Sistema de Informacin y Simulacin

ANLISIS DE LA ORGANIZACIN Y DE LA INFORMACIN DE UNA EMPRESA DE CONSTRUCCIN DE EDIFICACIONES.

1.

NOMBRE:

Construcciones SLOVENIA, C.A. (SLOVENCA) Es una empresa dedicada al diseo y construccin de proyectos Arquitectnicos y Civiles, ubicada en La Av. Don Pepe Rojas, entrada al Paraso, Edificio Representaciones los Andes, El Viga, Estado Mrida, que inici sus actividades comerciales el 06 DE Marzo de 2001, siendo sus fundadores el Ing. Istok Besednjak, el Arq. Mario Besednjak, Dr. Simn Besednjak y Sra. Ana Ramrez de Besednjak, Desde su inicio, ha ejecutado varias obras y servicios que van desde los ms pequeos y simples hasta los ms complejos y de gran envergadura, lo que la ha hecho merecedora de un alto grado de confianza, eficiencia y credibilidad en la Ciudad de el Viga, Su crecimiento ha sido tan positivo que en la actualidad adecua y actualiza sus equipos en busca de brindar mayor rendimiento, tratando de invertir tanto en capacitacin del personal de reas tcnicas y administrativas de la empresa, como en herramientas y equipamientos, con lo cual intenta alcanzar los objetivos planteados desde el inicio, con voluntad de constante cambio en procura de satisfacer las necesidades, estar actualizados y estar al da con la tecnologa de vanguardia. Es por ello que su capacidad actual la hace una empresa competitiva en el mercado por ofrecer planes de ejecucin, diseos para edificios y otras estructuras a fin de proporcionar servicios de planificacin, diseo, construccin y gestin para edificaciones, instalaciones, trabajos de ingeniera civil, contando con un grupo de profesionales y tcnicos multidisciplinarios, capacitados para resolver, desarrollar y ejecutar cualquier proyecto de obras civiles y arquitectnicos.
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2.

MISIN, VISIN Y OBJETIVOS:

Misin: SLOVENIA, C.A., tiene como misin ofrecer Servicios Profesionales de alta eficiencia, en todo lo relativo a las reas de construccin de edificaciones, especficamente residenciales, tanto pblicas como privadas, en la promocin y venta, elaboracin de proyectos de obras civiles y accesoria tcnica en el Estado Mrida. Visin: Ser una corporacin que satisfaga y responda

oportunamente a las necesidades del rea de la construccin y desarrollo urbano para entes privados o pblicos, en la promocin y venta, elaboracin de proyectos de obras civiles y accesoria tcnica en todo el pas y a nivel internacional. Atrayendo nuevos inversionistas nacionales e internacionales.

Objetivos: Objetivos generales:

Proyectar, construir obras civiles, gerenciar y promover, segn sea el caso, la construccin en el sector inmobiliario del pas. Objetivos especficos: Ofrecer asesora tcnica en las diversas actividades pertenecientes al rea de la Arquitectura y la Ingeniera Civil tales como: Planos de arquitectura, clculo de estructuras, planos estructurales, cmputos mtricos, presupuestos de obras, planillas de mediciones, elaboracin de especificaciones tcnicas generales y particulares, direccin tcnica de obras.
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Gerencia de obras para la construccin y asesora financiera y tcnica para la obtencin de crditos destinados a la ejecucin de proyectos tanto pblicos como privados. Defender un sistema de calidad que cumpla con los requisitos de la norma COVENIN ISO - 9001:2000. Mantenerse en las innovaciones tcnicas para los procedimientos de la construccin.

3.

ORGANIGRAMA:

JUNTA DIRECTIVA
DIRECTOR GENERAL
ASESOR LEGAL CONTADOR EXTERNO

DPTO. DE VENTAS Y PROMOCIN

EJECUTIVA DE VENTAS

DPTO. ADMINISTRATIVO

DPTO. TECNICO

ASISTENTE CONTABLE ASISTENTE ADMINISTRATIVO

ARQUITECTO PROYECTISTA INGENIERO PROYECTISTA TECNICO DIBUJANTE JEFE DE ALMACEN

ANALISTA DE COSTOS

INGENIERO DE CAMPO TECNICO DE CAMPO

EJECUTIVA DE CREDITO HABITACIONAL

CHOFER

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4.

RECURSOS HUMANOS Y TECNOLGICOS:

La empresa SLOVENIA, C.A., cuenta con un personal altamente calificado cumpliendo las funciones dentro de la jerarqua del organigrama, en algunos casos cumpliendo dos o ms funciones dentro del organigrama jerrquico de la empresa. Al realizar una descripcin de este personal y de los equipos tecnolgicos con que cada uno cuenta tenemos: Junta directiva: La Junta directiva est conformada por los fundadores de la Empresa, siendo un grupo de profesionales como Ingeniero Civil, Arquitecto y un Abogado, que a su vez integran un grupo familiar. El Director General: De esta Junta directiva descrita

anteriormente se tiene el Director general que es el Ingeniero Civil. El asesor legal: Esta persona trabaja externo a la empresa, pero su trabajo es muy importante, porque es el asesor para todas las decisiones importantes de negocios para la empresa. Y este cargo es ocupado por el Abogado que integra la junta Directiva. El Contador Externo: Es una firma de Contadores quien se

encarga de llevar toda la contabilidad de la empresa, estos datos son enviados por el departamento administrativo de la empresa, a travs del asistente contable. Pasando a los departamentos, se tienen los tres siguientes:

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Oficina de Ventas: Esta Oficina est ubicada aparte de las oficinas Administrativas y tcnicas, pues est ubicada en la parte externa al terreno de la obra, con el fin de hacer la promocin y venta del Proyecto habitacional que actualmente est construyendo la Empresa. Este departamento de ventas lo conforma una Ejecutiva de Ventas y una Ejecutiva para tramitar el Crdito Habitacional con las entidades Bancarias. De los recursos Tecnolgicos para esta oficina tenemos: Una computadora, una impresora, mobiliario varios, telfono, telfono celulares. En cuanto a la informtica se tiene que posee software bsico, Paquete de Microsoft Office 2007, AutoCad 2006, Lulo Win 2009.

Oficina Asistente

Administrativa: Contable, un

Este

departamento

lo

integra pero

un lo

Asistente

Administrativo,

desempea en cuanto se puede un tcnico, es decir no est fijo en la empresa, un Jefe de Almacn o Depositario, un Chofer, que hace todas las diligencias administrativas y tambin para el depsito. Recursos Tecnolgicos: Dos computadoras, dos impresoras, mobiliario varios, Archivos, telfono, telfono celulares. Simultneamente en informtica se tiene que posee software bsico, Paquete de Microsoft Office 2007, AutoCad 2006, Lulo Win 2009, Internet, Saint Contable y Administrativo y red inalmbrica Oficina Tcnica: Es el departamento donde se encargan de la
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elaboracin de los proyectos, tanto planos, clculos, cmputos y presupuestos. Teniendo como recursos humanos a un Arquitecto Proyectista, quien no est fijo desempeando este cargo, sino cuando se necesita para la elaboracin de un proyecto, adems es un miembro de la junta directiva; un Ingeniero Civil Proyectista, generalmente no ocupa este cargo consecutivamente sino cuando se requiere del clculo de un proyecto, pues l tambin cumple otras funciones y es un miembro de la junta directiva; un tcnico dibujante, habitualmente no est fijo dibujando, solo cuando se est trabajando en un proyecto o cuando se est arreglando algn problema en la obra que se necesite plano determinado o modificado; El analista de costo lo ocupa El Ingeniero Civil Proyectista, que es un miembro de la junta directiva, y el director General, por el hecho que ocupa los otros cargos explicados anteriormente, oficialmente no est fijo sino cuando se necesita para la elaboracin de presupuesto, solo esta fijo como Director General, los otros cargos los cumple cuando se requiere; El tcnico dibujante es quien hace el presupuesto en supervisin del Ingeniero Civil Proyectista; El Ingeniero Civil Proyectista, es generalmente el Ingeniero de Campo no est fijo sino cuando se necesita para resolver algn problema mayor en la ejecucin de la obra; El Tcnico de Campo est todo el tiempo interrelacionando entre el ingeniero de campo y la obra, es quien est supervisando la obra y reportando al ingeniero de campo, este tcnico tiene la colaboracin tambin del Tcnico dibujante que en los ratos libres colabora con la supervisin. Recursos Tecnolgicos: Tres computadoras, dos impresoras, mobiliario varios, Archivos, telfono, telfono celulares. Y en
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informtica se tiene que posee software bsico, Paquete de Microsoft Office 2007, AutoCad 2006, Lulo Win 2009, Projet y red inalmbrica. En cuanto a las herramientas y equipos de la empresa se tiene: rea de Transporte: Una camioneta Pick-up Un Camin de capacidad de carga de 8 Ton. rea de Carpintera: Una sierra de mesa con motor elctrico de 5HP. Un cepillo de mesa con motor elctrico de 5HP. Dos lijadoras manuales elctricas. Una lijadora banda manual elctrica. Herramientas menores. rea de Herrera: Una maquina de soldar a gasolina de 12HP(soldadura Pesada). Dos maquinas de soldar elctricas (Soldadura Pesada). Una maquina de soldadura elctrica (soldadura para herrera). Una dobladora industrial. Dos tronzadoras industriales. Dos pulidoras grandes elctricas. Dos pulidoras pequeas elctricas. Una Seorita de 2 Tn.
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Dos equipos de oxicorte Herramientas menores varias. rea de Maquinaria: Un retroexcavadora Un mini cargador Un tractor con sus implementos. rea de acero: Una dobladora industrial Una cortadora de cabilla industrial Herramientas menores. rea de albailera: Dos trompos mecnicos de 12 HP. Un trompo elctrico de 5Hp. Un vibrador elctrico. Un vibrador mecnico. Una Planta elctrica. Herramientas menores varias. rea de Movimiento de tierra manual: Dos ranas compactadotas. Herramientas menores varias. rea de Plomera: Una bomba de achique mecnica de 5HP. Una bomba de de elevacin elctrica de 5HP. Una bomba de de elevacin elctrica de 2HP.
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Una tarraja manual. Una tarraja industrial con su mesa. A dems de otros tipos de equipos, entre ellos formaletas metlicas de encofrado para brocales, tanquillas, caja troncocnica, losas de fundacin, Andamios para trabajar en altura, entre otros.

5. UTILIZA TECNOLIGIAS DE INFORMACIN EN LA EMPRESA? A QUE NIVEL? (OPERACIONAL, GERENCIAL, ESTRATGICO):

Desde nuestro punto de vista la empresa SLOVENIA, C.A., es una Empresa pequea y con poco tiempo en el mercado, y esta mas enfocada al rea de construccin, es decir su mayor inters es producir; tambin por la ubicacin de la obra que estn ejecutando en este momento, tiene varias dificultades, sobre todo por la accesibilidad del Internet, porque no hay lneas telefnicas hacia esa zona; entonces afecta en gran medida para la tecnologa de informacin en red, en la oficina tiene lo esencial, mobiliarios, computadoras, impresoras y fotocopiadoras; cabe destacar que si tiene una red local inalmbrica para comunicarse entre los computadores del departamento tcnico y administrativo. En cuanto al sistema operativo y los programas, usa los bsicos y no muy actualizados, tiene Microsoft Office 2003, Autocad 2006, Lulo Win 2009, original con la licencia. No usan Revit ni otro programa inteligente de digitalizacin. Lo cual quiere decir que el nivel tecnolgico de informacin operacional es medio. En cuanto al mbito Gerencial, por lo que ya se dijo anteriormente, existen varios empleados que ocupan varios cargos, entonces no se puede ver claro el rol de cada empleado, no se ve clara que
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tecnologa usan, solo se cuanta con la red inalmbrica para comunicar los computadores del departamento tcnico y administrativo, el Ingeniero civil, cuenta con servicio de internet a travs de su equipo celular, el cual no es muy seguro, pues por la zona es difcil acceder a internet a travs de lneas telefnicas. Donde un gerente moderno segn la nueva direccin de empresas de James H. Donnelly, tomo 1, pg. 13, nos habla acerca de tres puntos directivos esenciales para un gerente, ellos son: 1._ La administracin del trabajo y de las organizaciones. 2._ La direccin de personal. 3._ La gestin de la produccin y de las operaciones. Y este mismo autor, pero en el tomo dos, pg. 292, nos dice que en los primeros enfoques sobre la direccin de empresas se basaba en la perspectiva de que al planificar, organizar y controlar los trabajos y las organizaciones (segn sea el enfoque de cada empresa) de manera apropiada aumenta la productividad. Pero viendo hacia el futuro, los gerentes deben aprender a utilizar las capacidades del personal, los gerentes exitosos deben ser capaces de comunicarse, tomar decisiones, dirigir, crear un ambiente motivador y positivo para toda la empresa. Lo que nos quiere decir que todo gerente debe tener claros los trabajos de cada empleado, el mbito y sus lmites, y debe tener una estrategia que los motive a ser los mejores, y as obtener mejores resultados para el bien de todos. Y en cuanto a las tecnologas de informacin estratgica, no se ve una comunicacin importante la departamento estratgica red de tcnico y clara y eficiente, entre aunque los que ya es se un muy del comunicacin computadores

administrativo,

menciono

anteriormente. Pero por otra parte les hace falta enfocar sus ideas en una estrategia hacia el personal, porque si algo tan simple como un Organigrama no lo tenan claro para el momento de recabar la
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informacin, al igual que los puntos de Misin, Visin y objetivos. Entonces se hace difcil hablar de estrategias, cuando falta tener claro el rol de cada quien, cual es su mbito de trabajo y cules son sus lmites. Pero por otras experiencias, esto pasa en la mayora de las Empresas, el Organigrama lo tienen en su cabeza, mas no est plasmado en un lugar visible a todos, cosa que no debera ser as, al contrario debera estar en un sitio estratgico, donde cada empleado sepa su lugar de trabajo y quien es su supervisor inmediato y en otros casos a quienes tiene debajo de l.

6. SELECCIONAR ALGUNO DE LOS PROCESOS DE LA EMPRESA Y MUESTRE CON UN DIAGRAMA COMO SE COMUNICAN SUS ACTORES, COMO FLUYE LA INFORMACIN ENTRE
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ELLOS (CARTAS, FORMATOS, PLANOS,). DE FORMA MANUAL? DIGITAL? VERVAL?

Se selecciono un Diagrama de Flujo del Proceso de Sub-Contratos y Costos de Mano de Obra de la Empresa SLOVENCA.
Se sacan cantidades de obra de cada actividad

El ingeniero de Costos calcula el costo de la mano de obra El Gerente de Proyectos invita a Sub-Contratistas a cotizar

NO
Son coherentes las cotizaciones?

SI
El Gerente de Proyectos selecciona la propuesta ms factible El Residente elabora corte semanal de cantidades de obra ejecutada por mano de obra

El Director revisa las cantidades y aprueba

NO

Datos correctos?

SI
Se elabora el Acta de Obra detallando todas las actividades por cantidades

La naturaleza de las relaciones que estructuran la comunicacin en el proceso SI Comprobante de Egreso con NO Gerente de Proyecto anteriormente descrito ms utilizadas son: la comunicacin escrita, su respectiva asignacin reuniones y el autoriza? uso de equipo telefnico.
presupuestaria

Las reuniones permiten un contacto interpersonal cara a cara y junto con el uso de equipo telefnico constituyen los llamados canales orales. Estos
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medios son ms eficaces cuando el tiempo en la comunicacin es un factor crucial, el cual su uso en el proceso antes sealado es de vital importancia.

En cuanto a la comunicacin escrita, como las cartas, actas e informes tcnicos, son de gran importancia y convenientes cuando la tarea por la que se requiere la comunicacin es compleja y debe realizarse de una forma determinada. La comunicacin entre los actores del proceso mostrado en el diagrama de flujo, en la mayora de los casos es de forma escrita y se usan normalmente formatos preestablecidos por la empresa. Tambin es importante sealar, que las actividades resaltadas en el diagrama de flujo son sistematizadas. La palabra escrita no est a prueba de distorsiones, pero se distorsiona menos que la palabra hablada, es menos susceptible de malentendidos y rumores. Otra ventaja de los medios escritos es que aseguran un registro permanente de la informacin, lo que con frecuencia resulta necesario para respaldar todas las actividades que se realicen en cualquier proceso constructivo ejecutado por la empresa.

7. IDENTIFICAR EL NIVEL EN DONDE SE CREE NECESARIO CREAR UN SISTEMA DE INFORMACION, JUSTIFICADAMENTE.

Basada en la informacin suministrada y recolectada de la empresa es necesario crear un sistema de informacin en el departamento tcnico ya que est dividido en tres sub-areas, en los cuales los profesionales que intervienen son por casos puntuales, o en algunos casos ocupan varios cargos dentro del departamento, en estos casos no debera hacerse as sino que cada profesional ocupe su rol o su rea de enfoque dentro del departamento que se encuentra, en cuanto a la comunicacin entre los diferentes profesionales es buena, estn bien comunicados porque posee la herramientas de trabajo y de comunicacin. Pero hay una desventaja con los profesionales que intervienen en un proyecto a la hora de la demanda de trabajo porque no hay un orden en los
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trabajos a realizar y la informacin que fluye entre los personales tiende a ser erradas porque no hay un enfoque preciso del trabajo a realizar, ya que al trabajar los profesionales toman la decisin de acuerdo a su juicio personal el cual es el orden de prioridad. Fuera necesario tener presente este esquema del proceso de la planificacin estratgica:

El entorno
La economa. La tecnologa. La sociedad. La ley y la poltica. Recursos disponibles. Clientes.

La planificacin estratgica de la organizacin Misin de la Organizacin Objetivos de la organizacin Estrategias de la Organizacin Plan de gerencia de la Organizacin

Informacin

Implantacin En este esquema se puede ver claramente como la planificacin estratgica destaca la importancia del impacto que tiene el entorno sobre la organizacin. Y lo importante de tener clara una planificacin estratgica, tomando en cuenta o implantado directamente hacia el entorno, que va a marcar las pautas para cualquier empresa.

8.

ES

NECESARIO

REALIZAR

ALGUN

CAMBIO

DE

ESTRUCTURA

DE

LA

ORGANIZACIN, DE PROCEDIMIENTOS? PORQUE?

Dentro de la Empresa Constructora SLOVENCA, hay tres funciones fundamentales que deben ser realizadas para poder producir equilibradamente y subsistir, las cuales son: finanzas, operaciones y mercadeo. Consideramos que dentro de la estructura de dicha
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empresa, no estn siendo implementadas de manera efectiva y requieren un cambio sustancial para mejorar su funcionamiento. Las operaciones son la parte medular de las actividades de la empresa, pues mediante ellas se crean los productos y servicios que suministran al entorno. Es parte de las operaciones el analizar los grados de eficiencia, eficacia y efectividad alcanzados por la empresa. Entendindose por eficacia el logro de las metas del sistema, por eficiencia el uso ptimo de los recursos y por efectividad el alcanzar ambas. Por esto, es importante que se trate de eliminar todo tipo de operacin que no aporte un valor agregado. Para lograrlo, se debe desglosar la operacin principal en procesos y evaluar cada uno de ellos. Luego partir de esta evaluacin para eliminar o minimizar todos aquellos procesos que no generen valor agregado. Esto implica que las operaciones deben planearse, organizarse y controlarse cuidadosamente. Mediante el mercadeo, se promueven los productos y servicios de la empresa, as como su venta a los clientes del ramo. De esta actividad depende en gran parte la subsistencia de la empresa. Es necesario implementar planes y programas de promocin de la venta de los productos o servicios que la compaa constructora suministra. Una labor fundamental es la de buscar clientes y sobre todo, conocer sus necesidades para poder realizar los proyectos de construccin que las satisfagan. Al llevar al cabo esto, es necesario tomar en cuenta la capacidad de produccin de la empresa, para evitar comprometerla en proyectos que excedan a sus capacidades y, por lo tanto, daran lugar a dificultades para ejecutarlos.

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9.

EN DONDE SE CONSIDERA QUE SE PUEDAN AGREGAR LAS TIC?

Primero y principal la incorporacin de Internet en toda la Empresa: Es esencial que la Empresa Constructora Eslovenca, tenga Internet y que se proyecte globalmente a travs de su sitio WEB. La Internet, intranet son tecnologas que ofrecen muchos beneficios a una empresa, como las siguientes: Conectividad y alcance global Reduccin en los costos de comunicacin Ms bajos costos de transaccin Interactividad, flexibilidad y personalizacin Distribucin acelerada de conocimientos.

Intranet Una Intranet es una red de rea Local (LAN) privada empresarial o educativa que proporciona herramientas va Internet, las cuales tienen como funcin principal proveer lgica de negocios para aplicaciones de captura, reportes, consultas, entre otros... con el fin de auxiliar la produccin de dichos grupos de trabajo; es tambin un importante medio de difusin de informacin interna a nivel de grupo de trabajo. No necesariamente proporciona Internet hacia la organizacin;

normalmente, tiene como base el protocolo (TCP/IP) de Internet y por ser privada puede emplear mecanismos de restriccin de acceso a nivel de programacin como lo son usuarios y contraseas de acceso o incluso a nivel de hardware como un sistema firewall (cortafuegos) que puede restringir el acceso a la red organizacional. Planificacin Estratgica de Datos (Modelacin de Datos de la Empresa)
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Existen muchos modelos y tcnica para realizar la modelacin de datos, las cuales varan respecto al paradigma o metodologa que se utilicen. En la metodologa Clsica de Anlisis y Diseo Estructurado, encontramos tres tcnicas o modelos fundamentales: 1. Diagramas de Flujos de Datos. 2. Modelo de Transicin de Estado 3. Diagrama de Entidad /Relacin Uno de los software que permite el anlisis y diseo estructurado de la informacin es el MySQL, que es un software de diseo de Bases de Datos, el cual est siendo incorporado tanto por desarrollos internos, como por desarrolladores de software libre. El MySQL permitira automatizar todos los procesos administrativo, produccin y financiero de la empresa. Para concluir lo descrito anteriormente son las recomendaciones que se le hacen para la empresa SLOVENCA, deseamos que este trabajo sirva para que logre mejorar en los aspectos que lo necesita y as siga creciendo de la mano de la tecnologa, manteniendo un buen plan estratgico y gerencial donde motive a sus empleados para el bien comn.

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