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Sumrio

INTRODUO AO EXCEL XP________________________ 3 FUNDAMENTOS DO EXCEL _________________________ 4


A TELA DO EXCEL ______________________________________ 4 MOVIMENTAO NA PLANILHA _____________________________ 5 ENTRADA DE TEXTOS E NMEROS ___________________________ 7 ENTRADA DE FRMULAS E AUTOSOMA _______________________ 8 SALVANDO A PLANILHA __________________________________ 10 FECHANDO UMA PLANILHA E SAINDO DO EXCEL ________________ 11 ABRINDO UMA PLANILHA _________________________________ 12 FORMATAO DE CLULAS _______________________________ 13 ALTERANDO A LARGURA DA COLUNA ________________________ 17 INSERINDO E EXCLUINDO LINHAS E COLUNAS _________________ 17 FERRAMENTA ASSISTENTE DE GRFICO ______________________ 19 IMPRIMINDO UMA PLANILHA ______________________________ 23

COPIANDO E MOVENDO FAIXA DE CLULAS ________ 24


COPIANDO CLULAS ____________________________________ MOVENDO CLULAS ____________________________________ CPIA ESPECIAL DE CLULAS _____________________________ COPIANDO FRMULAS ___________________________________ TRABALHANDO COM REFERNCIAS __________________________ ARGUMENTOS PARA FUNO ______________________________ AUTOCLCULO ________________________________________ ASSISTENTE DE FUNO __________________________________ CRIANDO UMA NOVA PLANILHA ____________________________ 24 27 28 29 30 32 37 38 40

ENTENDENDO AS FUNES _______________________ 32

FORMATAO DA PLANILHA______________________ 42
FORMATANDO CLULAS __________________________________ FORMATANDO LINHAS ___________________________________ FORMATANDO COLUNAS __________________________________ FORMATANDO A PLANILHA ________________________________ AUTOFORMATAO _____________________________________ VALIDAO DE DADOS ___________________________________ FORMATAO CONDICIONAL ______________________________ 42 44 44 45 46 48 51

GRFICOS ________________________________________ 52
CRIANDO UM GRFICO __________________________________ 52 FORMATANDO O GRFICO ________________________________ 56

CONFIGURAO IMPRESSO PGINA E GRFICOS 58


CONFIGURAR A PGINA __________________________________ 60 CAIXA DE DILOGO IMPRIMIR _____________________________ 64

BANCO DE DADOS ________________________________ 65


REGRAS PARA CRIAO __________________________________ CLASSIFICAO ________________________________________ AUTOFILTRO __________________________________________ USANDO O FORMULRIO _________________________________ CRIANDO SUBTOTAIS ____________________________________ DICAS DE CLULAS _____________________________________ PROTEGENDO A PLANILHA ________________________________ AUDITORIA ___________________________________________ RECURSOS AUTOMTICOS ________________________________ PERSONALIZAO DA BARRA DE FERRAMENTAS ________________ ASSISTENTE DO OFFICE __________________________________ 65 66 68 70 72 74 75 77 78 82 84

FERRAMENTAS AUXILIARES ______________________ 74

TROCA DE INFORMAES ENTRE APLICATIVOS ___ 87


EXCEL NA WEB _______________________________________ 89 CONVERTENDO UM ARQUIVO EM HTML _____________________ 89 CORREIO ELETRNICO __________________________________ 93

LISTA DE EXERCCIOS ____________________________ 94

Excel XP

INTRODUO AO EXCEL XP
O Excel uma das melhores planilhas existentes no mercado. As planilhas eletrnicas so programas que se assemelham a uma folha de trabalho, na qual podemos colocar dados ou valores, em forma de tabela, e aproveitar a grande capacidade de clculo e armazenamento do computador para conseguir efetuar trabalhos que, normalmente, seriam resolvidos com uma calculadora, lpis e papel.

A tela do computador se transforma numa janela onde podemos observar uma srie de linhas e colunas. A cada cruzamento de uma linha com uma coluna temos uma clula (uma clula um quadradinho da tabela). Na clula podemos armazenar um texto, uma data, um valor ou uma frmula para o clculo.

MATRIA ECONOMIA APLICADA MATEMTICA FINANCEIRA PORTUGUS LABORATRIO DE INFORMTICA INTRODUO AO DIREITO

1 BIM 6,0 8,0 9,0 8,0 7,0

2 BIM 7,5 8,5 9,5 8,5 7,5

3 BIM 7,5 7,5 8,5 9,5 8,0

4 BIM 6,5 7,0 8,0 7,5 7,0

NOTA FINAL 6,88 7,75 8,75 8,38 7,38

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Excel XP

FUNDAMENTOS DO EXCEL
A TELA DO EXCEL

Sempre que voc inicializa o Excel ou cria um arquivo novo, uma pasta de trabalho contendo trs planilhas criada automaticamente. As planilhas so inicialmente denominadas Plan1, Plan2 e Plan3 (observe a figura anterior). Assim, em uma mesma pasta de trabalho, voc poder ter uma tabela em uma planilha e um grfico em outra planilha, por exemplo. Lembramos que em uma planilha h 65.536 linhas e 256 colunas (at o conjunto de letras IV) o que perfaz um total de 16.777.216 clulas.

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Excel XP MOVIMENTAO NA PLANILHA


Para selecionar uma clula da planilha ou torn-la ativa, basta movimentar o retngulo de seleo para a posio desejada. A movimentao poder ser feita atravs do mouse ou teclado.

Usando o Mouse
O ponteiro do mouse quando est sobre a rea de trabalho (ou seja, sobre as clulas), passa a ter o formato de uma cruz vazada. Para tornar uma determinada clula ativa basta dar um clique sobre a clula desejada, neste momento o retngulo de seleo aparece na clula indicando que esta uma clula ativa, isto , est pronta para receber dados ou algum formato. Note que o nmero da linha e a letra da coluna referente quela clula destacam-se mostrando a posio da clula ativa.

Voc tambm poder se movimentar pela planilha atravs das barras de rolagem, arrastando-as com o mouse.

Usando o Teclado
Provavelmente voc ir usar mais o teclado que o mouse para movimentar-se pelas clulas, por ser mais prtico e rpido. Chamaremos a clula ativa, a partir de agora, de cursor. Abaixo temos as principais teclas usadas para o posicionamento do cursor.

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Excel XP
Tecla Seta Seta Seta Seta Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+ PgUp PgDown Ctrl+PgDown Ctrl+PgUp Ctrl+Home F5 Posio do Cursor Clula para direita Clula para esquerda Clula para baixo Clula para cima Prxima clula preenchida direita na linha Prxima clula preenchida esquerda na linha Prxima clula preenchida abaixo na coluna Prxima clula preenchida acima na coluna Tela para cima Tela para baixo Prxima planilha direita Prxima planilha esquerda Clula A1 Ativa a caixa de dilogo Ir Para

Saltar para uma determinada clula


Voc pode saltar direto para uma determinada clula pressionando a tecla F5. A caixa de dilogo Ir Para ser exibida solicitando a referncia, isto , a posio determinada pelo encontro da coluna com a linha. Na caixa de texto Referncia, digite a referncia (a coluna e a linha) e clique sobre o boto OK.

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Excel XP ENTRADA DE TEXTOS E NMEROS


Na rea de trabalho (clulas) podero ser digitados caracteres, nmeros, datas, ttulos, etc, observando os seguintes detalhes: Torne ativa a clula onde deseja digitar o texto, ao terminar tecle Enter. Para corrigir o texto de alguma clula, torne ativa a clula onde est o texto (clique sobre a clula), depois tecle F2 ou d um clique-duplo. Neste momento o cursor ser apresentado, e voc poder utilizar as teclas de Retrocesso ( Backspace ), Setas do teclado ( ) ou Delete. Aps a correo tecle Enter ou clique no boto Inserir ( ), e para cancelar, tecle Esc ou clique no boto Cancelar ( ). Esses botes esto localizados no lado esquerdo da Barra de Frmulas. Para apagar todo o contedo de uma clula ativa, pressione a tecla Delete . Agora vamos montar a nossa planilha que servir de exemplo. Na nossa planilha de Relao de Notas, os campos ou colunas 1 Bim, 2 Bim, 3 Bim e 4 Bim so as notas bimestrais do aluno, a coluna Nota Final um clculo da mdia das notas (deixe a coluna vazia para preenchermos depois).

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Excel XP ENTRADA DE FRMULAS E AUTOSOMA


O valor a ser colocado na coluna NOTA FINAL corresponde soma de 1 BIM, 2 BIM, 3 BIM e 4 BIM, dividindo por quatro, ou seja, a mdia dos quatro bimestres. Temos, ento, que inserir uma frmula na coluna NOTA FINAL para calcular os valores. O processo para introduzir frmula em uma clula o mesmo utilizado para o texto, s que na clula voc v o resultado e na Barra de Frmula, a frmula. Toda frmula deve comear com o sinal = ou +, se algum desses sinais for omitido, o Excel interpretar como texto. Operadores numricos que podem ser usados:
Operador Operao Subtrao Adio Diviso Multiplicao Exponenciao

+ / * ^

Na montagem da frmula, poderemos usar letras minsculas ou maisculas para as referncias. Exemplo de uma frmula =(B4+C4+D4+E4)/4. De acordo com esta frmula, ser feita uma mdia das notas bimestrais, atravs da soma das notas e diviso por quatro. O resultado final ser apresentado na clula F4, j que a frmula foi digitada nesta clula (figura a seguir). Outra grande vantagem de trabalharmos com frmulas, o fato de termos a atualizao automtica quando alteramos algum valor de uma clula pertencente a uma frmula. Por exemplo, se alterarmos o valor da clula B4, automaticamente o valor em F4 ser alterado, pois este possui uma frmula com referncia a B4.

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Excel XP

De acordo com a frmula mostrada na figura anterior, calcule a mdia das notas bimestrais para as outras clulas da coluna NOTA FINAL. Tambm podemos substituir esta frmula por uma funo j existente no Excel, chamada MDIA. A funo Mdia, assim como a funo Soma (que soma automaticamente os valores de vrias clulas) e algumas outras, podem ser acessadas atravs do boto AutoSoma ( zado na barra de ferramentas do Excel. ), locali-

Desta maneira, para calcular automaticamente a mdia dos valores da linha 5, posicione o cursor na clula que conter o resultado (F5), clique na setinha do boto AutoSoma e escolha a opo Mdia.

Ao dar um clique sobre o boto, o Excel identifica a faixa de valores e insere automaticamente a funo MDIA com a faixa de clulas a ser calculada (a faixa aparece destacada com uma borda). Para concluir esta tarefa tecle Enter.

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Excel XP SALVANDO A PLANILHA


A planilha que voc criou e ainda no salvou, reside, praticamente, na memria do computador. Para obter uma cpia permanente no disco do seu equipamento necessrio salv-la. O salvamento de uma planilha um procedimento que deve ser realizado o mais rpido possvel, devido s possibilidades de perda do documento, ocasionada, principalmente, por oscilaes na rede eltrica. Para salvar um documento voc pode escolher a opo Salvar do menu Arquivo ou clicar no boto Salvar ( mentas Padro. ), localizado na Barra de Ferra-

Selecione a opo Salvar do menu Arquivo ou...

... clique no boto Salvar da Barra de Ferramentas Padro ou mesmo utilize a tecla de atalho Shift+F12.

OBS: Os menus do Excel XP exibem apenas os itens mais utilizados, escondendo os menos acessados (menu com formato contrado). Para visualizar todos os itens do menu, deixe o ponteiro do mouse parado alguns instantes sobre o nome do menu ou clique na seta presente no final de cada menu contrado. Quando o Excel carregado, o documento apresentado recebe o nome provisrio de Pasta1. Quando voc for salvar a planilha pela primeira vez, ser solicitado um nome, sendo que este poder conter at 256 caracteres, incluindo espaos. Vamos dar um nome ao arquivo que conter a nossa planilha, portanto, digite o nome Notas na caixa Nome do Arquivo.

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Excel XP

Voc tambm pode selecionar uma das pastas que esto localizadas na Barra de locais (do lado esquerdo da janela Salvar como) para salvar o arquivo. Isto facilitar o acesso s pastas e aos locais mais usados.

FECHANDO UMA PLANILHA E SAINDO DO EXCEL


Ao concluir o trabalho, voc poder fechar a planilha e continuar no Excel para criar uma nova planilha, neste caso, basta selecionar a opo Fechar do menu Arquivo. Feche, ento, sua planilha.

Aps este procedimento a planilha ser fechada, mas caso tenha feito alguma alterao desde o ltimo salvamento, ser exibida uma caixa de dilogo perguntando se voc deseja ou no salvar o documento antes de fech-lo. Isto ocorre porque o Excel, por medida de segurana, tenta evitar a perda dos dados. O mesmo acontece quando tentamos finalizar o Excel (boto Fechar [X], opo Sair do menu Arquivo ou atravs da tecla de atalho Ctrl+F4).

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Excel XP ABRINDO UMA PLANILHA


Toda informao contida em seu disco identificada por um nome, e para o sistema so arquivos. Existem vrios arquivos de diversos tipos e tamanhos. Quando for acionada a opo de abertura de arquivo, iremos ver apenas os tipos de arquivos (xls) criados pelo Excel, pois esta a opo padro do Excel. Antes de abrirmos um arquivo, necessrio abrir primeiro o programa Excel, caso ele tenha sido finalizado. Depois abra o arquivo Notas.xls usando uma das duas opes descritas abaixo.

Para abrir um arquivo use a opo Abrir do menu Arquivo ou...

...clique sobre o boto Abrir da Barra de Ferramentas Padro ou ento utilize a tecla de atalho Ctrl+F12.

No quadro que exibido, no s poderemos abrir um arquivo, como tambm visualiz-lo, localizar um determinado arquivo e at realizar operaes como: renomear, copiar, excluir (esses recursos tornam-se disponveis dando um clique, com o boto direito do mouse, sobre o nome do arquivo).

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Excel XP

FORMATAO DE CLULAS
A formatao de clulas muito parecida com o processo de formatao de texto do Word, e para aplicarmos algum formato a uma regio, esta ter que estar selecionada. Veremos que muitos dos botes da Barra de Formatao so conhecidos e sua aplicao depende de uma regio previamente selecionada. Para selecionarmos uma clula, basta pressionar o boto esquerdo do mouse sobre a clula desejada para que ela se torne a clulas ativa. Para selecionar uma faixa de clulas, mantenha o boto do mouse pressionado e arraste o ponteiro at o ponto desejado - procure posicionar o ponteiro no meio da clula inicial e arrast-lo at a clula final. Voc ir notar que a clula ou regio selecionada apresentar um sombreado suave. Para selecionar linhas ou colunas inteiras, devemos posicionar o ponteiro sobre a identificao da linha ou coluna e dar um clique. Para a seleo de mltiplas linhas ou colunas, basta arrastar o ponteiro sobre os identificadores.

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Para selecionar clulas no adjacentes, conforme figura anterior, mantenha a tecla Ctrl pressionada no momento da seleo de outras faixas de clulas. Para desmarcar uma regio selecionada, basta dar um clique em qualquer clula da planilha.

Formatao de textos e nmeros


Aprendemos como selecionar faixas de clulas, agora vamos aplicar alguns recursos de formatao em nossa planilha. Os botes a seguir esto disponveis na Barra de Formatao e so aplicados a uma regio selecionada contendo texto, sendo que alguns desses botes tambm podem ser aplicados a nmeros, como exemplo, os recursos de tamanho de fonte e negrito. Aplique alguns desses formatos na sua planilha.

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Como exemplo abaixo, aplicamos o formato de negrito nos ttulos das colunas e redimensionamos o tamanho, mudamos a fonte e tamanho do ttulo da planilha.

A aplicao de qualquer formato nas clulas poder ser desfeita ou refeita atravs dos botes Desfazer e Refazer. Este recurso poder ser aplicado, tambm, a outros processos, como, por exemplo, se voc excluiu um valor por falta de ateno, clique no boto Desfazer para que esta ao seja desfeita. A entrada de texto nas clulas possui, por padro, alinhamento esquerda e os nmeros alinhamento direita, mas poderemos alterar usando os botes de alinhamento: alinhar pela esquerda, pela direita ou centralizar.

Para ttulos (e para outros casos, quando necessrio), use o boto Mesclar e centralizar ( ). Na nossa planilha exemplo, selecione a faixa A1:F1 e, em seguida, clique sobre o boto Mesclar e Centralizar. Observe que o ttulo ficar centralizado entre o intervalo das clulas A1:F1. Para formatao de nmeros, encontramos alguns botes atravs dos quais podemos acrescentar separao de milhar com casas decimais variadas e at formatos monetrios.

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Selecione, na sua planilha, o intervalo B4:F8 e depois aplique o formato Aumentar casas decimais, clicando no boto correspondente na Barra de Formatao. Outros formatos disponveis na Barra de Formatao so os botes para aumentar e recuar texto nas clulas, mudar a cor da fonte e da clula e tambm acrescentar bordas a uma faixa de clulas selecionadas.

A seguir, temos nossa planilha exemplo com alguns formatos aplicados:

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Excel XP ALTERANDO A LARGURA DA COLUNA


Em alguns casos voc sentir a necessidade de alterar a largura da coluna para uma melhor apresentao, aumentando os espaos entre as informaes. Quando uma clula contm um valor numrico, poder exibir o caractere # caso voc tenha diminudo o tamanho da coluna a ponto de ser insuficiente para exibir os dados. Para alterar a largura de uma clula, basta posicionar o ponteiro do mouse sobre a linha de diviso de colunas, prximo ao identificador, e arrastar para a direita ou esquerda. Na realidade todas as clulas pertencentes mesma coluna tero suas larguras alteradas. Como exemplo, diminua a largura da segunda coluna. Observe que o sinal # ser apresentado no lugar dos nmeros em algumas clulas.

Volte a aumentar a largura da coluna B para que todos os nmeros sejam novamente exibidos. Outra forma de alterar a largura de uma coluna dando um clique duplo sobre a linha de diviso de colunas.

INSERINDO E EXCLUINDO LINHAS E COLUNAS


Inserir Em qualquer lugar da planilha podemos inserir linhas. Para inserir uma linha inteira, posicione o ponteiro do mouse na identificao da linha acima da qual voc deseja inserir uma outra linha. Em seguida, clique o boto direito do mouse, no menu Atalho que ser exibido, escolha a opo Inserir. A nova linha ser inserida acima daquela que voc clicou.

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Para inserir uma coluna inteira, repita os mesmos procedimentos, antes posicione o ponteiro na identificao da coluna que ser deslocada para a direita e depois clique com o boto direito. Como exemplo, insira uma coluna em branco aps a coluna E.

Excluir - Para excluir uma linha ou coluna inteira, basta posicionar o ponteiro do mouse na identificao da linha ou coluna a ser excluda, pressionar o boto direito do mouse e, em seguida, escolher a opo Excluir do menu Atalho.

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Depois de excluir a coluna F, exclua tambm a linha 4 que inserimos.

FERRAMENTA ASSISTENTE DE GRFICO


Esta ferramenta ir auxili-lo na criao de grficos, sendo que este grfico poder ser inserido na mesma pgina da planilha ou em outra planilha (guia). Voc dever entrar com algumas informaes durante a criao do grfico, e depois o assistente ir criar o grfico com base nas suas respostas.

Criando um grfico
Vamos criar um grfico que apresente o formato de colunas. Estando com a planilha pronta, selecione as colunas que faro parte do grfico. No nosso caso vamos selecionar cinco colunas, lembrando que: a primeira coluna, geralmente, ser o eixo das categorias e o ttulo das colunas ser a legenda. No podero ser selecionadas linhas em branco, isto , somente os ttulos e seus respectivos valores. Em nossa planilha exemplo, selecionaremos a rea A3:E8.

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Com as colunas selecionadas, clique sobre o boto Assistente de Gr), em seguida, veremos o primeiro de quatro quadros de dilogo fico ( do Assistente. Nesta primeira etapa, deveremos escolher o tipo de grfico, clique em Colunas. Se desejar ter uma idia de como ficar o grfico, pressione e mantenha pressionado o boto Manter pressionado para exibir exemplo indicado pela seta da figura a seguir na caixa de dilogo Assistente de grfico. Escolha o subtipo de grfico Colunas agrupadas com efeito visual 3-D conforme a figura abaixo, depois clique sobre o boto Avanar.

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O segundo quadro de dilogo apresentado com um exemplo do grfico que ser criado, geralmente nesta etapa no realizado nenhum tipo de alterao. Em nossa planilha, a seqncia de dados em Colunas. Clique sobre o boto Avanar.

Na etapa 3 poderemos incluir um ttulo ao grfico, digite EVOLUO DE NOTAS na caixa Ttulo do grfico. Voc tambm pode mudar a posio da legenda (acima do grfico, abaixo, esquerda, etc) ou removla, tudo isso atravs da guia Legenda.

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A ltima etapa pede o local onde ser posicionado o grfico, poderemos optar em coloc-lo em outra planilha (Plan2, Plan3), ou sobre a planilha atual (Plan1) - estas opes iro incorporar o grfico como objeto. J a opo Como nova planilha criar uma nova guia contendo apenas o grfico. Selecione a opo conforme figura a seguir e clique sobre o boto Concluir.

Pronto, o grfico incorporado planilha e, caso esteja sobre os seus dados, basta arrastar a rea do grfico para a posio que desejar. Para alterar as dimenses do grfico, d um clique na rea branca para selecionlo, posicione o ponteiro do mouse sobre algum dos quadradinhos localizados na borda do grfico. Neste momento o ponteiro do mouse se transforma em uma seta bidirecional, agora s arrastar. Voc tambm pode selecionar a legenda e arrast-la para outro lugar, alm de poder alterar suas dimenses.

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Excel XP IMPRIMINDO UMA PLANILHA


O documento que voc v na tela exatamente o que ser impresso no papel. Podemos rapidamente imprimir o documento usando o boto Imprimir da Barra de Ferramentas Padro. Mais adiante iremos ver como alterar alguma caracterstica da impresso ou impressora.

Clique sobre o boto Imprimir para uma impresso de forma simples.

Para imprimir somente o grfico, clique sobre a rea do grfico para selecion-lo (ou seja, para aparecer os quadradinhos sobre a borda) e depois clique no boto Imprimir.

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COPIANDO E MOVENDO FAIXA DE CLULAS


Antes de montarmos uma planilha recomendado um planejamento de como ser esta planilha, desta forma evitaremos ficar mexendo em sua estrutura. Mas, muitas vezes, ocorre a necessidade de mudarmos a posio do contedo de uma clula ou, at mesmo, ganhar tempo copiando uma determinada faixa de texto para um outro local. Bem, seja qual for o objetivo, o Excel oferece algumas formas de cpia e movimentao do contedo das clulas.

COPIANDO CLULAS
Uma das formas de copiar o contedo de uma ou mais clulas usando ) e Colar ( ). Estes recursos, para serem os botes de Copiar ( aplicados, precisam de uma regio previamente selecionada. Como exemplo, selecione a faixa de clulas A4:A8 (no selecione a faixa de frmulas, por enquanto). Com esta faixa de clulas selecionadas, clique sobre o boto Copiar na Barra de Ferramentas Padro.

Neste momento a regio selecionada copiada para a rea de transferncia e apresenta traos piscantes sobre a borda.

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No Painel de Tarefas rea de Transferncia, exibido todos os elementos que j foram copiados e que esto na rea de transferncia. A rea de transferncia pode armazenar at 24 elementos, e podem ser armazenados elementos de diferentes aplicativos (Word, Excel, PowerPoint, etc).

Se a janela rea de transferncia no estiver visvel, clique no menu Editar, selecione a opo rea de transferncia do Office...

OBS: Quando a janela rea de transferncia est visvel, voc pode realizar a cpia atravs do boto Colar tudo ou clicando na seta direita do elemento a ser colado e clicar em Colar.

Agora vamos colar o que copiamos. Clique na clula G4 para que ela seja a clula ativa e depois clique sobre o boto Colar. Voc tambm pode dar um clique no elemento correspondente no Painel de Tarefas rea de Transferncia para col-lo. Os itens que selecionamos foram copiados nas clulas G4:G8, mas continuam com os traos piscantes. Para desmarcar esta regio (A4:A8) pressione a tecla Esc.

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Outra forma de realizarmos a cpia de uma faixa de clulas atravs do atalho de menu. Selecione outra regio da planilha, por exemplo, selecione a clula A3 e d um clique com o boto direito do mouse sobre a clula. O menu Atalho ser exibido, e neste menu escolha a opo Copiar (observe que agora a janela rea de transferncia contm dois itens).

Agora escolha a clula que receber a informao copiada e clique com o boto direito do mouse, no menu atalho que aparecer escolha a opo Colar. A informao contida na clula A3 foi copiada para outro local que voc definiu. Como voc percebeu, existe mais de uma forma de copiar e colar, escolha a que mais gostar e a que achar mais prtica.

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Excel XP MOVENDO CLULAS


Os procedimentos para mover uma ou mais clulas so praticamente os mesmos para copiar, a nica diferena que devemos escolher o boto Recortar da Barra de Ferramentas Padro, ou a opo Recortar do menu Atalho. Como o prprio comando se prope, a opo Recortar copia o contedo da faixa selecionada para a rea de transferncia e, depois que voc seleciona a opo Colar, os valores selecionados da planilha so movidos para um outro lugar, e no copiados. Ento a opo recortar move o objeto para o destino desejado. Tanto o procedimento copiar como recortar podem ser usados entre planilhas (Plan1, Plan2,..) e entre pastas (outros arquivos), e at entre aplicativos (Excel, Word, Paint, PowerPoint...). Como exemplo, apague o contedo das clulas A4:A8 (selecione-as e use a tecla Delete), agora selecione a regio G4:G8 e use um desses dois procedimentos para recortar:

) na barra de ferraClique no boto Recortar ( mentas, ou, clique com o boto direito sobre a regio selecionada para ter acesso ao menu Atalho, e escolha a opo Recortar.

A regio G4:G8 foi colocada na rea de Transferncia (olhe que agora o Painel de Tarefas rea de Transferncia contm mais um item). Clique na clula A4 para torn-la ativa e Cole a regio que foi recortada (para colar, use o boto da Barra de Ferramentas Padro, o menu de atalho ou clique no item correspondente no Painel de Tarefas rea de Transferncia). Este procedimento foi realizado para voc entender como funciona a opo Recortar, mas voc no precisava copiar o intervalo G4:G8 novamente, j que o contedo deste intervalo corresponde ao primeiro item da janela rea de transferncia (quando copiamos o intervalo A4:A8).

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Excel XP CPIA ESPECIAL DE CLULAS


Existem casos em que as cpias entre planilhas ou entre arquivos de planilhas devem manter vnculo, isto , se um determinado valor de uma planilha for usado em outra, localizada em pasta ou planilha diferente, e ter seu valor na origem alterado, automaticamente tambm ser alterado no destino. Desta forma em uma nica pasta poderemos ter vrias planilhas que se relacionam. Vamos ver a aplicao deste recurso usando nossa planilha exemplo. D um clique com o boto direito do mouse sobre a clula F4 e escolha a opo Copiar do menu Atalho. Agora, selecione a outra planilha, Plan2, desta mesma pasta de trabalho. D clique com o boto direito do mouse sobre uma determinada clula da planilha Plan2 e escolha a opo Colar Especial. No quadro de dilogo exibido, clique sobre o boto Colar Vincular. Com este procedimento qualquer alterao feita no valor da clula F4 em Plan1, automaticamente ser alterado o valor da clula de Plan2 que contm o vnculo com a clula F4 de Plan1.

Para testar, altere o valor de alguma clula de Plan1 e observe que a clula F4 tambm se altera. Mude para Plan2 e veja que o valor que foi copiado para uma clula tambm se modifica, pois mantm vnculo com F4.

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Excel XP COPIANDO FRMULAS


Em nossa planilha exemplo entramos com frmulas na coluna F. Verifiquem que praticamente a frmula das clulas F4:F8 representam a mdia das notas dos quatro bimestres. As frmulas so parecidas variando apenas o nmero da linha, mas a referncia das colunas permanece inalterada. Neste caso, poderemos copiar a primeira frmula para as demais linhas usando os recursos de cpia que acabamos de estudar. Vamos apagar a faixa de clulas F5:F8 (selecione esta faixa e pressione a tecla Delete). Selecione a clula E4 e, em seguida, clique sobre o boto Copiar da Barra de Ferramentas. A frmula copiada para a rea de transferncia (olhe na janela rea de transferncia), e agora selecione a faixa F5:F8 que conter as frmulas. Clique sobre esta faixa com o boto direito e escolha a opo Colar do menu Atalho.

Voc tambm poderia copiar a frmula para as outras clulas arrastando a ala de preenchimento da clula F4. Como exemplo, apague novamente o contedo das clulas F5:F8 e selecione a clula F4. Agora posicione o cursor no canto inferior direito da clula F4 (ala de preenchimento) at o ponteiro do mouse mudar de formato, neste momento arraste-o at a clula F8 e solte o boto do mouse. A frmula ser rapidamente copiada.

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Excel XP

O mesmo procedimento de cpia de frmulas contendo referncias, vale para cpia de frmulas contendo rtulos.

TRABALHANDO COM REFERNCIAS


Percebemos que ao copiar uma frmula, automaticamente so alteradas as referncias contidas nas frmulas (por exemplo, na clula F4 a frmula =MDIA(B4:E4), j na clula F5 as referncias mudam para a linha 5 (B5:E5). Isto ocorre quando as referncias so relativas. Quando no queremos que a referncia seja relativa, e sim absoluta, usamos o caractere $ nas clulas da frmula. Como exemplo, vamos entrar com mais uma coluna em nossa planilha (ver figura a seguir). A coluna NOTA EXAME, conter as notas que devero ser atingidas na matria no exame, fazendo referncia com o valor base da Nota Mnima para Aprovao na clula B10. Assim, digite o texto e o valor nas clulas A10 e B10, conforme mostra a prxima figura. Agora, vamos digitar a frmula que ficar na clula G4, =SE(F4<$B$10;10F4;0), isto , se a Nota Final (F4) for menor que Nota Mnima p/ Aprovao (B10), ento diminua a Nota Final (F4) de 10, seno o valor inserido ser 0. A referncia clula da Nota Mnima p/ Aprovao absoluta pois todas as frmulas na coluna devero usar esta referncia de valor sem alterar a linha, ento, torna-se a referncia absoluta para permitir a operao de cpia de frmula. Depois de inserir a frmula na clula G4, selecione-a e arraste a ala de preenchimento at a clula G8. Ao copiar esta frmula para as outras clulas a referncia F4 ser alterada automaticamente, mas a referncia B10 permanecer fixa.

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A seguir temos os exemplos possveis de combinaes de referncias. E5 ............. Relativa - no fixa linha nem coluna $E5 ........... Mista - fixa apenas a coluna, permitindo a variao da linha E$5 ........... Mista - fixa apenas a linha, permitindo a variao da coluna $E$5 ......... Absoluta - fixa a linha e a coluna

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ENTENDENDO AS FUNES
A funo um mtodo utilizado para tornar mais fcil e rpido a montagem de frmulas que envolvem clculos mais complexos e vrios valores. Existem funes para os clculos matemticos, financeiros e estatsticos. Por exemplo, a funo: =SOMA(A1:A10), significa que a funo SOMA somar os valores do intervalo A1 at A10, sem voc precisar informar clula por clula. Lembre-se que a funo dever iniciar com o sinal de igual =.

ARGUMENTOS PARA FUNO


A quantidade de argumentos empregado em uma funo depender do tipo de funo utilizada. Os argumentos podero ser nmeros, texto, valores lgicos, referncias. Como exemplo utilizamos em nossa planilha a funo MDIA (na clula F4) e seus argumentos foram a referncia da clula inicial, dois pontos e a referncia da clula final. Os dois pontos indicam que h um intervalo de clulas ou uma faixa de clulas. Quando uma funo possuir mais de um argumento, estes devero vir separados por ponto-e-vrgula. Um exemplo de funo usando mais de um argumento poderia ser a seguinte: SOMA(B3:B5;C7:C9;F5) Esta funo somar os valores das duas faixas (B3:B5 e C7:C9) e o valor contido em F5.

Algumas funes
A seguir encontraremos uma pequena relao das funes mais utilizadas. O Excel oferece centenas de funes e todas podero ser acessadas atravs da opo Funo que se encontra no menu Inserir, ou do boto Inserir Funo (
).

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ARRED Arredonda um nmero at uma quantidade especificada de dgitos. Sintaxe: ARRED(nm;nm_dgitos) Nm o nmero que voc deseja arredondar, poder ser uma referncia - clula. Nm_dgitos especifica o nmero de dgitos para o qual voc deseja arredondar nm. Exemplo: ARRED(2,15;1) igual a 2,2 ARRED(2,149;1) igual a 2,1

DIAS360 Retorna o nmero de dias entre duas datas com base em um ano de 360 dias (doze meses de 30 dias). Use esta funo para ajudar no clculo dos pagamentos, se o seu sistema de contabilidade estiver baseado em doze meses de 30 dias. Sintaxe: DIAS360(data_inicial;data_final) Data_inicial e data_final so duas datas entre as quais voc deseja saber o nmero de dias. Exemplo: Se em D5 for digitado a data 23/07/99 e em D6 a data 02/08/99, na clula D7 entre com a funo: DIAS360(D5;D6) e o valor retornado por esta funo ser o valor 9.

HOJE Retorna o nmero de srie da data atual. O nmero de srie o cdigo de data-hora usado pelo Excel para clculos de data e hora. Sintaxe: HOJE( )

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INT Arredonda um nmero para baixo at o nmero inteiro mais prximo. Sintaxe: INT(nm) Nm o nmero real que se deseja arredondar para baixo at um inteiro. Exemplo: INT(8,9) igual a 8

MXIMO Retorna o valor mximo de uma lista de argumentos. Sintaxe: MXIMO(nm1;nm2; ...) Nm1; nm2;... so 1 a 30 nmeros cujo valor mximo voc deseja encontrar. Exemplo: Se A1:A5 contiver os nmeros 10, 7, 9, 27 e 2, ento: MXIMO(A1:A5) igual a 27 MXIMO(A1:A5;29) igual a 29

MDIA Retorna a mdia aritmtica dos argumentos. Sintaxe: MDIA(nm1;nm2; ...) Nm1; nm2;... so de 1 a 30 argumentos numricos para os quais voc deseja obter a mdia. Exemplo: Se A1:A5 contiver os nmeros 10, 7, 9, 27 e 2, ento: MDIA(A1:A5) igual a 11 MDIA(A1:A5;5) igual a 10

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MNIMO Retorna o menor nmero na lista de argumentos. Sintaxe: MNIMO(nm1;nm2; ...) Nm1; nm2;... so nmeros de 1 a 30 para os quais voc deseja encontrar o valor mnimo. Exemplo: Se A1:A5 contiver os nmeros 10, 7, 9, 27 e 2, ento: MNIMO(A1:A5) igual a 2 MNIMO(A1:A5; 0) igual a 0

MOD Retorna o resto da diviso aps um nmero ter sido dividido por um divisor. Sintaxe: MOD(nm;divisor) Nm o nmero para o qual voc deseja encontrar o resto. Divisor o nmero pelo qual voc deseja dividir o nmero. Se divisor for 0, MOD retornar o valor de erro #DIV/0!. Exemplo: MOD(3;2) igual a 1 MOD(20;5) igual a 0

MULT Multiplica todos os nmeros fornecidos como argumentos e retorna o produto. Sintaxe: MULT(nm1;nm2; ...) Nm1, nm2,... so nmeros de 1 a 30 que voc deseja multiplicar. Exemplo: Se a clula A2:C2 contiver 5, 15 e 30: MULT(A2:C2) igual a 2.250 MULT(A2:C2; 2) igual a 4.500

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SE Retorna um valor se teste_lgico avaliar como VERDADEIRO e um outro valor se for avaliado como FALSO. Use SE para conduzir testes condicionais sobre valores e frmulas e para efetuar ramificaes de acordo com o resultado deste teste. O resultado do teste determina o valor retornado pela funo SE. Sintaxe: SE(teste_lgico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso) Teste_lgico qualquer valor ou expresso que pode ser avaliada como VERDADEIRO ou FALSO. Valor_se_verdadeiro o valor fornecido se teste_lgico for VERDADEIRO. Se teste_lgico for VERDADEIRO e valor_se_verdadeiro for omitido, VERDADEIRO ser fornecido. Valor_se_falso o valor fornecido se teste_lgico for FALSO. Se teste_lgico for FALSO e valor_se_falso for omitido, FALSO ser fornecido. Comentrio: At sete funes SE podem ser aninhadas como argumentos valor_se_verdadeiro e valor_se_falso para construir testes mais elaborados. Exemplo: Considere que as clulas A1 e B1 contm valores numricos. Em C1 s teremos o produto dos dois valores se o valor de A1 for menor que B1, em caso negativo, obteremos a diferena dos valores. Para satisfazer estas condies deveremos entrar em C1 com a seguinte funo: SE(A1<B1;A1*B1;A1-B1) Agora vamos considerar que a Mdia escolar de uma faixa de valores localizada em G5, por exemplo, poder variar de 0 a 100. Os conceitos de A a E sero obtidos de acordo com a tabela a seguir: Maior que 89 De 80 a 89 De 70 a 79 De 50 a 69 Menor que 50 A B C D E

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Voc poderia usar a seguinte funo aninhada SE: SE(G5>89;A;SE(G5>79;B;SE(G5>69;C;SE(G5>49;D;E)))) No exemplo anterior, a segunda instruo SE tambm o argumento valor_se_falso para a primeira instruo SE. Da mesma maneira, a terceira instruo SE o argumento valor_se_falso para a segunda instruo SE. Por exemplo, se o primeiro teste_lgico (G5>89) for VERDADEIRO, A ser fornecido. Se o primeiro teste_lgico for FALSO, a segunda instruo SE avaliada e assim por diante.

SOMA Retorna a soma de todos os nmeros na lista de argumentos. Sintaxe: SOMA(nm1;nm2, ...) Nm1, nm2,... so argumentos de 1 a 30 que se deseja somar. Comentrio: Os argumentos que so valores de erro ou texto que no podem ser traduzidos em nmeros geram erros. Exemplo: SOMA(3;2) igual a 5 Se a clula A2:E2 contiver 5, 15, 30, 40 e 50: SOMA(A2:C2) igual a 50 SOMA(B2:E2;15) igual a 150

AUTOCLCULO
Este recurso muito til e fcil de ser utilizado. Para verificar rapidamente um total, basta selecionar a faixa de clulas que voc deseja somar que a resposta aparecer na rea de AutoClculo, localizada na Barra de Status. Se desejar obter outra forma de clculo, como por exemplo, valor mnimo, mdia, etc, d um clique com o boto direito sobre a rea de AutoClculo e escolha a opo.

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ASSISTENTE DE FUNO

O Excel oferece centenas de funes que esto agrupadas por categorias, facilitando o encontro da funo desejada. Existem funes Matemtica, Financeira, Estatstica e outras tambm importantes. Uma forma muito fcil de aplicarmos as funes atravs do boto Inserir Funo ( ) que se encontra ao lado esquerdo da Barra de Frmulas.

Como exemplo, logo abaixo do texto Nota Mnima p/ Aprovao (A10), selecione a clula A11 e digite Nota Mxima Obtida, v para a clula direita (B11) e clique no boto Inserir Funo. Na janela Inserir Funo selecione a categoria Estatstica e a funo MXIMO (est em ordem alfabtica), e em seguida clique no boto OK.

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Aps selecionar o boto OK, ser exibido a caixa de dilogo para entrada e/ou confirmao dos argumentos identificados automaticamente. Verifique se a caixa Nm1 contm o intervalo B4:E8, caso contrrio, d um clique nesta caixa e digite o valor correto, ou ento clique no boto indicado na figura a seguir e selecione, na planilha, o intervalo de clulas desejado. Depois clique no boto OK e veja o resultado.

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Excel XP CRIANDO UMA NOVA PLANILHA


Para continuarmos com nosso estudo, vamos criar uma nova planilha que poder ser em uma nova guia ( Plan1, Plan2,..) de nossa pasta atual (Notas.xls) ou em outra pasta (um novo arquivo).

Clique no boto Novo para criarmos uma nova pasta de trabalho, isto , um novo arquivo.

Tomando, agora, um exemplo hipottico, esta nova planilha ser dividida em 5 colunas a saber:
A1 B1 C1 D1 E1 NOME SETOR SAL. BRUTO VALOR IR SAL. LQUIDO Nome do funcionrio de uma determinada empresa Nome do setor em que o funcionrio trabalha Salrio bruto do funcionrio (sem desconto) Valor do imposto de renda a ser descontado (ver tabela a seguir) Salrio lquido do funcionrio (valor a receber)

Vamos considerar tambm a seguinte tabela de Imposto de Renda a incidir sobre o salrio bruto:
Base de clculo (R$) At 1.058,00 De 1.058,01 at 2.115,00 Acima de R$ 2.115,01 Alquota (%) Parcela a deduzir (R$) Isento 15% 158,70 27,5% 423,08

Monte a planilha conforme os dados descritos anteriormente e acrescente, a sua escolha, informaes (NOME, SETOR e SAL. BRUTO) para vinte funcionrios. Na coluna D teremos a aplicao da funo SE que ter a seguinte sintaxe para valores contidos a partir da linha 2. =SE(C2<1058;Isento;SE(C2<2115;(C2*0,15)-158,7;(C2*0,275)-423,08))

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Na coluna E teremos tambm a aplicao da funo SE, isto porque no poderemos apenas subtrair a coluna C pela coluna D, pois existe a possibilidade da coluna D apresentar o texto ISENTO, o que ocorreria erro. Ento a frmula seria o seguinte: =SE(D2=ISENTO;C2;C2-D2)

Depois de completar sua planilha, salve-a com o nome de Salrios.xls.

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FORMATAO DA PLANILHA
Vimos anteriormente os diversos recursos de formatao que o Excel oferece atravs de botes localizados na Barra de Formatao. Agora, vamos estudar algumas maneiras de formatao atravs do menu Formatar da Barra de Menu. O menu Formatar possibilita diversas alteraes de nica vez, por exemplo, podemos alinhar o contedo de uma faixa de clulas, mudar a cor da fonte e/ou da clula, mudar o formato do nmero e at aplicar formatos pr-definidos, tudo de uma s vez.

FORMATANDO CLULAS
A opo Clulas do menu Formatar permite uma srie de formataes especiais que so agrupadas em guias. A aplicao destes recursos requer uma regio previamente selecionada. A guia Nmero da caixa de dilogo Formatar clulas permite a aplicao de vrias formas de nmeros e estas esto divididas em categorias, e logo ao lado voc poder ver como ficar o nmero com o formato que voc escolheu. Aps a escolha, clique no boto OK para aplicar o formato regio selecionada.

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Selecione as colunas C e E da planilha Plan1 da pasta Salrios e, atravs da opo Clulas do menu Formatar, aplique o formato de moeda nas clulas destas colunas. Na guia Alinhamento voc pode alinhar o texto nas formas j estudadas e em outras que daro um efeito interessante planilha. Dependendo da estrutura da planilha estas orientaes permitiro um visual mais profissional e atraente.

A seguir, temos um exemplo do uso de alinhamento e orientao.

Agora, na sua planilha, selecione o intervalo A1:E1 e modifique o alinhamento e a orientao do texto utilizando a guia Alinhamento da caixa de dilogo Formatar Clulas.

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Excel XP FORMATANDO LINHAS


Atravs da opo Linha do menu Formatar, poderemos alterar a altura de uma faixa de linhas selecionadas, ocult-las e/ou deixar o prprio Excel definir a altura da linha que mais se ajusta ao contedo das clulas.

FORMATANDO COLUNAS
A opo Coluna do menu Formatar permite alteraes similares opo Linha. Na opo Largura voc pode alterar a largura das colunas selecionadas, e se desejar poder definir um novo tamanho padro para todas as colunas da planilha, atravs da opo Largura padro.

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Excel XP FORMATANDO A PLANILHA


No menu Formatar, alm de podermos formatar as linhas e as colunas, tambm temos a opo de formatar a Planilha. Poderemos renomear as planilhas (trocar os nomes Plan1, Plan2, Plan3 por outros) como tambm ocult-las. Como exemplo, renomeie a planilha Plan1 do arquivo Salrios.xls para Folha Pgto.

Uma outra maneira mais rpida e fcil para renomear uma planilha dando um clique duplo sobre a guia que apresenta o nome que voc deseja renomear e digitar o novo nome. Para mudar as planilhas de lugar (colocar Folha Pgto depois de Plan2, por exemplo), d um clique com o boto direito do mouse sobre a guia que voc deseja mudar de lugar. No menu que aparecer, selecione a opo Mover ou Copiar e defina o novo lugar para a planilha.

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Este mesmo menu oferece as opes para voc inserir, excluir e renomear planilhas em sua pasta de trabalho.

AUTOFORMATAO
Esta opo utilizada para aplicar, automaticamente, um formato prdefinido a uma planilha selecionada. Para aplicar o recurso de AutoFormatao, vamos trabalhar com o arquivo Notas.xls, por isso selecione a planilha Plan1 da pasta de trabalho Notas.xls (ou seja, selecione a seguinte faixa de clulas: A3:G8). Agora escolha a opo AutoFormatao... do menu Formatar. Na janela que se apresenta, escolha um dos formatos apresentados.

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Depois de escolher um formato, clique o boto OK. No caso de nossa planilha escolhemos o formato Clssico 3.

Aps a aplicao do formato automtico a planilha continuar selecionada, para ver melhor o resultado, clique sobre qualquer clula da planilha. O formato automtico ir mudar a aparncia da planilha, mas nada impede que voc realize novas alteraes.

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Excel XP VALIDAO DE DADOS


Quando voc quiser certificar-se de que realmente foram inseridos os dados corretos em uma planilha, possvel especificar os dados vlidos para clulas individuais ou para intervalos de clulas. Voc pode restringir os dados a um determinado tipo - como nmeros inteiros, nmeros decimais ou texto - e definir limites para as entradas vlidas. Voc pode especificar uma lista das entradas vlidas ou limitar o nmero de caracteres em entradas. Como exemplo, vamos criar restries na faixa de clulas B4:E8 referente nossa planilha Plan1 da pasta Notas.xls. Nesta faixa de clulas determinaremos, por exemplo, que sero aceitos apenas nmeros inteiros entre 0 e 10. Para isto, selecione a faixa de clulas mencionada e escolha a opo Validao do menu Dados.

A guia Configuraes do quadro de dilogo Validao de dados exibida pedindo os critrios de validao, para atender aos critrios mencionados anteriormente, selecione as opes conforme figura a seguir.

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Ainda ser possvel criar mensagens exibidas no momento da entrada de dados, e mensagens de alerta quando um dado incorreto for digitado na clula com validao. Estas duas opes esto disponveis nas guias Mensagem de entrada e Alerta de erro, respectivamente. Selecione a guia Mensagem de entrada e digite alguma mensagem.

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Agora selecione a guia Alerta de erro e entre com a mensagem.

Depois de clicar em OK, verificaremos um quadro contendo a mensagem de entrada (este quadro de exibio s aparecer quando uma clula de validao estiver selecionada).

Se tentssemos digitar algum valor nas clulas com restrio que no corresponda s restries, ser exibida uma mensagem de erro, onde voc poder repetir e colocar um valor que satisfaa as restries ou cancelar. Por exemplo, se digitssemos o valor 5,3 na clula D5, a seguinte mensagem seria exibida:

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Excel XP FORMATAO CONDICIONAL


Resultados de frmulas ou outros valores de clula que voc deseja monitorar podem ser realados atravs de formatos condicionais. Com este recurso poderemos saber rapidamente se o faturamento foi acima do projetado, por exemplo, acrescentando frmula que contm o resultado o formato condicional de mudana de cor. Os formatos condicionais continuam aplicados clula at que voc os remova, mesmo que nenhuma das condies seja atendida e os formatos das clulas especificadas no sejam exibidos. Como exemplo, vamos aplicar um formato condicional na rea F4:F8. Para isso, selecione o intervalo e clique sobre a opo Formatao condicional do menu Formatar. No quadro exibido, entre com as condies e o formato desejado. Na figura abaixo temos que a rea F4:F8 ter sua cor alterada quando o seu valor for inferior a 7. Para escolher uma cor clique no boto Formatar.

Podemos verificar que aps clicar no boto OK, teremos alguns valores j com a cor alterada.

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GRFICOS
Vimos atravs da ferramenta Auxiliar Grfico como criar um grfico de maneira simples, mas tambm limitada. Agora iremos avanar um pouco mais no estudo dos grficos, conhecendo recursos de formatao e personalizao.

CRIANDO UM GRFICO
Para criarmos um grfico precisamos ter uma planilha pronta que servir como referncia. Monte uma planilha conforme figura a seguir na guia de planilha Plan3 da pasta Salarios.xls.

Ao concluir a planilha, selecione o intervalo A2:D8 (esta a forma mais prtica de criar um grfico), em seguida, ative o menu Inserir e escolha a opo Grfico.

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O Assistente de grfico, conhecido de estudos anteriores, solicita um tipo de grfico que poderemos escolher em uma das duas guias Tipos Padro e Tipos Personalizados. Escolha o tipo Cols. com profundidade da guia Tipos personalizados e clique em Avanar.

Na prxima etapa, a seqncia de dados est sendo apresentada em colunas, mas ao escolher a seqncia em linhas, veremos que o grfico ter uma melhor apresentao - mas claro que isto relativo, cabe a voc escolher a forma mais conveniente. Clique em Avanar.

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Na etapa 3 poderemos incluir ttulo ao grfico (sugerimos CUSTO POR DEPARTAMENTO) e aos eixos, exibir ou ocultar os valores do eixo, acrescentar linhas de grade, mudar a posio da legenda, mostrar dados sobre o grfico e acrescentar uma tabela de dados abaixo do grfico, todos estes recursos esto disponveis nas guias exibidas no quadro de dilogo da etapa 3.

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Na ltima etapa, deveremos escolher o local para onde ser gravado o grfico, vamos posicionar o grfico em uma nova planilha que se chamar Grfico. Clique em Concluir.

Como resultado teremos uma nova guia de planilha contendo apenas o grfico, desta forma fica mais fcil de realizar qualquer tipo de alterao. Apesar do grfico estar posicionado em outra guia, qualquer alterao realizada na planilha de origem dos dados atualizar automaticamente o grfico.

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Excel XP FORMATANDO O GRFICO


Na exibio do grfico encontraremos uma nova Barra de Ferramentas, esses botes de grfico serviro para mudanas rpidas na aparncia do grfico.

Atravs do boto Formatar objeto ( ), poderemos realizar diversas alteraes como: escolher um estilo de linha e cor de borda, cor de preenchimento da rea, mudar a forma do grfico, alterar a ordem de seqncia de dados, aumentar ou diminuir o espaamento e profundidade do grfico, e mudar a fonte e alinhamento do texto. Todos estes recursos sero oferecidos dependendo do objeto selecionado. A seguir, temos o grfico com algumas mudanas realizadas atravs do boto Formatar objeto. OBS: Selecione, primeiro, uma coluna do grfico (d um clique sobre ela ou selecione-a na caixa correspondente na Barra de Ferramentas do grfico). Com o objeto (coluna, no caso) selecionado, clique no boto Formatar objeto e faa as alteraes.

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Outro recurso muito interessante a possibilidade de podermos rotacionar o grfico nos sentidos vertical e horizontal, resultando numa melhor visualizao dos dados. Para ter acesso a este efeito, selecione a opo Exibio 3D do menu Grfico.

Se desejar realizar qualquer tipo de alterao com relao a ttulo, linhas de grade, posicionamento da legenda, ocultar valores dos eixos, exibir dados sobre ou abaixo do grfico, basta selecionar Opes de grfico do menu Grfico.

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CONFIGURAO E IMPRESSO DE PGINA E GRFICOS


Praticamente os procedimentos para impresso so comuns entre os diversos aplicativos. Sendo esta a etapa final de um trabalho, recomendvel utilizar o recurso de visualizar impresso para termos uma idia de como a planilha ficar impressa na pgina antes de ser impressa. O recurso de visualizar impresso est disponvel na Barra de Ferramentas. Clique sobre o boto Visualizar impresso na Barra de Ferramentas ou...

... na opo Visualizar impresso do menu Arquivo para ter uma idia de como a planilha ficar impressa na pgina.

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Excel XP CONFIGURAR A PGINA


Podemos mudar a orientao do papel (isto , se a impresso ser na horizontal ou na vertical), alterar as margens, acrescentar cabealho/ rodap, definir o tamanho do grfico e a qualidade de impresso atravs da janela Configurar pgina. Se voc estiver no modo de visualizar impresso, d um clique sobre o boto Configurar, caso contrrio, selecione a opo Configurar Pgina do menu Arquivo. Ao selecionar uma destas duas opes, o quadro de dilogo Configurar pgina exibido, apresentando algumas guias.

Guia Pgina - Permite a mudana de orientao da impresso da planilha e tamanho do papel. Orientao Retrato (Vertical), orientao Paisagem (Horizontal). Guia Margens - Permite a alterao das margens e altura do cabealho e rodap. Ainda nesta guia poderemos centralizar a planilha na vertical e/ou na horizontal.

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Guia Cabealho/Rodap - Permite a entrada de cabealho e rodap de forma personalizada ou, escolher um dos tipos pr-definidos. Guia Planilha - Permite selecionar a opo de impresso da planilha com linhas de grade, isto , riscos de diviso de linha e coluna, e definio da rea de impresso (faixa de clulas que sero impressas). Quando tiver somente um grfico na pgina, a guia Planilha muda-se para Grfico, onde voc poder definir o tamanho do grfico e a qualidade de impresso. Para inserir ou alterar o contedo do cabealho ou rodap, selecione a guia Cabealho/Rodap.

Quando quiser alterar o contedo do cabealho ou rodap, clique sobre o boto de Personalizao e entre com o texto e/ou campos disponveis atravs de botes.

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Outro recurso importante e bem simples de ser utilizado a configurao intuitiva da planilha para impresso, isto , usando apenas o mouse, voc poder definir a regio que ser impressa colocando praticamente as linhas e colunas que desejar em uma pgina, o ajuste pgina de impresso ser automtico. Estando com a planilha Folha Pgto (do arquivo Salrios.xls) aberta no Excel, selecione a opo Visualizar quebra de pgina do menu Exibir para termos acesso aos recursos anteriormente comentados.

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Logo aps, reproduza algumas linhas da planilha at obter um nmero superior a 60 linhas (este procedimento somente para facilitar o entendimento do que ser apresentado). Desta forma, nossa planilha ser impressa em duas pginas. Conforme figura anterior, posicione o ponteiro do mouse sobre as linhas indicativas para definir uma nova rea de impresso, o ajuste do tamanho da fonte ser automaticamente realizado pelo Excel. Como exemplo, a linha vertical foi movida duas colunas para a esquerda e a quebra de pgina (linha horizontal) foi levada para a ltima linha, com isto, ser impressa somente uma pgina.

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Excel XP CAIXA DE DILOGO IMPRIMIR


Para imprimir rapidamente uma planilha ou grfico, selecione o boto Imprimir da Barra de Ferramentas Padro. Agora se quiser ter acesso ao quadro de dilogo Imprimir e realizar mudanas na impressora e quantidade de cpias a serem impressas, por exemplo, selecione a opo Imprimir do menu Arquivo.

Selecione a opo Imprimir do menu Arquivo para ter acesso caixa de dilogo Imprimir.

A caixa de dilogo Imprimir ser exibida e voc poder realizar as alteraes.

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BANCO DE DADOS
Banco de Dados, ou simplesmente Lista, uma tabela composta de vrias linhas divididas em colunas que so identificadas por campos, e cada linha representa um registro do banco de dados. Tornando a sua planilha um Banco de Dados ou uma Lista, o Excel poder oferecer recursos de organizao e pesquisa extremamente fceis, independente da quantidade de linhas contidas na base de dados.

REGRAS PARA CRIAO


A nossa planilha Folha Pgto da pasta Salrios.xls foi criada numa estrutura de banco de dados, existe uma regra a ser aplicada em nossa Lista. Entre a linha que contm o nome dos campos (rtulos) e os dados no poder haver linhas em branco, por isso digitamos os dados do banco de dados logo abaixo dos ttulos das colunas, como voc pode verificar a seguir:

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Excel XP CLASSIFICAO
Classificar uma lista de dados muito fcil, e este recurso poder ser obtido atravs dos botes de Classificao localizados na Barra de Ferramentas, ou atravs do menu Dados opo Classificar.

Para obter uma classificao simples para nossa planilha Folha Pgto, posicione o cursor na coluna que deseja ordenar, por exemplo, na coluna A, e escolha um dos botes para a classificao crescente ou decrescente, isto , do menor para o maior ou do maior para o menor valor, respectivamente, ou em ordem alfabtica se a coluna ou campo for texto. O Excel identifica as outras colunas de forma a manter a integridade dos dados para cada registro.

Note que apesar da lista estar ordenada pelo Nome, seria melhor se a ordenao fosse por nome, mas dentro do setor, isto , ordenar o Setor e o Nome ao mesmo tempo. Isto possvel atravs da opo Classificar do menu Dados. Selecione, ento, esta opo para que a caixa de dilogo Classificar seja exibida.

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No quadro de dilogo Classificar, vamos selecionar os dois campos, primeiro o campo Setor e, em seguida, o campo Nome. Caso no aparea o nome dos campos, clique sobre a opo Linha de cabealho. As formas de classificao crescente, como padro, j esto selecionadas. Aps a escolha dos campos e do tipo de classificao, clique sobre o boto OK para que a Lista seja ordenada.

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Excel XP AUTOFILTRO
Este recurso muito utilizado em Listas com um grande nmero de linhas. Serve para selecionar somente os registros que atendem a um ou mais critrios. Posicione o cursor sobre qualquer parte da planilha com dados, em seguida, selecione a opo Filtrar e AutoFiltro pertencentes ao menu Dados. Aps este procedimento, ao lado dos campos sero apresentadas setas indicadoras de listas de seleo. Como exemplo, clique sobre a seta ao lado do campo Setor e escolha Contbil. O Excel ir exibir somente os registros que atendam a este critrio.

Para retornar a exibio de todos os registros, basta dar um clique sobre a seta que se encontra em cor diferente das outras (isto indica que existe um critrio), em nosso exemplo, a seta do campo Setor, e escolher a opo (Tudo). Voc poder acrescentar mais de um critrio a diferentes campos. Uma aplicao para campos numricos a opo 10 Primeiros, ela permite a exibio da quantidade desejada dos Primeiros ou ltimos itens. A figura a seguir exibe os cinco maiores salrios (SAL.LQUIDO) da nossa Lista.

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Alm destas opes, podemos Personalizar o critrio a ser utilizado pelo Excel para a seleo dos registros. Esta opo est disponvel na lista de seleo. Como exemplo, vamos exibir apenas os salrios brutos compreendidos entre os valores 1.000,00 e 2.000,00, isto , os salrios maiores que 1.000 e menores que 2.000. Clique na seta ao lado do campo SAL. BRUTO e escolha Personalizar. A seguinte janela ser apresentada, onde voc deve colocar as condies.

Nossa lista exibir apenas os salrios compreendidos entre 1.000,00 e 2.000,00.

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USANDO O FORMULRIO
Usar o Formulrio para edio de dados pode ser muito mais interessante que editar nas linhas da Lista de dados. Este recurso apresenta um quadro com opes de incluso, excluso e localizao de registros de forma simples e prtica. Para ativar um formulrio, basta selecionar a opo Formulrio do menu Dados. O quadro do formulrio exibido com o primeiro registro da Lista.

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Como exemplo, vamos incluir um novo registro e realizar algumas operaes. Na caixa de dilogo Folha Pgto do formulrio clique sobre o boto Novo para a incluso do Novo Registro; nos primeiros trs campos entre com os dados, para saltar de um campo para outro, use a tecla Tab ou Shift+Tab para voltar ao campo anterior, o mouse tambm poder ser usado. Os campos que contm frmulas sero preenchidos automaticamente. Ao concluir, clique sobre o boto Fechar. O novo registro ser includo no final da Lista, conseqentemente, teremos que Classificar a Lista novamente, ou seja, toda vez que realizarmos incluses (isto se voc achar importante manter a classificao). Se desejar encontrar um determinado registro, clique sobre o boto Critrios da caixa de dilogo Folha Pgto do formulrio e entre com os dados nos campos, geralmente apenas o preenchimento de um campo suficiente, em seguida, clique o boto Localizar prximo. Lembre-se de apagar os critrios para liberar o avano e retorno de todos os registros atravs dos botes Localizar anterior e Localizar prximo. Para a movimentao dos registros, tambm poder ser usada a seta da barra de rolagem. Na figura a seguir, sero localizados todos os registros que iniciam com o valor <1000 - do campo SAL.LIQUIDO.

Se quiser excluir um determinado registro, basta localiz-lo e, em seguida, dar um clique sobre o boto Excluir. O registro selecionado ser excludo aps confirmao do procedimento.

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CRIANDO SUBTOTAIS

Em nossa Lista os registros esto agrupados por Setor, isto , para cada Setor temos uma certa quantidade de registros. Atravs desta organizao poderemos acrescentar subtotais a cada Setor, e no final um total geral. Este recurso de extrema utilidade para este tipo de Lista.

Para criarmos subtotais, escolha a opo Subtotais... do menu Dados. Lembre-se: a Lista precisa estar classificada pelo campo no qual se deseja fazer o agrupamento. Na caixa de texto A cada alterao em: devemos selecionar o campo que ser feito o agrupamento, em nosso caso ser o campo Setor. Na prxima caixa Usar funo: deveremos escolher a funo a ser empregada a cada mudana de Setor, vamos aceitar a funo padro definida pelo Excel - Soma. A ltima caixa pede que seja selecionado um ou mais campos que iremos totalizar, escolha SAL.LQUIDO. Depois de clicar no boto OK, sua lista ter a seguinte aparncia:

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Clicando no boto de nvel 1 voc visualizar apenas o Total Geral, clicando no boto de nvel 2 voc ter uma Lista resumida dos Subtotais e Total Geral e clicando no boto nvel 3, ser exibida a lista completa conforme figura anterior.

Para remover os subtotais, selecione a opo Subtotais... do menu Dados e, em seguida, clique sobre o boto Remover todos.

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OBS: Quando quiser retirar o recurso de AutoFiltro da sua planilha de dados, posicione o cursor em qualquer clula e, em seguida, selecione novamente a opo Filtrar e AutoFiltro pertencente ao menu Dados.

FERRAMENTAS AUXILIARES
Em Ferramentas Auxiliares encontraremos diversos recursos to importantes quanto os que j foram estudados. Neste tpico veremos como proteger a planilha atravs de senhas, permitir o compartilhamento de uma planilha por outros usurios de uma rede de computadores, gerar um documento em HTML para exibi-lo em uma Intranet ou Internet, enfim, recursos interessantes e simples de serem aplicados.

DICAS DE CLULAS
Voc poder incluir algumas informaes explicativas (dicas) s clulas separadas da planilha, sendo que estas informaes ficaro escondidas. Para entender melhor como podemos fazer isto, selecione a clula D1 (da guia Folha Pgto de nossa planilha exemplo), e escolha a opo Comentrio do menu Inserir. Entre com o texto conforme mostra a prxima figura e ao concluir, clique sobre qualquer outra clula.

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Voc poder aumentar a rea do comentrio arrastando, com o mouse, um dos quadradinhos pertencentes s bordas. A clula que contm a dica apresentar um ponto vermelho no canto superior direito, para ver o comentrio, basta posicionar o ponteiro do mouse sobre a clula. Se desejar realizar alguma alterao no comentrio, dever selecionar a clula e, em seguida, escolher a opo Editar comentrio do menu Inserir.

PROTEGENDO A PLANILHA
Aps criarmos a planilha, poderemos proteger todo o arquivo, isto , toda vez que abrirmos um arquivo protegido, ser pedida uma senha para acess-lo. Tambm ser possvel proteger algumas partes da planilha, por exemplo: em nossa planilha as colunas NOME, SETOR e SAL. BRUTO, podem tem seus valores alterados, mas j as outras colunas, que contm frmulas, permanecero constantes, desta forma poderemos proteg-las para evitar alteraes indesejadas ocasionando problemas no clculo.

Protegendo o Arquivo
Para proteger um arquivo atravs de uma senha, basta selecionar o menu Ferramentas e o sub-item de menu Opes, a caixa de dilogo Opes ser exibida, escolha a guia Segurana. Na opo Senha de proteo: digite a senha e clique no boto OK, em seguida ser aberta uma nova caixa de dilogo solicitando a confirmao da senha, redigite a mesma senha e clique novamente no boto OK. Voc s perceber o resultado quando fechar e abrir o documento novamente.

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Protegendo Clulas
Para proteger partes da planilha (ou seja, algumas clulas), teremos que selecionar a regio que ficar desprotegida, isto , as clulas que podero sofrer alteraes, em nossa planilha ficar desprotegido o intervalo A2:C21 (os dados das clulas contidas nas colunas A, B e C). Depois de ter selecionado esta regio, escolha a opo Clulas... do menu Formatar e no quadro de dilogo que exibido, escolha a guia Proteo e desative a caixa de verificao Travada.

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Com este procedimento a regio selecionada ficar desprotegida aps a proteo geral da planilha. O Excel, como padro, mantm todas as clulas travadas, por isso o motivo de desativar a regio que poder sofrer alteraes. Agora, escolha a opo Proteger e Proteger planilha... do menu Ferramentas, no quadro de dilogo exibido clique sobre o boto OK (se quiser, pode entrar com uma senha). Qualquer tentativa de edio nas clulas protegidas, o Excel exibir um quadro de advertncia.

Para desproteger, basta selecionar a opo Proteger e Desproteger planilha... do menu Ferramentas.

AUDITORIA
O recurso de auditoria que se encontra no menu Ferramentas nos auxiliar no encontro de erros relacionados a qualquer clula, ou encontrar o relacionamento entre algumas clulas que contm frmulas. Como exemplo, torne ativa a clula F4 da planilha Plan1 da pasta Notas.xls. Nesta clula encontramos uma frmula onde seus precedentes (endereo de outras clulas que participam da frmula) so as clulas B4, C4, D4 e E4 e seus dependentes (endereo de clulas que utilizam em suas frmulas a referncia da clula ativa) so G4 e B11. Para ver como este relacionamento se apresenta atravs de rastreadores, escolha a opo Auditoria de frmulas e Rastrear precedentes do menu Ferramentas, faa o mesmo para encontrar os dependentes - menu Ferramentas, opo Auditoria de frmulas e Rastrear dependentes.

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Para remover os rastreadores indicados por setas, escolha a opo Auditoria de frmulas e Remover todas as setas do menu Ferramentas. Caso alguma clula apresente mensagem de ERRO, torne ativa esta clula e escolha a opo Auditoria de frmulas e Rastrear erro do menu Ferramentas, para encontrar o possvel problema de referncia.

RECURSOS AUTOMTICOS Auto Preenchimento


O recurso de autopreenchimento expande vrios tipos de seqncias conforme mostrado na tabela a seguir. Para obter a seqncia automaticamente, digite o incio da seqncia em uma clula, selecione-a e, em seguida, arraste a ala de preenchimento para baixo ou para a direita.

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Seleo inicial .................................... Seqncia expandida JAN .................................................... FEV, MAR, ABR Tri3 (ou T3 ou Trimestre3) ................. Tri4, Tri1, Tri2 1 Perodo .......................................... 2 Perodo, 3 Perodo Produto 1 ............................................ Produto 2, Produto 3

Tipos de seqncias que o Excel pode preencher Voc pode preencher automaticamente diversos tipos de seqncias, arrastando diretamente sobre a planilha ou utilizando a opo Seqncia... do menu Editar, submenu Preencher, neste caso, selecione a regio a partir da clula que contm o texto para o Autopreenchimento. Data Uma seqncia de data pode incluir incrementos de dias, semanas ou meses por voc especificados ou pode incluir seqncias sucessivas como dias da semana, nomes de meses ou trimestres. Por exemplo, as selees iniciais de tempo na tabela abaixo resultam nas seqncias apresentadas. Seleo inicial ...................... Seqncia expandida 9:00 ...................................... 10:00, 11:00, 12:00 2 ......................................... 3 , 4 , 5 Segunda-feira ...................... Tera-feira, Quarta-feira, Quinta-feira Jan ....................................... Fev, Mar, Abr Jan, Abr ................................ Jul, Out, Jan 15-Jan, 15-abr ...................... 15-Jul, 15-out 1991, 1992 ........................... 1993, 1994, 1995 Jan-02, Mar-02 ..................... Mai-02, Jul-02, Set-02, Nov-02 Por exemplo, para conseguir a seqncia expandida a partir da ltima seqncia inicial mostrada acima (Jan-02, Mar-02), selecione a seqncia inicial e utilize a opo Seqncia do menu Editar Preencher.

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Na janela Seqncia selecione o tipo Data e Ms como unidade de data (j que queremos incrementar apenas o ms). Depois insira 2 como valor do incremento, clique em OK e arraste a seqncia inicial.

Linear Quando voc cria uma seqncia linear, o Excel aumenta ou diminui os valores em um valor constante conforme mostrado na tabela abaixo. Seleo inicial .................. Seqncia expandida 1, 2 ................................................ 3, 4, 5 1, 3 ................................................ 5, 7, 9 100, 95 .......................................... 90, 85

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Excel XP Auto Concluso


Voc j deve ter percebido que ao digitar as primeiras letras de uma entrada em uma clula, o Excel pode completar a entrada para voc com base nas entradas que voc j digitou naquela coluna.

Para aceitar a palavra que o Excel completou, pressione a tecla Enter, caso contrrio, continue a digitar.

Auto Correo
O Excel pode corrigir automaticamente erros comuns medida que voc digita, ou substituir uma palavra chave por um texto pr-definido. Corrigir erros de digitao automaticamente Voc poder corrigir erros de digitao de forma automtica se especificar antecipadamente a palavra que costuma apresentar erro de digitao. Siga os passos abaixo para especificar ao Excel quais palavras devero ser substitudas quando forem digitadas. No menu Ferramentas, selecione Opes de AutoCorreo Certifique-se de que a caixa de verificao Substituir texto ao digitar esteja selecionada Na caixa Substituir, digite uma palavra que costuma ser digitada incorretamente, por exemplo, Brazil Na caixa Por, digite a grafia correta da palavra, por exemplo, digite Brasil Clique sobre o boto Adicionar No quadro de dilogo AutoCorreo j existe uma lista com vrias palavras e smbolos pr-definidos.

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Agora, para ver o resultado, basta entrar com a palavra incorreta em uma clula da planilha e teclar Enter, o Excel realizar automaticamente a correo.

PERSONALIZAO DA BARRA DE FERRAMENTAS


Podemos organizar livremente os comandos no Excel existentes nas barras de ferramentas e menus, desta forma poderemos acrescentar novas opes aos menus e novos botes s barras de ferramentas. Como exemplo, vamos acrescentar o comando de Salvar como pgina da Web na barra de ferramentas. Selecione a opo Personalizar do menu Ferramentas e no quadro de dilogo Personalizar, escolha a guia Comandos. Na seo Categoria escolha Arquivo e na lista de comandos exibida ao lado, encontre o comando Salvar como pgina da Web. Arraste-o para a posio que desejar na barra de ferramentas, e ao soltar o boto, o novo comando ser inserido na barra de ferramentas.

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Para remover o novo boto adicionado, basta realizar o mesmo procedimento de inserir, s que desta vez ser preciso arrast-lo para dentro do quadro de dilogo Personalizar.

OBS: Voc tambm pode ter acesso ao quadro de dilogo Personalizar clicando na setinha que se encontra no final da Barra de Ferramentas e da Barra de Formatao. Aparecer a opo Adicionar ou Remover botes, leve o mouse sobre ela para ver os botes que esto presentes na barra. Para adicionar, escolha a opo Personalizar para ter acesso ao quadro de dilogo Personalizar.

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A guia Barra de ferramentas da janela Personalizar permite exibir ou ocultar os diversos tipos de barras de ferramentas. Voc tambm pode ocultar ou exibir os vrios tipos de barras atravs do menu Exibir e opo Barras de ferramentas. Alguns comandos da lista de categorias (da janela Personalizar e guia Comandos) no possuem um cone especfico, isto , no lugar de uma figura, existe apenas o nome do comando, mas mesmo assim ele poder ser inserido na barra de ferramentas. o caso do comando Formulrio, que se encontra na categoria Dados. Em exerccios anteriores, toda vez que desejvamos acessar o comando formulrio para nosso banco de dados, tnhamos que selecionar o menu Dados e depois a opo Formulrio... Agora, para facilitar o acesso ao comando Formulrio, arraste-o para a barra de ferramentas e veja o resultado.

ASSISTENTE DO OFFICE
No decorrer do curso voc deve ter notado o assistente de ajuda (um clips) sendo exibido e oferecendo alguma dica sobre o trabalho que estava sendo executado. Este sistema de ajuda - Assistente do Office disponibiliza uma pequena imagem animada na tela. Esta imagem poder ser deslocada para qualquer lugar da tela, alm de poder ser trocada por outra figura. Se o assistente no estiver visvel, clique na opo Mostrar Assistente do Office do menu Ajuda. Mesmo estando com o assistente oculto voc pode obter ajuda clicando no boto Ajuda do Microsoft Excel ( lizado na barra de ferramentas. ), loca-

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O assistente lhe oferece ajuda dependendo do contexto com o qual voc esteja trabalhando. Mas no quadro do assistente encontramos um balo onde podemos digitar um assunto sobre o qual desejamos obter ajuda. Como exemplo, vamos solicitar ajuda sobre a insero de figuras no texto. Aps digitar o texto e dar um clique sobre o boto Pesquisar, o Assistente exibe algumas opes relacionadas com sua pergunta, clique sobre a que corresponde melhor sua dvida para obter detalhes.

Depois de escolher a opo desejada, clique sobre ela para que seja exibida a janela Ajuda do Microsoft Excel. Esta janela contm informaes detalhadas sobre a ajuda que voc solicitou, geralmente a janela fica sempre visvel, isto , mesmo mudando para outros programas, ela continuar visvel. Ao concluir, voc poder minimiz-la ou fech-la dando um clique sobre o boto [X] da janela.

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Caso queira mudar as caractersticas do assistente ou at mesmo a imagem do prprio Assistente, clique sobre o boto Opes (do lado do boto Pesquisar) que est no balo do Assistente do Office. Na guia Opes poderemos ativar ou desativar os recursos disponveis e as dicas enquanto que na guia Galeria encontramos a opo de mudar a imagem do Assistente.

Se voc clicar na imagem do assistente com o boto direito do mouse ter acesso a um menu de contexto. Atravs dele tambm ser possvel trocar a imagem do assistente (opo Escolher assistente), mudar as caractersticas (Opes) e at mesmo ocultar o assistente (opo Ocultar).

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TROCA DE INFORMAES ENTRE APLICATIVOS


Atravs da rea de transferncia poderemos transferir cpia de um grfico, texto ou qualquer outro objeto para outro aplicativo. Em nossa planilha exemplo, criamos um grfico, e este poder ser transferido para o Word (ou outro aplicativo) usando apenas o mouse. Ento, vamos inserir uma cpia do nosso grfico dentro de um texto do Word da seguinte maneira: Selecione o grfico (o grfico quando est selecionado possui quadradinhos sobre a borda), para isso, basta dar um clique sobre ele;

Aps a seleo, clique sobre o boto Copiar ( ), neste momento uma cpia do grfico foi transferida para a rea de transferncia. Se a janela rea de transferncia estiver visvel voc poder ver um item correspondente cpia do grfico. Agora carregue o Word, e logo aps abra o arquivo que receber o grfico; Com o arquivo aberto, posicione o cursor na linha que receber o grfico;

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Pronto, para transferir o grfico, d um clique sobre o boto Colar ( ) ou sobre o item na janela rea de transferncia. ). Para ter uma viso melhor, clique o boto Visualizar Impresso (

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EXCEL NA WEB
Um dos recursos que marcam esta verso do Excel (e dos demais componentes do Office XP) a possibilidade de criarmos pginas que podem ser publicadas na Internet (rede mundial de computadores). Com o avano dos sistemas, muitos usurios leigos acessam a Internet sem dificuldade, e esta forma de acesso informao tambm est revolucionando os sistemas utilizados nas empresas. Estes esto evoluindo para o que chamam de Intranet - uma forma de navegao semelhante a Internet - aos diversos computadores de uma empresa, e nada impede que eles tambm acessem a Internet. Desta forma importante que voc disponibilize seu trabalho na Internet, e com o Excel XP isto se torna muito fcil. Para criarmos uma pgina para a Web, devemos salvar o arquivo criado no Excel como HTML (tipo de arquivo reconhecido pelo programa de navegao na Internet). Desta forma, iremos gravar um documento do Excel como uma pgina da Web de maneira rpida, fcil e sem comprometer as suas caractersticas de formatao e editabilidade. Um outro recurso do Excel XP permitir a navegao pelas planilhas aps sua converso para o formato HTML, e tambm a possibilidade de gravar pastas inteiras com suas diversas planilhas.

CONVERTENDO UM ARQUIVO EM HTML


Antes de convertermos o arquivo para HTML, temos que exibi-lo no Excel, portanto, abra o arquivo Notas.xls e selecione Plan1. Agora para converter um arquivo simples em HTML, escolha a opo Salvar como Pgina da Web... do menu Arquivo. Com este procedimento, aparecer uma caixa de dilogo (Salvar Como) onde voc vai poder especificar o lugar (pasta) que o arquivo ser armazenado e o nome que ele receber (como exemplo vamos dar o nome de Notas.htm)

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Por enquanto deixe a opo Pasta de trabalho inteira selecionada, pois vamos converter todas as planilhas do nosso arquivo para HTML, e no somente a que est selecionada. Observe que a caixa Salvar como tipo: j est com o tipo Pgina da Web (*.htm; *.html) selecionado. Em seguida clique no boto Salvar. Agora observe na barra de ttulo do Excel o nome que est sendo exibido: Notas.htm, ou seja, no Excel XP podemos salvar e ler arquivos no formato HTML de forma equivalente a do seu padro de arquivos XLS, mantendo total integridade do contedo. Mas para se ter uma idia melhor de como sua pgina da Web ser exibida no navegador (Internet Explorer, Netscape, etc), voc dever abrilo e localizar o endereo do arquivo Notas.htm Observe, no seu navegador, que todas as guias da planilha esto sendo exibidas, e voc poder percorr-las como se estivesse no prprio Excel. A planilha, no navegador, ser exibida na mesma posio que estava no Excel.

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Vamos supor que agora voc queira exibir apenas uma planilha, e no toda a pasta. Para isso, no Excel, selecione as clulas da planilha que ser convertida (no caso Plan1), e escolha a opo Salvar como Pgina da Web... do menu Arquivo. A caixa de dilogo Salvar Como ser novamente exibida, e voc dever tambm informar o local onde este arquivo vai ser armazenado. Depois defina um nome, por exemplo, Notas2.htm e selecione as opes Seleo: e Adicionar interatividade.

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Voc tambm pode acrescentar um ttulo na pgina que ser exibida no navegador. Para isso, clique sobre o boto Alterar e digite o ttulo. Depois clique no boto Salvar. No Excel, o nome do arquivo (Notas) no se modificar para Notas2, j que este ltimo refere-se a apenas uma planilha, e no a pasta toda.

Observe que o seu navegador exibir somente as clulas que foram selecionadas, e voc tambm pode ver que existem alguns dos principais botes do Excel disponveis no navegador, inclusive um que oferece a possibilidade de retorno ao Excel ( dos mantida. ), onde a integridade dos da-

Como selecionamos a opo Adicionar interatividade enquanto salvvamos o arquivo, agora, no navegador, podemos modificar os dados da planilha e executar clculos dentro do prprio navegador. Altere, por exemplo, uma clula da coluna QTD, tecle Enter e observe que o valor da coluna LUCRO tambm vai se alterar. Se voc modificar a planilha enquanto est no navegador e depois quiser salv-la, ter que edit-la usando o boto Exportar para o Excel ( ). Estando com a planilha alterada aberta no Excel, salve-a como pgina da Web s que com outro nome.

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Excel XP CORREIO ELETRNICO


Na barra de ferramentas do Excel XP (e na barra dos demais componen). tes do Office XP tambm) existe um boto denominado Email ( Atravs deste boto voc poder enviar qualquer tabela ou documento por correio eletrnico de uma maneira rpida e fcil, sem ter que deixar a interface do programa. Estando com a planilha aberta no Excel, clique sobre o boto Email, na barra de ferramentas. A janela do Excel se modificar para voc preencher de forma apropriada os dados do destinatrio e o assunto da sua mensagem. O Excel ir perguntar se voc quer enviar somente a planilha ativa ou a pasta toda, clique na opo desejada.

Na caixa Para digite o endereo do e-mail do destinatrio e na caixa Assunto digite um ttulo para a mensagem. Quando tudo estiver pronto, clique no boto Enviar esta planilha para iniciar o processo de transmisso da mensagem.

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LISTA DE EXERCCIOS
1 - Inicialize o aplicativo Microsoft Excel XP. 2 - Crie uma Planilha no formato apresentado abaixo: TABELA DE VENDA DE CARROS ABRIL/2002
CARRO FORD KA 1.0 FIAT UNO MILLE ELX CORSA SEDAN GL CHEVROLET MONZA CLASSIC 2.0 VECTRA CD 2.0 16V PASSSAT 1.8 FIAT UNO 1.6R TOTAL ANO 1997 1995 1998 1993 1997 1999 1995 VALOR COMISSO (5%) 9.606,00 7.834,00 14.467,00 10.033,00 21.226,00 35.327,00 8.900,00 =SOMA (??:??) =SOMA (??:??)

Sendo que: COMISSO= VALOR*0,05 3 - Selecione a planilha e aplique um formato pr-definido, isto , Autoformatao. 4 - Crie um grfico tipo Coluna. Adicione legenda e ttulo ao grfico. 5 - Com o grfico selecionado, remova a legenda e selecione, na barra de ferramentas do grfico, outro tipo de grfico - barra, por exemplo. 6 - Selecione a ferramenta apropriada para salvar a planilha, com o grfico incorporado. 7 - Feche a janela do Microsoft Excel. 8 - Inicialize o aplicativo Microsoft Excel novamente. 9 - Utilize a ferramenta apropriada e abra o seu arquivo. 10 -Selecione o grfico e remova-o da planilha. 11 - Insira, atravs do Menu de Atalho, entre a coluna CARRO e ANO, a coluna referente ao COMBUSTVEL. A incluso dos tipos de combustveis fica a sua escolha. 12 -Crie um novo grfico, utilizando outro tipo de grfico. 13 -Utilize a barra de ferramenta grfica para remover a legenda e selecionar um outro tipo de grfico.

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14 -Selecione a planilha e modifique o formato pr-definido Autoformatao. 15 -Crie outra planilha na mesma pasta (mas em Plan2), a seu critrio, de forma que o total contido em Plan1 seja copiado de forma especial para Plan2, e faa parte da nova estrutura que dever conter pelo menos trs tipos de funes. 16 -Ao concluir o exerccio anterior, acrescente o recurso de validao de dados em alguma coluna, e crie um grfico com efeito 3-D que dever ser salvo como nova planilha. 17 -Acrescente, nova planilha, cabealho e rodap. 18 -Monte uma estrutura de banco de dados com pelo menos cinco colunas e dez registros (linhas). Uma das colunas dever conter a funo SE. 19 -Organize o banco de dados em ordem alfabtica, e acrescente mais cinco registros atravs do comando formulrio. 20 -Use o comando de Autofiltro para realizar diversos tipos de pesquisa a seu critrio. 21 -Crie subtotais para o banco de dados e, logo aps, utilize o comando de visualizar impresso para ter uma idia de como ficar o resultado no papel. 22 -Acrescente dica a uma das clulas que contm o ttulo da coluna. 23 -Salve a planilha e proteja-a com uma senha. 24 -Realize uma auditoria em sua planilha. 25 -Acrescente um novo boto, a sua escolha, na barra de ferramentas, em seguida, remova-o. 26 -Crie uma pgina para a Web contendo todo o seu trabalho, em seguida, visualize-a no navegador da Internet. 27 -Atravs do Assistente do Office, aprenda a inserir, em sua planilha, um efeito especial de texto criado com o WordArt. 28 -Com a planilha selecionada, copie-a para a rea de transferncia. 29 -Salve as alteraes, carregue o Word e cole a planilha no texto que voc desejar, logo aps, visualize impresso. Salve as alteraes e feche a janela.

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