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Sistemas de gestin y gestin Integrada.

Definicin Integrado: conjunto formado por la estructura de la organizacin, las responsabilidades, los procedimientos, los procesos y los recursos que se establecen para llevar a cabo la gestin integrada de sistemas. (planificacin de los procesos, documentacin unificada, sistema nico de medicin de la gestin, auditorias integrales de la gestin, revisin integral del desempeo del sistema evaluando las distintas perspectivas de la organizacin.) Razones para la existencia SG: satisfacer las necesidades de las partes interesada, proveer un orden que facilite el funcionamiento de la organizacin. Razones para integrar sistemas de gestin: hacer ms eficiente la gestin de los procesos, facilitar la admon de los procesos orientada a los objetivos, reducir cotos por documentacin o actividades repetidas, optimizar tiempo de los procesos, apoyar el desarrollo de la cultura organizacional, mejorar actividades de planeacin, auditoria. Tipos de sistemas de gestin: permiten comprender mejor los fenmenos que se presentan en las organizaciones. Por su finalidad: propsito de los directivos pretenden alcanzar por medio de su gestin. Segn su funcin: segn la tarea central que cumplen. (sistema de control, sis, financiero, sis de costos, sis mercadeo. Concepto de gestin integrada Los sistemas no son perfeccionados siguiendo una receta, sino a travs de un proceso constante de experimentacin iterativa, medicin y adaptacin la cual se denomina gestin integrada, Una forma prctica de aplicar el concepto de gestin integrada es el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar). EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Y EL ENFOQUE DE GESTIN POR PROCESOS Diagrama de relacin: es una herramienta utilizada en la fase de la planificacin general del ciclo de mejora de la calidad. Esta herramienta ayuda a desarrollar un contexto lgico para datos, explorando e identificando las relaciones causales existentes entre estos elementos. Las partes interesadas de la organizacin son los diferentes grupos afectados o beneficiados por los resultados, acciones y desempeo de la empresa, esto incluye entre otros a los socio, clientes, empleados, proveedores, instituciones, y comunidades. Un objetivo es algo ambicionado o pretendido por una organizacin, veamos los objetivos de las partes interesadas. (socios, accionistas, junta directiva --- incrementar el valor econmico de la organizacin; Clientes --- productos y servicios que satisfacen sus necesidades; empleados --- bienestar laboral; proveedores --- relacin de negocios beneficiosa; sociedad --- desarrollo y proteccin del medio ambiente. Proceso: Serie de actividades coordinadas y repetibles, que emplean unos recursos de la organizacin para la transformacin de unas entradas en salidas que generan un valor para un cliente o mercado. Enfoque de gestin por procesos: es conducir o administrar efectivamente las actividades, interrelaciones y recursos de una organizacin concentrndose en el valor agregado para el cliente y las partes interesadas. Eliminar las barreras entre las diferentes unidades funcionales y unificar su enfoque a las principales metas de la organizacin. Esto tambin incluye la manera apropiada de administrar las interfaces entre los procesos (la organizacin gestione cada proceso como una nica unidad). La gestin por procesos puede presentar los siguientes inconvenientes: (Predominio de los objetivos de un rea por encima de los de la organizacin, Escasa comunicacin entre reas lo cual dificulta la coordinacin, Competencia malsana entre reas por los recursos, Enfoque a complacer a la jerarqua por encima de los intereses de la organizacin o sus clientes. Caracteristicas de una organizacin por procesos (Enfoque sistmico orientado a los resultados de los procesos y del sistema): Vinculo entre la visin y los objetivos estratgicos con los procesos crticos; identificacin y mejora de los procesos crticos del negocio; diseo de la organizacin y sus actividades en funcin de los objetivos y buscando crear valor agregado; medicin de los resultados de la organizacin y de los procesos con base en los objetivos; salarios e incentivos fijados segn los resultados de los procesos, el logro de los objetivos y el cliente; los importante es el resultado de todo el sistema por encima de los resultados individuales. (orientacin al cliente interno y externo): organizaciones que identifican y satisfacen los requisitos de los clientes y buscan con agilidad superar sus expectativas; prima los intereses del cliente sobre la jerarqua. (Integracion de proveedores): Proveedores considerados parte de la cadena de creacin de valor de la organizacin, que son involucrados en las actividades de planeacin y apoyados para la mejora del desempeo. (Mayor comunicacin interna): definicin de interacciones (entradas y salidas) de los procesos, lo cual facilita la comunicacin interna; diseo de actividades del proceso a travs de la estructura funcional, sin generar problemas entre areas; mecanismos de relacin y comunicacin entre procesos que rompan las barreras de la estructura funcional; difusin de las directrices, requisitos del cliente y partes interesadas y de los resultados de la gestin a toda la organizacin; Combina operaciones centrelizadas con desentralizadas. (menos jerarqua y mas flexibilidad en la estructura): estructura flexible y menos formal; menos jerarqua y los procesos crticos del negocio son inde pendientes de las unidades funcionales. Se eliminan las barreras para que el trabajo se realice donde se necesita. Mayor contacto a los niveles jerarquicos; varios trabajos combinados en uno, para que los empleados asuman la responsabilidad por cumplir los requisitos del cliente. (Flexibilidad en el diseo de las actividades del proceso con nfasis en el valor agregado): diseo y estandarizacin con la participacin de quieres realizan las actividades; los pasos de proceso siguen la secuencia natural sin afectarse por factores polticos internos; bsqueda permanente para reducir la variacin; nfasis en el autocontrol; rediseo del proceso buscando valor agregado. (gestin de competencias y toma de conciencia): bsqueda del aprendizaje permanente y del desarrollo de las personas; se asigna a un lder la responsabilidad global sobre el proceso; gestin participativa que empodera los niveles operativos mediante mayor entrenamiento, responsabilidad y autoridad; mayor compromiso de los empleados y capacidad de toma de decisiones; empleados conscientes de qu lugar ocupa su trabajo en el proceso y su impactos en los objetivos. Si hay problemas son del proceso y no de las personas; coordinacin del trabajo en equipos multidisciplinarios para la mejora; mayor polivalencia del personal lo cual da ms flexibilidad. (nfasis en la mejora continua): bsqueda permanente de mejoras en los procesos de la organizacin, que tengan impacto real en los objetivos y la estrategia de negocio; aplicacin sistemtica de benchmarking, uso de herramientas tecnolgicas para apoyar el proceso y realizarlo con mayor eficiencia y eficacia. LA PLANEACIN ESTRATGICA EN EL SISTEMA DE GESTIN Definicin de planeacin: La planeacin es una de las actividades de la gestin la cual consiste en establecer los objetivos y procesos necesarios para lograr los resultados de acuerdo con los requisitos de las partes interesadas y las polticas de la organizacin. Consiste en pensar y construir un futuro para la organizacin en un entorno cambiante, definiendo que se quiere lograr y como, conociendo las capacidades internas y adaptndose. Incluye entre otros: Establecimiento de planes para alcanzar los objetivos, Identificacin y desarrollo de ventajas competitivas, Seleccin y organizacin de los negocios, Reaccin a los cambios del entorno, En un sistema de gestin integral la planeacin estratgica considera no slo los aspectos financieros y de mercadeo, sino tambin aquellos relacionados con la calidad, seguridad, medio ambiente y otras partes interesadas. Ventaja competitiva: conjunto de elementos y factores que permite a la empresa tener una mayor rentabilidad que sus competidores. (Diferenciacin): desarrollar valores agregados para el producto o servicio mediante mercadeo, diseo, innovacin, calidad, tecnologa o eficacia superior, que son valoradas por el cliente y por las cuales est dispuesto a pagar un precio superior generando un mayor margen. (Liderazgo en costos): lograr un mayor margen de rentabilidad con unos precios promedio del mercado, mediante la construccin de una estructura de costos inferior a los de la competencia, mediante economas de escala, capacidad de produccin, tecnologa de la informacin, disponibilidad de materias primas e insumos y negociacin en las compras. (La innovacin de valor): es creada en la regin donde las acciones de la compaa afectan favorablemente la estructura de costos y la proposicin de valor para los clientes. Los ahorros de costos se logran eliminando y reduciendo factores con base en los que las empresas del sector compiten. El valor para el cliente se eleva aumentando y creando elementos que la industria nunca ha ofrecido. Paulatinamente los costos se reducen an ms a medida que aumentan las ventas al ofrecer ms valor a los clientes. Misin: Expresin formal de la definicin y propsito de la organizacin. Puede dar respuesta a preguntas como: En que mercado se opera? Cules son las necesidades atendidas por la organizacin? Cmo se atienden las necesidades del mercado? Qu distingue a la organizacin de sus competidores?. Debe ayudar a orientar la toma de decisiones sobre productos, proyectos y mercados. Visin: futuro esperado de la organizacin en el mediano y largo plazo. Debe servir de gua para el establecimiento de los objetivos de la organizacin. Planes de accin o programas de gestin: Los planes son documentos que especifican como llevar a cabo las actividades para alcanzar los objetivos. Indicadores de gestin: Los objetivos pueden incluir una forma de medicin en su enunciado o hacerse medibles mediante indicadores de gestin, es decir razones matemticas para evaluar su desempeo. Cuadro de mando integral (Balanced Scoredcard) Herramienta gerencial para traducir la estrategia a un conjunto de indicadores que hacen el balance entre la medicin de los resultados y los inductores que los generan.

Ejemplo sistemas de gestin intregado. Ejemplo PHVA.

Ejemplo diagrama de relacin.

Cadena de suministros.

Niveles de la planeacin