Manual de Mtodos & Rotinas para o ALMOXARIFADO

O presente manual de mtodos e rotinas visa exclusivamente a fluidez do processo de administrao do almoxarifado, tornando-o facilmente administrvel com transparncia. Para tanto MTODOS E ROTINAS, so as palavras chaves para um gerenciamento voltado exclusivamente para os problemas atinentes ao setor em questo. Seguir mtodos e rotinas pr-estabelecidos primordial para o aperfeioamento e aprimoramento das funes do Almoxarife. A impessoalidade do cargo deve traar o perfil do Almoxarife perfeito. Sua presena deve ser constante e permanente em seu local de trabalho, a fim de que possa desempenhar suas funes de alimentador da produo e guardio do patrimnio da empresa. Almoxarifado (Definio) Local onde se armazena matrias primas para transformao ou venda. Deve ser arejado, preferencialmente com divisrias em tela de arame galvanizado com boa resistncia a impactos e a ferrugem. Sua iluminao deve ser apropriada evitando-se o uso de lmpadas com emisso de radiao. Deve possuir prateleiras prprias em ao galvanizado ou anodizado, gndolas e armrios para o armazenamento a que se destina. Apenas as pessoas envolvidas na gesto do almoxarifado devem ter acesso a sua rea de armazenamento. A porta deve ser fechada e o atendimento dever sempre ser feito atravs de guich. Almoxarife (Definio)

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Pessoa que administra ou Gerencia o almoxarifado, recebendo mercadorias, conferindo-as, guardando-a e controlando sua posio no estoque, fsica e financeira, e ainda, distribuindo-as de acordo com requisies. Rotinas para o Almoxarife Controles Diante das facilidades atravs do uso da informtica, no se concebe, mesmo nas pequenas empresas, a no utilizao de softwares de gesto e controle para a administrao do almoxarifado. O controle do estoque formado atravs das diferenas conseguidas, tanto fsicas: metros quilos, litros e unidades..., como pelas diferenas financeiras ou custo dos metros, quilos, litros ou unidades, das entradas e sadas. necessrio estabelecer um mtodo seguro de registro com a obteno dos controles exato de todas as etapas que abrangem a administrao do almoxarifado. Pedidos O Departamento de Compras, ao fazer um pedido, deve obrigatoriamente, enviar ao almoxarifado uma cpia contendo as seguintes informaes: Nome do Fornecedor Endereo e telefone Contato com o Vendedor Prazo de entrega (informando o tempo de tolerncia) Produto solicitado com todas as informaes adicionais, tais como: cor, largura, gramatura,

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composio, quantidade comprada em metros, quilos etc... Nome da transportadora e condies do frete Preo e condies de pagamento Nome assinatura de quem realizou a compra Informao a que se destina o produto, transformao ou venda.

Ao receber a cpia do da solicitao de compra, o almoxarife deve criar uma pasta para arquivamento, por Coleo (caso no haja software disponvel) para posterior consulta. Cada compra, por menor que seja, deve ser documentada para que no haja dvidas sobre quem a autorizou, para que o controle de recebimento possa ser feito. Sob nenhuma hiptese o almoxarife dever receber produtos sem a devida ordem de compra.

Recebimentos Por ocasio do recebimento dos produtos comprados, o primeiro passo localizar o pedido na pasta e verificar: o Se o pedido realmente existe o Se todas as condies, especificadas na Nota Fiscal, conferem com as contidas na cpia do pedido. o Caso haja discordncias de informaes, informar imediatamente ao Departamento de Compras, consultando sobre o recebimento ou no do produto. o O segundo passo dar entrada no estoque, da quantidade recebida com seu respectivo preo sem esquecer os outros itens

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solicitados pela ficha de estoque ou software do computador. o Todas as informaes sobre o recebimento de matrias primas devem ser repassadas ao Planejamento e Controle da Produo (PCP), que dever dar destinao ou no ao produto recebido. o A cpia do pedido mais uma via da Nota Fiscal de recebimento, ou cpia dela, devero formar a Pasta de Pedidos recebidos por Coleo. o O armazenamento ser o terceiro passo. Ele dever ser feito de acordo com as instrues neste manual.. o Imediatamente aps o recebimento, feita a conferencia, a primeira via da nota fiscal deve ser enviada a contabilidade ou financeiro junto com uma cpia do pedido. o O Departamento de compras deve ser informado semanalmente, por escrito, sobre eventuais atrasos de entrega de produtos, em relatrio com as seguintes informaes: Tipo de Mercadoria Nome do Fornecedor Telefone e contato Prazo de Entrega

OBS. Na ocasio do recebimento de tecidos de qualquer espcie retirar uma amostra para testes de encolhimento e migrao de pigmentos. Disponibilizar essas retalhos ao setor encarregado de faz-lo, que dever submeter o resultados dos testes ao setor de produtos. Somente com a aprovao do setor de produto proceder a disponibilizao ao PCP para as emisses de OCs. Sadas

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Todas as sadas, sem nenhuma exceo, devem estar acompanhadas de uma requisio de mercadoria autorizada ou OC. No caso das Ordens de Corte deve-se proceder da seguinte forma:

o Receber a OC sempre acompanhada da Pea o o

o o Piloto e Ficha Tcnica e Requisio de Matrias Primas. Conferir a cor solicitada, verificando se no houve erros ou enganos quanto o tipo de tecido; fornecedor.(ver ficha tcnicas.) Conferir o tipo de tecido solicitado, verificando se no houve erro ou engano na solicitao do tecido. (ver fornecedor na Ficha Tcnica) Entregar seco de corte o produto a ser transformado; Dar baixa no estoque ; Separar o aviamento colocando-o em caixa plstica prpria com indicador do OC e referencia a que se destina. Dar baixa no estoque. O aviamento ficara no almoxarifado,aguardando, ate a entrada do produto na produo ou ate sua solicitao pela produo.

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Para os restantes dos itens sob a guarda do almoxarifado, as sadas sero efetuadas, como j foi dito, por requisio da seguinte forma: Requisio autorizada Entrega do produto Baixa no estoque

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Entende-se por requisio autorizada uma requisio assinada por quem de direito, Gerentes ou Encarregados de setor, em formulrio prprio, informando a quem se destina, quando e onde vai se usada. Estoque Mnimo A formao de estoque mnimo, deve-se ao fato de no se poder deixar em falta alguns segmentos da linha de produo ou no, de produtos bsicos, de uso continuo e que so usados independentemente do perodo do ano ou da estao em curso . Normalmente esses produtos so aqueles mais usados no dia a dia, tais como linhas nas cores bsicas (branca, natural, preta, marinho etc.) papeis para computadores, papel higinicos, lmpadas, botes de uso comum, formulrios para a emisso de etiquetas de composio, embalagens, etc... A maneira mais fcil de controlar o estoque mnimo desses produtos estabelecer uma regra muito simples: Verificar o prazo de entrega, indicado pelo fornecedor desses produtos O estoque mnimo ser sempre o consumo registrado no perodo indicado, como prazo de entrega, pelo fornecedor. Colocar um pedido de compra sempre que estoque chegue a esse numero mais 5% (cinco por cento). EX: O prazo de entrega de uma determinada cor de linha da qual tenho 80 cones em estoque, de 20 (vinte) dias.

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Meu consumo nesse perodo de 40(quarenta) cones de linha. Quando meu estoque chegar a 50 (cinqenta) cones de linha, coloco um pedido Dessa forma e aplicando-se essa regra, dificilmente haver falta de produtos bsicos ou de uso continuo. FIFO (First In Firs Out) A aplicao do mtodo FIFO (first in first out) de extrema importncia para uma melhor rotatividade dos produtos na prateleira. FIFO controla a posio de estoque na parteleira, fazendo com que o primeiro a entra seja o primeiro a sair, evitando assim que o produto que se deteriore por excesso tempo armazenado na parteleira. A arrumao na prateleira deve ser sempre de trs para frente, ficando os mais antigos sempre a frente, Dicas para o Almoxarife As sobras de linhas devolvidas ao almoxarifado devem ser separadas por titulagem, cor e composio, rebobinadas, de forma a formar um novo cone e disponibilizadas como se fossem novas, para outras OCs. As sobras de tecidos eventualmente devolvidas pelo corte devem ser medidas na maquina de reviso, confeccionando-se uma etiqueta, conforme instrues anteriores, reinseridas no sistema e disponibilizadas para novas OCs Uma das grandes dores de cabea do almoxarifado a guarda de sobras de aviamento fora de

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uso das colees passadas. Uma das solues a confeco de um painel com amostras desses aviamentos, exposto na sala de estilo, com referncia e quantidade disponvel para estimular seu uso pelo estilo em novas criaes. A guarda de tecidos de qualquer composio por muito tempo (mais de um ano) requer alguns cuidados especais tais como; embalagem em sacos plsticos, abrigo de iluminao direta ou sol, empilhamento de acordo com as instrues do fabricante. Nunca deve se empilhar tecidos na posio vertical ou em prateleiras que no tenham a largura da pea de tecido. Armazenamento de tecidos Os tecidos planos devem ser armazenados em estantes prprias, na posio horizontal, observando-se o empilhamento mximo de seis peas sobrepostas, sem desnveis, de modo que o canudo protetor no se quebre. As malhas ou tecidos planos devem ser armazenados em estantes prprias, na posio horizontal, observando-se o empilhamento mximo recomendado e quatro peas, na posio horizontal, de modo que as pontas das peas no fiquem em balano na prateleira. As malhas de composio mista, lycra, cottons lycra, polisteres, viscoses, poliamidas etc...devem ficar protegidas da luz intensa, para evitar o efeito fotoqumico muito comum nesses produtos, que causa o desbotamento das partes expostas luz. Recomenda-se a embalagem das peas, mesmo em uso, em sacos plsticos, semitransparentes, hermeticamente fechados. Com esses, procedimentos, nos tecidos mais sensveis evitam-se as quebraduras e desbotamento, muito

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comuns em tecidos de composio mista notadamente nas cores escuras. Todas as peas, antes de serem estocadas, devem receber uma etiqueta, tipo bandeira, em papel carto, com as seguintes instrues: Cabealho Produto Fabricante Quantidade Composio Nmero da Nota Fiscal Data de recebimento

O preenchimento dessas etiquetas ser feito da seguinte forma: Corpo da Etiqueta Destino-Nmero da OC a que se destina. Sada - Quantidade de metros gasto na OC. Salda - Saldo em metros na pea.

A etiqueta deve ser confeccionada em papel carto rgido com as seguintes medidas 10x20cm. Armazenagem de Linhas As linhas devem ser armazenadas, protegidas da luz e umidade em local ventilado e seco. De preferncia deve-se adotar o sistema de armazenamento por famlia, seguindo-se seguinte critrio: Fornecedores Titulagem

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 Composio Cores No caso de pouco espao, o sistema de armazenamento mais recomendvel o que se seguem: Titulagem Composio Cores Cuidado especial deve ser dado ao armazenamento de fios de polister. Batidas fortes nos fortes nos cones podem causar estragos com danos irreparveis a linha com a perda de todo cone. Os cones devem ser protegidos de modo que no sofram qualquer impacto ou ranhura. Para melhor distribuio de linha na produo, seja ela interna e, principalmente externa, recomendvel que o almoxarifado tenha uma maquina de rebobinar, com distorcedor, para multiplicar os cones, e dessa forma reduzir substancialmente a compra de linhas e fios. Armazenamento de Produtos de Fcil Combusto ou Inflamveis Plsticos, lcool, leos, tiners, tinta e etc.., devem ser armazenados em rea separada, de preferncia em local de fcil acesso e com proteo de extintores prprios. Nunca devem estar juntos a papel ou tecidos.

Ferramentas Essenciais e Indispensveis para o Almoxarifado

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Mquina de Reviso de Tecidos Balanas de Preciso Software de Gesto Computadores confiveis

Consideraes Finas A rea do almoxarifado deve estar sempre limpa. Nenhum produto alheio empresa ou de uso particular, deve ser mantido dentro do almoxarifado. Bolsas, mochilas e pertences pessoais devem ficar guardados em lugar com destinao prpria. O ambiente deve ser, exclusivamente, de recebimentos, estocagens e sadas de produtos para produo. Em nenhuma hiptese ou circunstancia deve-se manter, guardar ou armazenar, no Almoxarifado produtos sem o devido registro no software de gesto ou sem os devidos documentos de compra e fiscal.
Milton Mota (85)9178 6313 mmtec@hotmail.com

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