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Llaboration de la fiche de poste

Guide pratique pour llaboration de la fiche de poste

Christine SCHMELTZ-OSCABY 40 Alle Ikinoak - 64210 Guethary tl.: 06 07 51 95 97 E-mail :chrischmeltz@yahoo.fr

SOMMAIRE
La fiche de poste : dfinition, enjeux, finalits, agents concerns, conditions de succs, procdure. Comment remplir sa fiche de poste ? Annexes : - Exemple de fiche de poste : gestionnaire des concours - Questions pour dire son travail - Verbes dactivit

La fiche de poste

Dfinition
La fiche de poste est un descriptif de la fonction exerce par un agent dans une structure donne, en prenant en compte son environnement de travail notamment le service et lencadrement ventuel. Une fiche de poste nest ni une fiche demploi ni un profil de poste. Le poste est dcrit tel quil est tenu en fonction de la mission confie. La rdaction doit donner une photographie du poste actuel et non une vision prospective ou idale.

Ses atouts
1. La fiche de poste est un outil de communication. Outil de gestion collective, la fiche de poste est un outil de communication : elle est loccasion pour chaque agent dun dialogue avec son suprieur hirarchique direct et rciproquement. Le renseignement de la fiche fait lobjet dune rflexion conjointe de l'agent et de son suprieur hirarchique direct. En effet, ils dtiennent ensemble les informations permettant dapprhender rellement toutes les dimensions du poste. Lun des enjeux est de donner des repres partags sur la fonction attendue par ltablissement. 2. La fiche de poste est un outil de clarification. Elle permet non seulement la clarification des responsabilits de chacun sur des missions explicites mais aussi la clarification du mode dorganisation ncessaire pour une meilleure dclinaison des missions du service. 3. La fiche de poste est un outil facilitant le bilan de lactivit et la dfinition dobjectifs. Parler ensemble du travail, partir du cadre quest la fiche de poste, permet de faire un bilan de lactivit, de voir apparatre des difficults et de dfinir des objectifs.

Ses finalits
Pour lagent Elle permet de : communiquer avec son suprieur hirarchique sur son poste et faire connatre lensembles des activits quil effectue et ses contraintes, avoir avec lui une discussion sur les volutions souhaitables de son poste, amliorer la connaissance du service et lappartenance un service,
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prendre en compte le besoin de chaque personnel dtre partie prenante et responsabilis dans son activit professionnelle.

Pour le service Elle favorise la formalisation des situations de travail de chaque agent, une meilleure connaissance des contributions de chacun, lamlioration de lorganisation du travail, la reconnaissance de limportance du rle de lencadrement, lmergence des projets de service.

Recommandations succs

et

conditions

de

La fiche de poste doit exister pour chaque agent. Elle est conue par le suprieur hirarchique et son collaborateur et en liaison avec ses collgues. Elle est rdige dans le cadre global des missions du bureau, du service et la rpartition des activits de chacun. De fait, ce nest pas une pice confidentielle. Elle est rdige de manire rigoureuse. La description du poste doit pouvoir informer de faon complte un lecteur qui ne connatrait pas le rle de lagent au sein de linstitution. Elle doit tre prcise tout en tant concise. Il ne sagit pas de tout dire mais de slectionner et hirarchiser les activits essentielles. Elle est volutive : date et priodiquement ractualise, notamment au cours de lentretien dvaluation. Elle est valide par le chef de service.

La procdure
Le suprieur hirarchique explique collectivement les enjeux et la mthodologie de la fiche de poste. Dans un premier temps, l'agent et son suprieur hirarchique direct prparent individuellement la rdaction de la fiche de poste. Puis, ils mettent en commun leur projet de fiche de poste lors d'un entretien. Leur rflexion commune dbouchera sur un document quavalisera le suprieur hirarchique direct par sa signature et que l'agent cosignera.

Comment rdiger sa fiche de poste ?

Comment rdiger sa fiche de poste ?

RENSEIGNEMENTS RELATIFS AU POSTE


Intitul du poste: Indique le nom couramment utilis pour dsigner le poste

Exemple :
Secrtaire dadministration

RENSEIGNEMENTS RELATIFS L'AGENT


Nom patronymique, nom marital, prnom, statut, corps, catgorie (A, B ou C), grade, entit, affectation : Cette partie a pour but didentifier la personne affecte sur le poste, signataire de la fiche et son statut au jour de la validation de la fiche. Elle est remplie par ladministration.

RENSEIGNEMENTS RELATIFS AU SERVICE


MISSION PRINCIPALE DU SERVICE ( remplir par le chef de service) : Dfinit en une seule phrase le rle, la raison dtre ou la finalit du service au sein de ltablissement. Rpond aux questions : Pourquoi linstitution a-t-elle ressenti le besoin de crer un tel service ? Pour satisfaire quels besoins essentiels ? Autrement dit A quoi et qui le service est-il utile en priorit ? .

Exemple :
Assurer la prise en charge des aspects logistiques de la fonction de direction. COMPOSITION DU SERVICE Prcise le nombre dagents du service. Ex : 2 personnes (1,8 temps pleins) POSITIONNEMENT DE LAGENT DANS LORGANIGRAMME DU SERVICE Prcise qui est (le) ou (les) responsable(s) hirarchique(s) direct(s) (N+1) ainsi que le chef de service (N+2). Prcise, dans le cas dun poste dencadrement, qui sont les collaborateurs (N1, N2, N3..).

Exemple :
Mme Xest place sous la responsabilit de Mr Y.et de Mme .Z. (Principal et Principal adjoint)

RENSEIGNEMENTS RELATIFS AUX MISSIONS DU POSTE


LA FICHE DE POSTE : L'ARCHITECTURE DU POSTE

MISSION GLOBALE

MISSION 1

MISSION 2

Activits

Activits

Activits

Activits

MISSION GLOBALE
Dfinit le poste tenu par la personne, sa contribution la finalit du service. La mission principale se rsume en une seule phrase compose : (1) dun verbe dimpact (assurer, garantir, contribuer, participer), prcisant le niveau plus ou moins direct de responsabilit du poste dans la production du rsultat ; (2) dun domaine principal de rsultat sur lequel le poste exerce une responsabilit totale (assure, garantit) ou partielle (contribue, participe) .

Exemple:
Contribuer la prise en charge des aspects logistiques de la fonction de direction

MISSIONS ET ACTIVITES
MISSIONS : La mission principale se dcline en plusieurs missions (de 2 5). La syntaxe et le vocabulaire sont les mmes que pour la mission principale (verbe dimpact, grand domaine de rsultat). Un poste dencadrement comporte au moins une mission tourne vers lquipe et le dveloppement professionnel des agents. La mission se dcline en plusieurs activits. ACTIVITS : Indiquent ce que la personne fait rellement dans son travail. Elles sont exprimes en verbe daction (concevoir, dvelopper, conduire, conseiller, rparer, construire, informer, animer, former). Quand cela est possible, il est souhaitable : de les quantifier, de manire donner une reprsentation de limportance de chaque activit dindiquer leur priodicit dexcution.

Exemples :
Mission : Assurer la gestion administrative et pdagogique des lves. Activits : Vrifier les documents dinscription, les trier et les classer. Enregistrer informatiquement les inscriptions. Classer, mettre jour et archiver les dossiers des lves. Distribuer, recenser et saisir les dossiers de bourses. Enregistrer informatiquement les inscriptions aux examens. Distribuer les relevs de notes du Brevet et les diplmes. Enregistrer informatiquement les vux dorientation des lves. Rclamer ou transmettre les dossiers des lves changeant dtablissement. Elaborer des documents daide la gestion des lves. Mission : Contribuer au secrtariat et laccueil. Activits : Mettre en forme les courriers du chef dtablissement et de ladjoint. Transmettre aux intresss les courriers administratifs, ou personnels, les circulaires ou convocations et autres documents. Assurer laccueil physique et tlphonique de ltablissement. Afficher les absences des professeurs. Assurer les tches prioritaires de sa collgue en cas dabsence de cette dernire. * (Eventuellement, donner une indication des priodes et du nombre de dossiers traits).

CONTRAINTES ET DIFFICULTS DU POSTE


Dfinit les contraintes du poste, ses astreintes, ses risques, ce qui est ennuyeux ou pnible raliser (ex : contraintes de temps, de surcharge de travail pour une priode donne, caractristiques particulires lies aux conditions de travail).

Exemples :
Variation importante de la charge de travail au cours de lanne avec une accumulation en dbut et fin danne. Nombreuses interruptions dans le travail (lves, parents, professeurs, autres personnels), do la difficult de rester concentre. Augmentation considrable de laccueil tlphonique en fin danne scolaire.

RENSEIGNEMENTS RELATIFS AUX COMPETENCES REQUISES


Indique lensemble des SAVOIRS, SAVOIR-FAIRE et SAVOIR-FAIRE COMPORTEMENTAUX (savoir tre) ncessaires lexcution optimale des activits lies au poste. Permettent de dceler ensemble les besoins en formation et de dfinir des objectifs de progrs dans loccupation du poste. Dans la plupart des cas, afin de ne pas alourdir la liste, il est conseill de se limiter aux comptences critiques (les connaissances, les savoir faire et les savoir faire comportementaux rputs indispensables).

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On peut distinguer trois sortes de comptences : Le SAVOIR : lensemble des connaissances thoriques et pratiques. De quelles connaissances principales a besoin lagent ?

Exemples :
Connatre le fonctionnement dun collge. Connatre la structure et le fonctionnement pdagogiques du collge J Ch Le SAVOIR-FAIRE technique et mthodologique : mise en uvre dun savoir ou dune habilet spcifique pour une ralisation spcifique. Que doit-il tre capable de faire ?

Exemples :
Savoir utiliser les logiciels Word, Excel, les applications GEP, Bourses et DNB. Savoir chercher linformation et la mettre en application. Savoir mettre en uvre les techniques de rdaction et de mise en page du courrier administratif. Savoir tre rigoureux et mthodique, disponible dans les moments de pointe. LE SAVOIR-FAIRE COMPORTEMENTAL : Ensemble dattitudes et de comportements attendus dans une situation donne. Quelles sont les faons souhaitables dagir?

Exemples :
Savoir couter son interlocuteur, analyser sa demande, y rpondre de manire courtoise. Savoir prendre des initiatives, et se fixer des priorits. . On classe dans les savoir-faire comportementaux : Les comportements sociaux et professionnels : Savoir simpliquer dans un travail de groupe, savoir simpliquer dans un travail en rseau, savoir animer un groupe de travail, savoir animer une runion, savoir sadapter aux changements rapides, savoir grer son stress, savoir tre prcis et rigoureux, savoir tre organis et mthodique, savoir prendre des initiatives. Les attitudes relationnelles et de communication : Savoir couter, savoir communiquer en public, savoir tablir une relation de confiance avec ses interlocuteurs, savoir coordonner ses activits avec celles de ses collgues, savoir prsenter un projet, savoir argumenter, savoir ngocier en situation de crise, savoir grer un conflit Les attitudes thiques : Savoir respecter la confidentialit, savoir respecter lusager.

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ANNEXES :
Exemple Questions pour dire son travail Verbes dactivit

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Exemple
FICHE DE POSTE DUN GESTIONNAIRE DES CONCOURS
IDENTIFICATION DU POSTE Intitul du poste Nature du poste Gestionnaire des concours de recrutement des personnels enseignants du second degr, dducation et dorientation Administration IDENTITE DE LAGENT Nom-prnom Statut, corps, catgorie, grade M. X Personnel de catgorie C, adjoint administratif PRESENTATION DU SERVICE ( remplir par le N+1) Mission principale du service Composition du service (effectif) Positionnement de lagent dans lorganigramme du service Assurer lorganisation des concours nationaux et acadmiques 11 agents Mr X est plac sous la responsabilit du chef de bureau Mr

MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE Mission principale, raison dtre ou finalit du poste Missions et activits du poste Contribuer lorganisation et au droulement des preuves des concours de recrutement des personnels enseignants (CAPES, Agrgation, Capes), dducation et dorientation. Mission : Assurer laccueil et linformation du public - Prparer et transmettre les avis douverture des concours ; - Traiter les demandes dinformation des candidats ; - Traiter les demandes dinscription hors dlais. Mission: Contribuer lorganisation et la logistique des preuves crites des concours - Mettre en uvre les procdures dinscription ; - Dterminer le nombre de centres pour y affecter les candidats selon les concours ; - Prparer les convocations et besoins en papeterie ; - Organiser la surveillance des preuves ; - Prparer les centres ; - Prparer les sujets.

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Mission : Contribuer au bon droulement des preuves et la prparation de leur suivi - Rpartir les sujets dans les centres ; - Superviser le droulement des preuves ; - Assurer la gestion de laprs concours; - Prparer la logistique dorganisation de ladmission (recevabilit des dossiers aprs les rsultats de ladmissibilit et envoi Paris); - Elaborer les bilans statistiques des concours. Intrts, contraintes, difficults du poste Deux contraintes gnrent une forte pression et obligent une trs grande disponibilit certains moments : -Lobligation de rsultats et le respect des contraintes temporelles (le bon droulement des preuves, labsence de contentieux, le respect exact du calendrier) ; - La dimension cyclique des activits (avec des priodes trs forte charge de travail).

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COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE

Les savoirs : Profil du poste Connatre les documents supports de la rglementation et leurs principes dutilisation ; Connatre les rgles fondamentales de lorganisation des concours enseignants ; Connatre les tablissements de lacadmie (ainsi que les centres louer), leur implantation, leur mode daccs; Connatre les principes de prparation des centres dexamen ; Connatre les principes de scurit lis lorganisation dun concours. Les savoir-faire : Savoir appliquer la rglementation ; Savoir mettre en uvre les techniques de rdaction dun courrier administratif, dune note dinformation ; Savoir utiliser lapplication OCEAN ; Savoir utiliser le serveur Internet des concours ; Les savoir-faire comportementaux : Savoir tre organis et mthodique ; Savoir ngocier en situation de crise ; Savoir respecter la confidentialit ; Savoir grer son stress et tre ractif.

Date et signature de lagent :

Date et signature du suprieur immdiat de lagent :

Date et signature du suprieur hirarchique :

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Questions pour dire son travail


Description des activits
Il sagit damener le collaborateur prsenter, dcrire ses activits partir dlments trs concrets tout en mettant en vidence les points-cl de sa situation de travail en se centrant sur ce qui fait la particularit, lessentiel et lutilit de sa contribution et galement les difficults quil rencontre. Il est souvent recommand de commencer par les activits, voire les tches pour aller vers les missions et la mission principale. Quelques questions titre dexemple En quoi consiste votre travail ? Pouvez- vous me dcrire une journe de travail ? Pouvez-vous dcrire les aspects principaux de votre travail ? Quelles sont les activits qui vous prennent le plus de temps ? Quels sont les aspects que vous prfrez ? Pourquoi ? Que faites-vous en priorit ? Pourquoi ? Y a til des cycles ? Quelles sont leur nature et leur frquence ?

Description des missions


Quelques questions titre dexemple A qui et quoi votre poste est-il utile en priorit ? Et pour quoi faire ? Quel est le domaine principal de rsultat ? Quelles sont les contributions (services ou produits) que vous fournissez chacun de vos clients (internes ou externes) ? Pourquoi linstitution a-t-elle ressenti le besoin de crer un tel poste ? Pour satisfaire quel besoin essentiel ?

Place du poste dans lorganisation


Quelques questions titre dexemple De qui dpendez-vous dans linstitution ? Sous la responsabilit de qui tes vous..? De qui tes-vous responsable ? Comment sarticulent vos activits par rapport celles de vos collgues au sein du bureau, du service ? Sont-elles bien dlimites ? Y a-t-il des recoupements ? A quels moments ? Quels sont les avantages, les inconvnients de ses recoupements ?

Intrts, Contraintes et difficults du poste


Quelques questions titre dexemple Que faut-il aimer pour se raliser, pour se sentir bien dans ce poste ? Quelles sont les difficults que vous rencontrez dans votre travail ? Comment parvenez-vous rsoudre ces difficults ?
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Profil de poste
Quelques questions titre dexemple Quelles sont les principales connaissances ncessaires pour mener bien le poste ? Que faut il savoir, savoir faire pour tre laise dans votre poste ? Si javais vous remplacer quelles sont les principales comptences que je devrais mettre en uvre ou dvelopper ? En terme de connaissance thorique ou pratique, en terme de savoir-faire technique ou mthodologique, et en terme de savoir-faire comportemental ?

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Verbes dactivits
DECIDER Arrter Choisir Conclure Dterminer liminer Fixer Opter Rgler Rsoudre Trancher DIRIGER Animer Commander Conduire Dfinir Dlguer Guider Impulser Inspirer Instituer Manager Piloter Prsider CHERCHER Analyser Calculer Consulter Enquter tudier Examiner Exprimenter Observer Prospecter Rechercher Sapproprier Sonder FORMER Animer Apprendre Conduire Dvelopper duquer Entraner veiller Instruire Sensibiliser Transformer GERER ORGANISER CONTRLER Apprcier Amnager Estimer, Enquter Anticiper prvoir, engager, prouver Arranger liquider, valuer Collaborer mandater, Examiner Coordonner contrler, vrifier, Mesurer Distribuer tablir, lister, Superviser tablir payer, reverser, Surveiller quantifier, tablir Mettre en place Tester Planifier des statistiques, Valider Prparer suivre des Vrifier Programmer crdits, des Rpartir paiements... Structurer CRER DVELOPPER NGOCIER Acheter Accrotre Adapter Arbitrer Amliorer Amliorer Argumenter Augmenter Concevoir Commercialiser Commercialiser Construire Conclure Dclencher Dcouvrir Consulter largir laborer Convaincre tendre Imaginer Dmontrer tudier Innover Persuader Implanter Inventer Placer Lancer Renouveler Proposer Progresser Transformer Slectionner Promouvoir Trouver Vendre COMMUNIQUER PRODUIRE Appliquer Dialoguer Effectuer Discuter laborer changer Excuter couter Faire Exprimer Raliser Informer Suivre Interviewer Utiliser Ngocier (et toutes Partager activits Rdiger Rendre Compte caractre rptitif, base Renseigner dune Transmettre technicit).

ADMINISTRER Classer Compter Enregistrer tablir Garantir Grer Inventorier Ranger Recenser Rgir Rpertorier Suivre CONSEILLER Aider Clarifier Comprendre Diagnostiquer clairer couter Guider Inciter Orienter Prconiser Proposer Recommander

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