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Presupuesto de Venta

P Pr ro of fe es so or ra a: :


Puerto Ordaz, Octubre de 2003
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Presupuesto de Venta


INDICE

INTRODUCCIN---------------------------------------------------------- iii
PRESUPUESTO DE VENTAS----------------------------------------- 4
IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE VENTAS---------------- 4
PASOS PARA REALIZAR UN PRESUPUESTO DE VENTAS---- 4-8
LNEAS DE PRODUCTOS EN UN PRESUPUESTO DE VENTAS 8
FACTORES QUE AFECTAN EL VOLUMEN DE LAS VENTAS- 9-13
1. FACTORES ESPECFICOS.---------------------------------------------- 9-12
2. FUERZAS ECONMICAS GENERALES.------------------------------- 12-13
3. INFLUENCIA DE LA ADMINISTRACIN.----------------------------- 13
MTODOS PARA PRONOSTICAR----------------------------------- 14-23
1. Por Votacin de los ejecutivos de la identidad.----------------------- 14
2. Anlisis Estadsticos.-------------------------------------------------------- 15-23
MTODOS DE PRESUPUESTAR------------------------------------- 24-25
1. Estimaciones Directas de Agentes y Vendedores.------------------ 24
2. Mtodo Econmica Administrativo.----------------------------------- 24-25
PRACTICA----------------------------------------------------------------- 26-32
CONCLUSIN------------------------------------------------------------ 33
BIBLIOGRAFA ------------------------------------------------------------- 34


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INTRODUCCIN

La preparacin paso a paso de los diversos segmentos del
presupuesto maestro o presupuesto integral exige consideraciones
cuidadosas por parte de la gerencia, con muchas decisiones claves
relacionadas con la fijacin de precios, lneas de productos,
programacin de la produccin, gastos de capital, investigacin,
desarrollo y otros aspectos. El borrador inicial de un presupuesto y
su revisin crtica originan siempre muchas interrogantes, as como
decisiones gerenciales que conducen a borradores adicionales
antes de la aprobacin del presupuesto final.

El presupuesto de ventas no debe considerase como una
varita mgica, ni una panacea que resuelve todos los problemas
relacionados con el sistema de control presupuestario de la entidad;
tampoco es un sustituto de la gerencia; debe ser la base de otros
presupuestos, de ah su importancia.

El primer paso en el desarrollo del presupuesto maestro es el
pronstico de ventas. El proceso termina con la elaboraci n del
estado de ingresos presupuestado, el presupuesto de caja y el
balance general presupuestado. Los estados financieros
presupuestados son similares a los estados financieros regulares,
excepto que se trabaja con el futuro ms que con el pasado.

La base sobre la cual descansa el presupuesto de ventas y
dems partes del presupuesto maestro es el pronstico de ventas.
Si este pronstico ha sido preparado cuidadosamente y con
exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal sern
mucho ms confi ables.

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Presupuesto de Ventas

Un presupuesto de ventas es la representacin de una estimacin
programada de las ventas, en trminos cuantitativos, realizado por una
organizacin.

IMPORTANCIA DE UN PRESUPUESTO DE VENTAS

El presupuesto de ventas es el primer paso para realizar un
presupuesto maestro, que es el presupuesto que contiene toda la
planificacin.

Si el plan de ventas no es realista y los pronsticos no han sido
preparados cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el
proceso presupuestal no sern confiables, ya que el presupuesto de
ventas suministra los datos para elaborar los presupuestos de
produccin, de compra, de gastos de ventas y de gastos administrativos.

PASOS PARA REALIZAR UN PRESUPUESTO DE VENTAS

A continuacin se comentan cada uno de los pasos que debe dar la
empresa para preparar un presupuesto de ventas. Sin embargo, estos
pasos pueden ser modificados y ejecutarse en distintas formas,
dependiendo de las caractersticas del negocio y de las habilidades de la
administracin.

1. Preparar Pronsticos de Ventas

Un pronstico es una declaracin o apreciacin cuantificada de las
futuras condiciones que rodean a una situacin o materia en particular,

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basada en uno o ms supuestos explcitos. Un pronstico debe
manifestar siempre los supuestos en que se basa. ste debe verse
como uno de los insumos en el desarrollo del plan de ventas y puede ser
aceptado, modificado o rechazado por la administracin.

El pronstico de ventas es la base sobre la que descansa el
presupuesto maestro, as que si ste ha sido preparado cuidadosamente
y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal sern
mucho ms confiables.

Los pronsticos de ventas son una fuente importante de informacin
en el desarrollo de estrategias y compromisos de recursos por parte de
la administracin superior, as que deben prepararse antes de cualquier
decisin e indicar las ventas probables bajo diversos supuestos
alternativos. Por ello se puede hacer un pronstico de ventas de la
industria a la que pertenece la compaa y el sector en donde est
ubicada y otro de la propia empresa.

Pronsticos de ventas del sector

Estas ventas recogen el potencial de negocios que pueden abarcar
todas las empresas del sector o aquellas que constituyan la competencia
real. La comparacin del mercado o demanda con las ventas u ofertas
del sector, permiten detectar las situaciones siguientes:

Si el mercado o demanda es superior a la oferta, los productores
pueden acortar la distancia mediante estrategias de penetracin de
mercado, el desarrollo de productos o la integracin.
Si el mercado es similar a la oferta, los productores pueden acudir
al atrincheramiento, la contraccin de productos, la diversificacin o

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la instauracin de polticas crediticias o de precios que conduzcan al
desplazamiento de competidores.

Las ventas esperadas de la competencia ameritan el conocimiento
de factores como la tendencia de los negocios, el nivel de empleo, la
capacidad instalada, las polticas sobre productos y la intencin de
ampliar su oferta mediante proyectos de inversin. Es muy importante
mantener sistemas de informacin fidedigna y actualizada.

Pronsticos de ventas de la empresa

Los pronsticos de las ventas de la empresa se fijan segn su
participacin en el mercado. La gerencia debe establecer si es o no
factible alcanzar la participacin deseada a partir del reconocimiento de
las capacidades productivas, la situacin de la empresa, el estado de
intervencin actual y el estudio racional de las polticas de marketing que
puedan implementarse.

2. Compilar Otros Datos Pertinentes

Al desarrollarse un presupuesto debe reunirse y evaluarse toda la
dems informacin relevante. Esta informacin debe relacionarse, tanto
con las restricciones, como con las oportunidades. Las principales
limitaciones que deben evaluarse son:

1. Capacidad de fabricacin; No tiene caso planificar un mayor
volumen de ventas que el que pueda producirse, ni tampoco
es conveniente operar una planta ms all de su capacidad
econmica.
2. Fuentes de abasto de materia prima y suministros generales.

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3. Disponibilidad de gente clave y de una fuerza laboral; si se
planifican importantes incrementos en las ventas y en la
produccin.
4. Disponibilidad de capital; para financiar la produccin.
5. Disponibilidad de canales alternativos de distribucin;
rediseo de antiguos productos, introduccin de nuevos
productos, as como los cambios en los territorios de ventas.
Se deben evaluar tanto los efectos como las acciones
esperadas en los posibles competidores.

3. Desarrollo de una Planificacin de las Ventas

Utilizando la informacin provista en los pasos anteriores, la
administracin desarrolla un plan de ventas
Los principales propsitos de un plan de ventas son:
a) Reducir la incertidumbre acerca de los futuros i ngresos.
b) Incorporar los juicios y las decisiones de la administracin en los planes
de comercializacin.
c) Suministrar la informacin necesaria para desarrollar otros elementos del
presupuesto maestro.
d) Facilitar el control administrativos de las actividades de ventas.

Un plan de ventas comprende dos planes diferentes, pero
relacionados: el plan estratgico y el plan tctico de ventas.

Plan estratgico de ventas

Es aquel que se desarrolla a largo plazo, normalmente a 5 o diez
aos y en l se establecen las alternativas de rumbos de accin para
enfrentar los cambios en el entorno. Implica un anlisis profundo de los

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futuros potenciales del mercado, como cambios en la poblacin, el
estado general de la economa, las proyecciones de la industria y los
objetivos de la compaa. Las estrategias a largo plazo de la
administracin afectarn a reas tales como la poltica de los precios a
largo plazo, el desarrollo de nuevos productos e innovacin de los
actuales, nuevas direcciones de los esfuerzos de comercializacin, la
expansin o los cambios en los canales de comercializacin y los
patrones de costos.

Plan tctico de ventas

Es aquel que se desarrolla a corto plazo, para doce meses,
detallando inicialmente el plan por trimestres, y por meses para el primer
trimestre. Al final de cada mes o trimestre del ao que se cubre, se
vuelve a estudiar el plan de ventas y se modifica aadiendo un perodo
futuro, a la vez que se quita el perodo que acaba de terminar. Por
consiguiente, los planes tcticos de ventas estn sujetos a revisin y
modificacin sobre una base trimestral. Adems, debe ser detallado; por
productos, por reas de comercializacin.

LNEAS DE PRODUCTOS EN UN PRESUPUESTO DE VENTAS

La determinacin del nmero y la variedad de productos que planee
vender una compaa, es crucial en el desarrollo de un presupuesto de
ventas. Tanto en el plan estratgico como en el tctico deben incluirse
decisiones tentativas acerca de las nuevas lneas de productos que
hayan de introducirse, las lneas de productos que se tengan previsto
descontinuar, las innovaciones y la mezcla de los productos.



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FACTORES QUE AFECTAN EL VOLUMEN DE LAS VENTAS

1. Factores Especficos
- Los factores de ajustes (modificaciones temporales)
- Cambios:
Del producto.
De la produccin.
Del mercado.
De polticas de ventas.
- Crecimiento (tendencia de las ventas)
2. Economa General
3. Administrativos (de la Gerencia)

1. FACTORES ESPECFICOS.

- Los factores de ajuste.

Son perturbaciones transitorias que afectan al volumen de las ventas. Estos
factores de ajustes nos dirn cules pudieron ser las ventas reales, si no se
hubieran producidos tales perturbaciones.

Lgicamente, los ajustes desfavorables han de sumarse, y los favorables se
restaran.

Favorables:
- Pedido excepcional o no recurrente.
- Ventas en una zona o distrito en donde no es costeable
(actualmente) la operacin.



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Desfavorables o perjudiciales:
- Incendio, huelga falta en el abastecimiento de materiales para la
produccin, etc., que retrasen parcial, total, temporal o definitiva
los envos a los clientes.
- Demandas o juicios en contra de la entidad que entorpezcan o
retrasen sus actividades.
- Renuncia, despido o retiro de personal clave, bsicamente de
ventas.

- Los factores de cambio.

Son modalidades nuevas introducidas por el personal administrativo medio,
con repercusiones perdurables en el volumen de las ventas.

Los cambios en el producto: son aquellos que cambian la apariencia, la
calidad o el diseo del producto. Tienen una cierta influencia en los costos y la
virtud de atraer, como imn, a la clientela; ya sea por aadir al producto
cualidades que lo hacen ms atractivo, o porque constituyen una condicin de
ventaja al adquirirlo.

Las consecuencias de estos cambios se reflejarn en las utilidades y en los
costos; s bien no siempre aumentarn los costos; puede suceder que ms bien
los reduzcan.

Tales cambios en el producto pueden ser:
1. Adaptacin a nuevos usos.
2. Mejoras en el funcionamiento.
3. Mejoras en la apariencia y presentacin.
4. Tamao ms conveniente.
5. Simplificacin del uso y manejo.

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6. Diseo ms funcional y adaptable.
7. Mejoras en los servicios.
8. Normalizacin del producto.
9. Minimizacin.

Los cambios en la produccin: son aquellos reajustes en el ritmo y
cuanta de la produccin, tendientes a cubrir pedidos extraordinarios o de
urgencia, y a reducir costos. O tambin puede tratarse de la instalacin de un
sistema de control de la calidad; lo cual normalizar el producto e incrementar su
demanda.

Los cambios en las condiciones del mercado: son aquellos operados en
cuanto a la potencialidad del mercado. Estos cambios podran deberse a:

1. Variacin de los gustos, la moda, los estilos, la actitud de la competencia
para desplazar a la empresa, etc.
2. Ejecuciones de grandes obras pblicas o privadas; por lo cual la ciudadana
percibir mayores ingresos y aumentar su poder adquisitivo; hacindose
sentir, por lo tanto, los efectos del Multiplicador del Gasto.

Pero es de considerarse que no todos los cambios del mercado han de ser
favorables; por ejemplo: la prdida de cosechas, cierre de grandes industrias,
medidas econmicas restrictivas, etc., ocasionaran cambios en el mercado
totalmente negativos.

Los cambios en la poltica de ventas: son todos aquellos, por medio de
los cuales se varan las condiciones en que se han venido realizando las ventas;
tales como; cambio en los precios, ampliacin de los servicios, demostraciones del
producto, intensificacin radical de la publicidad, mejoras en los sistemas de

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distribucin, nuevos incentivos a los vendedores, ampliacin del crdito a la
clientela, mejores facilidades para el pago, etc.

- Los Factores de crecimiento.

Obedecen el siguiente razonamiento:
1. Es natural que las ventas en toda empresa tiendan a crecer de ao en ao;
debido a la forma en que ha venido sirviendo a la clientela, los buenos
precios, la buena calidad de sus productos, las buenas relaciones con la
colectividad, sus relaciones pblicas eficientes, etc.

2. Todo cliente bien servido tiende a comprar ms, y en la medida en que
aumente su capacidad de compra, comprar mayores cantidades.

3. En la medida que aumente la poblacin, aumentarn las ventas de la
empresa de buen crdito comercial.

4. En la proporcin en que aumente el desarrollo de la industria, tienden a
aumentar las operaciones de las empresas de esa industria.

2. FUERZA ECONMICAS GENERALES.

1. Condiciones o Fuerza Econmica General:
Indicadores o fuentes de datos de las condiciones econmicas generales
sobre:
- ndice Nacional de Precio al Consumidor.
- Producto Nacional Bruto.
- Ingreso Per - Capita.
- Venta y Produccin por Rama de Actividad.
- Ahorro.

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- Mercado potencial y su distribucin geogrfica.
- Establecimiento de nuevas empresa.
- Perdida en el poder adquisitivo de la moneda.
- Precios al mayoreo y al menudeo.
- Ocupacin y desocupacin.
- Prestamos otorgados.
- Compra venta de valores en la bolsa, etc.

2. Tendencias, modulo patrn general de las condiciones econmicas
generales.
3. Tendencias y variaciones regionales y locales, normalmente referidas a las
condiciones econmicas de un mercado legal o regional en particular.
4. Variaciones estacinales.
5. Clasificacin de productos de acuerdo con su sensibilidad econmica.

3. INFLUENCIA DE LA ADMINISTRACIN.

1. Cambios en el tipo de producto.
2. Cambio en el diseo o tipo de artculo para adaptarlo a una zona o mercado
en particular.
3. Poltica de mercado. Expansin en cuanto a:
- Territorio.
- Producto.
- Restriccin o ampliacin de la oferta.
4. Poltica de publicidad. Por diferentes canales y escalas:
- Cine, radio, televisin, peridicos, revistas especializadas, etc.
- Escala nacional, regional o local.
5. Poltica de precio.


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MTODOS PARA PRONOSTICAR

1. Por Votacin de los ejecutivos de la identidad

Consiste en una votacin formal por parte del cuerpo directivo de la entidad,
basada en ideas y opiniones acerca de las posibilidades de ventas para un
perodo futuro.

Se caracteriza por la sencillez de su aplicacin y por lo prctico del mismo,
partiendo de las cifras reales del perodo contable inmediato anterior, se le
adiciona o sustraen los cambios que a juicio de los ejecutivos de la entidad,
organizados formal o informalmente como Comit de Presupuestos, consideren
que afectan la cifra a pronosticar; sin embargo, a pesar del cuidado y diligencia
con que se aplique, resulta un mtodo emprico y basado en experiencias pasadas
internas no apoyado en bases tcnicas.

Normalmente es aplicado en entidades de poca magnitud en donde
frecuentemente es el nico mtodo disponible para la formulacin de sus
pronsticos.

Ofrece como ventajas una aplicacin fcil que resuma experiencias y
puntos de vistas especializados y diferentes que pueden ser acertados, adems
que no requiere de estadsticas e informes especiales y complicados; pero a
cambio de ello puede carecer de veracidad, es necesaria la inversin de tiempo de
ejecutivos y no fija en forma precisa la responsabilidad sobre el pronostico de
ventas.





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2. Anlisis Estadsticos

Consiste en el estudio estadstico sobre tendencias de las ventas de la
entidad, considerada aisladamente o relacionndola con la tendencia general de
los negocios o con ciertos factores externos, cuya influencia sobre la misma sea
importante.

Suponiendo que el pronstico de ventas se formular considerando slo la
tendencia de las mismas en los ltimos cinco aos, se tendra:
Considerando como ao base 1992, el anlisis de la tendencia de las ventas
demuestra que las mismas han tenido un incremento anual promedio de 25%;
para la formulacin del pronstico de ventas del ao al 31 de diciembre de 1997
se tomara como base la cifra de 1996, aumentada en un 25%.

La segunda posibilidad de este mtodo consistira en determinar, a travs
de estudios y anlisis, cmo se integra ese 25% de aumento anual promedio. El
objetivo de conocer el detalle y las razones de los cambios ocurridos en el ltimo
perodo contable, sera pronosticar las ventas en forma adecuada, dado que con
esto se tendra mejores elementos para tomar una decisin.

La tercera variante representa un procedimiento estadstico ms simple e
involucrara esencialmente dos pasos:

El primero se refiere a analizar las ventas de perodos contables anteriores,
con el propsito de determinar si las ventas mensuales de cada producto siguen
un modelo o patrn definido en relacin a las anuales; si tal modelo existe y puede
determinarse, el segundo paso se refiere a obtener la relacin entre las ventas
reales del mes modelo y el porcentaje que, dentro de un total de ventas anuales
de perodos contables inmediatos anteriores, representa dicha cifra.


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Esta forma de pronosticar es vlida en tanto las condiciones prevalecientes
para el modelo hayan sido determinadas con racionabilidad y ponderacin; desde
otro punto de vista y dado que la estimacin se basa en hechos reales inmediatos-
precedentes al inicio del perodo al cual se refiere el pronstico, tiene la gran
ventaja de la actualidad de los datos base para el mismo.

- Mtodo de Semipromedios

Es muy simple aun cuando no muy adecuado; consiste en dividir en dos
partes iguales al perodo en estudio y determinar un ao non que constituya la
mitad de la serie, los promedios son computados dividiendo el total de las ventas
de cada una de las dos series, entre la cantidad de los aos a que las mismas se
refiere, y plasmar esos semipromedios en una grfica de coordenadas, trazando
una lnea para unirlas y que estara sealando la tendencia de las ventas de la
entidad.

La seleccin del perodo o cantidad de aos tiene una influencia directa en
la tendencia o inclinacin de la lnea; si en la primera parte del perodo
seleccionado prevaleci una depresin y la segunda se caracteriz por
prosperidad, la tendencia de la lnea ser demasiado empinada y no sera
representativa o, si por el contrario, durante el primer lapso ocurri un ciclo de
prosperidad y uno de depresin durante el segundo, la lnea sera depresiva.

- Mtodo de Promedio Movible

Los pasos a desarrollar dentro de los lineamientos de este mtodo, incluyen
bsicamente:
a) Listar las ventas de un perodo considerado como representativo.
b) Fijar un lapso de aos como medida movible.

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c) Determinar el promedio de ventas en cada uno de esos perodos movibles,
eliminando progresivamente el ao ms antiguo y agregando el ms
reciente.

El efecto directo e importante de este mtodo es que las fluctuaciones cclicas
quedan promediadas y se elimina la influencia de fluctuaciones irregulares, que
normalmente son ms cortas que las cclicas; en la prctica es difcil seleccionar
un periodo que satisfaga estas consideraciones tericas, porque los ciclos
sucesivos de una entidad varan considerablemente en su duracin.

Dicho mtodo tiene dos serias limitaciones: a) La variacin en extensin y
amplitud de los ciclos econmicos normalmente hace imposible seleccionar un
perodo variable a completa satisfaccin; y b) Es casi imposible determinar las
tendencias del ao o aos ms recientes.

- Mtodo de Regresin

Tambin es denominado como de anlisis correlativos y se desarrolla con
base en la formula de la lnea recta; el uso de esta ecuacin se utiliza
normalmente para describir una tendencia a largo plazo y su aplicacin en el
anlisis correlativo es similar. En el anlisis de tendencia la ecuacin expresa la
propensin de los cambios en una serie de datos por cada ao que pasa; en el
anlisis correlativo la ecuacin denota la tendencia de los cambios a ocurrir en una
serie de datos en relacin a un cambio dado en otra serie de datos.

La formula de la lnea resta es Y = a + bX, en donde:

X = variable relativa.
a = valor de Y cuando X vale cero; es a la vez una constante y la determinante de
la altura de la lnea recta sobre el eje de las equis.

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b = cantidad promedio de cambio en Y, lo cual ocurre con cada unidad de
modificacin en X; indica la pendiente o declive de la lnea recta.

Dndoles significado en la determinacin del pronstico de ventas, se
tendra: Yp = pronstico de ventas.
n = cantidad de componentes.
X = ingreso per per capita.
Y = ventas reales.
Y = b1X + b0

Las formulas cortas para el calculo de los valores de b1 y b0; que se
utilizan en el anlisis de tendencias, sea el mtodo de mnimos cuadrados no
son aplicables en el anlisis correlativo, debido a que no puede asumirse que el
valor de las ventas (Y) en el origen (cuando X=0), es el significado o valor
promedio de las ventas; sin embargo, esas frmulas cortas de b1 y b0; son
razonablemente correctas en comparacin con las que se presentan a
continuacin y que pueden parecer complicadas.

( )
x b y bo 1 =


( )

=
n
x
x
n
y x
xy
b
2
2
1







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Ejemplo


Aos
Ventas
Miles de millones
Ingresos per capita
Miles de millones

XY

Y2

X2

Yp
1986 50 10 500 2500 100 57
1987 60 12 720 3600 144 72
1988 80 12 960 6400 144 72
1989 100 15 1500 10000 225 94
1990 125 18 2250 15625 324 116
1991 130 20 2600 16900 400 131
1992 140 22 3080 19600 484 145
1993 160 25 4000 25600 625 167
1994 180 25 4500 32400 625 167
1995 200 30 6000 40000 900 204
Totales 1225 189 26110 172625 3971 1225


1 , 3572 3971
5 , 23152 26110
1

= b

9 , 398
5 , 2957
1 = b
41 , 7 1 = b


( ) 9 , 18 41 , 7 5 , 122 0 = b 86 , 139 5 , 122 0 = b 36 , 17 0 = b

0 1 b x b y + =

36 , 17 41 , 7 = x y

Considerando que el ingreso per capita estimado para el ao 1996 es de 35
millones de bolvares, el pronstico de ventas sera el siguiente:

0 1 b x b Yp + =

( ) ( ) 36 , 17 35 4 , 7 + = p Y

99 , 241 = p Y

( )( )
( )
10
189
3971
10
1225 189
26110
2
1

= b

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El pronstico de ventas para 1996 sera de 241, 99 millones de bolvares,
suponiendo que el ingreso per capita llegase a 35 millones ese ao.

La ecuacin de regresin expresa una relacin promedio y no una cifra
exacta. El procedimiento complementario y depuratorio del resultado anterior sera
por medio de la aplicacin de la frmula del error estndar de estimacin, el cual
se utiliza para establecer un intervalo confiable en relacin a la cifra del pronstico,
obtenida a travs de la frmula de la lnea recta; es decir, que su objetivo es
garantizar un determinado porcentaje de grado de confianza en el valor real de las
ventas, cuando el ingreso per capita se estima en cierta cantidad; la frmula y el
procedimiento sera como sigue:

( ) | | ( ) | |
2
1 0
2


=

n
xy b Y b y
Eee
p

( )( ) ( )( ) | | | |
2 10
26110 4 , 7 1225 36 , 17 172625


= Eee
8
193214 21266 172625 +
= Eee
8
677
= Eee 625 , 84 = Eee 9 19 , 9 ~ = Eee

O sea que la cifra determinada como error estndar estimado sera de
Por tanto, el pronstico de las ventas para 1996 quedara enmarcado como sigue:
242 millones de bolvares 9 millones de bolvares = 251 233 millones de
bolvares.

El valor de la ecuacin de regresin como un recurso para pronosticar, se
incrementa en relacin directa al tamao del error estndar de estimacin;
tericamente existe una relacin perfecta entre las dos series de datos cuando
dicho error es igual a cero, pero en vista de que casi nunca se presenta esa
relacin perfecta al pronosticar las ventas, el error estndar de estimacin es un
complemento importante en la ecuacin de regresin.

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En adicin a lo anterior, existen tres coeficientes para lograr integralmente
el objetivo del anlisis correlativo, o sea perfeccionar la estimacin de la variable
dependiente (Y) cuando la misma est basada en la cifra de la variable
independiente (X); esos coeficientes son:

Coeficiente de indeterminacin

Mide el cambio de la variable a pronosticar, o sea de las ventas, que no pueden
explicarse por medio del cambio de la variable relativa, o sea el ingreso per capita;
para lo cual se usa la siguiente formula:

Coeficiente de indeterminacin
( )
( ) y De
y Eee
2
2
= donde el denominador es
( )
( )
2 2
2
|
|
.
|

\
|
=

n
y
n
y
y De
( )
2
2
10
1225
10
172625
|
.
|

\
|
= y De ( ) 3 , 15006 5 , 17262
2
= y De
( ) 2256
2
= y De
Coeficiente de indeterminacin
2256
4561 , 84
= 0374 , 0 =
Lo que debe interpretarse que solo el 0,0374% en las ventas pronosticadas
no corresponden o provienen de la variacin del ingreso per capita.

Coeficiente de determinacin

El coeficiente anterior es la expresin negativa de la relacin, la medida
significativa y positiva de la misma es el de determinacin, si el de indeterminacin
es de 4%, el de determinacin ser de 100% - 4% = 96%, lo cual puede
corroborarse as:

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Coeficiente de determinacin
( )
( )
9625 , 0 1
2
2
= =
y De
y Eee

Lo que sugiere que el 96% de la variacin del pronstico de ventas est
relacionado con el ingreso per capita, pero por supuesto partiendo de la premisa
de que otros factores econmicos e internos tales como las polticas de operacin,
de mercadeo, etc., permanecen igual y constantes; como puede apreciarse, el
coeficiente de determinacin es una medida importante y til.

Coeficiente de correlacin

Si la relacin entre el pronstico de ventas del ingreso per capita hubiese
sido perfecta; o sea cero y cuando cero es sustituido por ( ) y Eee
2
en la frmula de
correlacin, el coeficiente se convierte en 1; un coeficiente de uno denota una
correlacin perfecta y un resultado de cero expresa que no existe correlacin; el
coeficiente de correlacin es la raz cuadrada del coeficiente de determinacin y
se aplica por medio de la siguiente frmula:
(sustituyendo a ( ) y Eee
2
por cero)

Coeficiente de Correlacin
( )
( )
1 1 0 1
2256
0 1
1
2
2
= = =

= =
y De
y Eee

y un coeficiente de 1 denota una correlacin perfecta.

- Mtodo de Mnimos Cuadrados

Puede utilizarse para computar la tendencia de una lnea recta o curva; en
este caso la teora desarrollado est limitada al mtodo para computar la
tendencia de la lnea recta por el mtodo de mnimos cuadrados; el calculo de la
tendencia de la lnea curva utiliza los mismos principios, pero implica matemticas
ms complicadas; las estimaciones de la tendencia se computan de tal manera

Presupuesto de Venta


que, por ejemplo: la suma de las desviaciones al cuadrado de las ventas reales en
relacin a las estimadas llegan a un mnimo, de ah el termino de mnimos
cuadrados.

Las modalidades o cambios de este mtodo de anlisis estadstico en relacin
al expuesto anteriormente, son:
a) X simboliza perodos en una cantidad impar, colocando el ao cero en el
centro y desarrollando dos series de dgitos a partir de ah, una positiva y
una negativa, lo cual es conocido por el analista o no es difcil de
determinar.
b) Y representa a las ventas, produccin, inventarios, etc., o sea, la variable
cuyas fluctuaciones en relacin al tiempo son estudiadas; en este caso la
sigla Y se sustituye por la = T tendencia.
c) El valor estimado de la tendencia a largo plazo puede ser calculado en
cuanto a los valores a y b sean determinados, cuyas formulas son las
denominadas cortas, como sigue:
n
y
a

=
2
x
xy
b

=

y la formula general sera: bx a T + =



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MTODOS DE PRESUPUESTAR

1. Estimaciones Directas de Agentes y Vendedores:

Segn los lineamientos de este mtodo, los vendedores deben ser
instruidos para formular analticamente su estimacin de ventas en unidades, por
cliente, zona (geogrfica), distrito (agente), lneas de producto y periodo.

Se caracteriza por ser un mtodo formal cuya gua son datos analticos del
pasado y cuya base son los compromisos cliente entidad, siendo de la misma
naturaleza los presupuestos parciales a que se llegan, los cueles deben
concentrarse para obtener el sumario de ventas.

2. Mtodo Econmica Administrativo:

Fue desarrollado por los autores W. Reutenstruch y R Villers, con base en
una frmula que, partiendo de las ventas por medio de factores especficos de
ajustes y de influencia desde los puntos de vista econmico y administrativo.

Las mas complicado en la aplicacin de ese mtodo reside en allegarse,
ordenar y valuar la informacin interna y externa requerida, bsicamente los datos
econmicos. Normalmente su fuente de datos son cifras globales del perodo
contable en curso o el inmediato anterior y, se llega a cifras de la misma
naturaleza; es necesario analizar bsicamente por producto, perodo, zona y
distrito.

Tericamente es aplicable a cualquier tipo de entidad; sin embargo, podra
resultar costoso para entidades medianas y pequeas; su ventaja
fundamentalmente es completividad, siendo uno de los ms tcnicos y

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reflejndose esto en mayor exactitud. La formula por medio de la cual se le da
efecto a este mtodo, es:

Pv = [ ( Vp F ) E ] A
Pv = Presupuesto de Ventas.
Vp = Ventas del perodo contable en
curso o del inmediatamente anterior =
perodo base.
F = Factores Especficos.
E = Fuerza Econmicas Generales.
A = Influencia de la Administracin.

FACTORES ESPECFICOS:

I. De ajuste.
- Favorables.
- Desfavorables.
II. De cambio.
- Del producto o de la forma de manufacturarlo.
- Del mercado.
- En los mtodos de ventas.
III. Corrientes de Crecimiento.

El objetivo de determinar este tipo de factores es, bsicamente, ajustar las
ventas del perodo contable inmediato anterior para dejarlas libre de desviaciones,
en otras palabras, ajustarlas a condiciones normales de operacin.








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PRACTICA

EJERCICIO 1
Una empresa considera que sus ventas de los ltimos aos han variado de
forma importante. El reporte de los registros de estas ventas se muestra a
continuacin:

(En miles de unidades)

Aos 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001
Ventas 593,80 555,50 690,40 755,80 675,30 742,50 595,60 620,30 700,50

Al 30-09-2002 los registros de las ventas de dicho ao reportan la siguiente
situacin:

(En miles de unidades)
Ventas hasta septiembre 2002 Ventas presupuestadas Oct.-Dic.
637.10 118.40

Al analizar las ventas realizadas el ltimo ao desde enero hasta
septiembre 2002, se han notado las siguientes anormalidades; en cuanto a:

1. Un pedido extraordinario por un total de 20,00 unidades; efectuado por uno
de nuestros clientes para cubrir un faltante, producto de un incidente
ocurrido en su empresa el cual le caus prdidas de mercanca.

2. Por razones extremas de control, se han dejado de entregar pedidos por un
total de 10,20 y 8,50 unidades, a dos clientes debido a incumplimiento en
los pagos de hasta 120 y 180 das respectivamente, equivalentes a cuatro

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trimestres a objeto de asegurar la entrega de la mitad de la mercanca
pendiente antes del cierre del ao.
3. Para el segundo trimestre se logr un contrato de exclusividad por cuatro
aos con un nuevo cliente establecido recientemente en la zona por un total
de 20,40 unidades al ao contados a partir de esta fecha, la primera
entrega se hizo por 10,20 unidades y para el tercer trimestre se entregarn
las 10,20 unidades restantes para el ao en curso.

4. Uno de nuestros clientes decidi mudarse del pas lo que origin una
disminucin en las ventas previstas para el ao en curso, de 18,30
unidades.

5. Despus de estudiar el presupuesto, la alta gerencia decide emprender una
intensa campaa publicitaria y un agresivo plan de ventas; con los cuales
aspira aumentar las ventas en 8%.

El precio de ventas del producto es Bs. 10.000,00 por unidad

Se pide: Calcule el presupuesto de ventas para el ao 2003.




Presupuesto de Venta



1. MTODOS ESTADSTICOS

(En miles de unidades)
AOS X Y XY X2 Y2
1993 1 593,80 593,80 1,00 352.598,44
1994 2 555,50 1.111,00 4,00 308.580,25
1995 3 690,40 2.071,20 9,00 476.652,16
1996 4 755,80 3.023,20 16,00 571.233,64
1997 5 675,30 3.376,50 25,00 456.030,09
1998 6 742,50 4.455,00 36,00 551.306,25
1999 7 595,60 4.169,20 49,00 354.739,36
2000 8 620,30 4.962,40 64,00 384.772,09
2001 9 700,50 6.304,50 81,00 490.700,25
2002 10 755,50 7.555,00 100,00 570.780,25
TOTALES 55 6.685,20 37.621,80 385,00 4.517.392,78










X-2003 = 11 b1= 10,34
N = 10 b0 = 611,64
X = 5,50
Y = 668,52

Y(2003) = 611,64 + 10,34 X
Y(2003) = 611,64 + 10,34 (11)
Y(2003) = 725,40

Incremento/Disminucin = (30,10)
Crec./Decrec. % = (3,98)


2. MTODO PARA PRESUPUESTAR

Ajustes y Cambios en Unidades

Pronstico Y(2003) = 725,40

Factores especficos
Ajustes = (20,00) Cambios = 20,40
5,10 (18,30)
4,25 2,10
( )
x b y bo 1 = ( )

=
n
x
x
n
y x
xy
b
2
2
1

Presupuesto de Venta


(10,65)

Total Factores Especficos (F) = 2,1 -10,65 = (8,55)


Pv = ((Ve +/- F)*E)*Ad

Subtotal (Ve+/- F)= 725,40 - 8,55 = 716,85
Influencia Adm. = 716,85 * 8% = 57,35
Pv = 774,20 miles de unid.

3. PRESUPUESTO DE VENTA

Precio de Venta por unidad = 10.000,00 Bs.
Presupuesto de Venta = 7.741.980,00 miles de Bs.

Distribucin % de las Ventas en los Trimestres del Ao

Trimestre % aplicacin Unidades Precio /unid. Total Bs.
I 23% 178,07 10.000,00 1.780.655,40
II 30% 232,26 10.000,00 2.322.594,00
III 28% 216,78 10.000,00 2.167.754,40
IV 19% 147,10 10.000,00 1.470.976,20
Total 100% 774,20 10.000,00 7.741.980,00

Tendecias de las Ventas
0
100
200
300
400
500
600
700
800
0 2 4 6 8 10 12
X
U
n
i
d
a
d
e
s

Presupuesto de Venta


Ajustes de las Ventas
600
620
640
660
680
700
720
740
0 2 4 6 8 10 12
X
U
n
i
d
a
d
e
s

Presupuesto de Venta


EJERCICIO 2
La empresa Las Chicas Superpoderosas C.A., ubicada en Puerto Ordaz,
fbrica un producto X. La empresa nos ha solicitado que realicemos un
presupuesto de venta para el ao 2004, y nos ha suministrado la siguiente
informacin de sus ventas de aos anteriores:

(En miles de unidades)

Aos 1999 2000 2001 2002
Ventas 22 25 27 30

Al 30-09-2002 se registro la siguiente informacin:

(En miles de unidades)
Ventas hasta septiembre 2003 Ventas presupuestadas Oct.-Dic.
30 3

Al analizar las ventas realizadas en lo que va de ao 2003, se han notado
las siguientes anormalidades; en cuanto a:

1. Un competidor realiz pedidos por un total de 7 unidades, para cubrir
pedidos apremiantes de su clientela.

2. Por razones extraas fuera de las posibilidades de control de la empresa,
se dejaron de entregar pedidos por un total de 8 unidades a nuestra
clientela.

3. Se suscribi un contrato de abastecimiento por 2 aos con un cliente por un
total de 2 unidades, las cuales se entregaran en el transcurso del ao.


Presupuesto de Venta


4. Un competidor cercano esta teniendo un creciente desarrollo y una
ventajosa ubicacin, por lo que se espera que las ventas disminuyan en 1
unidad.

5. La alta gerencia decide emprender una intensa campaa publicitaria y un
agresivo plan de ventas; con los cuales aspira aumentar las ventas en 5%.

6. Para el segundo trimestre del prximo ao se modificar el control de
cambio de las divisas, lo cual permitir la obtencin de dlares y as adquirir
materias primas para la produccin del Producto X. Se estim un
incremento de las ventas en 1%.

7. Segn el BCV, el incremento del ndice Nacional de Precios se estim en
1%, lo que generara una disminucin de las ventas del 0,50%.

El precio de ventas del producto X es Bs 4.000,00 por unidad

Se pide: Calcule el presupuesto de ventas para el ao 2004.














Presupuesto de Venta



1. MTODOS ESTADSTICOS

(En miles de unidades)

AOS X Y XY X2 Y2
1999 -2 22,00 (44,00) 4,00 484,00
2000 -1 25,00 (25,00) 1,00 625,00
2001 0 27,00 0,00 0,00 729,00
2002 1 30,00 30,00 1,00 900,00
2003 2 33,00 66,00 4,00 1.089,00
TOTALES 0 137,00 27,00 10,00 3.827,00










X-2004 = 3 b1= 2,70
N = 5 b0 = 27,40
X = 0,00
Y = 27,40

Y(2003) = 27,40 + 2,70 X Incremento/Disminucin = 2,50
Y(2003) = 27,40 + 2,70 (3) Crec./Decrec. % = 7,58
Y(2003) = 35,50

2. MTODO PARA PRESUPUESTAR

Ajustes y Cambios en Unidades

Pronstico Y(2003) = 35,50

Factores especficos
Ajustes = (7,00) Cambios = 2,00
8,00 (1,00)
1,00 1,00


Total Factores Especficos (F) = 1,00 + 1,00 = 2,00


Pv = ((Ve +/- F)*E)*Ad

Subtotal (Ve+/- F) = 35,50 + 2,00 = 37,50
( )
x b y bo 1 = ( )

=
n
x
x
n
y x
xy
b
2
2
1

Presupuesto de Venta


Influencia de la Econ. = 1% - 0,5% = 0,50%
Subtotal ((Ve+/- F)* E) = 37,50 * 0,50% = 0,19
37,69
Influencia Adm. = 37,69 * 5% = 1,88
Pv = 39,57

3. PRESUPUESTO DE VENTA

Precio de Venta por unidad = 4.000,00 Bs. * 1% = 4.040,00
Presupuesto de Venta = 159.870,38 miles de Bs.

Distribucin % de las Ventas en los Trimestres del Ao 2004

Trimestre % aplicacin Unidades Precio /unid. Total Bs.
I 15% 5,94 4.040,00 23.980,56
II 30% 11,87 4.040,00 47.961,11
III 35% 13,85 4.040,00 55.954,63
IV 20% 7,91 4.040,00 31.974,08
Total 100% 39,57 4.040,00 159.870,38

Presupuesto de Venta


CONCLUSIN

En la formulacin de un presupuesto de ventas, bajo cualquiera de los
mtodos expuestos en el desarrollo de este trabajo, deben observarse los
siguientes lineamientos.

I. En cada caso particular es indispensable seleccionar, por medio de estudios
previos a su establecimiento, cul es el mtodo adecuado para la entidad en
vista de las circunstancias, necesidades y los recursos humanos, tcnicos y
materiales de que se disponga.

II. Que el presupuesto de ventas forma parte de un sistema en general.

III. Que en los casos en que sea conveniente, se combinen los mtodos que
potencialmente puedan aplicarse.

IV. Recolectar, seleccionar, ordenar y estudiar adecuadamente los datos fuente
del presupuesto.

V. Determinar los factores que influyen en el presupuesto y sus efectos en cada
grupo o lnea de productos, clientes, zona, distrito, etc.

VI. Debe analizarse por lnea de producto, grupo homogneo de artculos,
cliente, perodo, zona y distrito de venta, segn el caso; posiblemente no ser
necesario aplicar (simultneamente) en todos los casos estas clasificaciones;
sin embargo, es deseable lograr este anlisis, bsicamente para facilitar la
elaboracin del presupuesto de produccin y la investigacin y justificacin
de variaciones.


Presupuesto de Venta


VII. La base para la valuacin del presupuesto de ventas en unidades debe ser
una lista de precios revisada y autorizada; para el caso de que se haya
formulado globalmente, dicha lista auxiliara para obtener el detalle en
unidades.

VIII. Establecer un sistema de medidores, lo cual consiste en comparar
metdicamente las cifras presupuestadas con las reales a travs de un
reporte prediseado, cuya preparacin sea peridica, est basado en un
instructivo y, asignado especficamente a un departamento o persona.

IX. Para lograr objetividad, es conveniente presentar grficamente la
comparacin entre las cifras presupuestadas y las reales, complementando
esto con comentarios sobre la justificacin de las variaciones; dicha
comparacin debe formar parte de la informacin mensual a la gerencia y
probablemente en algunos casos al Consejo de Administracin.





Presupuesto de Venta


BIBLIOGRAFA

Welsch, G y Milton, R (1990) Presupuestos, Planificacin y Control de
Utilidades (5ta edicin) Prentice-Hall: Mxico.
Besley, S y Brigham, E (2 edicin) McGraw-Hill: Mxico.
Victor, M y Panigua, B (1992) Sistema de Control Presupuestario (4
edicin).
Jorge, Burbano. Presupuesto.
Leonard, K y Alfredo, D (1990) Estadstica Aplicada a la Administracin y
Economa (2 edicin).
Gua UNEG (2002) Planificacin de las Ventas, Unidad II. Presupuesto
empresarial.