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Projeto de uma ferramenta para Gerenciamento Eletrnico de Documentos Arquivsticos baseada em Software Livre
Giana Lucca (UFSM) lucca@cpd.ufsm.br Andrea Schwertner Charo (UFSM) andrea@inf.ufsm.br Benhur de Oliveira Stein (UFSM) benhur@inf.ufsm.br

Resumo Em processos que envolvem estratgias da Tecnologia da Informao, a preocupao com a gesto de documentos crescente, visto que estes constituem o principal repositrio de informao das estruturas organizacionais. Neste contexto, este artigo apresenta o projeto de uma ferramenta de Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) que alia conceitos da Arquivologia a tecnologias de Software Livre para Gesto de Contedo na Web, a fim de construir uma soluo ao mesmo tempo eficiente e flexvel para a gesto de documentos. Para projetar-se tal ferramenta, realizou-se um levantamento de requisitos permeando as diferentes disciplinas envolvidas e selecionou-se uma soluo de Software Livre para servir de base ferramenta de GED. Ao longo do artigo, discute-se os resultados destas diferentes etapas de projeto do software, culminando com a descrio do seu estado atual de desenvolvimento. Palavras-chave: Gerenciamento Eletrnico de Documentos; Software Livre; Gesto de Contedo; Funes Arquivsticas 1. Introduo A gesto de documentos tem se tornado um elemento cada vez mais importante no mbito do planejamento estratgico da Tecnologia da Informao. Uma vez que a maior parte das informaes vitais de uma organizao esto contidas em documentos no-estruturados (SADIQ & ORLOWSKA, 1997), o gerenciamento eficiente destes torna-se um diferencial estratgico para o processo de gesto da informao e do conhecimento. Apesar da preocupao com a gesto de documentos estar crescendo, grande parte das solues de Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) existentes possuem um alto custo de implantao e so sujeitas a licenas de software proprietrias, que restringem as liberdades de uso e adaptao das ferramentas (MACEDO, 2003). Alm da questo econmica, outro fator restritivo para a adoo das ferramentas existentes que nem todas as solues disponveis no mercado esto em consonncia com os princpios arquivsticos de gesto de documentos (SANTOS; CHARO; FLORES, 2003). Estes princpios so parte do trabalho da Arquivologia, uma cincia de grande importncia nos processos de gesto da informao, pois se preocupa com todo o ciclo de vida dos documentos que tm valor probatrio ou histrico para as organizaes. papel da Arquivologia, atravs de seus instrumentos, garantir agilidade na recuperao de documentos e das informaes neles registradas, assim como associar tempos de guarda e destinaes aos diferentes tipos documentais. Nos ltimos anos, os sistemas de Gesto de Contedo, utilizados em Intranets empresariais como ferramenta de manuteno de portais Web, vm sendo utilizados como soluo de GED devido incorporao de funcionalidades como controle de workflow, controle de verses e

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controle de acesso. Porm, estas ferramentas no foram usualmente projetadas considerando especificidades referentes gesto de documentos. Neste contexto, o objetivo geral deste trabalho desenvolver uma ferramenta de GED a partir da adaptao de um Software Livre existente para Gesto de Contedo (alternativa econmica e tecnolgica s solues proprietrias), de forma a incorporar instrumentos arquivsticos de gesto de documentos. Este artigo apresenta as etapas iniciais do desenvolvimento desta ferramenta e est organizado da seguinte maneira: a seo 2 apresenta uma breve reviso de alguns conceitos importantes que norteiam o projeto da ferramenta. A seguir, a seo 3 descreve a metodologia utilizada. A seo 4, por sua vez, apresenta o modelo de dados concebido com base nos fundamentos arquivsticos e na legislao arquivstica brasileira, alm da ferramenta de Gesto de Contedo escolhida para ser utilizada como base de desenvolvimento. Por fim, a seo 5 conclui o artigo, apresentando tambm as prximas etapas de desenvolvimento da ferramenta. 2. Conceitos fundamentais Esta seo aborda a gesto de documentos e as funes, instrumentos e mtodos arquivsticos que lhe so associados, bem como as definies de Software Livre e as tecnologias de Gesto de Contedo, constituindo a base conceitual para o presente projeto. 2.1. Gesto de documentos e funes arquivsticas A gesto de documentos surgiu a partir da necessidade das organizaes em gerenciar a informao que se encontrava desorganizada, visando facilitar o acesso ao conhecimento explcito da corporao. Pode ser considerada como um conjunto de tecnologias utilizadas para assegurar a produo, administrao, manuteno e destinao dos documentos (SANTOS, 2002), que possibilitam fornecer e recuperar as informaes contidas nos documentos de uma maneira eficiente e conveniente. Neste contexto, o Gerenciamento Eletrnico de Documentos requer que se possua, em forma eletrnica, informaes sobre os documentos registrados em qualquer forma ou suporte. Para Andrade (2002), trata-se ao mesmo tempo um mtodo, um sistema e uma tecnologia para a converso e processamento de documentos sob forma de informao eletrnica digital. Segundo Santos (2002), uma correta gesto de documentos est diretamente associada ao uso de instrumentos arquivsticos que facilitam a localizao, o acesso a informaes, o relacionamento com outros documentos e evitam o acmulo de documentos desnecessrios e/ou o descarte de documentos de valor. Esta preocupao deu origem aos sistemas de GED/A, que adicionam algumas particularidades aos sistemas de GED tradicionais, com o objetivo de auxiliar o tratamento de documentos de carter arquivstico (THOMAZ & SANTOS, 2003). Documentos Arquivsticos so aqueles que, independente de sua forma ou suporte, contm informao produzida ou recebida no decorrer das atividades exercidas por uma organizao ou pessoa e que, segundo o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ (2004), possuem elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. Segundo a abordagem conhecida como Arquivstica Integrada, defendida por autores como Lopes (1997) e Rousseau e Couture (1998), a gesto de documentos arquivsticos deve contemplar todo o ciclo de vida dos documentos, desde sua criao at sua destinao final. No Brasil, a Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Artigo 8 (BRASIL, 1991), divide este ciclo de vida em trs fases, relacionadas com a freqncia de uso e a importncia do documento para a organizao: Corrente, Intermediria e Permanente. Esta mesma diviso em fases

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chamada de Teoria das Trs Idades por Rousseau e Couture (1998). Na fase corrente esto os documentos mais consultados e necessrios para o funcionamento da organizao, enquanto na fase intermediria esto os documentos pouco consultados, guardados por razes legais ou administrativas. J na fase permanente esto aqueles documentos que tm valor probatrio ou informativo, que por isso devem ser guardados permanentemente. De acordo com Rousseau e Couture (1998), existem sete funes arquivsticas a considerar: produo, avaliao, aquisio, conservao, classificao, descrio e difuso dos arquivos. Neste trabalho, dedica-se especial ateno s funes de classificao, avaliao, descrio e difuso. A Classificao consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de suas atividades, de forma a constituir um referencial para a sua recuperao. Pode ser realizada segundo um mtodo estrutural (conforme a estrutura administrativa da entidade produtora), funcional (conforme as funes desempenhadas pela entidade produtora) ou por assunto (conforme o contedo dos documentos e suas relaes com as atividades desempenhadas pela entidade produtora). Os instrumentos utilizados no processo de classificao so: o Plano de Classificao, utilizado para arquivos correntes e intermedirios e o Quadro de Arranjo Documental, utilizado para arquivos permanentes. Ambos so muito semelhantes, sendo diferenciados apenas pela forma como os nveis e subnveis so denominados. Ambos os instrumentosso representados hierarquicamente, atravs da diviso dos conjuntos de elementos em nveis e sub-nveis (classes, subclasses, grupos, sub-grupos, sries, sub-sries, dossis, etc.), distinguindo-se os diferentes tipos documentais. A Avaliao a atividade de definir os prazos de guarda e destinao dos documentos nos arquivos corrente, intermedirio e permanente, com vistas a garantir o acesso informao a todos que dela necessitem. O instrumento que apia a avaliao a Tabela de Temporalidade, cuja estrutura bsica deve necessariamente contemplar a classificao do documento, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, a destinao final eliminao ou guarda permanente e um campo para observaes necessrias a sua compreenso e aplicao. De acordo com Lopes (2000), a Descrio proveniente dos processos de classificao e de avaliao. Deve ainda ser aliada definio de um conjunto de metadados que representem as informaes que identificam o acervo arquivstico e explicam o seu contexto. Metadados, segundo Takahashi (2000, p.59), so dados que descrevem outros dados. Por exemplo: em um formulrio para catalogao de um documento, pode existir um campo para informar a data de criao deste documento, constituindo um metadado. Assim, metadados representam uma forma eficiente para solucionar problemas de localizao, recuperao e acesso, visto que permitem documentar e organizar os dados de forma estruturada. Por fim, a Difuso tem por objetivo tornar os documentos acessveis e promover sua consulta. Pode-se dizer que um instrumento que auxilia o processo de difuso o Mapa de Localizao, o qual agiliza a recuperao dos documentos por possuir, detalhadamente, a localizao fsica dos documentos, j classificados e arquivados. Este mapa deve ser organizado de forma hierrquica, em conformidade com as especificidades de cada organizao, numerando-se, por exemplo, salas, estantes, gavetas, caixas, entre outros. 2.2. Software Livre De maneira geral, o conceito de Software Livre se refere a programas de computador que podem ser livremente executados, copiados, distribudos, estudados, modificados e aperfeioados pelos seus usurios. Para garantir estas liberdades, todo Software Livre tem seu

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cdigo fonte aberto e disponvel. Conforme a Free Software Foundation FSF (2006), Software Livre uma questo de liberdade de expresso e no apenas uma relao econmica. Isto explica o fato de existir Software Livre que comercializado, e software proprietrio que distribudo gratuitamente. O que est em jogo , principalmente, a flexibilidade e a independncia tecnolgica. Estas caractersticas podem constituir um diferencial estratgico para qualquer organizao, o que justifica a escolha de uma ferramenta de Software Livre como base para o desenvolvimento deste trabalho. 2.3. Gesto de contedo Contedo, no contexto de uma organizao, toda e qualquer informao que seja relevante para a instituio e para os seus integrantes, enquanto Gesto de Contedo (GC) o nome dado s tecnologias, ferramentas e mtodos usados para captar (criar), gerenciar (revisar/editar/aprovar), armazenar, preservar (arquivar) e distribuir (publicar) contedo pela empresa (LAPA, 2004). O objetivo da Gesto de Contedo, segundo Mari (2004), compartilhar documentos de maneira rpida e fcil utilizando um navegador Web dentro da Intranet da empresa ou mesmo na Internet. o que d suporte para as pessoas interessadas encontrarem as informaes e transform-las em conhecimento. Ento, pode-se dizer que semelhante a um sistema de GED, mas com a sofisticao e acessibilidade da Web. Segundo Bax (2003), a GC engloba o ciclo de vida completo de edio, armazenagem, disseminao e controle de verses de contedos e possui algumas funcionalidades essenciais, que caracterizam o conceito e que se desenvolvem medida que novos produtos de mercado chegam maturidade: Gesto de usurios e dos seus direitos (autenticao, autorizao, auditoria); Criao, edio e armazenamento de contedo em formatos diversos (html, doc, pdf etc); Uso intensivo de metadados (ou propriedades que descrevem o contedo); Controle da qualidade de informao (com fluxo/trmite de documentos ou controle de workflow); Classificao, indexao e busca de contedo (recuperao da informao com mecanismos de busca); Gesto da interface com os usurios (ateno usabilidade, arquitetura da informao); Gesto de configurao (gesto de verses). Todas estas caractersticas tambm so desejavis em um sistema de GED, o que motivou a utilizao e adaptao de um Gerenciador de Contedo baseado em Software Livre para construir uma ferramenta que auxilie na gesto de documentos, levando em considerao os princpios arquivsticos. 3. Metodologia A primeira etapa de qualquer projeto de software est no levantamento de requisitos e na definio de um modelo de dados conceitual. Aps estas primeiras etapas, deve-se selecionar as tecnologias e ferramentas que sero utilizadas para o desenvolvimento. Sendo assim, este trabalho iniciou pesquisando-se na literatura arquivstica e nas bases legais os requisitos desejveis em sistemas deste tipo. A partir do conhecimento adquirido e das informaes coletadas, a segunda fase consistiu em estruturar uma proposta de modelo de dados que poderia ser utilizada para adaptar um Gerenciador de Contedo existente. Por fim, selecionouse um Gerenciador de Contedo baseado em Software Livre que pudesse ser adaptado a fim de incorporar o modelo de dados proposto, e ento iniciou-se o desenvolvimento

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propriamente dito. 4. Etapas e resultados do projeto da ferramenta Esta seo detalha as principais etapas de projeto da ferramenta de GED e apresenta os resultados obtidos em cada etapa. Ao final, descreve-se o estado atual de desenvolvimento da ferramenta. 4.1. Levantamento de requisitos e definio de um modelo de dados O levantamento de requisitos uma etapa do processo de desenvolvimento de software onde so identificadas as necessidades dos usurios do sistema a ser desenvolvido, suas expectativas, as atividades que estes esperam que sejam automatizadas ou facilitadas e as informaes que desejam receber do sistema. As fontes consultadas para o levantamento de requisitos para este sistema de Gerenciamento Eletrnico de Documentos Arquivsticos foram principalmente: O Artigo 3 da Resoluo N 20 do CONARQ (BRASIL, 2004), que define requisitos funcionais e no funcionais, bem como os metadados necessrios para um Sistema de Gesto Eletrnica de Documentos; A especificao MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records (EUROPEAN ARCHIVES, 2001) uma especificao de requisitos e metadados para sistemas de gerenciamento de documentos de arquivo, atualmente utilizado como referncia por vrios pases; A norma ISAD(G) Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 1998) que define metadados descritivos que devem estar presentes em um sistema de classificao de arquivos; A norma ISO 15.836/2003 Dublin Core Metadata Element Set (INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION, 2003) um padro de catalogao composto por um conjunto de quinze descritores/metadados. A fim de delimitar a abrangncia do sistema, decidiu-se que, nesta primeira fase do desenvolvimento, a ferramenta contemplar os instrumentos arquivsticos mais importantes citados anteriormente: o Plano de Classificao, a Tabela de Temporalidade e o Mapa de Localizao. Seguindo a corrente da Arquivstica Integrada, a ferramenta permitir que qualquer documento, independente da fase que se encontre, possa ser classificado e gerenciado pelo sistema. Com base no levantamento realizado e na definio da abrangncia da ferramenta, elaborouse um diagrama de classes inicial a ser utilizado pelo sistema, representado em linguagem UML (Unified Modeling Language). Esta linguagem consiste basicamente em diferentes elementos visuais, atravs dos quais pode-se construir diagramas grficos que representam diversas perspectivas de um sistema (BEZERRA, 2002). A UML serve tanto para especificar, visualizar e documentar como para construir componentes de um sistema. O diagrama elaborado, apresentado na Figura 1, indica as classes de objetos relevantes no escopo do sistema, bem como suas inter-relaes. 4.2. Seleo da ferramenta A ferramenta escolhida para servir de base ao desenvolvimento foi Plone (PLONE FOUNDATION, 2006), um dos mais populares e poderosos Gerenciadores de Contedo disponveis atualmente sob uma licena de Software Livre. Segundo Bax (2003), trata-se de uma soluo poderosa e flexvel por ser totalmente personalizvel e modular. Plone uma

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ferramenta multi-plataforma (disponvel para diferentes operacionais) e pode ser usada na Intranet ou Internet, em sistemas para publicao de documentos ou como ferramenta para trabalho colaborativo em organizaes geograficamente distantes.

Figura 1 Modelo de dados preliminar definido para a ferramenta

Dentre os recursos disponibilizados por esta ferramenta, pode-se destacar: gerenciamento de usurios (papis, grupos, permisses); possibilidade de estender os tipos de contedo publicveis (por padro permite a criao de documentos, notcias, eventos, fruns, tpicos); busca por texto integral ou metadados especficos; possibilidade de alterar a apresentao/aparncia das telas; workflow por tipo de documento; possibilidade de desfazer modificaes realizadas. Plone funciona sobre o Servidor de Aplicaes Zope (ZOPE CORPORATION, 2006). Este servidor basicamente composto por um banco de dados transacional orientado a objetos (ZODB), um servidor Web (ZServer) e duas linguagens para definio de modelos de pginas Web (DTML e ZPT). Com isso, Zope permite que a manipulao (incluso, alterao, visualizao, etc.) dos diferentes tipos de objetos armazenadas no banco de dados seja feita atravs de pginas Web geradas dinamicamente pelo servidor Web, a partir de modelos especificados atravs das linguagens acima citadas. Plone utiliza o mecanismo descrito acima para prover suas funcionalidades, definindo um conjunto bsico de objetos e modelos de pginas. Para permitir a criao de novos tipos de contedo, Plone dispe de ferramentas auxiliares que permitem, a partir de um diagrama de classes, gerar um novo tipo de objeto (contedo) para classe do diagrama, alm de gerar os modelos de formulrios Web para incluso e edio dos novos contedos.

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4.3. Estado atual do desenvolvimento A plataforma Plone/Zope est sendo atualmente utilizada no desenvolvimento da ferramenta de GED projetada. No momento, os esforos esto concentrados na criao de novos tipos de objetos contidos no modelo de dados apresentado na seo 4.1. A Figura 2 exemplifica duas das pginas Web geradas via Plone para as classes Tipo Documental e Documento. Estas pginas permitem a incluso de novos tipos documentais e documentos no banco de dados.

Figura 2 Pginas geradas para incluso de Tipos Documentais (esquerda) e para Documentos (direita)

5. Concluso Neste artigo apresentou-se o projeto de uma ferramenta de GED baseada em princpios arquivsticos de gesto de documentos, concebida de forma a aproveitar os recursos de uma ferramenta de Gesto de Contedo Web disponvel como Software Livre. Acredita-se que a explorao conjunta destas caractersticas possa constituir um diferencial estratgico para diferentes estruturas organizacionais, aliando eficincia, flexibilidade e independncia tecnolgica. O desenvolvimento da ferramenta projetada j iniciou, como visto na seo 4.3. Restam, no entanto, vrias etapas a cumprir, incluindo o aprimoramento dos formulrios, o desenvolvimento de relatrios gerenciais e os testes iniciais da ferramenta. A partir disto, pretende-se realizar, atravs de um estudo de caso, uma avaliao da ferramenta e do seu modelo de dados. Esta etapa ser realizada em conjunto com um profissional arquivista, contemplando desde a classificao e avaliao dos documentos de uma organizao at a avaliao da usabilidade da ferramenta desenvolvida. Referncias
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