IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE CONTROL DE LOS INVENTARIOS Y SUS SIGNIFICADO

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas. Por medio del siguiente trabajo se darn a conocer algunos conceptos bsicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa, mtodos, sistema y control. Los inventarios son un puente de unin entre la produccin y las ventas. En una empresa manufacturera el inventario equilibra la lnea de produccin si algunas mquinas operan a diferentes volmenes de otras, pues una forma de compensar este desequilibrio es proporcionando inventarios temporales o bancos. Los inventarios de materias primas, productos semiterminados y productos terminados absorben la holgura cuando fluctan las ventas o los volmenes de produccin, lo que nos da otra razn para el control de inventarios. Estos tienden a proporcionar un flujo constante de produccin, facilitando su programacin. Los inventarios de materia prima dan flexibilidad al proceso de compra de la empresa. Sin ellos en la empresa existe una situacin de la mano a la boca, comparndose la materia prima estrictamente necesaria para mantener el plan de produccin, es decir, comprando y consumiendo.

CLASES DE INVENTARIO
Tipos De Inventario Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacn, por medio de un registro detallado que puede servir tambin como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades fsicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacn y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta fsica. Losregistros perpetuos son tiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancas vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario estn siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automviles; hoy da con este mtodo los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijacin de precios al cliente y los trminos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario. Inventario Intermitente: Es un inventario que se efecta varias veces al ao. Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte. Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio econmico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo. Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones. Inventario Fsico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancas), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias. Inventario determinado por observacin y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos. Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente posedo. La realizacin de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La preparacin de la realizacin del inventario fsico consta de cuatro fases, a saber: 1. 2. 3. 4. Manejo de inventarios (preparativos) Identificacin Instruccin Adiestramiento

Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancas cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular. Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancas que un fabricante ha producido para vender a sus clientes. Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compaa con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una funcin til para las plantas o los clientes, existe exclusivamente

por el tiempo de transporte. Inventario de Materia Prima: Representan existencias de los insumos bsicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricacin de una compaa. Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se aade mano de obra, otros materiales y dems costos indirectos a la materiaprima bruta, la que llegar a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricacin, ha de ser inventario en proceso. Inventario en Consignacin: Es aquella mercadera que se entrega para ser vendida pero l ttulo de propiedad lo conserva el vendedor. Inventario Mximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artculos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario mximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variacin del excedente es: X >Imax. Inventario Mnimo: Es la cantidad mnima de inventario a ser mantenidas en el almacn. Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la produccin o venta. Inventario en Lnea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la lnea de produccin. Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias de un nico artculo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administracin del inventario, los artculos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificacin de materiales de acuerdo a su importancia econmica, etc. Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes deconsumo, generalmente comestibles u otros. Inventario de Previsin: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsin se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo. Inventario de Seguridad: Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuacin de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrn ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda. Inventario de Mercaderas: Son las mercaderas que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento determinado. Inventario de Fluctuacin: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de produccin no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de produccin de manera que los niveles de produccin no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda. Inventario de Anticipacin: Son los que se establecen con anticipacin a los periodos de mayor demanda, a programas de promocin comercial o aun periodo de cierre de planta. Bsicamente los inventarios de anticipacin almacenan horas-trabajo y horas-mquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de produccin. Inventario de Lote o de tamao de lote: Estos son inventarios que se piden en tamao de lote porque es ms econmico hacerlo as que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda.

Por ejemplo, puede ser ms econmico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artculos adquiridos. Inventario Estacinales: Los inventarios utilizados con este fin se disean para cumplir mas econmicamente la demanda estacional variando los niveles de produccin para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de produccin de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente. Inventario Intermitente: Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable. Inventario Permanente: Mtodo seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks. Inventario Cclico: Son inventarios que se requieren para apoyar la decisin de operar segn tamaos de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.

CONTROL DE LAS EXISTENCIA Y LA ORGANIZACIN Y SU RELACIN CON LA CONTABILIDAD, VENTA Y PRODUCCION

Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de stos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a travs de los distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronsticos de ventas y produccin hasta la operacin de un sistema de costo Por el departamento de contabilidad para la determinacin de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales son Planeamiento, compra u obtencin, recepcin, almacenaje, produccin, embarques y contabilidad. La base para planear la produccin y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronstico de ventas. Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas. Los programas de produccin, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrn alguna variacin con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de produccin, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales. Produccin Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control fsico, control interno de los inventarios, incluye lo siguiente:

La informacin adecuada sobre el movimiento de la produccin y los inventarios.

Notificacin rpida sobre desperdicios producidos, materiales daados, etc., de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan ser debidamente ajustados en los registros.

La informacin rpida y precisa de parte de la fbrica, constituye una necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de produccin. Contabilidad Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a travs de los procesos de adquisicin, produccin y venta. Es decir la administracin del inventario se refiere a la determinacin de la cantidad de inventario que se debera mantener, la fecha en que se debern colocar las rdenes y la cantidad de unidades que se deber ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.

REGISTRO DE INFORMACION DE LOS INVENTARIOS

Un buen inventario deber incluir toda la informacin necesaria para tomar decisiones sobre gestin en una fase posterior. A fin de facilitar la normalizacin. En todos los almacenes deber completarse un formulario de producto para cada producto o para cada lote de un producto, as como un formulario de almacenamiento para cada almacn. La informacin sobre el producto deber incluir los datos siguientes: nombre del ingrediente activo, formulacin, concentracin, cantidad, antigedad y estado. Esta informacin se utilizar para determinar los mtodos de eliminacin y preparar un plan de eliminacin. La informacin sobre el almacn deber incluir los datos siguientes: estado del almacn, evaluacin del grado de contaminacin, y servicios pblicos, materiales y equipo disponibles. Esta informacin es necesaria para determinar las necesidades de material y equipo cuando se prepara un plan de eliminacin. Antes de iniciar las actividades en cada lugar, es necesario adoptar medidas bsicas para proteger la salud y garantizar la seguridad de las personas que participan en la realizacin del inventario. Puede que sea necesario dejar abiertas las puertas y ventanas de los almacenes durante cierto tiempo antes de empezar a trabajar en el interior de los locales, con el fin de ventilarlos para que se vayan los vapores concentrados en ellos.

EL CONOCIMIENTO Y EL PROCESO DE LOS INVENTARIOS

Este es uno de los ms importantes del sistema, ya que con ellos se podr: Cargar el sistema con las existencias fsicas actuales Asegurarse que no haya diferencias entre las existencias del sistema y las existencias fsicas reales

Los pasos para realizar la toma de inventario son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Contar las existencias fsicas de todos los artculos Inicializar el archivo que va a almacenar los documentos de toma de inventario Capturar los documentos de inventario Transferir informacin de una lectora porttil a SAIT Obtener reportes (valuacin y diferencias de inventario) Ajustar las existencias del sistema con el inventario capturado

Contar existencias fsicas

Para empezar la toma de inventario, es necesario realizar el conteo de existencias fsicas de los artculos, dicho conteo puede realizarse de dos maneras: Manual Con lectora porttil

METODO DE REMISION A TIEMPO FIJO Y METODO DE CANTIDAD FIJA DE PEDIDOS

MODELO DE INVENTARIOS PROBABLES El primer paso consiste en estimar la demanda probable. En una situacin nica, por lo comn existen pocos datos disponibles para los propsitos de estimacin. Sin embargo, la decisin original para actuar en forma nica debe haber sido hecha con base en ciertas suposiciones de xito. Un recurso comn es pronosticar la probabilidad de bloques discretos de la demanda
Probabilidad de vender menos unidades y 0.00 0.20 0.50 0.90

Tabla

Demanda, Unidades y 100 200 300 400

1.Distribucin de demanda.

Si se hace que los incrementos de la demanda sean las alternativas de la magnitud de la orden, el efecto en el inventario al seguir cada alternativa se puede detallar para cada futuro posible, como se indica en la tabla 2.

Demanda posible Magnitud de la orden 100 200 300 400 100 0 100 200 300 200 -100 0 100 200 300 -200 -100 0 100 400 -300 -200 -100 0

Tabla 2. Patrn del inventario para una Venta de un solo perodo

La tabla simtrica tiene una diagonal de ceros que representan la magnitud ideal de la orden para cada demanda. A la derecha de los ceros se encuentran cantidades negativas que muestran la cantidad que podra haberse vendido si se hubiera dispuesto de las unidades-cantidades de la falta de existencias. A la izquierda de la diagonal de ceros se encuentran las cantidades que quedan de cada magnitud de orden cuando la demanda no se ajusta a lo que se espera (las cantidades depreciadas). El efecto econmico de estas cantidades se evala asignando costos por falta de existencias y por depreciacin asociados con el agotamiento y el exceso de existencia. COSTOS DE MANTENIMIENTO DE INVENTARIOS PROBABLES
la meta de la administracin de inventario es proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones en el ms bajo costo posible. En tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel ptimo de inventario son, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en qu punto se podran minimizar estos costos. Es necesario realizar un anlisis de las partidas que componen el inventario. Debemos identificar cules son las etapas que se presentaran en el proceso de produccin, las comunes o las que se presenta en su mayora son:

Materia Prima Productos en proceso Productos terminados Suministros, repuestos

En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento. La obsolencia de los inventarios, tanto por nueva tecnologa como por desgaste tiempo de rotacin, tienen seguro contra incontinencias, deber realizarse la inspeccin visual de dicha mercadera. Se debe saber la forma de contabilizacin de los inventarios. Correcta valorizacin de la moneda empleada para su contabilizacin. Se debe conocer la poltica de administracin de los inventarios: con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupacin por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la

rotacin de los inventarios fijada o determinada. reas involucradas en la administracin ya sea el Gerente de Produccin, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc. Como se realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada. Tecnologa empleada. Naturaleza y liquidez de los inventarios, caractersticas y naturaleza del producto, caractersticas del mercado, canales de distribucin, analizar la evolucin y la tendencia.

COSTOS DE MANTENIMIENTO DE INVENTARIOS Y DE ORDENACION DE PEDIDOS

Estos son los costos variables por unidad resultantes de mantener un artculo de inventario durante un periodo especfico. En estos costos se formulan en trminos de unidades monetarias por unidad y por periodo. Los costos de este tipo presentan elementos como los costos de almacenaje, costos de seguro, de deterioro, de obsolescencia y el ms importante el costo de oportunidad, que surge al inmovilizar fondos de la empresa en el inventario. El objetivo de la ordenacin de pedido. Es determinar el monto pedido que lo minimice, es importante porque define la suma del costo del pedido y el costo de inventario.

TAMAO OPTIMO DE LOTE

El papel de la planificacin de necesidades de material es generar una propuesta de pedido si se determina una infracobertura de necesidades durante un proceso de planificacin. El tamao de lote para la propuesta de pedido se especifica segn el mtodo de clculo del tamao del lote introducido en el registro maestro de materiales. El Sistema R/3 de SAP soporta los mtodos de clculo del tamao del lote ms actuales. Siempre pueden integrarse frmulas propias del usuario con poco esfuerzo. Los mtodos para el clculo del tamao del lote se dividen en tres grupos: Clculos estticos del tamao de lote En los clculos estticos del tamao del lote, el tamao del lote se calcula mediante las especificaciones de cantidad registradas en el registro maestro de materiales. Existen tres criterios distintos segn los cuales se puede calcular el tamao del lote: Tamao de lote exacto Tamao de lote fijo Reaprovisionamiento hasta stock mximo Clculo del tamao de lotes por perodo

En los clculos de tamao del lote de perodo, se agrupan las cantidades necesarias procedentes de uno o varios perodos para formar un lote. El Sistema R/3 de SAP admite varios perodos. Puede determinar el nmero de perodos que deben agruparse en una propuesta de pedido. Puede escoger entre: Tamao de lote diario Tamao de lote semanal Tamao de lote mensual Tamao de lote segn longitud de perodo flexible, segn los perodos contables (tamao de lotes por perodo) Clculo del tamao del lote ptimo En los mtodos de clculo ptimo del tamao del lote, las cantidades necesarias para varios perodos se agrupan para formar un lote, mediante lo cual se determina un ratio de costes ptimo entre los costes independientes del tamao del lote y los costes de almacenaje. Las nicas diferencias entre los distintos mtodos de optimizacin son los criterios de coste. Existen los siguientes procedimientos: Clculo del perodo parcial Tamao del lote econmico variable Creacin dinmica del tamao de lote Clculo de tamao de lote segn Groff El procedimiento de clculo del tamao del lote que debera utilizar el sistema para calcular el tamao del lote depende del mtodo de planificacin de necesidades seleccionado. Si se seleccion el mtodo de planificacin manual por punto de pedido, slo se podrn utilizar las frmulas para el clculo esttico del tamao del lote. Si se seleccion el mtodo de planificacin automtica por punto de pedido o la planificacin de necesidades, se podrn seleccionar mtodos de cada una de las tres categoras. En la planificacin de necesidades peridica, se puede utilizar tanto el tamao de lote exacto como uno de los mtodos para el clculo ptimo del tamao del lote. Se puede influir en la agrupacin de las cantidades necesarias en tamaos de lote mediante el uso de restricciones adicionales en el registro maestro de materiales: Mediante la introduccin de valores lmite (tamaos mnimo y mximo del lote). Estos valores lmite se tendrn en cuenta durante el clculo del tamao del lote. Es decir, el tamao del lote se redondear a la cantidad mnima o bien el sistema evitar la agrupacin conjunta de cantidades necesarias que sobrepasen el tamao mximo de lote. Mediante la introduccin de un valor de redondeo. Este valor permite especificar que, durante el clculo del tamao del lote, el lote resultante cubra un mltiplo de la unidad de medida del pedido (por ejemplo, si el lote debe ajustarse a unidades de embalaje completas, la unidad de medida del pedido se redondea en consecuencia).

El objetivo del clculo del tamao de lote ptimo es agrupar las infracoberturas de manera que los costes se optimicen. Estos costes incluyen los costes que son independientes del tamao del lote (costes de pedido o de configuracin) y los costes de almacenamiento.
Todos los clculos del tamao de lote ptimo siguen el siguiente modelo: El punto de partida del tamao del lote es la primera fecha de infracobertura de material determinada durante el clculo de necesidades netas. La cantidad del pedido debe ser mayor o igual a la cantidad de la infracobertura. El sistema aade cantidades de infracobertura sucesivas a este tamao de lote hasta que se establecen los costes ptimos. As se determina el tamao del lote. Las nicas diferencias entre los distintos clculos de tamao del lote ptimo son los criterios de coste. Existen los siguientes clculos distintos: Clculo del perodo parcial Tamao del lote econmico variable Creacin dinmica del tamao de lote Clculo de tamao de lote segn Groff

INVENTARIO DE SEGURIDAD
Denominado tambin "colchn de seguridad" es la cantidad de inventarios que se deben tener en existencia para absorber fluctuaciones al azar en la Demanda o la utilizacin durante el Tiempo que transcurre entre la colocacin del pedido y su recepcin en bodegas. La determinacin del tamao ms apropiado para el colchn de seguridad incluye un Equilibrio entre el Costo de quedar probablemente sin existencias, y el Costo de mantener un colchn de seguridad suficiente, como para evitar esta probabilidad.