2008

SALA DE SITUACION

Ab. Carlos Proao Manosalvas . 01/08/2008

Sala de Situacin SALAS DE SITUACION 1. Antecedentes Son numerosas las referencias histricas que se pueden encontrar respecto de la importancia de la informacin para la toma de decisiones y como consecuencia de ello la necesidad de crear Salas de Situacin. Aportes significativos fueron los realizados por Sun Tzu, Maquiavelo, Marx, Winston Churchill, Deleuze, Guattari, por citar algunos. El venezolano Luis Bonilla, en su obra Sala Situacional Social, hace una referencia a los antecedentes de las Salas Situacionales, que me permito transcribir: Sun Tzu sealaba que una guerra se desarrolla cuando se tiene garantizada la victoria. Pero, es imposible ganar una guerra si no se tiene informacin sobre el comportamiento esperado del contrario as como los propios lmites y fortalezas. Sun Tzu, en su manual sobre El arte de la guerra, expuso un conjunto de pasos para que la comandancia de un ejrcito lograra conocer al detalle informacin sobre el adversario y las propias posibilidades de accin, en la direccin de asegurar el triunfo del ejrcito que le es confiado a un liderazgo. Tratado que constituye uno de los antecedentes ms remotos de anlisis del entorno y/o sala situacional. Por su parte, Maquiavelo expuso en El prncipe un conjunto de comportamientos que procuraban sistematizar las prcticas conducentes a garantizar el acceso y sostenimiento de un reinado. Para Maquiavelo, la gobernabilidad constitua el elemento central de inters para los decisores. Expone el autor referido en su obra, las fortalezas del anlisis del entorno para conocer con antelacin comportamientos de actores sociales con capacidad de incidencia en la poltica y la sucesin del poder. Maquiavelo esboza un plan terico que justifica el desarrollo de anlisis del entorno en la esfera gubernamental. En correspondencia, Marx y Engels en todos sus trabajos, sistematizan y construyen una teora estructural del poder y la gobernabilidad que se centra en la apropiacin por parte de los simples de la inteligencia de Estado, hecho que slo es posible mediante procesos de develamiento sobre las dinmicas de sistematizacin, elaboracin y presentacin de informacin til para la toma de decisiones. Utilidad que deviene de la capacidad predictiva que encierra la informacin sociopoltica, sobre el comportamiento de los actores sociales en una realidad histrica concreta. Marx sienta las bases para una organizacin eficiente del Estado revolucionario, referente vlido de lo que hoy se conoce como anlisis estratgico del entorno institucional.

Sala de Situacin

Es necesario recordar que la sala situacional, tiene su antecedente ms conocido en el proceso de solucin a una interrogante que se formul el comando de las fuerzas inglesas lideradas por Winston Churchill respecto a la causa por la cual, en una etapa de la II guerra mundial, las fuerzas enemigas estaban generando un conjunto de ataques en puntos vitales para los aliados. Ataques que se expresaban en una serie de bombardeos teledirigidos con los cuales la aviacin alemana impactaba con especial frecuencia el sur de Londres. En razn de que all estaban ubicadas instalaciones estratgicas, al primer ministro ingls le preocupaba que la inteligencia germana dispusiera de informacin clave sobre el lugar. En respuesta, se procedi a convocar e instalar un equipo transdisciplinario conformado por militares y civiles, que se aboc a encontrar una respuesta a la duda surgida. Los estadsticos decidieron aplicar las tcnicas probabilsticas, cuyos resultados fueron valorados desde diferentes perspectivas. El estudio determin que la intensidad y frecuencia del bombardeo en esa zona se deba a causas aleatorias, descartando el manejo de informacin por parte de las tropas alemanas. Conclusin que fue validada por los acontecimientos posteriores. Este antecedente marc el futuro de lo que sera el anlisis del entorno como campo auxiliar de la administracin para alcanzar una gestin eficaz. La subestimacin de su potencialidad para la gestin militar o el precario uso que del anlisis del entorno hicieron que los mandos militares norteamericanos - a finales de la dcada de los sesenta - les produjera una cadena de desaciertos operativos que les llev a sufrir una vergonzante derrota ante las fuerzas vietnamitas. Las fuerzas del Vietcong, consideradas en el anlisis militar clsico como inferiores por la cantidad de efectivos regulares que disponan y respecto a su potencial de fuego, sin embargo, tenan fortalezas en el combate irregular desarrolladas a travs de su historia, las cuales fueron obviadas por el Estado Mayor norteamericano. Esta leccin elev la significacin del anlisis del entorno para el logro de las metas de la administracin, dirigiendo el inters a su metodologa. Algunas Salas de Situacin han sido escenario de momentos clave del siglo XX, como la que se encuentra en el stano del ala oeste de la Casa Blanca, construida por Kennedy tras el fracaso de la invasin de Baha de Cochinos. Otras son atracciones tursticas que pueden visitarse discretamente, como el Control de Misin del centro espacial Lyndon B. Johnson de la NASA (el Houston de Houston, tenemos un problema). Carlos Matus sobre la experiencia gubernamental chilena bajo la conduccin de Salvador Allende, devel un precario uso del anlisis del entorno para el logro de los propsitos de la Alianza Popular. Error que a juicio de Carlos Matus constituy elemento desencadenante del Golpe de Estado de 1973.

Sala de Situacin La respuesta a los desastres en Centroamrica durante las dcadas de los setenta y los ochenta, as como los xitos alcanzados en materia de salud en los noventa del siglo XX, respecto al abordaje de la pandemia del Sida en el continente africano, elevaron al anlisis del entorno al rango de rea vital para la gestin de polticas pblicas. De hecho, a partir de esos logros el anlisis del entorno y su tcnica especfica de sala situacional se ha difundido, popularizado e incorporado progresivamente a los procesos institucionales de toma de decisin. Uno de los principales promotores de salas de situacin en materia de salud ha sido la Organizacin Panamericana de la Salud (OPS/OMS). 2. Concepto El trmino Sala de Situacin, hace referencia a un espacio fsico, donde se desarrolla el proceso de anlisis de situacin, teniendo al alcance informacin diversa y oportuna con el soporte tcnico y logstico para su desarrollo. El termino Sala de Situacin expone tambin un carcter dinmico, flexible y de trabajo en equipo al proceso de anlisis de situacin. Carlos Tulio Matus Romo, creador de la Planificacin Estratgica Situacional y uno de los impulsores de la economa chilena en la dcada del 70, seala que la situacin es definida como la explicacin de la realidad hecha en funcin de la actuacin e interaccin de fuerzas sociales vigentes dentro de un ambiente, de una realidad social y geogrfica. En una Sala de situacin se realiza un diagnstico situacional con orientacin al pasado, el presente y el futuro y que favorece la toma de decisin en la bsqueda de una nueva realidad o una nueva situacin. Siendo el sector salud uno de los que ms ha impulsado la necesidad de mantener salas de situacin, me permito transcribir los conceptos que en algunos pases de la regin existen respecto de stas: Bolivia: Espacio de anlisis de la informacin en salud no necesariamente ligado a un ambiente fsico permanente. Ecuador: Espacio fsico y virtual para el anlisis de informacin en salud, orientado a la toma de decisiones en circunstancias normales y de emergencia. Brasil: Sala de Situao um espao fsico e virtual onde os dados de sade e doena so apresentados sob a forma de planilhas (tabelas) e grficos referentes a um determinado espao geogrfico com uma populao definida (pas, estado, microrregio, municpio, distrito sanitrio, at a rea de abrangncia de uma equipe de sade da famlia), em um perodo de tempo especificado, associando essas ocorrncias aos fatores sociais, econmicos e demogrficos.

Sala de Situacin Honduras: Es el espacio fsico y/o virtual donde la informacin en salud de diferente fuentes, es analizada sistemticamente por un equipo de trabajo para caracterizar la situacin de salud de una poblacin o poblaciones. Per: La Sala de Situacin de Salud es el espacio fsico y lgico de anlisis y de exhibicin de la informacin sanitaria procesada de diversas fuentes, que se orienta a fortalecer el proceso institucional de toma de decisiones en el sector, como parte de su rol de gobierno. Cuba: Son unidades de inteligencia epidemiolgica con una visin integral e intersectorial, que partiendo del anlisis y evaluacin sistemtica permanente de la situacin de salud existente y prospectiva, acta como instancia integradora de la informacin que genera la vigilancia en salud pblica en las diferentes reas y niveles. Tomando como referencia las recomendaciones de la OPS/OMS, podemos definir a la sala de situacin en desastres como: Espacio fsico y/o virtual donde un equipo1 de trabajo multidisciplinario analiza sistemticamente toda la informacin relacionada con el evento adverso y su impacto, para caracterizar y presentar la situacin de una poblacin afectada, incluyendo los antecedentes, los daos reportados, los recursos disponibles y los posibles efectos secundarios. 3. Para que sirve Apoyar los sistemas de informacin existentes. Generar un monitoreo estratgico de situaciones de salud, infraestructura, vivienda y otros sectores. Producir un conocimiento que apoye la toma de decisiones en varios sectores. Conocer la situacin de un determinado sector. Fomentar la investigacin.

Equipo.- Sistema humano participativo en el cual cada uno de sus miembros tiene funciones especificas que son interdependientes y convergen y estn orientadas hacia lograr las actividades de inters comn. OFDA. Curso de Facilitacin, 2004.

Sala de Situacin 4. Qu elementos requiere Formatos y elementos para reporte y procesamiento de los datos2. Equipos y software para manejo de informacin. Mapas: polticos, de pobreza, de amenazas, vulnerabilidades, riesgos. Datos Bsicos por sectores: salud, vivienda, agropecuario, infraestructura Otros.

5. Que tipo de informacin3 produce Informes de la situacin de uno o varios sectores. Reportes procesados. Informacin analizada y representada en grficos, tablas, y textos. Mapas de los datos. Recomendaciones.

6. Cmo se organiza y a quin reporta Como un grupo de trabajo articulado. Bajo una direccin nica. Con un esquema de trabajo previamente diseado. Generando informacin unificada. Reporta usualmente al Director o Presidente del COE. A grupos especficos de trabajo (administrativos). A la comunidad o a los medios de comunicacin, si es que tienen la tarea asignada. Al COE General si as se determina.

Dato.- Un dato es un conjunto discreto, de factores objetivos sobre un hecho real. Un dato no dice nada sobre el porqu de las cosas, y por s mismo tiene poca o ninguna relevancia o propsito. Los datos son smbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o valores. Los datos se caracterizan por no contener ninguna informacin. Un dato puede significar un nmero, una letra, un signo ortogrfico o cualquier smbolo que represente una cantidad, una medida, una palabra o una descripcin. La importancia de los datos est en su capacidad de asociarse dentro de un contexto para convertirse en informacin. Por si mismos los datos no tienen capacidad de comunicar un significado y por tanto no pueden afectar el comportamiento de quien los recibe. Para ser tiles, los datos deben convertirse en informacin para ofrecer un significado, conocimiento, ideas o conclusiones.
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Informacin.- Dato procesado que caracteriza una situacin. La palabra informar significa originalmente dar forma a .La informacin es, por lo tanto, el resultado de un proceso de transformacin de datos que es interpretado por el ser humano.

Sala de Situacin 7. Proceso para la toma de decisiones. Nivel 1: Recoleccin de datos, tabulacin, procesamiento, graficacin y mapeo de datos. Nivel 2: Anlisis de datos, comparacin, elaboracin de alternativas. Generacin de informes. Nivel 3: Valoracin de problemas, toma de decisiones. 8. Tipos de Salas de Situacin implementadas por el Ministerio del Litoral 8.1 Sala Situacional Provincial.- Recopila los datos e informaciones provenientes de los distintos cantones de su jurisdiccin respecto al impacto de un evento adverso as como su evolucin. Reporta peridicamente al COE Provincial y a la Sala Regional. La periodicidad de los reportes de situacin, se efectuar en razn del nivel de alerta. 8.2 Sala Situacional Regional.- Recopila los datos e informaciones provenientes de las distintas provincias de su jurisdiccin respecto al impacto de un evento adverso as como su evolucin. Reporta peridicamente al COE Regional. 9. Estructura Las Salas de Situacin estarn a cargo de tcnicos en gestin de riesgo o personas con experiencia en manejo de emergencias y/o desastres. Se requiere de un Jefe que supervise el trabajo del personal de las Salas; digitadores que ingresen la informacin en los programas informticos o en las matrices elaboradas para el control de la emergencia y de asistentes o personal de apoyo logstico, que pueden ser voluntarios de los organismos de respuesta.

Sala de Situacin 10. Flujo de Comunicacin entre Salas La cadena de comunicacin4 entre las Salas debe garantizar la validez de la informacin que fluye a los siguientes niveles, por lo que los procesos de validacin a travs de anlisis de fuentes de informacin, verificacin telefnica y/o radial y cualquier otro debe ser una prctica ordinaria previo al envi de la informacin al siguiente nivel.

11. Manejo de datos e informacin Recibido un dato o informacin, de cualquier fuente, esta debe seguir previo a su registro y notificacin oficial a las autoridades del COE o Sala Situacional, un proceso de validacin (comprobacin), clasificacin (por mesa sectorial o rea de trabajo) y priorizacin (determinacin de urgencia de notificacin al ente competente). El registro en los programas informticos o matrices es el ltimo paso dentro del proceso de manejo eficiente y eficaz de la informacin.

La Comunicacin puede fluir vertical u horizontalmente. La dimensin vertical puede ser dividida, adems, en direccin ascendente o descendente

Sala de Situacin 12. Plantillas para la consolidacin de datos

Matriz de Albergues
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Llenado: 1. Provincia, fecha, hora.- Registre la provincia, la fecha y la hora del periodo al que corresponde la actualizacin. 2. Cantn.- Especificar el cantn que pertenece. 3. Albergues.- Edificacin en la que una comunidad vive temporalmente porque su vida, en su hogar, corre peligro, ya sea por amenazas naturales o humanas. Generalmente son centros de educacin. 4. Otro tipo de albergues.- Cualquier otra instalacin (carpas, hoteles, coliseos, mdulos prefabricados, estadios) que se utilicen para el mismo fin de los albergues. 5. Direccin del albergue.- Registre la direccin de los albergues (avenida, calle, sector, manzana, solar, etc.) 6. Numero de albergues.- Especifique la cantidad de albergues establecidos en el cantn. 7. Numero de otros albergues.- Especifique la cantidad de otros tipos de albergues establecidos en el cantn. 8. Numero de familias.- Indique el total de las familias albergadas en el cantn. 9. Segmentacin familiar.- Desglose por sexo y edad la informacin referente a las familias albergadas. 10. Observacin (discapacitado).- Indique si alguna persona albergado adolece de alguna discapacidad. 11. Total.- Indique el nmero total de las familias albergadas. 12. Responsable de albergues.- Persona responsable de la organizacin y coordinacin del albergue del cual se esta ingresando la informacin.

Sala de Situacin 13. Responsable del Mies.Funcionario que coordina y organiza los albergues en el cantn designado. Matriz de Infraestructura (Viviendas, Escuelas) 1

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Llenado: 1. Hora, fecha, nombre del responsable.- Registre la hora, fecha y el nombre del responsable de la elaboracin del reporte. 2. Provincia, fecha, hora, cantn, parroquia, recinto.- Registre la provincia, fecha, hora, cantn, parroquia por cada evento ocurrido. 3. Nombre de familia afectada.- Registre el nombre completo del afectado por cada evento ocurrido. 4. Direccin.- Registre de forma concreta la ubicacin del evento (Avenida, calle, comunidad, etc.) 5. Rural o urbana.- Detalle en que sector ya sea rural o urbano se ha desarrollado el evento adverso. 6. Uso de la edificacin.- Registre el uso de la edificacin ya sea escuela, edificio publico, iglesia, etc. 7. Tipo de construccin.- Detalle el tipo de construccin de la edificacin afectada ya sea de hormign armado, mixta, madera, etc. 8. Estado de afectacin.- Indique el grado de afectacin de la edificacin. Se detallara como 0 cuando no hayan daos; 1 cuando la edificacin es habitable; 2 es habitable pero requiere reparaciones; 3 no es habitable. 9. Acciones tomadas.- Especifique que acciones se han tomado para dar solucin al problema. 10. Observacin.- Comentarios adicionales relevantes del evento ocurrido.

Sala de Situacin

Matriz de infraestructura (Puentes y Vas)

Llenado: 1. Provincia, fecha, hora, cantn, parroquia, recinto.- Registre la provincia, fecha, hora, cantn, parroquia por cada evento ocurrido. 2. Ubicacin de la va o del puente.- Establezca la referencia geogrfica del evento ocurrido (GPS, coordenadas, etc.) 3. Estado de afectacin.- Indique el grado de afectacin de la edificacin. Se detallara como 0 cuando no hayan daos; 1 cuando la edificacin es transitable pero requiere reparaciones; 2 no es transitable. 4. Kilmetros de carretero afectado.- Indique el nmero de kilmetros afectados durante el evento ocurrido. 5. Acciones tomadas.- Indique las acciones se han tomado para dar solucin al problema. 6. Observacin.- Comentarios adicionales relevantes del evento ocurrido.

Sala de Situacin

Matriz de Agricultura

Llenado: 1. Provincia, fecha, hora, cantn, parroquia, recinto.- Registre la provincia, fecha, hora, cantn, parroquia por cada evento ocurrido. 2. Producto.- Indique el nombre del producto afectado o perdido. 3. Perdido.- Indique el nmero total de hectreas perdidas. 4. Afectado.- Indique el nmero total de hectreas afectadas. 5. Total hectreas afectadas.- Indique la sumatoria total de hectreas perdidas de cultivos. 6. Total hectreas perdidas.- Indique la sumatoria total de hectreas afectadas por cultivos. 7. Acciones tomadas.- Indique las acciones que se han tomado para dar solucin al problema.

Sala de Situacin Matriz de servicios bsicos 2

Llenado: 1. Provincia, fecha, hora, cantn, parroquia, recinto.- Registre la provincia, fecha, hora, cantn, parroquia por cada evento ocurrido. 2. Detalle del servicio bsico.- Registre el servicio bsico a detallar ya sea agua potable, energa elctrica, telecomunicaciones, etc. 3. Afectacin.- Indique el grado de afectacin que han tenido los servicios. Agua potable.- 1 cuando la afectacin se produce en el tratamiento; 2 en el almacenamiento; 3 en la distribucin. Alcantarillado.- 1 cuando la afectacin en el sistema de aguas lluvias; 2 cuando la afectacin es en el sistema de aguas servidas. Energa elctrica.- 1 cuando la afectacin es en la generacin; 2 en la distribucin. 4. Ubicacin del dao.- Se registrara el lugar especfico en donde ocurri el evento. 5. Acciones tomadas.- Es el seguimiento del evento y que acciones se han tomado para dar solucin

13. Estados de alerta y condiciones de funcionamiento

Sala de Situacin Las alertas sern establecidas por los Comits de Operaciones de Emergencia en cada una de sus jurisdicciones. De acuerdo a la Secretaria Tcnica de Gestin de Riesgos, en Ecuador, se reconocen las siguientes alertas: Alerta Blanca.- Indica a las autoridades que deben iniciar la elaboracin o actualizacin de planes para la reduccin de efectos ante la posible ocurrencia de un evento adverso. Alerta Amarilla.- Tiempo de duracin: semanas o meses. Verificacin de la disponibilidad de personal y medios, para atender probables situaciones de emergencia, realizar ejercicios de simulacin y simulacros de evacuacin. Alerta Naranja.- Tiempo de duracin: Das o semanas. Anuncio a l publico de la posible emergencia y de las acciones que deben adoptarse para hacer frente a la misma; movilizacin de personal y quipo para una posible evacuacin e intensificacin de las medidas de autoproteccin comunitaria. Alerta Roja.- Ocurrencia del evento adverso. Tiempo de duracin: horas o das. Implementacin o ejecucin de los planes de contingencia. La condicin de funcionamiento depender de la situacin existente del riesgo o del desastre e implicar determinadas caractersticas de operacin. Se sugieren las siguientes: Condicin 3 Situacin: Normal Tratamiento de emergencias normales Funcionamiento: 8 horas diarias. De lunes a viernes. Personal: Sala Regional: 1 Jefe, 2 digitadores. En Salas Provinciales: 1 Jefe, 1 digitador. Condicin 2 Situacin: Emergencia Tratamiento de emergencias dentro de la jurisdiccin. Implica participacin sectorial a travs de la implementacin de mesas o reas de trabajo. Activacin eventual de grupos EDAN. Activacin eventual de bodegas con el programa SUMA. Funcionamiento: 24 horas diarias. De lunes a domingo. Personal: Sala Regional: 1 Jefe y 8 digitadores. En Salas Provinciales: 1 Jefe y 4 digitadores. Condicin 1 Situacin: Desastre Tratamiento de desastres. Se requiere activacin de mesas sectoriales o reas de trabajo con participacin de representantes de organismos nacionales e internacionales. Activacin de bodegas de emergencia con el programa SUMA.

Sala de Situacin Activacin de equipos EDAN. Funcionamiento: 24 horas diarias. De lunes a domingo. Personal: Sala Regional: 1 Jefe y 12 digitadores. En Salas Provinciales: 1 Jefe y 8 digitadores.
Agosto 1, 2008 Ab. Carlos Proao Manosalvas carproma@hotmail.com