TEORA AUDITORA Se nos propone la planificacin de una Auditora de RR.HH. centrada en el rea de Adquisicin.

Conscientes de que en la tarea de auditar la polticas y las prcticas de Recursos Humanos de la Organizacin lo fundamental no es la recopilacin de una serie de datos o ratios de cada rea, sino el estudio de la correlacin entre los datos de las diferentes reas , se ha elaborado un proyecto de auditora que trata de asegurar que los subsistemas confluyan de una manera lgica para favorecer la accin que se desempea desde Recursos Humanos. El propsito del presente trabajo es ofrecer una serie de bases tericas y de aplicacin prctica para poder realizar una auditora dentro del rea de personal en forma idnea, con beneficios para la labor de los integrantes de esta misma rea y para la empresa en general. La finalidad ltima de este estudio debera ser la de convertir la informacin sistemtica y documentada proveniente del rea de Personal en conocimiento corporativo til, para lograr mejorar la eficiencia de las polticas y prcticas de Recursos Humanos. Se define Auditora de Recursos Humanos como el proceso por el cual se evala la eficacia y la eficiencia de las polticas y las prcticas de gestin de Recursos Humanos, con la finalidad de indicar las prcticas adecuadas, los posibles fallos y problemas, y proponer soluciones y sugerencias de mejora. A veces, la evidencia a cerca de la eficacia o eficiencia de las prcticas ser contable y objetiva, pero no deben despreciarse otros tipos de evidencias. BENEFICIOS DE LA AUDITORA DE RR.HH.: Identifica el grado de contribucin del departamento de personal a la organizacin. Mejora la imagen profesional del departamento de personal. Estimula una mayor responsabilidad y profesionalidad entre los miembros del departamento de personal. Clarifica los deberes y responsabilidades del departamento de personal. BENEFICIOS DE LA AUDITORA DE RR.HH.: Detecta problemas crticos de personal. Estimula la uniformidad de las polticas y prcticas de personal, especialmente en empresas descentralizadas. Reduce los costes de recursos humanos a travs de procedimientos de personal ms eficientes. Sensibiliza hacia la necesidad de cambios en el departamento de personal. Garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales. MTODO: Se ha desarrollado un mtodo de investigacin que implica el uso de diversas herramientas complementarias: - Cuestionarios - Clculo de Ratios (Check List I) - Entrevistas - Anlisis de Documentacin

Estas herramientas nos permitirn obtener informacin cuantitativa y cualitativa a cerca de las prcticas de RR.HH. de la empresa. CUESTIONARIOS: Se han desarrollado una serie de breves cuestionarios que de una manera directa y objetiva nos van a proporcionar informacin a cerca de variables cualitativas, como puede ser la satisfaccin con las prcticas de Recursos Humanos de la empresa y de variables cuantitativas, como pueden ser el nmero de cursos de formacin que han realizado los empleados a lo largo del ao o el nmero de veces que se les ha pasado el cuestionario de evaluacin del desempeo o el de anlisis de clima laboral. El pase de cuestionarios nos va a permitir obtener informacin de forma rpida y de una gran cantidad de gente, adems permite el tratamiento estadstico y computerizado de la informacin, as como el tratamiento diferencial por categoras (departamentos, gnero, edad, antigedad, puesto, etc..). CLCULO DE RATIOS: Se ha desarrollado una hoja de chequeo (Check List I) en la que, a travs de una serie de tems que el auditor se encargar de cumplimentar a partir de la informacin que los empleados faciliten, se obtendrn unos datos numricos que permitirn el clculo de diferentes ratios relacionados con cada una de las reas de Recursos Humanos y que permitirn su posterior valoracin. En el caso de que en el sistema de control interno de la empresa ya estn calculados estos ratios, se proceder a a la verificacin y el anlisis de los mismos. ENTREVISTAS: Se proceder a la realizacin de entrevistas con diferentes empleados de la empresa, algunos vinculados al rea de Personal y otros no vinculados, con la finalidad de contrastar y ampliar la informacin obtenida a partir de las otras herramientas de investigacin. Se ha optado por la modalidad de entrevista semi-estructurada, ya que aunque se va a partir de un guin de preguntas bsicas previamente establecido, el entrevistador se permitir ir enlazando las preguntas con las repuestas que de el entrevistado con el fin de crear un mayor feedback. Se trata de conseguir una conversacin fluida, evitando que el empleado se sienta incmodo o tenga la sensacin de estar en un interrogatorio. ANLISIS DE DOCUMENTACIN: Se proceder a la solicitud de diferente documentacin como puedan ser los impresos utilizados en la evaluacin del desempeo, las encuestas para evaluar la formacin, las descripciones de los puestos de trabajo, etc. para su anlisis y valoracin. Justificacin del Mtodo: La eleccin de este mtodo viene determinada en gran manera, por las ventajas que ofrece su implementacin y posterior anlisis. La ventaja principal de este mtodo mixto es que nos permite evaluar de un modo cuantitativo, a travs de ratios estadsticos, datos numricos y puntuaciones, y tambin de un modo cualitativo, a travs de valoraciones, apreciaciones, actitudes, anlisis de conductas, etc. Las diversas prcticas de Recursos Humanos que se estn aplicando en la empresa, obteniendose as una visin global que nos permitir una posterior valoracin ms completa. Factores en los que se fundamenta la metodologa: Concienciacin, por parte de la alta direccin y de los responsables del rea de personal, de la rentabilidad del procedimiento.

Aceptacin del empleado por participar en la facilitacin de la informacin. Generacin de un adecuado grado de confianza entre el auditor y los empleados que facilitarn la informacin. Facilitar datos e informacin suficiente, pertinente y objetiva. Permitir la actuacin independiente del auditor cuando as se requiera, dentro de las instalaciones de la empresa. .. Evaluar resultados frente a las metas fijadas. Estar dispuestos a rectificar y a fijar nuevas metas si as se aconseja por parte del auditor. Identificacin de puntos fuertes, dbiles y medidas correctivas. Acordar con los responsables de las diversas reas de Recursos Humanos estrategias para superar los fallos detectados. Dotar a los integrantes del Departamento de Personal de un conocimiento completo y actualizado acerca de las consecuencias de su labor. Responsabilidad de la ejecucin del proceso. La responsabilidad de la ejecucin del proceso de auditora recae en gran medida en el tcnico auditor que ser el ejecutor de la recogida de informacin, sin embargo hay que tener en cuenta que parte de la responsabilidad va a recaer en los diferentes empleados de la empresa que debern facilitar la informacin que el auditor les solicite de la manera ms rpida y veraz posible, por ello el rgano de Recursos Humanos se ha de comprometer a informar a estos empleados de la importancia de labor del auditor, logrando as su compromiso y colaboracin. Amplitud temporal de la Auditora: La experiencia nos indica que lo ms recomendable es efectuar una auditora de Recursos Humanos una vez al ao. El perodo a auditar es de un ao completo. Se recomienda realizar el proceso durante los dos primeros meses del ao que preceden al perodo a auditar. No obstante, una auditora se puede realizar en cualquier momento del ao, mientras se tenga como referencia un ao ya vencido en el tiempo. TEORA AUDITORA FASE I.- CONTACTO INICIAL CON EL CLIENTE . FASE II.- PLANIFICACIN Y PROGRAMACIN DE LA AUDITORA . FASE III.- EJECUCIN DE LA AUDITORA . FASE IV.- ELABORACIN Y ENTREGA DEL INFORME. FASE I.- CONTACTO INICIAL CON EL CLIENTE : Habr un contacto inicial con el cliente con la finalidad de obtener mayor informacin sobre la empresa y precisar el trabajo a realizar. Es importante aclarar que se necesitar independencia y al mismo tiempo colaboracin por parte de la empresa, esto supone tiempo de dedicacin de los empleados (entrevistas con directivos, solicitud de documentacin, pase de cuestionarios, etc.). Se elaborar una propuesta de trabajo o contrato en el que se acordar por escrito el objetivo y el alcance del trabajo. Esta propuesta deber recoger: perodo que desea auditarse, informe o

informes a emitir, fechas de realizacin de la actividad y de entrega de informes, honorarios, estimacin del total de horas ... FASE II.- PLANIFICACIN Y PROGRAMACIN DE LA AUDITORA : Se elaborar un proyecto global de actuacin fundamentado en las condiciones y alcance de auditora establecidas. Se programarn las actividades que el auditor se proponga llevar a cabo como consecuencia de los objetivos establecidos: calendario de actuacin, estimacin de las horas de trabajo a emplear en cada fase, naturaleza y profundidad de las pruebas y procedimientos a aplicar, personal que participaraen cada fase. FASE III.- EJECUCIN DE LA AUDITORA : El primer paso ser reunirse con los empleados que van a tener una participacin directa en la auditora. Se trata de exponerles el objetivo del proyecto y resaltar la importancia de su colaboracin en la facilitacin de informacin.Resultar fundamental la presencia y el apoyo del Responsable de Recursos Humanos de la empresa en esta labor de concienciacin y de solicitud de colaboracin. El siguiente consistir en analizar los sistemas establecidos por la empresa para garantizar la eficacia y eficiencia de sus prcticas de recursos humanos, es decir, el grado en que la empresa tiene control de sus actividades de recursos humanos. Este control comprender la evaluacin de cuatro procesos diferentes: a) Establecimiento de Patrones: La empresa tiene establecidos patrones para saber si sus prcticas de recursos humanos son buenas o no? Sabe a dnde debe ir en materia de RR.HH? b) Observacin de las acciones: La empresa obtiene informacin sobre sus acciones? cmo? Sabe a dnde est yendo en materia de RR.HH.? FASE III.- EJECUCIN DE LA AUDITORA : c) Comparacin de las acciones con el patrn: La empresa realiza comparaciones entre sus acciones y los patrones establecidos? Sabe cunto le falta para llegar a los patrones correctos en RR.HH.? d) Acciones correctivas: A partir de esas comparaciones la empresa emprende acciones correctivas? Ha planeado para recorrer la distancia que le separa de las prcticas ptimas en RR.HH.? El ltimo paso en esta fase ser aplicar las pruebas y los anlisis de auditora pertinentes: pase de cuestionarios, entrevistas, solicitud de documentacin, obtencin de ratios, etc. FASE IV.- ELABORACIN Y ENTREGA DEL INFORME : El informe de auditora deber cumplir una triple finalidad: a)Describir las prcticas de RR.HH. de la empresa. b)Valorar las prcticas: indicar cules son las correctas y cules son las incorrectas. c)Proponer sugerencias y recomendaciones con el fin de cubrir las deficiencias detectadas. Estructura del informe: a) Objetivos y alcance de la auditora.

b) Procedimientos de auditora y aspectos metodolgicos generales aplicados. c) Presentacin de resultados. d) Resumen de las conclusiones. e) Informe del auditor. f) Recomendaciones del auditor. g)Anexo (soporte documental de los resultados aportados). FASE IV.- ELABORACIN Y ENTREGA DEL INFORME : El informe debe cumplir una serie de requisitos: a) Claridad: comprensible y de fcil lectura. b) Atractivo: presencia de tablas, grficos, formato muy cuidado,etc. c) Riguroso: sin errores de clculo, centrado en hechos constatados ms que en opiniones. d)Relevancia: centrado en los aspectos ms importantes, ms estratgicos. e) Constructivo: presenta recomendaciones y sugiere acciones de mejora. Ficha Tcnica Estructura Organizativa Plantilla Fija a fin de ao por Niveles Jerrquicos A partir del Organigrama de la organizacin y de la relacin de contratos, se determinar la cantidad de trabajadores fijos de la organizacin por niveles jerrquicos a fecha 31 de Diciembre del ao anterior Plantilla Media Anual A partir del Organigrama de la organizacin y de la relacin de contratos, se determinar la media anual de trabajadores en plantilla de la organizacin. Se proceder a la obtencin del nmero de trabajadores a fin de mes, sumandose los doce meses del ao y dividindose por este mismo nmero de meses. Plantilla Media Anual = Sumatorio de los trabajadores en plantilla de cada mes Meses del ao Plantilla Media Anual = * ( X ene + X feb + X mar + ... + X dic ) 12 Reparto de la plantilla total a fin de ao por Nacionalidad A partir de la informacin que nos proporciona la relacin de contratos, se determinarn el porcentaje de empleados espaoles, comunitarios y no comunitarios. Porcentaje de plantilla nacional = N de empleados espaoles N Total de empleados Porcentaje de plantilla comunitaria* = N de empleados comunitarios N Total de empleados Porcentaje de plantilla no comunitaria = N de empleados no comunitarios N Total de empleados Plantilla Media Anual de Trabajadores Temporales

A partir de la informacin obtenida de la relacin de contratos, se determinar la media anual de trabajadores temporales* de la empresa. Duracin Media en horas de Contratos Temporales. A partir de la informacin obtenida de la relacin de contratos de Duracin Determinada, se calcular la duracin media en horas de este tipo de contrataciones que se hayan ido realizado en la organizacin a lo largo del ao. Duracin Media de los Contratos Temporales = N de horas Temporales N de Contratos Temporales