BALANCED SCORECARD La visin y la estrategia de negocios dictan el camino hacia el que deben encaminarse los esfuerzos individuales y colectivos

de una empresa. La definicin de estrategias por naturaleza es complicada, pero la implementacin de la misma representa el mayor obstculo en la mayora de las ocasiones. El reto corresponde en identificar exactamente lo que debe monitorearse, para comunicar en todos los niveles de la empresa, si se estn alcanzando las estrategias a travs de acciones muy puntuales. Balanced Scorecard es la principal herramienta metodolgica que traduce la estrategia en un conjunto de medidas de la actuacin, las cuales proporcionan la estructura necesaria para un sistema de gestin y medicin. El acceso a los principales almacenes de informacin brinda la posibilidad de presentar los resultados de desempeo y entender por qu estn dndose esos resultados. BENEFICIOS: El Balanced Scorecard induce una serie de resultados que favorecen la administracin de la compaa, pero para lograrlo es necesario implementar la metodologa y la aplicacin para monitorear, y analizar los indicadores obtenidos del anlisis. Entre otros podemos considerar las siguientes ventajas: Alineacin de los empleados hacia la visin de la empresa. Comunicacin hacia todo el personal de los objetivos y su cumplimiento. Redefinicin de la estrategia en base a resultados. Traduccin de la visin y estrategias en accin. Favorece en el presente la creacin de valor futuro. Integracin de informacin de diversas reas de negocio. Capacidad de anlisis. Mejora en los indicadores financieros. Desarrollo laboral de los promotores del proyecto.

APLICACIN EN INSTITUCIONES PBLICAS 1. PLANEACIN ESTRATGICA. La administracin estratgica significa, administracin orientada hacia objetivos generales sistmicos de la organizacin a largo plazo. La administracin estratgica busca el comportamiento que tienda a la consecucin de resultados globales de la organizacin. La alternativa que plantea la planeacin estratgica consiste en un anlisis del entorno (Factores econmicos, sociales, legales, ambientales, culturales, etc.). La planeacin estratgica permite hacer un anlisis de la misin, propsitos, valores y estrategias para el

cumplimiento de los objetivos estratgicos, la obtencin de resultados y el grado de satisfaccin de las necesidades de los usuarios.

FIGURA 1

2006

2011

Con la planeacin estratgica, es posible responder a determinadas circunstancias del ambiente organizacional. El proceso de planeacin estratgica, involucra intencionalmente el fijar metas y desarrollar los instrumentos para lograrlas. En la planeacin estratgica un sistema de indicadores y metas es un factor clave, ya que permite la estandarizacin de datos, la medicin de objetivos, su revisin y su posterior evaluacin; todo ello dentro de un proceso sistemtico permanente de revisin, control y mejora continua (Figura 1). Para algunos autores la planeacin estratgica tiene tres formas de abordarse: 1) Largo plazo (5 a 10 aos), se definen las estrategias para alcanzar la visin (fines) del futuro de la organizacin. Estas estrategias tienden a conseguir cambios estructurales deben contemplar medidas radicales que modifiquen la estructura de la organizacin). 2) Mediano plazo (3 a 5 aos), se establecen metas considerando el plan de largo plazo y se realizan las proyecciones que permitan el cumplimiento de medidas para alcanzar esas metas. 3) Plan anual, en este plan se hace un detalle del primer ao de los planes de mediano y largo plazo con metas concretas.

2. LA ADOPCIN DE LA PLANEACIN ESTRATGICA EN LA UNIVERSIDAD. Con la necesidad de dar respuesta al impulso crtico de la ciudadana buscando las mejores oportunidades de desarrollo de la regin, la Universidad Nacional elabor su primer Plan de Desarrollo 1988 1993 utilizando la metodologa de la planificacin estratgica. A posteriori, elabor el Cuarto Plan Quinquenal de Desarrollo 2006 2011, vigente al momento, con el propsito de mejorar los procesos de formacin, investigacin, evaluacin y vinculacin con la colectividad, cumpliendo con la Ley de Eduacin Superior y ms elementos del marco jurdico.

3. ASPECTOS RELEVANTES DEL PLAN ESTRATGICO. La elaboracin o actualizacin de un plan estratgico requiere que se sigan los procedimientos sealados en la Figura 2, observndose la inclusin de los indicadores de gestin o control.

Visin.- Es la imagen que la organizacin tiene respecto de s misma y de su futuro. Es el acto de verse en el tiempo y el espacio. La visin pretende establecer una identidad comn en los propsitos de la organizacin, para orientar el comportamiento de los miembros frente al futuro que desea construir. Misin.- De una organizacin es la razn de su existencia. Es la finalidad o motivo de creacin de la organizacin, y a la que debe servir. La misin responde a tres preguntas bsicas: Quienes somos? Qu hacemos? Porqu hacemos lo que hacemos?. LNEAS ESTRATGICAS DE ACCIN: Mejoramiento de la calidad y pertinencia social de los programas de formacin existentes en los diferentes niveles y modalidades. Mejoramiento de la formacin cientfica tcnica y de las competencias de los docentes en el modelo pedaggico del SAMOT. Desarrollo de la infraestructura de aulas, laboratorios, talleres, bibliotecas y otros medios indispensables para optimizar los procesos de formacin. Formulacin y ejecucin de proyectos de investigacin articulados a las lneas de investigacin desarrollo. Fortalecimiento de la capacidad de investigacin de los docentes. Desarrollo de los mecanismos de gestin para la investigacin. Implementacin y consolidacin de Centros de Transferencia Tecnolgica y de Centros Especializados para incidir en los procesos de desarrollo local regional nacional.

OBJETIVOS ESTRATGICOS Los objetivos son resultados especficos que se pretenden alcanzar en determinado periodo. Los objetivos estratgicos se enfocan a largo plazo. Es decir entre 2 a 5 aos, o ms. Por tanto se puede decir que, los objetivos estratgicos son objetivos organizacionales amplios y genricos extendidos a largo plazo. Los objetivos se plantean para alcanzarlos en le periodo 2006 a 2011. 4. CUADRO DE MANDO INTEGRAL, HERRAMIENTA DE MEDICIN Y MEJORA CONTINUA. Contar con un plan estratgico en la gestin de una organizacin como el caso de una universidad en el que estn definidos la visin, misin y objetivos estratgicos a lograrse en un determinado periodo, ya no es suficiente, se necesita contar con herramientas sistmicas que ayuden a monitorear la implementacin y seguimiento del plan estratgico y controlar sus resultados a travs de indicadores.

En el CMI los diferentes indicadores (financieros y no financieros) han de formar una serie de objetivos y medidas claramente vinculados y coordinados, ya que deben reflejar las relaciones causales (causa efecto) tendientes al logro de los objetivos de la organizacin. El CMI es ms que un sistema de medicin tctico u operativo, las organizaciones innovadoras lo estn utilizando como un sistema de gestin estratgico, para gestionar sus estrategias a largo plazo, es decir, para llevar a cabo procesos de gestin decisivos tales como: Aclarar y traducir la estrategia para transformar la misin en visin. Comunicar y vincular los objetivos estratgicos e indicadores. Planificar, establecer objetivos y alinear las iniciativas estratgicas. Incrementar la realimentacin y formacin estratgica.

El CMI permite a los directivos y administradores de una universidad de carcter social, observar a la organizacin desde cuatro perspectivas importantes para lo cual debemos preguntarnos lo siguiente: Cmo nos ven los estudiantes? Cmo nos ve la sociedad? Podemos continuar mejorando los procesos y creando valor? En qu debemos ser los mejores?

Por consiguiente, el CMI mide la actuacin de la organizacin desde cuatro perspectivas equilibradas: Los estudiantes, Las finanzas, Los procesos internos, y La formacin y crecimiento.

Un CMI debe ser claro y sencillo, y utilizar un nmero limitado de indicadores, para ello han de seleccionarse intentando que tengas una serie de caractersticas: ser adecuados al objeto de medicin; que no den lugar a interpretaciones heterogneas, ser objetivos; que tengan un costo de obtencin aceptable; que sean estratgicos; y, sensibles para identificar variaciones pequeas. A. PERSPECTIVA DEL CLIENTE (ESTUDIANTE): se orienta a trabajar estrategias en la satisfaccin, adquisicin, retencin y en la entrega de beneficios continuos al estudiante, para tener una creciente participacin en los beneficios sociales. Tambin permite identificar y medir en forma explcita las propuestas de valor agregado. Los indicadores de esta perspectiva, por ejemplo podrn ser los siguientes: Satisfaccin del estudiante Satisfaccin ciudadana Retencin de estudiantes Estudiantes aprobados vs. Estudiantes matriculados. Incremento de nuevos estudiantes Valor agregado al estudiante

B. PERSPECTIVA FINANCIERA:

Se orienta a trabajar estrategias en la mejora de ingresos, en la eficiencia del uso de los fondos y en los retornos (reposicin) y manejo de activos. A continuacin algunos ejemplos de indicadores: Ingresos por estudiante Gastos operativos por estudiante Gastos administrativos por estudiante Gastos de investigacin en relacin a los gastos totales. Liquidez Monto de inversin en relacin a los gastos de operacin. Porcentaje de crecimiento de ingresos Prdidas econmicas

5. LA IMPLANTACIN DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL (CMI) EN LA UN. Como se mencion anteriormente, existe una relacin ntima entre la estrategia y el CMI. Por esta razn, el proceso de diseo e implantacin debe empezar con la decisin y la colaboracin de la alta direccin. El proyecto tiene que estar en las manos de un responsable coordinador que lleve a cabo las tareas de coordinacin e integracin del esfuerzo del equipo de alta direccin. El camino con ms xito empieza con un CMI implantado a toda la organizacin, que despus se va adaptando a cada divisin, departamento y puesto de trabajo. 6. COMENTARIOS DE PRECAUCIONES DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL (CMI). Se deben tener en cuenta algunas precauciones en la implantacin del CMI: a. El CMI no es una herramienta para seleccionar la estrategia. Si la estrategia no esta bien diseada, no importa que tan bien se haga o ejecute el CMI. b. El CMI s es una herramienta para describir y evaluar el cumplimiento de la estrategia, mediante la seleccin de los objetivos estratgicos, las acciones fundamentales y los resultados esperados, con base en relaciones causa efecto. c. Los CMI permiten una visin concreta de la organizacin sobre lo que se quiere lograr y cmo. Se enfocan los esfuerzos y recursos de una organizacin a la obtencin de los resultados deseados de corto y largo plazo. d. Las prioridades estratgicas acompaadas de un CMI le darn a la organizacin una precisin sobre cul es el alcance y cmo conducir su estrategia. 7. ARBOL CAUSA EFECTO DE OBJETIVOS PARA LA UNIVERSIDAD NACIONAL. El principal objetivo del CMI esta en el alineamiento del plan estratgico con las acciones operacionales de la organizacin, por medio de las siguientes acciones: Esclarecer y traducir la visin de la organizacin en las diferentes estrategias, debiendo para esto considerarse las estrategias de las diferentes reas del conocimiento

en estrategias especficas. Tales objetivos deben ser concatenados en un diagrama simple que muestra la relacin causa efecto en las diferentes perspectivas de la organizacin: estudiantes, financiera, procesos y aprendizaje y crecimiento (mapa estratgico). Para cada objetivo deben ser identificados los indicadores de desempeo, para que sea simple y rpida la medida del desempeo y que el anlisis de la gestin administrativa de la organizacin sea menos subjetivo. Los objetivos e indicadores sern transmitidos a la organizacin de diversas maneras: reuniones, estafetas, contactos personales y otros. La comunicacin sirve para mostrar a todo el personal los objetivos que deben ser alcanzados.