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Termes de Rfrence

(48489-2010-010)
Consultant(e) specialis(e) en classement et archivage des documents pour les bureaux du PNUD Kigali-Rwanda

Rwanda

OBJECTIF

Lobjectif de cette consultance et la revue du systme existant de classement et darchivage dans les bureaux du Programme des Nations Unies pour Le Dveloppement (PNUD) au Rwanda. Proposer, dvelopper et mettre en place un systme appropri de classement et archivage manuel et (aussi de prfrence numris) pour aider dans le classement, archivage et recherche des documents. Lorganisation des archives de PNUD a principalement pour objectifs de : Faciliter le reprage rapide de linformation indispensable ladministration ; Faciliter la continuit dans ladministration par lidentification et par la prservation des documents administratifs ; Monter un systme de traitement, de classement et darchivage de dossiers, courriers entrants et sortants, rapports, documents, et autres revues priodiques ; Fournir aux units et au personnel concern une mthode uniforme de classification et de recherche aise de leurs documents ; Sauvegarder la mmoire institutionnelle stable et authentique ; Optimiser lespace de travail.

CONTEXTE DE LA CONSULTATION

Avec lvolution de ses activits et la multiplicit de ses programmes dintervention auprs des partenaires nationaux du gouvernement , de la socit civile, des autres agences du Systme des Nations Unies (SNU) et des partenaires en dveloppement, la production de documentation fournissant des donnes substantives et qualitatives pour ses programmes, et les nombreuses autres sollicitations dont il est souvent lobjet, le PNUD, malgr linformatisation de plus en plus pousse avec comme objectif de base moins de papier , se retrouve dans la ncessit de les grer et de les classer selon des normes darchivages bien dfinies. Il est absolument indispensable dorganiser de faon dynamique cette documentation et de doter le personnel dun systme de classement efficace, de manire minimiser les temps de recherche. A cet effet, le bureau du Programme des Nations Unies pour le Dveloppement (PNUD) au Rwanda a jug indispensable de recourir aux services dun documentaliste/archiviste expriment pour laider monter un systme de classement et darchivage des documents papier
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ANNEX I_TOR_48489-2010-010_Archives_UNDP_2010-07_Rev00

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Consultant(e) specialis(e) en classement et archivage des documents pour les bureaux du PNUD Kigali-Rwanda

Rwanda

MANDAT

Ce mandat sexercera sous la supervision directe du Directeur de pays Adjoint Charg des Oprations du PNUD au Rwanda qui devront tre remis des rapports ad hoc dcrivant les activits menes, les rsultats obtenus en terme, les difficults rencontres, les constats, les leons apprises, les conclusions et recommandations appropries.

3.1
3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4

Responsabilits du (de la) consultant(e) :


Faire un tat des lieux et analyser les besoins des utilisateurs des archives de PNUD ; Inventorier les documents existants gnrs et/ou reus par PNUD ; Trier les documents archiver en collaboration avec les services producteurs ; Coter et indexer les documents pour donner une identit au document cr, le personnaliser et lui reconnaitre des attributs caractristiques qui permettront de le retrouver ultrieurement de faon sre ;

3.1.5 3.1.6 3.1.7 3.1.8 3.1.9

Conditionner dans des botes darchives et ranger les documents selon un plan de classement et darchivage ; Installer un logiciel documentaire et crer une base de donnes correspondant aux besoins ; Saisir les notices bibliographiques dans la base de donnes ; Organiser une formation aux techniques darchivage pour le personnel concern ; UN rapport de mission sera soumis la direction du PNUD la fin de cette consultance.

4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4

RESULTATS ATTANDUS Pendant la dure du contrat, le (la) consultant (e) va :


Un plan de classement des archives du PNUD labor pour : Retrouver facilement une information recherche et documents ; Recherche aise ; Les archives de UNDP organises, conserves et facilement accessibles.

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4.2

Rsultats spcifiques :
Les bureaux suivants disposent dun systme de classement efficient et les responsables de documents sont dots de moyens de techniques leur permettant de classer et de retrouver plus facilement les documents :

4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4

Bureau de la charge des ressources humaines ; Bureau de la charge des approvisionnements ; Bureau des finances; Unit Programme.

5 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7

QUALIFICATIONS Le (la) candidat(e) doit avoir une exprience et les qualifications suivantes : Documentaliste/ archiviste de niveau universitaire (Licence); Avoir une exprience professionnelle dau moins dix (10) ans minimum dans le classement/archivage manuel; Avoir une exprience professionnelle dau moins trois (3) ans minimum dans le classement/archivage numris; Avoir une formation dans le domaine de e-documentation; Comprhension des TDR (plan de travail et mthodologie) ; Parler couramment le Franais et/ou lAnglais; Exprience avec les bailleurs de fonds et organisations internationales serait un atout ; MODALITES DE PAYMENT ET AUTRES CONSIDERATIONS Le (la) candidat (e) slectionn(e) commencera ds que la procdure de recrutement sera acheve.

6.1 6.2

Seule la soumission des consultant(e)s nationaux (ales) sera accepte. Le (a) consultant(e) sera recrut(e) aux conditions des contrats Special Service Agreement (SSA) du Programme des Nations Unies pour le Dveloppement (PNUD) pour une dure nexcdant pas trois (3) mois Les paiements seront effectus aprs certifications du travail accompli par le PNUD

6.3

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7 7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4 7.2

SOUMISSIONS Si vous tes intress(e)s cette offre demploi et que vous avez les qualifications requises, veuillez soumettre les documents suivants Lettre de motivation; CV accompagns des documents de justification ; Liste de personnalits de rfrence avec dtails des travaux accomplis dans le mme domaine ; Autres informations pouvant dmontrer votre qualification et exprience dans ce domaine. La soumission sera prpare et envoye sous deux enveloppes fermes (Proposition Techniques et Proposition Financire) ou par fichier attach (si elle est envoye par message lectronique, la mention ne pas ouvrir avant la date limite de soumission sera ncessaire) Veuillez noter que la soumission par message lectronique est aussi accepte (voir lavis de vacance de poste). PROCESSUS DE SELECTION Les Soumissions des candidat(e)s seront values en fonction des critres suivants. [Total 100 points]. Documentaliste/ archiviste de niveau universitaire (Licence) [Maximum: 15 points] ; Avoir une exprience professionnelle dau moins dix (10) ans minimum dans le classement/archivage manuel [Maximum: 10 points] ; Avoir une exprience professionnelle dau moins trois (3) ans minimum dans le classement/archivage numris [Maximum: 10 points] ; Avoir une formation dans le domaine de e-documentation [Maximum: 5 points] ; Comprhension des TDR (plan de travail et mthodologie) [Maximum: 50 points] ; Parler couramment le Franais et/ou lAnglais [Maximum: 5 points] ; Exprience avec les bailleurs de fonds et organisations internationales serait un atout [Maximum: 5 points] ; Pour tre qualifie(e) le (la) candidat(e) doit avoir au moins 70 points. Le (la) candidat(e) slectionn(e)pourrait tre appel(e) passer une interview. Loffre demploi sera attribue au candidat national ou a la candidate nationale qui passera les deux phases de notation sur dossier et dinterview. Les candidatures fminines sont vivement encourages.

7.3

8 8.1 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5 8.1.6 8.1.7

8.2 8.3 8.4 8.5

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