Bolilla V: 10.3 El Control. Diseo de un Sistema de Control. Centros de Control Administrativos.

Diseo de un Sistema de Control: Diseo de un sistema de control se trata de preparar las bases del control. La principal tarea es profundizar el proceso de control. El diseo de un sistema de control debe contemplar las siguientes clases de control:

1. Los controles que tengan en cuenta el mejoramiento de al eficiencia y la disminucin de

los costos. 2. El control de calidad. 3. El control que ejerce la delegacin de la autoridad. 4. El control que mide los resultados del personal de la organizacin (es el control que mide la eficiencia, capacidad de hacer). 5. El control de los planes estratgicos, directivo y operativo (control de los niveles). 6. El control del cumplimiento de las polticas de la organizacin. 7. La evaluacin del desempeo del personal (en aspectos no productivos). 8. Los controles sobre el desempeo global de la organizacin (rentabilidad, retorno de la inversin. etc). Los centros de control administrativo: el trmino centro de control est referido a la convergencia de elementos administrativos que habrn de conferir a la misma (convergencia), mrgenes suficientes de decisin y responsabilidad. Aclaracin: Solucin Convergente: una solucin dentro de un marco referencial. Solucin Divergente: infinitas soluciones. El control es un proceso integrado en toda la organizacin. Hay controles que se hallan ms directamente vinculados con la actividad financiera de la organizacin y miden la responsabilidad en este mbito. Los presupuestos juegan un papel importante ya que se expresan en trminos financieros. Se pueden mencionar los siguientes centros de controles administrativos orientados hacia las finanzas:

Centro de utilidad: puede ser organizado en base a un producto, un rea funcional, una fbrica o una divisin a cargo de un gerente quien es el responsable de los resultados, de los ingresos, de los costos y de las utilidades. Busca una adecuada combinacin para optimizar las utilidades. Implica marcar el control en funcin del mercado, de la preferencia de los consumidores, de gustos y modificaciones. Centro de ingreso: se pone nfasis en los ingresos y se orienta al mercado. Es el caso del departamento de ventas, que puede manejar los precios y el volumen de ventas. Es importante evaluar la forma de pago de la venta de bienes y servicios. Centro de costos: el objetivo es llevar los costos a los valores ms bajos posibles o combinarlos con determinadas escalas de produccin. Este caso es tpico del rea de planificacin y de administracin y finanzas.

Centros de inversiones: el manejo se centra en la magnitud de los activos que la organizacin emplea. Est referido al desembolso de capital, cuyo retorno no se hace en el ejercicio presente sino en los posteriores.

10.4 El Control: CONTROL DE GESTION. FINES, ELEMENTOS Y ESTRUCTURA DE LA GESTION DE CONTROL. Diferencia entre gestin y administracin.La gestin representa la capacidad de orientar los recursos de la organizac., en un cierto tiempo, lugar y modo (factores condicionantes) hacia su mejor uso posible, segn criterio de valor.Managament: antes de la rev. Industrial la propiedad y el gerenciamiento de los recursos eran inseparables, hoy no es as..Control de gestin: es considerado como supervisin de la accin planeada, confronta las metas fijadas, con los resultados ms importantes.Consiste en analizar que es lo que ha ocurrido en un cierto tiempo, por una parte y por la otra, si no ocurri algo esperado, por qu no ocurri?.Se trata de desarrollar una actividad de la direccin tendiente a la obtencin, adaptacin y aplicacin de instrumentos de control orientados a la finalidades organizativas, sus aspectos claves son: Se basa en la organizacin estructura, funcionamiento En la informacin oportuna Decisin cuando y cmo: puntos de rendimiento esperado.El control no mide si se realiz el plan, lo importante es medir que se consigui o no las metasobjetivos; por qu el plan pudo estar mal estructurado y el apartarse del mismo pudo ser beneficioso.- Si una persona se aparta del plan, debe ser con aprobacin de la direccin, sino se puede creer que la persona se apart para satisfacer intereses personales.Champan: define la gestin del control como el conjunto de medidas tendientes a permitir a la gerencia establecer los resultados de la gestin y confrontarlos con las expectativas planteadas en el proceso decisorio, con el propsito de evaluar dichos resultados y efectuar el ajuste o correccin de la accin futura a desarrollar, si ello fuera necesario.El control es la lnea directa que permite dominar una situacin tomando las acciones correctivas pertinentes con el fin de lograr los objetivos propuestos.- Se evala la formulacin estratgica, los planes, las polticas, la estructura de organizacin, los sistemas y las decisiones.El propietario o el gerente, a travs de control, debe determinar: 1. la sensatez de las polticas y las estrategias.2. la valides de los planes, programas y presupuestos. 3. la eficacia de la estructura, de los sistemas y de las decisiones.El control de hecho se hace sobre las decisiones tomadas ms que en base a una planificacin formal.- Una de las misiones de la gestin de control es diagramar los sntomas del crecimiento de los negocios.El control permite revisar y cambiar las decisiones, modificar la estructura de organizacin, los planes y polticas y reformular la estructura.La gestin del control es la esencia misma de la responsabilidad directiva.Control de gestin: controla lo planificado.Gestin de control: actividad crada para inherente al control.-

Fines de la gestin de control: .- El nfasis est en medir, comparar y evaluar la gestin realizada a travs de perodos ms cortos.- Es decir realizar control infor5mativo, lo mejor es acotar, no se puede controlar si no es por unidad.- Ej: la mente trabaja con margen de apreciacin, acota para poder recordar: 1. Hacer un anlisis global de los resultados que se esperan en una empresa. 2. Determinar a priori las amenazas, restricciones y riesgos del entorno. 3. Hacer un anlisis de la fortaleza y debilidad de la empresa. 4. Formular objetivos globales y sub-objetivos (metas horizontales y verticales) a los diferentes niveles de la empresa. 5. Verificar el grado de cumplimiento de los objetivos globales y sub-objetivos. 6. Promover el autocontrol de la gestin estratgica y directiva. 7. mediar la capacidad potencial, real y actual de una empresa. 8. Definir programas de accin evaluados desde el punto de vista econmico y financiero. 9. Verificacin de la realizacin de los programas 10. Definir una estructura de organizacin, sistemas y procedimientos compatibles con la estrategia. 11. Definir y coordinar reas y estructuras sobre las que ejerce la estrategia. 12. Disear un sistema de informacin destinado a los usuarios de los diferentes niveles de la organizacin. 13. Establecer variables, normas homogneas para medir el desempeo de la empresa como un todo. 14. Favorecer un proceso de retroalimentacin para que las decisiones correctivas modifiquen tanto la planificacin como la organizacin. ELEMENTOS DE UN SIST. DE GESTION DE CONTROL 1. GLOBALIDAD: se refiere a los resultados que como conjunto logra la empresa. 2. COBERTURA: implica que los controles se aplican para verificar el cumplimiento de los planes establecidos por la alta direccin. 3. RESPONSABILIDAD: es la verificacin de que los controles e informes estn vinculados a los objetivos y a las variables, normas establecidas. 4. PRIORIDAD: se refiere a si los controles establecidos estn concebidos por orden de importancia que va del nivel estratgico al nivel directivo. 5. DELIMITACION DE UN NMERO DE CONTROLES PARA CADA NIVEL: implica la limitacin de los mismos a un nivel realista. 6. SIMPLICIDAD DEL SIST. :est orientada a que la concepcin del sist., las formas para su ejecucin, la utilizacin real y el seguimiento sea realmente posible. 7. EVALUACION PERIODICA: el sist. de gestin de control debe ser revisado con el objetivo de que algunas de sus partes deban ser modificadas, anuladas o incrementadas. 8. LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA: tiene que cumplir el fin especifico. 9. LOS PROCEDIMIENTOS UTILIZADOS: deben ser eficaces, no solo en la confeccin de las previsiones en la recoleccin y procesamiento de datos, sino tambin en el autocontrol. 10. COSTO: la necesidad real y no la moda deben seguir los criterios para implantar un sist. de gestin de control. Tambin deben relacionarse los beneficios del sist. contra el costo de los mismos. No debe superar los beneficios.

11. EL INTERS: debe estar claramente definido y confirmado por los hechos. 12. LOS SUJETOS evaluados pueden ser diversos; la empresa en su conjunto, los propietarios, la direccin y el personal clave. 13. LA FUENTE DE LOS DATOS pueden ser externa (variable de poltica econmica, el sector econmico, al que pertenece la empresa, etc.) como interna (productor, recursos, mercados, etc.) para ello es necesario definir la forma de la captacin y evaluacin de los datos. 14. LA SELECCIN DE CIERTAS VARIABLES normas que expliquen ciertos objetivos propuestos por el plan. 15. EL SIST. DE MEDICION DE RESULTADOS: debe ser diseado de modo tal que la recopilacin de los datos sea posible en tiempo y forma, definitivo en unidades de medida correctas para ser comparadas con las variables-normas. 16. LOS PROCEDIMIENTOS CORRECTORES seran las formas de la ejecucin de la decisin correctora. Tienen que funcionar para que alcancen los objetivos previstos. 17. EL SISTEMA DE ANALISIS DE LA GESTION DEL CONTROL: debe alcanzar a cada una de las reas funcionales de la empresa o cada una de las divisiones segn corresponde. 18. LA MEDICION DE LA CALIDAD de la gestin empresaria y directiva estar dada por el nmero y la cuanta de las desviaciones ocurridas como por la interpretacin y regulacin de ellas. 19. SIST. DE COMUNICACIN/INFORMACION: para que el sist. de referencia cumpla su finalidad debe ser obtenida con cierta rapidez. De ah la necesidad de disear sist. integrados para que los datos sean confiables y tener la capacidad de impulsar decisiones correctivas. 20. INTEGRACION: la gestin de control integrado presenta las sig. Caractersticas: Oportunidad.. Creatividad.

Impulsar a la accin. Eficiencia. Totalidad. Equilibrio.

Integracin. LA ESTRUCTURA DE LA GESTION DE CONTROL.: EL CONTrol tiene que iniciarse en la cpula de la empresa, independientemente de su tamao.- El control de gestin posibilita que toda la organizacin como tal, funcione adecuadamente, para ello se deber tener en cuenta: A B C D E NIVEL TIPO DE GESTION TIPO DECISION HORIZONTE GESTION DE TEMPORA CONTROL Alta Direccin estrategia objetivos policitcas Decisiones estratgias largo,mediaNo plazo global

mando directivos superior

interrelacin investigacin funcional logstica

mediano y corto plazo

funcional

mando tcticas medio

Ej:cumplimiento corto plazo efec. Del programa

operacional

ejecutantes

operativa

Problemas del trabajo que se ejecuta

en c/momento

operarional.-

A: nivel de la organizacin B: su correspondiente tipo de gestin.C: el tipo de decisin que unifique el nivel organizativo, el tiempo y su carcter D: su horizonte temporal, o sea la medicin de los tiempos, entendindose que la fijacin de los mismos es de un fuerte contenido estratgico.E: su gestin de control, tratando de unifircar la accin desde la cspide hasta la base.Estos elementos se corresponde entre s en general pero en ciertas ocasiones funcionan de manera especfica, segn el entorno y las circunstancias que afectan a la organizacin.INSTRUMENTOS DE CONTROL DE GESTION: Instrumentos para la gestin a medio y largo plazo a) el estudio de los productos b) la planificacin de las invesiones c) la previsin financiera d) la planificacin de la organizacin . Instrumentos para gestin a corto plazo a) los presupuestos b) los estandares c) la contabilidad industrial d) el balance patrimonial e) el anlisis estadstico f) los informes operativos.No existen recetas o sistemas estandarizados aplicables a cualquier empresa.- En cada caso el empresario tiene que adoptar su propio sistema, Nuestra propuesta consiste en tener en cuenta dichas herramientas, pero disear el sist. basado en los factores claves y con el menor nmero de datos posibles.11.3TECNOLOGIAS ADMINSTRATIVAS: Administracin de la informacin. Su acceso y recuperacion.- Las computadoras, sus programas y su integracin.La administracin de la informacin es una actividad compleja y sumamente diversa.- No solo concierne al manejo de una amplia variedad de tipos de informacin (desde los datos operativos hasta el anlisis de alto nivel), sino que debe proveer tambin dichas formas de acceso a la

misma informacin (desde la simple compilacin de datos hasta el copmplejo sistema de consulta de datos).Para pasar del dato a la informacin se requiere: tomar decisin hallar incertidumbre el dato disminuye la incertidumbre Caractersticas de la informacin util oportuna veraz concisa apropiada La administrac. Consiste en responder las preguntas con un buen sistema de informacin.- Se trata de lograr el aumento de la productividad del usuario del sistema de informacin.Funciones de los componentes informtivos: captacin clasificacin transmisin almacenaje recuperacin transformacin presentacin Disear un sist. de informacin es plantear correctamente los problemas o requerimientos que estn sometidos.Estos se refieren: diseo se realizar de acuerdo a las distintas necesidades del usuario. dimensin: lo necesario versus lo posible comunicacin: (humanos y sociedades) prescindible Administracin de la informacin: almacenamiento Accesp: fsico Lgico: de datos De documentos.Fsico: clave topogrfico para llegar al lugar de la informacin.Lgico: naturaleza de la informacin.SU ACCESO Y RECUPERACON: ACCESO FISICO: es el mecanismo por el cual la informacin deseada se recupera y se la presenta fsicamente al buscador ACCESO LOGICO: es el proceso de hallar la informacin deseada.- A este le compete que informacin o clase de informac. Responde a una cuestin determinada.Distinciones bsicas Almacenamiento y acceso Consecuencia de no hacer la distincin 1.-recuperacin excesiva por el almacenamiento fcil y Barato.2.-dependencia del conocimiento personal de la infor macin.-

3.-tendencia a culpar a los interrogadores por el fraca so en la bsqueda.4.-tendencia a guardar toda la informacin cuando la situacin financiera lo permita.Acceso lgico y acceso Fsico(jerarquizacin de La informacin) 1.-preocupacin por la rpida recuperacin de todos los registros ms que por la rpida recuperacin de los registros ms importantes.2.- tendencia a encuadrar el sist. en el equipo disponi ble o a comparar el soporte fsico antes de disear la estructura lgica del sist. de informacin 1.- tendencia a emplear la tecnologa conocida de la recuperacin de datos en la recuperacin de do cumentos.2.- tendencia a simplificar la lgica de la recuperacCin de documentos.3.- tendencia a creer que la precisin propia de la recuperacin de datos puede lograrse tambin en la Recuperacin de documentos.-

Acceso a datos y acceso A documentos

Recuperacin de: DATOS: DIRECTA: responde a la pregunta del interrogador, la consulta es especfica.- Mtodo de respuesta a una conducta (quiero saber) RELACION NECESARIA: entre la consulta y la respuesta correcta.- Relacin entre el pedido formal del sistema y la satisfaccin del usuario (sist. determinstico, por que va al elemento al cual me quiero referir) CRITERIO DE RECUPERACION EXISTOSA: correccin (es correcto) de la respuesta.- Responde exitosamente el sist. a la pregunta del interrogador.DOCUMENTOS: INDIRECTA: entrega o permite unconjunto de documentos que probablemente contienen lo que el interrogador desea.- La consulta es general o temtica. RELACION PROBABILISTICA: entre la consulta y la respuesta satisfactoria (sist. no determinstico) CRITERIO DE RECUPERACION EXITOSA: utilidad.- Es subjetiva.- Satisface el sist. de consulta del interrogador.AREAS BASICAS O PRIMARIAS DE LA ADMINISTRACION DE INFORMACION: Informacin simple: recuperada Datos: recuperacin de datos (me refiero al hecho) a CARGAS Y LLAMAR.Documentos: recuperacin de textos y documentos c) CARGAR Y UBICAR.Informacin sometida a modi

Fijaciones: modificado

Datos: procesamiento de datos, es el dato o documento modificado b) PROCESAR datos Documentos: procesamiento de palabras d)PROCESAR Palabras.-

Las computadoras, los programas y su integracin.Las computadoras son instrumentos de la alta tecnologa para satisfacer las necesidades informativas del administrador.Las computadoras pueden almacenar, recuperar y procesar informacin.- Las necesidades de informacin son diversas en los distintos niveles organizacionales.- Lo mismo suceder con el efecto de la computadora. Programas: es un componente del sistema de informacin.- La computadora debe manejarse con sofware conocido como programa del sistema.Por programa se entiende a la serie de conjuntos o serie de instrumentos, mtodos o procedimientos y lenguaje que permiten usar la computadora.La eleccin del equipo debe tener en cuenta: a) la tecnologa disponible: en materia de soporte fsico (hardware) algunas de las caractersticas mnimas que deben reunir los soportes son: su costo (sumado al de los problemas de aplicacin) deben ser accesibles y compensatorios de los resultados que se obtendrn en su empleo.la velocidad del procesamiento debe ser apta para las necesidades del usuario.la representacin visual a travs de la pantalla debe ser lo ms amplia posible.las tareas de mantenimiento y preparacin deben ser rpidas y tener un costo adecuado.cuando exista razones para imaginar la futura conexin del equipo a una red de datos que proporcione informacin a distancia.- Ej.: cotizaciones de mercado) el soporte fsico deber permitir tal comunicacin.b) El sistema operativo debe: Permitir la ejecucin de una adecuada mezcla de programas.Ser de manejo fcil y aprendizaje rpido y eficiente.Prever los utilitarios imprescindibles para la administracin de discos rgidos y/o flexibles.c) Compatibilizacin de programas de aplicacin: permiten detectar las peculiaridades (lo propio de una cosa) y derivaciones especficas de la informacin: Base de datos: su objetivo es de almacenamiento centralizado de datos relacionados entre s que pueden utilizarse con distintas aplicaciones.Planilla electrnica.Procesamiento de la palabra.11.4 TECNICAS Y TIPO DE DECISION.Decidir significa entre alternativas (por eso debemos diferencias datos de informacin) buscando la mejor forma de lograr las cosas, para alcanzar los objetivos.La decisin est presente en c/fase y constituye la esencia del proceso administrativo siendo indudablemente la principal y ms difcil tarea del administrador.Tcnicas de decisin: entre las ms modernas se encuentran:

Investigacin operativa: definida como ciencia de las condiciones de la decisin.Toma Arboles de decisin., cada decisin afecta a los nudos de este rbol (cada decisin conlleva un conjunto de decisiones complementarias).- Es de tipo

cartesiana: ir de lo simple a lo complejo, por medios cientficos de soluciones ptimas para los problemas que requieren tomar una decisin por parte de los dirigentes.Teora de los Juegos: establece una jerarqua con preferencias e intensidad de las alternativas.- Fijas las probabilidades de responder en cierta forma a las situaciones que se presentan.- Ej: el ajedrez.-

Racionalidad limitada: criterio de satisfaccin suficiente.- Nunca nada es totalmente racional.- El administrador debe tener en cuenta una racionalidad restringida y no puede ejercer toda su logstica. Anlisis de riesgo: los administradores que toman decisiones en condiciones de incertidumbre deben conocer la magnitud y la naturaleza del riesgo que asumirn.Tipos de decisin: se refiere al tiempo que debe ser aplicada frente a la naturaleza, a las circunstancias que lo originan, del problema que se enfrenta.Pueden ser: CONTINGENTES: problemticas, derivan de un problema.ADAPTATIVAS CORRECTIVAS RESOLUTORIAS Segn el nvel jerrquico: GERENCIAL DEPARTAMENTAL DIVISIONAL SELECCIONAL Segn las funciones FINANCIERA COMERCIAL OPERATIVA Su aplicacin a procesos y niveles decisorios: Existe una interdependencia de los niveles decisorios.- Hay que unir los procesos de decisin a los procesos de accin, lo cual quiere decir en el tiempo y lugar donde se desarrollan los hechos.- La verdadera unificacin del proceso decisorio se evidencia en la rectitud organizativa, en sus resultados (metas alcanzadas) y sus logros (objetivos satisfechos).Al unificarse el proceso decisorio se aplica el concepto jerrquico de planes de alcances y duracin distintos.12.2 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.- LIMITES Y RELACIONES. EL SIST. ABIERTO.- LA ORGANIZACIN COMO UN SIST. ABIERTO.Lmites y fronteras: para definir lmites y fronteras hay que tener en cuenta: Puntos de corte: se trata de definir frente a una realidad qu elementos haban de pertenecer al sistema (el todo) y que aspectos de esa realidad estarn fuera del sistema.Sistema abierto es responder a: Abierto a quien o quienes (relacin externa) Con que elementos se cuenta para ello (partes, componntes, relacin interna) Para qu (finalidad o propsito) tienen que ver con la forma.-

Sntesis cuando abro un sistema necesito para operar con el mismo:

Definir el grado de abstraccin y concrecin que pueda representar a la etapa o nivel del caso.Esto quiere decir que se rijan los lmites y relaciones del sistema.- No puedo fijar relaciones si no hay lmites.Podemos decir que el lmite es la lnea que sirve para demarcar lo que est dentro y lo que est fuera del sistema.- Es lo que define al sistema.- El sist-. no debe ser ni muy amplio, ni muy reducido.- NO siempre la frontera de un sistema exite fsicamente.Las fronteras varan de acuerdo al grado de permeabilidad, las fronteras son lneas de demarcacin que pueden dejar pasar mayor o menor intercambio con el ambiente.La permeabilidad de las fronteras definir el grado de apertura del sistema en relacin al ambiente.En un sistema cerrado al definir los lmites se devine por los elementos que lo conforman.Relaciones: el sist. organizacional comparte con los sistemas biolgicos la pr4opiedad de una intensa interdependencia de sus partes, de modo que un cambio en una de ellas provoca un impacto sobre la otra.SISTEMA ABIERTO: presenta relaciones de intercambio con el ambiente, a travs de entradas y salidas.- Los sistemas abiertos intercambian materia y energa con el medio ambiente de esta forma el sistema influencia alambiente y es influenciado por el mismo.- Para sobrevivir los sistemas deben reajustarse constantemente a las condiciones del medio, por ello el sist. abierto tiene capacidad de crecimiento, cambio, adaptacin y auto reproduccin.Entradas Salidas AMBIENTE: informacin transformacin o informacin Energa procesamiento energas Recursos recursos Materiales Podemos decir que todos los sitemas son subsistemas de otros sistemas mayores por lo tanto algo es sistema desde el punto de anlisis tomado.lA organizacin como sistema abierto: muchos autores hacen analogas entre la empresa y los organismos vivos, destacando que la empresa crece en tamao por el crecimiento de las partes, ello ingiere cosas y las procesa en productos o servicios.-La empresa reacciona a su ambiente y cambia sus mercados, productos, tcnicas,etc.- Ej: el sistema contable: habr de verter su informacin al sistema informativo.La empresa es un sistema abierto por excelencia que va a operar con los recursos para conseguir resultados a tavs de una actividad que puede desarrollarse: a) la actividad propiamente dicha delente, con su carcter fsico- prodeuctivo de bienes y servicios b) la actividad administrativa que consta del proceso de datos-procesamientoinformacin-adecuacin-decisin.Los sistemas son cerrados cuando estn aislados de la influencia de las variables externas y cuando son determinsticos.- Un sistema determintico es auqel que un cambio especfico en una de sus variables producir un resultado particular con certeza.- As el sistema requiere que todas las variables sean conocidas y controlables, la eficiencia organizacional siempre prevalecer si la variable organizacional son controladas.En un sistema cerrado hay relaciones a lo sumo entre sus componentes, entre los subsistemas del sistema.-

CARACTERISTICAS DE LAS ORGANIZACIONES como sist. abierto: 1. Comportamiento probabilstica: las organizaciones son sistemas abiertos afectados por cambios en sus ambientes, denominados variables externas.- El comportamiento humano nunca es totalmente previsible.- Las pers. son complejas.2. Las organizaciones como parte de una sociedad mayor y constituda de partes menores, las organizaciones.- Son vistas como sistemas dentro de sistemas.La organizacin es un sistema social con partes independientes e interrelacionadas.- Cada organizacin est persuadida por los valores dominantes de su ambiente pero al mismo tiempo, los miembros sobrepasan sus ambientes externos y pueden afectar la estructura social y cultural.- Los miembros de una organizacin de trabajo son simultneamente miembros de muchos otros grupos.Las empresas tienen 6 funciones primarias: Ingestin Procesamiento Reaccin al ambiente Provisin de las partes Regeneracin de las partes Organizacin.-