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Manuel dutilisation

Version Windows

Cash Office Version WINDOWS

Sommaire Cash Office


La Solution Cash Office Les Matriels Installation Mise en route Prsentation gnrale Utilisation des touches Synthse dutilisation Caisse Saisie en rafale Reimpression dun ticket X du jour X par vendeur Frais de caisse Tiroir Caisse Avoir Arrhes Client en Compte Cloture de Caisse Stocks Livraison Sortie de stock Transfert Commandes Articles Mouvements Etiquettes hors stock Inventaires Etats Fichiers Fichier Articles Fichier Clients Fichier Fournisseurs Paramtrages BootikOnline Actions Outils Utilitaires 3 5 6 12 13 16 18 21 30 31 32 33 34 35 36 38 40 41 42 43 47 48 50 56 64 65 68 73 79 82 87 89 104 108 122 124 134

Cash Office Version W95/98

INTRODUCTION

La Solution Cash Office


Le Logiciel Cash Office est une Solution Intgre qui permet linformatisation de la Gestion des Ventes et de l'Encaissement, de la Gestion des stocks, de la Gestion marketing des clients, de la Centralisation des donnes vers un site central, et de la Gestion centralise de plusieurs magasins. Cash Office est disponible en deux versions Tailles-Couleurs et Standard

PRINCIPALES FONCTIONNALITES :

Gestion des ventes et de lencaissement Gestion des stocks : magasin, dpt, site central Gestion des Achats et des commandes fournisseurs Transferts entre magasins Le rapprovisionnement automatique : bas sur les ventes, les calendriers, les rgles de gestion Gestion des inventaires, par lecteur code barre portable si ncessaire Ldition labore de statistiques et de graphes Marketing : suivi clients, cartes de fidlit, chques cadeaux, mailings Gestion multi-Magasins Liens et exportation des donnes avec Word, Excel, lotus Possibilit deffectuer un pont comptable Gestion de lEuro avec double affichage des prix lcran et ldition - Logiciel entirement multi-langues - Gestion des tailles, couleurs - Possibilit Importation et dexportation de fichier ASCII - Fonctionnement en rseaux - Centralisation des donnes sur un site central - Gestion des soldes

INTRODUCTION

- Gestion des tiroirs caisses et afficheurs clients - Possibilit de liens avec un TPE carte bleue (en option suivant le modle et la version) - Impression des codes barre - Restriction des possibilits des utilisateurs en fonction des droits octroys - Gestion des frais de caisse (achat fournitures) - Transfert de donnes entirement automatis durant la nuit - Facturation des rtrocessions inter-magasin

BootikOnline En complment de son Logiciel Cash Office pour la gestion des Points de vente, IFB offre dsormais aux commerants la possibilit de crer sur Internet un site marchand complmentaire de leur boutique relle. BootikOnline offre les possibilits suivantes : catalogue en ligne, paiement scuris, base de donnes commune avec Cash Office, outil de design du site, consultation des stocks, choix du mode de livraison, choix du mode de paiement, mise jour dynamique des fiches articles, gestion dynamique des promotions et des coups de curs, recherche par mots cls, confirmations par E-mail.

INSTALLATION

LES MATERIELS

La Solution Cash Office est utilisable : soit sur Micro-ordinateur, soit sur un Terminal Point de Vente intgr du type IBM SureOne 4614. De nombreux quipements spcialiss peuvent tre associs ces matriels pour optimiser le traitement et faciliter lutilisation. International French Business assure la distribution de lensemble de ces matriels, ainsi que la vente des fournitures spcifiques.

Le micro ordinateur Lquipement de base pour lexploitation de Cash Office est un Micro-Ordinateur PC compatible, sous systme dexploitation Windows 95, 98, 2000 ou XP. La configuration minimum requise comprend : Une Unit Centrale de 64 Mo de mmoire vive, 10 Go de disque dur, Un cran SVGA Un lecteur de CDRom Un clavier et une souris Les priphriques spcialiss De nombreux quipements priphriques peuvent tre associs lquipement standard pour optimiser le traitement et amliorer la productivit et le service : - Limprimante ticket, chque ou ticket-chque - Limprimante code barre, - La douchette code barre, - Le tiroir caisse, - Lafficheur client, - Le portable de saisie des inventaires.

INSTALLATION

INSTALLATION
Cette version de CASH OFFICE peut tre, pour vous une mise jour ou une nouvelle version

ATTENTION : si une version prcdente de CASH OFFICE est dj installe sur votre ordinateur, il faut bien indiquer que cest une mise jour, car si vous indiquez que cest une nouvelle version, vos donnes risquent dtre perdues.

Allumer lordinateur Lcran principal Windows apparat Fermer les applications en cours Introduire le CD-ROM dans le lecteur Linstallation de Cash Office se fait soit automatiquement soit manuellement.

INSTALLATION

Installation automatique

Taper suivant

Initialisation de lassistant Wise Installation saffiche. Pour continuer linstallation, Taper suivant

INSTALLATION

Lcran suivant saffiche : slectionner le groupe du gestionnaire de programme taper : suivant

INSTALLATION

Linstallation se poursuit automatiquement. A la fin, taper terminer . Pour exploiter CASH OFFICE, il sera parfois ncessaire dteindre lordinateur et de le rallumer afin que la nouvelle installation soit prise en compte.

INSTALLATION

Installation manuelle : Il est cependant possible que dans certains cas ou sur certains matriels, linstallation ne puisse pas se faire automatiquement, dans ce cas, il faut guider linstallation en suivant les instructions suivantes.

Cliquer sur dmarrer ( gauche de la barre Windows au bas de lcran) Choisir Excuter dans le menu droulant La fentre correspondant la fonction Excuter souvre Choisir alors loption Parcourir La fentre correspondant Parcourir souvre Slectionner le lecteur CD-ROM Le programme Install.EXE saffiche Double click sur Instal.EXE La fentre Excuter rapparat Il saffiche Install.EXE Appuyer sur OK

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MISE EN ROUTE

MISE EN ROUTE
Lordinateur Dmarrer lordinateur Vrifier que les imprimantes sont connectes et allumes Cliquer sur licne CASH OFFICE du bureau Windows

Le dmarrage de Cash Office Une fentre prsentant les diffrentes socits apparat, Slectionner la socit concerne. Saisir au clavier le code daccs, par dfaut ce code est : 1234

Les icnes du Bureau Cash Office Pour que lutilisation de CASH OFFICE soit plus conviviale, plus pratique et plus rapide, les icnes des principales fonctions peuvent tre ajoutes sur le bureau Cash Office. Utiliser la fonction Bureau dans le Menu Paramtrages

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PRESENTATION GENERALE

PRESENTATION GENERALE
Cash Office vous propose la fois loption taille-couleur et loption standard Pour obtenir loption souhaite, il suffit de paramtrer le logiciel. Aller dans le module OUTILS Cash Office, choisir le menu Paramtrage, puis Socit et enfin choisir soit TC (option taille couleur) ou STD (option standard). BARRE DES MENUS (en haut de lcran) Les diffrents menus de CASH OFFICE sont : Caisse, Stock, Etat, Fichier, Paramtrage, BootikOnline, Action, Langue.

CAISSE Les fonctionnalits disponibles dans ce menu sont : saisie des ventes, des rglements saisie globale des ventes en diffre Rimpression facture : possibilit de rimprimer une facture X du jour : total du chiffre daffaire du jour X par vendeur : total du chiffre daffaire du jour par vendeur Frais de caisse : sortie de caisse pour rglements de petits achats Tiroir caisse : ouverture du tiroir caisse pour une raison autre quune vente ou des arrhes Avoir : tablir un avoir Arrhes : tablir des arrhes Clients en compte : suivi de vos clients en compte Ouverture : ouverture de la caisse Clture : clture en fin de journe de la caisse A NOTER Encaissement : Saisie en rafale :

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PRESENTATION GENERALE

Il faut tout dabord ouvrir la caisse (OUVERTURE), la date et lheure saffichent. On peut alors accder aux diffrents programmes de CASH OFFICE. STOCK Livraison : Sortie de stock : Transfert : Reception des livraisons fournisseurs sortie darticles transfert des articles dans un autre magasin Commandes : commandes des articles aux fournisseurs Article : fiche descriptive complte des articles Visu mouvement : tous les mouvements concernant les articles : modification, entre, sortie Etiquettes hors stock : dition des tiquettes code barre, la demande Inventaire : diffrentes saisies dinventaire sont possibles : inventaire stock thorique et inventaire stock photo

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PRESENTATION GENERALE

ETATS Tous les tats sont regroups dans ce menu. Plus de 100 tats sont disponibles. La mme procdure sapplique toutes les ditions. Slectionner ltat souhait. CASH OFFICE propose un aperu de ldition avant dimprimer. La fonction Mises jour permet la visualisation des articles mis jour dans une priode donne. A NOTER : Dans la fonction SELECTION combinaisons de slection sont possibles. toutes les

FICHIERS Tous les fichiers sont regroups dans ce menu : Les fichiers relatifs larticle doivent tre crs avant de commencer la cration des fiches articles : - Fournisseurs - Familles et sous-familles - TVA - Tailles - Couleurs Les droits daccs doivent tre paramtrs avant la cration des fiches Vendeurs

PARAMETRAGES

Paramtres : remplir imprativement avant de commencer lexploitation. Ces paramtres sont applicables aux ventes, aux articles, aux commandes, aux livraisons et aux transferts.

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PRESENTATION GENERALE

Exporter : Importer : Bureau : Sauvegarder par jour.

exporter les donnes vers une autre socit importer les donnes choix des icnes pour le bureau Cash Office la base de donnes : utiliser de prfrence 1 fois

BOOTIKONLINE Ce menu est activ si le Module BootikOnline est install sur le Poste de travail. ACTIONS Ce menu permet une action sur toutes les fiches (sous menus). Il sert les crer, les supprimer et faire diffrents types de recherche. A NOTER On peut galement utiliser les touches + et de la barre menu pour crer ou supprimer des fiches.

LANGUE Cette option permet de choisir la langue dutilisation du logiciel Cash office. Il suffit de slectionner le libell de la langue choisie, repr par le numro qui saffiche.

QUITTER Fin de travail : pour quiiter Cash Office Autre socit : pour slectionner une autre socit

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LES TOUCHES DE FONCTION

LES TOUCHES DE FONCTION


Les touches de fonctions suivantes peuvent tre utilises la place de la souris. ECHAP ENTREE F1 Fin Validation Aide Pour sortir sans valider dun programme on tape ECHAP Lorsquon remplit une zone on valide par ENTREE Ouverture de laide correspondant au paragraphe en cours Dans le programme Caisse, permet daccder la zone rglement Dans le programme Caisse, modification du prix de vente Dans le programme Caisse, remise sur lensemble de la vente Dans le programme Caisse, permet de modifier le total de la vente Dans le programme Stock la fonctionnalit Slection, sert la remise zro de la slection. Dans les diffrents menus (ex : Commandes et Livraison), permet de revenir lcran prcdent Dans le programme Caisse Remise sur la ligne en % Dans le programme Caisse, Supprimer une ligne de commande Dans le programme Caisse,

F2

Caisse

F3 F4

Caisse Caisse

F5

Caisse

F5

Stock

F6

Stock

F7 F8

Caisse Caisse

F9

Caisse

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LES TOUCHES DE FONCTION

F11

Dans tous les programmes

F12 ALT F1

Dans le programme Caisse permet de mettre en attente une vente ALT F2 Caisse Dans le programme permet dattribuer une vente un clie nt ALT F4 Dans les tats Pour sortir dun aperu dtat ALT F12 Caisse Dans Encaissement permet dobtenir les stocks Dans tous les Dplacement dans les grilles de programmes saisie CTRL+Inser Dans tous les Cration fichiers CTRL+Supp Dans tous les Suppression fichiers Dans tous les Dplacement dans les onglets CTRL programmes CTRL Article Permet de faire dfiler les CTRL images des articles CTRL S Dans toutes Tri sur une colonne dans une les colonnes liste CTRL+Home Recherche Premier CTRL+PgUp Recherche Page prcdente CTRL+PgDown Recherche Page suivante CTRL+End Recherche Dernier Up Recherche Prcdent Down Recherche Suivant CTRL+Shift+Down Magasin Liste des magasins CTRL+Shift+Left Magasin Magasin prcdent CTRL+Shift+Right Magasin Magasin suivant

Dans tous les programmes Caisse

Modifier la quantit des articles dune vente Recherche dans tous les programmes, donne la liste des rponses possibles pour une zone Validation

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SYNTHESE DUTILISATION GENERALE

SYNTHESE POUR LUTILISATION GENERALE

Le bureau Cash Office Pour accder la barre du menu sans utiliser la souris, taper sur la Touche ALT et sur la lettre souligne dans les mots de la barre menu au haut de lcran. Taper deux fois ESC pour revenir au code daccs. Laffichage lcran des tats dimpression Dans les tats, loption Aperu permet de visualiser ltat avant de limprimer

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SYNTHESE DUTILISATION GENERALE

Les grilles de saisie On se dplace lintrieur de la grille de saisi par les flches de e dplacement , , et . On indique les quantits. Il faut valider par F12. On peut galement sortir du programme par ECHAP sans valider. Tri Il est possible de trier les informations des fichiers par ordre croissant pour les numriques et par ordre alphabtique pour les mots lintrieur de chaque colonne. Taper CTRL S. Pour changer de colonne, Taper encore sur CTRL S. On peut galement cliquer sur le titre (affich en rouge) pour obtenir un tri dans la colonne choisie. Slection multicritres Tout dabord, il faut remettre la slection zro par la touche F5. La prcdente slection qui a t demande reste affiche lcran. Pour choisir le critre de slection, le slectionner laide des flches et , puis le valider par ENTREE. Par exemple, si on choisit le critre famille, il faut indiquer quelle est la famille choisie. Lorsque la premire slection est faite, elle sinscrit au bas de lcran et on peut alors demander une autre slection. Il faut revenir la liste critre par la touche . La deuxime slection seffectue de la mme manire. On peut ainsi faire plusieurs slections. Lorsquon a termin les slections, on valide par ENTREE. CASH OFFICE propose alors le rsultat de lensemble des slections.

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CASH OFFICE - CAISSE

Cash Office

CAISSE

Pour accder loption Caisse, cliquer sur Caisse ou taper ALT + C

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CASH OFFICE - CAISSE

Ce menu comprend les fonctionnalits suivantes : Encaissement, Saisie en rafale, Rimpression dune facture, Total du jour, Total par vendeur, Frais de caisse, Tiroir caisse, Gestion des avoirs, des arrhes et des clients en compte. OUVERTURE DE LA CAISSE

Pour ouvrir la caisse : Soit en cliquant sur licne Ouverture dans le bureau Cash Office et en validant la fonction. Soit en se dplaant dans le menu Caisse avec la flche jusquau sous-menu Ouverture. Il est alors indiqu le jour et lheure douverture de la caisse. Il faut valider par ENTREE. Une fois la caisse ouverte, on peut accder aux autres fonctions.

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CASH OFFICE - CAISSE

ENCAISSEMENT

Code caissier : Saisir au clavier le code daccs du caissier, puis valider ensuite par ENTREE. Le caissier peut tre diffrent du ou des vendeurs. Code vendeur : Saisir le code du vendeur qui ralise la vente puis valider ensuite par ENTREE. On peut accder la liste des vendeurs en utilisant la Touche F11 sur la zone Vendeur. A NOTER : Le code daccs du caissier et le code vendeur peuvent tre choisis par dfaut en utilisant la fonction Paramtrages / Paramtres / Ventes. Chaque vente est automatiquement. numrote. Ce numro est incrment

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CASH OFFICE - CAISSE

Saisie de la rfrence Article : - Soit en scannant le code barre de larticle sur ltiquette : la taille et la couleur sont automatiquement slectionnes et affiches - Soit en entrant au clavier la rfrence de larticle dans la zone Rfrence de la ligne de saisie, puis en validant par ENTREE. On doit ensuite slectionner la taille puis la couleur dans les fentres apparaissant successivement. - Soit en accdant la liste des articles par la touche F11. La liste des articles apparat et on slectionne larticle en validant par ENTREE. On doit ensuite slectionner la taille puis la couleur dans les fentres apparaissant successivement. A NOTER : La quantit 1 est affiche par dfaut. Annulation dune ligne Article : Slectionner la ligne article effacer par la touche , puis utiliser la Touche F8. Modification dune ligne Article : Slectionner la ligne article modifier par la touche . - Modification de la quantit : Touche F9. Le curseur se positionne automatiquement sur la zone Quantit de la ligne de saisie. Saisir la quantit au clavier puis valider par ENTREE - Modification en valeur du prix ttc de larticle : Touche F3. Le curseur se positionne automatiquement sur la zone Prix TTC de la ligne de saisie. Saisir au clavier le nouveau prix ttc puis valider par ENTREE. - Modification en % de remise du prix ttc de larticle : Touche F7. Le curseur se positionne automatiquement sur la zone Remise de la ligne de saisie. Saisir au clavier le % de remise puis valider par ENTREE. Modification de la ligne TOTAL de la vente : - Modification en valeur du Total de la vente : Touche F5. Le curseur se positionne automatiquement sur la zone daffichage TOTAL TTC en haut droite de lcran. Saisir au clavier le nouveau montant total au clavier puis valider par ENTREE.

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CASH OFFICE - CAISSE

Modification en % de remise du montant total : Touche F4. Le curseur se positionne automatiquement sur la zone Remise. Saisir au clavier le % de remise globale de la vente puis valider par ENTREE.

Enregistrement dune vente dans le fichier Historique Ventes dun Client : Le dtail dune vente peut tre attribu un client dtermin. Cette action denregistrement doit tre ralise une fois que tous les articles ont t saisis, et avant de passer ltape de rglement.

Utiliser simultanment les Touches ALT et F2. Une fentre Saisie du numro Client apparat sur lcran. - Si le numro du client est connu, saisir ce numro au clavier puis le valider par ENTREE. Vrifier le nom du client qui est affich puis confirmer par OK. - Si le numro du client est inconnu, accder la liste des clients par la touche F11, puis slectionner le client en utilisant les touches de dfilement. Vrifier le nom du client qui est affich puis confirmer par OK. - Si ce client nexiste pas dans le fichier client, taper au clavier un caractre (exemple: N) et valider par ENTREE. Rpondre Oui la question Voulez-vous le crer ? . Saisir au minimum les informations Nom et Prnom du client puis valider par F12. A NOTER : Aprs cette opration de slection du client, le Nom et le Prnom du client sont affichs sur lcran dencaissement (en caractres rouges en bas et droite). Enregistement du rglement de la vente : Lorsque tous les articles ont t enregistrs, utiliser la touche F2 pour passer ltape de rglement Le curseur se positionne . automatiquement dans la 1re zone de saisie du mode de rglement.

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CASH OFFICE - CAISSE

Saisir au clavier le code du mode de rglement souhait puis le valider par ENTREE. La touche F11 permet dafficher la liste des modes de rglement disponibles (chque, carte bleue) et de slectionner le mode choisi.

Multi-rglements : Le montant dune vente peut tre rgl par trois modes de rglement diffrents. Sur la 1re ligne Montant, saisir au clavier le montant du 1er mode de rglement puis valider par ENTREE. Le curseur se positionne automatiquement sur la zone code rglement de la 2me ligne. Saisir le code du 2me mode de rglement puis valider par ENTREE. Le libell du 2me mode de rglement et le montant complmentaire saffichent sur la 2me ligne. Procder selon la mme mthode pour un ventuel 3me mode de rglement. Rglement par un Avoir : Un avoir dj mis dans Cash Office peut tre utilis pour rgler partiellement ou en totalit le montant dune vente. Dans la zone code rglement, saisir au clavier le code 04 (Avoir) et valider par ENTREE. Une fentre Reprise dun avoir saffiche lcran.

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CASH OFFICE - CAISSE

Saisir le N de lavoir, ou le rechercher dans la liste des avoirs en utilisant la touche F11. Vrifier lcran les informations et valider par OK. Le numro de lavoir et le montant saffichent sur la ligne de rglement. Terminer le rglement du montant de la vente par un ou deux modes de rglement complmentaires. A NOTER : Si le montant de lavoir est suprieur au montant total de la vente, un nouvel avoir du solde sera automatiquement cr et dit. Rglement par des Arrhes : Des arrhes dj mis dans Cash Office peuvent tre utiliss pour rgler partiellement ou en totalit le montant dune vente.

Dans la zone code rglement, saisir au clavier le code 06 (Arrhes) et valider par ENTREE. Une fentre Reprise darrhes saffiche lcra n. Saisir le N des arrhes, ou les rechercher dans la liste des arrhes en utilisant la touche F11. Vrifier lcran les informations et valider par OK. Le numro des arrhes et le montant saffichent sur la ligne de rglement.

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CASH OFFICE - CAISSE

Terminer le rglement du montant de la vente par un ou deux modes de rglement complmentaires. Rglement par un chque-cadeau : Un Chque-cadeau dj mis dans Cash Office peuvent tre utiliss pour rgler partiellement ou en totalit le montant dune vente. Cette fonction est utilisable si le Module Chque-Cadeu de Cash Office est install sur le poste dencaissement.

Dans la zone code rglement, saisir au clavier le code 05 (Chquecadeau) et valider par ENTREE. Une fentre Reprise dun chquecadeau saffiche lcran. Saisir le N de Chque-cadeau prsent par le client. Vrifier lcran les informations et valider par OK. Le numro du Chque-cadeau et le montant saffichent sur la ligne de rglement. Terminer le rglement du montant de la vente par un ou deux modes de rglement complmentaires. A NOTER : Pour les Chques-cadeau, il nest pas possible daccder la liste par la Touche F11 pendant un encaissement. Une liste des chques-cadeau est disponible par le menu Etats / Chque cadeau / Liste

Enregistrement dune vente dun Client en compte : Un Client en compte est un client qui rgle partiellement ou totalement une vente une date ultrieure. Plusieurs ventes successives peuvent tre cumules sur le compte dun client.

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CASH OFFICE - CAISSE

Dans la zone code rglement, saisir au clavier le code 07 (Compte client). Une fentre Saisie du numro client saffiche lcran. Procder comme pour la slection ou la cration dun client dans le fichier clients de Cash Office. Le mode de rglement Compte client et le montant saffichent sur la ligne de rglement. Le nom du client est affich en rouge lcran. A NOTER : Pour procder au rglement partiel ou total dun Compte client, se reporter au paragraphe Client en compte / Rglement. Validation finale dune vente et dition du ticket : La vente est valide par la touche F12. A la validation de la vente, lafficheur de prix indique au client le montant de son achat en Francs et en Euros. Le tiroir caisse souvre et le ticket de caisse ainsi que le chque sont imprims.

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Rappel des touches de fonction du menu CAISSE Pour obtenir laide en ligne : Pour accder la zone rglement : Pour accorder une remise sur une ligne : touche F1 touche F2 touche F7 Pour accorder une remise sur lensemble de la vente : touche F4 Pour supprimer une vente : touche F8 Pour modifier le prix dun article : touche F3 Pour modifier la quantit de larticle : touche F9 Pour modifier le total : touche F5 Pour obtenir la liste des rponses possibles : touche F11 Pour valider les informations : touche F12 Pour mettre en attente une vente et la rappeler : ALT F1 Pour attribuer une vente un client : ALT F2 Pour consulter les stocks : ALT F12

Vente en attente : On peut mettre en attente 1 vente en cours. Cliquer sur le bouton Attente ou utiliser les Touches ALT + F1 (Attente). Le message Vente en attente saffiche en rouge au bas de lcran. Pour rappeler cette vente, cliquer nouveau sur Attente ou ALT+ F1, puis taper le code daccs du caissier. Consultation du Stock : Au cours de la vente, on peut consulter le stock des articles en cliquant sur Stock ou en utilisant les Touches ALT+ F12. La liste des articles saffiche lcran. Slectionner larticle en saisissa nt sa rfrence ou en utilisant les touches de dfilement et valider par ENTREE. Se dpacer dans les onglets de la fiche article par les touches CTRL +, pour visualiser les quantits en stock et en commande. Consultations des informations sur les articles dans les autres magasins. Utiliser les boutons M> ou <M de la barre de fonctions pour accder aux informations des autres magasins. Ctrl+Shift+Down Ctrl+Shift+Left Ctrl+Shift+Right ou ou ou M 3M M4 liste des magasins magasin prcdent magasin suivant

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SAISIE EN RAFALE

La saisie en rafale permet de saisir toutes les ventes en diffr lorsque la fonction ENCAISSEMENT de Cash Office nest pas utilise. Elle permet de mettre jour les stocks e dtablir le Journal des ventes. t Cette saisie se fait par mode de rglement (chque, espce, CB ). Si le caissier et le vendeur par dfaut ne sont pas paramtrs, saisir dabord au clavier le code daccs du caissier et le code du vendeur. Saisir ensuite la date des ventes et valider par ENTREE. Saisir le code du 1er mode de rglement. Pour saisir les rfrences des articles, utiliser la mme procdure que pour la fonction Encaissement / articles, Valider la fin de la saisie par la Touche F12. Si ncessaire, procder selon la mme mthode pour les autres modes de rglement.

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CASH OFFICE - CAISSE

REIMPRESSION DUNE FACTURE

Cette fonction permet de r-diter la demande un ticket de caisse ou une facture en format A4, sans interfrence sur le journal des ventes et la mise jour des stocks. Dans la fentre Rimpression dune facture Support : Choisir soit ldition dun ticket, soit ldition dune facture au format 21 x 29.7 Type facture : HT = montant hors taxes de la facture TTC = montant TTC de la facture Vente : Indiquer le numro de la vente Nombre dexemplaire : Choisir le nombre dexemplaires souhait

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CASH OFFICE - CAISSE

X DU JOUR

Cette fonction permet dobtenir la demande et tout moment le total des ventes du jour ventil par caisse. Saisir le code daccs du caissier autoris. Tous les modes de paiement sont cumuls dans la colonne Brut : Les avoirs repris, les chques cadeaux repris, les arrhes mis, les arrhes repris, sont dduits du Brut pour obtenir le Net.

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X PAR VENDEUR

Cette fonction permet dobtenir, la demande et tout moment, la ventilation des ventes du jour par vendeur. Saisir au clavier le code daccs du caissier autoris. Le tableau indique pour chaque vendeur: le chiffre daffaires net, le pourcentage de vente du vendeur par rapport au total du CA la quantit darticles vendus, le pourcentage darticles vendus par rapport lensemble des ventes de la journe, le nombre de tickets le pourcentage par rapport lensemble des tickets mis. la quantit moyenne darticles par ticket (QM) le Panier Moyen (PM)

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FRAIS DE CAISSE

Les frais de caisse reprsentent les sorties de la caisse destines rgler certains achats. Saisir le code daccs du caissier autoris. Saisir au clavier un libell libre pour prciser le motif de la sortie de caisse Saisir le code du mode de rglement de la somme sortie Saisir le montant de la somme Valider par F12.

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CASH OFFICE - CAISSE

TIROIR CAISSE

Cette fonction permet louverture du tiroir caisse pour une autre raison que lencaissement dune vente ou le rglement de frais de caisse. Saisir le code du caissier autoris Saisir le motif douverture de la caisse Valider par F12. Le journal des ventes rcapitule les ouvertures de tiroir caisse du jour.

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CASH OFFICE - CAISSE

AVOIR Cette fonction permet de grer : - Le retour dun article avec mise jour du stock et mission dun avoir. - Le remboursement dun avoir dj mis. Retour dun article :

Lavoir est numrot automatiquement et la date du jour est affiche. Saisir le code du caissier autoris Saisir le nom et le prnom du client, (pas de lien avec le fichier des clients Cash Office) Saisir la rfrence de larticle retourn, soit en scannant ltiquette code barre, soit en saisie au clavier, soit en utlisant la touche F11 daccs la liste des articles Si ncessaire, modifier le prix de vente de larticle Valider par la Touche F12.

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CASH OFFICE - CAISSE

Remboursement dun avoir :

Saisir au clavier le code daccs du caissier autoris Saisir au clavier le N de lavoir et valider par ENTREE Si le N davoir est inconnu, le rechercher par la touche F11 quand le curseur est positionn dans la zone Avoir N Contrler visuellement les informations et valider par la Touche F12.

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CASH OFFICE - CAISSE

ARRHES Deux options sont proposes : lmission et le remboursement. Emission des arrhes :

Arrhes verss par le client en vue dun achat futur. Les arrhes sont numrotes automatiquement. Saisir le code daccs du caissier autoris. Saisir au clavier le Nom et le Prnom du client. Saisir le code du mode rglement des arrhes Saisir au clavier le motif du versement des arrhes (format et texte libre) Saisir le montant des arrhes verss Valider par la Touche F12

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CASH OFFICE - CAISSE

Remboursement des arrhes :

Cette fonction permet deffectuer le remboursement des arrhes, par exemple si la commande de larticle nest pas honore. Saisir daccs le code du caissier autoris. Saisir le N du ticket darrhes dit. Si le N darrhes est inconnu, le rechercher par la touche F11 quand le curseur est positionn dans la zone Arrhes N Vrifier visuellement les informations affiches Valider par la Touche F12

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CASH OFFICE - CAISSE

CLIENTS EN COMPTE Cette fonction permet : - dune part denregister un rglement total ou partiel dun client ayant un compte dbiteur, - dautre part dditer la demande un ticket donnant les dtails du compte dbiteur du client Rglement dun Client en compte :

Saisir le code daccs du caissier autoris Saisir le N du client en compte et valider par ENTREE Utiliser si ncessaire la Touche F11 pour accder la liste des clients, et slectionner par ENTREE le client recherch. Vrifier visuellement les informations affiches. Saisir le code du mode rglement pour le versement et valider par ENTREE Saisir le montant du versement dans la zone Montant Valider par F12

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CASH OFFICE - CAISSE

CLOTURE CAISSE

La caisse peut tre clture Aujourdhui ou Une autre date. Choisir loption dsire et rpondre OUI au message davertissement. Compter les montants figurant dans le Tiroir Caisse pour chacun des modes de rglement. Saisir au clavier chacun de ces montants dans la zone correspondante de la colonne REEL et valider par ENTREE pour passer la ligne suivante. Ne pas utiliser la Touche F12 pour passer la ligne suivante Lorsque tous les montants sont saisis au clavier, valider la cloture par la Touche F12. Cash Office affiche les montants thoriques dans la colonne Thorique et calcule les diffrences entre les montants saisis au clavier (Rel) et les montants enregistrs. Visualiser et Editer si ncessaire ltat Journal des ventes

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STOCK

STOCK

Pour accder cette option, cliquer sur Stock ou taper ALT S Cette option permet daccder aux fonctionnalits suivantes : la livraison des commandes fournisseurs, la sortie de stock, le transfert, les commandes aux fournisseurs, les articles, la visualisation des diffrents mouvements, les tiquettes hors stock linventaire.

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STOCK

LIVRAISON

Reception dune Livraison dune commande dj enregistre dans le module Commande de CASH OFFICE Si la livraison correspond une commande dj enregistre dans CASH OFFICE, saisir le numro de la commande dans la zone Commande N Pour retrouver le numro dune commande Cash Office, utiliser la touche F11 dans la zone Commande N. Slectionner la commande en utilisant lun des critres de selection, puis en cliquant 2 fois sur la ligne choisie. Le premier article de la Commande selectionn saffiche. Valider chaque zone en tapant sur ENTREE. Modifier ventuellement le prix dachat et le prix de vente. La grille des quantits en commande apparat automatiquement.

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STOCK

Les quantits commandes pour larticle sont affichs. Si les quantits livres sont identiques aux quantits commandes, valider les quantits par F12. Sil y a des modifications, remplacer la quantit commande par la quantit rellement livre. Trois totaux sont indiqus : un total horizontal par couleur, un total vertical par taille, un totalpour lensemble de larticle. Le dplacement dans la grille de saisie se fait par les flches , , et . Valider les quantits livres par F12. Lcran suivant affiche le prochain article de la commande. Procder comme ci-dessus pour tous les articles de la commande. Lorsque le dernier article de la commande a t valid, le curseur se positionne sur la zone Rfrence qui doit tre vide. Valider la fin de la livraison par F12 Il saffiche alors : Voulez-vous valider les modifications de la livraison n XXXX ? OUI / NON / Aj Rfrence

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STOCK

Aj Rfrence : permet de rajouter un article la livraison qui vient dtre enregistre. Valider en cliquant sur OUI Le message suivant demande : Voulez-vous imprimer le bon de livraison pour la socit XXX ? OUI / NON Valider en cliquant sur OUI et imprimer si ncessaire le bon de livraison. Le message suivant demande : Voulez-vous imprimer les tiquettes Code barres ? OUI / NON Valider si ncessaire en cliquant sur OUI et imprimer les tiquettes code barres. Les reliquats de commande Cette fonctionnalit nest disponible que si le Module Commandes Fournisseurs est install. Si la livraison est partielle, CASH OFFICE gre les reliquats. Pour obtenir les informations concernant les reliquats il faut aller dans le menu ETATS puis Commandes fournisseurs. On obtient alors ltat des reliquats dune commande, de toutes les commandes et des commandes chues.

Livraison sans commande dj enregistre par le Module Commande de CASH OFFICE On peut enregistrer des livraisons sans quil y ait eu ncessairement de commande passe auparavant. Les zones sont alors vides, Positionner le curseur sur la zone Rfrence Saisir la rfrence de larticle livr. Les caractristiques de larticle saffichent. Valider toutes les zones de lcran par Entre jusqu laffichage de la grille de saisie des quantits. Saisir les quantits livres pour le premier article. Valider par F12.

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STOCK

Recommencer lopration jusquau dernier article de la livraison. Valider la fin de la livraison par F12. Il saffiche alors : Voulez-vous valider les modifications de la livraison n XXXX ? OUI / NON / Aj Rfrence Aj Rfrence : permet de rajouter un article la livrais qui on vient dtre enregistre. Valider en cliquant sur OUI Le message suivant demande : Voulez-vous imprimer le bon de livraison pour la socit XXX ? OUI / NON Valider en cliquant sur OUI et imprimer si ncessaire le bon de livraison. Le message suivant demande : Voulez-vous imprimer les tiquettes Code barres ? OUI / NON Valider si ncessaire en cliquant sur OUI et imprimer les tiquettes code barres. Livraison dun article nexistant pas dans le fichier article On peut enregistrer une livraison pour un article inexistant dans le fichier Article, sans lavoir cr auparavant par la fonction Article. Saisir le code de larticle nouveau dans la zone Rfrence. Si larticle nexiste pas, le message suivant saffiche : Voulez-vous crer la rfrence N xxxxxxxx Rpondre OUI La fiche de cration Article apparat, et vous pourrez crer ce nouvel article. Une fois la cration termine, vous vous retrouverez dans lcran de saisie de la livraison.

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STOCK

SORTIE DE STOCKS

Cette fonction permet denregistrer les sorties de stock autres que les ventes, par exemple les retours des articles au fournisseur. Dans la zone Rfrence, scanner ltiquette code-barres ou utiliser la touche F11 qui permet de slectionner un article dans la liste des articles. Valider par la touche ENTREE, la grille de saisie des quantits apparat. Saisire les quantits sorties. Valider par F12.

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STOCK

TRANSFERT Diffrents transferts de donnes inter-magasins sont possibles. Les options suivantes sont proposes : Emission, Rception, Multi-magasins, Duplication. Emission

La socit do partent les articles doit faire une mission. Le nom de la socit de dpart saffiche ainsi que le numro de livraison en sortie. Saisir la Socit dArrive Slectionner les rfrences des articles concerns. Saisir les quantits transfres. Elles seront mises jour automatiquement dans les stocks des deux socits. Valider par F12

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STOCK

Rception La socit o vont arriver les articles doit faire une rception. Le nom de la Socit darrive saffiche ainsi que le numro de livraison en entre. Saisir la Socit de dpart Slectionner les rfrences des articles concerns. Saisir les quantits receptionnes. Elles seront mises jour automatiquement dans les stocks des deux socits. Valider par F12

Multi-magasins Cette fonctionnalit est rserve la Centrale, qui utilise le module Cash Office Back Office. Saisir la Socit de dpart et la Socit darrive. Slectionner les rfrences des articles concerns. Saisir les quantits transf rer. Elles seront mises jour automatiquement dans les stocks des deux socits. Valider par F12

Duplication Si on doit effectuer un transfert identique un transfert dj ralis, il faut utiliser loption Duplication. Le mme transfert sera fait. Indiquer : le numro du bon de livraison, le nom de la socit de dpart et le nom de la socit darrive. On peut rechercher le numro de livraison par le bouton Recherche.

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STOCK

COMMANDES Cette fonction peut tre utilise si le Module Cash Office Commandes Fournisseurs est install

Cliquer sur la fonction Stocks / Commandes. La liste des commandes en cours ou partiellement livres saffiche. On peut obtenir un tri laffichage dans chacune des colonnes de lcran : Cliquer sur len-tte de la colonne correspondante. Ce titre est affich en rouge. Les informations numriques apparaissent dans un ordre croissant, les informations alphanumriques apparaissent par ordre alphabtique. On peut, par exemple obtenir la liste des commandes par ordre alphabtique des fournisseurs.

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STOCK

Saisie dune nouvelle Commande

Saisir le code du Fournisseur dans la zone Fournisseur. Ou le slectionner dans la liste en utilisant la touche F11. Saisir la date de livraison souhaite dans la zone Date de Livraison Type : dans cette zone, choisir si la commande est une commande Initiale ou un rassort : I ou R. La commande initiale est une premire commande un fournisseur Un rassort indique quune commande a dj t faite ce fournisseur. Libell : Zone libre pour saisir une information particulire concernant cette commande. Rfrence : Saisir au clavier la rfrence article du 1er article commander. On peut galement slectionner la rfrence de larticle par la touche F11, ou slectionner uniquement les articles dun fournisseur selectionn dans la fentre Slectionner larticle.

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STOCK

Modifier si ncessaire le prix dachat et le prix de vente de larticle et valider par Entre La grille de saisie des quantits est affiche :

Saisir les quantits commandes par taille et par couleur, puis valider par F12. Recommencer lopration pour tous les articles de la mme commande. Valider la fin de la commande par F12.

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STOCK

Rpondre OUI dans la fentre Confirmez

Aj. Rfrence : permet de rajouter un article la commande dj valide.

Voulez-vous imprimer le bon de commande ? Si on rpond OUI, le bon de commande est alors dit.

On peut, si ncessaire, imprimer les tiquettes code-barres des articles de la commande.

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STOCK

Modification dune Commande

On peut, tou moments, modifier une commande dj s enregistre : Slectionner la commande modifier en cliquant 2 fois sur la ligne correspondante dans la liste des Commandes.

Pour modifier une quantit dun article dj command, Afficher cet article en validant par ENTREE. Modifier les quantits dans la grille quantit de larticle Valider par F12 Pour ajouter un article dans la Commande slectionne, Saisir la rfrence du nouvel article dans la zone Rfrence, puis procder comme pour une commande normale.

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STOCK

Commande dun article nexistant pas dans le fichier articles. On peut enregistrer une commande pour un article inexistant dans le fichier Article, sans lavoir cr auparavant par la fonction Article. Saisir le code de larticle nouveau dans la zone Rfrence. Si larticle nexiste pas, le message suivant saffiche : Voulez-vous crer la rfrence N xxxxxxxx Rpondre OUI La fiche de cration Article apparat, et vous pourrez crer ce nouvel article. Une fois la cration termine, vous vous retrouverez dans lcran de saisie de la commande.

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STOCK

ARTICLE Cliquer sur la fonction ARTICLES La liste des articles est affiche lcran :

On peut rechercher un article par sa rfrence, sa dsignation, son code ou son Nom Fournisseur, son prix de vente. Cliquer sur le titre de la colonne souhaite. Ce titre apparat en rouge. Saisir les premiers caractres de larticle recherch dans la zone rserve cet effet, le curseur se positionne sur le premier article correspondant. Pour obtenir le dtail dune fiche article, cliquer 2 fois sur la ligne ou valider par ENTREE.

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STOCK

Lcran Article comprend plusieurs onglets.

Les onglets proposs sont les suivants : Commande, Divers, BootikOnline, Mouvements, Photo, Fiche article, Quantits, Seuils, Colisage, Calendrier. Onglet Quantits : On obtient la quantit en stock de larticle slectionn suivant les tailles et les couleurs. Si on ajoute des quantits et si on valide par F12, on considre quune livraison a eu lieu, un bon de livraison peut alors tre dit. Onglet Seuils : La grille de saisie saffiche. Il faut indiquer un nombre darticles reprsentant le seuil partir duquel il faut passer la commande au fournisseur. Dans la fiche descriptive de larticle il faut

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STOCK

rpondre OUI dans la zone Seuil. Le calcul tient compte des commandes ventuellement en cours. On se dplace dans la grille de saisie laide des touches , , et . Onglet Colisages : La grille de saisie saffiche. Indiquer si cet article fait lobjet dun colisage assortis ou couleurs. - Assortis pour les colisages de diffrentes couleurs et de diffrentes tailles - Couleurs pour une mme couleur dans des tailles diffrentes. On se dplace dans la grille de saisie laide des touches , , et . Onglet Commandes : Les commandes de larticle concern saffichent par couleurs et Tailles. Pour slectionner une commande, on valide. La fiche complte de la commande apparat. Aprs validation de toutes les zones, on obtient automatiquement la grille de saisie de la commande. On se dplace dans la grille de saisie laide des touches , , et . Les commandes en cours pour larticle demand sont affiches. On sort du programme par ECHAP. La question suivante est pose : Voulez-vous quitter la fiche sans sauvegarde OUI NON.

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STOCK

Onglet Divers :

Indiquer vos prix de vente pendant les soldes. CAT 1, 2, 3 : Vos clients peuvent tre regroups dans diffrentes catgories auxquelles on applique automatiquement le pourcentage de remise dsir sur le prix de vente.

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STOCK

Onglet BootikOnline : Cet onglet est utilisable si le Module Cash Office BootikOnline est install Onglet Mouvements

On obtient tous les mouvements de larticle par : Cde = commande Liv = livraison Sort = sortie Tr+ = transfert en mission Tr- = transfert en rception Mo+- = mouvement en + ou en Inv = inventaire Vte = vente Theo = thorique

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STOCK

On peut obtenir ces informations par couleur. Si on veut toutes les couleurs, slectionner couleur : AUCUNE. Lorsquon clique sur le bouton calculer, le calcul de tous les mouvements seffectue. Lorsquon demande le graphique, le graphique correspondant tous les mouvements saffiche. Lorsquon clique sur graphique, on peut choisir le graphique qui correspond loption demande. On peut gale ment obtenir un histogramme que lon peut visualiser par courbes ou par secteurs. Onglet photo

La rfrence et la dsignation de larticle saffichent. Pour insrer la photo de larticle, il faut cliquer sur le bouton Insrer image. Une fentre souvre. Aller chercher limage dans le rpertoire o elle se trouve.

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STOCK

Consultations des informations sur les articles dans les autres magasins. Il est possible de consulter par exemple, la quantit ou le stock relatif un article dans les autres magasins. Il faut ou cliquer sur le M de la barre de fonctions ou taper Ctrl+ Shift+Down pour obtenir la liste des magasins. On choisit le magasin et on obtient linformation recherche. Ctrl+Shift+Down ou M Ctrl+Shift+Left ou 3M Ctrl+Shift+Right ou M4 liste des magasins magasin prcdent magasin suivant

Pour chaque onglet, la grille de saisie de larticle apparat. On se dplace dans la grille laide des touches , , et . La grille a une prsentation identique pour tous les onglets et sutilise de la mme faon, les informations changent.

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STOCK

Cration dun article

On peut crer un nouvel article en cliquant sur la touche + de la barre menu ou en utilisant Ctrl+Inser. Un cran saffiche avec toutes les zones blanc. Les zones obligatoires sont : - Numro du produit - Dsignation - Famille et Sous-famille - Fournisseur - Code TVA - Prix dachat ht - Gamme de Taille - Gamme de Couleur Toutes les autres zones sont en options. Pour le dtail de la procdure de cration dun nouvel article, se reporter au paragraphe FICHIER ARTICLES.

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STOCK

VISU MOUVEMENT

Il faut indiquer la date du dbut de la recherche. On peut visualiser tous les mouvements concernant les articles. Les diffrents types de mouvement sont : E : entre, M : modification, D : suppression, N : transfert mission, R : transfert rception, I : inventaire, S : sortie On peut obtenir les informations des colonnes tries par nombre croissant pour les numriques et par ordre alphabtique pour les alphanumriques. Pour cela, il faut taper CTRL S. On peut galement cliquer sur le titre de la colonne affich en rouge, et les informations contenues dans la colonne apparaissent tries par ordre alphabtique ou numrique croissant.

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STOCK

ETIQUETTES HORS STOCK Il est possible dditer les tiquettes dun article, dun bon de livraison, dune commande, dun colisage, dune gondole, dune slection. Il faut scanner la rfrence de larticle puis indiquer le nombre dtiquettes suivant la taille et la couleur dans la grille de saisie qui saffiche. On se dplace dans la grille de saisie laide des touches , , et . On valide par F12. On sort du programme par ECHAP

Etiquette par article

Il faut indiquer la rfrence de larticle, puis le nombre dtiquettes.

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STOCK

Etiquettes pour un bon de livraison En tapant sur la touche F11, on obtient la liste des critres de slection du bon de livraison. Les critres de slection du bon de livraison sont : type, fournisseur, article, priode. Il faut valider par F12. La liste des bons de livraison apparat. On accde au dtail des livraisons en validant par ENTREE, on obtient ainsi le nombre dtiquettes. Etiquettes sur les commandes La touche F11 permet dobtenir la liste des critres de slection. Les critres de recherche dune commande sont : la liste des commandes, le fournisseur, larticle, la date, la priode. La liste des commandes correspondant la slection apparat. Si on valide par ENTREE, le dtail de la commande apparat, ce qui permet dobtenir le nombre dtiquettes. Colisage Edition des tiquettes lies un colisage. On indique le nombre de cartons. Il faut rpondre OUI dans la zone colisage de la fiche Article. Pour cela, il faut taper sur la barre despacement dans la zone concerne. Gondole Edition des tiquettes pour lensemble dune gondole. Tout dabord, il faut remettre la slection zro par la touche F5, si une prcdente slection a t demande, elle reste affiche lcran. La slection est multicritres. Pour choisir le critre il faut le slectionner laide des flches et , puis valider. Par exemple, choisir le critre Article, puis dans la liste indiquer le code de larticle choisi. Lorsque la premire slection est faite, elle sinscrit au bas de lcran (cf exemple ci-dessus article code 71153 Alexandria). On peut alors demander une autre slection en revenant la liste critre par la touche . La deuxime slection peut porter sur le critre de choix famille, le troisime critre choisi peut tre le fournisseur. La slection seffectue toujours de la mme manire. Lorsquon a termin les slections, on valide.

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STOCK

Slection

Tout dabord, il faut remettre la slection zro par la touche F5. Si une prcdente slection a t demande, elle reste affiche lcran. La slection est multicritres. Pour choisir le critre il faut le slectionner laide des flches et , puis valider. Par exemple choisir le critre Article, puis dans la liste darticle indiquer le code de larticle choisi. Lorsque la premire slection est faite, elle sinscrit au bas de lcran (cf exemple ci-dessus article code 71153 Alexandria). On peut alors demander une autre slection en revenant la liste critre par la touche. La deuxime slection peut porter sur le critre de choix famille, le troisime critre choisi peut tre le fournisseur. La slection seffectue toujours de la mme manire. Lorsquon a termin les slections, on valide.

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STOCK - INVENTAIRE

INVENTAIRE

Dfinition : Stock rel : stock existant physiquement dans le magasin et les entrepts, ces articles peuvent tre compts. Stock thorique : stock calcul automatiquement par CASH OFFICE, en tenant compte notamment des ventes et des livraisons. Stock photo : cest limage du stock thorique arrt un instant donn, par exemple, on souhaite arrter le stock au 31 dcembre. En ralit, il sera cltur le 10 janvier. Entre le 31 dcembre et le 10 janvier, de nombreux mouvements auront eu

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STOCK - INVENTAIRE

lieu sur les stocks (ventes, livraisons) Pour garder limage du stock au 31 dcembre on fait une photo du stock cette date ; cest ltat du stock cette date qui sera pris en compte. Si une deuxime photo du stock est ralise, cette dernire remplacera la prcdente. Rcupration des donnes du portable : On peut faire linventaire en utilisant un portable. Les donnes du portable sont injectes dans CASH OFFICE.

Saisie en rafale

Tous les articles sont saisis laide de la douchette et enregistrs au fur et mesure. Saisie en rafale avec saisie des quantits Cette saisie est identique la prcdente, mais les articles sont enregistrs par cartons.

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STOCK - INVENTAIRE

Saisie par rfrence

On scanne la rfrence de larticle. Lorsquon a slectionn larticle, lcran de saisie des quantits saffiche automatiquement. Il suffit de le remplir en indiquant le nombre suivant la taille et la couleur de larticle. On se dplace lintrieur du tableau par les touches , , et . Importation dun fichier inventaire Possibilit dimporter un fichier extrieur Impression de linventaire rel Cette impression peut se faire par famille, par sous famille, chiffr par famille, par fournisseur.

Inventaire stock thorique On peut imprimer linventaire thorique : avec taille couleur, sans taille et couleur, chiffr par famille, fournisseur, rayon, saison.

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STOCK - INVENTAIRE

On peut demander une dition uniquement des quantits suprieures zro. Pour cela il faut slectionner linventaire thorique que lon veut, puis on valide. Aprs validation on peut avoir un Aperu de ltat avant de limprimer. Impression des carts Des carts peuvent exister. Ils reprsentent la diffrence que CASH OFFICE a calcul entre le stock rel et le stock thorique. On peut demander un aperu de limpression avant de limprimer. Mise jour du stock Le stock thorique est effac et remplac par le rsultat de linventaire. Inventaire sur stock photo Impression de linventaire photo Limpression peut se faire avec taille et couleur, sans taille ni couleur, chiffr par fournisseur, par famille, par rayon et par saison. Impression des carts Ce sont les carts entre le stock rel et le stock photo pour toutes les familles, pour une famille, ou pour une sous famille.

Mise jour du stock Le stock photo est effac et remplac par les quantits de linventaire. Remise zro de linventaire rel Il faut veiller remettre zro linventaire rel avant de rentrer les nouvelles informations. Remise zro du portable Avant de commencer linventaire laide du portable, il faut le mettre zro.

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STOCK - INVENTAIRE

Prendre une photo du stock thorique Par prcaution et pour tre sr davoir le stock thorique une date donne, il faut faire une photo du stock thorique. Une fois la photo ralise le message suivant saffiche : Lopration a russi Impression des rfrences inconnues Cest limpression des anomalies dtectes par CASH OFFICE, notamment les rfrences inconnues. Exportation des EAN 13 Lorsque linventaire est sous trait par une socit extrieure, il est parfois ncessaire de fournir les donnes par code EAN 13 et non par le code interne de la socit.

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ETAT

ETATS

Pour accder au menu Etat, taper ALT E On peut imprimer tous les tats sachant que plus de 150 tats sont disponibles. Ces tats concernent les options suivantes : inventaire, commandes fournisseurs, bons de livraison, journal des ventes, remises, avoirs, arrhes, chques cadeaux, clients, parrainage, proposition de commandes, proposition de calendrier, mouvement de stock, listes, suivi des prsences. On peut galement demander des ditions pour : la quantit vendue / article, le hit parade / article, le chiffre daffaires par vendeur, la TVA, la progression du chiffre daffaires par jour,

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ETAT

semaine, mois, ainsi que la progression du chiffre daffaires et le suivi des ventes hebdomadaires. La procdure pour obtenir une dition est toujours la mme quelque soit ltat demand. Lcran de slection saffiche. il faut alors dfinir la slection que lon veut imprimer. Tout dabord remettre la slection zro par la touche F5. Pour choisir le critre il faut le slectionner laide des flches et , puis valider. Lorsque la premire slection est faite, elle sinscrit au bas de lcran. On peut alors demander une autre slection, il faut revenir la liste critre par la touche. La deuxime et la troisime slection portent sur dautres critres de choix. La slection seffectue toujours de la mme manire. Lorsquon a termin les slections, on valide.

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ETAT

Lorsque la slection des tats est termine, un cran apparat proposant : Aperu, Imprimer, Annuler. Aperu : permet de visualiser ltat lcran avant de limprimer. Pour demander limpression lorsque ltat est visualis lcran il faut cliquer sur licne reprsentant une imprimante dans la barre doutils au haut de lcran. Pour sortir de cet tat il faut taper sur ALT F4. On peut galement annuler la demande dimpression par Annuler. Il est possible de demander une dition sans passer par Aperu. Dans ce cas ltat simprime tout de suite.

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ETAT

Tous les tats sobtiennent de la mme faon: on slectionne les critres de choix. Il peut y en avoir plusieurs, toutes les combinaisons sont possibles on peut demander un aperu avant dition ou on demande une impression immdiate

Proposition de commande Cet tat permet dobtenir la proposition de commandes calcule partir du seuil minimum des stocks pour larticle concern et en tenant compte des commandes en cours pour cet article. Proposition de calendrier Cet tat permet dobtenir la proposition de commandes calcule partir des ventes prvisionnelles indiques jour par jour sur une priode dtermine, et en tenant compte des commandes en cours. Mises jour On obtient la liste des articles mis jour pendant une priode donne. On obtient galement la liste des articles mis jour par les prix de vente On peut avant dimprimer obtenir un aperu de ltat.

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ETAT

EXEMPLES DETATS

Edition dun journal des ventes.

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ETAT

Edition de linventaire avec taille couleur

Edition de linventaire standard

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FICHIERS

FICHIERS

Pour accder loption Fichier, on tape ALT F Lensemble des fichiers de CASH OFFICE est regroup dans cette option

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FICHIERS

FICHIERS : GENERALITES Avant dexploiter la fiche articles, il est indispensable de remplir les fiches suivantes : fournisseur, famille, sous famille, taille, couleur, gamme taille et gamme couleur. Vous pouvez galement remplir les fiches suivantes si vous souhaitez les utiliser : rayon, saison, thme, matire, le calendrier, lengagement.

Pour crer une fiche On peut activer loption Actions, pour cela il faut taper ALT A puis on choisit la fonction Cration, en se dplaant avec les touches et . On peut galement utiliser le bouton + dans la barre menu ou taper CTRL INSER. La fiche de cration apparat alors. Il faut la remplir en indiquant toutes les informations demandes. On passe dune zone lautre en validant par ENTREE. On sort de la fiche par ECHAP.

Pour supprimer une fiche On peut activer la fonction Action en tapant ALT A. Puis on choisit la fonction Suppression. Un message apparat pour vous mettre en garde, afin que vous soyez sr de vouloir supprimer la fiche. On sort du programme par ECHAP. On peut galement utiliser le bouton dans la barre menu ou taper CTRL SUPPR. Pour modifier une fiche On peut rechercher un lment du fichier en indiquant sa rfrence dans la zone rserve cet effet. Il suffit de positionner le curseur sur la zone changer et on modifie directement les donnes. On valide la modification par F12. On sort du programme par ECHAP.

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FICHIERS

Les boutons de la barre menu + cration dun lment du fichier suppression dun lment 9 article suivant 9 article prcdent 3| premier article |4 dernier article 3M magasin prcdent M liste des magasins M4 magasin suivant recherche dlments des fichiers Tri Il est possible de trier les fiches (colonnes) par ordre croissant et par ordre alphabtique. Pour cela, taper CTRL S. On peut aussi cliquer sur le titre de la colonne qui est affich en rouge.

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FICHIERS

FICHIER ARTICLES

Pour crer un nouvelle fiche article, taper + dans la barre menu et une fiche vierge apparat. On peut galement taper CTRL INSER. Pour supprimer un article, taper - dans la barre menu et une confirmation vous est demande avant de supprimer la fiche. On peut galement taper CTRL SUPPR. Pour modifier une fiche, se positionner sur la zone changer et modifier directement. On peut galement crer ou supprimer des fiches en appelant dans le programme Actions la fonction Cration ou Suppression. Lorsquon appelle le fichier articles, la liste des articles saffiche. Pour rpondre OUI aux options seuil, calendrier, colisage, tiquette, taper sur la barre despacement dans la zone concerne. La touche F6 permet de revenir lcran prcdent.

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FICHIERS

Le code Article est cod sur 8 caractres alphanumriques maximum. Plusieurs onglets de choix sont proposs : quantit, seuils, colisages, photo, commande, divers, mouvements, BootikOnline, Calendrier. Pour passer dun onglet lautre il faut taper CTRL , puis valider par ENTREE. Pour remplir la fiche Article on peut saider de la touche F11 sur chaque zone afin dobtenir les diffrentes possibilits, par exemple : famille, rayon, thme La rfrence fournisseur est le code de larticle chez le fournisseur. On indique galement le prix dachat, le taux HT le prix de vente est alors calcul. Il faut indiquer si on gre les seuils ou non, si larticle a un colisage ou non. On peut fixer galement dans Divers deux prix de solde correspondant des dates diffrentes. Ces prix en solde seront pris en compte durant les priodes de solde la place du prix de vente.

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FICHIERS

CUMP : cest le cot unitaire moyen pondr de larticle. La date de cration de la fiche est indique ainsi que la date de premire livraison et de dernire livraison. Cette fiche descriptive dun article donne toutes les informations sur larticle choisi. Lorsquon veut accder un onglet quel quil soit (quantits, seuils, colisage, calendrier, commande), une grille de saisie saffiche, il suffit dajouter, de modifier ou de supprimer les quantits. Les grilles des saisie sont identiques dans tous les onglets On se dplace laide des flches de dplacement , , et .

Onglet Quantits On peut visualiser ou modifier les quantits qui saffichent. On se dplace dans la grille de saisie laide des flches de dplacement , , et . On peut ajouter, supprimer ou modifier des quantits. Valider par F12.

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FICHIERS

Onglet Seuils Si on a rpondu OUI dans la zone Seuil de la fiche article, il faut indiquer pour chaque article, les quantits partir desquelles une commande doit tre passe aux fournisseurs. On peut ajouter, supprimer ou modifier des quantits. On se dplace dans la grille de saisie laide des flches de dplacement , , et . Onglet Colisage Si on a rpondu OUI dans la zone colisage du fichier article, il faut indiquer le colisage pour chaque article. On peut ajouter, supprimer ou modifier des quantits. On se dplace dans la grille de saisie laide des flches de dplacement , , et . Onglet Commande On visualise la commande pour chaque article en tenant compte des couleurs et des tailles. On se dplace dans la grille de saisie laide des flches de dplacement , , et . Onglet photo La rfrence et la dsignation de larticle saffichent. Pour insrer la photo de larticle, il faut cliquer sur Le bouton Insrer image, une fentre souvre alors, on peut aller chercher limage dans le rpertoire o elle se trouve. Onglet Divers Indiquer vos prix de vente pendant les soldes. CAT 1, 2, 3 : Vos clients peuvent tre regroups dans diffrentes catgories auxquelles on applique automatiquement le pourcentage de remise dsir sur le prix de vente. Onglet Mouvements On obtient tous les mouvements de larticle par : Cde = commande Liv = livraison Sort = sortie Tr+ = transfert en mission Tr- = transfert en rception Mo+- = mouvement en + ou en

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FICHIERS

Inv = inventaire Vte = vente Theo = thorique On peut obtenir ces informations par couleur. Pour obtenir toutes les couleurs, slectionner couleur : AUCUNE. Lorsquon clique sur le bouton calculer, le calcul de tous les mouvements seffectue. Lorsquon demande le graphique, le graphique correspondant tous les mouvements saffiche. Lorsquon clique sur graphique on peut choisir le graphique qui correspond loption demande, on peut galement obtenir un histogramme que lon peut visualiser par courbes ou par secteurs.

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FICHIERS

FICHIER CLIENT

Ce fichier peut tre rempli avant ou pendant la saisie dune vente. Il permet grer vos clients, tout en ayant la possibilit denvoyer un mailing, offrir un chque cadeau, souhaiter un anniversaire Le numro du client et le numro de la carte de fidlit sont incrments automatiquement la validation de la touc he ENTREE. On peut galement prciser le nom et le numro de la carte du parrain. Le cumul des achats, des chques cadeaux ainsi que la quantit darticles achets par le client sont indiqus sur le ct. Deux onglets apparaissent dans la fiche client (pour accder aux onglets il faut taper CTRL ) : longlet Date anniversaire qui permet de grer les dates danniversaire de toute la famille du client. longlet Ventes qui permet dobtenir le dtail des ventes pour un client en particulier partir dune da que lon prcise. te Pour crer un nouvelle fiche de client, il faut taper + et une fiche vierge apparat. On peut galement taper CTRL INSER.

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FICHIERS

Pour supprimer un client, il faut taper - et une confirmation vous est demande avant de supprimer la fiche. On peut galement taper CTRL SUPPR. Pour modifier une fiche, il faut se positionner sur la zone changer et modifier directement. On peut galement crer ou supprimer des fiches en appelant dans le programme Actions la fonction Cration ou Suppression.

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FICHIERS

FICHIER FOURNISSEURS

La liste des fournisseurs apparat. Pour visualiser le dtail de la fiche. Valider par ENTREE. Le code du fournisseur est de 4 caractres alphanumriques. Pour crer un fournisseur, on peut activer loption Actions la fonction cration ou taper + sur la barre de menu et une fiche vierge apparat. On peut galement taper CTRL INSER. Pour supprimer un fournisseur, il faut taper - sur la barre de menu et une confirmation vous est demande avant de supprimer le fournisseur on peut galement taper CTRL SUPPR. Pour modifier la fiche dun fournisseur, il faut se positionner sur la zone changer et modifier directement.

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FICHIERS

FICHIER FAMILLE et SOUS FAMILLE Le code famille est compos dun seul caractre alphanumrique au choix. Le code sous famille est compos du code de la famille et de deux autres caractres alphanumriques au choix. On indique le libell correspondant au code. Pour crer une nouvelle famille ou une nouvelle sous famille, il faut taper + et une fiche vierge apparat. On peut galement taper CTRL INSER. Pour supprimer une famille ou une sous famille, il faut taper et une confirmation vous est demande avant de supprimer la famille ou la sous famille. On peut galement taper CTRL SUPPR. Pour modifier la fiche dune famille ou dune sous famille, il faut se positionner sur la zone changer et modifier directement. On peut galement crer ou supprimer des fiches en appelant dans le programme Actions, la fonction Cration ou Suppression.

FICHIERS RAYON, SAISON,THEME, MATIERE Ces fichiers sont facultatifs. Ils permettent de mieux dfinir larticle. Le code de ces fichiers est de 3 caractres alphanumriques. Pour crer une nouvelle fiche, il faut taper + et une fiche vierge apparat. On peut galement taper CTRL INSER. Pour supprimer une fiche, il faut taper - et une confirmation vous est demande avant de supprimer la fiche. On peut galement taper CTRL SUPPR. Pour modifier une fiche, il faut se positionner sur la zone changer et modifier directement. On peut galement crer ou supprimer des fiches en appelant dans le programme Actions la fonction Cration ou Suppression.

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FICHIERS

VENDEURS DROITS DACCES Avant de remplir la fiche VENDEURS, il faut remplir le module DROITS DACCES.

Un droit daccs doit tre dfinit pour chaque vendeur. On tablit ainsi la liste des oprations que chaque groupe daccs autorise ou refuse. Les codes sont numriques sur 2 caractres. Le droit daccs permet de donner un accs CASH OFFICE, personnalis avec des autorisations et des interdictions. Par exemple, dans le programme Caisse, pour loption Encaissement, on peut autoriser ou interdire louverture du tiroir caisse. Les cases coches sont autorises. Si vous avez deux fiches identiques plutt que de retaper la fiche, il suffit de taper sur le bouton Comme et cela vite de retaper les informations. On se dplace laide de la flche et. Lorsque le fichier Codes daccs est prt, on peut remplir le fichier vendeurs.

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FICHIERS

VENDEURS

La liste des vendeurs saffiche. Si on souhaite obtenir le dtail dune fiche, il faut valider par ENTREE. On remplit les diffrentes zones, en indiquant le groupe daccs accord chaque vendeur. On peut crer la fiche dun nouveau vendeur en tapant sur la touche + de la barre menu (ou en tapant CTRL INSER) ou la supprimer en tapant sur de la barre menu (ou en tapant CTRL SUPPR). Pour modifier une fiche, il faut se positionner sur la zone modifier et faire les changements directement. On peut crer ou supprimer en appelant dans le programme Action les options Cration et Suppression. Le code daccs est unique chaque vendeur, il est compos de 4 caractres. Pour valider les informations on tape F12, pour sortir du programme on tape ECHAP.

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FICHIERS

GA CLIENT

Cest la grille daccueil des clients, cest en fait, le planning de prsence des diffrents vendeurs. Les possibilits suivantes sont offertes : Prvision, Entre, Sortie, Modification. Prvision une grille saffiche, on indique laide de la barre despacement les priodes de prsence prvues du vendeur. Chaque case slectionne correspond une demi heure de prsence. Le total des heures de prsence propos est indiqu ainsi que le total gnral. Lorsque le vendeur arrive, lheure exacte darrive est enregistre. Le vendeur indique son heure de dpart ou lheure laquelle il sabsente. Lorsquil reviendra, il enregistrera son heure de retour.

Entre Sortie

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FICHIERS

Modification

Ainsi son temps de prsence est calcul prcisment. Si une erreur sest glisse dans les heures dentre ou sortie on peut les modifier.

On valide chaque fois par la touche F12. Ltat correspondant cette saisie est appel suivi de prsences dans loption Etat.

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FICHIERS

TAILLE GAMME TAILLES

TAILLES

Le code des tailles est compos de quatre caractres alphanumriques. On peut crer une fiche en tapant sur + de la barre menu ou en tapant CTRL INSER. On peut supprimer une fiche en tapant sur de la barre menu ou en tapant CTRL SUPPR. Pour modifier une fiche, il faut se positionner sur la zone modifier et faire les changements directement. On peut rechercher une taille par son code. On peut crer ou supprimer en appelant dans le programme Action les options Cration et Suppression. Il faut crer les diffrentes tailles. Lorsque toutes les tailles sont cres, il faut les regrouper dans une gamme.

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FICHIERS

GAMME TAILLES

On cre des gammes de tailles en regroupant les tailles selon le besoin par exemple : la gamme 1 est compose des tailles XL,X,L M,S, et la gamme 2 est compose des tailles : 6,5,4,3,2,1. On peut crer une fiche en tapant sur + de la barre menu ou en tapant CTRL INSER. De mme que lon peut supprimer une fiche en tapant sur de la barre menu, ou en tapant CTRL SUPPR. Pour modifier une fiche, il faut se positionner sur la zone modifier et faire les changements directement. On peut rechercher la gamme de tailles par le code. On peut crer ou supprimer en appelant dans le programme Action les options Cration et Suppression. Lcran ci-dessus comprend 2 tableaux : le tableau de gauche donne la liste des gammes et le tableau de droite donne le dtail de la gamme en surbrillance. Dans lexemple ci dessus, la gamme 1 est compose des tailles 80 85 etc

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FICHIERS

COULEURS GAMME COULEURS COULEURS

Il faut crer le fichier couleurs. Le code de couleur est de 4 caractres alphanumriques. Il faut regrouper les couleurs en gamme. On peut crer une fiche en tapant sur + de la barre menu ou en tapant CTRL INSER. On peut supprimer une fiche en tapant sur de la barre menu ou en tapant CTRL SUPPR. Pour modifier une fiche, il faut se positionner sur la zone modifier et faire les changements directement. On peut rechercher une couleur par son code. On peut crer ou supprimer en appelant dans le programme Action les options Cration et Suppression.

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FICHIERS

GAMMES COULEURS

Les couleurs sont regroupes en gamme. Cest la gamme qui dfinit les articles du fichier article, par exemple la gamme 1 est compose des couleurs : carmin, turquoise, rose et la gamme 2 est compose des couleurs saumon, meraude jaune. On peut crer une fiche en tapant sur + de la barre menu ou en tapant CTRL INSER. On peut supprimer une fiche en tapant sur de la barre menu ou en tapant CTRL SUPPR. Pour modifier une fiche, il faut se positionner sur la zone modifier et faire les changements directement. On peut rechercher la gamme par le code. On peut crer ou supprimer en appelant dans le programme Action les options Cration et Suppression.

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FICHIERS

BASIQUES Ce sont des fichiers de base qui doivent tre remplis imprativement avant de commencer lexploitation de CASH OFFICE. Parmi les basiques on trouve : la TVA, le mode de paiement, la priode et le code EAN 13. TVA

9 codes de TVA sont accepts sur un seul caractre numrique. On peut retrouver un taux de TVA par son code. On peut crer une fiche en tapant sur + de la barre menu ou en tapant CTRL INSER, de mme que lon peut supprimer une fiche en tapant sur de la barre menu ou en tapant CTRL SUPPR. Pour modifier une fiche, il faut se positionner sur la zone modifier et faire les changements directement. On peut crer ou supprimer en appelant dans le programme Action les options Cration et Suppression.

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FICHIERS

Mode de rglement Le code est compos de 2 caractres. Le mode de rglement comprend les rglements classiques (chque, espces carte bleue) et les avoirs, les arrhes et les chques cadeau. On peut crer une fiche en tapant sur + de la barre menu ou en tapant sur CTRL INSER de mme que lon peut la supprimer en tapant sur de la barre menu ou en tapant CTRL SUPPR. Pour modifier une fiche, il faut se positionner sur la zone modifier et faire les changements directement. On peut crer ou supprimer en appelant le programme Action les options Cration et Suppression.

Touche clavier On peut attribuer certaines touches, de actions spcifiques du s programme afin den faciliter lutilisation.

Priode On donne un code la priode. On lui attribue un libell, puis on indique le numro de la semaine de dpart et le numro de la semaine de fin qui caractrise la priode. On peut crer une fiche en tapant sur + de la barre menu ou en tapant CTRL INSER, de mme que lon peut la supprimer en tapant sur de la barre menu ou en tapant CTRL SUPPR. Pour modifier une fiche, il faut se positionner sur la zone modifier et faire les changements directement. On peut galement crer ou supprimer une fiche en appelant dans le programme Action les options Cration et Suppression. Il faut indiquer : le code de la priode, le libell et les dates de dbut et de fin.

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FICHIERS

Le code EAN 13 La rfrence article sur 8 caractres peut tre lie un code EAN 13. Il faut prciser quelle rfrence article correspond le code EAN13. Pour cela il suffit de le scanner et dindiquer la correspondance pour la rfrence article. Larticle peut indiffremment tre reconnu par la rfrence ou le code. On peut crer une fiche en tapant sur + de la barre menu ou en tapant CTRL INSER. On peut galement supprimer une fiche en tapant sur de la barre menu ou en tapant CTRL SUPPR. Pour modifier une fiche, il faut se positionner sur la zone modifier et faire les changements directement. CODE CASH OFFICE : cest le code de larticle compos de 8 caractres alphanumriques maximum. Cest galement la rfrence donne larticle par le magasin. Ce code est donc reli au code EAN 13.

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FICHIERS

FICHIER CALENDRIER

On donne un numro au calendrier puis on indique un libell. On inscrit jour par jour et pour toutes les semaines concernes par la vente de cet article les quantits que lon pense vendre en millime. Le calendrier reproduit fidlement le calendrier ordinairement utilis. Cela permet de prvoir les quantits darticles commander sur un intervalle de temps dtermin.

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FICHIERS

FICHIER ENGAGEMENT

Un engagement est une quantit darticles que lon retient par avance chez le fournisseur. Si lengagement est suprieur aux ventes relles, il faut rduire la commande relle chez le fournisseur. Si lengagement est infrieur aux ventes relles, il faut commander davantage darticles chez le fournisseur. Cela permet dagir rapidement auprs des fournisseurs envers lesquels un engagement a t pris. Lengagement est utile notamment pour les articles destins lexport. Indiquer : Le numro de larticle La quantit de larticle.

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PARAMETRAGES

PARAMETRAGES

On accde loptionPARAMETRAGES en tapant ALT P. Cette option comprend : les paramtres, le bureau, exporter et importer, sauvegarder base des donnes.

PARAMETRES Ce sont les paramtres qui grent les diffrentes options. Ces paramtres doivent tre remplis avant la mise en route de lapplication. Ils sont lis la vente, larticle, la commande, la livraison et au transfert. Pour passer dun onglet lautre il faut taper sur CTRL .

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PARAMETRAGES

Vente Indiquer les dates des diffrentes soldes, les conditions de remises, les arrondis. Article Indiquer le coefficient de vente, les options prendre en compte par dfaut par exemple les gammes couleurs et tailles, les dcimales. Indiquer galement la gestion multi-magasins. Commande Le nombre de jours pour le rapprovisionnement est indiqu. On peut galement saisir les prix dachat et les prix de vente dans les commandes. La gnration de commande EDI ALLEGRO est possible. EDI Allegro est une norme de transmission de commandes aux fournisseurs. CASH OFFICE donne la possibilit de passer des commandes aux fournisseurs conformment cette norme sans passer de commande imprime. Livraison Les paramtres indiquer sont des informations faire apparatre sur le bon de livraison par exemple le nom du fournisseur. On prcise si on veut saisir le prix dachat ou le prix de vente dans la livraison. On indique si lon veut le bon de livraison sur ticket ou sur listing. Transfert Il faut indiquer ce que lon veut transfrer : Prix dachat sur BL transfert : rpondre OUI ou NON Saisie prix dachat dans transfert : rpondre OUI ou NON Saisie prix de vente dans transfert : rpondre OUI ou NON Portable saisie dinventaire par dfaut : rpondre AUCUN, Scanpal, PDT3100

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PARAMETRAGES

Facture On prcise ce que lon veut faire apparatre sur la facture : Afficher en tte : rpondre OUI ou NON Espacement (en ligne) dans en-tte : indiquer le nombre de lignes souhaites Espacement dans pied de page : indiquer le nombre de lignes souhaites Visualisation La visualisation permet de consulter ltat des diffrentes transactions. On peut consulter le dernier numro de lavoir, des arrhes ou du chque cadeau. On peut galement visualiser un site particulier ou une caisse en particulier. Certains magasins peuvent avoir plusieurs sites.

EXPORT On peut exporter lensemble des donnes en choisissant loption tout. On peut galement transfrer certains lments que lon dfinit dans le tableau qui apparat dans loption slection. Cette slection des tables propose : par stock, taille, couleur, EAN13, fournisseur, seuil, colisage, matire, calendrier, thme. Cocher loption choisie. IMPORT On peut importer lensemble des donnes en choisissant loption tout. On peut galement transfrer certains lments que lon dfinit dans le tableau qui apparat dans loption slection . Cette slection des tables propose : par stock, taille, couleur, EAN13, fournisseur, seuil, colisage, matire, calendrier, thme. Cocher loption choisie. On peut galement importer des donnes spcifiques. Si on choisit loption spcifique une fentre souvre permettant daller chercher le fichier dans le disque et le rpertoire o il se trouve.

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PARAMETRAGES

BUREAU On peut choisir les icnes correspondant aux fonctions de CASH OFFICE qui seront le plus utilises. Pour cela il faut cliquer sur licne slectionne puis il faut la faire glisser et la poser sur lun des carrs dessins dans la partie droite de lcran qui reprsente lcran daccueil. La position que vous attribuerez licne choisie sera la position quelle occupera sur lcran daccueil. Vous pouvez galement changer le fond de lcran. Il est possible de tout rinitialiser en demandant de tout effacer.

SAUVEGARDER LA BASE DE DONNEES Permet de faire une sauvegarde de la base de donnes.

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BOOTIKONLINE

BootikOnline

BootikOnline est un module de Cash Office qui offre la possibilit de crer sur Internet un site marchand complmentaire de la boutique relle, avec une base de donnes commune (base cash office). Les options sont les suivantes : Paramtres E-commerce, Exporter la base des images et des articles, Exporter la charte graphique.

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BOOTIKONLINE

PARAMETRES E-COMMERCE

Pour dfinir le site il faut remplir tous les onglets : paramtres gnraux, modes de paiement, livraison, port, menus, apparence, devise et taux, onglet qui sommes-nous , onglet contacteznous , onglet conditions de vente , onglet question/rponse . Lorsquon finit de remplir un cran on valide par ou F12 ATTENTION : Dans longlet Bootikonline de la fiche article, cocher la case prsent sur le site pour tous les articles qui doivent figurer sur votre site.

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BOOTIKONLINE

Paramtres gnraux

Titre du site : Auteur : La langue utilise : Description du site :

remplir le titre indiquer lauteur du site fr = franais, en = anglais, de= allemand la description du site apparatra dans les moteurs de recherche. Il ne faut pas utiliser plus de 200 caractres pour cette description. Mots cls : ces mots cls permettent de rfrencer le site dans les moteurs de recherche et les annuaires. Il est important de bien les choisir. Lorsquun internaute recherche une socit dans votre secteur dactivit, il doit trouver votre socit, facilement. url : indiquer lurl adresse page daccueil : information facultative adresse du serveur : indiquer ladresse du serveur fourni par IFB

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BOOTIKONLINE

e-mail : login : mot de passe : Mode de paiement

donner votre e-mail numro didentification du site fourni par IFB il est fourni par IFB

Il faut cocher les cases correspondant au mode de paiement souhait : chque, virement, mandat, contre-remboursement, paiement scuris ou encore, rservation en ligne. On indique galement les lments quil faut donner pour : le bon de commande : le nom, ladresse du magasin le n de CCP : du magasin pour les virements lordre du chque et /ou du mandat : lordre auquel doit tre libell le chque ou doit tre envoy le mandat adresse o envoyer le chque ou le mandat : adresse du magasin

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BOOTIKONLINE

supplment pour le contre-remboursement : montant du contreremboursement ajouter au montant de la commande paiement scuris : indications de lorganisme faisant les transactions. Livraison

On choisit le pays de livraison quon assimile diffrents groupes (afin de dfinir les frais de port par la suite). Le retrait : le client peut commander sur Internet et aller chercher son produit aux adresses que vous aurez indiques ou dans votre propre magasin. Mode de calcul des frais de port : fixe (indpendant du poids) dpendant du poids rel dpendant dun poids codifi pas de frais de port (choisir la rubrique)

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gestion de franco de port : (choisir la rubrique) fixe ajust au lieu de livraison ajust au mode de livraison Assurance : (choisir la rubrique) Pas dassurance Lassurance est propose au client Lassurance est obligatoire

Port

On indique le groupe, le mode de livraison, le poids en kg et le montant. Chaque pays de livraison appartient un groupe dtermin. Le prix du port est li au groupe.

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BOOTIKONLINE

Menus

On cre le menu et les sous-menus. Chaque bouton du site correspond un menu. Pour crer un nouveau bouton donc un nouveau menu, on clique sur le bouton nouveau les diffrentes rubriques du site saffichent. Choisir la rubrique que vous voulez insrer dans le menu en cliquant sur ajouter (on peut aussi supprimer). Pour crer un sous-menu (deuxime niveau de navigation), cliquer sur une autre rubrique affiche et ainsi de suite jusqu obtenir plusieurs niveaux. Ex : famille/sous-famille/marque Pour crer un nouveau bouton, cest dire un autre menu, cliquer sur nouveau. Les boutons monter et descendre permettent de dplacer les boutons du menu. On peut faire passer le bouton marques devant le bouton famille, on peut aussi le faire descendre.

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BOOTIKONLINE

Renommer : Lorsque lon cre un bouton , il saffiche avec le libell existant. on peut changer ce libell. ex : le bouton famille peut tre renomm articles. Le contenu sera le mme, seul le titre changera. Requtes : Il est possible de crer des boutons personnaliss. On peut ainsi crer des boutons (menus) incluant une partie seulement des articles faisant dj partie dune mme famille. Par exemple : dans la famille DVD, on ne veut faire apparatre que la marque Gaumont. On va donc crer un bouton Gaumont. Pour cela, il faut demander le menu personnalis par exemple personnalis 01, on le renomme avec le nom appropri. Puis pour chaque rubrique on dfinit la partie du fichier que lon veut faire apparatre dans ce bouton, par exemple Gaumont.

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BOOTIKONLINE

Apparence

Cette option permet de dfinir et personnaliser laspect gnral du site. On choisit les couleurs des diffrentes parties de lcran : les boutons, la bannire, le fond. Les diffrents boutons : Style = cration esthtique du site RAZ = remise zro. Si ce que lon a fait nest pas satisfaisant, il suffit de cliquer sur RAZ pour tout effacer Ajouter = lorsquon a choisi une option on clique sur ajouter Enregistrer = on enregistre les diffrentes modifications Personnaliser = permet de changer le libell du bouton mais non pas son contenu ex : famille peut tre renomm articles Prsentation = contenu du bouton prsentation prsent sur le site Avanc = position des images

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BOOTIKONLINE

Style On choisit un style de site. Tous les numros de style commenant par 1000 ne peuvent pas tre modifis. Il faut les utiliser tels quels. Tous les numros commenant par 5000 peuvent tre personnaliss. Un style de base apparat et on y apporte les modifications ncessaires. Couleurs : Pour choisir la couleur il faut se positionner lendroit que lon veut colorer puis on clique 2 fois. La palette de couleurs apparat. Choisir la couleur et valider. On peut modifier les couleurs volont. Logo : Si on possde un logo, on coche la case correspondante. Une fentre souvre et on peut aller chercher limage dans le rpertoire o il se trouve. Boutons de navigation : Choix de la forme du bouton et de la police de caractres en utilisant les flches droite et gauche qui passent en revue toutes les possibilits. Lorsquon a choisi on clique sur ajouter. Boutons de navigation sommaire : Choisir la forme du bouton et la police de caractres en utilisant les flches droite et gauche. Pour valider, cliquer sur le bouton ajouter. Vignette : Choisir la forme de la vignette et la police de caractres en utilisant les flches droite et gauche. Pour valider, cliquer sur ajouter. Titre : Choisir le style du titre et la police de caractres en utilisant les flches droite et gauche. Pour valider, cliquer sur ajouter Bannire : Choisir la bannire, en utilisant les flches droite et gauche. Pour valider, cliquer sur ajouter. Lorsquon a fini de dcrire le site on clique sur le bouton enregistrer.

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BOOTIKONLINE

Le bouton : Personnaliser On peut changer le libell dun bouton sans changer le contenu. Le bouton : Prsentation Sur le site existe un bouton prsentation qui introduit la prsentation des articles. On peut choisir une prsentation des articles : soit en texte seulement, soit dtaille, soit standard. Cela permet de dterminer lordre dans lequel les articles seront prsents. On peut par exemple dabord prsenter les articles en texte seulement puis de faon dtaille . Le bouton : Avanc La position des images : centr, gauche ou droite Liaison dimages : on indique le lien dune image avec un article, par exemple limage dun DVD avec larticle DVD. Liste des menus : ordre dans lequel apparaissent les diffrentes options. On peut changer cet ordre dapparition. 01 correspond au bouton qui sommes-nous 02 correspond au bouton contactez-nous 03 correspond au bouton conditions de vente 04 correspond au bouton question/rponse 23 correspond au bouton votre compte 21 correspond au bouton votre slection 22 correspond au bouton votre commande .

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BOOTIKONLINE

Devises et taux

Diffrents formats de devises sont proposs : FF = Franc franais EU = Euros, US = Dollar amricain. Cocher la case correspondant la devise de base choisie. Cocher ensuite les autres devises si ncessaires en indiquant lquivalence par rapport la devise de base.

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BOOTIKONLINE

Onglet Qui sommes-nous Onglet contactez-nous Onglet condition de vente Onglet question/rponse

Ces onglets sutilisent de faon identiques. Dans la ligne Question : on tape la question Dans la ligne Rponse : on tape la rponse la question prcdente. Le contenu de la rponse saffiche dans le cadre suprieur, la question reste dans la ligne. Sur le site, les informations apparaissent sous la forme question puis rponse.

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BOOTIKONLINE

Exporter la base et les images articles. On utilise ce programme lorsquon a modifi le fichier article (exemple : changement de prix, de photo). Ds quune ou plusieurs modifications sont faites dans le fichier articles, il faut mettre jour la base en utilisant ce programme. Sinon les modifications ne sont pas prises en compte.

Exporter la charte graphique Lorsquon a modifi lapparence du site, il faut utiliser ce programme pour mettre jour le site.

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ACTIONS

ACTIONS

On accde Actions en tapant surALT A. Cette option permet dagir sur les programmes grant les fichiers. On fait appel ACTIONS lorsquon veut crer ou supprimer les fiches ou encore faire des recherches. On peut accder une liste de magasin. Les fonctionnalits de cette option agissent sur tous les programmes grant les fichiers.

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ACTIONS

LANGUE
CASH OFFICE est disponible en franais, en anglais et en espagnol. On peut traduire Cash Office dans nimporte quelle langue. Pour cela il faut choisir loption Cash Office et on remplit les codes chiffrs qui saffichent par les libells souhaits.

QUITTER

On a le choix entre : Fin de travail : on quitte CASH OFFICE Autre socit : on peut choisir une socit

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OUTILS

MODULE OUTILS

Le module OUTILS permet dintervenir sur la configuration du logiciel et sur les paramtrages particuliers qui ne se font que ponctuellement. Pour accder au module OUTILS, il faut cliquer sur licne OUTILS du menu. Lorsquon clique sur licne OUTILS, un tableau proposant de slectionner une socit saffiche.

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OUTILS

Ensuite on a accs aux fonctions suivantes : Paramtrage Utilitaires Langue Quitter

PARAMETRAGE

On peut paramtrer : la socit, le site et les caisses, limprimante ticket, limprimante chque, le tiroir caisse, limprimante code barre, le mailing client, lafficheur client, le TPE, les compteurs. Le paramtrage permet de dfinir toutes les spcifications lies votre tablissement.

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OUTILS

Socit

On peut crer ou modifier la socit. On peut modifier le type M D et le libell du magasin.

magasin dpt

version : il faut rpondre TC, si on utilise le logiciel en option Taille Couleurs et STD si on veut la version standard sans la gestion des tailles et des couleurs. groupe : lorsquon gre plusieurs magasins ayant des activits diverses on dfinit le groupe auquel appartient ce magasin

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OUTILS

Site et caisse

Lorsque plusieurs magasins sont grs laide de CASH OFFICE, on dfinit le nombre de caisses et de sites. Un site peut regrouper plusieurs caisses.

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OUTILS

Imprimante ticket

On peut modifier le ticket qui sort de limprimante lors dun achat Type : tous les drivers sont admis, il faut taper sur F11 pour obtenir la liste Port : de COM1 COM4 ; LPT1 et LPT2 On dfinit len-tte de la socit : son nom, son adresse, son numro de tlphone. Le pied du ticket peut contenir un texte personnalis.

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OUTILS

Imprimante chque

Il est possible de modifier limprimante chque. Type : tous les drivers sont admis, il faut taper sur F11 pour obtenir la liste Port : de COM1 COM4 ; LPT1 et LPT2 Ordre : on indique lordre auquel le chque doit tre libell. Lieu : lieu de cration du chque et date

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OUTILS

Tiroir caisse

On peut modifier le tiroir caisse Type : tous les drivers sont admis, il faut taper sur F11 pour obtenir la liste Port : de COM1 COM4 ; LPT1 et LPT2 Imprimante code barre On peut modifier limprimante code barre Type : tous les drivers sont admis, il faut taper sur F11 pour obtenir la liste Port : de COM1 COM4 ; LPT1 et LPT2 Nom fournisseur : oui non Dcoupe tiquette : oui non Nom socit : oui non Code saison : oui non N saut de lignes nombre de sauts de lignes Ref fournisseur oui non

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OUTILS

Lafficheur client

On peut modifier lafficheur client Type : tous les drivers sont admis, il faut taper sur F11 pour obtenir la liste Port : de COM1 COM4 ; LPT1 et LPT2 Message ligne 1 texte libre exemple : bonjour Message ligne 2 texte libre exemple : bienvenue chez IFB

TPE On peut modifier le TPE Port : de COM1 COM4 ; LPT1 et LPT2

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OUTILS

Compteurs

On peut paramtrer les diffrents moteurs. Dernier avoir Dernires arrhes Dernier chque cadeau Dernire commande Dernier bon de livraison Dernire proposition de commande Dernier client

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OUTILS

ADMINISTRATEUR
On peut changer le mot de passe de ladministrateur. Ancien mot de passe : indiquer lancien mot de passe Nouveau mot de passe : indiquer le nouveau mot de passe Confirmer

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OUTILS

UTILITAIRES
Mise jour de la structure de la base de donnes

Le message suivant saffiche : Vous allez mettre jour la structure des donnes de toutes les socits Il faut pour cela, fermer CASH OFFICE avant de valider la mise jour. La mise jour se fait automatiquement. Les tables qui sont mises jour sont affiches au fur et mesure.

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OUTILS

Importation des donnes de CASH OFFICE DOS V8

Cette option doit tre utilise par les clients possdant la version de CASH OFFICE sous DOS.

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OUTILS

Rgnration des donnes

On peut remettre zro les quantits avant la gnration. On peut lancer la gnration partir des bons de livraison, des journaux de vente, des avoirs pour une priode que lon dtermine.

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OUTILS

Purge des ventes

Cette option permet de purger les ventes pour une priode dtermine.

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OUTILS

Purge du stock

On peut supprimer les articles que lon slectionne par la touche choisir les articles. Cette purge se fait soit par les rfrences des articles, soit par les quantits par exemple suprieures zro ou au contraire infrieures zro. On peut supprimer toutes les socits. On peut demander la confirmation avant la suppression dun article. Utilitaires de bases de donnes Rparer : remise en tat de la base de donnes, la base est vrifie et si besoin elle est corrige automatiquement librer physiquement des espaces dans la bases de donnes de lapplication

Compacter : Quitter :

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OUTILS

MAINTENANCE

Les options suivantes sont proposes : Paramtres Internet Mise jour en ligne de Cash office Paramtres de sauvegarde Effectuer la sauvegarde

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