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Processus dlaboration dun projet de construction

Guide lintention des professionnels du ministre, responsables des projets dimmobilisation

Chantier de la salle de spectacle de Rimouski


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PROCESSUS DLABORATION DUN PROJET DE CONSTRUCTION

INTRODUCTION

Les projets de construction auxquels le ministre de la Culture et des Communications est associ ncessitent, comme tout projet, un ensemble complexe dactivits. Afin de permettre aux professionnels du ministre de la Culture et des Communications de se familiariser la gestion des projets dimmobilisation, la Direction des immobilisations propose le prsent guide qui expose toutes les tapes du processus dlaboration dun projet de construction. Le processus devant conduire la ralisation dun projet de construction, partir de lexpression des besoins par un client jusqu lexcution complte des travaux peut savrer long et hasardeux, ce seul document ne peut pallier seul au besoin dun gestionnaire de projet expriment et comptent. Le processus propos se veut une forme de vulgarisation dun processus beaucoup plus vaste et complexe. Aprs la prsentation des grands objectifs dlaboration dun projet, le prsent guide expose les tapes ncessaires de tout projet de construction regroupes sous les phases de planification, ralisation et exploitation.

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TABLE DES MATIRES Pages INTRODUCTION....................................................................................................... LES OBJECTIFS....................................................................................................... LES DIFFRENTES PHASES ET TAPES DU PROCESSUS................................ DIAGRAMME ILLUSTRANT DE PROCESSUS........................................................ PHASE DE PLANIFICATION .................................................................................... TAPES : 1.- AVANT-PROJET..................................................................................... 1.1- La demande du client............................................................... 1.2- Ltude dopportunit ............................................................... 2.- TUDES DE FAISABILIT ..................................................................... 2.1- La programmation des besoins ................................................ 2.2- Les tudes techniques.............................................................. 2.3- Le dveloppement durable ....................................................... 2.4- Le rapport de faisabilit ............................................................ 3.- DFINITION DU PROJET....................................................................... 3.1- La modlisation ....................................................................... 3.2- Le budget ................................................................................. 3.3- Le plan de financement ............................................................ 3.4- Le mode de ralisation des travaux.......................................... 3.5- Le scnario et lchancier de ralisation................................. 3.6- Le programme de construction................................................. 3.7- Lanalyse de la valeur............................................................... PHASE DE RALISATION ....................................................................................... TAPES 4.- CONCOURS DARCHITECTURE........................................................... 4.1- Les tapes du concours ........................................................... 5.- PLAN ET DEVIS ..................................................................................... 5.1- La formation de lquipe des professionnels ............................ 5.2- Les tapes de conception......................................................... 5.3- Lintgration des arts larchitecture........................................ 31 31 33 33 34 35 11 11 13 14 14 16 20 21 22 22 22 25 25 26 28 29 30 1 5 7 8 9

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Pages 6.- APPELS DOFFRES ............................................................................... 6.1- Les principales activits de ltape ........................................... 6.2- Dpassement des rsultats de soumissions ............................ 7.- TRAVAUX ............................................................................................... 8.- LIVRAISON DE LOUVRAGE ................................................................. 8.1- Post-mortem............................................................................. PHASE DEXPLOITATION........................................................................................ TAPE 9.- EXPLOITATION DE LIMMEUBLE.......................................................... CONCLUSION .......................................................................................................... 45 46 36 36 36 38 42 43 44

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PROJET

Processus unique qui consiste en un ensemble dactivits coordonnes et matrises comportant des dates de dbut et de fin, entrepris dans le but datteindre un objectif conforme des exigences pralablement dfinies telles que les contraintes de dlais, de cots et de ressources. ISO 10006 :1997

GESTION DE PROJET La gestion de projet est lapplication des connaissances, expertises, outils et techniques de planification, dorganisation et de contrle des activits et des ressources dans le but de satisfaire les exigences et les attentes des intervenants ayant un intrt dans le projet. Association des ingnieurs-conseils du Qubec

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LES OBJECTIFS Le processus dlaboration dun projet doit rpondre trois grands objectifs et permettre le dveloppement des outils essentiels son succs :

LES OBJECTIFS
LA SATISFACTION DES ATTENTES DU CLIENT LE RESPECT DU BUDGET LE RESPECT DE LCHANCIER

LES OUTILS
PROGRAMMES DES BESOINS BUDGET CHANCIER

LA SATISFACTION DES ATTENTES DU CLIENT Chaque projet vise rpondre des attentes et des besoins qui lui sont spcifiques. Les intervenants se doivent de les dfinir clairement et globalement. Ces dfinitions composeront le programme des besoins, lequel constitue lessence mme du projet. Il en exprime sa raison dtre et en dfinit la porte ainsi que les enjeux majeurs.

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LE RESPECT DU BUDGET Considrant que les ressources sont gnralement limites, le budget constitue la contrainte majeure dans latteinte des objectifs du projet. Bien que tous les intervenants sentendent sur limportance de respecter les limites budgtaires du projet, il est trs frquent que celles-ci deviennent difficilement contrlables en cours de ralisation. Il savre donc trs important didentifier et de faire tat de toutes les donnes ayant une influence sur le budget, et ce pralablement la phase de ralisation. Il faut de plus mettre en place les mthodes et les outils permettant de respecter les engagements financiers du projet. LE RESPECT DE LCHANCIER Le temps constitue la seconde contrainte en importance dans le processus de ralisation du projet. Louvrage doit tre livr une date dtermine lavance qui correspond gnralement au calendrier des oprations du client. Cette situation force le gestionnaire de projet tablir son chancier en fonction de la disponibilit des lieux et des ressources, ainsi que de nombreuses contraintes telles que laccs au financement, la complexit des interventions projetes, lordonnancement des travaux, les saisons et les conditions du march de la construction.

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LES DIFFRENTES PHASES ET TAPES DU PROCESSUS Plusieurs possibilits et outils soffrent au gestionnaire dun projet de construction pour mener son entreprise terme et ainsi atteindre les objectifs de son mandat. Les grandes avenues du processus de ralisation doivent cependant demeurer similaires. Dans le prsent document, nous ne ferons quen aborder les principales facettes. Le processus de gestion dun projet de construction compte trois grandes phases et neuf tapes : PHASES PLANIFICATION TAPES 1- AVANT-PROJET 2- TUDES DE FAISABILIT 3- DFINITION DU PROJET RALISATION 4- CONCOURS DARCHITECTURE 5- PLANS ET DEVIS 6- APPELS DOFFRES 7- TRAVAUX 8- LIVRAISON DE LOUVRAGE EXPLOITATION 9- EXPLOITATION DE LIMMEUBLE

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PHASE DE PLANIFICATION

Dans tout processus de ralisation dun projet, les premires tapes, savrent gnralement les plus stratgiques et les plus dterminantes. Quant aux rsultats de cette phase de planification, ils ont un impact direct sur les orientations et lampleur du projet. Cela est dautant plus significatif quun projet de construction engendre la plupart du temps des dpenses considrables et demande la participation dun trs grand nombre dintervenants. Il doit de plus se raliser lintrieur de balises, dordres temporel et financier, bien dfinies et tablies en fonction des contraintes identifies ainsi que des ressources disponibles. De cette premire phase rsulteront les dcisions et les donnes dterminantes relativement aux objectifs du projet, son contenu et ses paramtres de ralisation.

Si on me donnait une heure pour rsoudre un problme propos duquel ma vie dpendait, je passerais : 40 minutes ltudier, 15 minutes le revoir 5 minutes le corriger Albert Einstein (1879-1955)

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LA PHASE DE PLANIFICATION EST SUBDIVISE EN TROIS TAPES DISTINCTES : 1- AVANT-PROJET Il sagit de ltape au cours de laquelle la demande du client est dpose puis analyse pour juger de sa recevabilit ainsi que de lopportunit du projet soumis. 2TUDES DE FAISABILIT

Cette tape permet de cerner la teneur et la porte du projet par lnonc des besoins et la tenue des tudes prparatoires. 3- DFINITION DU PROJET Cette troisime tape consiste dfinir le projet planifi en fonction des besoins, des contraintes, des solutions prconises, des dcisions prises et des paramtres de ralisation tablis ainsi que de la description du projet planifi.

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TAPE 1:

AVANT-PROJET

Lobjectif de cette premire tape est de juger de ladmissibilit de la demande du client ainsi que de lopportunit offerte. lchance de cette tape, le ministre dcidera de la recevabilit ou du rejet de ladite demande. Le travail danalyse, dvaluation et de recommandation du professionnel du ministre, responsable du projet, savre donc dterminant pour une prise de dcision claire. Le droulement de cette tape peut gnralement prendre plusieurs mois, voire plus dune anne dans certains cas.

1.1 - La demande du client Le client qui dpose une demande daide financire, pouvant atteindre parfois plusieurs millions de dollars, se doit de produire un document exhaustif et suffisamment document. Celui-ci doit permettre une analyse approfondie de la demande et lvaluation complte du projet soumis. Pour cette raison, le document doit notamment faire tat des donnes suivantes :

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MISE EN SITUATION PROBLMATIQUE

Prsentation de lorganisme, de sa mission, un bref historique, lobjet de la demande, etc. Description des problmes rencontrs et des consquences sur la mission et les oprations courantes de lorganisme. Prsentation de la demande daide financire et des objectifs viss. Description de la programmation vise. Prsentation de la clientle cible ainsi que des objectifs de frquentation. Dpt du plan daffaires et des tudes de march disponibles. nonc sommaire des besoins : fonctions, superficies, liens fonctionnels. Prsentation des tudes dj ralises. Brve description du projet relatif la demande. Aucune esquisse ne doit tre produite cette tape-ci. numration des critres relatifs la localisation souhaite. Mention dun ordre de grandeur du budget anticip pour la ralisation complte du projet. Illustration du budget pro forma, y inclus les hausses des dpenses rcurrentes. Prsentation de tous les partenaires au projet ainsi que du montage financier prvu. Expos de pertinentes. largumentation et des justifications

OBJET DE LA DEMANDE PROGRAMMATION CULTURELLE FRQUENTATION DE LA CLIENTLE PLAN DAFFAIRES BESOINS IMMOBILIERS TUDES SOLUTIONS IMMOBILIRES ANTICIPES LOCALISATION BUDGET DE RALISATION BUDGET DE FONCTIONNEMENT PLAN DE FINANCEMENT ARGUMENTATION

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1.2 -Ltude dopportunit Le professionnel responsable au MCC doit procder une analyse exhaustive et critique de la demande reue. En loccurrence, il doit en valuer les aspects suivants : Analyse de la demande : le professionnel responsable doit vrifier les donnes soumises puis valuer ladmissibilit de la demande. Il doit de plus juger de lopportunit offerte et en valuer la pertinence ainsi que la priorit dans un contexte local, rgional et national; valuation du projet : il doit analyser le projet soumis sous tous ses aspects, en valuer le potentiel et les contraintes puis faire ressortir les avantages ainsi que les inconvnients lis sa ralisation; Impact rcurrent : il doit notamment vrifier limpact rcurrent que la ralisation du projet aurait sur le budget de fonctionnement de lorganisme. Il doit sassurer que ce dernier disposera des ressources financires et techniques qui lui permettront dassumer la gestion et lentretien de limmeuble livr et consquemment dassurer la prennit de lquipement culturel faisant lobjet de la demande; tude comparative : il doit vrifier lordre de grandeur des donnes budgtaires fournies. Cet exercice consiste effectuer une valuation des cots unitaires anticips par rapport des projets comparables dj raliss; Rapport : le professionnel responsable doit produire un rapport dopportunit faisant tat des principaux lments de son analyse, de ses constatations ainsi que de ses recommandations quant la poursuite du processus de ralisation du projet ou de rejet de la demande dpose. LA DCISION La direction rgionale concerne fait part de ses recommandations aux autorits du ministre, afin dobtenir un accord de principe. Le cas chant, lorganisme demandeur sera autoris poursuivre le la planification amorce, par la ralisation des tudes de faisabilit et la dfinition du projet.

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TAPE 2 : TUDES DE FAISABILIT

Le ministre ayant acquiesc la recevabilit et la justesse de la demande daide financire dpose ainsi qu lopportunit offerte, le demandeur devient donc promoteur. Ds ce stade-ci du processus, il sadjoint les services dun gestionnaire de projet et autorise le droulement des tudes prparatoires. Ce gestionnaire va devoir superviser et coordonner lensemble des activits lies la ralisation du projet jusqu la livraison de louvrage. En retenant les services dun gestionnaire de projet de construction comptent et expriment, le promoteur lui confre une partie de son autorit lgard des divers intervenants. La ralisation de lensemble de ces tudes savre incontournable dans le cadre de la planification qui samorce. Cette deuxime tape du processus est essentielle la russite du projet et peut savrer la plus coteuse et la plus ardue de la phase de planification. Elle consiste essentiellement produire de faon prcise et dtaille, le programme des besoins ainsi qu identifier les contraintes lies la ralisation du projet. Le gestionnaire de projet devra, pour ce faire, sadjoindre les services des professionnels de la construction et des spcialistes concerns. Ds lamorce des tudes, une recherche empirique est fortement recommande afin de permettre le reprage de documents et de projets de rfrence ainsi que lidentification dintervenants disposs partager une exprience pertinente et, si possible, rcente. Afin de faciliter la comprhension de la prsente tape, nous lavons divise en deux sous-tapes qui se droulent simultanment : lnonc des besoins et les tudes prparatoires. Cette faon de procder permettra dobtenir un tableau le plus complet possible du projet.

2.1 La programmation des besoins Le programme dtaill des besoins constitue lassise mme du projet. Le professionnel du ministre doit participer activement cette opration coordonne par le gestionnaire du projet. Ce

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document doit faire tat des besoins et des liens relatifs chacune des fonctions et des constituantes du projet. En loccurrence, il doit comprendre les donnes suivantes : ORGANIGRAMME TABLEAU DES SUPERFICIES Cet organigramme permet la comprhension du fonctionnement administratif et hirarchique de lorganisme client. Ce tableau synthse fait tat des superficies nettes des principales composantes et des entits administratives pour lensemble du projet. Expression graphique illustrant lorganisation spatiale et les liens fonctionnels des diffrentes entits du programme. Propres chaque fonction ou local, ces fiches comprennent notamment les lments suivants : une description sommaire de la fonction du lieu; les superficies des locaux concerns; les dimensions minimales requises (longueur, largeur et hauteur); estimation du nombre dutilisateurs; les liens fonctionnels et visuels recherchs; les conditions ambiantes propres la fonction; les finis et revtements particuliers (plancher, plafond, murs, portes, etc.); les services spcifiques requis en lectricit, alarmes, communication, plomberie, ventilation, etc.; les listes du mobilier et de lquipement fabriquer puis intgrer louvrage; les listes du mobilier et de lquipement admissibles autre quintgrs; les exigences spcifiques des locaux (capacit portante des planchers, fenestration, clairage particulier, insonorisation, acoustique, conditions ambiantes, etc.; toute autre information lintention des concepteurs et susceptible dinfluencer le cot du projet. SUPERFICIES DU PROJET Comptabiliser les superficies nettes, relatives aux besoins exprims puis majorer de 25 % 30 % pour prendre en compte les pertes et les superficies de support (salles lectromcaniques, circulations horizontales et verticales, locaux sanitaires et dentretien, colonnes et murs, etc.) et ainsi dterminer la superficie de construction. valuation sommaire des cots par la mthode prix unitaires ($/m2) applique en fonction de la superficie de construction. Afin de permettre ltablissement de lchancier de ralisation, le promoteur doit faire tat des contraintes de dlais et dchance pouvant influencer la cadence du processus de ralisation : saison artistique, disponibilit des lieux, etc.

DIAGRAMME FONCTIONNEL

FICHES TECHNIQUES

BUDGET CHANCIER

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Le professionnel responsable au ministre doit procder une analyse critique des besoins noncs en vrifiant notamment les points suivants : justifications, justesse, ampleur, manquements, dtails, etc. Les demandes juges non essentielles ou gonfles doivent faire lobjet de discussions et mme de ngociations auprs du client. Les besoins noncs doivent tre complets et dtaills puis consigns dans le programme des besoins. Ce document servira de rfrence lors de lentente entre le client et le ministre ainsi que de guide lintention des architectes, ingnieurs et autres spcialistes. De surcrot, il constitue la commande, cest--dire la base sur laquelle reposent les ententes contractuelles entre le donneur douvrage et ses professionnels. Tout changement au programme des besoins peut se traduire par une rclamation dhonoraires supplmentaires ou, selon le cas, par une demande de crdit de la part du donneur douvrage. Une fois tabli la satisfaction du client, le programme des besoins doit tre soumis lapprobation du ministre. 2.2 Les tudes techniques Ces tudes prparatoires visent identifier toutes les donnes et les contraintes ayant un impact direct sur le choix de la solution immobilire, le budget, les dlais, le scnario de ralisation et le design ainsi que sur la qualit et les performances recherches. Les tudes sont planifies et coordonnes par le gestionnaire du projet. Le rsultat de ces tudes permettra au promoteur de prendre des dcisions claires quant lorientation du projet et son contenu. Le nombre, la porte et les chances des tudes seront dicts par la nature du projet ainsi que par sa complexit.

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Pralablement la tenue des tudes, il faut valuer et analyser les diffrentes solutions susceptibles de rpondre aux objectifs du projet, soit rnovation ou agrandissement de ldifice existant, nouvelle construction, acquisition, location, partenariat public-priv et autres, et faire recommandation au promoteur. Il faut de plus, tenir compte des impacts du projet sur le milieu, autant sur le plan social quconomique. Par exemple, les projets ayant un impact structurant sur lamlioration de la qualit de vie et le dveloppement conomique dun centre-ville pourront tre privilgis dautres orientations immobilires moins dterminantes ce chapitre. Aussi, afin de faciliter le travail de recherche qui samorce, il faut rassembler les informations et les documents disponibles : plans et devis dorigine ainsi que ceux lis aux transformations effectues, plans de cadastres et plans topographiques, tudes diverses, valuations, avis de non-conformit, et autres. Enfin, on doit procder lorganisation de lquipe des professionnels : architecte, ingnieurs en mcanique, en lectricit, en structure et gnie civil, laboratoires dexpertise en sol et en matriaux, arpenteur-gomtre, estimateurs, conomistes en construction, scnographe, acousticien, urbaniste, paysagiste, archologue, spcialistes en ascenseur et en services alimentaires et tout autre spcialiste en relation directe avec le projet.

Lembauche et la coordination de ces professionnels requirent les tches suivantes de la part du gestionnaire du projet : Prparation du mandat propre chacun deux; Appels de candidatures, gnralement sur invitation, et lanalyse; Ngociation des honoraires; Prparation des contrats pour signature par le donneur douvrage; Supervision et coordination lors de lexcution des mandats; Analyse et recommandation des paiements dhonoraires et des remboursements de dpenses; Organisation et prsidence des runions de dmarrage et de coordination.

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Le tableau qui suit prsente une liste non exhaustive des principales tudes susceptibles dtre effectues dans le cadre de la prparation dun projet de construction : TUDES GOTECHNIQUES ET DE
CARACTRISATION DES SOLS

TUDES ENVIRONNEMENTALES POTENTIEL HISTORIQUE ET


PATRIMONIAL

POTENTIEL ARCHOLOGIQUE ANALYSE DE LIMPACT URBAIN RELEVS ET MESURAGE

AUDIT TECHNIQUE SUR LE


BTIMENT EXISTANT

CONDITIONS PARTICULIRES DE
MISE EN OEUVRE

Ces expertises servent connatre la nature du sol et du soussol, vrifier la prsence de contaminants, dterminer la hauteur de la nappe phratique ainsi qu identifier les risques lis aux inondations, aux glissements de terrain et aux secousses sismiques. Ces donnes serviront la conception des assises, de la structure du btiment et dautres interventions en sous-sol. valuation de limpact du projet sur le milieu naturel et bti ainsi que sur la qualit de vie dans le voisinage et le quartier. Consultation auprs de la Commission des biens culturels (CBC) et, sil y a lieu, valuation et recommandations. valuation et recommandations. Rglements durbanisme, impact sur la circulation et le stationnement, accs au transport en commun. Ralisation des relevs des informations manquantes aux plans et devis. Mesurage des superficies conformment aux normes BOMA pour tout difice faisant lobjet dune location ou dun PPP. o Architecture : toiture, murs, maonnerie, fenestration, ascenseurs, hauteur dalle dalle, conformit aux codes, installations sanitaires, vtust, potentiel de ramnagement, lments de valeur, etc.; o Structure : type, capacits portantes, tat gnral, trame des colonnes, etc.; o Mcanique : chauffage, ventilation, climatisation, plomberie, gicleurs, relevs de la consommation nergtique, etc.; o lectricit : entre lectrique, distribution, clairage, services, cblage informatique et tlphonique, systmes dalarme, etc.; o Ouvrages spcialiss : scnographie, acoustique, services alimentaires, mobilier intgr, etc.; o Agents contaminants : amiante, micro-organismes, mtaux lourds, BPC, pyrite, hydrocarbures, etc.; o Site : accs, infrastructures souterraines,cltures, clairage, drainage, amnagement, etc. Les donnes qui suivent auront un impact sensible sur le budget de construction : o Accs au site : loignement ou centre-ville, service routier, etc.; o Services disponibles : stationnement, entreposage, locaux sanitaires, bureau de chantier, etc.;

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Limites des horaires et des priodes de travail; Travaux dans un difice occup; Proximit de constructions susceptibles dtre affectes par le bruit, la poussire, les vibrations du sol, les excavations; o Aire de protection dun btiment class; o Environnement naturel et sensible; o Services et installations souterrains existants : fils, conduites, etc.; o Grves ou conflits potentiels; o Surchauffe anticipe du march, pnurie de matriaux ou de main-duvre dans certaines spcialits; o Disparits rgionales, etc.; o Tous autres risques. Stratgie bioclimatique, approche cologique, certification LEED, CMNEB, PEBC et autres. Dfinition claire de la qualit de larchitecture, de lingnierie, de lquipement et des performances atteindre, etc. Identification des programmes disponibles et applicables, notamment en conomie dnergie (OEE, AEE, H.Q., etc). Confirmation du plan de financement et des engagements des partenaires. tablissement des besoins financiers pour assurer la prennit de louvrage et la capacit de lorganisme assumer ces cots. valuation du potentiel et de la pertinence dun PPP (dossier daffaires). o o o

DVELOPPEMENT DURABLE QUALIT RECHERCHE SUBVENTIONS FINANCEMENT


EXPLOITATION

PARTENARIAT PUBLIC-PRIV

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2.3 Le dveloppement durable En cette poque o le respect de notre environnement simpose de plus en plus comme un critre incontournable li toute intervention, il nous faut intgrer une stratgie de dveloppement durable ds la planification dun projet. Il existe plusieurs systmes dvaluation environnementale et conomique des btiments. Nous recommandons la certification LEED largement rpandue chez nos voisins du Sud, dans lOuest du Canada et de plus en plus reconnue au Qubec. Le systme dvaluation de btiments cologiques LEED, acronyme de Leadership in Energy and Environmental Design, a t labor par le United States Green Building Council (USGBC). Lensemble des documents LEED reprsente la somme des efforts dploys par lUSGBC pour laborer des normes qui permettent damliorer le rendement environnemental et conomique des btiments. On y trouve des principes, des pratiques, des matriaux et des normes dj adopts par lindustrie de la construction amricaine. Depuis janvier 2003, le Canada a form son propre organisme, le Conseil du btiment durable du Canada (CBDCa) qui accorde une certification aux projets LEED canadiens. Le chapitre qubcois du CBDCa a t mis en place en mars 2004 et regroupe dj un grand nombre dadeptes.

Le systme dvaluation LEED sarticule autour de six grands thmes :

Amnagement cologique du site; Gestion efficace de leau; nergie et qualit de lair; Gestion durable des matriaux et ressources; Qualit des environnements intrieurs; Innovations et processus de design.

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On trouve aujourdhui de multiples organismes qui se font un devoir de se conformer LEED. Ils affichent firement lentre de leur btiment la plaque signaltique confirmant le niveau de certification obtenu. De plus, nous sommes en mesure de constater que la croyance rpandue qui veut quun projet respectant la notion de dveloppement durable soit invitablement plus coteux quun autre, ne tient plus la suite de plusieurs ralisations rcentes au Qubec. 2.4 Le rapport de faisabilit Le gestionnaire de projet doit procder lanalyse du rsultat des diffrentes tudes et expertises au fur et mesure de la disponibilit de linformation. Il en informe le promoteur rgulirement et lui fait part sans tarder de tout imprvu et de toute constatation pouvant avoir un impact sur le scnario initial. la fin de cette tape, il doit produire un rapport faisant sommairement tat de lensemble des rsultats, tirer les conclusions qui simposent et faire les recommandations pertinentes aux fins de prise de dcision par le promoteur et ses partenaires lgard du projet dfinir.

LA DCISION la lumire des conclusions et recommandations issues des tudes de faisabilit, le promoteur informera le ministre de sa programmation dfinitive, de ses besoins, du rsultat des tudes effectues ainsi que de ses choix et dcisions.

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TAPE 3 :

DFINITION DU PROJET

Cette troisime et dernire tape de la phase de planification vise dfinir le projet, cest--dire faire tat des donnes et des paramtres qui vont orienter et baliser la conception des plans et devis, les appels doffres ainsi que la ralisation des travaux. Ces informations ainsi que les directives du donneur douvrage seront consignes dans le programme de construction. 3.1 - La modlisation Afin de cerner tous les lments essentiels llaboration du budget de construction dtaill, larchitecte procdera ltablissement dun modle thorique de projet en collaboration avec les ingnieurs, estimateurs et autres spcialistes mandats pour les tudes. Afin de leur faciliter la tche, larchitecte produira un plan sommaire illustrant un scnario dorganisation des espaces sur chacun des niveaux du modle retenu. La modlisation permettra de dterminer les principales constituantes du btiment et du site, puis dvaluer ltendue des travaux projets.

Le but de la modlisation nest pas den arriver un recueil dexigences fermes. Elle vise plutt dcrire les solutions qui ont t retenues aux fins dtablissement du budget de construction. Le ministre favorise la classification UNIFORMAT II pour la prsentation des exigences gnrales ou spcifiques au projet ainsi que pour le montage budgtaire. Le programme de construction issu de cet exercice doit permettre dtablir le lien entre ces exigences et le budget qui en rsulte. 3.2 - Le budget Parmi les trois constituantes majeures dun projet que sont la programmation, lchancier et le budget, ce dernier constitue la cl de son succs, mais aussi, plus souvent quautrement, la raison de son chec. Le budget savre le paramtre le plus laborieux dterminer et gnralement lobjectif le plus difficile respecter. Dans le contexte particulier des projets qui font lobjet de concours darchitecture, la question budgtaire devient un sujet des plus sensibles et son suivi requiert beaucoup de doigt, de manire assurer le respect des engagements tout en laissant suffisamment de latitude la crativit des concepteurs.

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Le budget du projet doit tre tabli sur des bases solides, partir de donnes fiables et compltes. Pour ce faire, les tudes prliminaires savrent donc essentielles. Elles permettent de dterminer les prmisses lies la ralisation du projet. Les estimations doivent de plus tenir compte de la qualit et des performances recherches, de la conjoncture des marchs, des donnes inflationnistes ainsi que de toute considration spcifique au projet pouvant en influencer le cot de ralisation. 3.2.1 Ltablissement et la vrification du budget La responsabilit dtablir rigoureusement et prcisment le budget de ralisation incombe au gestionnaire du projet. Nanmoins, la dtermination des cots de construction doit tre effectue par des estimateurs professionnels avec la participation des architectes, ingnieurs et autres spcialistes concerns. Par la suite, les concepteurs devront valider le budget de soumission au fur et mesure de llaboration des plans et devis. Cette validation seffectue laide de tableaux comparatifs, gnralement aux tapes dapprobation du concept, des plans et devis prliminaires ainsi que des plans et devis dfinitifs. Le gestionnaire du projet devra conserver jour un tableau faisant tat des modifications apportes au projet en cours de ralisation. Avant daller en appel doffres, une dernire validation des estimations simpose. La planification budgtaire dun projet doit ncessairement prvoir un plan de contingences : o Contingences destimation et de design : En dbut de processus, la prcision du budget de soumission est de lordre de 30 %. Plus le processus progresse et plus les estimations se prcisent. Les contingences sont fonction de la matrise du projet par les intervenants. Nous sommes davis quelles devraient se situer environ 15 % ltape concept et disparatre graduellement au fur et mesure de la progression des plans et devis. Contingences de construction : Cette rserve permettra au donneur douvrage de couvrir lensemble des imprvus en cours de chantier, les changements mineurs la programmation et les modifications de design pouvant survenir tout moment des travaux. Lampleur de cette rserve doit tre dtermine en fonction des risques lis la ralisation des travaux. Gnralement, les contingences sont de 5 % lorsquil sagit dun projet de construction dun nouveau btiment de conception simple. Lorsquil sagit dun projet de transformation complexe dans un btiment existant, un minimum de 15 % est recommand. Lvaluation des facteurs de risque permet au gestionnaire de projet de justifier lampleur de cette rserve.

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3.2.2 - Les constituantes principales dun budget de projet Le tableau qui suit rsume les postes budgtaires importants pour ltablissement du budget dun projet. Matriaux et main doeuvre Mobilier intgr quipement spcialis intgr Conditions particulires de mise en uvre Frais gnraux de lentrepreneur Administration et profit de lentrepreneur Taxes applicables Contingences destimation et de design Total Budget de soumission : $ $ $ $ $ $ $ $ .. $ $ $ $ $ $ .. $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ .. $

Autres frais (permis, dmnagements, ) uvre dart Taxes applicables ce chapitre Indexation Contingences de construction Total Budget de construction : Cot des tudes prparatoires Cot du concours Honoraires professionnels quipement autre quintgr Financement du projet Acquisition difice et/ou terrain Financement des acquisitions Cots affrents Taxes applicables ce chapitre Inflation Contingences de projet Total BUDGET DU PROJET :

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3.2.3 Uniformat II Le ministre recommande fortement que le budget soit labor et prsent conformment la norme UNIFORMAT-II ASTM-E-1557-01 de niveau 3. Ce mode de classification regroupe les cots par lments du btiment par opposition au mode Master Format lequel les regroupe par spcialits de la construction (divisions de 1 16). Le mode UNIFORMAT II offre une meilleure comprhension aux dcideurs et permet ainsi un contrle rigoureux du budget tout au long des tudes prparatoires ainsi que durant ltape de prparation des plans et devis. Il nest cependant pas utilis par les entrepreneurs qui ont, quant eux, recours au mode Master Format. Pour cette raison, un logiciel a t mis au point pour faciliter la transition entre les deux modes de classification au moment daller en appel doffres. 3.3 - Le plan de financement Avant de passer en mode ralisation, le promoteur se doit dobtenir la confirmation de son montage financier. Il doit, de plus, sassurer de laccessibilit des sources de financement prvues, conformment lchancier de ralisation.

3.4 - Le mode de ralisation des travaux Ds la phase de planification, le mode de ralisation des travaux (conventionnel, par phases et lots multiples, acclr, etc.) doit tre dtermin. Le mode retenu aura un impact direct sur le budget et lchancier du projet. Sauf dans certains cas exceptionnels, le mode de ralisation dit conventionnel avec contrat unique un entrepreneur gnral est celui quexige le ministre. Il faut de plus comprendre quil y a gnralement des cots supplmentaires associs un mode acclr de ralisation. Les dcisions en ce sens doivent tre justifies pour des raisons conomiques ou pour intervenir dans un contexte durgence. De mme, la ralisation par phases et lots multiples de travaux, bien quattrayante plusieurs gards, peut rvler des dpassements de cots qu la toute fin des travaux et mettre le donneur douvrage dans une situation budgtaire prcaire, voire impossible redresser sans lapport dargent neuf.

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3.5 - Le scnario et lchancier de ralisation Lchancier des travaux doit tre tabli en fonction des objectifs du client ainsi que des contraintes dordre financier et organisationnel du projet. En loccurrence, le gestionnaire du projet doit prvoir lordonnancement des activits ainsi que les dlais requis pour leur excution. Par ailleurs, il doit dterminer les phases de ralisation en fonction du mode retenu. Le calendrier des activits du client, les saisons, la conjoncture de lindustrie de la construction, la disponibilit des ressources et des espaces sont autant de facteurs qui peuvent influencer lchancier de ralisation. Le gestionnaire doit notamment prvoir les dlais requis pour les approbations et les prises de dcision, les appels de candidatures, lengagement du conseiller professionnel et la tenue du concours, lengagement des ingnieurs et des autres professionnels ou spcialistes, les expertises, les appels doffres, les travaux, les dlais de livraison particuliers, les inspections, les tests, les mises en service, les rceptions de travaux, les correctifs, les dmnagements, etc. Le gestionnaire du projet devra sassurer du respect de lchancier par tous les intervenants et ce tout au long du processus de ralisation. Il devra prendre les dispositions qui simposent ds quun retard est anticip.

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3.6 - Le programme de construction Le programme de construction constitue le rsultat concret de tous les efforts dploys durant la phase de planification dun projet. Il fait tat de lensemble des informations et des directives mises lintention des concepteurs et des autres intervenants de la phase de ralisation qui suivra. Le programme de construction type devrait faire tat des donnes suivantes : PRSENTATION DU PROJET PARAMTRES DE MISE EN UVRE CRITRES DE DESIGN PROGRAMME DTAILL DES BESOINS EXIGENCES TECHNIQUES GNRALES ET
SPCIFIQUES DU PROJET

BUDGET DE CONSTRUCTION CHANCIER DE RALISATION DOCUMENTS DE RFRENCE EXIGENCES SPCIFIQUES DE LA MISE EN


SERVICE

PARTICULARITS DE MISE EN UVRE

Sommaire, contexte, site, liste et rle des divers intervenants ainsi que certaines dfinitions. Budget, chancier, modes de gestion et de ralisation des travaux, terrain, contrle de la qualit, mise en service. Considrations architecturales, urbaines et environnementales, implantation et intgration, approche de dveloppement durable, etc. Exigences fonctionnelles et oprationnelles, tableau des superficies, fiches descriptives des besoins, etc. Infrastructures, structure, enveloppe, amnagement intrieur, services, quipements, ameublement, spcialits, dmolition, amnagement du site, etc. Uniformat-II de niveau 3 et modlisation connexe. Identification et ordonnancement des activits, valuation des dlais, expression graphique, outil de suivi et de gestion, etc. tudes des sols, plan de cadastre, rglement de zonage, plan durbanisme, grille danalyse LEED, etc. Procdures dinspection et dacceptation des travaux, tests, correction des dficiences, matriel dentretien, documentation dopration, garanties, formation du personnel, programmes dentretien planifi, etc. Milieu sensible, difficults daccs, centre-ville ou loignement, travaux dhiver, difice occup en tout ou en partie, grille de risques, etc.

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3.7 - Lanalyse de la valeur Ds cette tape, le projet peut tre soumis une analyse systmatique afin de rvaluer la pertinence et de la justesse des informations et des dcisions prises. Lanalyse de la valeur constitue une procdure structure de travail dont lobjectif est de trouver un compromis optimal entre le cot et la solution, tout en assurant le niveau de qualit recherch. Cet exercice permet au promoteur de maximiser le rapport qualit prix de son projet. Le programme de construction doit tre soumis lapprobation du ministre, pralablement la phase de ralisation. LA DCISION cette tape-ci du processus de ralisation, le promoteur doit sassurer dobtenir lapprobation de tous les intervenants au dossier dont ses partenaires financiers, les organismes subventionnaires ainsi que toute autorit concerne. Le projet est maintenant prt pour annonce.

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PHASE DE RALISATION

La phase de planification ayant permis de dfinir prcisment les objectifs, le contenu et les paramtres dexcution du projet, de confirmer le cadre financier et dobtenir lensemble des autorisations requises, le donneur douvrage amorce le droulement de la phase de ralisation. Il doit pralablement signer la convention le liant au ministre. compter de ce stade du processus en cours, la cadence des dbours va sacclrer pour atteindre son point culminant durant la ralisation des travaux. Il peut arriver, au moment dentreprendre cette phase, quune validation et une mise jour des donnes techniques et financires simposent si le projet a subi une longue priode de stagnation depuis la phase de planification.

LES TAPES DE LA PHASE DE RALISATION Au cours de la phase de ralisation, nous verrons se concrtiser le projet que tous les intervenants ont longuement tudi et dfini dans ses moindres dtails. Les tapes qui caractrisent cette phase sont :

tape 4 tape 5 tape 6 tape 7 tape 8

Concours darchitecture; laboration des plans et devis; Appels doffres; Travaux; Livraison de louvrage.

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TAPE 4 :

CONCOURS DARCHITECTURE

cette premire tape de la phase de ralisation, le gestionnaire du projet doit constituer une nouvelle quipe de professionnels. Cette quipe nest pas la mme que la prcdente mandate pour les tudes et la dfinition du projet. Il faut dabord considrer que, pour les projets dont le budget de construction est gal ou suprieur deux millions de dollars, le ministre exige la tenue de concours darchitecture pour la slection de larchitecte.

Ce mode de slection oblige dabord le promoteur sadjoindre les services dun architecte expriment qui assumera le rle de conseiller professionnel tout au long de cette procdure de slection . 4.1 - Les tapes du concours Embauche du conseiller professionnel : . mandats, propositions, ngociations, contrat, etc.; laboration du programme du concours : . ce document renferme les donnes que le conseiller professionnel juge essentielles llaboration du projet. Le programme de construction demeure cependant disponible pour les finalistes retenus. Il ne doit subsister aucune contradiction entre les deux documents; Rdaction du rglement du concours : . celui-ci regroupe lensemble des rgles dtermines par le conseiller professionnel lintention des participants au concours;

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Approbation par lOrdre des architectes du Qubec (OAQ) et le ministre : . le programme et le rglement doivent recevoir lapprobation du responsable des concours darchitecture du ministre ainsi que celle de lOAQ; Document dappel de candidatures : . il sagit de lensemble des documents relatifs la demande de proposition de services professionnels par appel doffres public; Formation du jury : . ce jury est form de personnes reconnues pour leur comptence en architecture et/ou dans le domaine concern; Formation de la commission technique : . elle est compose des spcialistes de diffrents domaines dont les services sont retenus afin danalyser les aspects technique et budgtaire des projets soumis et de faire leurs recommandations au jury; Appel de candidatures : . publication de lappel de candidatures. Cet appel doit tre public et ouvert tous les architectes de la province. Il doit donc paratre dans les grands quotidiens nationaux de faon couvrir lensemble du territoire; Visite du site : . visite guide du site pour les soumissionnaires; Candidatures : . dpt des propositions de candidatures; Choix des finalistes : . le jury value les propositions et choisit les finalistes; Prestations : . les finalistes laborent les projets quils dposent la date prvue; Analyse technique : . la commission technique analyse les projets soumis et fait rapport au jury; Choix du jury : . le jury value les prestations des finalistes et fait part de son choix au donneur douvrage.

LA DCISION Le promoteur entrine les recommandations du jury et confirme au ministre le choix de la firme laurate.

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TAPE 5 :

PLANS ET DEVIS

La tenue du concours a permis de choisir larchitecte et de le mandater. Certains ajustements ou des rvisions plus substantielles au concept retenu peuvent savrer ncessaires des fins de fonctionnement ou de contrle budgtaire. Cette tape permettra de dvelopper les concepts en ingnierie ainsi que dans les spcialits du projet et, par la suite, dlaborer les plans et devis dfinitifs pour soumission : architecture, mcanique, lectricit, structure, gnie civil et autres. Larchitecte a la responsabilit dassurer la coordination des plans entre les diffrentes spcialits.

5.1 - La formation de lquipe des professionnels Le gestionnaire du projet doit dabord complter son quipe de ralisation. Celle-ci aura pour mandat dlaborer les plans et devis, prliminaires et dfinitifs, et dassurer les services durant la construction. Pour ce faire, le gestionnaire de projet doit procder : Loctroi du contrat larchitecte : Si les honoraires nont pas t dtermins pralablement au concours et si aucune soumission de prix ntait requise au moment du dpt des propositions, le gestionnaire doit ngocier une entente de gr gr et faire recommandation cet effet au donneur douvrage. Le cas chant, il doit prparer le contrat et les conditions gnrales qui sy rattachent pour signature par les parties contractantes.

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Lembauche des ingnieurs et autres spcialistes : Dans un mme ordre dides, le gestionnaire du projet doit obtenir des propositions de service pour chacun des professionnels dont les services sont requis. Chacun de ces contrats requiert les activits suivantes : prparation des documents dappel de candidatures : mandat, chancier, contrat-type, conditions gnrales, instructions aux soumissionnaires; lancement des appels de candidatures publics ou sur invitation; comit de slection : formation du comit, valuation des offres et sance dvaluation; ngociation des honoraires et recommandation; prparation et signature des contrats; avis dexcution.

5.2 - Les tapes de conception Le tableau qui suit rsume les grandes activits lies la conception et llaboration des plans et devis dun projet de construction : Concept Les plans et devis environ 20 % davancement o o o o o o o o o Plans et devis prliminaires o o Runion de dmarrage; Runions de coordination bimensuelles; Validation du concept darchitecture; Proposition de larchitecte pour lintgration des arts larchitecture; laboration des concepts en ingnierie et autres spcialits; Validation du budget de construction +/- 15 % de prcision, Uniformat II, niveau 3, par tableau comparatif; Validation des programmes de subventions applicables; Vrification et commentaires du ministre sur les concepts dposs; Analyse de la valeur (fortement recommande cette tape). Runions de coordination bimensuelles; laboration des plans et devis;

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approximativement 60 % davancement o o o o o o Plans et devis dfinitifs o o o o o Prparation par lartiste choisi du concept et de la maquette de luvre intgrer; Validation par rapport au programme de construction; Validation du budget de construction +/- 10 % de prcision Uniformat - II, niveau 3, par tableau comparatif; Vrification et commentaires du ministre sur les plans et devis; Dpt des plans et devis pour obtention de la certification LEED; Analyse de la valeur (facultative si elle a eu lieu au concept). Runions de coordination bimensuelles; laboration des plans et devis; Validation du budget de construction +/- 5 % de prcision Uniformat - II, niveau 3, par tableau comparatif; Vrification des plans et devis; Validation de lchancier et de lordonnancement des travaux.

5.3 - Lintgration des arts larchitecture En parallle la prparation du concept et des plans et devis prliminaires, le comit ad hoc choisit lartiste qui ralisera luvre dart intgrer larchitecture, en vertu de la Politique dintgration des arts larchitecture et lenvironnement des btiments et des sites gouvernementaux et publics . Le promoteur octroie le contrat lartiste retenu. Le gestionnaire du projet autorise llaboration du concept de luvre intgrer louvrage. Idalement le concept de luvre sera connu et approuv ds le dbut de la prparation des plans et devis dfinitifs. LA DCISION Le donneur douvrage doit transmettre une copie complte des plans et devis de soumission au ministre. Il doit de plus confirmer le respect du budget du projet et dposer lchancier des travaux.

Pralablement au lancement des appels doffres, il doit confirmer la disponibilit du financement requis et sassurer de lassentiment de tous ses partenaires au dossier.

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TAPE 6 :

APPELS DOFFRES

Afin de bnficier des meilleurs prix du march, le donneur douvrage procdera des demandes de soumissions au moyen dun appel doffres public auprs de tous les entrepreneurs gnraux du Qubec. Cet appel doffres doit tre publi dans deux des principaux quotidiens nationaux, un francophone et un anglophone, ainsi que sur le site du SEAO. Le Service lectronique dappel doffres constitue le mdia officiel de publication des avis dappel doffres pour les organismes publics du Qubec. Le SEAO permet galement aux organismes subventionns de bnficier de ses services. 6.1 - Principales activits de ltape Dfinition de la nature et de la porte de chacun des appels doffres, que ce soit pour de la construction, des achats ou des prachats; Prparation des documents contractuels autres que les plans et devis : avis de publication, instructions aux soumissionnaires, formulaire de soumission, bordereau des prix unitaires et/ou spars, contrat type, conditions gnrales, etc. ; Publications : journaux, SEAO ; Impression et vente des documents; Demande du permis de construction; Visite organise des lieux et rencontres dinformation avec les soumissionnaires; Rponses aux questions des soumissionnaires et mission des addenda; Ouverture des soumissions en prsence du reprsentant du ministre, analyse et procs-verbal; Recommandation et dcision; Ngociations requises exceptionnellement; Rception des cautionnements dobligations et dexcution; Rception des assurances multirisques de chantier et responsabilit civile; Rception de la ventilation du cot des travaux; Signature du contrat et des avenants, le cas chant; Prparation et mission des plans pour construction .

6.2 - Dpassement dans les rsultats des soumissions! Bien que les professionnels, concepteurs et estimateurs, aient valid le budget de soumission dtaill pralablement la parution de lappel doffres, il demeure possible que le rsultat des soumissions affiche des dpassements significatifs, voire substantiels.

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Que faire lors dun dpassement de cot ? Dans un premier temps, obtenir copie du procs verbal douverture des soumissions faisant tat du montant de chacune et confirmant leur conformit ou la raison de leur rejet; Obtenir copie de la ventilation dtaille des cots de la soumission conforme la plus basse; Demander copie de lanalyse que les professionnels concerns font des rsultats obtenus et des raisons quils invoquent pour expliquer les variations de cots dans toutes les spcialits concernes; Sassurer quun exercice de rationalisation soit effectu. Les concepteurs doivent proposer au promoteur des pistes dallgement peu susceptibles de dnaturer le projet ou den hypothquer la programmation ou le fonctionnement, tout en ayant une porte significative sur cet exercice. Il faut cependant viter que les coupures effectues ne constituent des travaux diffrs qui devront de toute faon tre excuts ultrieurement; Si les dpassements sont limits et que la situation permet un rattrapage, des ngociations peuvent tre entreprises auprs du plus bas soumissionnaire afin de ramener les cots de construction lintrieur des limites budgtaires; Vrifier si la conjoncture du march de la construction dans la rgion, au moment de lappel doffres, a pu avoir un impact important sur les soumissions. valuer la possibilit de reprendre lappel doffres dans une priode subsquente plus favorable, par exemple en janvier plutt que durant les mois dt. Certaines conditions doivent cependant tre respectes avant de retourner en soumission; Si le projet a antrieurement fait lobjet de plusieurs exercices dallgement et quaucune coupure nest possible sans affecter son objectif, vrifier laccessibilit de sources de financement additionnelles auprs des partenaires autant du secteur priv que du secteur public.

DCISION Le cot des travaux est maintenant connu. Le financement est confirm et disponible pour couvrir les normes dpenses venir jusqu la livraison finale de louvrage. Les partenaires ont donn leur accord la poursuite du processus de ralisation. Le donneur douvrage peut donc procder loctroi du contrat au plus bas soumissionnaire conforme.

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TAPE 7 :

TRAVAUX

A la suite de loctroi du contrat de construction par le donneur douvrage, ltape des travaux dbute ds que le gestionnaire du projet transmet lavis dexcution lentrepreneur gnral. Cet avis permet lentrepreneur de signer les contrats avec ses sous-traitants, de passer les commandes ses fournisseurs et dentreprendre les prparatifs du chantier. Lentrepreneur doit transmettre au gestionnaire, dans les meilleurs dlais, la liste et les coordonnes des sous-traitants et fournisseurs ainsi quun chancier prcis des travaux au chantier. Il existe plusieurs modes dexcution des travaux. Le mode conventionnel avec entrepreneur gnral, que nous utilisons pour les besoins du prsent exercice, est celui que le ministre privilgie. Par contre, si la nature des travaux ne se rsume qu une seule spcialit de la construction, alors le contrat peut tre confi un entrepreneur spcialis la suite dun appel doffres public. Tous les entrepreneurs et fournisseurs ayant leur place daffaires au Qubec, quils soient entrepreneurs gnraux ou spcialiss, doivent pouvoir bnficier des retombes issues des investissements publics, peu importe la rgion o ils se ralisent sur le territoire qubcois. La meilleure faon datteindre ces objectifs de transparence et dquit dans lattribution des contrats lis la ralisation de ces projets consiste procder par appels doffres publics.

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Les activits qui caractrisent ltape de ralisation des travaux sont les suivantes : AVIS DEXCUTION VALIDATION DES MANDATS DE SURVEILLANCE DE CHANTIER DES CONSULTANTS RUNION DOUVERTURE DE CHANTIER : CETTE RUNION EST PRSIDE PAR LE GESTIONNAIRE DU PROJET Cet avis autorise lentrepreneur amorcer lexcution des travaux. Sil y a des modifications apporter au projet et consquemment, ngocier au contrat de lentrepreneur ou si les cots de soumissions sont plus levs que prvus, il peut arriver que les professionnels requirent un ajustement de leurs honoraires. A lordre du jour : prsentation de lquipe : client, gestionnaire du projet, professionnel responsable de lentrepreneur, surintendant de chantier, responsable de la scurit, reprsentants de larchitecte et des ingnieurs en structure, mcanique et lectricit, artiste et autres intervenants; confirmation du rle de chacun; cheminement des documents; directives du gestionnaire de projet; scnario des travaux; validation et suivi de lchancier de lentrepreneur; coordinations avec les occupants de ldifice; instructions concernant les procdures de changement : demandes de changement, soumissions de lentrepreneur, ngociations et ordres de changement (avenant au contrat), etc. Dclaration la CSST; Avis douverture de chantier la Rgie du btiment; Programme de scurit sur le chantier; Listes et coordonnes des sous-traitants de lentrepreneur; chancier des travaux; Permis de construction, le cas chant. Participation des mmes personnes qu louverture du chantier. loccasion, un sous-traitant peut tre admis pour discuter de points spcifiques; Lentrepreneur tiendra de son ct les runions de chantier avec ses sous-traitants et fournisseurs, sans la prsence des membres de lquipe de coordination.

DOCUMENTS FOURNIR PAR LENTREPRENEUR

RUNIONS DE COORDINATION BIMENSUELLES OU, SI REQUIS, HEBDOMADAIRE S, PRSIDES PAR LE GESTIONNAIRE DU PROJET MISE JOUR DES PLANS ANNOTS

Lentrepreneur doit annoter sur une copie de plan tous les travaux qui diffrent des plans mis pour construction.

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PAR LENTREPRENEUR la fin des travaux, ces plans seront remis aux professionnels pour llaboration des plans tel que construit , lesquels seront remis au propritaire aux fins dexploitation et dentretien de limmeuble et de ses quipements. Conformit aux plans et devis; Conformit aux lois, codes et normes en vigueur ainsi quaux rgles de lart; Contrle de la qualit, tests, performances; Cadence des travaux par rapport lchancier adopt; Scurit et propret du chantier et protection de lenvironnement. Analyse des demandes de paiement et recommandations : rapport sur ltat des dbours; situation des changements au contrat (rgls, en cours et anticips), maintenir un tableau jour. Le gestionnaire du projet doit tenir jour le bilan budgtaire et faire rapport au donneur douvrage sur une base rgulire. Il doit anticiper les dpassements de cots et recommander les actions correctrices. Sil y a retard, rel ou anticip : tablissement des mesures correctrices et de rattrapage. La ngligence dans le dpt et lapprobation de ces lments est une cause frquente de retard dans la livraison des ouvrages. Maintenir jour un tableau des suivis. Oprations effectuer avec rigueur et minutie. La supervision des professionnels concerns simpose. Maintenir jour un tableau des suivis. Entrepreneur; Consultants : gestionnaire du projet, architecte, ingnieurs, laboratoires, spcialistes; Artiste et le ministre; Autres fournisseurs de biens ou de services, etc.

SURVEILLANCE DES TRAVAUX

SUIVI BUDGTAIRE

SUIVI DE LCHANCIER DPT ET APPROBATION DES DESSINS DATELIER ET DES CHANTILLONS PROCDURES DE TESTS ET DEXPERTISES SUR LQUIPEMENT ADMINISTRATION GNRALE DES CONTRATS POUR LES FOURNISSEURS DE BIENS ET DE SERVICES EN RAPPORT DIRECT AVEC LE DONNEUR DOUVRAGE GESTION DES DNONCIATIONS

Gestion des dnonciations ainsi que des quittances partielles et/ou finales des entrepreneurs, fournisseurs de matriaux et de services. Ce suivi ncessite beaucoup de

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DE CONTRAT AINSI QUE DES QUITTANCES PARTIELLES ET FINALES DES SOUS-TRAITANTS, FOURNISSEURS DE MATRIAUX ET DE SERVICES MISES EN SERVICE DES INSTALLATIONS ET DE LQUIPEMENT FORMATION DES OUVRIERS DENTRETIEN ET DES OPRATEURS PRPARATION DES PROGRAMMES DENTRETIEN PLANIFIS PRISE DE POSSESSION ANTICIPE PROCDURE PRALABLE A LA RCEPTION PROVISOIRE DES TRAVAUX rigueur de la part du gestionnaire du projet afin dviter la prise dhypothques lgales sur limmeuble.

En prsence des professionnels concerns et du reprsentant du propritaire, responsable de lentretien et des oprations.

Cette exigence doit tre spcifiquement demande et dcrite dans les devis ou dans les conditions gnrales au contrat de lentrepreneur. La teneur et la porte de ce programme doivent tre entirement dcrites dans les devis.

Le propritaire ne peut prendre possession dune partie de louvrage avant la rception provisoire des travaux moins dune entente formelle et spcifique avec lentrepreneur. Cette procdure a gnralement lieu au moins 95 % davancement de lensemble des travaux. Ceci implique que louvrage est substantiellement complt. Lentrepreneur demande la rception des travaux par crit au donneur douvrage : inspection par les consultants dans leurs spcialits respectives; liste des travaux parachever; liste des dficiences corriger; listes des certificats, manuels et garanties recevoir; rsultats des tests effectus; recommandations de rception provisoire des travaux signes par les professionnels.

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RCEPTION PROVISOIRE DES TRAVAUX Dlivrance lentrepreneur du certificat de rception provisoire des travaux dment sign par le donneur douvrage auquel sont annexes les listes de travaux parachever, des dficiences corriger et des documents fournir. La dlivrance de ce certificat par le donneur douvrage est obligatoire.

DCISION La dlivrance du certificat de rception provisoire des travaux confirme que le btiment est prt pour lusage auquel il est destin. Les professionnels font recommandation de rception au donneur douvrage. Ce dernier est le seul pouvoir mettre ce certificat au moment opportun. Lentrepreneur ne quitte cependant pas le btiment, car il doit parachever certains travaux et effectuer les correctifs requis. Le donneur douvrage en devient propritaire. Il peut donc lutiliser selon ses besoins, en a la responsabilit et doit, consquemment, le couvrir des assurances adquates.

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TAPE 8 :

LIVRAISON DE LOUVRAGE

Cette tape a t spare de la prcdente afin dinsister sur limportance de bien encadrer les activits de fin de chantier. Ltape de livraison de louvrage concerne principalement le suivi de la correction des dficiences et des travaux parachever. On y effectue la mise en service des principales constituantes et des quipements de limmeuble livr. Les exigences cet effet doivent avoir t pralablement dcrites dans les documents contractuels. Le donneur douvrage a procd la rception provisoire des travaux effectus dans le cadre du contrat. La dure des garanties commence courir et le propritaire amorce loccupation physique des lieux. Durant la priode allant de la dlivrance du certificat de rception provisoire des travaux jusqu la rception dfinitive, les activits suivantes ont cours : parachvement des travaux; correction des dficiences; dpt des manuels dopration et dentretien comprenant notamment : garanties, copie des dessins datelier, rsultats des tests et expertises, fiches techniques, manuels dentretien; amnagement du mobilier et de lquipement dans les nouveaux locaux; planification et supervision des dmnagements; lentrepreneur demande, par crit, la rception finale de ses travaux lorsque TOUS les travaux sont termins et que TOUTES les dficiences ont t corriges la satisfaction des professionnels et du donneur douvrage; obtention des quittances finales pour lensemble des dnonciations de contrats mises par les sous-traitants et les fournisseurs de matriaux et de services. Le gestionnaire du projet doit complter le registre de ces informations et faire rapport au propritaire; leve des hypothques lgales, le cas chant. La prise dune hypothque lgale rvle gnralement lexistence dun litige ou dune situation conflictuelle entre diverses parties au dossier. Le gestionnaire du projet doit effectuer un suivi rigoureux de ces hypothques et sassurer que toutes les mesures sont prises pour leur leve, et cela, dans les meilleurs dlais; attestation de la conformit de lentrepreneur avec la CSST et la Rgie du btiment; inspection finale par les professionnels concerns;

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les travaux sont entirement termins et les dficiences sont corriges 100 %; recommandations de rception finale des travaux auprs du donneur douvrage par les professionnels dans leurs spcialits respectives; dlivrance du certificat de rception dfinitive des travaux dment sign par le donneur douvrage. libration des retenues contractuelles effectues sur des paiements lentrepreneur.

8.1 - Post-mortem Il peut arriver, dans certaines circonstances, que le propritaire demande ce que lon procde une rtrospective et une analyse du processus tel quil sest droul afin de comprendre les raisons qui auraient pu entraner des difficults particulires et affecter les objectifs fixs. Les comptes rendus de runions, les volutions budgtaires, le tableau des modifications, le suivi des dnonciations de contrats et les quittances ainsi que les autres documents du gestionnaire de projet seront essentiels pour cet exercice. DCISION Lorsque le propritaire dcide de procder lmission du certificat de rception dfinitive des travaux , il met fin automatiquement au contrat qui le lie avec lentrepreneur.

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PHASE DEXPLOITATION

Lmission du certificat de rception dfinitive des travaux a mis fin tout lien contractuel entre le donneur douvrage et lentrepreneur. Cependant, cette procdure obligatoire pour le donneur douvrage ne dgage pas lentrepreneur de ses obligations en vertu du code civil, de la validit des garanties ou des malfaons qui pourraient savrer avec le temps. Pour sa part, le propritaire a maintenant lobligation, envers le ministre et ses autres partenaires financiers, dassurer la prennit de limmeuble et des quipements.

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TAPE 9 :

EXPLOITATION DE LIMMEUBLE

Bien que le btiment soit achev et que le projet est en principe termin, nous tenons inscrire lexploitation de limmeuble comme une tape part entire dans le processus. Conformment aux proccupations que nous avions ds la premire tape, le ministre a lobligation de sassurer de la capacit du propritaire sacquitter de ses obligations visant la prennit et la juste utilisation des quipements financs laide des programmes de subventions. Pour ce faire, un certain suivi doit tre effectu, de faon vrifier les points suivants : lutilisation des locaux et des quipements est-elle conforme aux fins prvues lentente? une partie de limmeuble serait-elle utilise dautres fins ou loue des tiers? les assurances sont-elles en rgle? le budget de fonctionnement annuel est-il conforme aux clauses du protocole? lachalandage savre-t-il conforme au plan daffaires? le remboursement de la dette seffectue-t-il conformment aux ententes initiales? limmeuble fait-il lobjet dun entretien normal? y a-t-il des cranciers susceptibles de prendre une hypothque lgale sur limmeuble?

Le propritaire doit effectuer en bon pre de famille , la gestion et lentretien de lquipement culturel livr comprenant ldifice, le site ainsi que les quipements. Pour ce faire, il doit assumer les responsabilits suivantes : lapplication des recommandations du programme dentretien planifi et le maintien jour dun journal des interventions; loctroi des contrats de services dentretien requis; lobservance des codes, lois et rglements applicables afin dassurer la scurit de la clientle et du personnel; lexcution sans dlai des travaux de maintien dactif et des rparations qui simposent; la gestion des garanties et des obligations y relatives.

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PROCESSUS DLABORATION DUN PROJET DE CONSTRUCTION


CONCLUSION Comme on a pu le constater, la ralisation dun projet de construction constitue un long et laborieux processus ncessitant le recours un trs grand nombre de ressources humaines et matrielles. La coordination de cette multitude dactivits commande lintervention dun gestionnaire avis et chevronn. Pour cette raison, le ministre demande aux organismes subventionns de sadjoindre les services dun gestionnaire de projet expriment dans le domaine de la construction, cela ds le dbut des tudes de faisabilit, soit la deuxime tape du processus. La planification et lordonnancement de lensemble des activits dun projet majeur exigent, de la part du gestionnaire, la rigueur et lassurance que seule une vaste exprience dans lindustrie de la construction peut garantir. Ce professionnel doit par ailleurs bnficier dune indpendance totale de liens daffaires lintrieur mme de cette industrie. Bien que la complexit de la phase de ralisation ne soit plus dmontrer, il est pertinent dinsister une dernire fois sur limportance accorder la phase de planification dans tout le processus. Cest en effet au cours de cette phase que vont se dfinir les besoins et les paramtres qui dtermineront lampleur et la justesse du projet raliser. La dtermination du gestionnaire de projet et les prouesses techniques des concepteurs ne pourront jamais compenser les cots supplmentaires engendrs par une expression de besoins dmesure ou par des exigences excessives. En rappel

LA GESTION DE PROJET EST UN

processus unique qui consiste en un ensemble dactivits coordonnes et matrises comportant des dates de dbut et de fin, entrepris dans le but datteindre un objectif conforme des exigences prdfinies telles que les contraintes de dlais, de cots et de ressources .

Ce document est une ralisation de la Direction des immobilisations. Conception et rdaction : Collaboration : Claude Cloutier, architecte Catherine Bourgault Lucie Tardif

MCC Direction des immobilisations - 1er juin 2005

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