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VIII Conferencia Internacional de Bibliotecologa Biblioteca Digital: Perspectivas, Experiencias y Oportunidades" Santiago de Chile, 24-26 octubre 2001

UNA BIBLIOTECA VIRTUAL: NACE O SE HACE?

Ana Mara Talavera Ibarra Profesora de Bibliotecologa y Ciencia de la Informacin Pontificia Universidad Catlica del Per Abstract: En la ltima dcada, hemos sido testigos de grandes avances en la tecnologa de las telecomunicaciones, el desarrollo de la World Wide Web (WWW), y la aparicin de cada vez ms informacin en formato digital, los que, aunados a la madurez en los sistemas de automatizacin de bibliotecas y los catlogos en lnea (OPACs), han proporcionado las bases para la creacin de servicios de informacin especializados como las actuales bibliotecas virtuales. En distintas partes del mundo aparecen a diario bibliotecas virtuales en una gran diversidad de temas; sin embargo casi no se cuenta con literatura especializada que oriente el desarrollo de dichas bibliotecas. Este trabajo intenta presentar de manera prctica y basado en la experiencia, la metodologa seguida por la autora para la creacin de una biblioteca virtual que realmente responda a los intereses de los usuarios. Abordar inicialmente la problemtica de la definicin de una biblioteca virtual, debido a la diversidad de trminos, con diferentes connotaciones entre s, que se utilizan para nombrar este concepto. Para efectos de este trabajo y para nombrar las experiencias que se presentan, se ha decidido utilizar el trmino biblioteca virtual. Entendida sta como un ambiente electrnico en donde convergen documentos digitales de todo tipo (texto, imagen, audio, objetos tridimensionales, etc.) que estn disponibles en diversos lugares remotos, pueden ser consultados desde diversos puntos geogrficos a travs de las redes de telecomunicaciones, y ofrecen entornos de investigacin y generacin de conocimiento, facilitando la interaccin entre usuarios con un inters temtico definido. La parte principal del trabajo ofrece una descripcin de las experiencias realizadas por la autora en la creacin de una biblioteca virtual. Se abordan aspectos de planificacin, metodologa, y consideraciones prcticas a tomar en cuenta en el desarrollo y puesta en marcha de una biblioteca virtual. El ttulo del trabajo nos lleva a presentar dos experiencias concretas, una de ellas en que la biblioteca virtual "nace" y la otra en la que se "hace". Es decir, en la primera, se comienza el proyecto como una iniciativa de una institucin que no tiene una biblioteca "fsica" o clsica, mientras que en la otra, el proyecto toma como base una biblioteca real existente que va adaptando y convirtiendo sus colecciones y servicios a los requerimientos de la biblioteca virtual que se pretende crear.

Introduccin Estamos viviendo en una era de explosin de informacin, que desde la creacin de documentos en formato digital, y en especial desde la aparicin de la World Wide Web (WWW), han significado un enorme reto para el profesional de la informacin, no slo en el acopio y organizacin de esa informacin para ponerla al servicio de los usuarios, sino especialmente en disear mtodos de acceso rpidos y sencillos para recuperar la informacin requerida en el momento preciso. Algunos intentos para facilitar el acceso y recuperacin en los ltimos aos, han sido los llamados portales (gateways en ingls), que en realidad son directorios de enlaces hipertextuales, que agrupan pginas Web sobre un determinado tema y que tienen la intencin de facilitar el acceso (o la "navegacin") a la informacin. Algunos otros intentos han sido, por ejemplo, el de clasificar las pginas Web con el sistema Dewey (i.e. CyberDewey), o crear una descripcin simplificada de los objetos digitales a travs de los metadatos, o facilitar el acceso a varios catlogos usando protocolos como el Z39.50, sin embargo, hasta ahora no se ha logrado una eficiente recuperacin del material existente.

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Una de las formas de facilitar el acceso a la informacin, ha sido a travs de las llamadas bibliotecas virtuales, es decir, una biblioteca, en la que los recursos bibliogrficos no estn presentes en un espacio fsico delimitado al que normalmente conocemos como biblioteca--sino que dichos recursos pueden estar presentes en cualquier lugar del ciberespacio y que ofrece adems de los servicios tradicionales de una biblioteca, posibilidad de consultar los documentos en formato digital, y acceder a diversos documentos desde lugares remotos. Ofrece igualmente posibilidades de interaccin entre los usuarios y la institucin que ofrece este servicio. De hecho las bibliotecas virtuales se actualizan en la mayora de los casos, gracias al aporte y comunicacin con sus usuarios. La intencin de este trabajo, es presentar consideraciones de carcter metodolgico relacionadas con la planificacin y puesta en marcha de una biblioteca virtual. Basada en dos experiencias concretas, se intenta demostrar dos casos, uno de una biblioteca virtual que nace y otro que se hace. Definiciones bsicas: Biblioteca Virtual, digital, electrnica, etc. No existe en la actualidad un concepto claro de lo que es una biblioteca virtual. Existe en la literatura varias definiciones de trminos tales como bibliotecas electrnicas, bibliotecas digitales, bibliotecas virtuales, bibliotecas hbridas, etc. Es mayor el problema al no saber si son casi sinnimos, si se refieren a lo mismo, o si son conceptos diferentes. Por lo tanto, pasaremos a tratar de definir estos trminos. En 1993 K. Gapen defina a la biblioteca virtual como el concepto de acceso remoto al contenido y servicios de bibliotecas y otras fuentes de informacin, combinando una coleccin local de materiales actuales y bastante usados--tanto impresos como en forma electrnica--con una red electrnica que provee acceso a la informacin, y la distribuye desde cualquier informacin y fuentes de nivel mundial externa y comercial. Wahlde y Schiller (1993) coinciden en definir a la biblioteca virtual como aquella biblioteca del siglo XXI en que las tecnologas de computadoras y de telecomunicaciones hacen posible el acceso a una amplia gama de recursos de informacin. Para Marchinioni (2000), las bibliotecas virtuales son extensiones de las bibliotecas fsicas y son originadas por el matrimonio de las misiones, tcnicas y cultura de las bibliotecas fsicas con las capacidades y culturas de la computacin y las telecomunicaciones. Harley (citado por Wahlde y Schiller 1993) dice: la biblioteca virtual es aquella en la que el usuario tiene la ilusin de acceso a una coleccin de informacin ms grande de la que est presente, de una manera inmediata y simultnea ... "tiene acceso al universo del conocimiento, sin demora y en su escritorio. . Mientras muchos creen que una biblioteca virtual, es simplemente una biblioteca que posee documentos electrnicos, o que toda su coleccin es electrnica, y se abocan a digitalizar la documentacin impresa, otros van ms all y definen a la biblioteca virtual en todo su contexto. La Digital Library Federation (DLF), considera que la biblioteca virtual contiene diversos tipos de materiales, los que unidos a otros recursos digitales y con la tecnologa apropiada, permiten al usuario acceder a la informacin en forma transparente. Consideran que su meta es el acceso universal a los servicios de informacin, y especialmente al documento (u objetos digitales) completo y no a la representacin de los mismos. (en Watstein, Calarco y Ghaphery, 1999).

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Trminos como el de biblioteca digital y biblioteca electrnica son usados indistintamente como sinnimos, sin embargo, para Hpola, Vargas-Quesada y Senso (2000), el concepto de biblioteca digital implica el uso de las telecomunicaciones, es decir, el acceso a la informacin en forma remota e independiente del lugar y nmero de conexiones. Mientras que en las bibliotecas electrnicas, se ofrece mayoritariamente informacin en formato electrnico, a menudo ubicados en un solo lugar fsico. De la misma forma, se utiliza con mucha frecuencia los trminos "Entendemos como bibliotecas digitales y biblioteca digital aquella que contiene elementos digitalizados, es decir, bibliotecas virtuales, para referirse a un mismo concepto, cuando no contenidos completos de todo tipo, que incluso, a veces tienen una forma son exactamente iguales. cambiante a causa de Para su constante actualizacin (...) ;acorde con varios autores, elque da un efectos de este trabajo y y como biblioteca virtual, aquella trmino valor aadido a la "biblioteca virtual" se refiere a unbiblioteca digital complementndola acopia, almacena y organiza ambiente digital en donde se con servicios bibliotecarios y documentales, en los confundir Por otro lado, hay una tendencia acuales las bibliotecas virtuales con los portales o gateways, informacindelimitar estos conceptos en trminos de tamao de menor a mayor, en formato digital de si tuviramos que interviene, de forma constante el elemento humano, que ayuda y tendramos primero a (texto, Web, luegovideo, etc.), disponible en diferentes diverso tipo las la accin del a los portales y finalmente a las bibliotecas complementa pginas audio, virtuales. En la biblioteca virtual se hace hincapi en los servicios especializados que brinda, el lugares remotos y queygracias a de forma del ciberespacio. Mientras usuario, colecciones, su servicios acceso remoto a lasdndole estos ubicacin en diversos puntos virtual (a distancia), y que que en la pgina Web, de las telecomunicaciones, puede ser consultada desde aprovecha la respuesta las facilidades aunque incluya enlaces a recursos remotos, su objetivo es mostrar lo que posee o brinda la institucin que la haorganizar la informacin y los contenidos que ste virtual de los usuarios para creado. cualquier lugar del pasaremos a desarrollar los aspectos de creacin y organizacin de Definida la bibliotecapara necesita, o virtual, mundo. lasnos recuerda Lloretnecesarias para obtener envergadura, queservicios que Estas bibliotecas ofrecen ungran informacin" implica nmero de (dora@uoc.es, la misma. Como darle herramientas (1999), es un trabajo de pensar en diversos aspectos de carcter econmico, tcnico, administrativo, legal, de seguridad, suplementan a los ofrecidos por acceso 12 entre otros. Se requiere primero conocer las necesidades de nuestros usuarios y analizar luego nuestras posibilidades para realizar el trabajo arduo y estn especialmente dirigidos a la las bibliotecas tradicionales, y que permanente que significa crear la agosto 2000) biblioteca virtual. absolucin de consultas concretas y a crear entornos de trabajo, investigacin y generacin de nuevo conocimiento entre los usuarios que las consultan. Con este concepto nos adherimos plenamente a la definicin de la profesora de la Universitat Oberta de Catalunya, Dora Prez (2000), quien concluye diciendo:

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REQUERIMIENTOS DE UNA BIBLIOTECA VIRTUAL

Tanto N. Lloret (1999) como Hpola, Vargas-Quesada y Senso (2000) coinciden en mencionar que hay que tener en claro el trabajo y costos que significan poner en marcha una biblioteca virtual, ya sea que la biblioteca exista y por lo tanto hay que realizar el proceso de reconversin y la coleccin (en soporte electrnico o 1. Aspectos tcnicos, entre los que incluye: digitalizacin de o que la tecnologa para la digitalizacin, capacidad de digitalizacin, las existentes), labiblioteca "nazca" en lacuyo caso hay que almacenamiento del sistema, las necesidades de hardware y software, y los sistemas de considerar la adquisicin de para el usuario. seguridad tanto para la informacin como documentos digitales para formarla. 2. Aspectos econmico-legales, en donde hay que considerar los diversos costos en los que
se va a incurrir, como la infraestructura, la digitalizacin, las suscripciones electrnicas, la actualizacin del sistema, as como diversas fuentes de financiamiento y la posibilidad de Deconformar consorcios para compartir gastos. Mientras que ennecesariolegales hay que acuerdo a Nuria Lloret (1999), es los aspectos considerar tomar en cuenta los temas de copyright y siguientes aspectos para tomar derecho de autor, seguridad de la informacin, acceso libre o pagado?, etc.

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decisiones concretas:

3. Aspectos de accesibilidad del usuario, aqu se incluyen consideraciones relacionadas con el diseo de la interfaz del usuario, la normalizacin de los datos para facilitar su recuperacin, la prueba del sistema y opciones de retroalimentacin; y la capacitacin o autocapacitacin del usuario.

Estos requerimientos fueron considerados en la metodologa usada por la que suscribe en algunas experiencias concretas. La metodologa considera un METODOLOGA PARA LA CREACIN DE UNA BIBLIOTECA VIRTUAL proyecto que se desarrolla en etapas y en donde cada etapa inicia el proyecto estableciendo con detalle cumplir y 1. Planificacin de la Biblioteca Virtual: Se tiene un objetivo especfico alos y requerimientos de la unobjetivosrequiere la elaboracin de un proyecto especfico que incorpore requerimientos Es producto concreto a biblioteca virtual as como las expectativas de la misma. decir, se obtener. econmicos, legales, costos y cronograma; y la preparacin de una propuesta tcnicos,
detallada con especificaciones de personal, hardware y software necesarios, almacenamiento, procesos, costos, etc., adems de caractersticas de contenido, estructura y servicios que ofrecer la biblioteca virtual que se pretende formar. La planificacin del proyecto debe comenzar con la seleccin de un equipo de trabajo conformado tanto por biblioteclogos como informticos, que elaboren un diagnstico de la realidad y preparen una propuesta en base a esos.

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2. Puesta en marcha de la Biblioteca Virtual: En esta etapa se delimitarn caractersticas especficas de la biblioteca virtual, como la estructura, contenidos, servicios a ofrecer, interfaces de acceso y bsqueda, etc. adems de sealar los procesos concretos a realizar para poner en marcha la biblioteca virtual. Entre estos procesos se cuentan los de desarrollo de colecciones (seleccin, adquisicin de material), digitalizacin, procesamiento tcnico (indizacin), adecuacin de material existente, as como servicios especficos de bsqueda bibliogrfica, prstamo interbibliotecario, diseminacin selectiva, etc. Es probablemente la etapa que ocupar la mayor parte del tiempo previsto en el cronograma, especialmente en el caso de una biblioteca virtual que se "hace", pues existe material bibliogrfico, bases de datos, servicios, etc. fsicos o tangibles que debern de adaptarse a los requerimientos de la biblioteca virtual. 3. Lanzamiento y Mantenimiento de la Biblioteca Virtual: Esta ltima parte del proyecto, se concentra en los aspectos externos y el desarrollo futuro de la biblioteca virtual. Es decir, la etapa del diseo o forma de la biblioteca virtual, incluyendo apariencia interna y externa de las pantallas, texto, imgenes, etc. Igualmente se crearn los formatos que el usuario necesitar para solicitar los servicios que ofrece la biblioteca, as como facilidades de capacitacin o autocapacitacin, a fin de que el usuario obtenga el mejor provecho de ella. Con relacin al mantenimiento, se recomienda continuar con el equipo de trabajo inicialmente considerado para el proyecto, incorporando adicionalmente artistas grficos, publicistas, psiclogos, referencistas y otro personal que se requiera, tanto para el diseo como para la actualizacin y creacin de nuevos servicios en la biblioteca virtual. Ser necesario contar igualmente con mecanismos de retroalimentacin que permitan modificaciones acordes con los requerimientos de los usuarios. Es conveniente una encuesta u otro medio formal de evaluacin inmediatamente despus del lanzamiento de la biblioteca virtual y otro medio permanente de evaluacin y comentarios que aseguren un mantenimiento adecuado de la misma.

Pasaremos a continuacin a la descripcin de las dos experiencias EXPERIENCIAS: mencionadas.

CASO A: Una biblioteca virtual que nace:
Este caso se refiere a un trabajo en equipo realizado por un grupo de estudiantes de Bibliotecologa de la Pontificia Universidad Catlica del Per. El objetivo principal era cumplir con un trabajo de curso, bajo las directivas de la que suscribe, aunque posteriormente fue tomado como un proyecto que se espera que pronto pueda ser puesto en marcha. No se consideran todas las etapas mencionadas en la metodologa, al tratarse de un proyecto de curso y no de una empresa o institucin. La temtica de esta biblioteca virtual es la de Bibliotecologa y Ciencia de la Informacin, en ella se han considerado temas que normalmente se estudian en las Escuelas de Bibliotecologa o se discuten en diversos eventos profesionales. Est pensada especialmente en las necesidades del que practica la profesin y requiere de informacin moderna y pertinente a su trabajo diario.

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A1. PLANIFICACIN DE LA BIBLIOTECA VIRTUAL Durante el desarrollo del curso se fue proporcionando a los alumnos lecturas apropiadas al tema a desarrollar, as como pequeas tareas de bsqueda bibliogrfica, bsqueda de software, etc. con el fin de que vayan recopilando informacin que sera posteriormente sera incluida en la biblioteca virtual a formar. El grupo de trabajo estuvo conformado por 4 alumnos de Bibliotecologa, e incluy adems un estudiante de informtica y uno del rea de diseo grfico. Para hacer el estudio de la realidad, se realizaron entrevistas personales a biblioteclogos y alumnos de Bibliotecologa para averiguar sus necesidades de informacin, as como las expectativas que tenan de una biblioteca virtual en este campo. El objetivo especfico era realizar un proyecto concreto que incorporara aspectos tcnicos y de procesos y servicios a desarrollar. Por lo tanto las entrevistas se concentraron en: (i) los contenidos que tendra la biblioteca virtual, (ii) la estructura que se iba a crear, (iii) y los servicios que se ofreceran en la misma. A1.1 Aspectos Tcnicos: Algunos de estos aspectos fueron estudiados sin mucho detalle al tratarse de un trabajo de curso universitario y no de un proyecto empresarial, sin embargo se tomaron en consideracin varios de los aspectos mencionados por N. Lloret. Se estimaron por ejemplo, las capacidades de almacenamiento que deba tener el servidor as como otro hardware necesario. Se pens un servidor con capacidades aproximadas a 200 gigabytes, expandible segn las necesidades de la biblioteca virtual. Con relacin a otro hardware necesario, se averiguaron precios de "routers" o ruteadores, y sistemas eficientes de telecomunicaciones, aunque no se lleg al detalle, pues se considera que esta biblioteca virtual estar alojada en una institucin que cuente con ese hardware y facilidades de acceso (posiblemente la propia universidad). Con relacin al software, temporalmente se consider que podra ser montada sobre bases de datos en WinIsis y especficamente para el acceso a la informacin en la biblioteca virtual, se desarrollaran formatos HTML, y motores de bsqueda con SQL. A1.2 Aspectos legales y de seguridad: Se consider que debera implementarse sistemas de seguridad como el DOI (digital object identifier) para la copia ilegal de informacin, aunque se estudiaron otros software de encriptacin y autenticacin. En el caso del usuario, se ha previsto una seguridad que garantice la identidad de la persona y de los datos que recupera, con un software tipo "firewall", especialmente si se implementa algn servicio pagado, en donde el usuario deba ingresar datos personales. En cuanto a derecho de autor, hay que trabajar detenidamente con las leyes actuales del pas y del extranjero, y solicitar autorizacin expresa de los autores, tanto para digitalizar los documentos (reproduccin), como para incluirlos en la biblioteca virtual. En cuanto a las bases de datos comerciales (en CD-ROM o va Web), habr que ampliar las licencias de uso. A.1.3 Financiamiento: Como se menciona, solamente fueron estimados algunos costos de hardware y software, digitalizacin y personal para la creacin y actualizacin del sistema. Se establecieron algunos contactos con el fin de estudiar posibilidades de compartir gastos con instituciones especializadas en el tema. A2. PUESTA EN MARCHA DE LA BIBLIOTECA VIRTUAL

Esta etapa implica desarrollar un conjunto de actividades que lleven al funcionamiento de la biblioteca virtual previamente propuesta. Los pasos seguidos en este caso fueron:

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A2.1 Contenido: Para determinar el contenido ms apropiado, aparte de los resultados obtenidos en las entrevistas, se consultaron diversas bibliotecas virtuales en el rea (en ingls, espaol, portugus, y japons). Se encontr por ejemplo, que para la realidad peruana haba muy poca informacin disponible sobre proveedores de insumos para bibliotecas (estantes, etiquetas, mquinas, etc.), as como de software especializado, consultores, cursos y eventos, etc. De la misma manera, para el interesado en estudiar la carrera, tampoco exista un sitio que explicara los contenidos de la profesin, posibilidades de trabajo y perfeccionamiento en el tema. Se pudo comprobar que exista, por un lado, la necesidad de tener documentos a texto completo, pues las colecciones en bibliotecas reales son bastante limitadas y casi no existe informacin de la realidad latinoamericana. Por otro lado, exista la necesidad de tener un sitio nico donde buscar informacin referencial, catlogos y directorios de bibliotecas y de profesionales, etc., aunque esa informacin est disponible en la Web, no es fcilmente localizable por los interesados. Se puede apreciar en el anexo 1 el mapa de la biblioteca virtual y los temas considerados en el contenido. Se decidi iniciar la biblioteca virtual con informacin disponible electrnicamente y posteriormente digitalizar documentacin valiosa. Se dar prioridad a documentos en espaol y especialmente peruanos, pues stos no son incluidos en las bases de datos internacionales. De la misma forma se consider tener un acpite para los trabajos de curso (de las Escuelas de Bibliotecologa), resmenes de tesis, y en los casos en que se obtenga el debido permiso del autor, se incluiran tesis y artculos completos en formato PDF. A2.2 Estructura: Se determin que la biblioteca virtual deba permitir un acceso directo, rpido y sencillo al contenido siguiendo una estructura jerrquica sistemtica. Con ese criterio, la pgina inicial lista los temas ms importantes de la carrera, como bibliotecas, la profesin, educacin, portales, colecciones digitales, referencias, noticias, etc. Dentro de cada seccin se sigui un orden lgico, como por ejemplo, dentro de "Educacin en Bibliotecologa", existen subdivisiones a: Escuelas, Cursos y programas y Becas, etc. (ver anexo 1 mapa de la biblioteca virtual). A2.3 Procesos: A2.3.1 Desarrollo de colecciones: Se decidi utilizar inicialmente documentos disponibles electrnicamente, y posteriormente digitalizar impresos publicados en Per y Latinoamrica, as como adquirir bases de datos especializadas con documentos a texto completo. Dentro de este material se considera bases de datos en CD-ROM, que incluyen tanto informacin secundaria como resmenes de artculos de revistas o tablas de contenido, como informacin primaria. Igualmente se iniciar actividades de adquisicin cooperativa (consorcio), con otras instituciones en el rea, as como cooperacin con la base de datos Infobila (Mxico). A2.3.2 Digitalizacin: Se consider que al momento de digitalizar sera conveniente contratar un servicio externo para no incurrir en gastos de equipo y personal a cargo. Tratar que toda la documentacin original est en formato PDF para no permitir su modificacin. Se considera que se llegar a unos 10,000 documentos digitalizados (incluyendo folletos, ponencias a congresos, artculos en revistas, y otros materiales). Se dej de lado el tema de la adecuacin del material existente, al no existir una biblioteca fsica. Sin embargo, se contempl la necesidad de crear acceso temtico tanto al material nuevo a digitalizar, como a documentos actualmente disponibles en Web. En este sentido, la seccin de "coleccin digital", incluir una base de datos para la recuperacin temtica usando SQL.

A.3.1 Diseo y acceso: En este punto se trabaj con un publicista y BibVirtualChile, Talavera, p. 8 diseador para dar a las pginas una presentacin agradable que reflejara el contenido de la Igualmente habrSenecesidad de uniformizar los criterios de biblioteca virtual. descripcin y visualizacin de sencilla y obvia, para que el usuario mantuvo una recuperacin muy informacin, para incluir no slo informacin textual, sino tambin no necesite "navegar" por audio, imgenes y vdeo, con la informacin que requiere. En las toda la biblioteca para ubicar un sistema eficiente de recuperacin y una interfaz nica. pginas interiores se mantuvo el mismo estilo que en la pgina inicial. A2.4 Servicios: Seste es libre y cualquier persona puede ingresar. En cuanto al acceso, identificaron como usuarios potenciales a las personas que trabajan o Se ha previsto un estudian esteusuariosprofesional, que va desde las bibliotecas, centros contador de campo y una pgina de registro con el fin de saber los de informacin, MANTENIMIENTO: A3. LANZAMIENTO Yarchivos, datos de las personas que centros sistema. usan el de acopio, videotecas, etc. hasta las bases de datos y bibliotecas virtuales. Igualmente el pblico en general que se interese por estudiar esta carrerapersonal A.3.2 Mantenimiento y capacitacin: Es necesario tener o entrar a laborar en este campo. estable que Inicialmente se ofrecer el servicio de referencia tanto general como constantemente est alimentando de informacin nueva a la especializada parasino sta perdera biblioteca virtual, el Biblioteclogo, ademsigualmente ir actualizando el software y el su valor. Se requiere de proporcionar la informacin recopilada con este fin, como revistas un hardware para poder brindar electrnicas, listas La biblioteca tendr que ir agregando capacidad servicio eficiente. de inters, catlogos, bibliografas, entre otros. Igualmente se tom y rapidez de almacenamiento la decisin de dar todos los servicios gratuitos contenido,con el apoyo de conexin conforme vaya aumentando su contando por lo tanto de una institucin que cuente requerir personal de con los materiales encargue permanentementela medida que se vaya informtica que se y equipo necesarios. En de estos aspectos. desarrollando la biblioteca, capacitar a los usuarios sobre la forma de Ser necesario igualmente se establecernbiblioteca consultar la otros servicios especializados y se considerar un pago por ellos. virtual, especialmente sobre su contenido, estructura y uso de las bases de datos. En este sentido, se biblioteca virtual que se o "tutores" de autocapacitacin, as CASO B: Unahan previsto ayudas "hace": como asistencia En este caso, se trata de un centro de informacin especializado perteneciente a una entidad personalizada cuando la requieran. para-estatal que se encarga de proporcionar informacin en las reas de industria y comercio. A.3.3 Retroalimentacin: La evaluacin de la biblioteca virtual debe ser un proceso permanente. A travs de la retroalimentacin (feedback) por parte de los usuarios se contar con informacin relevante sobre sus necesidades y opiniones de la biblioteca virtual. Este proceso se llevar a cabo en dos etapas, por un lado una encuesta inicial, inmediatamente

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Su inters por crear una biblioteca virtual, es justamente el de proporcionar informacin especializada a los clientes internos y externos de la institucin. Se pens especialmente en aquellos clientes considerados pblico objetivo de la institucin, como son: las empresas industriales, universidades y en general todas las empresas que deben usan las normas de fabricacin, as como el pblico en general que debe hacer respetar sus derechos como consumidores de esos productos. La institucin cuenta actualmente con una pgina Web en Internet que proporciona informacin general sobre sus objetivos, misin, dependencias, servicios, etc.; as como una pgina en Intranet que responde a las necesidades de los usuarios internos, y que permite acceder a legislacin, documentos texto completo, documentos internos, etc. Igualmente desde la Intranet se puede hacer uso de algunos de los servicios del Centro de Informacin (CI), incluyendo el pedido de prstamo, aunque los catlogos estn disponibles en Internet. Este proyecto, aunque liderado por el CI, intenta dar una organizacin coherente y transparente de toda la informacin que maneja la institucin, tanto generada por ellos como la que reciben de terceros. Se desea especialmente brindar posibilidades a los clientes y pblico en general, de consultar electrnicamente informacin especfica, sobre expedientes o contar con informacin suplementaria para presentar sus trmites o solicitudes de registro, o conocer datos de empresas similares, etc. Sin embargo, se seguir manteniendo la biblioteca (o CI) real que ser la base de la biblioteca virtual a crear y el proveedor de constante de documentacin y servicios, conformndose as lo que se denomina una biblioteca "hbrida". B1. PLANIFICACIN DE LA BIBLIOTECA VIRTUAL Al estar el CI directamente involucrado en el desarrollo del proyecto, su jefe y el personal profesional, son miembros del equipo de trabajo de la biblioteca virtual. Aparte del personal estable, se trabaj con una consultora quien desarroll el proyecto que ac se detalla, y una especialista en informtica, que se est encargando de la digitalizacin, almacenamiento, creacin de formatos HTML entre otros. Se prev la inclusin de otra persona de informtica para ir alimentando la biblioteca. El estudio de la realidad se llev a cabo con bastante detalle, en dos etapas claramente definidas: clientes internos y clientes externos. El objetivo no era slo saber sus necesidades de informacin, sino conocer el flujo de informacin dentro de la institucin, de tal forma de poder organizar la informacin existente e incluirla en la biblioteca virtual facilitando su uso por parte de todos los interesados. Para los clientes internos se prepar una encuesta con 12 preguntas en 3 secciones claramente diferenciadas: (i) sobre la informacin que produca cada oficina; (ii) sobre la recepcin y/o distribucin de la informacin dentro de su oficina; y (iii) sobre las necesidades especficas de informacin de cada oficina. Para los clientes externos la encuesta const de 5 preguntas, en 2 secciones: (1) sobre sus requerimientos de informacin y (2) sobre la informacin que generaban. B1.1 Aspectos Tcnicos: Se tom en consideracin varios de los aspectos mencionados por Lloret (1999), entre ellos capacidad de almacenamiento y hardware y software requerido, as como el desarrollo de algunas aplicaciones propias para brindar seguridad en el acceso a la informacin y en el acceso por parte de los usuarios. Se decidi ampliar la capacidad de almacenamiento del actual servidor hasta aproximadamente 300 gigabytes, expandible segn se requiera. Uno de los aspectos ms importantes a considerar es asegurar que la informacin est segura y con copias de resguardo permanentes, y el otro, asegurar rapidez y seguridad en el acceso. Con relacin a esto se estudi el software de comunicaciones y se ha previsto mejorar las condiciones de acceso al servidor, aunque no se ha

trabajado al detalle en este aspecto. Se decidi iniciar el proyecto con los equipos y materiales BibVirtualChile, Talavera, 10 existentes, para despus solicitar un financiamiento p.a una entidad extranjera. Con relacin al software especializado la consultora recomend la utilizacin de un sistema integrado de gestin bibliotecaria (SIGB), por las ventajas que representa para el manejo de la informacin de toda la institucin, as como de todos los procesos propios de una biblioteca (adquisiciones, prstamos, control de autoridades, etc.); sin embargo por restricciones presupuestarias, se decidi continuar con MicroIsis, aadindole una nueva interfaz de bsqueda que ha sido desarrollada en el pas, y que permite un enlace al texto completo del documento. Se decidir por la adquisicin de un software de las caractersticas de un SIGB cuando se reciba el financiamiento externo, pues la cantidad de informacin que se incluir sera inmanejable con un software pequeo como MicroIsis. Por otro lado, la institucin decidi crear interfaces nuevas, basadas en formatos HTML, que permiten el acceso a bases de datos al texto completo. No se trata de los tradicionales catlogos de bibliotecas, sino bases de datos especialmente creadas para recuperar informacin de ponencias (en power point), informes, documentos internos, legislacin, etc. ste era un requerimiento especialmente mencionado en las encuestas, por los clientes internos y externos.
B2. PUESTA EN MARCHA DE LA BIBLIOTECA VIRTUAL: B1.2 Aspectos legales y de seguridad: Existen

en la actualidad

diversos medios de seguridad Existen una serie de actividades que se deben realizar para implementar la biblioteca virtual, especialmente cuando se cuenta con una biblioteca fsica o "real". En este caso, siguiendo los

para asegurar la integridad de los datos, como el DOI (digital object identifier) o sistemas de autenticacin o encriptacin. Aunque no se ha tomado ninguna decisin al respecto, si se han previstos sistemas de seguridad para proteger los datos del usuario, especialmente cuando realice un pago. Por otro lado, el tener los documentos en formato PDF garantiza cierta seguridad temporal pues el avance de la tecnologa siempre pone en

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detalles o caractersticas previamente considerados en la propuesta, se consideraron los siguientes pasos: B2.1 Contenido: Los contenidos de una biblioteca virtual, son la parte ms importante de la misma. Por lo tanto, luego de saber las necesidades de informacin de sus clientes, el reto de esta institucin consista justamente en recopilar y dar una estructura coherente a la informacin requerida. Se revisaron diversas bibliotecas virtuales en el rea, tanto peruanas como extranjeras, especialmente aquellas que daban servicios de provisin de documentos y consulta directa. Se encontr como resultado de las encuestas, que los clientes necesitaban conocer trmites a realizar o modelos similares a los registros que estaban presentando, as como el requerimiento de consultar normas, reglamentos, documentos internos, etc. a texto completo. Los clientes especializados que normalmente hacen uso de la informacin de esta institucin, requieren de servicios de valor aadido, como bsquedas bibliogrficas a pedido, seleccin y/o valorizacin de la informacin o envo de la misma a sus oficinas (por correo normal, fax, correo electrnico, etc.), por lo tanto, estn dispuestos a pagar por dichos servicios, siendo la biblioteca virtual esencial para ellos. Se puede apreciar en el anexo 2 un resumen del mapa de la biblioteca virtual con los contenidos y secciones consideradas en la misma. En este mapa se presenta solo dos de los servicios especializados, aunque en realidad seran 6, uno por cada rea prioritaria de la institucin. Igualmente se consideran secciones generales con material de la institucin, catlogos y bibliografas, material de referencia general, consultas, etc. B2.2 Estructura: La base conceptual sobre la cual se sustenta esta biblioteca virtual, es justamente la de proporcionar un acceso directo, nico y rpido a los contenidos de la misma, proporcionando servicios especializados, algunas veces libres y otros con acceso restringido. Por lo tanto, se dise una estructura jerrquica que mostrara de manera concisa y directa los contenidos y que fuera desplegando los temas especficos en subsecuentes niveles jerrquicos. Es as que en la pgina inicial, se listan temas generales de la institucin, como noticias, convenios, directorios, publicaciones, etc.; luego se presenta el material referencial existente como catlogos, bibliografas y bases de datos a texto completo; al mismo tiempo se consideran secciones fijas y de acceso directo tanto para novedades de la biblioteca virtual, como para material general (referencia rpida, enlaces, servicios, etc.). La parte esencial la constituyen las 6 secciones de servicios especializados, las que incluyen no slo material pertinente al tema especfico, sino que adems tienen enlaces a informacin sobre bsqueda o trmites propios de esa rea temtica (generalmente disponibles en Intranet o Internet), lo que facilita al cliente la ubicacin de la informacin que requiere en un solo sitio, no necesitando navegar por toda la biblioteca virtual o la pgina Web de la institucin. (ver anexo 2 mapa de la biblioteca virtual). B2.3 Procesos: Como se ha mencionado, esta etapa es la que toma mayor tiempo, especialmente cuando se trata de una biblioteca fsica, hay que considerar aspectos de seleccin y adecuacin del material existente para su inclusin en la biblioteca virtual, se detallan ac algunos de los procesos ms importantes. B2.3.1 Desarrollo de colecciones: Las colecciones deben responder a los requerimientos de los usuarios, y en este caso, representan reas temticas diversas que requieren de informacin especializada tanto de carcter legal como industrial; por lo que se requiere un arduo trabajo de bsqueda y acopio de material pertinente. Se ha considerado tanto el uso de material disponible electrnicamente en CD-ROM o va Web, as como la digitalizacin de colecciones en papel.

BibVirtualChile, Existen bases de datos especializadas en el rea, Talavera, p.los cuales hay entre 12 que seleccionar las ms importantes y que se enmarquen dentro del presupuesto asignado. Igualmente se utilizar aquello que est disponible libremente en la WWW, para lo cual ya se ha iniciado el trabajo de bsqueda y navegacin en la Web, para incluir enlaces a informacin relevante.

B2.3.2 Digitalizacin: El material a digitalizar todava est en estudio, aunque se ha empezado a elaborar polticas precisas al respecto, especialmente para material que produce la institucin. Se ha recomendado la utilizacin de un servicio externo de digitalizacin para no incurrir en gastos de equipo y personal, que se decidir en su momento. Conjuntamente cuentaeste proceso, a) Catlogos: El CI con con catlogos referenciales, desarrollados separadamente por tipo de materiales (libros, ttulos de revistas, artculos de revistas, de almacenamiento, se deber retomar los servicios especializados en la bibliotecadocumentos internos, los estudios sobre capacidadvirtual, se decidi etc.). Para desarrollar copias de seguridad, y iniciar la separacin o especializacin de los catlogos, en lo que podramos denominar un corte horizontal, decir se crearon catlogos temticos, los que procesamiento deesla coleccin. Este proceso ha llevadolaincluyen trabajo dede de las Se ha iniciado tambin al todo tipo digitalizacin documentos sobre un determinado tema. estandarizacin de la descripcin tablas de contenido que fsica, puntos de acceso, y especialmente descripcin temtica (tesauro) entre forman parte delsetodos los catlogos existentes, y an nuevos mayor revisin para servicio de yalerta los de una que se hanas como la informativa, ido creando. Este trabajo sigue desarrollando, requiere poderlos incluir en la biblioteca virtual. conversin de algunas normas y interfaces especiales para recuperar b) Bases de datos: En este caso, se han creado informacin a texto esta documentacin encuentran a formato los legislacin, toda completo, las mismas que ya seestar en disposicin dePDF para no clientes en Intranet. De un servicio inicial para recuperar las ponencias, se han permitir su modificacin ni informes tcnicos, documentos internos y boletines desarrollado otras interfaces para los de ilegal. copia informacin. Se considera que se llegardigitalizados, como 20,000 a cerca de c) Documentos electrnicos: Tanto los documentos recientemente aquellos recuperados de la WWW, necesitaban adecuarse a la estructura de la biblioteca documentos digitalizados (incluyendo virtual para ser consultados, por lo tanto ha sido necesario convertirlos del formato folletos, ponencias a congresos, entre otros) al formato PDF. Adems se haotros electrnico original (Word, Power point, Excel, artculos de revistas, y reservado propios de la materiales un almacenamiento fijo para dicho material, a fin de evitar la volatilidad de las direcciones en la WWW, para posteriormente incorporarlos a la interfaz respectiva institucin). en el punto b. Se proseguir con la conversin de otros documentos en mencionada
formato electrnico (legislacin, noticias, etc.), adems de iniciar su procesamiento tcnico para permitir su recuperacin temtica, como se explica en el punto d. d) Procesamiento Tcnico: Este La adecuacin del fsica, descripcin temtica B2.3.3 Adecuacin: trabajo implica la descripcin revisin de cadaexistente material documento (indizacin), digitacin, estandarizacin, almacenamiento y

o su

modificacin para incluirlo en la biblioteca virtual, es un proceso largo y costoso, que se viene desarrollando prcticamente desde la aprobacin del proyecto. Incluye adecuacin de los catlogos, bases de datos, documentos en formato electrnico, procesamiento tcnico, servicios, etc. Pasaremos a explicar varios de ellos.

BibVirtualChile, Talavera, p. 13

necesidades de informacin y los servicios que esperaban de la institucin, por lo tanto el CI deba reestructurar los servicios que proporcionaba. En la actualidad el CI ofrece sus servicios a travs de visitas personales, telfono o correo electrnico, mientras que los documentos recuperados son enviados va fax o anexos al correo electrnico. Con el inicio de este proyecto, el CI procedi a mejorar e incrementar sus, por ejemplo, el servicio de alerta informativa, consistente en boletines de nuevas adquisiciones y tablas de contenido de revistas, que se ofreca a los clientes internos via B3 LANZAMIENTO Y MANTENIMIENTO: Intranet, est actualmente disponible libremente para los clientes B3.1 Diseo y acceso: Para asegurar que la biblioteca virtual tuviera una apariencia atractiva y internos y externos. eficiente para el usuario, se encarg el diseo a una especialista. En la pgina inicial se consideran tanto los servicios especializados en la parte central y de manera resaltada, como las como Igualmente se han implementado servicios ms especializados, secciones fijas que se encuentran en un recuadro lateral tipo ndice. Se ha mantenido los el perfil del usuario colores institucionales, logotipo, tipos de letra, etc., adems de la seriedad de una biblioteca para especialistas. Sin embargo se incluyen algunas figuras en movimiento que (restringido con clave de acceso), con botones y elementos se mantendr de ayuda para la navegacin y movimiento dentro de cada pgina. Los formatos siguen el permanentemente actualizado para ofrecer diseo de sus equivalentes en papel y permiten su envo automtico al correo electrnico del CI. En las pginas interiores se mantienen tambin los colores institucionales y colores suaves delado, se el servicio de DSI y de provisin de documentos. Por otro fondo. En cuanto al acceso, como ya se explic, es libre para la mayor parte de la biblioteca; ha es restringido y sujeto a pago para pero previsto ofrecer otros algunos de los servicios especializados. Se ha previsto contar con un contador de usuarios que usan el sistema y posiblemente un registro de usuarios electrnicamente servicios personalizados pagados, como bsquedas para conocer su filiacin. bibliogrficas a pedido y prstamo interbibliotecario, aunque se proseguir dando acceso libre a servicios de informacin generales como consulta, referencia, acceso a los catlogos (referenciales y de texto completo), foros de discusin, enlaces especializados, bsqueda en catlogos especializados, etc. Por lo tanto, esta biblioteca virtual tendr un conjunto de servicios orientados especialmente a sus usuarios objetivos, as como al pblico en general.

que se va a incluir. No se puede esperar que informacin especializada como la de esta institucin se recupere a travs de lenguaje libre o palabras del texto completo. Hay necesidad de Como se menciona anteriormente, los usuarios con descriptores tomados de un tesauro especializado, para B2.4 Servicios: indizarel documento. Esto lleva a un trabajo mental de organizacin de de la recuperar temticamente institucin estn es bastante especializado, costoso y consume mucho tiempo, pero la informacin que necesario. Habr tomar las provisiones del caso (personal, equipo, almacenamiento, identificados yquedefinidos porde categorasy recuperacin de temticas de y reas etc.) para continuar con la estandarizacin la descripcin informacin, que Adems una especializacin.lleve al uso de las interfaz nica o muy similar para el acceso y recuperacin encuestas asde todos los materiales (texto, audio, imagen, etc.) disponibles en Web o en sus CD-ROM, proporcionaron digitalizados. como los recientemente una informacin detallada de

A.3.3 Mantenimiento y capacitacin: El mantenimiento de la biblioteca virtual es esencial, BibVirtualChile, informacin nueva, 15 constantemente se necesita ir alimentando con Talavera, p. 14 revisar los enlaces existentes, agregar nuevos servicios (o modificarlos), etc. En este Bibliografa caso se ha previsto la contratacin de una persona de informtica que trabaje en estas Future libraries: beyond the walls (1995). p. 165-177. En: W. tareas. Crawford & M. Gorman (eds.). Esta misma persona se encargara de la actualizacin del software y Chicago : ALA. hardware, as como de las interfaces de bsqueda y de supervisar el almacenamiento y copias Gapen, D.K. (1993) The virtual library: knowledge, society, and the de resguardo. Por otro lado, librarian. p. 1-14. En: L. se dar prioridad a la digitalizacin y procesamiento de informacin Saunders (ed.) The virtual library: visions and realities. Westport : actualmente en papel, con el Meckler, 1993. fin de tener al da la biblioteca virtual y de irla actualizando de acuerdo a los requerimientos de Garduo V., R. (1998). Organizacin de la informacin documental los clientes. Este trabajo requiere dos biblioteclogos y un auxiliar, y su utilidad social. t.I, p. 40los que se estn dedicando 68. En: La informacin en el inicio de la era electrnica.. Mxico : especialmente a la actualizacin de las bases de datos pertinentes. CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES CUIB, UNAM. Para dar capacitacin sobre el contenido y forma de usar la A travs de esta presentacin y acorde con lo que mencionan la mayora de los autores, se ha biblioteca, se ha previsto hojasmarcha podido constatar que el trabajo de poner en B. & una biblioteca virtual no es un trabajo trivial y Hpola, P., Vargas-Quesada, Senso, J.A. (2000). Bibliotecas necesita de muchos recursos y dedicacin de diversos tipos de profesionales trabajando en un con informativas (help) al inicio de cada servicio y/o catlogo, digitales: situacin actual y equipo cohesionado. ejemplos de a este respecto,y consejos bsqueda que Se puede concluir El profesionales necesario poner especial cuidado en la definicin de problemas. como la coleccin, el softwareinformacin, vol. 9 (4), p. 4-13,as de la hardware a usar aspectos tcnicos para realizar bsquedas ms y eficientes. y seguridad de los datos; dan As mismo se como la organizacin o estructura que se le va a dar a la biblioteca virtual. Es decir, los indicaciones sobre forma de la informacin que se incluir en la biblioteca virtual y elementos ms importantes lo constituyenadquirir Lloret R., N. (1999). Cmo plantear un proyecto para el desarrollo la forma o estructura como se presentar a los usuarios. los documentos en venta, formas de pago, etc. Siempre existir una Igualmente queda claro, que sea que p.biblioteca virtual nazca o se haga, conlleva una serie de de una biblioteca digital. la asistencia personalizada procesos similares que requieren una dedicacin permanente del equipo de trabajo a cargo. Se 307-317. En: JADOC99, 2as. Jornadas mayor trabajo de de puede sin embargo concluir que "hacer" una biblioteca para cualquier Andaluzas (presencial o por correo biblioteca virtual que se inicia. electrnico), virtual representa consulta que se preparacin y organizacin que una Documentacin, 1999. presentara. El "hacer" una biblioteca virtual no significa solo el digitalizar documentos existentes, sino la
seleccin, adecuacin, descripcin fsica y temtica de los mismos, para asegurar su recuperacin temtica eficiente, sin la cual la biblioteca virtual perdera su valor. Prez, D. (2000). La biblioteca digital. [documento digital] " Los procesos de adecuacin de la informacin existente, representan una actividad costosa y A.3.4 Retroalimentacin: Cualquier sistema nuevo o modificado (dora@uoc.es, acceso para que requiere especial dedicacin 12 su inclusin en la estructura de la biblioteca virtual. necesita que se ofrezcan en la biblioteca virtual deben suplementar aquellos que se ofrecen Los serviciosde una evaluacin agosto 2000) en bibliotecas tradicionales, de ninguna maneraadecuar susEn este caso se ha y servicios a detallada, de tal forma de poder reemplazarlos. contenidos dado inicio a una biblioteca hbrida que representa la tendencia actual. las necesidades de sus Finalmente se recomienda, que antes de iniciar un proyecto de tal envergadura, se consideren Wahlde, B. Von & Schiller, N. (1993). Creating the virtual library: los recursos econmicos y de personal tendr una evaluacin exhaustiva, por parte usuarios. En este caso se necesarios para el mismo; y especialmente se estudie la posibilidad de compartirp. 15-45. En: marcha con instituciones similares. strategic issues. costos y la puesta en

de la consultora, despus L. Saunders (ed.) The virtual library: visions and realities. Westport : del lanzamiento oficial de la biblioteca virtual, y se mantendrn Meckler, 1993. encuestas electrnicas y formato de comentarios para una retroalimentacin (feedback) constante. Watstein, S., Calarco, P. & Ghaphery, J.S. (1999). Digital library: Igualmente habr necesidad keywords. Reference Services de personal a cargo de esta seccin, pues se debe dar respuesta a los Review, 27 (4), p. 344-352. comentarios, as como informar peridicamente de cambios y/o mejoras en el sistema.