Cmo elaborar un proyecto

(Resumido de: ANDER-EGG Ezequiel y AGUILAR IDAEZ Mara Jos, Cmo elaborar un proyecto. Gua pata disear proyectos sociales y culturales, Editorial Lumen Humanitas, Buenos Aires) La elaboracin de un proyecto supone la capacidad de traducir las ideas en accin. A la vez hay que pensarlos teniendo en cuenta los objetivos a alcanzar, junto con la capacidad para integrar la informacin recibida y la informacin elaborada... Para ello hay que organizar la mente; Ander-Egg y Aguilar, nos proponen que nos formulemos diez preguntas:

Qu...........se quiere hacer..... Por qu.....se quiere hacer..... Para qu.....se quiere hacer.... Cunto.......se quiere hacer... Dnde........se quiere hacer

Naturaleza del proyecto. Origen y fundamentacin. Objetivos, propsitos. .Metas. localizacin fsica(ubicacin en el espacio). cobertura espacial. Cmo..........se va a hacer actividades y tareas. mtodos y tcnicas. Cundo........se va a hacer calendarizacin o cronograma (ubicacin en el tiempo) A quines.....va dirigido..... Destinatarios o beneficiarios. Quines.....lo van a hacer... .Recursos Humanos. Con qu se va a hacer... ..Recursos Materiales. se va a costear.. .Recursos Financieros.

DENOMINACIN DEL PROYECTO El primer paso consiste en identificar el proyecto, titularlo; haciendo referencia a la institucin u organismo responsable de la ejecucin del proyecto, y, eventualmente a si forma parte de un conjunto de proyectos. Es importante concretar las actividades a desarrollar a travs del ttulo, sin plantear el problema previamente ni la solucin. NATURALEZA DEL PROYECTO Aqu se plantearn los datos importantes como ser: a-Descripcin del proyecto. b-Fundamentacin del mismo. c-Marco institucional. d-Finalidad del proyecto. e-Objetivos. f-Metas. g- Beneficios. h-Productos.

i-Localizacin fsica y cobertura espacial. a-Se pretende caracterizar y desarrollar la idea central; ampliando su ttulo, que hasta ahora nos brind una informacin limitada, pero sin extenderse demasiado. b-Aqu se desarrollarn las razones que justifican su realizacin. Explicando la prioridad del problema, as como la evaluacin de la propuesta ms adecuada. Se considerarn razones tcnicas como polticas. c-Informacin que detallar las caractersticas de la institucin donde se elabora y donde ser aprobado el proyecto para su ejecucin. Si la institucin es la misma para ambos casos, la tarea ser fcil. De no ser as, es importante detallar ms ante la institucin responsable. Qu hay que tener en cuenta? Naturaleza de la organizacin; Mandato; Situacin jurdica y administrativa; Instalaciones y servicios; Estructuras orgnica; Procedimientos administrativos; Personal; d-Para el caso en que el proyecto sea pequeo, se debe tener presente, que no todos tienen que explicitar las finalidades ltimas. Para formular finalidades es necesario: -justificar el proyecto y sus objetivos, -verificar su trayectoria, -especificar una nica o compatibilizarlo con otros fines. e-Se indican los efectos que se pretenden alcanzar con su realizacin. Es optar por el positivo, promover algo. En torno a los objetivos, es que se da coherencia a las actividades del proyecto, de aqu que sea necesario el objetivo principal y objetivos especficos. El primero es la intencin central; los especficos complementan, aunque a veces no son necesarios. No hay que confundir al decir: promover, coordinar, realizar una investigacin, que aqu se estn explicitando medios, pero NO fines. f-En este sentido los objetivos deben adquirir un carcter operativo y no quedar en buenas intenciones. Indicando cunto se quiere lograr con la realizacin del proyecto, dentro de un plazo determinado y en un espacio delimitado. g-Aqu se identificar quines sern los beneficiarios inmediatos y los indirectos o beneficiarios finales. Para ellos debemos identificar con precisin los destinatarios, indicando por ejemplo: -su situacin general, -ocupacin, -acceso a los servicios. h-Constituye los resultados especficos de las actividades de lo que se ha planificado. Depende de stas. Los productos pueden ser: -RESULTADOS MATERIALES, -SERVICIOS PRESTADOS.

i-Consiste en determinar su ubicacin geogrfica. Pudindose utilizar mapas , por ejemplo. Por su parte la COBERTURA ESAPACIAL, indicar la zona que cubrir el proyecto. O sea el lugar en que se realizar y la zona de influencia. LAS ACTIVIDADES Y TAREAS A REALIZAR Se debe precisar las actividades que hay que ejecutar para alcanzar los objetivos propuestos. Un cuadro como el siguiente puede ser de utilidad: . META PRODUCTO ACTIVIDADES TAREAS TECNICAS

Es necesario establecer un curso que fije la dinmica del proyecto. METODOS Y TCNICAS A UTILIZAR Se debe tambin explicitar el instrumental metodolgico y tcnico que se utilizar para las diferentes actividades. La idea consistir en lograr el ptimo en la combinacin de tecnologas apropiadas y de alto rendimiento; seleccionando la alternativa que mejor se adapte a los fines del proyecto. Para el caso de proyectos de trabajo social, por ejemplo, la seleccin de los mtodos y tcnicas es el de dar preferencia a los que promuevan la participacin de la gente. DETERMINACIN DE LOS PLAZOS O CALENDARIO DE ACTIVIDADES Este tem es el de la calendarizacin del proyecto; que permite juzgar si el proyecto ser factible. O sea si lo que se pretende hacer, realmente se va a poder llevar a cabo coherentemente. Se debe tener en cuenta que para la elaboracin definitiva del calendario del proyecto, se debe contar previamente con el calendario financiero; que asegure el suministro de insumos para cuando sean necesarios. DETERMINACIN DE LOS RECURSOS NECESARIOS Es imprescindible para su realizacin de un conjunto de bienes, medios y servicios. Que se pueden clasificar como: a-recursos humanos, b-materiales, c-tcnicos y d-financieros. a.-Personas adecuadas y capacitadas para la realizacin de las tareas. b- Es decir herramientas, equipos, instrumentos, infraestructura fsica. c-Establecindose las alternativas tcnicas elegidas y las tecnologas a utilizar.

d-Estimacin de fondos que se pueden obtener y las fuentes con las que se puede contar. Se debe hacer hincapi en los recursos financieros, ya que de stos depender que el proyecto tenga curso y no sea una mera declaracin de buenos propsitos, tal y como lo sealan los autores. CALCULO DE LOS COSTOS DE EJECUCIN Y ELABORACIN DEL PRESUPUESTO Se busca especificar cada uno de los rubros, detallando todo lo necesario como por ejemplo la cantidad de personal, expresado en trminos monetarios. El presupuesto comprende: -Costo de personal, -Dietas o viticos, -Locales (construccin, compra o alquiler), -Material y equipo, -Gastos de funcionamiento, -Imprevistos (un 5% del presupuesto total de gastos), -Beneficios (ingresos financieros, provenientes del mismo proyecto). Para algunos casos debe hacerse un estudio de costos: a-Directos, b-Indirectos, c-Fijos, d-Variables, e-De capital, f-Corrientes. a-Se relacionan directamente con la prestacin del servicio, inciden inmediatamente para la realizacin del mismo. b-Servicios complementarios que surgen como resultado de la ejecucin del proyecto. c-No sufren variacin a corto plazo. d-Varan con el nivel de prestacin de servicios o con la magnitud de las actividades que se realizan. e-Costos de las inversiones realizadas. f- Estos pierden su valor, cuando el gasto se ha efectuado. Es muy importante elaborar el presupuesto del proyecto. Porque para saber qu cosas hacer, es preciso tener asegurado con qu hacerlo. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y DE GESTION DEL PROYECTO Su diseo debe presentar la estructura de gestin para ejecucin del mismo; que es la columna vertebral en torno a la cual se estructuran y secuencian las distintas actividades. Asignndoseles responsabilidades a quienes ejecutarn y llevarn a cabo las actividades. Sera positivo hacer figurar en el diseo: a-Un organigrama. b-Manual de procedimientos, c-Funciones del personal del proyecto, d-relaciones e interacciones del personal, e-Modalidades y mecanismos de coordinacin,

f-Sistemas de evaluacin interna y seguimiento, g-Canales de informacin. a-Donde se ubica el proyecto dentro de la organizacin ejecutante y cmo sta se inserta. b-Se indica como desempear el trabajo u cules son las normas y procedimientos. c-Sealar el responsable y de qu parte del trabajo. d-Determinar los niveles de autoridad y jerarqua y de todas las relaciones de comunicacin. e-Como se coordina tanto externa, como internamente. f-Evaluacin en cuanto a responsabilidades y funciones. g-A quin hay que informar y qu tipo de informacin; as como la frecuencia. Las formas de estructurar los proyectos pueden ser: a-Funcional, b-Por proyecto, c-Matricial. Cualquiera de las formas de estructurarlo, va a presentar tanto ventajas, como virtudes. a-Cuando el proyecto est inserto dentro de un organismo ya existente. b-Crear una unidad administrativa-operativa para cada proyecto. c-El proyecto es dirigido por un director, con personal que pertenece a las unidades administrativas del organismo responsable. INDICADORES DE EVALUACIN DEL PROYECTO Permiten comprobar a travs de la experiencia, la progresin hacia metas. Los indicadores nos van mostrando los cambios o resultados de una actividad; los alcances de una meta. Deben permitir: -Comparaciones en espacio, -Comparaciones en tiempo, -Representar valores que se puedan consensuar. Deben reunir: a-Independencia, b-Verificabilidad, c-Validez, d-Accesibilidad. a-Cada meta debe tener uno o varios indicadores. b-Se debe poder comprobar los cambios que se van produciendo. c-Deben medir lo que realmente pretenden medir. En conjunto deben reflejar la totalidad de los efectos perseguidos. d-Que los datos se puedan obtener fcilmente. FACTORES EXTERNOS CONDICIONANTES O PRE-REQUISITOS PARA EL LOGRO DE LOS EFECTOS E IMPACTO DEL PROYECTO.

Se trata de los factores externos que intervienen en el proyecto.; en los cuales la gerencia del proyecto no tiene control, Por lo cual stos deben explicitarse en el proyecto. Es bueno poder identificar estos elementos que no forman parte del proyecto, para poder mejorar su probabilidad de xito.