Definicin de Manuales Una expresin formal de todas las informaciones necesarias para operar en un determinado sector; es una gua

que permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo Objetivos de los Manuales

1. 2.
3. 4. 5.

Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, normas, etc. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa, determinar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisin innecesarias Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo

6.

Ventajas de los Manuales

1. 2. 3. 4. 5.

Proporcionan una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas a travs del tiempo. Permiten delegar en forma efectiva Evita improvisaciones y /o decisiones apresuradas

Desventajas o Limitaciones de los Manuales

1. 2. 3.
4. 5.

Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en la realizacin de las operaciones El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto Si no se les actualizan peridicamente pierden efectividad Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez Si se sintetizan demasiado, pierden su utilidad, pero si abundan en detalles pueden volverse complicados

Clasificacin de los Manuales Por su contenido: manual de historia de la organizacin, manual de organizacin, manual de polticas, manual de procedimientos, manual de adiestramiento o instructivos, etc. Por su funcin especfica: manual de Produccin, manual de Compras, manual de Ventas, manual de Contabilidad, manual de Personal Manuales Generales: manuales generales de organizacin, manual general de procedimientos, manual general de polticas Cul es el tipo de manual que se debe elaborar en la organizacin? Esto se determina respondiendo la siguiente pregunta: Cul es el propsito que se desea lograr? Dependiendo de los requerimientos y las necesidades de cada organizacin se elaborarn los manuales respectivos

Responsables de Elaborar los Manuales Crear un departamento centralizado Elaborar Manuales Consultores externos Pasos para Elaborar los Manuales 1:.Presentacin del proyecto:

1. 2. 3.
4.

Partir de un Diagnstico Organizacional Elaborar un Plan de Trabajo Formular un programa de trabajo Formulacin de un presupuesto Estudio de Factibilidad Elaboracin del informe

5. 6.

2. Recoleccin de Informacin Elaborar oficios que se solicitando apoyo y cooperacin para la elaboracin de los manuales. Determinar el mtodo para recolectar informacin 3) Procesamiento de la Informacin Debe hacerse es un anlisis y depuracin de la informacin para facilitar el manejo y ordenamiento de la que debe incluirse en el manual Organizar la informacin en forma lgica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo, es decir, el borrador del manual. 4) Redaccin Utilizar en ellos un lenguaje claro, preciso, sencillo y comprensible Se debe esmerar el cuidado en relacin a la ortografa, analoga, y sintaxis Sin presentar la probabilidad de otras interpretaciones u omisiones valiosas por considerar que son hechos o frases obvias Es conveniente que un especialista en correccin de estilo revise la versin final

5) Diseo del Formato Revisar el diseo, de los manuales existentes el propsito de unificar, el manual propuesto al contexto cultural donde ha de ser implantado Cada hoja de impresin debe presentar un mismo diseo, lo que en trminos de publicidad se denomina pantalla

B. Se compagina individualmente cada asunto tratado en el manual, con lo cual pueden ser sustituido fcilmente cuando pierdan vigencia, sin alterar la numeracin de todo el manual Enumeracin por asunto Si el procedimiento de seleccin consta de 10 pginas se enumera 1/10; 2/10.10/10 6) Revisin y Aprobacin Revisin Verificar que la informacin sea suficiente, real y sin contradicciones Revisar el material de manera justa y objetiva Proporcionar criticas especficas y constructivas Revisar con detalle y hacer todos los cambios desde el principio Evitar hacer cambios solo por gustos personales Aprobacin Una vez terminada la revisin, las autoridades correspondientes deben aprobarlo. En cuanto se consiga la aprobacin se puede comenzar a reproducirlo y distribuirlo. En la prctica, esta aprobacin se inserta en el manual de la siguiente manera a.- En la parte inferior de cada hoja

b.- En una sola hoja al principio del manual, despus de la identificacin HOJA DE APROBACION

Impresin HOJA TIPO CARTA PAPEL BOND BASE 16 LETRA CUALQUIER TIPO 7) Distribucin y control Distribucin: Se recomienda realizar una serie de charlas de difusin sobre su uso al personal encargado de realizar las funciones, actividades y operaciones indicadas en el mismo. A quin se le debe asignar un ejemplar del manual? Debe ser asignado a aquellos puestos que realmente lo necesitan para realizar adecuadamente su trabajo Control: Se recomienda que la unidad orgnica responsable de la racionalidad administrativa elabore una seleccin y registro de los diferentes manuales elaborados en la organizacin y de funcionarios y unidades administrativas que los poseen A. Asignar un nmero a cada ejemplar del manual b. Llevar un registro del nombre de la unidad administrativa y de la persona que lo tiene en su poder Segn Rodrguez Valencia (2004: 76), existen 2 razones importantes para controlar los manuales:

1. 2.

Para evitar que los manuales lleguen a manos de la competencia Si desaparecen los manuales habr que entregar otros ejemplares a los nuevos empleados y esto representa una prdida econmica.

8) Implantacin Representa el momento crucial para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones en acciones especficas Mtodos de Implantacin: Mtodo Parcial, Mtodo Paralelo, Proyecto Piloto, Mtodo Instantneo Partes del Manual

a.
1.

Parte Introductoria: Portada

Debe contener: Logo de la institucin Nombre de la dependencia o entidad Nombre de la unidad administrativa responsable Titulo Fecha de elaboracin o actualizacin

2. 3. 4. 5. 6. 7. b.

Vigencia y Aprobacin Introduccin Objetivo del Manual Alcance Estructura Organizativa Caractersticas de la Organizacin

Cuerpo Central del Manual: El contenido de esta seccin vara dependiendo del tipo de manual que se elabore

Manual de Organizacin Marco Jurdico de Actuacin Organigramas: General y Especficos Funciones y/o Responsabilidades Campo Decisional Relaciones entre las Unidades Administrativas Puestos Subordinados Directos e Indirectos Perfil bsico del puesto Directorio Manual de Procedimientos Descripcin de los Procedimientos Flujogramas Formas c. Anexos

Comprenden todos aquellos aspectos que se agregan al final, para ampliar los contenidos del objeto central del manual Simbologa del Flujograma Reportes Glosario de trminos Formularios, Formas o Formatos Son los modelos que se utilizan para capturar la informacin para el registro, control y/o procesos de las operaciones de la entidad Objetivos de los Formatos Proporcionar la informacin necesaria para la toma de decisiones Mejorar la eficiencia de los procedimientos y disminuir las cargas de trabajo Simplificar el trabajo en el desarrollo del quehacer administrativo Servir como controles internos de los procedimientos de una organizacin

Partes de un Formatos

Presentacin de los Manuales Formato del Manual Numeracin del Manual Impresin y Encuadernacin Estructuras de un manual:

Numeracin del Manual : Mtodos Mtodos para enumerar las pginas del manual Numeracin consecutiva de pginas Las pginas se enumeran en orden consecutivo: 1, 2, 3,4, 5.. Numeracin de pginas por asunto: Si el procedimiento de seleccin consta de 10 pginas se enumera 1/10; 2/10.10/10 Impresin HOJA: TIPO CARTA PAPEL: BOND BASE 16 LETRa: CUALQUIER TIPO Encuadernacin El manual se presenta en alguna forma de compaginacin sencilla, de fcil manipulacin por parte de los usuarios, tales como: 1.- Gusanillo plstico (plastic combs) de media o una pulgada 2.- Carpetas de 3 anillos de media o una pulgada (acordes a la cantidad de hojas) Todo ejemplar del manual debe estar identificado en la cubierta y lomo, por lo menos, mostrando el logotipo de la organizacin y nombre de la misma, el tipo de manual y subsistema al cual pertenece y el ao de elaboracin El color de la portada: segn la usanza de tonos propios de la organizacin, debiendo mantener la armona con ejemplares similares. Asignaciones Bibliografa Recomendada

Tema 4

Tcnica del Libreto Torres Martn (2002:36) Consiste en presentar secuencialmente quin hace qu Actividades Esta tcnica est basada en el mismo principio de la gua del dramaturgo o autor de una obra teatral; presenta muy especficamente a quin la toca ahora. Segn Torres Martn, esta tcnica est compuesta por tres partes: Responsable Nmero de Paso Accin Menciona al actor (persona que va a realizar las actividades). Se debe poner el puesto de la persona, no su nombre de pila. Responsable Por ejemplo: Se debe decir, el Gerente de Recursos Humanos; el Promotor de ventas, etc.
Se debe asignar un nmero consecutivo de las actividades a desarrollar por cada actor que va interactuando en el procedimiento, a fin de indicar cronolgicamente y correlativamente las acciones. Nmero de Paso Accin Consiste en describir la actividad que realiza el actor Iniciando siempre con un verbo de accin en tercera persona del singular Sella Firma Indicando con la mayor precisin posible en cada actividad: los formatos y tipos de archivos

Tareas y decisiones involucradas los mtodos Ejemplo de Descripcin de Procedimiento Nombre del Procedimiento: Solicitud de Materiales y tiles de Oficina Objetivo del Procedimiento: Establecer los pasos necesarios para la solicitud, manejo y control de los materiales y tiles de oficina a ser despachados por la Seccin de Almacn General a las distintas unidades de la Institucin, adems de establecer claramente las responsabilidades de cada uno de los integrantes del proceso y garantizar una gestin eficaz y eficiente del mismo Unidades que Intervienen Direccin de Servicios. Departamento de Compras y Suministros Seccin de Almacn General Unidades Solicitantes Direccin de Finanzas Departamento de Contabilidad Formularios Utilizados Solicitud de Materiales y tiles de Oficina (Forma 411-12). Nota de Devolucin de Materiales y tiles de Oficina al Almacn General (Forma 411-13). Nota de Devolucin del Almacn General a las Unidades Consumidoras (Forma 411-14). Nota de Entrega (Forma 411-15). Normas 1. La recepcin de los materiales y tiles de oficina adquiridos por el Departamento de Compras y Suministros es responsabilidad del Jefe de Almacn 2. Cualquier modificacin de documentos, de inventario, de cdigo o envo de materiales, deber ser consultado y aprobado por el Jefe de la Seccin de Almacn General. 3. La actualizacin el Catlogo de Materiales y tiles de Oficina, es responsabilidad del Almacenista Descripcin del Procedimiento RESPONSABLE PASO ACCIN

Unidad Solicitante

Llena el formulario Solicitud de Materiales y tiles de Oficina (Forma 411-12), en tres originales y los enva a la Seccin de Almacn General

Seccin de Almacn General (Recepcin)

Recibe la forma 411-12 y verifica todos los datos registrados en la misma. En caso de estar incorrectos devuelve a la Unidad Solicitante con Nota de Devolucin del Almacn General a las Unidades Consumidoras (Forma 411-12) anexa

Diagramas de Flujo Es un diagrama que expresa grficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronolgica

1. Identificacin del Flujograma La informacin para identificar cada diagrama es la siguiente: a.- Nombre del proceso. b.- Nombre del departamento o departamentos involucrados c.- Nombre de la persona que elabor el flujograma. 2. Formato del Flujograma

DIAGRAMA DE FLUJO. Elaborado por:___________ PROCEDIMIENTO: (Nombre del Procedimiento) UNIDAD SOLICITA NTE DIRECCIN DEPARTAMENT CONTRALORA GENERAL GENERAL DE O DE MODERNIZACI EVALUACIN Y N Y DEARROLLO VERIFICACIN

3. Diagramacin Deben considerarse las siguientes reglas: 4. Un diagrama de flujo siempre inicia y termina con el smbolo TERMINAL 5. Cada departamento o seccin de mostrarse una sola vez en el flujograma 6. Deben mostrarse en el mismo orden secuencial y cronolgico de su 7. aparicin en el procedimiento que se describe 8. Debern diagramarse de tal forma que se logre una adecuada distribucin y simetra 9. Cada paso del procedimiento debe enumerarse consecutivamente 10. El smbolo de la actividad, contendr los datos asentados en la descripcin del procedimiento, pero con enunciados breves y sencillos 11. El smbolo del documento debe contener el nombre del formato que se est usando 12. En el smbolo del documento, los originales, se deber sealar con la letra O y a las copias la enumeracin correlativa 13. Debern diagramarse de tal forma que se logre una adecuada distribucin y simetra 14. El smbolo de decisin podr tener hasta 3 lneas: considerando que la lnea de entrada se ubicar en la parte superior del smbolo Formas o Formularios El paso siguiente en la elaboracin de los Manuales de Polticas, Normas y Procedimientos es la inclusin de los formularios empleados en los procedimientos descritos Son los modelos que se utilizan para capturar la informacin para el registro, control y/o procesos de las operaciones de la entidad Anexos Comprenden todos aquellos aspectos que se agregan al final, para ampliar los contenidos del objeto central del manual Simbologa del Flujograma Reportes Glosario de trminos Presentacin del Manual Formato del Manual Numeracin del Manual Impresin y Encuadernacin

Formato del Manual

Asignaciones Bibliografa Recomendada