Como usar o Outlook configurar o Outlook dicas e truques do Outlook

Outlook 60 Dicas teis

Segue 60 dicas rpidas que voc mesmo pode implementar no seu Outlook. Dicas como estas, passei em Palestras de Produtividade em diversas empresas aqui no Brasil. Se voc colocar em prtica 20%, voc ser 5 min. mais rpido por dia faa os clculos e veja o quanto economizar em 1 ms de trabalho.

E-mail Bsico
1. Painel de Navegao As pastas do Outlook e o Painel de Navegao ficam esquerda. Clique e arraste a barra divisora horizontal para ajustar os botes visveis.

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Para encontrar Endereos Clique em Para:, Avanado, Localizar (Advanced, Find), para fazer a busca por um campo, diversos campos com um nome inteiro ou apenas parte. Tambm possvel fazer a busca diretamente na linha Para: usando o Enter. Vrios Endereos Digite vrios endereos separando-os por ponto e vrgula;

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Preenchimento de nome - CTRL-K para preencher rapidamente um nome. Propriedades do nome Clique duas vezes sobre o nome para acessar suas propriedades. Clique na guia Organizao para ver o gestor. Anexos Inserir/Arquivo (Insert/File) escolha os arquivos e anexe-os, escolha o menu lateral do boto inserir (Insert) para inserir como um texto no corpo da mensagem. Ou ento use o cone do clipe/anexar arquivo na barra de ferramentas. Vrias Assinaturas para suas vrias funes (Multiple Signature Blocks) Configurar em Ferramentas / Opes / Formato de E-mail / Assinaturas (Tools/Options/Mail Format/Signatures). Podem ser copiadas assinaturas existentes no Word & E-mail. Se voc est usando o Word como seu editor de e-mail, basta clicar com o boto direito do mouse em qualquer lugar da assinatura e escolher outra assinatura no menu que aparece. Todas

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as assinaturas que voc criou e armazenou sero exibidas no menu. Sinalizao para acompanhamento (Follow-up flags)- Aplique s mensagens, informando 3 semanas, 2 meses, etc. para configurar a data e a hora do lembrete. Use a opo Agora para sinalizador instantneo

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Rastreamento de Mensagens e Opes de Entrega (Message Tracking & Delivery Options) As opes na barra de ferramentas da mensagem, configuram a Prioridade, Solicitao de confirmao de entrega, Solicitao de confirmao de leitura, No entregar antes de, Vencimento aps data/horrio (Importance, Delivery Receipt and Read Receipt, Do

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not deliver before, Do not deliver after date/time). Notificao de e-mail Ferramentas/ Opes/ Preferncias/ Opes de e-mail/ Opes de e-mail avanadas/Configurao de Alerta da rea de Trabalho (Tools/Options/Preferences/ E-mail Options/ Advanced E-mail Options/ Desktop Alert Settings) permite configurar diferentes opes de alertas de novos e-mails. Desabilitado quando PPT mostrado.

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Verificador Ortogrfico (Spell Check) automtico com o envio, e como o editor de email padro o Word, voc pode tirar proveito de alguns recursos. Ferramentas/Opes/Ortografia (Tools/Options/Spelling) para configurar opes. Painel de Leitura Exibir /Painel de Leitura/ Direita (View/Reading Pane/ Right). Exibe 30% mais informao na tela com maior facilidade de leitura no sentido vertical. Opes de Agrupamento Exibir/Organizar por/Mostrar em Grupos (View/Arrange By/Show in Groups) para agrupar e-mails. Data, Conversao, Tamanho, De (Date, Conversation, Size, From) e outras categorias. Exibir/Expandir/ Reduzir Grupos (View/

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Expand/ Collapse Groups) para ver mais ou menos. Responder e Encaminhar mensagens Responder/Responder

todos/Encaminhar (Reply/Reply To All/Forward) usar responder a todos com cuidado! Mensagens encaminhadas incluem anexos; as respostas no incluem os anexos. 8. Anexos, abrir e salvar Clique com o boto direito no anexo e Salvar como (Save As), ou Arquivo/Salvar/Anexos (File/Save Attachments) para salvar diversos anexos de uma s vez. Ou ento Arraste e solte os anexos para a rea de trabalho. Criao de Pastas Clique com o boto direito na lista de pastas, Nova Pasta (New Folder) para criar pastas. Clique com o boto direito sobre o item, escolha mover para pasta para inserir na pasta. possvel arrastar e soltar diretamente, Editar/Mover para Pasta (Edit/Move to Folder) mantm na memria a ltima movimentao, o comando Mover para Pasta (Move to Folder) na barra de ferramentas lista os ltimos 10 locais. Arrastar e soltar na rvore de pastas para abrir a pasta e expandir as sub-pastas, mesmo quando fechada. 10. Pastas Favoritas Acrescente as pastas usadas com freqncia a uma lista de Favoritos. Arraste e solte uma das Pastas de E-mail(Mail Folders) para a rea Pastas Favoritas. Arraste e solte para reposicionar em favoritos. Clique com o boto direito para remover.

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Calendrio Bsico

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Colorir Compromissos Aplicar etiquetas coloridas clicando com o boto direito do mouse sobre o compromisso, Rtulo (Label), e escolhendo uma dentre 10 cores pr-definidas. Selecione Editar rtulos para mudar nomes. Tambm possvel selecionar Rtulo(Label) na

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caixa de dilogo de um Compromisso (Appointment). Marcar Compromisso Selecione e digite o novo compromisso diretamente na grade de calendrio ou use o boto Novo da Barra de tarefas e clique em Compromisso (Toolbar New Appointment). Escolha Data, Hora de incio e trmino e Lembrete. Digite o texto e anexos na janela de texto. H opo para marcar como Particular no canto inferior direito.

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Mudar e Mover Compromissos- Arraste o incio ou o final para ajustar, Arrastar esquerda para mover, soltar sobre outra data. Arrastar e soltar segurando a tecla CTRL para fazer uma cpia do compromisso. Janela de Lembretes (Reminder) Todos os lembretes so listados em uma nica caixa de dilogo. Exibir/Janela de lembretes(View /Reminders Window) para visualizar pop-ups na data marcada. Descartar (Dismiss) individualmente ou Descartar tudo(Dismiss All).

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Shift+Click para selecionar diversos lembretes e colocar todos no modo Adiar (Snooze). Exibir diversas datas no calendrio - CTRL+ Data no calendrio = datas descontnuas. Atalhos de Teclado para diversos dias Alt-1, exibe s 1 dia , Alt-7, exibe de 7 at 10 dias. Marcar Compromisso em Grupo Selecionar na Barra de ferramentas Novo/Compromisso/ Para (New/Meeting Request To) para escolher participantes obrigatrios e opcionais, opo de reunio on-line no meio para NetMeeting e conferncia. Guia de agenda mostra horrios livres/ocupados de participantes, passe o mouse sobre barras livre/ocupado para ver detalhes de compromissos, clique para abrir compromisso. Detalhes de agendas de outros usurios s ficam disponveis se houver permisso. Preencher detalhes compromisso e enviar

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Aceitar compromisso Aceitar, provisrio ou recusar, tambm Exibir calendrio para decidir, responder para Organizador, acompanhamento das respostas. Proposta de Novo Horrio Visualiza horas livres/ocupadas de outros participantes e prope novo horrio para o organizador. Ao aceitar, o organizador automaticamente notifica todos os participantes. Economiza vrias etapas no reagendamento de reunies.

Contatos
1. Como encontrar contatos Encontrar rapidamente na barra de ferramentas Clique qualquer parte de um nome em Digite um contato (Type a contact to find), tecle Enter para realizar a busca. As buscas anteriores ficam listadas no menu suspenso. Fotos em Contatos Clique no boto Adicionar Imagem de Contato para acrescentar uma foto. Clique com o boto direito para remover. Sinalizadores de Acompanhamento Sinalize contatos para acompanhamento, contatos passados aparecem em vermelho, caixa de informao indica cumprimento do que foi sinalizado. 4. 5. Aes de contato Aes: envia cartas do Word, faz chamadas, envia e-mail, mapeia endereo na Web. Exportao de Contatos Exporte para o Access ou qualquer outro arquivo de dados com Arquivo/Importar e Exportar/Exportar para Arquivo (File/Import and Export/Export to a File) Access (ou outro formato) selecione pasta de Contatos, nome do arquivo eFinalizar (Finish). Selecione os campos a exportar nos Campos personalizados de mapeamento (Map Custom Fields).

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E-mail avanado
1. Organize caixa de entrada (Inbox) com cores Ferramentas / Organizar / Usando Cores (Tools / Organize / Using Colors), use cores para os cabealhos das mensagens de acordo com o remetente ou para aquelas enviadas diretamente a voc.

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Sinalizadores Acrescente seis sinalizadores coloridos s mensagens para lembrar de fazer follow-up. Clique com o boto direito na rea do sinalizador para escolher. Organize a caixa de entrada por cor de sinalizador ou escolha buscar arquivo de Acompanhamento

3.

(Follow-Up) para ver e-mails sinalizados. Marca Inteligentes (Smart Tag) de Nomes de Pessoas Lista cone com status das pessoas on-line. A Marca Inteligente selecionada aparece quando se aponta para um nome na linha de aes, incluindo envio de mensagens instantneas, acrescentar contato, abrir

4.

contato, marcar reunio e ligar para o contato. Criar Atalho de Regra Clique sobre um e-mail com o boto direito do mouse e selecione Criar Regra (Create Rule) para abrir caixa de dilogo de regras simplificadas com critrios bsicos como De/Para/Assunto (From/To/Subject) e aes como Exibir Alerta,

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Tocar Som ou Mover para Pasta (Display Alert, Play a Sound ou Move to Folder). Assistente de regras Ferramentas / Regras e Alertas/Regras de E-mail/ Nova Regra. Criar regras a partir de um modelo ou seguir os passos do assistente Personalize todos os tipos de condies para mover, excluir, encaminhar itens baseado em diversos fatores, incluindo os campos de, contedo e assunto. Muito poderoso. Teste regras complexas com cuidado. Envia tambm alertas sobre mudanas em itens em Servidor SharePoint.

6.

Aviso de Ausncia Temporria No menu Ferramentas, clique em Assistente de aviso de ausncia temporria. (Tools/Out Of Office Assistant); notifica remetentes que voc est de frias e tem outras regras opcionais. Acesso do Outlook via Web Permite acesso ao Outlook atravs da Web quando no estiver usando seu computador ou no estiver em sua localidade. Pode ser de algum escritrio da sua empresa ou quando estiver fora da empresa. Permite uso de recursos que

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8.

incluem arrastar e soltar, calendrio, contatos, tarefas e verificador ortogrfico. Encontrar Tecla F3 ou Barra de ferramentas/Procurar (Toolbar/Find), digite a palavra a buscar, clique em Pesquisar em (Search In) para definir onde encontrar, e Localizar agora (Find Now) para realizar a busca. Est pr-definido que a busca executada no

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campo Assunto e no corpo da mensagem. Buscar Pastas Criar um arquivo dinmico virtual com contedo que corresponda aos critrios de busca. Arquivo/Novo/Pasta de Pesquisa (File/ New/ Search Folder) para configurar critrios. A pasta se atualiza medida que novas mensagens correspondam aos

critrios. 10. Salvar Buscas como Pasta F3 ativa a barra de ferramentas Procurar. Salvar os resultados de buscas, selecionandoOpes/Salvar como Arquivo de Busca (Options/ Save as Search Folder) na barra de ferramentas. 11. Encaminhamento de Diversos E-mails na Caixa de Entrada (Inbox), selecione vrias mensagens e encaminhe (Forward) para envi-las como anexos a uma nova mensagem. 12. Listas de grupo /listas de distribuio crie listas pessoais de distribuio clicando no cone Catlogo de endereos, em seguida em Nova entrada/Nova lista de distribuio (Toolbar/ Address Book Toolbar/ New Entry /New Distribution List). Acrescente quem quiser lista. Ela ficar salva em sua lista local de Contatos e apenas para o usurio atual, no global. 13. Outlook Hoje No topo da caixa de E-mail na rvore de pastas selecione Outlook hoje (Outlook Today). Visualizao resumida de Calendrio, Tarefas e Mensagens, Personalizar o Outlook Hoje e algumas configuraes.

Prtica de e-mails seguros

1. Filtragem de Correio Indesejvel Ferramentas/ Opes/ Preferncias/ Lixo Eletrnico (Tools/ Options/ Preferences/ Junk E-mail) para configurar opes. A Tecnologia SmartScreen filtra automaticamente o Lixo Eletrnico e envia para a pasta Lixo Eletrnico. Selecione o nvel de filtragem e crie listas de Remetentes Confiveis (White list) e Remetentes Bloqueados (black list).

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Bloqueio de Imagem de Spam Controla automaticamente o download de ilustraes de e-mail em HTML. Este recurso impede que seu endereo seja passado para outros spammers. Ferramentas / Opes/ Segurana/ Alterar Configuraes de Download Automtico (Tools/ Options/ Security/ Change Automatic Download Settings).

Calendrio Avanado
1. Formatao Automtica de Cores de Compromissos Aplicar cores automaticamente com base em palavras-chave. Editar / Formatao automtica / Adicionar (Edit / Automatic Formatting / Add) para criar uma regra de formatao, condio para configurar critrios. A ordem das regras determina a prioridade de formatao aplicada. 2. 3. Compromissos recorrentes Novos compromissos, boto Recorrncia na ferramentas (New Appts., Recurrence). Escolha um padro e uma data final. barra de

Calendrios lado a lado Visualize outros calendrios abrindo aqueles que voc est autorizado a visualizar. No Painel de navegao, selecione se estiver listado ou Abrir um Calendrio Compartilhado (Open A Shared Calendar). Selecione calendrios com uma opo e liste lado a lado.

4.

Como compartilhar o calendrio Para dar permisso, selecione Compartilhar meu calendrio (Share My Calendar ) no painel de navegao do calendrio. Em permisses, acrescente usurios de confiana e configure.

5. 6.

Padro de

lembretes e como mudar Ferramentas /

Opes /

Preferncias /

Calendrio (Tools/Options/Preferences/Calendar). O padro 15 de minutos. Diversos fusos horrios Veja dois fusos simultaneamente, configure Ferramentas / Opes / Preferncias / Opes de Calendrio / Fusos (Tools / Options / Preferences / Calendar Options / Time Zone) ou clique com o boto direito do mouse no calendrio acima da

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barra de horas esquerda e escolha Mudar fuso horrio (Change Time Zone). Como acrescentar feriados ao calendrio Ferramentas / Opes / Preferncias / Opes de Calendrio / Adicionar feriados(Tools / Options / Preferences / Calendar Options /Add Holidays).

Outros recursos interessantes

1. Limpar Caixa de Correio Uma nica ferramenta que realiza quatro tarefas importantes de limpeza. Ferramentas/Limpar Caixa de Correio para

1) Exibir Tamanho da Caixa de Correio 2) Localizar itens antigos e grandes 3) AutoArquivar itens antigos e 4) Esvaziar itens excludos (e Exibir Tamanho de Itens Excludos).
2. Backups Salvar para PST Arquivo / Importar e exportar / Exportar para um arquivo (File / Import e Export / Export) /Avanar /Arquivo de pasta particular (.pst) (File/ Personal Folder), Avanar, selecione a pasta e salve. preciso ter o Outlook para abrir novamente. Pode ser compactado e protegido por senha. 3. Backups salvar no Word doc ou HTML- selecione a mensagem a salvar, Arquivo / Salvar Como / salvar como HTML ou texto (File / Save As / save as HTML ou text). Texto HTML pode ser lido por qualquer navegador, txt por qualquer editor de texto. Converta HTML para formato Word a partir do IE. 4. Notes Notas de lembrete em cinco cores da moda: melhor dentro do PC que colado no PC. Arraste e solte a nota no boto correio na barra de navegao para enviar e-mail com informaes anexas. Voltar mensagem lida para no lida clique com o boto direito do mouse na caixa de entrada e escolha Marcar como no lida (Mark as Unread). Configuraes de opes Ferramentas / Opes (Tools/Options) D uma olhada em todas as opes. Configure pasta de incio em Ferramentas /Opes / Outras opes

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avanadas /Configuraes gerais (Tools / Options / Other / Advanced Options /General 7. Settings). Como usar o Help on-line No canto superior direito, digite sua pergunta ou uma palavrachave e tecle Enter.

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