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UNIPLAN CENTRO UNIVERSITARIO PLANALTO DO DISTRITO FEDERAL

FLUXOGRAMA

Componentes Ertha Riany Cristiane Aparecida Claudineia Alkmim Almir Sousa Joelma Calixto Rodrigo Denise Raquel Fabiana

Taguatinga, 23 de Novembro de 2009

FLUXOGRAMA

O fluxograma uma representao grfica que serve para fazer estudo do funcionamento de uma empresa, na qual ser utilizado em todos os passos da atividade de um processo e tambm mostrar o que realizado em cada etapa, tais como material ou servio que entram e saem. O fluxograma tem como objetivo principal de descrever e estudar ou planejar as etapas de um processo, facilitando a analise de um processo a sua identificao das entradas e dos fornecedores, das sadas e de seus clientes e de pontos crticos do processo. E tambm facilitar a comunicao entre as pessoas envolvidas no processo. Usa-se o fluxograma para auxiliar o trabalho de organizao quanto na fase de planejamento quanto no levantamento, e serve tambm entender um processo e identificar oportunidades de melhoria na situao, desenhar um novo processo identificando o que deve ser eliminado e fazer alteraes se necessrio, identificar as informaes inteis sobre o processo. Dica para criar um fluxograma, antes de tudo deve definir o processo que ser desenhado, escolha o processo mais importante, elabore um macro fluxo do processo, identificando as atividades desenvolvidas. Monte um grupo das pessoas envolvidas nas atividades do processo. Detalha as etapas do processo e descrevas as atividades ou servios que cada um compe. Identifique os responsveis pela realizao de cada atividade identificada e por ultimo analise se o fluxograma desenhado corresponde forma do processo que ser executado e claro se precisar faa todas as correes. Indique com clareza o inicio e o fim do processo.
Exemplos

Todos os smbolos utilizados devem estar unidos por linhas de fluxo. No se pode cruzar as linhas de fluxo a um smbolo de processo podem chegar vrias linhas de fluxo, porm s pode sair uma dele. Ao smbolo de incio no pode chegar nenhuma linha de fluxo. De um smbolo de fim no pode sair nenhuma linha de fluxo, mas sim podem chegar vrias a ele.

Vantagens de ter um fluxograma mais fcil para saber qual rea que esta havendo problemas, podemos usar os dados existentes para fazer analise dos problemas atuais e fazer comparao das informaes, pois tendo um fica definido os limites do processo, til no treinamento de novos funcionrios, os smbolos so de fcil leitura, tem soluo para todas as alternativas, identifica os ciclo de trabalho, facilita a identificao de clientes e fornecedores. Aumenta a competncia e influncia de quem os elabora Seu desempenho afeta a maneira como outros usam determinada sada. Desenvolve o esprito da equipe Cria motivao pelas fontes de informaes e apoio disponveis Floresce a responsabilidade individual Facilita o estabelecimento de objetivos DESVANTAGENS Apresentam dificuldades no desenho e alteraes; Depurao e testes no so fceis, em geral; Dificuldade na deciso do nvel de detalhes a serem colocados nos fluxogramas

O fluxograma composto por um conjunto de smbolos, esses so utilizados para fazer a representao da fase, etapa ou pessoas evolvidas em um processo, cada smbolo tem sua importncia dentro da representao, os mais usados so:

FLUXOGRAMA VERTICAL destinado representao de rotina simples em seu processamento analtico em uma unidade organizacional. Esse tipo de fluxograma possui quatro vantagens: Consiste em poder ser impresso como formulrio padronizado; Rapidez de preenchimento, pois os smbolos j se acham impressos; Maior clareza de apresentao; e grande facilidade de leitura por parte dos usurios.

Smbolo

Significado

Verbos Mais Usuais Executar, criar, produzir, copiar, publicar, inserir, incluir, datilografar/digitar, emitir, pr/colocar, calcular, providenciar, elaborar, remover, apanhar, processar, coletar, perfurar, preencher, classificar, redigir, retirar, eliminar, preparar etc. Remeter, transportar, conduzir, enviar, deslocar, encaminhar, trocar, destinar, movimentar etc. Arquivar, guardar, armazenar, encerrar, ordenar, estocar, terminar, desarquivar etc. . Esperar, aguardar, demorar, receber etc.

Operao

Transporte

Arquivo

Espera

Controle

Aprovar, inspecionar, controlar, assinar, verificar, examinar, analisar etc.

Oblongo o limite representa o inicio ou fim do processo. Retngulo a operao ou ao representa uma fase ou etapa do processo e onde fica registrado a etapa e quem executou o processo. Losango a deciso representa o ponto que a deciso deve ser tomada, a deciso registrada em forma de pergunta e as setas direcionam a resposta seja sim ou no.

Linha dirigida o sentido do fluxo representa o sentido e a seqncia das fases do processo.

FLUXOGRAMA HORIZONTAL Descritivo Descreve o fluxo das atividades, dos documentos e das informaes que circulam em um processo. mais apropriado quando do levantamento, durante a entrevista e observao direta De Colunas Difere do descritivo quanto a maneira de representar graficamente as reas envolvidas no processo. Elas so apresentadas em colunas. Proporciona melhor da interrelao e interdependncia de todas as atividades executadas pelas reas envolvidas

Vantagens do fluxograma horizontal de Colunas Identifica quais gargalos, onde e como acontecem, bem como a interferncia deles em todo o fluxo do processo identifica duplicidade de atividades e as tarefas em cada rea. Identifica a execuo de tarefas e tarefas desnecessrias Identifica atividades e tarefas que esto sendo desenvolvidas em reas no afins. Identifica onde se originam os diversos documentos que tramitam no processo e qual o tratamento que dado em cada rea do fluxo. Identifica quais as informaes que tramitam no processo, como e quando so utilizadas em cada rea e em todo o processo.

Simbologia utilizada nos fluxogramas Horizontais Terminal Incio Fim Outra Rotina

Operao Emite nota fiscal Preenche a ficha de inscrio

Executor Almoxarifado Comprador

Simbologia utilizada nos fluxogramas Horizontais Documento

Nota fiscal

Informao verbal

Contato telefnico Arquivo

Definitivo

Provisrio

Deciso

No

Estoque existe ?

Sim

Conector

Conector de Rotina

Conector de Pgina

Material

Sentido da circulao ---------------------------------Interligam as informaes verbais

Interligam as informaes escritas

Resumo
Fluxograma Tcnica de representao grfica que se utiliza smbolos previamente convencionados, permitindo a descrio clara e precisa do fluxo, ou seqncia, de um processo, bem como sua anlise e redesenho. Os fluxogramas possibilitam s pessoas identificarem falhas inerentes dos procedimentos, ao reconhecerem a falta de um fecho em uma descrio de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar falhas em um documento de vrias pginas em texto torna-se muito mais difcil. A maior parte das companhias falha em manter a reviso de documentos que no so lidos. Os documentos tornam-se desatualizados porque os processos passam a ser definidos sem que haja ateno a esses documentos. Os fluxogramas so documentos vivos. Eles so alterados com acilidade e podem ser usados diariamente para ajudar a definir e refinar os processos.