MANUAL DE FUNCIONES

NDICE

Contenido
1.1 STAFF GERENCIAL 3 1.1.1 GERENTE GENERAL...................................................................................................3 1.1.2 GERENCIA ADMINISTRATIVA ....................................................... 5 1.1.3 GERENTE DE OPERACIONES................................................................................... 7

1.2 STAFF TCNICO.......................................................................................................... 10 1.2.1 TCNICO ESPECIALIZADO...................................................................................... 12 1.2.2 DISEO TCNICO....................................................................................................... 13 1.2.3 CHOFER........................................................................................................................ 14

1.3 STAFF ADMINISTRATIVO........................................................................................ 15 1.3.1 ASISTENTE CONTABLE............................................................................................ 15 1.3.2 ASISTENTE ADMINISTRATIVO............................................................................... 17 1.3.3 MENSAJERO................................................................................................................ 22

MANUAL DE FUNCIONES
STAFF GERENCIAL

1.1.1 GERENTE GENERAL Funciones y Autoridad El Gerente General de SteelArt C.A. acta como representante legal de la empresa, fija las polticas operativas, administrativas y de calidad. Es responsable ante los accionistas, por los resultados de las operaciones y el desempeo organizacional, junto con los dems gerentes funcionales planea, dirige y controla las actividades de la empresa. Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos ejecutivos, administrativos y operacionales de la organizacin. Acta como soporte de la organizacin a nivel general, es decir a nivel conceptual y de manejo de cada rea funcional, as como con conocimientos del rea tcnica y de aplicacin de nuestros productos y servicios. Es la imagen de la empresa en el mbito externo e internacional, provee de contactos y relaciones empresariales a la organizacin con el objetivo de establecer negocios a largo plazo, tanto de forma local como a nivel internacional. Su objetivo principal es el de crear un valor agregado en base a los productos y servicios que ofrecemos, maximizando el valor de la empresa para los accionistas. Sus principales funciones: Liderar el proceso de planeacin estratgica de la organizacin, determinando los factores crticos de xito, estableciendo los objetivos y metas especficas de la empresa. Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas. A travs de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de accin a corto, mediano y largo plazo. Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles. Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de accin. Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada rea funcional liderada por sus gerentes.

Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa. Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para potenciar sus capacidades. Ejercer un liderazgo dinmico para volver operativos los planes y estrategias determinados. Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos organizacionales. Medir continuamente la ejecucin y comparar resultados reales con los planes y estndares de ejecucin (autocontrol y Control de Gestin).

Otras actividades Supervisa constantemente los principales indicadores de la actividad de la empresa con el fin de tomar decisiones adecuadas, encaminadas a lograr un mejor desempeo de la empresa. Mantiene contacto continuo con proveedores, en busca de nuevas tecnologas o materias primas, insumos y productos ms adecuados. Decide cuando un nuevo producto ha de ingresar al mercado. Se encarga de la contratacin y despido de personal. Est autorizado a firmar los cheques de la compaa, sin lmite de monto. Cualquier transaccin financiera mayor como obtencin de prstamos, cartas de crdito, asignacin de crditos a clientes, etc. deben contar con su aprobacin.

Jefe Inmediato: Reporta al Directorio de accionistas Supervisa a: Gerente Financiero, Gerente de Operaciones. Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por las gerencias que el designe en reas especficas de accin.

Delegaciones especficas se realizarn a travs de memorndum.

1.1.2 GERENCIA ADMINISTRATIVA

Funciones y Autoridad El gerente administrativo tiene varias reas de trabajo a su cargo, en primer lugar se ocupa de la optimizacin del proceso administrativo, el inventario, y todo el proceso de administracin financiera de la organizacin. Sus responsabilidades son: Anlisis de los aspectos financieros de todas las decisiones. Anlisis de la cantidad de inversin necesaria para alcanzar las ventas esperadas, decisiones que afectan al lado izquierdo del balance general (activos). Ayudar a elaborar las decisiones especficas que se deban tomar y a elegir las fuentes y formas alternativas de fondos para financiar dichas inversiones. Las variables de decisin incluyen fondos Internos vs. Externos, fondos provenientes de Deuda vs. Fondos aportados por los accionistas y financiamiento a largo plazo vs. Corto plazo. La forma de obtener los fondos y de proporcionar el financiamiento de los activos que requiere la empresa para elaborar los productos cuyas ventas generarn ingresos. Esta rea representa las decisiones de financiamiento o las decisiones de estructura del capital de la empresa. Anlisis de las cuentas especficas e individuales del balance general con el objeto de obtener informacin valiosa de la posicin financiera de la compaa. Anlisis de las cuentas individuales del estado de resultados: ingresos y costos. Control de costos con relacin al valor producido, principalmente con el objeto de que la empresa pueda asignar a sus productos un precio competitivo y rentable. Anlisis de los flujos de efectivo producidos en la operacin del negocio. Proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las operaciones de la organizacin y maximizar el valor de la misma. El gerente financiero interacta con las otras gerencias funcionales para que la organizacin opere de manera eficiente, todas las decisiones de negocios que tengan implicaciones financieras debern ser consideradas. Por ejemplo, las decisiones de negocios de la gerencia general afectan al crecimiento de ventas y,

consecuentemente modifican los requerimientos de inversin, por lo tanto se deben considerar sus efectos sobre la disponibilidad de fondos, las polticas de inventarios, recursos, personal, etc.

El gerente financiero vincula a la empresa con los mercados de dinero y capitales, ya que en ellos es en donde se obtienen los fondos y en donde se negocian los valores de la empresa, siempre con autorizacin previa del Gerente General.

Es el encargado de la elaboracin de presupuestos que muestren la situacin econmica y financiera de la empresa, as como los resultados y beneficios a alcanzarse en los perodos siguientes con un alto grado de probabilidad y certeza.

Negociacin con proveedores, para trminos de compras, descuentos especiales, formas de pago y crditos. Encargado de los aspectos financieros de todas las compras que se realizan en la empresa.

Negociacin con clientes, en temas relacionas con crdito y pago de proyectos. Manejo del inventario. Optimizar los niveles de inventario, tratando de mantener los das de inventario lo ms bajo posibles. Control completo de los depsitos, monitoreo y arqueos que aseguren que no existan faltantes. Monitoreo y autorizacin de las compras necesarias de materia prima. Manejo y supervisin de la contabilidad y responsabilidades tributarias con el ISLR. Asegura tambin la existencia de informacin financiera y contable razonable y oportuna para el uso de la gerencia. Manejo de la relacin con el proveedor del servicio de tercerizacin contable y auditores. Encargado de todos los temas administrativos relacionados con recursos humanos, nmina, prstamos, descuentos, vacaciones, etc. Manejo del archivo administrativo y contable. Aprobacin de la facturacin que se realiza por ventas. Supervisin de la facturacin de proyectos hecha bajo lo establecido en los contratos firmados con el cliente.

Otras actividades Administrar y autorizar prstamos para empleados. Manejar la relacin directa con Bancos (obtencin y renovacin de prstamos, transacciones en dlares, etc.) Elaboracin de reportes financieros, de ventas y produccin para la Gerencia General.

El Gerente Administrativo deber llevar a cabo cualquier otra actividad determinada por el Gerente General.

Jefe Inmediato: Gerente General Supervisa a: Asistente administrativa, contabilidad, asistente contable, bodeguero. Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por el Gerente General y las personas que se designen para tareas operativas especficas. Cualquier delegacin especfica se har a travs de un memorndum.

1.1.3 GERENTE DE OPERACIONES Funciones y Autoridad El Gerente de Operaciones tiene a su cargo el manejo del departamento tcnico dentro del que se incluye la elaboracin y supervisin de proyectos, as como tambin brindar servicio tcnico a los clientes en la correcta utilizacin de los productos, planea y ejecuta cualquier cambio, modificacin o mejora. Tiene total autoridad en el manejo del personal a su cargo, est autorizado para la contratacin de personal temporal para proyectos, contratacin de personal definitivo junto con la gerencia general. Adicionalmente tiene autoridad total en el manejo de las ventas dentro de la razonabilidad del negocio. Tiene la libertada para negociar con los clientes y otorgar crdito tomando en cuenta ciertos criterios como: el financiamiento recibido por los proveedores, el tiempo del proyecto, el monto de la venta, la rentabilidad del proyecto y el efecto en la liquidez de la empresa. Adems se encarga totalmente del manejo de la importacin y exportacin de materiales.

Ventas Es el responsable de establecer el contacto cuando se realiza una venta, con el objetivo de detectar las necesidades del cliente. El Gerente de Operaciones elabora un bosquejo del proyecto con los datos proporcionados por el cliente para que los dibujantes puedan realizar el plano. Es el encargado de realizar los clculos para aquellos proyectos que lo requieran. Es el responsable de elaborar la lista de materiales que se va a utilizar en un determinado proyecto as como tambin el presupuesto del mismo. El Gerente de Operaciones es quien realiza la presentacin del proyecto junto con su cotizacin, adems de encargarse de la negociacin con el cliente en cuento a precio y crdito. Tcnico El Gerente de Operaciones es el encargado de realizar la planificacin de materiales y tiempo de entrega de todos los proyectos. Para cada uno de los proyectos se debe asignar el personal que va a llevar a cabo toda la ejecucin. El Gerente de Operaciones se encarga de la supervisin del proyecto y de la entrega del mismo al cliente.

Es el responsable de atender al cliente cuando requiere servicio tcnico, asignndole un tcnico para resolver el problema del cliente, considerando que se debe atender al cliente el mismo da o mximo al da siguiente de ser posible.

Importaciones y exportaciones Es el encargado de realizar y supervisar todo el proceso que tiene que ver con la importacin de materiales y equipos considerando que para importar una suma mayor a 10.000 dlares se debe pedir aprobacin de la Gerencia General. Es responsable de la relacin directa con los proveedores en el extranjero, para pedir cotizacin y realizar la negociacin. Realiza la coordinacin de la importacin con el agente afianzado de aduanas. Enviar el packing list y la factura. Coordinar el transporte si el agente afianzado no se encarga del mismo. Revisar la mercadera cuando llega a SteelArt C.A. Es responsable de realizar y supervisar todo el proceso de exportacin de materiales de riego. Elaborar el packing list y la factura del material que se va a exportar. Contratar al agente afianzado de aduanas, as como el transporte. Realizar el seguimiento de la exportacin hasta que llegue a su lugar de destino.

Otras actividades Manejo de relaciones pblicas con el cliente. Contratacin de transporte de materiales. El Gerente de Operaciones realizar cualquier otra actividad solicitada por la Gerencia General.

Jefe Inmediato: Gerente General Supervisa a: Personal tcnico especializado, dibujante, jefe de taller, soldador, chofer, ayudante 1 y 2. Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por la gerencia general y las personas que se designen para tareas operativas especficas. Cualquier delegacin especfica se har a travs de un memorndum.

1.2 STAFF TCNICO 1.2.1 TCNICO ESPECIALIZADO Funciones y Autoridad Sus principales responsabilidades son las siguientes: Responsable de la instalacin elctrica de los proyectos. Responsable del funcionamiento de los equipos instalados ante el cliente. Brindar el servicio tcnico a los clientes. Responsable de los equipos a su cargo.

Actividades principales Actividades de servicio tcnico Visitar a los clientes de forma diaria para dar servicio tcnico a los mismos. Encargado de atender las solicitudes de servicio tcnico que recibe la Gerencia de Operaciones. Notificar a la Gerencia de Operaciones los clientes que solicitan servicio directamente al tcnico. Dirigir los requerimientos del cliente a la Gerencia de Operaciones para realizar la venta. Actividades de instalaciones elctricas Realizar el cableado y la conexin de vlvulas en el proyecto. Puesta en marcha de los equipos

Capacitacin del cliente sobre el correcto funcionamiento del sistema. Verificacin del correcto funcionamiento del sistema. Responsable de la entrega/recepcin del proyecto, la cual es importante para la posterior firma de la entrega/recepcin realizada por el Gerente de Operaciones.

Nota: las actividades descritas anteriormente las lleva a cabo en proyectos en el Ecuador y los de fuera del pas de ser requerido.

Otras actividades Entrega de facturas, materiales, realizar la cobranza y todas las actividades que el gerente le solicite. Mantenimiento de las instalaciones de la empresa.

Apoyo en temas computacionales bsicos. Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones. Supervisa a: Instaladores. Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por otro tcnico siempre y cuando el volumen de trabajo lo permita y sea autorizado por el Gerente de operaciones.

1.2.2 DISEO TCNICO Funciones: Sus principales responsabilidades son las siguientes: Dibujar los planos. Obtener la cantidad de materiales necesarios para realizar cada proyecto (tuberas, ductos, conchas, laminas, etc.) Optimizar el diseo de tal forma que se pueda tener una cotizacin lo ms competitiva posible. Actividades principales Dibujo de todos proyectos. Revisin del plano con la Gerencia de Operaciones y la Gerencia General. Archivar los proyectos dibujados, para tener una referencia de anteriores trabajos. Actualizacin de la biblioteca de todos los accesorios que se mantienen en el catlogo de productos de la empresa. En lo que se refiere a los proyectos en el interior se elabora un detalle con cada tipo de accesorio a utilizar, mientras que en los proyectos locales se elabora un listado parcial. Realizar el diseo de estructuras, tales como Techos, Galpones, Depsitos, Cuartos Refrigerados, Modificacin de Fachada, Remodelaciones, etc. En el diseo de estas estructuras se tiene la asistencia de la Gerencia de Operaciones y la Gerencia General. Se debe presentar un listado de los accesorios necesarios para la construccin de la estructura. Es responsabilidad del dibujante entregar un plano correctamente organizado segn los parmetros entregados por la Gerencia de Operaciones.

Otras actividades Trabajo de campo para hacer mediciones en caso de no tener levantamiento planimtrico. Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones. Supervisa a: No tiene personas a su cargo. Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por otro dibujante.

1.2.3 JEFE DE TALLER FUNCIONES Dirigir el funcionamiento del taller para la ejecucin de actividades programadas por la Gerencia de Operaciones y de mantenimiento correctivo, preventivo y productivo, coordinando y distribuyendo el trabajo a realizar en el taller de acuerdo a lo planificado por la Gerencia de Operaciones, instruyendo al personal para su ejecucin y verificando la calidad de los trabajos, a fin de satisfacer los requerimientos de los clientes. Actividades principales

Dirige, coordina y controla las acciones necesarias en el taller, para el desarrollo de las actividades programadas y operaciones propias de ste.

Coordina y controla dentro del taller las actividades de los grupos de trabajo que laboran dentro de ste.

Planifica y programa las labores de mantenimiento correctivo, preventivo y productivo a realizar en el taller.

Estudia la factibilidad tcnica de la ejecucin de los trabajos dentro del taller, y planifica y coordina lo necesario para su realizacin.

Elabora la lista de requisicion de materiales. Coordina la ejecucin de las rdenes de trabajo. Firma las rdenes de trabajo para la entrega de materiales y equipos al personal. Suministra al personal a su cargo los materiales y equipos de trabajo, utilizados para la realizacin de las tareas.

Controla la entrada y salida al taller de materiales y equipos de trabajo, utilizados en la ejecucin de las tareas.

Planifica, coordina y programa cursos de mejoramiento tcnico para el personal del taller.

Canaliza la dotacin de materiales y equipos para el taller, a travs Gerencia de Operaciones que le compete.

Lleva registro y control de los trabajos realizados y/o a realizar en el taller. Asigna las actividades del personal a su cargo. Supervisa y controla las actividades del personal a su cargo, para determinar la calidad del trabajo realizado y recomendar los ajustes necesarios.

Supervisa y controla el personal a su cargo. Evala el personal a su cargo. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral e industrial establecidos por la Gerencia de Operaciones.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea solicitada por su jefe inmediato.

1.2.4 SOLDADOR Funciones. El soldador posee habilidades y destrezas operativas y conocimientos tecnolgicos propios de la ocupacin y de los procesos productivos, con equipos convencionales y especiales. Asimismo posee conocimientos tecnolgicos especficos y complementarios relacionados con las matemticas, fsica, dibujo tcnico, seguridad industrial/ambiental, comunicacin oral/escrita, ingls tcnico e informtica. Tiene capacidades polifuncionales acordes con las exigencias de calidad de la actividad productiva industrial, para conducirse con autonoma en un puesto de trabajo. Actividades principales Al nivel de su competencia, realiza las funciones y tareas siguientes:

Interpreta planos de taller y rdenes de trabajo y prepara su plan de trabajo. Prepara y acondiciona el material a soldar, selecciona equipos, material de aporte y herramientas de medicin y control.

Suelda metales ferrosos y no ferrosos en diferentes posiciones, con equipos convencionales de soldadura oxiacetilnica, elctrica y por resistencia.

Aplica soldadura MIG, MAG y TIG en productos metlicos especiales; as como efecta corte por plasma.

Suelda partes en estructuras, recipientes, ductos, calderos, construcciones navales y otros ramos afines.

Realiza control de calidad y pruebas de resistencias de las soldaduras segn normas tcnicas nacionales e internacionales.

Realiza mantenimiento bsico de los equipos de su uso y del taller. Reconoce los materiales de trabajo e insumos segn especificaciones y normas tcnicas.

Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones. Supervisa a: No tiene personas a su cargo. Delegaciones: Podr tomar vacaciones o ausentarse de la empresa previa autorizacin del Gerente de Operaciones.

1.2.5 CHOFER Funciones Entre sus responsabilidades se encuentran: Encargado de las tareas de transportacin que sean encargadas por el Gerente de Operaciones. Llevar a mantenimiento su carro.

Actividades principales Encargado de la transportacin de materiales desde los proveedores hacia SteelArt C.A. Transportar a los tcnicos hacia los sitios de trabajo y de regreso a la empresa. Transportar los materiales. Brindar el servicio de mensajera. Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones. Supervisa a: No tiene personas a su cargo.

Delegaciones: Podr tomar vacaciones o ausentarse de la empresa previa autorizacin del Gerente de Operaciones.

1.3 STAFF ADMINISTRATIVO

1.3.1 ASISTENTE CONTABLE Funciones y Autoridad Las responsabilidades principales son las siguientes: Manejo de clientes, nmina, bancos y viticos. Coordinacin de la entrega de informacin a la empresa que realiza la contabilidad. Manejo de cuentas personales de la Gerencia General.

Actividades principales Actividades proveedores Recepcin de facturas y comprobantes de retencin. Mantener el archivo de proveedores. Coordinar el pago a proveedores, fechas de vencimiento y valores de pago.

Actividades bancos Custodia y emisin de cheque en coordinacin con la Gerencia Financiera. Conciliaciones bancarias. Manejo del libro de bancos. Manejo de papeletas de depsito y coordinacin del depsito.

Actividades clientes Recepcin diaria de cobranza causada por ventas de contado. Archivo de facturas secuenciales del cliente. Manejo de facturas y comprobantes de retencin.

Actividades nmina Encargado del proceso de nmina que tiene que ver con el manejo de los ingresos, descuentos, bonos de alimentacin, seguros de asistencia mdica, descuentos del IVSS y retenciones de impuestos de los empleados.

Creacin de carpetas de empleados para registro de cdulas, documentos del IVSS, contratos de trabajo, avisos de entrada, y cualquier otro documento relacionado con el empleado.

Elaboracin de memos de permisos. Lleva el control de vacaciones y permisos, as como de das adicionales de trabajo.

Todo esto es en la parte operativa, no de autorizacin Actividades viajes Manejo de facturas y viticos. Elaboracin de memos de viticos. Control de los respaldos.

Actividades contabilidad Coordinacin de la entrega de informacin a los contadores. La empresa que realiza la contabilidad va a SteelArt una (1) ves al mes en la cual el asistente contable debe entregar carpetas de proveedores, clientes, comprobantes de retencin, egresos de caja, registro de nmina, notas de crdito, libro de bancos y conciliaciones. Actualizacin contina de los archivos. Se encarga de hacer que las facturas sean autorizadas por las gerencias cuando se debe realizar una compra. Actividades cuentas de la Gerencia General Realizacin de pagos de gastos personales. Conciliaciones bancarias. Custodia de las chequeras. Elaboracin de reporte de ingresos y egresos.

Otras actividades Manejo de caja chica y ventas de contado. Cobranza. Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente Financiero. Supervisa a: No tiene personas a su cargo. Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por el gerente financiero y las personas que se designen para tareas operativas especficas.

1.3.2 ASISTENTE ADMINISTRATIVO Funciones y Autoridades Este cargo implica las siguientes responsabilidades: Atencin a clientes. Realizar los cobros de las ventas de contado. Manejo de caja chica. Manejo de suministros de oficina. Coordinacin de los viajes de las diferentes personas. (Tcnicos y Gerentes) Elaboracin de memos y cartas Asistencia directa de Gerencias. Archivar consumo de gasolina que le pasa contabilidad. Coordinacin de las compras que solicita Gerencia. Control del fax y correspondencia. Cobros a clientes todos los viernes de acuerdo al listado entregado por el Gerente Financiero. Ingreso de datos al sistema. Mantener un control de los servicios bsicos que hay que pagar. (se pasa un reporte mensual de los que hay que pagar)

Actividades principales Actividades manejo de caja chica Entrega de fondos a las personas autorizadas que los requieren. Archivo de las facturas de respaldo para la reposicin de la caja chica.

Actividades ventas Recepcin del cobro de las ventas de contado. Entregar los pagos en efectivo o cheque al Gerente Financiero diariamente, junto con las facturas y retenciones. Elaboracin de reporte diario de ventas donde se incluye la fecha, el nmero de factura, retencin y el tipo de pago. Este reporte debe ser entregado al Gerente Financiero. Actividades compras Realizar la cotizacin de varios proveedores de acuerdo a la solicitud de gerencia. Entregar las cotizaciones al gerente que lo solicito.

Actividades cobranza El gerente financiero entregar todos los viernes una lista de los clientes que hay que solicitar la cobranza. Comunicarse con el cliente y solicitar el cobro. Coordinar con la Gerencia de Operaciones el envo del chofer para retirar el cobro. Entregar al medio da del viernes al Gerente Financiero un informe de cobranzas.

Actividades atencin a clientes Brindar atencin a los clientes que se comunican a la empresa, transmitiendo la llamada a la persona requerida. Brindar atencin a los clientes que vienen a la empresa, dirigindoles con la persona que los va a atender. Encargarse del envi y recepcin de fax, as como tambin la elaboracin de cartas y memorndums. Actividades de asistencia en viajes Coordinacin con la agencia de viajes y con la asistente de contabilidad lo que se refiere a viticos y transportacin de las personas que van a viajar. Otras actividades Apoyo al Gerente General en lo que requiera. Coordinacin de actividades sociales de la empresa. Realizar cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente Financiero. Supervisa a: No tiene personas a su cargo. Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por la asistente de contabilidad y por cualquier otra persona designada para actividades operativas especficas.

1.3.6 SECRETARIA Funciones y Autoridades.

Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad. Transcribe a mquina o en computador correspondencia como: oficios, memorndos, informes, y cuenta y otros documentos diversos. Llena a mquina o a mano formatos de rdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, rdenes de compra y dems formatos de uso de la dependencia. Recibe y enva correspondencia. Opera la mquina fotocopiadora y fax. Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia. Realiza y recibe llamadas telefnicas. Actualiza la agenda de su superior. Toma mensajes y los transmite. Brinda apoyo logstico en la organizacin y ejecucin de reuniones y eventos. Convoca a reuniones de la unidad. Archiva la correspondencia enviada y/o recibida. Actualiza el archivo de la unidad. Distribuye la correspondencia de la unidad. Elabora cheques. Desglosa y entrega cheques. Lleva control de caja chica. Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad. Tramita pasajes, alojamiento y viticos en caso de movilizacin de su superior. Elabora actas de notas. Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada. Maneja constantemente equipos y materiales de fcil uso y medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa. Es responsable indirecto de dinero en efectivo, ttulos y valores y custodia de materiales.

El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad administrativa a la que pertenece y/o frecuentes con los clientes a fin de ejecutar lo relativo al rea, exigindose para ello una normal habilidad para obtener cooperacin.

Jefe Inmediato: Asistente Administrativo Supervisa a: No est tiene ninguna persona a cargo. Delegaciones: Podr tomar vacaciones o ausentarse de la empresa previa autorizacin del Gerente de Administrativo.

1.3.7 MENSAJERO Funciones y Autoridades. Entre sus responsabilidades se encuentran: Realizar labores de mensajera.

Actividades principales Realizar depsitos en los diferentes bancos. Llevar documentacin a los proveedores, clientes o lugares indicados. Retirar cobros en la locacin del cliente. Atender cualquier solicitud del rea administrativa o tcnica. Retiro de materiales en la locacin del proveedor.

Jefe Inmediato: Asistente Administrativo Supervisa a: No est tiene ninguna persona a cargo. Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por uno de los choferes.