Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 oft Office 2000 Microsoft Office 2000 Micro Office 2000

2000 Microsoft Office 2000 Microsoft 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 oft Office 2000 Microsoft Office 2000 Micro Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 oft Office 2000 Microsoft Office 2000 Micro Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 oft Office 2000 Microsoft Office 2000 Micro Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 oft Office 2000 Microsoft Office 2000 Micro Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 oft Office 2000 Microsoft Office 2000 Micro Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 oft Office 2000 Microsoft Office 2000 Micro Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 oft Office 2000 Microsoft Office 2000 Micro Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 oft Office 2000 Microsoft Office 2000 Micro Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000 Microsoft Office 2000

SECTION VI

1) CHANGER DU COURRIER LECTRONIQUE

Dmarrer Outlook ........................................508 Lire les messages............................................510 Grer les messages ........................................512 Crer un message ..........................................514 Slectionner un nom dans le carnet dadresses ....................................................516 Joindre un fichier un message ....................518 Rpondre un message ou le transfrer........520

2) GRER LINFORMATION
Les Notes ......................................................522 Les Tches......................................................524 Le Calendrier ................................................528 Les Contacts ..................................................532

OUTLOOK

CHAPITRE

CHANGER DU COURRIER LECTRONIQUE

DMARRER OUTLOOK

utlook vous aide grer vos messages, rendez-vous, contacts, tches, activits et notes. La fentre Microsoft Outlook est divise en deux zones. Le volet gauche contient la barre Outlook. Celle-ci affiche des icnes que vous slectionnerez pour accder aux diffrentes fonctions dOutlook. La zone de droite correspond la fonction slectionne. Outlook permet de grer plusieurs types dinformations. La Bote de rception sert lenvoi et la rception des messages

lectroniques, le Calendrier conserve une trace de votre emploi du temps. Vous utiliserez les Contacts pour stocker des informations sur vos interlocuteurs habituels. Les Tches vous permettent de crer une liste de ce que vous vous devez faire, tandis que le Journal conserve une trace des vos activits et que les Notes se rvlent utiles pour crer de courts aide-mmoire. Enfin, les lments supprims, comme son nom lindique, stockent les lments que vous avez supprims. Outlook Aujourdhui permet dafficher le programme des

activits de la journe. Vous pourrez y retrouver la liste des rendez-vous, des tches accomplir ainsi quun rsum de vos messages lectroniques. Lors du dmarrage dOutlook, le Compagnon Office peut pparatre. Reportez-vous la page 16 pour plus dinformations sur le Compagnon Office. Vous trouverez des renseignements complmentaires sur Outlook ladresse : www.microsoft.com/France/outlook.

Cliquez Dmarrer. Pointez

Programmes.

Cliquez Microsoft
Outlook.

s Cette zone affiche

les fonctions dOutlook.

Cliquez la fonction
utiliser.

s La fentre Microsoft
Outlook apparat.

s Vous pouvez cliquer

pour parcourir les diffrentes fonctions.

508

TRU

CS
Pourquoi une bote de dialogue apparat-elle lorsque je lance Outlook ? Lors du premier dmarrage dOutlook, un assistant apparat pour une installation personnalise du programme sur votre ordinateur. Suivez les instructions prsentes lcran pour configurer Outlook. Comment masquer la barre Outlook ? Vous pouvez la masquer pour agrandir la zone daffichage de la fentre consacre la fonction active. Dans le menu Affichage, slectionnez Barre Outlook et cliquez pour ter la coche. Rptez cette procdure pour afficher de nouveau la barre Outlook. Est-il possible dafficher simultanment toutes les fonctions de la barre Outlook ? Oui. Outlook affiche par dfaut les icnes de la barre Outlook avec loption Grandes icnes. Pour rduire la taille des icnes et les afficher toutes simultanment, cliquez du bouton droit une zone vierge dans la barre Outlook, puis slectionnez Petites icnes. Puis-je modifier la faon dont Outlook Aujourdhui affiche les informations de la journe ? Oui. Lorsque cette fonction est affiche, cliquez Personnaliser Outlook Aujourdhui. Choisissez les options correspondant ce que vous souhaitez voir affich diffremment, puis cliquez Enregistrer les modifications.

OUTLOOK

VI

s Cette zone affiche la

fonction slectionne.

s La barre doutils
affiche les boutons relatifs la fonction slectionne.

UTILISER OUTLOOK AUJOURDHUI

s Les rendez-vous
du jour et les tches accomplir saffichent ici.

Cliquez Outlook
Aujourdhui pour afficher un rsum de votre journe.

s Vous trouvez dans

cette zone un rsum de vos messages lectroniques.

509

CHAPITRE

CHANGER DU COURRIER LECTRONIQUE

LIRE LES MESSAGES

utlook vous permet dchanger des messages lectroniques (e-mail) avec des amis, votre famille, des collgues ou des clients.

messages pour en lire le contenu. Le chiffre entre crochets ct de Bote de rception indique le nombre de messages non lus quelle contient. Chacun des messages non lus affiche une icne reprsentant une enveloppe ferme et apparat en caractres gras. Une fois le message lu, licne reprsente une enveloppe ouverte et le message apparat en caractres maigres. Outlook indique

lauteur, lobjet et la date de chaque message. Outlook stocke les messages envoys ou sur le point de ltre dans trois dossiers diffrents : le dossier Brouillons renferme les messages non termins, le dossier Bote denvoi concerne les messages qui nont pas encore t envoys, tandis que le dossier lments envoys renferme les messages envoys.

Lorsque vous avez reu un nouveau message, Outlook affiche une icne en forme denveloppe ( ) en bas droite de la barre des tches. Le programme stocke les messages reus dans la bote de rception. Vous y ouvrirez vos

Cliquez Bote de
rception, pour afficher les messages que vous avez reus.

s Cette zone affiche la

liste des messages. Les messages non lus arborent une enveloppe ferme ( ) et apparaissent en gras.

Cliquez le message
lire.

s Le contenu du
message saffiche ici.

s Pour lire un autre

message, cliquez-le.

s Le nombre figurant
entre parenthses ct de Bote de rception indique le nombre de messages non lus.

510

TRU

CS
Comment vrifier larrive de nouveaux messages ? Pour vrifier linstant larrive de nouveaux messages, cliquez le bouton Envoyer/recevoir. Vous pouvez galement appuyer sur la touche F5. Que signifient les lments Journal et Mise jour Outlook affichs sous les dossiers relatifs au courrier ? La fonction Journal a pour but de conserver une trace des activits ralises avec Office, telles que enregistrer un document Word ou envoyer un courrier lectronique. La fonction Mise jour Outlook ralise une connexion automatique la page Web Microsoft Office Update, auprs de laquelle vous trouverez des solutions certains problmes ainsi que de nouvelles possibilits pour Office 2000. Outlook contrle-t-il automatiquement larrive de nouveaux messages ? Si vous tes connect un serveur de messagerie lectronique laide dun rseau local, Outlook vrifie intervalles rguliers larrive de nouveaux messages. Pour modifier la frquence de vrification, dans le menu Outils, cliquez Options, puis choisissez longlet Options de la messagerie. Double-cliquez le chiffre dans la zone des minutes, puis saisissez le nombre de minutes reprsentant lintervalle souhait.

OUTLOOK

VI

AFFICHER LES DOSSIERS COURRIER

s Les dossiers Courrier

apparaissent.

s Cette zone affiche les

messages du dossier slectionn. Doublecliquez un message pour le lire.

Pour lire les

messages dans les autres dossiers, cliquez Mes raccourcis pour afficher les dossiers Courrier.

Cliquez le dossier
contenant les messages que vous souhaitez lire.

s Pour afficher de
nouveau les fonctions Outlook et masquer les dossiers Courrier, cliquez Raccourcis Outlook.

511

CHAPITRE

CHANGER DU COURRIER LECTRONIQUE

GRER LES MESSAGES

utlook permet de trier les messages pour les retrouver plus facilement. Il est possible de trier selon le nom de lexpditeur, selon le sujet ou encore selon la date de rception. Les messages peuvent tre classs par ordre croissant ou dcroissant. Gnralement, ils sont tris par ordre dcroissant de date de rception.

Vous pouvez supprimer un message devenu inutile, vitant ainsi vos dossiers Courrier dtre remplis de messages prims. Lorsque vous supprimez un message, Outlook le place dans le dossier lments supprims. Il est possible dobtenir une sortie imprime du message cest pratique lorsque vous avez besoin

dun exemplaire sur papier dun message. Outlook imprime sur la premire page la date et lheure denvoi du message, et place un numro de page en bas de chaque page.

TRIER LES MESSAGES

s Les messages
apparaissent tris. Une petite flche ( ) saffiche dans len-tte de la colonne ayant servi de cl de tri.

s Vous pouvez cliquer

une nouvelle fois lentte pour trier les messages dans lordre inverse.

Cliquez len-tte
de la colonne utiliser comme cl de tri.

512

TRU

CS
Comment modifier la largeur dune colonne ? Placez le pointeur sur le bord droit de len-tte de colonne que vous souhaitez modifier ( devient ). Faites glisser le bord jusqu ce quil atteigne la taille souhaite. Puis-je vider le dossier lments supprims ? Vous pouvez vider le dossier lments supprims pour supprimer de faon dfinitive les messages, ainsi que tout autre lment supprim avec Outlook. Dans le menu Outils, slectionnez Vider le dossier lments supprims . Puis-je faire en sorte quun message apparaisse comme si je ne lavais pas lu ? Oui. Cela est utile lorsque vous voulez vous souvenir de relire ce message ultrieurement. Cliquez le message concern. Dans le menu dition, choisissez Marquer comme non lu. Comment utiliser un message dans un autre programme ? Vous pouvez enregistrer un message en tant que fichier afin de lutiliser dans un autre programme, tel Word. Dans le menu Fichier, slectionnez la commande Enregistrer sous, pour enregistrer le message en tant que fichier. Saisissez un nom, puis cliquez Enregistrer.

OUTLOOK

VI

SUPPRIMER UN MESSAGE

Cliquez le message
supprimer.

Note. Si nest pas visible, cliquez dans la barre doutils Standard pour afficher tous les boutons.

IMPRIMER UN MESSAGE

Cliquez

Cliquez le message
imprimer.

pour imprimer le message.

Cliquez

pour supprimer le message.

s Outlook place le
message dans le dossier lments supprims.

Note. Si nest pas visible, cliquez dans la barre doutils Standard pour afficher tous les boutons.

513

CHAPITRE

CHANGER DU COURRIER LECTRONIQUE

CRER UN MESSAGE
ous pouvez crer et envoyer un message lectronique pour changer des ides ou solliciter des informations. Pour vous entraner, vous pouvez vous envoyer un message vousmme.

copie du message une personne qui nest pas directement concerne, mais qui peut tre intresse par son contenu. Cc signifie copie conforme. Lorsque vous crez un message, vous devez lui attribuer un objet de faon que le destinataire puisse identifier rapidement la teneur du message. Il est possible de modifier le degr dimportance dun message pour

Outlook permet denvoyer un message plusieurs destinataires. Dans la zone :, saisissez ladresse de chaque personne qui est destin le message original. La zone Cc: permet denvoyer une

indiquer sa priorit. Il est possible de choisir une importance haute ou basse. Celui-ci verra une flche ( ) pour un message de faible importance et un point dexclamation ( ) pour un message dimportance leve, mais ces signaux peuvent varier en fonction du logiciel de messagerie utilis par le destinataire. Outlook conserve une copie de tout message envoy dans le dossier lments envoys.

Cliquez Bote de
rception.

Cliquez le bouton
Nouveau message pour crer un nouveau message.

Note. Si le bouton nest pas visible, cliquez dans la barre doutils Standard pour afficher tous les boutons.

Saisissez ladresse
lectronique du destinataire du message.

Pour envoyer une copie

du message une autre personne, cliquez ici, puis saisissez ladresse.
Note. Pour slectionner des noms dans le carnet dadresses, consultez la page 516.

s Pour envoyer le
message plusieurs personnes, placez un point virgule (;) entre chaque adresse.

s Une fentre apparat.

514

TRU

CS
Comment vrifier lorthographe dun message ? Pour rechercher et corriger les fautes dorthographe dun message, cliquez Orthographe, dans le menu Outils, pour lancer le correcteur orthographique. Comment empcher Outlook de stocker mes messages dans le dossier lments envoys ? Dans la fentre Microsoft Outlook, cliquez Outils, slectionnez le menu Options puis choisissez longlet Prfrences. Cliquez le bouton Options de la messagerie, puis cliquez loption Enregistrer une copie des messages dans lments envoys ( devient ), pour la dsactiver. Cliquez alors OK. Puis-je utiliser Word comme diteur de messagerie lectronique ? Oui. Utiliser Word comme diteur permet de disposer de ses puissantes fonctions, dont la correction automatique. Dans la fentre Microsoft Outlook, cliquez Outils, slectionnez Options puis choisissez longlet Message lectronique. Cliquez loption Utiliser Microsoft Word comme diteur de messagerie lectronique ( devient ), puis cliquez OK.

OUTLOOK

VI

Cliquez ici, puis

saisissez lobjet du message.

Pour indiquer limportance

du message, cliquez lun des boutons suivants : Importance haute Importance faible
Note. Si le bouton recherch nest pas visible, cliquez dans la barre doutils Standard pour afficher tous les boutons.

Cliquez Envoyer pour

envoyer le message.
Note. Si Envoyer nest pas visible, cliquez dans la barre doutils Standard pour afficher tous les boutons.

s Outlook enregistre une

copie du message dans le dossier lments envoys.

Cliquez ici, puis

rdigez le message.

515

CHAPITRE

CHANGER DU COURRIER LECTRONIQUE

SLECTIONNER UN NOM DANS LE CARNET DADRESSES

orsque vous envoyez un message, vous pouvez slectionner le nom du destinataire dans le carnet dadresses Outlook. Lemploi du carnet dadresses simplifie lenvoi dun message un destinataire lorsque vous ne vous souvenez pas de lorthographe exacte de ladresse. Il rduit galement le risque de non-

dlivrance du message provoque par une faute de frappe dans ladresse. Vous pouvez utiliser le carnet dadresses pour expdier un message plusieurs personnes. Spcifiez les personnes devant recevoir loriginal du message, puis celles devant en recevoir ventuellement une copie conforme (Cc). Ceci est pratique si vous

souhaitez envoyer une copie du message une personne intresse par le contenu du message, mais sans tre directement implique. Le carnet dadresses permet aussi denvoyer une copie conforme invisible (Cci) du message : vous pouvez ainsi envoyer une copie du message une tierce personne sans que les autres le sachent.

Rptez les tapes 1

et 2 de la page 514 pour rdiger un message.

Cliquez

pour slectionner un nom dans le carnet dadresses.

Note. Si nest pas visible, cliquez dans la barre doutils Standard pour afficher tous les boutons.

Cliquez le nom du
destinataire du message.

s Le nom de la
personne slectionne saffiche ici.

Cliquez .

s Vous pouvez rpter

les tapes 3 et 4 pour chaque destinataire du message.

s La bote de
dialogue Choisir des noms apparat.

516

TRU

CS
Comment ajouter un nom dans le carnet dadresses Outlook ? Pour ajouter un nom dans le carnet dadresses Outlook, vous devez dabord ajouter la personne dans votre liste de contacts. Consultez pour cela la page 532. Pour ajouter un nom votre liste de contacts alors que vous travaillez dans la bote de dialogue Choisir des noms, cliquez le bouton Nouvelle entre. Comment slectionner rapidement un groupe de gens dans le carnet dadresses ? Si vous envoyez frquemment des messages au mme groupe de personnes, vous pouvez les regrouper dans une liste de distribution. Dans le menu Fichier, choisissez Nouveau, puis Liste de distribution. Saisissez un nom pour la liste, puis cliquez le bouton Slectionner les membres. Doublecliquez chaque membre intgrer la liste, puis cliquez OK. Cliquez Fermer et enregistrer pour intgrer la liste au carnet dadresses. Dans la bote de dialogue Choisir des noms, choisissez la liste adquate pour envoyer le message tous ses membres.

OUTLOOK

VI

Pour envoyer une

copie du message un autre destinataire, cliquez son nom.

s Le nom de la personne
slectionne saffiche ici.

s Cette zone affiche le

nom de chaque personne slectionne dans le carnet dadresses.

s Vous pouvez
terminer votre message.

s Vous pouvez rpter

les tapes 5 et 6 pour chacun des destinataires.

Cliquez le type de
copie envoyer.

Cliquez OK.
517

CHAPITRE

CHANGER DU COURRIER LECTRONIQUE

JOINDRE UN FICHIER UN MESSAGE

ous pouvez joindre un fichier un message, ce qui est utile lorsque vous souhaitez transmettre des informations complmentaires.

afficher ou excuter le fichier joint. Lorsque vous recevez un message avec un fichier joint, vous pouvez ouvrir et afficher ce fichier. Les messages comportant un fichier joint affichent une icne en forme de trombone ( ). Lorsque vous slectionnez un fichier joint pour lafficher, Outlook vous demande si vous souhaitez ouvrir ou enregistrer ce fichier sur votre ordinateur.

Outlook permet de joindre un message tout type de fichiers : images, documents, enregistrements vido ou sonores et fichiers programme. Le destinataire du message doit disposer du matriel et/ou du logiciel ncessaire pour

Certains fichiers, et particulirement les fichiers excutables comme les programmes, peuvent contenir des virus. Si vous ouvrez et excutez un fichier contenant un virus, ce dernier est susceptible dendommager plus ou moins gravement les informations de votre ordinateur. Il est capital de nouvrir les pices jointes que lorsquelles proviennent dune source sre.

Pour crer un
message, rptez les tapes 1 7 partir de la page 514.

Note. Si nest pas visible, cliquez dans la barre doutils Standard pour afficher tous les boutons.

s Cette zone indique

lemplacement des fichiers affichs. Cliquez ici pour changer demplacement.

Cliquez Insrer,
pour attacher le fichier comme pice jointe.

Cliquez

pour insrer une pice jointe dans un message.

s La bote de dialogue
Insrer un fichier apparat.

Cliquez le nom du fichier

joindre au message.

518

TRU

CS
Comment supprimer une pice jointe dans un message ? Cliquez licne de la pice jointe puis appuyez sur la touche Suppr. Puis-je envoyer un message comportant plusieurs pices jointes ? Mme sil nexiste aucune restriction sur le nombre de fichiers quil est possible de joindre un message, il peut savrer impossible de transmettre un message de trop grande taille. De nombreux serveurs sur Internet prouvent des difficults transfrer les messages de taille importante. Lorsque vous envoyez un message lectronique par Internet, il est prfrable de ne pas excder une taille totale de 150 Ko pour lensemble des pices jointes ce message. Comment puis-je effectuer un contrle antivirus avant douvrir une pice jointe ? Vous devez utiliser un programme antivirus. Vous en trouverez chez nimporte quel dtaillant informatique ou sur Internet. Lorsque Outlook vous demande si vous souhaitez ouvrir le fichier ou lenregistrer sur le disque, choisissez de lenregistrer dans un dossier particulier. Utilisez alors votre programme antivirus pour vrifier son innocuit.

OUTLOOK

VI

s Une icne
reprsentant le fichier joint apparat dans le message.

Cliquez Envoyer,
pour envoyer le message.
Note. Si Envoyer nest pas visible, cliquez dans la barre doutils Standard pour afficher tous les boutons.

AFFICHER UN FICHIER JOINT

Cliquez le fichier
afficher.

Cliquez le message
comportant une pice jointe. Un tel message arbore une icne en forme de trombone ( ).

s Outlook demande
si vous souhaitez ouvrir ou enregistrer le fichier.

Cliquez ici pour afficher

la liste des pices jointes.

519

CHAPITRE

CHANGER DU COURRIER LECTRONIQUE

RPONDRE UN MESSAGE OU LE TRANSFRER

ous rpondrez un message pour apporter une rponse une question, donner un avis ou fournir des informations complmentaires.

La rponse peut tre envoye uniquement lexpditeur du message, ou galement aux autres destinataires du message initial. Lorsque vous rpondez un message, une nouvelle fentre apparat : elle contient le nom du (ou des) destinataire(s) et lobjet

du message auquel vous rpondez. Elle contient automatiquement une copie du message dorigine, ce qui permet au lecteur didentifier rapidement le message auquel vous rpondez. Pour faire gagner du temps au lecteur, veillez effacer toutes les parties de ce message qui ne sont pas en rapport direct avec votre rponse. Vous pouvez galement transfrer un message une autre personne.

Cette procdure permet dajouter vos propres commentaires au message dorigine. Le transfert dun message est utile si vous savez quune personne peut tre intresse par son contenu. Outlook enregistre une copie de chaque message envoy dans le dossier lments envoys. Pour plus dinformations sur les dossiers de messagerie, consultez la page 511.

RPONDRE UN MESSAGE

Rpondre lauteur. Rpondre tous (lauteur et ceux qui ont reu le message dorigine).
Note. Si le bouton recherch nest pas visible, cliquez dans la barre doutils pour afficher tous les boutons.

s Une fentre apparat.

Elle contient une copie du message dorigine, permettant au lecteur didentifier le message auquel vous rpondez.

Rdigez votre
rponse.

Cliquez le message
auquel vous souhaitez rpondre.

Cliquez Envoyer, pour

envoyer la rponse.
Note. Si Envoyer nest pas visible, cliquez dans la barre doutils Standard pour afficher tous les boutons.

Cliquez lune des

options de rponse suivantes.

s Outlook remplit les

adresses lectroniques et lobjet votre place.

520

TRU

CS
Puis-je obtenir dOutlook quil place automatiquement ladresse lectronique des gens auquel je rponds dans le carnet dadresses ? Oui. Dans le menu Outils, cliquez Options. Slectionnez longlet Prfrences, puis cliquez le bouton Options de la messagerie. Dans la bote de dialogue Options de la messagerie, choisissez loption Mettre automatiquement les personnes auxquelles je rponds dans Contacts ( devient ), cliquez ensuite OK. Comment transfrer plusieurs messages ? Maintenez la touche Ctrl enfonce pendant que vous cliquez chaque message transfrer. Effectuez alors les tapes 2 5 ci-dessous. Si vous transfrez plusieurs messages simultanment au mme destinataire, ils sont envoys en tant que fichiers joints. Puis-je viter que le message dorigine soit insr dans mes rponses ? Oui. Dans le menu Outils, slectionnez Options. Slectionnez longlet Prfrences, puis cliquez le bouton Options de la messagerie. Dans la bote de dialogue Options de messagerie, dans la zone Sur les rponses et les transferts choisissez loption Ne pas inclure le message dorigine ( devient ). Cliquez ensuite OK.
VI

TRANSFRER UN MESSAGE

Cliquez le message
transfrer.

Note. Si Transfrer nest pas visible, cliquez dans la barre doutils pour afficher tous les boutons.

Saisissez ladresse
lectronique du destinataire.
Note. Pour slectionner un nom dans le carnet dadresses, consultez la page 516.

Cliquez ici, puis saisissez

les ventuels commentaires sur le message que vous transfrez.

OUTLOOK

Cliquez Transfrer.

s Une fentre apparat,

affichant le message transfrer.

Cliquez Envoyer pour

transfrer le message.
Note. Si Envoyer nest pas visible, cliquez dans la barre doutils Standard pour afficher tous les boutons.

s Outlook remplit pour

vous la zone Objet.

521

CHAPITRE

GRER LES INFORMATIONS

LES NOTES
ous pouvez crer des notes lectroniques, jouant le mme rle que ces petits aide-mmoire adhsifs de couleur couramment utiliss dans les bureaux.

bout de papier. Les notes sutilisent souvent pour conserver temporairement des informations. Lorsque vous rdigez une note, Outlook fait figurer la date et lheure courante au bas du document. Vous pouvez ainsi aisment grer vos notes, et identifier celles qui sont primes.

Il est possible douvrir une note pour lire ou modifier son contenu. Toute modification apporte au contenu dune note est automatiquement enregistre. Vous pouvez supprimer une note devenue inutile, ce qui permet dviter lcran une accumulation qui empcherait de voir facilement les notes nouvelles ou importantes.

Les notes sont utiles pour stocker de courtes informations telles que des mmos, des questions, des rfrences, des ides ou tout autre lment que vous cririez sur un

Cliquez Notes pour

afficher toutes les notes que vous avez rdiges.

Cliquez Nouveau
pour ajouter une nouvelle note.

s Une petite fentre

apparat : vous pouvez y saisir la note. Le bas de la fentre affiche la date du jour et lheure courante.

Lorsque vous
avez termin la saisie, cliquez pour fermer la note.

Rdigez la note.
522

TRU

CS
Comment puis-je modifier la taille de la note ? Affichez la note. Placez le pointeur sur le coin infrieur droit de la fentre de note ( devient ), puis faites-le glisser jusqu ce que la note soit de la taille souhaite. Comment changer la couleur de la note ? Par dfaut, Outlook affiche les notes sur un fond jaune. Vous pouvez changer la couleur dune note en bleu, vert, rose ou blanc. Affichez la note puis cliquez licne de note ( ) dans le coin suprieur gauche de la fentre. Pointez Couleur puis slectionnez la couleur souhaite. Puis-je rechercher un mot ou une expression prcise dans une note ? Oui. Dans la barre doutils, cliquez le bouton Rechercher. Le volet Rechercher dans les notes apparat en haut de lcran. Dans la zone Rechercher, saisissez le mot ou lexpression retrouver, puis cliquez le bouton Rechercher. Outlook affiche la liste des notes comportant dans le texte le mot ou lexpression recherche. Double-cliquez une note pour afficher son contenu.

OUTLOOK

VI

s La note apparat
lcran.

s Double-cliquez la
note pour louvrir et afficher son contenu.

SUPPRIMER UNE NOTE

Cliquez

Cliquez la note
supprimer.

pour supprimer la note.

523

CHAPITRE

GRER LES INFORMATIONS

LES TCHES

a fonction Tches vous permet de crer une liste lectronique de choses faire , personnelles ou professionnelles. Une tche est un travail ou une obligation que vous voulez garder en mmoire jusqu son achvement. Lorsque vous crez une nouvelle tche, vous devez saisir un objet trs explicite afin de pouvoir la reconnatre facilement par la suite : par exemple remettre le rapport de vente ou prendre

les rservations davion . Lobjet apparat dans votre liste des tches. Une tche peut se voir dote dune date dchance. Celle-ci apparat dans la liste des tches pour vous rappeler lapproche dune chance. Outlook vous permet dindiquer ltat et la priorit de la tche, ce qui facilite le contrle de son avancement. Lindication dune priorit permet dorganiser vos tches et de planifier votre temps.

Vous pouvez galement ajouter des commentaires une tche afin dapporter des dtails utiles quant son accomplissement. tout moment, vous pouvez trs facilement modifier les paramtres dune tche. Outlook affiche galement la liste des tches dans le calendrier Outlook. Pour plus dinformations sur le calendrier, consultez la page 528.

CRER UNE NOUVELLE TCHE

Cliquez Nouveau
pour crer une nouvelle tche.

Saisissez un objet pour la

tche.

Cliquez Tches
pour afficher vos tches.

s La fentre Tche
apparat.

Ici saffichent les dates de

dbut et dchance de la tche. Pour modifier ces informations, faites glisser le pointeur sur les informations actuelles et saisissez de nouvelles dates.

Note. Si vous ne souhaitez pas mentionner de date de dbut ni de date dchance, slectionnez aucune dans ces zones.

524

TRU

CS
Puis-je crer une tche chance priodique ? Oui. Cliquez le bouton Priodicit. Dans la zone Priodicit, cliquez loption Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle ( devient ). Les autres options disponibles dpendent de la frquence slectionne. Choisissez celles adaptes votre tche priodique. Existe-t-il un autre moyen de crer une nouvelle tche ? Dans la liste des tches, cliquez la zone indiquant Cliquez ici pour ajouter un nouvel lment Tche , puis saisissez lobjet de la nouvelle tche. Pour spcifier une date dchance, appuyez sur la touche Tab puis indiquez la date. Appuyez ensuite sur la touche Entre. Outlook peut-il me rappeler une tche ? Oui. Dans la fentre Tche, cliquez loption Rappel ( devient ). Rglez ensuite la date et lheure dans les zones appropries. Outlook affichera une bote de dialogue de rappel au jour et lheure spcifis. Si vous avez dfini une date de dbut ou dchance postrieure la date systme, Outlook active automatiquement loption Rappel.

OUTLOOK

VI

Ces zones indiquent

ltat et la priorit de la tche. Cliquez une zone pour slectionner un autre tat ou une autre priorit.

Cliquez ici si vous

voulez ajouter un commentaire sur la tche.

s La tche apparat
dans la liste des tches.

s Pour modifier les

paramtres dune tche, double-cliquez ct de la tche pour afficher la fentre Tche.

Cliquez Enregistrer et
fermer, pour enregistrer vos modifications.

525

CHAPITRE

GRER LES INFORMATIONS

LES TCHES
ous pouvez trier les tches numres dans une liste selon lobjet ou la date dchance, afin de retrouver facilement celle qui vous intresse. Les tches peuvent tre tries en ordre croissant ou dcroissant.

SUITE
les tches en attente et celles qui sont accomplies. Vous pouvez supprimer une tche que vous ne voulez plus voir affiche dans la liste, ce qui permet de rduire la longueur de celle-ci. Par dfaut, Outlook affiche les tches en mode Liste simple. Vous pouvez modifier le mode daffichage tout moment. Outlook propose diffrents modes : Liste dtaille, Tches en cours, Les 7 prochains jours. Le mode Liste dtaille prsente le dtail de chaque tche, y compris la priorit. Le mode Tches en cours naffiche que les tches non ralises et le mode Les 7 prochains jours indique les tches arrivant chance au cours de la semaine.

Une tche termine peut tre marque comme ralise : Outlook raye chacune des tches ralises. Ceci permet de voir rapidement

TRIER LES TCHES

s Vous pouvez cliquer

de nouveau len-tte pour trier les tches dans lordre inverse de celui qui est affich.

Cliquez len-tte de
colonne devant servir de cl de tri. Une petite flche ( ) apparat dans len-tte de la colonne.

MARQUER UNE TCHE COMME RALISE

s La tche apparat
barre dune ligne.
Note. Pour supprimer la ligne et afficher de nouveau la tche comme non ralise, rptez ltape 1 ( devient ).

Cliquez

ct de la tche que vous souhaitez marquer comme ralise ( devient ).

526

TRU

CS
Comment restaurer une tche supprime ? Lorsque vous supprimez une tche, Outlook la place dans le dossier lments supprims. Pour restaurer une tche, cliquez licne lments supprims dans la barre Outlook, puis faites glisser la tche concerne sur licne Tches. Comment afficher les commentaires dans ma liste des tches ? Si vous avez saisi des commentaires pour une tche, vous pouvez en afficher le dbut dans la liste des tches. Dans le menu Affichage, cliquez Aperu partiel. Rptez cette procdure pour masquer les commentaires. Comment modifier la couleur des tches ? Vous pouvez modifier la couleur respective des tches en retard et ralises. Dans le menu Outils, slectionnez Options, puis choisissez longlet Prfrences. Cliquez le bouton Options des Tches pour afficher la bote de dialogue Option des tches. Cliquez la zone En retard, afin de slectionner une nouvelle couleur pour les tches en retard. Cliquez la zone Acheves afin de slectionner une nouvelle couleur pour les tches termines. Cliquez ensuite OK.
OUTLOOK

VI

SUPPRIMER UNE TCHE

Cliquez

Cliquez

ct de la tche supprimer.

pour supprimer la tche.

MODIFIER LE MODE DAFFICHAGE DES TCHES

Cliquez le mode
daffichage utiliser.
Note. Une coche ( ) apparat ct du mode daffichage courant.

Cliquez Affichage. Cliquez Affichage

actuel.

527

CHAPITRE

GRER LES INFORMATIONS

LE CALENDRIER
e calendrier Outlook permet de conserver une trace de vos rendez-vous : aller chez le dentiste, participer une runion ou djeuner avec un ami.

ainsi que ceux du mois suivant. La date du jour est encadre de rouge et les jours dots de rendez-vous apparaissent en caractres gras. Vous pouvez parcourir tous les mois du calendrier pour voir les rendez-vous futurs ou passs. Consulter les rendez-vous passs est prcieux si vous devez rendre compte du temps consacr un projet particulier.

Le calendrier affiche galement la liste des tches cres avec la fonction Tches. Une tche est une obligation remplir. Consultez la page 524 pour plus dinformations sur les tches. Par dfaut, le calendrier affiche les rendez-vous en mode Jour. Vous pouvez rapidement modifier le mode daffichage pour voir les rendez-vous en mode Semaine, Semaine de travail ou Mois.

Le calendrier affiche les rendezvous planifis pour la journe. Ceci permet de voir dun seul coup dil les moments libres de la journe. Il affiche galement tous les jours du mois courant

AFFICHER LE CALENDRIER

s Les rendez-vous du
jour saffichent ici.

s Cette zone affiche les jours

du mois courant et du mois suivant. Les jours contenant des rendez-vous saffichent en gras.

s Le jour courant est

encadr de rouge.

Cliquez Calendrier
pour afficher le calendrier.

Pour afficher les rendez528

vous dun autre jour, cliquez celui-ci. Le jour slectionn est plac en surbrillance.

TRU

CS
Pourquoi le calendrier affiche-t-il une date courante errone ? Outlook utilise la date et lheure systme de votre ordinateur pour dterminer la date du jour. Lhorloge de votre ordinateur nest peut-tre pas correctement rgle. Consultez la documentation de Windows pour rgler la date et lheure systme. Le calendrier possde-t-il dautres modes daffichage ? Le calendrier propose galement les modes daffichage Rendez-vous en cours, vnements, vnements annuels, Rendez-vous priodiques et Par catgorie. Pour utiliser lun de ces modes daffichage, slectionnez Affichage courant, dans le menu Affichage. Slectionnez alors le mode daffichage souhait. Comment puis-je afficher rapidement les rendez-vous du jour ? tout moment, vous pouvez cliquer le bouton Aller ce jour pour afficher les rendez-vous du jour courant. Comment ajouter les jours fris au calendrier ? Dans le menu Outils, slectionnez Options. Activez longlet Prfrences, puis cliquez le bouton Options du calendrier. Cliquez le bouton Ajouter les jours fris, puis slectionnez le pays pour lequel vous souhaitez ajouter les jours fris ( devient ).
VI

OUTLOOK

Cliquez

ou pour afficher les jours du mois prcdent ou du mois suivant.

s Les tches
saffichent ici. Consultez la page 524 pour plus dinformations sur les tches.

MODIFIER LE MODE DAFFICHAGE DU CALENDRIER

Cliquez la faon dont vous

souhaitez afficher le calendrier. Jour Semaine de travail Semaine Mois

Note. Si le bouton recherch nest pas visible, cliquez dans la barre doutils pour afficher tous les boutons.

529

CHAPITRE

GRER LES INFORMATIONS

LE CALENDRIER
ous ajouterez un rendezvous au calendrier pour vous rappeler une activit comme un sminaire ou un rendezvous chez le mdecin.

SUITE
affichera une bote de dialogue quinze minutes avant lheure dun rendez-vous. Si un rendez-vous est cens durer une journe entire, vous pouvez en faire un vnement. Outlook affiche les vnements juste en dessous de la date correspondante dans le calendrier. Vous pouvez ensuite saisir les autres rendezvous.

dans le calendrier. Vous pouvez galement saisir le lieu du rendezvous ainsi que des commentaires relatifs celui-ci. Pour donner une date de dbut, une date de fin ou une heure de rendez-vous, vous pouvez saisir du texte tel que jeudi prochain , demain ou midi au lieu de taper une date et une heure. Outlook mettra un bref son et

Le calendrier permet de saisir des informations sur tous les rendezvous projets. Chaque rendez-vous doit possder un objet : il correspond la description du rendez-vous qui apparatra

NOTER UN RENDEZ-VOUS

Cliquez Calendrier, pour

afficher le calendrier.

Note. Si Nouveau nest pas visible, cliquez dans la barre doutils pour afficher tous les boutons.

Saisissez un objet
pour le rendez-vous.

Cliquez ici pour saisir

tout commentaire relatif au rendez-vous.

Cliquez ici pour

indiquer le lieu du rendez-vous.

Cliquez Nouveau pour

noter un nouveau rendezvous.

s La fentre Rendez-vous
apparat.

530

TRU

CS
Comment noter rapidement un rendez-vous ? Dans le mode daffichage Jour, faites glisser le pointeur de la souris sur la zone jaune pour slectionner lheure du rendez-vous. Saisissez lobjet de celui-ci, puis appuyez sur la touche Entre. Comment imprimer les informations du calendrier ? Cliquez le bouton Imprimer ( ) dans la barre doutils Standard pour afficher la bote de dialogue Imprimer. Dans la zone Style dimpression, cliquez le style utiliser. Cliquez dans la zone Dbut, et choisissez la date de dbut. Cliquez dans la zone Fin, et cliquez la dernire date prendre en compte. Cliquez ensuite OK. Puis-je planifier un rendez-vous priodique ? Il est possible de noter un rendezvous priodique, comme un anniversaire ou une runion hebdomadaire. Dans la fentre Rendez-vous, cliquez le bouton Priodicit. Dans la bote de dialogue Priodicit du rendez-vous, indiquez la frquence laquelle se produit lvnement. Comment supprimer un rendezvous ? Vous pouvez supprimer un rendezvous annul ou que vous ne souhaitez pas conserver. Cliquez le bord gauche du rendez-vous, puis cliquez le bouton Supprimer ( ).

OUTLOOK

VI

La date et lheure de
dbut et de fin du rendezvous saffichent ici. Faites glisser le pointeur sur les informations existantes pour les slectionner, puis saisissez les informations adquates.

s Pour indiquer que le

rendez-vous dure toute la journe, cliquez cette option ( devient ).

s Le rendez-vous
apparat dans le calendrier.

s Pour apporter des

modifications au rendezvous, double-cliquez celui-ci.

Cliquez Enregistrer et
fermer, pour enregistrer les informations.

531

CHAPITRE

GRER LES INFORMATIONS

LES CONTACTS

utlook fournit un carnet dadresses dans lequel vous pouvez conserver des informations dtailles sur vos amis, les membres de votre famille, vos collaborateurs et vos clients. Lorsque vous ajoutez un nouveau contact la liste, Outlook propose diffrents emplacements pour saisir toutes les informations relatives ce contact : nom, fonction, nom de lentreprise et adresse professionnelle. Vous

pouvez galement entrer ses numros de tlphone personnel, professionnel, de tlcopie et de tlphone mobile. Des emplacement sont aussi prvus pour les zones adresse lectronique et adresse de la page Web, ainsi que pour des commentaires. La saisie des informations dans les diffrentes zones nest pas obligatoire. tout instant, vous pouvez mettre jour ou ajouter des informations

complmentaires un contact. Avec le temps, les amis et les collaborateurs peuvent dmnager : il sera alors ncessaire de modifier les informations les concernant. De mme, lorsque certaines relations deviennent plus suivies, vous pourrez ajouter des informations complmentaires comme la direction prendre pour se rendre chez eux ou le prnom de leurs enfants.

CRER UN NOUVEAU CONTACT

Cliquez Nouveau
pour crer un nouveau contact.

Cliquez une zone,

puis saisissez le nom du contact, son titre et le nom de la socit.

Cliquez cette zone,

puis indiquez les numros de tlphone professionnel, personnel, de tlcopie et de tlphone mobile.

Cliquez Contacts
pour afficher vos contacts.

s La fentre Contacts
apparat.

Cliquez ici, puis

saisissez son adresse.

532

TRU

CS
Pourquoi une bote de dialogue Vrifier ladresse apparat-elle lorsque je saisis une adresse ? Si Outlook considre que ladresse saisie est incomplte, la bote de dialogue Vrifier ladresse apparat, afin que vous confirmiez ladresse. Comment puis-je ajouter des informations complmentaires propos dun contact ? Dans la fentre Contact, activez longlet Dtails. Vous pouvez saisir des informations complmentaires, telles que la date de naissance de cette personne et le prnom de son conjoint. Puis-je voir la liste des courriers lectroniques changs avec un contact ? Oui. Dans la fentre Contact, activez longlet Activits. Cet onglet affiche un rsum des lments Outlook, tels les messages lectroniques et les tches, associs ce contact. Puis-je afficher une carte me montrant lemplacement de ladresse de mon contact ? Cette option n'est pas disponible dans la version franaise dOffice 2000.

OUTLOOK

VI

Cliquez ici, puis

saisissez ladresse lectronique.

Cliquez cette zone et

saisissez un commentaire.

s Le contact apparat
dans la liste.

s Pour modifier les

informations concernant un contact, double-cliquez celui-ci pour ouvrir de nouveau la fentre Contacts.

Cliquez ici, puis

entrez ladresse de la page Web.

Cliquez Enregistrer et
fermer, pour enregistrer les informations sur le contact.

533

CHAPITRE

GRER LES INFORMATIONS

LES CONTACTS

SUITE
informations pour chacun des contacts. Le mode Liste tlphonique prsente les numros de tlphone professionnel, personnel, de tlcopie et de tlphone mobile de chaque contact. Vous pouvez galement choisir un mode daffichage regroupant les contacts, Par catgorie, Par socit ou Par emplacement.

omme dans un rpertoire classique, la liste des contacts affiche des onglets que vous pouvez utiliser pour vous dplacer alphabtiquement. Lorsque vous slectionnez un onglet, Outlook affiche tous les contacts dont le nom dbute par la lettre choisie. Vous pouvez supprimer un contact devenu inutile, afin de limiter la taille de la liste des

contacts et den faciliter la gestion. Outlook propose diffrents modes daffichage pour la liste des contacts, en fonction de vos besoins. Le mode Cartes de visite affiche les adresses, les numros de tlphone et les adresses de courrier lectronique de chaque contact. Le mode Cartes de visite dtailles est utile lorsque vous souhaitez afficher toutes les

PARCOURIR LA LISTE DES CONTACTS

Cliquez longlet
correspondant aux contacts que vous souhaitez afficher.

SUPPRIMER UN CONTACT

Cliquez

s Ces onglets permettent

de vous dplacer alphabtiquement dans les contacts.

Cliquez le contact
supprimer.

534

TRU

CS
Comment puis-je rtablir un contact supprim ? Lorsque vous supprimez un contact, Outlook le place dans le dossier lments supprims. Pour le restaurer, cliquez licne lments supprims dans la barre Outlook, puis faites glisser le contact rtablir sur licne Contacts. Comment puis-je imprimer les informations dun contact ? Dans la liste des contacts, cliquez celui dont vous souhaitez imprimer les informations, puis cliquez le bouton Imprimer ( ). Dans le cadre Zone dimpression, cliquez loption lments slectionns ( devient ), puis cliquez OK. Comment envoyer rapidement un message lectronique un contact ? Vous pouvez envoyer rapidement un message lectronique un contact pour lequel vous avez renseign la zone adresse lectronique. Dans la liste des contacts, cliquez le destinataire puis cliquez le bouton Nouveau message au contact ( ). Outlook affiche automatiquement ladresse lectronique du contact dans la zone : du message.

OUTLOOK

VI

MODIFIER LE MODE DAFFICHAGE DES CONTACTS

Cliquez ici la
faon dont vous souhaitez afficher les contacts.
Note. Une coche ( ) apparat en regard de laffichage actuel.

s Les contacts
apparaissent selon le nouveau mode daffichage.

Cliquez Affichage. Cliquez Affichage actuel.

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