Accor Desde o incio de 2006, todos os 128 hotis da rede Accor Hotels no Brasil contam com uma atualizao

de peso em seu sistema de consolidao financeira: deixaram de usar planilhas Excel, com todas as suas informaes disponveis em uma intranet da diviso de Hotis, passando a contar com um mdulo de oramento onde podem lanar diretamente seus dados financeiros. Parece pouco, mas estas atualizaes so parte de um projeto que durou cerca de trs anos, quando a controladoria percebeu que as possibilidades de continuar a consolidar as informaes financeiras da rede de Hotis em planilhas estavam se esgotando. "Iniciamos 2003 com pouco mais de 20 hotis na rede. A consolidao de dados era feita em planilhas Excel e em Access por uma equipe de quatro profissionais", lembra Rogrio Alves, controller da rede. Na poca, todo o processo de consolidao era manual, o que o tornava sujeito a erros e pouco flexvel quanto possibilidade de criao de relatrios e anlises, j que os dados consolidados tinham que ser encaminhados matriz at o 8 dia til do ms seguinte. "Quando chegamos a 30 hotis o prazo ficou muito curto e acabou qualquer possibilidade de anlise. O processo ficou complexo e nada confivel", diz Alves. Alm disso, todos os dados ficavam arquivados em um servidor na prpria controladoria, o que aumentava o risco. Havia tambm as constantes migraes do Office, o que forava a existncia de uma mquina com as verses anteriores para que planilhas antigas pudessem ser abertas em caso de necessidade. "Precisvamos de uma ferramenta mais robusta e confivel, que aumentasse nosso desempenho", afirma. Carlos Pedro dos Santos, gerente de TI da Accor Hotels, lembra que este quadro criou a necessidade de mudana. "A holding, aqui no Brasil, utilizava ferramentas Hyperion. Pensamos em utilizar aqui, mas, para no ficar em apenas um fornecedor, levantamos tambm as solues Oracle e Cognos", diz. Acabaram escolhendo uma soluo baseada no Oracle Financial: era a mais aderente s necessidades da empresa, j era utilizado pela matriz na Frana e, claro, atendia ao oramento da rea. A prpria Oracle indicou a Triscal para o desenvolvimento do projeto, que foi iniciado em junho de 2003. "Os trs primeiros meses foram gastos no desenvolvimento da soluo, que incluiu o diagnstico das necessidades, levantamento de infra-estrutura e sua criao propriamente dita", explica Cludio Faria, diretor da Triscal. A implementao foi iniciada em setembro daquele ano e, em janeiro de 2004, o aplicativo foi colocado em operao ainda em paralelo com as planilhas Excel e com o Access. As planilhas foram aposentadas de vez no final de abril e, em maio, a soluo estava plenamente operacional. "Muito do sucesso deste projeto se deve ao empenho da Triscal, que manteve um consultor aqui dentro durante todo o projeto e na fase inicial de operao. Ele entendeu nosso negcio e nos auxiliou muito na fase de adaptao", ressalta o gerente de TI da Accor. Vantagens e atualizaes

Do lado da controladoria, o processo ganhou agilidade e confiabilidade. Quando o aplicativo entrou em operao, o prazo de fechamento caiu do 8 para o 5 dia til e hoje ele feito no 4 dia til. Comparando os dois modelos, Rogrio Alves afirma que o maior ganho est na qualidade da informao com a qual ele trabalha. "Hoje no perdemos mais tempo com a conferncia manual de dados. O sistema vai buscar as informaes no hotel, recebe, consolida e, em caso de erro, ele retorna ao funcionrio indicando o que deve ser corrigido", explica. O executivo ressalta tambm a possibilidade de criar relatrios e efetuar anlises, quando solicitado, graas base histrica criada a partir da implementao da soluo. As atualizaes realizadas posteriormente ocorreram do lado dos hotis. "A primeira foi a criao de uma interface para que o Oracle Financial pudesse acessar os dados nos hotis, ainda lanados em DOS", explica Cludio Faria, da Triscal. Ele tambm explica que as novas funcionalidades implementadas no segundo semestre de 2005 tiveram como alvo os hotis. "A primeira foi a disponibilizao na intranet da interface do Oracle Financial, de forma que a informao tratada pela Sede tambm pudesse ser compartilhada com os hotis." De acordo com Rogrio Alves, toda a operao foi simplificada ao extremo, fazendo com que toda a rede deixasse de usar planilhas Excel para o processo oramentrio, pois tem agora todas as suas informaes disponveis em uma intranet com um mdulo de oramento, podendo lanar diretamente seus dados financeiros, no mesmo padro adotado pela matriz. Sobre a Accor - eleita sete vezes uma das melhores empresas para se trabalhar no Brasil, a Accor emprega 30 mil colaboradores, atende a 60.000 empresas clientes e 5 milhes de usurios por meio de 28 marcas notrias em seus respectivos segmentos, como a Accor Services com a marca Ticket Restaurante, GRSA empresa de restaurantes industriais e a Accor Hotels, que composta pelas marcas Sofitel, Novotel, Mercure, bis, Formule 1 e Parthenon. Com um volume de negcios de R$ 6,9 bilhes, um dos maiores grupos de servios do Brasil, onde mantm parcerias com grandes corporaes mundiais, como Brascan, Esprito Santo, Compass, Top Atlntico, Veolia Environnement e Alexander Forbes. A Accor est presente em 140 pases com 158 mil colaboradores. lder europia e um dos maiores grupos mundiais de viagens, turismo e servios corporativos, com duas grandes atividades internacionais: Accor Hotels e Accor Services. A Accor Hotels conta hoje com 128 unidades no Brasil, com quase 19 mil apartamentos. A rede tem ocupao mdia de 3,8 milhes de dirias/ano no Pas e 115 mil filiados ao programa de fidelidade "Carte Compliments".
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