. Las cifras de Stock, Stock 2 y Orden pueden ser actualizadas (por ej. reducidas por la cantidad entregada) cuando las Entregas son creadas o cuando son aprobadas del mismo modo que en el informe Estado de tem. La cifra de para Enviar es reducida por la cantidad ordenada al tiempo que la nueva Orden es guardada, de forma que asume que el stock es asignado inmediatamente a esa Orden. La cifra de la Orden de Compra incluye las rdenes aprobadas y sin aprobar. Las Mercaderas Recibidas actualizan las cifras de Stock, Stock 2, Para Enviar y Orden de Compras cuando son aprobadas. La cifra en Stock 2 es la cantidad en stock expresada en la segunda unidad de medida: solo se mostrar para los tems que tengan una Unidad 2 y un Coeficiente de Unidad especificado en sus solapas Stock. Puede mover la ventana y colocarla donde desee en la pantalla. Use el men Ventana (Ventanas) o las teclas z-Shift-S (Macintosh) para asegurarse que se abra en esa posicin la prxima vez que la utilice. Puede escoger tener la ventana Estado de tem abierta automticamente siempre que abra una nueva ventana de registro cuyo men Operaciones poseen la funcionalidad Estado de tem. Para hacerlo utilice la opcin Mostrar Estado de tem en la opcin Opciones de tem del mdulo Ventas. La opcin Opciones de tem es descrita ms adelante en este captulo. Historia de tem La funcin Historia de tem proporciona un rpido informe que lista todos los movimientos de entrada y salida para el tem. El perodo del informe es el primero ingresado en la opcin Perodos de Informes del mdulo Sistemas.

El Informe Historia del tem tambin puede ser generado desde el mdulo Stock. Crear tem de Compra Esta funcin se activa solo si el Mdulo Orden de Compras est instalado. Con este comando, puede generar registros en tems de Compras del mdulo rdenes de Compras.

EL MDULO ORDEN DE COMPRAS

En este mdulo, puede ingresar e imprimir sus rdenes de Compras, para enviarlas a los Proveedores. Existe un registro de tem separado para tems de Compra. Este registro puede trabajar conjuntamente con el registro de tems en los mdulos de rdenes de Ventas y Ventas. El mdulo permite generar listas de faltantes y propuestas de compras, diarios de rdenes de Compras y otros informes. La herramienta para ingresar rdenes de Compra que puede ahorrar gran cantidad de tiempo es la generacin automtica de rdenes de Compra. Las Ord. de Compra tambin pueden ser generadas a partir de determinadas ventas utilizando el men Operaciones de las rdenes de Ventas.

Opciones
Clases de rdenes de Compra La Clase de Orden de Compra es un medio para el anlisis de las rdenes de Compra para fines de informes o priorizar. Opciones de rdenes de Compras Esta opcin contiene a su vez una variedad de opciones que controlan el comportamiento de varios aspectos del mdulo rdenes de Compra. Configurar Cant. Merc. Recibida en 0 La funcin Crear Mercadera Recibida en el men Operaciones de la ventana Orden de Compra genera una nueva Mercadera Recibida que contiene todos los tems que han sido ordenados pero an no recibidos. Use esta opcin si desea que la Cantidad por defecto de todos los tems en la Mercadera Recibida sea igual a cero. Transferir Cuenta a Merc. Recibida Use esta opcin si desea que la Cuenta Control Compras en la pestaa B de la Orden de Compra sea transferida a la Cuenta de Stock en la pestaa E de cualquier Mercadera Recibida (y desde ah hasta el Asiento Contable) generada usando la funcin del men Operaciones Crear Mercadera Recibida. Al igual que cualquier Objeto en la pestaa B de la Orden de Compra que ser transferido a la fila de la Mercadera Recibida correspondiente. Considere que la Cuenta Control Compras en la pestaa B de la Orden de Compra es escogida utilizando un orden de prioridad distinto al usado para la Cuenta de Stock en una Mercadera

Recibida. Como resultado, esta opcin solo debera ser usada en situaciones contables especiales. No utilice la Cuenta de Transferencia y el Objeto para las Mercaderas Recibidas a menos que haya confirmado que es la forma adecuada para su empresa! Aviso Si No Hay Proveedor por Defecto Al ingresar rdenes de Compra, tilde esta opcin si desea que HansaWorld verifique si el tem es vendido por el Proveedor. Si esta opcin est activada, HansaWorld emitir un aviso en caso de que el tem no tenga un tem de Compra asignado a nombre del Proveedor de la Orden de Compra. Proveedores por Defecto Las funciones para la creacin automtica de rdenes de Compra solo generarn rdenes para los tems que tengan un tem de Compra por Defecto. Si desea tambin que estas funciones generen rdenes de Compra para los tems que no poseen tems de Compra por Defecto, especifique en este campo el Proveedor que ser utilizado.

El Registro tem de Compra

Este es un registro separado del registro tems, contiene informacin acerca de todos los tems que son adquiridos regularmente por su empresa. Cada tem puede tener varios tems de Compra diferentes. Por ejemplo, en el caso de que el mismo tem este disponible con distintos Proveedores. El tem de Compras es un medio para registrar la informacin sobre el Proveedor y Costo de cada tem. En particular, el registro tem de Compras debera ser utilizado si desea generar rdenes de Compra por Mantenimientos. Ingresar un tem de Compra Los tems de Compra pueden ser creados de dos formas 1. Puede ingresar los tems de Compra en el registro tem de Compra de la forma habitual por medio de un click en [Crear] en la ventana tems de Compra: Hojear. 2. Puede crear el registro de tem de Compra desde el registro tem seleccionando la funcin Crear tem de Compra desde el men Operaciones del registro de tem.

tem Ingrese un Cdigo de tem. Puede tener varios registros relacionados a un solo tem. Proveedor Ingrese el Cdigo del Proveedor aqu. Por Defecto Esta casilla determina el Proveedor que ser utilizado al crear las rdenes de Compra. Puede tener varios tems de Compra relacionados a un nico tem. No es posible que tenga ms de un tem de Compra por Defecto por cada tem. Solapa Precios Precio Ingresar los precios de compra para el tem ofrecido por este Proveedor. La cifra es por Unidad del Proveedor. Al generar las rdenes de Compra, es posible tener el Precio Costo en el registro del tem actualizado automticamente. Esta actualizacin no es extensiva a los tems de Compra. Para actualizar el Precio de un tem de Compra en un solo paso, utilice la funcin de Mantenimiento Actualizar tems de Compra. Esta descrita ms adelante. Costo Compra Es el costo extra asociado con la transaccin de compra para este tem desde el Proveedor. Cuando una Mercadera Recibida es generada desde una Orden de Compras en la cual el tem de Compra ha sido utilizado, cualquier valor ingresado aqu ser transferido al campo Aduanas de la Mercadera Recibida.

Moneda

Si el Precio (anterior) es registrado en una Moneda distinta a la Moneda Base, regstrela en este campo. Estos campos son usados cuando los tems son comprados en una Unidad diferente a que se utiliza para la venta.

Unidad Conv., Unidad Prov.

Cant. Normal Orden, Cant. Mn. Orden Al realizar las sugerencias de Orden de Compra utilice el informe de Lista de Faltantes o generar rdenes de Compra por mantenimiento, si el saldo de stock est por debajo del punto del tem para re-ordenar (el Nivel Mnimo especificado en la solapa Stock de la pantalla tem), la Cantidad Normal de Orden ser sugerida como una cantidad requerida por HansaWorld. Si la escasez se mantiene, HansaWorld incrementar la cantidad ordenada para cubrir el dficit. Si la cantidad faltante es menor a la Cantidad Mnima de Orden, no se ordenar nada. Un dficit existir por el tiempo que el saldo de disponible de stock sea menos al nivel mnimo de stock especificado en la solapa Stock del registro del tem. Si ambos campos de cantidad no son completados, HansaWorld ordenar el nivel mnimo de stock del tem. Das de Entrega Registre aqu el tiempo normal que demora en recibir este tem de este Proveedor. Si el tem de Compra es uno cuya casilla Por Defecto ha sido tildada, esta cifra ser usada por la funcin de Mantenimiento Crear Registros Planificados del mdulo rdenes de Ventas. Esta funcin genera rdenes de Compra con fechas son calculadas desde la Fecha de Entrega Planificada de las rdenes de Ventas y este perodo de tiempo es apropiado para los tems de Compra. De esta forma se asegura que las rdenes de Compras para los tems en las rdenes de Ventas son generadas lo ms tarde posible, de forma que los bienes sean recibidos antes de la fecha planificada para su entrega al Cliente.

El Registro Orden de Compra

El registro Orden de Compra contiene registros por cada Orden de Compra emitida.

Firmas Cerrado

Ingrese las iniciales de la persona que aprueba la Orden de Compra. Tilde esta casilla cuando todas las entregas y Facturas de Compra correspondientes a esta Orden de Compra hayan sido recibidas. Cualquier cantidad restante que no haya sido recibida ser cancelada y dejar de aparecer en los informes como pendiente de entrega. Si una Orden de Compra es marcada como Cerrada, no le ser posible crear Mercaderas Recibidas desde ella. Sin embargo, podr seguir creando Facturas de Compra para las Mercaderas Recibidas previas.

Precio Incl. IVA Tilde esta casilla si los precios ingresados para los bienes ordenados incluyen el IVA.

Solapa Fecha Fecha Trans. Es la fecha en que la Orden de Compra ser emitida. HansaWorld ingresa por defecto la fecha actual. Fecha Plan. Especifique aqu la fecha en la que necesita recibir los bienes en el stock. El formato de este campo est determinado por la opcin Entrega Planificada. Las opciones disponibles son texto libre, fecha, nmero de semana, o semana del ao (4 caracteres). Una Fecha Entrega Planificada puede ser especificada por cualquier fila de la Orden (en la pestaa D). Ref. Compra Este campo puede ser usado si es necesario identificar la Orden de Compra por otro medio que no sea el Nro. Orden de Compra. Atn. Solapa tems Antes de agregar filas a la Orden de Compras, asegrese de que la Moneda y las tasas de conversin han sido especificadas correctamente. Si la tasa de conversin es alterada despus de agregar filas, sus precios no sern convertidos. Precio Unit. Si el tem posee un tem de Compra relacionado con el nombre del Proveedor de la Orden de Compra, el Precio Unitario ser tomado desde el registro de tem de Compra. Si no existe un tem de Compra adecuado, el Precio Unitario ser tomado desde la solapa Costos del registro tem. El Precio Unitario incluye IVA si la casilla Precio Incl. IVA del encabezado est tildado. En este caso, el Precio en el tem de Compra o el Precio Unitario en el registro tem sern considerados como si ya incluira el IVA. Pestaa B Cta. Compras Cuenta del Grupo de tem o desde el Manejo de Ctas. Compras. Si la opcin Transferir Cada Lnea por Separado en Opciones Facturas de Compra esta activada, esta Cuenta ser debitada en el Asiento Contable generado desde la Registre aqu su contacto en empresa del Proveedor.

Factura de Compra resultante desde esta fila de Orden de Compra. Si la Cuenta Transferencia y la Opcin Objeto en Mercadera Recibida de las Opciones rdenes de Compra estn siendo usados, esta Cuenta ser copiada al campo Cuenta de Stock en la fila correspondiente de cualquier Mercadera Recibida desde esta Orden de Compra. Luego ser debitada en el Asiento Contable que resulte de esa Merc. Recibida. tem Prov. El cdigo asignado al tem por este Proveedor. Es mostrado como el Cd. tem principal en el documento de Orden de Compra. Si el Cd. ha sido registrado como un tem de Compra y si el Proveedor de la Orden de Compra es el mismo que fue ingresado en el tem de Compra, HansaWorld obtendr el Cd. del Proveedor desde el registro de tem de Compra.

Cant. Prov. Muestra la cantidad de tem que el Proveedor necesita despachar para completar la Orden de Compra y est relacionado con el campo Unidad de Conversin en el registro tem de Compra. Si el tem de Compra no posee una Unidad de Conversin, o si no hay un tem de Compra, esta cifra ser igual que la Cantidad de la pestaa A. Pestaa C Recibido En este campo, HansaWorld ingresar el nmero de unidades recibidas de la Orden de Compra. Solo las cantidades en Mercaderas Recibidas aprobadas son incluidas en este nmero. La cantidad facturada por cada fila de la Orden es modificada automticamente cuando las Facturas son generadas usando la funcin Crear Factura desde el men Operaciones. Especifique aqu la fecha en la que necesita recibir este tem en el Stock, si es que es distinta a la Fecha Entrega Planificada de la solapa Trminos. El formato en este campo est determinado por la opcin Entrega Planificada. Las opciones disponibles son

Facturado

Pestaa D Entr. Plan.

texto libre, fecha, nmero de semana, o semana del ao (4 caracteres). Pie de Pgina Adems de la Moneda, el Pie de Pgina de la Orden de Compras contiene varios totales como se describe a continuacin. Siempre que se agregue o modifique una fila de Orden de Compra, estos totales sern actualizados. OK La Orden de Compra puede ser aprobada al tildar esta casilla. Una vez que se ha realizado, la Orden de Compra no podr modificarse. Una Orden de Compra no tiene que haber sido aprobada para poder recibir los bienes o para que los tems sean incluidos en el Total de la Orden de Compra que se muestra en la funcin Estado de tem. Sin embargo, una vez que la Orden de Compra ha sido finalizada e impresa, debera ser aprobada para que las funciones que generan rdenes de Compra en ocasiones pueden agregar tems a rdenes de Compra sin aprobar en lugar de crear nuevos registros. Moneda Es la Moneda de la Orden de Compra. Deje este campo vaco para utilizar la Moneda Base (a menos que haya definido una Moneda Base por Defecto, en cuyo caso esta le ser ofrecida por defecto y ser considerada como su Moneda Base). Si el registro del Proveedor tiene una Moneda especificada en la solapa Empresa, solo se podr utilizar esa Moneda. De otra forma, cualquier Moneda puede ser utilizada. Solapa Trminos Costo Compra Cualquier valor ingresado aqu ser transferido a la Mercadera Recibida como un Costo de Flete. En el caso de Recepciones de Mercadera parciales, la cifra ser distribuida proporcionalmente. Cuando un Asiento Contable es generado desde una Mercadera Recibida, este Costo de Compra es acreditado a la Cuenta de Costo Compras de Flete especificado en la opcin Manejo de Ctas. Stock. Tambin ser incluido en cualquier Factura de Compra generada usando la funcin del Men Operaciones Crear Factura de Compra.

Ubicacin

La Ubicacin del stock desde el cual desea realizar la entrega. Esta ser utilizada por defecto en cualquier Mercadera Recibida generada desde la Orden de Compras.

Impresin de rdenes de Compras

Hay dos formas para realizar la impresin de la Orden de Compras. 1. Al ingresar o editar datos en una Orden de Compra, haga click en el icono de la Impresora en la Barra de Botones o seleccione Imprimir desde el men Archivo. 2. Click el botn [Documentos] desde el Panel de Control o seleccione Documentos desde el men Archivo y seleccione rdenes de Compra.

Mercaderas Recibidas
Este comando es utilizado para recibir los bienes en el stock desde las respectivas rdenes de Compra. Est disponible desde el men Operaciones en ambas ventanas hojear y en la ventana del registro de cualquier Orden de Compra individual. El registro de Mercaderas Recibidas recibe toda la informacin desde la Orden de Compras, y por lo general asume que todos los tems que an no han sido recibidos se encuentran en ese embarque. Los tems Simples de la Orden de Compra no aparecern en la Mercadera Recibida si la opcin Recepcin Automtica de tems de Servicio y Simples de la opcin Opciones de Stock est siendo utilizada. Si un tem que necesita Nmeros de Serie (definido en la solapa Stock de la pantalla tem) ha sido utilizado en el Orden con un Cantidad mayor a uno, la Recepcin de Mercadera tendr el nmero adecuado de filas cada una de las cuales con la Cantidad uno. Esta accin le permite ingresar los Nmeros de Serie en la pestaa B: Los Nmeros de Serie deben haber sido ingresados antes de que la Mercadera Recibida sea aprobada. La Cantidad de una o ms filas en la pantalla de la Mercadera Recibida puede ser modificada como sea apropiado. Tambin puede eliminar filas completas, con un click en el nmero de fila a la izquierda y presionando la tecla Backspace. Puede recibir en el stock Cantidades mayores a las que fueron ordenadas. Para imprimir etiquetas de Stock, usa la funcin del men Operaciones. Para la impresin de la Nota de Mercadera Recibida, click en el icono de la Impresora. Cuando la Mercadera Recibida ha sido revisada, click en la casilla OK. Esto significa que la Mercadera Recibida ha sido aprobada, el saldo de stock para la Ubicacin especificada en este registro ser ahora actualizado. Si ha determinado que Asientos Contables sean creados en el momento de la entrega, estos Asientos sern generados ahora.

No le ser posible modificar el registro de Mercadera Recibida, No podr generar una Factura de Compra para los tems de la Mercadera Recibida hasta que esta sea aprobada. Si la funcin no genera una Mercadera Recibida, las causas probables son 1. 2. La Orden de Compra ha sido marcada como Cerrada. Todos los tems de la Orden de Compra ya han sido recibidos.

3. No existe un registro en la opcin Nros. Serie Mercaderas Recibidas (mdulo Stock). Este puede ser una falla en la misma opcin, o puede ser ocasionada porque el Nmero por defecto de la Merc. Recibida en la solapa Nros.Ser. de la Persona que est usando el sistema o en la opcin Nmero Serie por Defecto (mdulo Sistema) no es un Nmero de Serie vlido. Este problema suele presentarse al inicio de un nuevo ao. Si se realiza un cambio en la solapa Nros.Ser. del registro Persona, es necesario que salga de HansaWorld y reinicie el sistema para que los cambios se apliquen.

Factura
Para generar una Factura de Compra desde una Orden de Compra, seleccione Crear Factura desde el men Operaciones. Para que la funcin tenga efecto el registro de Proveedor debe tener una Cuenta de Costos especificada en su solapa Cuentas. Por lo general, una Mercadera Recibida aprobada debe haber sido creada desde una Orden de Compra: las excepciones a este caso se explican ms adelante. La Factura de Compras obtiene toda la informacin a partir de la Orden de Compra, y, por defecto, asume que todos los tems no facturados de la Mercadera Recibida estn relacionados a la Orden de Compras que ser facturada. El formato de la Factura de Compra es determinado por un conjunto de opciones de Control Transferencia tem Orden de Compra en la opcin Opciones de Facturas de Compras del mdulo Compras. Estas opciones operan de la siguiente forma Consolidar tems a Cta. de Costo de Proveedor Los tems ordenados son agrupados en una sola fila en la Factura indicando que fueron contabilizados a la misma Cuenta de Costo. Si los tems en la Orden de Compra tienen distintos Cd. IVA, existir una fila separada en la Factura por cada Cd. IVA. Consolidar por tems y Proyectos La Factura de Compra presentar una fila separada por cada combinacin tem/Proyecto recibida en la Orden de Compra. Las Cuentas de Costo sern la Cuenta Control Compras para el Grupo de tem al que pertenece el tem (si el la opcin Usar Grupos tems p/Contabilidad Costos

de la opcin Contabilidad de Costos en el mdulo Stock est activada) o la opcin en la solapa. Transferir cada Lnea por Separado Cada tem ordenado tendr si propia fila en la Factura. La Cuentas de Costos ser n las de Cuenta Control Compras en la pestaa B de la Orden de Compra, la Cuenta de Control de Compra del Grupo de tem al que pertenece el tem (si la opcin Usar Grupos de tem p/Contabilidad de Costos del mdulo Stock est en uso). Generalmente los tems de Stock no sern facturados hasta que no hayan sido recibidos (por ej. Incluidos en una Recepcin de Mercadera). Esto tambin aplica a los tems Simples y de Servicio si la opcin Consolidar tems a Cuenta Costo Proveedor (descrita anteriormente) ha sido utilizada. Si esta opcin no esta en uso, los tems de Simples y de Servicio sern incluidos en sus cantidades totales en la primer Factura generada desde la Orden de Compras (por ej. Tiene que haber un registro de Mercadera Recibida aprobada, pero este requerimiento no incluye a los tems Simples o de Servicio de la Orden de Compra). Las excepciones existentes son 1. Si la casilla de la opcin Siempre Usar toda la Cantidad desde rdenes de Compra en la opcin Opciones de Facturas de Compras est tildada; todos los tems (Stock, Simples y Servicio) de la Orden de Compra sern incluidos en la Factura de Compra incluso si estos an no han sido recibidos: no es necesario que existan Mercaderas Recibidas. 2. Si la opcin Recepcin Automtica tems de Servicio y Simple de la opcin Opciones de Stock est activada, las Mercaderas Recibidas no sern creadas para tems de Servicio y Simples. Por tanto, pueden ser incluidas en las Facturas de Compras inmediatamente: no existe la necesidad de un Merc. Rec. Los tems de Stock deben continuar siendo recibidos a menos que el punto 1 tambin aplique. 3. Si esta casilla esta tildada, cuando un tem Simple o de Servicio sea incluido en una Orden de Compra, la Cantidad Recibida ser modificada a la Cantidad de la Orden cuando la Orden de Compra sea archivada. Por ello tems Simples y de Servicio nunca sern incluidos en las Mercadera Recibida creadas desde la Orden de Compra. Esto tambin significa que la Cantidad Ordenada para estos tems no podr ser reducida una vez que la Orden de Compra sea guardada. Esta opcin se debe utilizar en los casos de emisin frecuente de rdenes de Comprar de tems como trabajo o capacitaciones y dnde las Mercaderas Recibidas no son necesarias. Puede cambiar el Monto de una o ms filas de la pantalla Factura de la forma que sea apropiado. Tambin puede agregar ms filas. Dos casillas en la opcin Manejo de Cuentas Compras, Actualizar Moneda Base al Facturar y Actualizar Mon. Extranjera al Facturar, controlan la Moneda Base y los Tipos de Cambio en la solapa Moneda

de la Factura. Si estas opciones no estn siendo utilizadas, los tipos de cambio sern copiados desde la Orden. Si estn siendo usadas, la ltima Mon. Base y Tipo de Cambio ser utilizado. En el ltimo caso, los precios en la Moneda de la Factura no sern modificados. Esto implica que le ser cobrado el precio acordado, pero el valor de la Factura en la Moneda Base (y con ello el Asiento Contable) sern diferentes al de la Orden. Cuando la Factura de Compra haya sido revisada, haga click en la casilla OK. Con lo que se aprueba la Factura de Compra. Las Transacciones Contables asociadas sern generadas en este momento (si as ha sido definido en la opcin Sub Sistemas del mdulo Contabilidad) y ya no le ser posible modificar la Factura. Si la funcin no genera una Factura de Compra, las causas probables son 1. El Proveedor ha sido marcado como Cerrado o no tiene una Cuenta de Costo especificada. 2. No existen tems en la Orden de Compra que no hayan sido facturados. 3. No hay un registro vlido en la opcin Nros. Serie Facturas de Compras.

Generacin Automtica de rdenes de Compra

La funcin Crear rdenes de Compras del men Operaciones en la ventana rdenes de Compras: Hojear genera rdenes de Compras segn la comparacin de los niveles de stock con las cantidades mnimas de stock por cada tem, considerando las cantidades en rdenes de Venta pendientes. Las rdenes de Compras sern registradas en un estado adecuado. Para determinar los tems que formarn parte de las rdenes de Compras a generar, se deben cumplir ciertos criterios. En el registro de tem de Compra debe estar presente la siguiente informacin Los tems a ser comprados deben estar registrados como tems de Compras. Por cada tem debe existir un tem de Compra con un Proveedor especificado y la casilla por defecto activada. Cada tem de Compra deber tener una Cantidad de Orden Normal o Mnima especificada. Cada tem de Compra deber tener un Precio (por ej. Precio Compra normal) especificado. Si un tem no posee su correspondiente tem de Compra por Defecto, este ser incluido en la Orden de Compra si es que ha especificado un Proveedor por Defecto en la opcin Opciones de Orden de Compras. En este caso, el precio compra del tem ser el Precio Costo desde la solapa Costos del registro del tem.

Considere que cada cdigo de tem puede tener ms de un tem de Compra, que represente distintos Proveedores desde los que est disponible. Solo un tem de Compra por cada tem debe tener la casilla Por Defecto activada. En el registro tem la siguiente informacin debe estar presente Los tems a ser comprados deben ser tems de Stock (registrados en la solapa Precios de la pantalla del tem). Un nivel mnimo de stock debe ser especificado en la solapa Stock de la pantalla del tem. Otra alternativa, es si desea especificar por separado los niveles mnimos por cada Ubicacin, utilice la opcin Niveles Mnimos Stock en el mdulo Stock. El tem a ser adquirido no debe estar Cerrado. Finalmente, la funcin no generar ninguna Orden de Compra si no hay un registro vlido en la opcin Nmeros de Serie rdenes de Compra. Este problema ocurre usualmente al principio de un nuevo ao. Antes de utilizar esta funcin, es recomendable que genere una Lista de Faltantes o una Sugerencia de Compras, de forma que identifique cules son los tems que tendrn las rdenes de Compra que sern creadas. Seleccionando la funcin Crear rdenes de Compra abre el siguiente cuadro de dilogo

Si todos los campos quedan en blanco, HansaWorld generar rdenes de Compra para todos los tems en los que el saldo de stock es menor que el nivel mnimo de stock, considerando las cantidades en rdenes de Compra y Ventas sin aprobar. La cantidad a ordenar por cada tem, ser la necesaria para que el saldo de stock sea mayor al nivel de stock mnimo o la Cantidad de Orden Normal o Mnima desde el tem de Compra, la mayor de cualquiera de las dos. Cada Orden de Compra estar a nombre del Proveedor por Defecto de cada tem o del Proveedor por Defecto desde la opcin Opciones de Orden de Compra. De otra forma, utilice los campos tal como se describe.

Proveedor

Use este campo para asegurar que la funcin considere la posicin de los tem de stock/re-ordenamiento con un Proveedor especificado en el tem de Compra por Defecto. Los tem sin tem de Compra por Defecto (por ej. aquellos usando el Proveedor por Defecto especificado en la opcin Opciones de Orden de Compra) no sern considerados si ese Proveedor est ingresado en este campo. Este tipo de tems solo podrn ser ordenados usando los campos de Cd. tem o Grupo.

Maximizar Orden para Proveedor Especfico Si ha especificado un Proveedor, tilde esta casilla si desea incluir en la Orden de Compra tems de Compra que proveen pero de los cuales no son Proveedores por defecto. Si tilda esta casilla y no especifica un Proveedor, no se crearn rdenes de Compra a menos que el Proveedor por Defecto haya sido especificado en la opcin Opciones de Orden de Compras. En este caso todos los tems sern ordenados desde el Proveedor (incluso aquellos que tienen un tem de Compra por Defecto). Crear Nueva Orden de Compra Tilde esta casilla si desea que nuevas rdenes de Compras sean creadas. En caso de no hacerlo, si existe alguna Orden de Compra abierta o sin aprobar con el nombre de alguno de los Proveedores utilizados por esta funcin, cualquier tem que vaya a ser adquirido desde estos Proveedores ser aadido a la primera de esas rdenes de Compra. Considere que el propsito de esta funcin es crear rdenes de Compra para los tems que estn por debajo de su nivel de stock mnimo (stock de rdenes). Si necesita crear rdenes de Compras para bienes que son necesarios para cumplir rdenes de Ventas (rdenes de Compra back-to-back), use la funcin de Mantenimiento Crear rdenes de Compras en el mdulo Ventas.

Mantenimiento
Actualizar tems de Compra Use este mantenimiento si desea actualizar el precio costo de los tems de Compra. Cuando las rdenes de Compra son recibidas en stock (al Aprobar la Mercadera Recibida), el Precio Costo del registro de tem es actualizado automticamente. Esta actualizacin automtica no se aplica con los tems de Compras. Para actualizar el Precio de los tems de Compras en un solo paso, utilice esta funcin. Tambin puede ser usada para actualizar la Descripcin del tem de Compra: til si tiene varios tems de Compra por tem.

Informes
Listas de Faltantes Este informe muestra el saldo de stock por cada tem, la cantidad ordenada, la cantidad en rdenes de Compra, y la cantidad de compra propuesta. Esta ltima considera el nivel actual de stock, la cantidad en rdenes no terminadas, el nivel mnimo de stock del tem y la cantidad de orden mnima desde el tem de Compra por Defecto del tem. El informe de Sugerencias de Compra solo muestra los tems para los que se debera ordenar por medio de la funcin Crear rdenes de Compras, mientras que este informe lista todos los tems de Stock.

Lista de Precios de tems de Compra Este informe lista los tems de Compra seleccionados, mostrando los Precios de Compra, Proveedores y estados por Defecto. Aprovisionamientos/Devengamientos de Orden de Compras Este informe es muy similar la opcin Devengados del informe Estado de rdenes de Compra. Sin embargo, si bien ese informe solo lista las rdenes de Compra que satisfacen el criterio del informe con respecto a los bienes pero no a las Facturas que han sido recibidas, este se encarga de listar todas las rdenes de Compra que satisfacen los criterios del informe. Por cada Orden de Compra, los tems son listados individualmente mostrando el Cdigo del tem, Nombre, Cuenta Costo, Valor y cualquier Objeto, junto con las cantidades ordenadas, recibidas, facturadas, y pendientes de facturacin. En el Nivel de la Orden de Compra, se muestran, el Nro. de Orden de Compras, Cdigo Proveedor y Nombre, Objetos y Fechas Planificadas de Entrega. Este informe requiere que los tems sean especificados en la pestaa B de las Facturas de Compras. Esto ocurre automticamente cuando las Facturas de Compra son creadas automticamente desde las rdenes de Compra si las opciones Consolidar por tems y Proyectos o Transferir Cada Lnea por Separado en la opcin Opciones de Facturas de Compras se encuentran siendo utilizadas.

Diario de rdenes de Compras Este informe muestra las rdenes de Compra registradas. Puede realizar selecciones para un rango de rdenes de Compra, por un perodo, o por un Proveedor especfico. Estado de rdenes de Compras Este informe puede ser considerado como una versin ms detallada del Diario de rdenes de Compra, para ser utilizado cuando sea necesario no solo para listar las rdenes de Compra sino tambin para mostrar las cantidades de los tems en las Mercaderas Recibidas y Facturas de Compra relacionadas. Stock de rdenes de Compras Este informe proporciona informacin sobre las rdenes de Compra pendientes de conclusin en el sistema, mostrando el Nmero de Orden de Compra, Fecha de Orden, Proveedor, y valor de la orden sin terminar. Mayor informacin puede estar disponible, dependiendo el nivel de detalles escogido. Sugerencia de Compras Este informe es similar a la Lista de Faltantes. Se diferencia en que solo muestra los tems que puede ser ordenados a travs de la funcin del men Operaciones Crear rdenes de Compras (por ej. Los tems con el registro de tem de Compra por Defecto correspondiente). Requerimiento para Nueva Orden Este informe puede ser utilizado para analizar los requerimientos de compras para los prximos meses, basado en el promedio de ventas alcanzado en el pasado. Proporciona un pronstico de las cantidades del tem que deberan ser incluidas en las rdenes de Compras que sern generadas por la subsiguiente rutina de Mantenimiento Requisitos para Ordena Nuevamente. Estadsticas tem/Proveedor El informe de Estadsticas tem/Proveedor analiza en un formato Proveedor-por-Proveedor las compras en trminos tanto de cantidad como en ingresos para los tems de los Proveedores. Cuando es apropiado, los Nmeros de Serie son mostrados. La informacin es obtenida desde el registro de Mercaderas Recibidas en el mdulo Stock.

EL MDULO RDENES DE VENTAS

El mdulo rdenes de Ventas es utilizado para ingresar rdenes y envos a los Clientes. El mdulo est integrado a su vez con el mdulo de Cotizaciones (las Cotizaciones pueden convertirse en rdenes), con el mdulo de Ventas (las rdenes se convierten en Facturas), con el mdulo de Stock (las entregas son generadas), y con el mdulo Proyectos (los tems pueden ser enviados desde el mdulo rdenes de Ventas y cargado a un Proyecto).

Opciones
Formas de Entrega La opcin Formas de Entrega es utilizada para definir los diversos mtodos de entrega que son utilizados. Se puede acceder a ellos por medio Pegado Especial en los registros de Orden de Ventas, Facturas y Entregas. Tambin puede definir distintas versiones de documentos como Facturas y Notas de Entrega por cada Forma de Entrega, quiz incorporando las instrucciones adecuadas de pago. Trminos de Entrega En esta opcin puede ingresar distintos trminos de envo que desee utilizar, como FOB (Free On Board) y CIF (Cost, Insurance, Freight). Usualmente estos son usados con Clientes Internacionales, y son especificados en la solapa Entrega de cada registro de Cliente. Esta opcin por defecto puede ser superpuesta por rdenes individuales, utilizando el campo de la solapa Trm.Entrega en la pantalla de la Orden especfica. Anticipos Un Anticipo es una Factura por una parte o todo el monto enviado a un Cliente antes de realizar la entrega de los bienes o servicios. Use esta opcin para indicar un porcentaje del monto de la orden y el texto que ser incluido en las Facturas de Anticipo, y la Cuenta Ventas que deber ser acreditada. Estas Facturas pueden ser generadas usando la funcin del men Operaciones Crear Facturas de Anticipo en la pantalla de la Orden o Crear Anticipos desde el men Operaciones del Recibo. Clase de Orden La Clase de Orden es un medio de anlisis de las rdenes para informes o priorizar. Cuando se ingresa una Orden, se le asigna una Clase de Orden, que es visible desde la ventana rdenes: Hojear. Y es impresa en el informe Stock de rdenes. Mail de Orden La funcin Crear e-mail del men Operaciones de la pantalla Orden de Venta puede ser usada para crear Emails con los detalles de la Orden. Estos mails pueden ser usados para enviar las rdenes a los Clientes por email.

Opciones de rdenes de Ventas Esta opcin contiene algunas opciones variadas que controlan el comportamiento de muchos aspectos de la pantalla de Orden de Ventas. Entregas Planificadas Esta opcin permite definir el formato del campo Entregas Planificadas en las pantallas de rdenes de Compras y Ventas. Dependiendo de las opciones que se escojan, HansaWorld interpretar lo que se ingrese en este campo como un texto libre, una fecha, un nmero de semana, o una combinacin ao-semana. Este cdigo es utilizado en la seleccin de distintos informes y determinar la ordenacin. Algunas funcionalidades en HansaWorld se basan en que el Tipo de Campo sea definido como Fecha. Estas incluyen 1 El emitir Entregas desde las rdenes, la Fecha de Entrega por defecto puede ser la fecha actual o la Fecha de Entrega Planificada de la Orden dependiendo en que opcin de Fecha Entrega Basada En que ha seleccionado en la solapa Entrega del registro Cliente. La opcin Fecha de Entrega Planificada se basa en que el Tipo Campo de esta opcin sea Fecha. Si esta utilizando Listas de Precios con fechas en las rdenes, puede determinar usar la opcin Precio en Base A de la solapa Precios del registro Cliente y la Lista de Precios ser escogida de acuerdo a la Fecha de Entrega Planificada de la Orden. Si el Campo Tipo en esta opcin no es Fecha, la Lista de Precios estndar del Cliente ser utilizada. La Funcin de Mantenimiento Crear Registros Planificados es utilizada para crear rdenes de Compras y Producciones desde las rdenes de Ventas basada en el principio de Just In Time. Esta funcin no operar si el Tipo Campo en esta opcin no es Fecha. Al convertir Cotizaciones en rdenes de Ventas, la Fecha Entrega Planificada de la Orden puede ser tomada desde el mismo campo de la Cotizacin, o puede ser calculada usando el campo Das para Entrega en la solapa Entrega de la Cotizacin. Este ltimo mtodo implica que ser configurada a cierto nmero de das despus de la Fecha de la Orden, y requiere que el Tipo Campo sea definido como Fecha.

Si la casilla No Entregar Antes de Fecha Planificada est tildada, no le ser posible crear Entregas desde las rdenes de Ventas antes de la Fecha de Entrega Planificada. Esto aplica a ambas Fechas de Entrega Planificada (en la solapa Fecha y en la pestaa E), pero no as para las rdenes de Compra. Esta funcin requiere que el Campo Tipo sea Fecha.

El Registro Orden de Ventas

En el mdulo rdenes de Ventas, seleccione rdenes de Ventas desde los registros del men, o click en el botn [rdenes] del Panel de Control. En la ventana rdenes: Hojear se muestran indicaciones de que una Orden ha sido entregada o facturada, y el cdigo y nombre del Cliente. Un guin en la columna Facturada significa que la orden est completada, pero que ninguna accin posterior ha sido realizada. La Orden no debera ser facturada antes de que la Entrega haya sido realizada y aprobada. Si se ha realizado un Entrega parcial y la Factura ha sido generada desde la Orden, la columna Fact. obtendr un tilde mientras que la columna Entr. estar en blanco, lo que significa que la Facturacin esta actualizada en cuanto a lo Entregado hasta el momento, pero que la Orden no ha sido terminada. La columna Clase muestra las Clases de Orden. Encabezado Nro. Al crear una nueva Orden, HansaWorld ingresar el siguiente nmero disponible de la secuencia asignada a la solapa Nros.Ser. del registro Persona o desde la opcin Nros. Serie rdenes. Ingrese el Cdigo del Cliente. Cuando presione Retorno, el nombre del Cliente, direccin y dems informacin sern ingresados en los campos adecuados. Tilde esta casilla cuando la Orden haya sido completada. Una vez que esta casilla es tildada y la Orden guardada, no podr seguir realizando cambios en el registro. Si quedara alguna cantidad restante que no haya sido entregada, ser cancelada y dejar de aparecer en los informes como pendiente. Si una Orden es marcada como Cerrada, no le ser posible crear Entregas desde ella. Sin embargo, si podr crear las Facturas para las Entregas realizadas previamente. Una Orden Cerrada no podr re-abrirse. Reservada Tilde esta casilla si desea reservar stock para los tems requeridos en esta Orden. Al entregar tems similares para completar otras rdenes, HansaWorld mantiene un stock suficiente para esta Orden mientras an no sea entregada.

Cliente

Cerrado

Solapa Fecha Entr. Plan. Es la fecha en la cual la Orden est programada a ser enviada. El formato de este campo es determinado por la opcin Entrega Planificada. Las opciones disponibles son texto libre, fecha, semana, nro. semana o ao (4 carcter). Vendedor Es el Vendedor responsable por la Orden y debera registrarse aqu: hay muchos informes en el mdulo Ventas y rdenes de Ventas que pueden utilizar el Vendedor.

Solapa tem Use la matriz de la solapa de tems para listar los tems a ordenar. Esta matriz est dividida en 8 pestaas horizontales. Cuando hace click en una de las pestaas (marcadas A-H), las ltimas dos o tres columnas de la derecha son reemplazadas. Antes de agregar filas a una Orden, asegrese de que la Moneda y Tipo de Cambio especificado es el correcto. tem Con el cursor en este campo, ingrese el cdigo del tem o el cd. de barra del tem a Ordenar. El precio, la descripcin y el resto de la informacin sern ingresados desde el registro del tem. Si deja este campo vaco, podr ingresar cualquier texto en el campo Descripcin, adems de utilizar una fila adicional para comentarios que sean impresos en los Documentos de la Orden. Si el tem es un tem Compuesto cuya casilla Mostrar Componentes en Documentos est activada, sus componentes sern listados en las filas consecutivas luego de que ingrese la Cantidad. Si decide modificar la Cantidad, asegrese de modificar las Cantidades de todos los componentes tambin. Cant. Ingrese el nmero de unidades ordenadas. Presione el Retorno para calcular la Suma, y luego el cursor se mover al campo tem en la siguiente fila. El Costo Precio es usado en la Ganancia Bruta y los clculos del Margen. Puede ser modificada de ser necesario.

Pestaa C Costo

GB

Es la Ganancia Bruta de la fila de la Orden calculada al sustraer el Precio Costo (multiplicado por la Cantidad) desde la Suma. La cifra es por tanto absoluta, no un porcentaje. La cantidad entregada por cada fila de Orden es modificada automticamente cuando las Entregas son realizadas usando la funcin Crear Entrega del men Operaciones. La Cantidad Entr. 1 incluye las Entregas aprobadas y no aprobadas, mientras que el campo Entr. 2 solo considera las Entregas aprobadas. Las Facturas no se pueden generar para Entregas que an no han sido aprobadas. Si la opcin Entrega Automtica de tem de Servicio y Simples de la opcin Opciones de Stock en el mdulo Stock estara siendo usada, los campos cambiaran a mostrar la Cantidad Ordenada cuando la Orden es guardada si el tem es Simple o de Servicio. Esto significa que este tipo de tems podr ser facturado inmediatamente sin la necesidad de una Entrega y no aparecern en ninguna Entrega. Tambin quiere decir que la Cantidad Ordenada para este tipo de tems no puede ser reducida una vez que la Orden ha sido guardada.

Entr. 1, Entr. 2

Facturado

La cantidad Facturada por cada fila de la Orden es modificada automticamente cuando las Facturas son generadas usando la funcin Crear Facturas desde el men Operaciones. La cantidad mostrada incluye Facturas aprobadas y sin aprobar. Las Facturas no pueden ser generadas hasta que las Entregas hayan sido realizadas y aprobadas. En el caso de Entregas parciales, las Facturas solo podrn ser generadas por la cantidad entregada. Si el stock que ser utilizado para completar la Orden debe ser tomado de una Ubicacin en particular, especifquela aqu. Caso contrario, el stock de todas las Ubicaciones estar disponible. Una Ubicacin separada puede ser especificada para cualquiera de las filas de la Orden (pestaa F),

Solapa tem Ubicacin

superponindose aqu.

cualquiera

ingresada

Si se ha especificado una Ubicacin Principal en la opcin Opciones de Stock, dejar este campo vario significar que el stock de esa Ubicacin ser utilizado. No obstante, considere, que la opcin Requerir Ubicacin en la misma opcin no tiene control sobre este campo. Si esta opcin est en uso, no ser necesario que ingrese una Ubicacin, pero tendr que especificar una cualquier Entrega que resulte de esta Orden. Una Ubicacin por Defecto puede ser pegada desde la solapa Comisiones en el registro de la Persona. Si la ventana Estado de tem est en pantalla, las cantidades mostradas estarn referidas a la Ubicacin especificada aqu. Si muestra que el stock es insuficiente en la Ubicacin para completar la Orden, use la funcin Crear Movimiento de Stock desde el men Operaciones para mover cualquier stock que puede existir desde cualquier lugar a esta Ubicacin. Facturar A Si la factura por esta Orden ser enviada a otra empresa, como ser una de leasing o la casa matriz, ingrese el Cd. Cliente de esta empresa aqu. Esta empresa debe tener su propio registro en el registro de Clientes. Por defecto ser tomada la Empresa de Factoring especificada en la solapa Trminos del registro Cliente. Al generar una Factura desde la Orden de Ventas, usualmente solo los tems en Entregas aprobadas sern incluidos. Esto significa que la Entrega debe ser emitida desde la Orden de Ventas antes de que la Factura pueda ser generada. Si desea generar una Factura desde la Orden (por el valor completo de la Orden) antes de realizar la Entrega tilde esta casilla. Esta casilla aplica solo a esta Orden. Si va a desear poder generar Facturas desde rdenes antes de hacer las Entregas, tilde la casilla Facturar antes de Entrega en la opcin Opciones de Stock del mdulo Stock.

Facturar antes de Entregar

Impresin de rdenes
En ocasiones es necesario imprimir rdenes, posiblemente por motivos de confirmacin o reconocimiento, o para obtener una firma de autorizacin. Existen tres formas de imprimir una Orden de Venta. 1. Al ingresar o editar una Orden, click en el icono de Impresin en la Barra de Botones o seleccione Imprimir desde el men Archivo. Si desea ver en pantalla, click en el icono de Vista Preliminar. 2. Click en el botn [Documentos] del Panel de Control o seleccione Documentos desde el men Archivo. Doble-click en Orden en la ventana con la lista de Documentos, o click una vez y presione Enter. Indique el Nmero de Orden (o rango de Nros.) para imprimir y presione [Ejecutar]. 3. Las rdenes pueden ser impresas automticamente. Esta funcin es controlada usando la opcin Impresiones Automticas en el mdulo Sistema.

Entrega
Para emitir una Entrega desde una Orden de Ventas, seleccione Crear Entrega desde el men Operaciones. Para que la funcin acte, todos los cambios en la Orden de Ventas debern haber sido guardados (use el botn [Guardar]). Un nuevo registro ser creado en el registro Entregas (en el mdulo Stock). Se abrir en una nueva ventana, llamada Entrega: Ver. Lo cual implica que ha sido creada y guardada y es abierta para correcciones y aprobacin. El registro Entrega toma la informacin desde la Orden, y trata de enviar todos los tems de la Orden que le sean posibles. Para tems de Stock, HansaWorld usualmente revisa el saldo de stock para la Ubicacin especificada (en la solapa Trm.Entr. de la Orden), y sugiere la cantidad disponible de envo de cada tem. Si no hay una Ubicacin especificada, el saldo de stock de todas las Ubicaciones ser revisado. Si desea que el valor por defecto siempre sea la cantidad ordenada, incluso si el stock es insuficiente, utilice la opcin Entrega Siempre de la opcin Opciones de Stock en el mdulo Stock. Los tems Simples son disponibles sin tener que verificar los niveles de stock, pero no aparecen en la Entrega si la opcin Entrega Automtica para tems de Servicio y Simples de la opcin Opciones de Stock est activada. Si un tem que requiere Nmeros de Serie ha sido utilizado en la Orden con una Cantidad mayor a uno, la Entrega tendr el nmero correspondiente de filas por cada uno con la Cantidad de uno. Esto le permite ingresar el Nmero de Serie en la pestaa B: Los Nmeros de Serie deben ser ingresados antes de que la Entrega sea aprobada. Si necesita realizar una entrega parcial, cambie la Cantidad de una o ms filas en la pantalla Entrega. Tambin puede eliminar filas completas, con clicks en el nmero de la fila a la izquierda y

presionando la tecla Backspace. HansaWorld previene que se entreguen cantidades mayores de las ordenadas a menos que haya tildado la casilla Permitir Cantidad de Entrega mayor a Cant. Orden en la opcin Opciones de Stock. Para los tems de Stock, tambin puede prevenir las entregas mayores de los que tiene en stock con tildar la opcin No Permitir Sobre Entregas en la misma opcin. Si una entrega parcial ha sido realizada, cuando llegue el momento de enviar lo restante de la Orden, HansaWorld volver a intentar enviar la mayor cantidad de tems restantes de la Orden como le sea posible. La Cantidad por Defecto de la segunda Entrega ser la misma, independientemente de si la primera Entrega haya sido aprobada. La Fecha de Entrega puede ser por defecto la fecha actual o la Fecha de Entrega Planificada de la Orden, dependiendo en cual opcin de Fecha de Entrega en Base A haya sido seleccionada en la solapa Entrega del registro del Cliente. La Fecha de Entrega por defecto puede ser modificada de ser necesario. Para imprimir Etiquetas de Flete, use la funcin del men Operaciones. Para imprimir una Lista de Recoleccin, click en el icono de Impresin. Para imprimir una Nota de Entrega, aprobar la Entrega click en el botn [Guardar] y luego click en el icono de Impresin. Otra alternativa, ir al mdulo Stock y usar la funcin Documentos desde el men Archivo o el botn [Documentos] desde el Panel de Control. Cuando la Entrega est completa, click en la casilla OK. Esto implica que la entrega ha sido aprobada. Si ha determinado que los asientos contables sern generados en la entrega, estos sern generados ahora en el mdulo Contabilidad (caso contrario sern generados despus de facturar). No le ser posible modificar la Entrega. No podr generar una Factura para una Entrega hasta que esta no haya sido aprobada. Si la funcin Crear Entrega del men Operaciones es requerida desde la ventana rdenes: Hojear, solo generar una Entrega para la primer Orden marcada. Si necesita crear Entregas en lotes, utilice la funcin de Mantenimiento Crear Entregas desde rdenes. Si la funcin no genera una Entrega, las posibles causas son 1. La Orden ha sido marcada como Cerrada. 2. Todos los tems en la Orden ya han sido entregados. 3. El Cliente ha excedido su Lmite de Crdito, y Ud. ha especificado en la opcin Lmite de Crdito del mdulo Ventas que las Entregas no sern creadas para estos Clientes. En este caso, un mensaje aparecer explicando la situacin. 4. El Cliente est en espera (la casilla En Espera de la solapa Trminos del registro del Cliente ha sido tildada). 5. No hay registros vlidos en la opcin Nmeros de Serie Entregas (en el mdulo Stock).

Factura
Para generar una Factura desde una Orden de Ventas, seleccione Factura desde el men Operaciones. Para que la funcin tenga efecto, todos los cambios de la Orden de Ventas debern haber sido guardados (use el botn [Guardar]). Un nuevo registro es creado en el registro Facturas (mdulo Ventas). Se abre en una nueva ventana, llamada Factura: Ver. Ello implica que ha sido creada y guardad y esta abierta para correccin y aprobacin. La Factura toma la informacin desde la Orden, y, por defecto, asume que todos los tems entregados son facturables. Si ha realizado y aprobado un Entrega parcial, la Factura por defecto considerar la Cantidad de esa Entrega. Si ha realizado y aprobado una dos Entregas, la Factura ser por la cantidad total de ambas Entregas. Si ha realizado dos Entregas, y solo una de ellas est aprobada, la Factura solo considera la Cantidad aprobada en la Entrega. Usualmente, al menos una Entrega deber ser emitida antes de que una Factura pueda ser generada, de forma que un tem no puede ser facturado a menos que haya sido entregado. Hay dos excepciones 1. Si la casilla Entrega Automtica de tems de Servicio y Simples de la opcin Opciones de Stock ha sido tildada. En este caso, las Entregas no sern creadas para los tems de Servicio y Simples de forma que puedan ser facturados de inmediato. Si esta usando esta funcin, tenga cuidado de no crear Facturas prematuras de forma accidental para servicios como entregas o trabajos desde las rdenes que tambin incluyen tems de Stock. Los tems de Stock deben seguir siendo entregados antes de que puedan ser facturados. Si esta opcin est en uso, cuando un tem Simple o de Servicio es incluido en una Orden de Venta, las Cantidades en Entr. 1 y Entr. 2 sern modificadas a la Cantidad de la Orden cuando la Orden sea Guardad. Por tanto los tems Simples y de Servicios nunca estarn incluidos en las Entregas creadas desde la Orden. Esto tambin implica que la Cantidad Orden para estos tems no puede ser reducida una vez que la Orden ha sido guardada. 2. Si la casilla Factura Antes De Entregas de la solapa Trm. Entr. De la Orden o la casilla Facturar Antes de Entregar en la opcin Opciones de Stock han sido tildadas. En este caso, una Factura por el valor total de la orden ser generada antes de que la Entrega sea creada. Puede modificar la Cantidad de una o ms filas en la pantalla de la Factura segn sea adecuado, pero no para una Cantidad mayor de la que se haya entregado. Tambin puede eliminar filas completas, con click en el nmero de fila a la izquierda y presionar la tecla Backspace, o agregar nuevas filas. Si necesita facturar una Cantidad mayor a la que fue entregada, esto debe realizarse agregando una nueva fila a la Factura. Asegurarse de que la casilla Actualizar Stock en la solapa Entrega de la Factura este tildada de forma que los niveles de stock sean actualizados y, si es adecuado, las transacciones de contabilidad

de costos sern creadas en el mdulo Contabilidad para la cantidad adicional. La casilla Actualizar Stock solo aplicar a las Filas de la Factura que no estn relacionadas con la Orden. Dos casillas en la opcin Manejo de Cuentas Ventas controlan la Moneda Base y el Tipo de Cambio de la solapa Moneda en la Factura, Actualizar TC al Facturar y Actualizar Mon. Ext. al Facturar. Si estas opciones no estn siendo utilizadas, los tipos de cambio sern copiados desde la Orden. Si estn siendo usados, el ltimo Tipo de Cambio ser utilizado. En el ltimo caso, los precios en la Moneda de los tems de la Factura no ser modificada. Esto implica que el Cliente ser cobrado por el precio acordado, pero el valor de la Factura en la Moneda Base (y por tanto en la Contabilidad) ser distinto al de la Orden. Si desea actualizar la cotizacin en la Factura para que refleje el nuevo Tipo de Cambio (por ej. El cambio en el precio cobrado al Cliente pero que mantenga el valor original en la Moneda Base y en la Contabilidad), guarde la Factura y luego seleccione Actualizar Moneda y Lista de Precios tems desde el men Operaciones. Para imprimir una Factura, haga click en el icono de Impresin. Si la Factura no ha sido aprobada, la impresin estar marcada como prueba de impresin, de forma que no sea confundida con la versin final de la Factura. Cuando la Factura este completa, click en la casilla OK. Esto implica que la Factura ha sido aprobada. Las transacciones contables asociadas (incluyendo transacciones de contabilidad de costos si se encuentra usando esta opcin) sern generadas y no le ser posible volver a modificar la Factura. Si esta creando Facturas parciales desde una Orden, le ser posible generar ms Facturas an si la anterior no hubiese sido aprobada. Si la funcin Crear Factura es ejecutada desde el men Operaciones de la ventana rdenes: Hojear, solo generar una Factura para la primera Orden seleccionada. Si desea crear un grupo de Facturas, utilice la funcin de Mantenimiento Facturar en Grupo. Si la funcin no genera una Factura, las probables causas son 1. No existen tems en la Orden que espera facturar. 2. La Orden tiene un Nmero de Proyecto en la solapa Trm. Entr.. Si este es el caso, la Factura debe ser generada desde el mdulo Proyectos, utilizando la funcin de Mantenimiento Crear Factura de Proyecto. 3. No existe un registro vlido en la opcin Nros. Serie Facturas (mdulo Ventas). Si ha generado una Factura por error utilizando esta funcin, puede eliminarla utilizando el siguiente procedimiento 1. Defina el valor de la Factura en cero. Para hacerlo elimine cada una de las filas de la Factura o modifique todas las cantidades en cero. 2. Elimine la Factura utilizando el comando Borrar desde el men Registro.

Si desea prevenir la creacin de una Factura desde una Orden entregada, use la funcin del men Operaciones Marcar Orden como Facturada, que se describe ms adelante.

Ms Comandos del Men Operaciones

Crear Factura de Anticipo La Factura de Anticipo es tratada como cualquier Facturatiene que ser aprobada antes de ser enviada al Cliente y antes de generar el Asiento Contable. La Factura final, cuando es generada desde la Orden, contiene una referencia al Anticipo, que ser mostrada como una deduccin del total. El efecto ser que el agregado total de la Factura Anticipo y la Factura Final sern iguales al total de la Orden. Estado de Orden Este produce un informe de la Orden que se encuentra abierta en una ventana de registro o para la primer Orden seleccionada en la ventana rdenes: Hojear. Este informe resume todos los aspectos de la Orden, incluyendo detalles de la Orden, cada Entrega y cada Factura. Estado de tem Esta funcin proporciona un feedback instantneo del tem mostrado en la fila de la Orden que marca el cursor o resaltada en la ventana que lista los tems de Pegado Especial, mostrando en una nueva ventana la cantidad en stock, en orden y la cantidad para enviar. Crear Devolucin de Mercadera Esta funcin es utilizada cuando los bienes que ya ha entregado a su Cliente le son devueltos. Tambin puede usar esta funcin cuando desea cancelar una entrega realizada por error. Un registro en Devolucin de Mercaderas est siempre conectado con la Orden de Ventas, y puede ser una devolucin total o parcial. El registro no puede ser utilizado si el mdulo rdenes de Ventas no esta activo. Actualizar Moneda en Lista de Precios de tems Ocasionalmente, una Orden compleja ser ingresada usando la Moneda incorrecta, tipo de cambio o Lista de Precios, o el tipo de cambio ser significativo entre el ingreso de la Orden y su aprobacin Final. En esta situacin, no es necesario re-ingresar la Orden. Crear Movimientos de Stock Si no hay stock suficiente en la Ubicacin especificada en la solapa Trm. Entr. para completar la Orden (este puede ser revisado usando la funcin Estado de tem descrito anteriormente), esta funcin se puede usar para mover cualquier stock de cualquier parte a esta Ubicacin.

Mantenimientos
Crear Entregas desde rdenes de Ventas Esta funcin permite la creacin de grupos de Entregas. Encuentra todas las rdenes incompletas que pueden ser completadas con el stock y genera las respectivas Entregas. Opciones alternativas permite guardarlas con un estado aprobado o sin aprobar. Una Entrega individual por cada Orden ser creada, incluso si son para el mismo Cliente. Una nueva Entrega no ser creada para una Orden que ya tiene una Entrega sin aprobar. Las Entregas no sern creadas para Clientes que estn en espera (tilde en casilla En Espera solapa Trminos del registro Cliente). Puede aprobar todas las Entregas creadas en un simple paso, resaltndolas en la ventana Entregas: Hojear y seleccionar OK desde el men Operaciones. Recuerde que si desea cambiar alguna de las Entregas, debe hacerlo antes de aprobarla. Crear Registros Planificados Esta funcin ser de utilidad para empresas que operan segn el principio Just In Time segn el cual las rdenes de Compras para los tems en las rdenes de Ventas son generadas lo ms tarde posible, de forma que los bienes sean recibidos justo antes de ser enviados a los Clientes. Genera las rdenes de Compras y de Produccin para tems en las rdenes de Ventas con fechas de acuerdo a las Fechas Planificadas de Entrega de las rdenes de Ventas y los tiempos probables de entrega de los tems requeridos. Estos son conocidos como registros Futuros o Planificados. El campo Fecha Entrega Planificada debe utilizar el formato Fecha, definido en la opcin Entrega Planificada, si es que desea utilizar esta funcionalidad. Esta funcin busca todas las rdenes de Ventas incompletas cuyas Fechas de Entrega Planificada estn dentro del perodo especificado. Usualmente, una Orden de Compra sin aprobar es generada para cada combinacin Fecha/Proveedor. Crear rdenes de Compra Esta funcin es utilizada para crear nuevos pedidos de rdenes de Compra: las rdenes de Compra para los tems en las rdenes que no pueden ser completadas con el stock. Las rdenes de Compra sern guardadas sin estar aprobadas. Se pueden imprimir por grupo las rdenes de Compra, utilizando la funcin Documentos desde el men Archivo o con el botn [Documentos] desde el Panel de Control habiendo seleccionado antes rdenes de Compra desde el men Mdulos. La impresin y aprobacin estn explicadas en ms detalle en el captulo rdenes de Compra de este Manual. Solo los tems de Stock son ordenados: Compuestos y de Servicio son ignorados. los tems Simples,

Los Proveedores sern seleccionados para los tems de acuerdo a 1. Si un tem tiene su registro correspondiente de tem de Compra en el mdulo rdenes de Compra con un Proveedor especificado y la

casilla Por Defecto activada, ese ser el Proveedor utilizado. Para ms detalles sobre los tems de Compra, por favor revise el captulo rdenes de Compras. 2. En todos los dems casos, el Proveedor ser el Proveedor por Defecto especificado en la opcin Opciones de Orden de Compra. Si no hay un Proveedor por Defecto, las rdenes de Compra no podrn ser generadas para los tems que no cumplan el requisito del punto 1. Facturar en Grupo Esta funcin permite crear grupos de Facturas. Busca todas las Entregas aprobadas pero no facturadas y genera las Facturas correspondientes, que son guardadas con el estado adecuado. Cada Factura puede contener una referencia a la Orden a la que pertenezca. Si varias Entregas de un mismo Cliente, quiz de distintas rdenes, necesitan ser facturadas, pueden ser agrupadas en una sola Factura, siempre que las rdenes tengan el mismo Trmino de Pago. De otra forma, una Factura individual ser creada por cada Trmino de Pago usado. Si desde crear Facturas por cada Orden, utilice la funcin Facturar rdenes Entregadas.

Informes
Lista de Despacho Este informe lista las rdenes que an no han sido entregadas por completo pero que pueden ser completadas con el stock. Esto implica que hay suficiente stock para satisfacer cada una de las rdenes en la lista, pero no necesariamente todas ellas. Las rdenes con Entregas sin aprobar son tratadas en este informe, como entregadas (por ej. No son incluidas en la lista). Sin embargo, el stock que se ha utilizado en Entregas sin aprobar es considerado como disponible para las dems rdenes. Ganancia Bruta por Orden Este informe muestra el Total de rdenes y la Ganancia Bruta por cada Orden en la seleccin especificada. La Ganancia Bruta est basada en el Precio Costo de cada fila de la Orden. rdenes por Facturar Este informe lista todas las rdenes listas para ser facturadas. Las rdenes estn listas para la facturacin si han sido completa o parcialmente entregadas, con todas las Entregas aprobadas. El informe muestra por cada Orden el total a facturar y la Ganancia Bruta. Diario de rdenes de Ventas Este informe le proporciona informacin sobre las rdenes registradas en el sistema. Cuando se ve en pantalla, el Diario de rdenes posee la funcionalidad de Drill-down de HansaWorld. Click en cualquier Nmero de Orden para abrir un registro individual de Orden.

Stock de rdenes Este informe proporciona la informacin sobre las rdenes incompletas, mostrando el Nmero de Orden, Objeto, Fecha, Cliente y Valor de la Orden que an debe ser facturado. Tambin incluye las Fechas de Entrega Planificada, y puede ser utilizado para la colaboracin con la planificacin de flujos de caja. Se pueden obtener ms detalles si estos son solicitados.

EL MDULO STOCK
En este mdulo son registradas las entregas a y desde el stock. El mdulo Stock interacta con los mdulos de rdenes de Compras y Ventas, mdulo Ventas, mdulo Proyectos y Produccin y el mdulo de Contabilidad. El registro de Entregas est siempre actualizado desde el mdulo rdenes de Ventas, y las Recepciones de Mercaderas pueden ser generadas desde el mdulo rdenes de Compras, si este est instalado. Todos los despachos hacia y fuera del stock son registrados como transacciones en el mdulo Stock. Adems y si es necesario, HansaWorld puede actualizar de forma automtica las valuaciones de stock en la Contabilidad. El Stock puede ser mantenido de distintas e independientes Ubicaciones. Vario informes proporcionan informacin sobre los contenidos y valor del stock.

Opciones
Formas de Entrega La opcin de Formas de Entrega es utilizada para definir los distintos mtodos que son usados. Se tiene a estos usando Pegado Especial desde las Ventas. Ubicaciones HansaWorld permite que el stock sea mantenido en distintas Ubicaciones. Los saldos de Stock para los tems son mantenidos por el total como por Ubicacin. Cta. Stock La Cuenta Stock especificada en el ltimo campo ser debitado cuando el stock sea recibido en la Ubicacin y acreditada cuando el stock sea entregado (siempre que, la opcin Sub Sistemas del md. Contabilidad, se haya determinado que el Asiento Contable ser generado cuando cuando las Mercaderas Recibidas y las Entrega estn aprobadas). Si no hay una Cuenta de Stock especificada, la Cta.Stock del Grupo tem a la cual el tem pertenece o la Cta. Stock de la solapa Stock de la opcin Manejo Ctas. Stock ser utilizada. Niveles Mnimos de Stock Puede utilizar el campo Nivel Mn. en la solapa Stock del registro de cada tem para especificar la cantidad mnima del tem que puede ser mantenida en stock. Si necesita especificar un nivel mnimo de stock por cada Ubicacin, use esta opcin.

Origen Esta opcin puede ser usada para almacenar los nombres y direcciones de los productores originales de los tems que vende (por ej. los manufacturadores, productores o importadores). Estos pueden ser registrados en la solapa Stock de cada tem, desde donde son transferidos a las rdenes (pestaa F) y Entregas (pestaa D). Opciones de Stock Esta opcin contiene a su vez varias opciones que controlan el comportamiento de varios aspectos del mdulo de Stock. Ubicacin Principal Si se especifica una Ubicacin aqu, esta ser utilizada por defecto donde sea que se solicite la Ubicacin y esta quede en blanco. Por ejemplo, tems en el registro Mercadera Recibida sin una Ubicacin sern tratados como si estuviesen en la Ubicacin Principal. Si la casilla Requiere Ubicacin (debajo) no est tildada y la Ubicacin Principal es modificada, deber crear un archivo de back-up e importarlo a una nueva base de datos antes de ingresar ms transacciones de stock. Esto tendr el efecto de mover todo el stock desde la antigua Ubicacin Principal a una nueva, porque todas las transacciones de stock antiguas con la Ubicacin en blanco sern tratadas como si se refiriesen a la nueva Ubicacin Principal. Si en la realidad el stock en la Ubicacin Principal antigua est en esta ubicacin, deber volver a llevarlo a esta Ubicacin mediante Movimientos de Stock. Un caso especial en esta opcin, es la especificacin de una Ubicacin Principal por primera vez. En este caso, el stock que ha sido ingresado previamente sin una Ubicacin ser tratado como si perteneciera a la Ubicacin Principal una vez que proceso de actualizacin descrito anteriormente haya sido completado. Requiere Ubicacin Si esta opcin est activada, una Ubicacin deber ser ingresada en todas las transacciones de stock (como Entregas y Mercaderas Recibidas) y Facturas. Si esta desactivada y no hay una Ubicacin especificada, cualquier Ubicacin ingresada en el campo Ubicacin Principal ser utilizada.

Entrega Automtica tems de Servicio y Simples Cuando se generen las Facturas desde rdenes de Ventas, usualmente solo los tems aprobados en las Entregas sern incluidos. Lo cual significa que una Entrega debe ser emitida desde una Orden de Ventas antes de que la Factura pueda generarse. Esto no ser apropiado si la Orden de Ventas incluye cualquier tem de Stock o Compuesto (por ej. Ya que no tiene implicaciones a nivel de stock. Si desea poder generar una Factura sin la emisin previa de una Entrega desde estas rdenes, tilde esta casilla. Si esta funcin ser utilizada la Cantidad Orden de los tems Simples y de Servicio no podr ser reducida en la Orden una vez que esta haya sido guardada. Recibo Automtico de tems de Servicio y Simples Al crear las Facturas de Compras desde las rdenes de Compras, usualmente solo los tems en las Mercaderas Recibidas sern incluidos. Lo que significa que las Mercaderas Recibidas reciben lo solicitado en la Orden de Compra antes de que la Factura sea creada. Si desea ser capaz de generar Facturas sin tener que ingresar la Mercadera Recibida primero, tilde esta casilla. Si esta funcin es utilizada la Cantidad Orden de tems Simples y de Servicio no sern reducidos una vez que la Orden de Compras fue guardada. Factura antes de Entregar Cuando se generan Facturas desde las rdenes de Ventas, por lo general solo los tems aprobados en las Entregas sern incluidos. Si desea generar Facturas desde las rdenes antes de emitir las Entregas, tilde esta casilla. Permitir Cant. Entrega mayor a Cantidad de Orden Al crear Entregas desde rdenes, usualmente no le es permitido entregar una cantidad mayor a la que ha sido ordenada. Use esta opcin si desea poder hacerlo. Disminuir Disponibles en Entregas Use estas opciones para determinar exactamente cuando los tems entregados sern dados de baja del stock. La cantidad disponible de un tem en una Ubicacin en particular puede revisarse usando las funciones Estado de tem e Informe Estado de tem del men Operaciones

Sobre Entregas Estas opciones controlan el comportamiento de HansaWorld al crear Entregas desde rdenes cuando no hay suficiente stock para las rdenes.

Registros Importantes
Esta seccin describe algunos de los registros ms importantes en el mdulo Stock. Los registros de Mercaderas Recibidas y Entregas ya fueron explicados en este documento previamente. Bajas de Stock Este registro mantiene un tipo especial de transaccin para la depreciacin de stock, la salida de stock de los tems para uso interno y las cancelaciones de stock. Permite el control total de la salida de los items desde el stock, incluyendo los ajustes a sus valores FIFO y los nmeros de serie. Si est determinado en la opcin Sub Sistemas del mdulo Contabilidad, las transacciones de Depreciacin de Stock, al ser aprobadas, generan el Asiento Contable con todo el control sobre las Cuentas, Objetos, etc. Movimientos de Stock Este registro permite realizar movimientos de stock entre ubicaciones. Si est definido en opciones Sub Sistemas del md. Contabilidad, Movimientos de Stock, al ser aprobados, generarn Asientos Contables con total control de Cuentas, Objetos, etc. Cualquier costo incurrido en el movimiento de un tem ser incluido en ese Asiento. Si la opcin FIFO por Ubicacin de la opcin Contabilidad de Costos est activada, el costo adicional ser agregado al valor FIFO del tem movido. Desde Ubicacin La Ubicacin de Stock desde la cual los tems sern trasladados. A Ubicacin La Ubicacin de Stock a dnde sern movidos los tems. Este campo debe contener un valor, incluso si es la Ubicacin Principal ha sido definida en la opcin Opciones de Stock. tem Ingrese el Cdigo del tem o el Cdigo de Barra del tem que ser trasladado. Costo Extra Algunas veces el valor de un tem puede cambiar al ser transferido a otra Ubicacin. En este campo puede ingresar la cifra positiva o negativa con la cual el precio costo ser ajustado: la cifra deber ser ingresada por unidad.

Este campo puede ser usado de las siguientes formas: Precio Antiguo 50 50 50 50 Costo Extra Nuevo Precio 10 -10 10% -10% 60 40 55 45

En el la Transaccin Contable posterior el ajuste ser contabilizado a la Cta. Ganancias Stock especificada en la solapa 5 de la opcin Manejo Cuentas Ventas. Si la opcin FIFO por Ubicacin en la opcin Contabilidad de Costos est activada, el valor FIFO del tem ser ajustado para incluir el Costo Extra. Nueva Unidad Precio El Nuevo precio costo de la unidad incluye el costo del movimiento de stock a la nueva Ubicacin. Si la opcin FIFO por Ubicacin est activada, este se convertir en el nuevo valor FIFO del tem trasladado. OK Tilde esta casilla para aprobar el Movimiento de Stock. Despus de la aprobacin, no podr ser modificado. Devolucin de Mercaderas Este registro es utilizado cuando las mercaderas que ha entregado a sus Clientes le son devueltas. Un registro en el registro Devolucin de Mercaderas est siempre vinculado con la Orden de Ventas, y puede ser una devolucin completa o parcial. El registro no puede ser utilizado si el mdulo rdenes de Ventas no esta activado. Los registros no podrn ser ingresados directamente al registro Devolucin de Mercaderas. En lugar de ello la Devolucin debe ser creada siguiendo uno de los siguientes mtodos: 1. Con la Orden de Ventas abierta, seleccione el comando Crear Devolucin de Mercadera desde el men Operaciones. Para que este comando tenga algn efecto, todos los cambios en la Orden de Venta deben haber sido previamente guardados (use el botn [Guardar]) y al menos una Entrega debe haber sido emitida y aprobada para el Orden. 2. Con la Entrega abierta, seleccione el comando Crear Devolucin de Mercadera desde el men Operaciones. Esta accin genera un nuevo registro en el registro Devolucin de Mercaderas. Para que el comando tenga algn efecto, todos

los cambios debern haber sido guardados (use el botn [Guardar]) y debe de haber sido aprobado. Devoluciones de Mercadera cuando no hay Entrega Es posible entregar bienes desde el stock utilizando solo una Factura con la casilla Actualizar Stock tildada, son la Orden de Ventas y la Entrega. En estas circunstancias, debido a la falta de Orden de Ventas, si los bienes le son devueltos, el registro Devolucin de Bienes no puede ser utilizado recibirlos de nuevo en el stock. En su lugar, siga estos pasos: 1. La Factura debera ser acreditada. Cuando la Nota de Crdito es generada y el campo Trmino de Pago modificado a NC, la casilla Actualizar Stock de la solapa Entrega deber estar desactivada. Esta no deber a volver a ser activada ya que al hacerlo la valuacin Contable de Stock ser inadecuada: el valor FIFO incorrecto sera utilizado. En lugar de ello, apruebe la Nota de Crdito (para actualizar las Cuentas de Ventas y Deudoras, IVA y Ctas. Ventas en la contabilidad). 2. Reciba el tem de regreso en el stock utilizando el registro Mercadera Recibida en el mdulo Stock. Este corregir los niveles actualizados de stock y, si as est determinado en la opcin Sub Sistemas, de la valuacin contable de stock. Debido a que el sistema no podr obtener la valuacin FIFO, es recomendado que defina los precios costo manualmente en el registro Mercaderas Recibidas: es posible que le sea necesario buscar el valor real de los tems devueltos desde el primer registro la Factura original (el campo FIFO en la pestaa C muestra la unidad promedio del valor FIFO de cada tem entregado).

Inventario
De tiempo en tiempo, se debera realizar un inventario, para revisar que las cantidades de tems mantenidas en stock son iguales a los niveles de stock registrados en HansaWorld. Cuando sea necesario, es recomendable usar el siguiente procedimiento. 1. Una lista de stock deber ser impresa usando el informe Lista de Stock. Esta contiene espacios donde las cifras actuales de stock pueden ser especificadas. 2. Una vez que el inventario se ha realizado, los resultados debern ser ingresados en un Nuevo registro de Inventario (un registro por Ubicacin). Puede ingresar este registro directamente en el registro de Inventarios, para minimizar la carga de tipeo, puede usar la funcin de Mantenimiento Crear Registros de Inventarios. Esta genera un registro por Ubicacin en el registro de Inventarios conteniendo las cifras actuales de stock tal como est registrado en HansaWorld.

3. Si est acostumbrado a usar la funcin de Mantenimiento Crear Registros de Inventario para crear registros de Inventario, deber actualizar el registro para igualar los resultados de su inventario. 4. Apruebe el registro de Inventario e imprima el informe Comparacin de Inventario. Este compara el registro de Inventario que ha ingresado con las cifras actuales de stock en HansaWorld. Observacin: el informe usar los registros previos de Inventario si Ud. olvida aprobar el nuevo. 5. Una vez que informe ha sido revisado y confirmado como correcto, cualquier discrepancia deber ser ingresada en los registros Bajas de Stock, Mercaderas Recibidas o Movimientos de stock, dependiendo en la razn de la discrepancia. Si un tem en particular es encontrado en una Ubicacin distinta a en la que figura como almacenado, puede ser trasladada por medio de un Movimiento de Stock. En este caso la cantidad discrepante, puede ser corregida por medio de una transaccin de Baja de Stock, o una Mercadera Recibida. Una vez ms, es posible ingresar estos registros por uno mismo o utilizar la funcin de Mantenimiento Comparacin de Inventarios. Esta accin generar transacciones de Bajas de Stock y Mercaderas Recibidas adecuadas y sin aprobacin. El Registro Inventario Fecha Trans.Ingrese la fecha en la cul el inventario fue llevado a cabo. Ubicacin Si tiene stock en mltiples Ubicaciones y ha realizado inventarios por cada una, debera ingresar un registro de Inventario por cada una: especifique la Ubicacin en este campo. Una Ubicacin puede ser especificada para cualquier fila del Inventario, superponindose a la ingresada aqu. Es recomendable que deje este campo en blanco solo en dos circunstancias: si Ud. no se encuentra utilizando las Ubicaciones en ningn caso; y si Ud. si est usando Ubicaciones pero por alguna razn tiene stock que no est en ninguna Ubicacin. Incluso si la Ubicacin Principal ha sido especificada en la opcin Opciones de Stock, no debera dejar este campo en blanco como hara en el resto del mdulo Stock cuando desee que la Ubicacin por defecto sea utilizada. En este caso, deber ingresar aqu la Ubicacin Principal. Si en la opcin Opciones de Stock, la opcin Requerir Ubicacin est activada, este campo deber tener un valor.

tem

Como con todos los campos de Cdigo de tems dentro de HansaWorld, ingrese el Cdigo de tem o Cdigo de Barra. Solo se deber ingresar tems de Stock. Es la cantidad actual del tem en la Ubicacin tal como se registro en el inventario. A esta cantidad dentro de HansaWorld y en estas pginas se la conoce como Cantidad Contabilizada. Tilde esta casilla cuando el registro Inventario haya sido revisado y confirmado como completo y correcto. Una vez que la casilla ha sido tildada y el registro de Inventario guardado, ya no ser posible modificarlo. Los niveles de Stock no sern alterados y los Asientos Contables no sern generados: una registro de Inventario es tan solo un medio por el cual se comparan los niveles actuales de stock con los niveles de stock registrados por HansaWorld. Esta comparacin puede ser impresa usando el informe Comparacin de Inventarios (el registro Inventario deber ser aprobado antes de que sea incluido en el informe). Cualquier discrepancia puede ser ingresada utilizando Bajas de Stock, Mercaderas Recibidas o Movimientos de Stock, todos ellos afectarn los niveles de stock y, si ha sido definido en la opcin Sub Sistemas del mdulo Contabilidad, generar el Asiento Contable.

Cant.

OK

Mantenimientos
Crear Registros de Inventario Cuando lleva a cabo un inventario, los resultados debern ser ingresados en un nuevo registro en el registro Inventarios. Puede ingresarlo por Ud. mismo o, minimizar la cantidad de trabajo, al crear uno utilizando esta funcin de Mantenimiento. El nuevo registro contiene las cifras del stock actual por cada uno de los tems de Stock que se conocen en HansaWorld. Si posee varias Ubicaciones, esta funcin crear un nuevo registro de Inventario por cada Ubicacin. Estos registros incluirn los tems de Stock de los cuales tiene el stock en la Ubicacin especificada. Luego, deber actualizar el nuevo registro para igualar los resultados de su inventario antes de aprobarlos e imprimir el informe de Comparacin de Inventarios. Comparacin de Inventario Esta funcin automatiza la etapa final del proceso de inventario. Compara las Cantidades Contabilizadas en el ltimo registro de Inventario aprobado con las cifras actuales de stock en HansaWorld. Si existen discrepancias, generar las transacciones adecuadas de

Baja de Stock y Mercadera Recibidas. Al igual que con la funcin Mantenimiento Crear Registros Inventario, deber ejecutar esta funcin una vez por cada Ubicacin. Antes de hacerlo imprima el informe Comparacin de Inventario que listar las discrepancias que deben ser corregidas. Observe que si el inventario resultante para un tem en particular estaba en una Ubicacin distinta de la que estaba registrada, posiblemente desee realizar las correcciones usando un Movimiento de Stock. Si ha utilizado esta funcin, el tem ser movido de su Ubicacin original utilizando una transaccin de Baja de stock y trasladado a una nueva usando una Mercadera Recibida. En el caso de alguna Mercadera Recibida creada con esta funcin, los Precios Unitarios sern tomados desde los campos Precio Costo de la solapa Costos del registro de los tems. Como la Mercadera Recibida no ser aprobada, le ser posible modificar estas cifras de ser necesario. Cd. tem Ingrese un Cdigo de tem (o un rango de cdigos) si la funcin va a comparar los niveles de stock y Cantidades Contabilizadas solo para el/los tem(s) especificados. Use dos puntos (:) para separar el primer y ltimo cdigo. Esta comparacin solo ser realizada para los tems de Stock del rango (no tems Simples, de Servicio o Compuestos). Grupo Ingrese un Cdigo Grupo de tem si la funcin es para comparar niveles de stock y Cantidades Contabilizadas de tems de Stock de un Grupo de tem en particular. Ubicacin Para comparar niveles de stock y Cantidades Contabilizadas de tems de Stock en una sola Ubicacin, ingrese el Cdigo de la Ubicacin aqu. Esta Ubicacin tambin ser mencionada en cualquier Transaccin de Baja de Stock y Mercadera Recibida generadas por esta funcin. Si posee ms de una Ubicacin, debera realizar una entrega en este campo y ejecutar la funcin para cada Ubicacin (incluyendo una para la Ubicacin Principal si tiene una). Si no posee una Ubicacin Principal y por alguna razn parte de su stock no estn en ninguna Ubicacin, deber corregir estas discrepancias ingresando directamente una transaccin de Mercadera Recibida o Baja de Stock dependiendo del caso.

Si solo tiene una nica Ubicacin, se recomienda que especifique esta Ubicacin aqu. Si no lo hace, es posible que los resultados no sean los que esperaba ya que la funcin agregar al stock en la Ubicacin nica la cantidad de stock que no est en ninguna Ubicacin especfica antes de realizar el clculo de discrepancias. Si tiene stock que no est en ninguna Ubicacin especfica, deber corregir cualquier discrepancia ingresando directamente las transacciones de Mercadera Recibida o Baja de Stock en el registro adecuado por s mismo. Fecha Los niveles actuales de stock siempre sern utilizados en la comparacin con las Cantidades Contabilizadas. No obstante, puede especificar cules sern las Cantidades Contabilizadas que sern utilizadas ingresando la fecha en este campo: estas sern tomadas del registro de Inventario con esta fecha. Si el campo queda en blanco, sern tomadas del registro de Inventario con la fecha ms posterior. Si una fecha es especificada para registros de Inventario inexistentes, y la opcin Estndar (debajo) est siendo usada, el registro ms prximo a la fecha especificada ser utilizado. Si la opcin Estndar no est siendo usada, no se realizar ningn intento de buscar el registro ms prximo al de la fecha especificada. Por tanto, si no est usando la opcin Estndar, es recomendable que deje el campo fecha en blanco o que especifique la fecha solo cuando tenga certeza de que un registro de Inventario existe. La Fecha ingresada aqu ser copiada a cualquier transaccin de Baja de Stock y Mercadera Recibida por la funcin. Funcin - Estndar Para poder buscar la Cantidad Contabilizada de un tem, esta opcin revisa todos los registros de Inventarios (desde la fecha especificada arriba) hasta que encuentre una referencia al tem en cuestin. Por ejemplo, la funcin Comparacin de Inventario es ejecutada en Mayo 31. Un tem no es mencionado en los registros de Inventarios para Mayo 31 o Abril 30, pero estaba incluido en el registro de Inventarios con fecha Marzo 31 con una Cantidad Contabilizada de 2. La Cantidad

Contabilizada an se asume que sea 2 al final de Mayo. Use esta opcin si hay solo un registro de Inventario, o si sus registros de Inventarios listan a todos los tems de stock, con cantidad cero cuando es adecuado. Este no ser el caso para los registros de Inventario creados utilizando la funcin de Mantenimiento Crear Registros de Inventario. Use una de las otras dos opciones en este caso. Funcin Si tem no est en ltimo Inv. Asumir 0 en Stock Para poder buscar la Cantidad Contabilizada de un tem esta opcin revisa los registros de Inventario para la fecha especificada a fin de encontrar una referencia al tem especfico. Si no hay una fecha especifica, revisa los registros de Inventario ms recientes. Si el tem no est incluido en el registro de Inventario, este asume que el nivel de stock en ambos tanto HansaWorld como la Cantidad Contabilizada. Por tanto, no se crearn transacciones de Baja de Stock. Si ha definido accidentalmente una fecha en la cual no hay un registro de Inventario, la funcin asumir que los niveles de stock y Cantidades Contabilizadas para todos los tems es cero. Por tanto, no sern generados registros de Bajas de Stock o Mercaderas Recibidas, incluso cuando se espere que ocurra. Esta opcin puede ser de utilidad en situaciones donde no se ha terminado el procesamiento del inventario, por lo que no desea que se generen registros de Bajas de Stock o Mercaderas Recibidas para los tems que an no ha contabilizado. Funcin Si el tem no est en ltimo Inv. Asumir 0 en Cantidad Contab. Para poder encontrar la Cantidad Contabilizada de un tem, esta opcin revisa los registros de Inventario para la fecha especfica a fin de encontrar una referencia al tem determinado. Si no hay una fecha especificada, revisar los registros de Inventarios ms recientes. Si el tem no est incluido en el registro de Inventario, se asume que la Cantidad Contabilizada es cero. Si el nivel de stock de HansaWorld no es cero, una transaccin de Baja de Stock ser creada.

Tenga cuidado al utilizar esta opcin: si especifica de forma accidental una fecha para la que no existe un registro de Inventario, la funcin asumir que la Cantidad Contabilizada para todos los tems es cero y de esa forma generar el registro de Baja de Stock que contiene el stock completo para la Ubicacin especificada.

Informes
Historia de tem La Historia de tem es un informe que lista cada transaccin de ingreso y salida por tem. En la vista en pantalla, el informe Historia de tem posee la funcionalidad Drill-down de HansaWorld. Click en cualquier nmero de transaccin de stock (por ej. Nmero de Entrega, Nro. Mercadera Recibida o Nro. Factura) para abrir el registro correspondiente. Lista de Stock Este informe muestra la situacin del stock, saldos, etc. para todos o una seleccin de los tems, las Ubicaciones de stock, etc. Varios modelos de valuacin de stock se encuentran disponibles para calcular el valor del stock. Sea cuidadoso al momento de comparar los resultados de este informe con el saldo en la Cuenta Stock de la contabilidad: esta ltima puede estar en base a una valuacin de stock diferente a esta seleccin. Mtodo Valuacin Estas opciones controlan la forma en que el stock es valorado. So las opciones Precio Base o Precio Compra estn seleccionadas y un informe Detallado es impreso, el resto de los valores de stock son calculados usando estas opciones, no obstante los precios FIFO que son mostrados por cada tem individual. Mtodo Valuacin - FIFO Esta opcin calcular el valor de los tems en stock siguiendo de forma estricta el principio FIFO. El valor es influenciado por la opcin Contabilidad de Costos en mdulo Stock, donde existe una opcin para calcular el valor FIFO por Ubicacin. El nmero de decimales utilizados en el valor de unidad y el valor de las columnas es determinado por el uso de la opcin Redondeo en el mdulo Sistema.

Mtodo Valuacin Precio Base Seleccione esta opcin para generar un valor de saldo de stock de acuerdo al Precio Base (Precio de Ventas) registrado en el tem. Mtodo Valuacin Precio Compra Selecciones esta opcin para valorar el saldo de stock usando el Precio Costo mostrado en la solapa Costos del la pantalla tem. Mtodo Valuacin - FIFO y Precio Base Esta opcin provee dos opciones de valuacin de stock, fusionando las opciones FIFO y Precio Base. Promedio Ponderado Seleccione esta opcin para valuar el saldo de stock usando el Promedio Ponderado que se muestra en la solapa Costos de la pantalla tem. Promedio Ponderado por Ubic. Esta opcin solo puede ser usada en combinacin con las opciones Por Ubicacin e Incl. Valores. Esta valora el saldo de stock usando Promedios Ponderados distintos por cada Ubicacin. Estas cifras pueden ser revisadas en la opcin Promedio Ponderado.

EJERCICIOS
Preguntas Tericas
1. De forma breve explique la cadena o proceso de distribucin desde el proveedor hasta el cliente y las etapas de trabajo relacionadas en la misma siguiendo el orden cronolgico. 2. Qu tipo de tem es la opcin por defecto para los tems en una Orden de Ventas? 3. Explique la diferencia entre un tem compuesto y un tem de stock. 4. Cul es la forma ms fcil de buscar una entrega desde una Orden de Ventas? Cules son las otras formas que conocen? 5. Cuntas formas existen para facturar las rdenes? Describa brevemente. 6. Cmo puede acreditar una Devolucin de Mercadera desde un cliente si ha generado dos facturas desde la orden de venta de origen? 7. Por qu le interesara generar Asientos Contables desde las Mercaderas Recibidas?

Ejercicios Prcticos
Preparacin: Descargue la ltima versin en Espaol de HansaWorld Enterprise e importe la base demo en Espaol. Configure su propio nombre en Mdulo Sistema>>Opciones>>Info Empresa>>Nombre Empresa. Orden de Compra 8. Genere un nuevo tem y complete todos los datos necesarios. Asegrese de que es un tem de stock, con la opcin Actualizar Precio Costo en Mercadera Recibida en Promedio Ponderado. 9. Configure el sistema para que se generen asientos desde Mercaderas Recibidas (Mdulo Contabilidad>> Opciones>> Subsistemas). 10. Genere una nueva Orden de Compra que contenga 20 piezas de su nuevo tem. 11. Realice una Mercadera Recibida desde la Orden de Compra para 10 de los tems pero antes de aprobar OK a la Mercadera Recibida modifique el precio costo en este registro. Escriba su precio costo en su documento para respuestas. a. Escriba el valor que fue contabilizado en las Cuentas de Stock en el mdulo Contabilidad.

12. Realice una Mercadera Recibida para los 10 tems restantes desde la Orden de Compra, pero antes de aprobar la Mercadera Recibida modifique el precio costo en el registro, solo que esta vez con un valor diferente. Escriba su precio costo. b. Escriba el valor que fue contabilizado en la Cuenta de Stock en el mdulo Contabilidad. 13. El precio costo ha sido actualizado en la solapa tem? Escriba el nuevo precio costo. Explique cmo se obtiene este valor. Orden de Ventas 1. Genere una nueva orden de ventas y agregue unas cuantas unidades (ms de dos) del tem que ha creado. Abra la barra de estado del tem y revise cuntas unidades del tem an hay en stock. 2. Entregue la mitad de los tems ordenados. 3. Genere una factura para los tems entregados. Observe los indicadores en la ventana rdenes: Hojear para rdenes Facturadas y Entregadas. Cmo se ven? Explique las razones. 4. Contine ahora con sus rdenes de ventas. Para revisin ejecute ahora el Estado de Orden para asegurarse que todo este correcto. 5. Ejecute la Lista de Despacho. Entregue todas las rdenes que an estn abiertas. 6. Facture todas las rdenes facturables. 7. El cliente devuelve 2 de los tems que Ud. ha creado. El no desea que sean reemplazados por nuevos tems. Realice los ajustes necesarios para esto. El cliente desea una nota de crdito. 8. Genere una nueva orden. Cree un anticipo por el 40% del total de la suma. Entregue la orden y genere la factura final para la orden. Realice un screen shot de la Factura Final. 9. Vaya al mdulo de Stock y ejecute el informe de Historia del tem para su tem, funcin detallado, con la funcin Mostrar Montos. Entrgueselo a su entrenador, junto con sus respuestas y un back up de la base de datos. Ejercicio Extra. Genere un tem de compra para el nuevo tem que ha creado en el ejercicio nmero uno. Configure todas las opciones necesarias para que le sea posible crear rdenes de compra automticamente. Configure el nivel de stock mnimo y genere las rdenes de compra automticamente usando la rutina de mantenimiento Crear rdenes de Compras del mdulo rdenes de Compra.