GTD em 20 minutos

Este artigo indicado para pessoas que estejam a entrar em contacto com o sistema GTD pela primeira vez. Resume algumas das principais ideias chave do funcionamento de GTD, no sendo no entanto uma soluo para se entender e aprender a praticar GTD. Traduzido e adaptado do original Book summary: 10 Big ideas from Getting Things Done by David Allen

1. Se o seu dia-a-dia est fora de controle, praticamente impossvel de pensar estratgicamente ou planear com eficcia.
Quando nos sentimos sobrecarregados com o quanto ainda temos que fazer (e quem no se sente?), difcil ter um bom foco para assegurar que a nossa vida e trabalho se move na direco que queremos. por isso que importante ter o controlo das nossas tarefas dirias antes de trabalhar no planeamento da grande viso da nossa vida. GTD uma abordagem bottom-up produtividade. O objectivo atingir uma sensao de conforto e controlo sobre o trabalho que temos agora, para que se liberte energia e espao mental para outras coisas mais elevadas.

2. Defina o que que feito significa.

A maioria das tarefas que as pessoas tm nas suas listas de tarefas so pedaos amorfos de inexequibilidades - compromissos sem uma viso clara daquilo que feito significa. Isto um grande problema - o nosso crebro est desenhado naturalmente para nos ajudar a descobrir como fazer coisas, mas apenas se soubermos com o que se parece aquilo onde queremos chegar. Tudo aquilo em que trabalhamos deve ter um ponto de concluso bem claro - um ponto onde sabemos que chegamos ao fim. Se no sabemos qual esse ponto, vai ser difcil fazer qualquer progresso. Quando temos problemas em fazer progressos o primeiro passo definir com o que se parece este ponto de concluso.

3. O trabalho mental tem cinco fases distintas: Recolher, Processar, Organizar, Fazer e Rever.
Existem cinco fases separadas para gerir o trabalho de acordo com GTD:

Recolher o acto de capturar todos os inputs: recursos, tarefas, ideias, etc. Conseguimos dar um melhor seguimento a todos os inputs se estiverem todos recolhidos num nico recipiente (caixa de entrada). Processar o acto de examinar todos os inputs recolhidos e decidir qual o seu significado, objectivo e que compromisso queremos estabelecer. Organizar significa pegar nos resultados da fase de Processar e coloc-los num sistema de confiana para que no tenhamos que nos lembrar de tudo. As tarefas vo para uma lista de tarefas, projectos para a lista de projectos, planos futuros para uma incubadora, informao de referncia para uma arquivo, etc etc..

Fazer significa percorrer as tarefas que podem ser executadas no momento e complet-las. Rever significa verificar que as listas, assim como todo o sistema est actualizado e de acordo com os nossos objectivos e compromissos. tambm uma fase para rever a nossa estratgia e melhorar o sistema para obter melhores resultados.

Deve-se manter as fases deliberadamente separadas para se alcanar melhores resultados.

4. Tire tudo da cabea.

A maioria das pessoa tenta manter tudo o que precisam de saber e fazer na cabea, o que um grande erro. Os nossos crebros esto optimizados para fazer decises rpidas, no para armazenamento. Tentar gerir demasiadas coisas na cabea ao mesmo tempo a principal razo pela qual ficamos stressados quando h muita coisa a acontecer estamos a usar a ferramenta errada para esse fim. A melhor forma de parar com este mau hbito e comear a ser mais produtivo despender de alguns minutos a pr em papel tudo o que est na sua mente. Pode escrever, desenhar - seja o que for que funcione para si, desde que o veja claramente assim que acabar. Assim que a informao estiver fora da cabea, bastante mais fcil descobrir o que fazer com ela. Bastam 10 minutos de exteriorizao de pensamentos para nos ajudar a sentir menos stressados com a carga de trabalho. Claro que o melhor nunca se sentir stressado em primeiro lugar, por isso facilite a recolha do que quer que esteja a pensar a qualquer instante. Eu levo comigo uma carteiro que tem espao para pequenos cartes de papel e uma caneta - quando tenho uma ideia, fcil captur-la, mesmo que naquele instante no tenha comigo a minha agenda ou porttil. Se reduzirmos os obstculos que temos recolha de ideias, vamos naturalmente conseguir recolher muitas mais.

5. Projectos e tarefas so duas coisas diferentes e devem ser geridos separadamente.

Um dos maiores erros que as pessoas fazem quando tentam controlar as coisas que tm para fazer, misturar tarefas e projectos. Essa uma forma de se sentir sobrecarregado rapidamente - a maior parte das coisas no pode ser feita com apenas uma aco. Por exemplo, acabei de escrever um livro que me levou um ano a terminar. Se eu tivesse escrito escrever livro na minha lista de tarefas, ia rapidamente sentir-me sobrecarregado - o projecto demasiado grande. Em vez de falhar na concluso dessa tarefa durante um ano inteiro, melhor trat-la como um projecto - algo que, segundo a nomenclatura GTD, leva mais do que uma tarefa para ser terminado. Eu no posso escrever o livro, mas posso escreve pequenas partes dele, sempre que me sento para trabalhar. Como projectos e tarefas so duas coisas diferentes, melhor serem geridos separadamente. Eu levo comigo um pequeno caderno para anotar as tarefas a fazer e uma lista que me diz quais os meus projectos activos.

6. Foque-se na Prxima Aco necessria para ir em frente.

Os grandes projectos tm muitos passos e podem ser bastante complexos. A chave para lidar com esses projectos no focar-se em tudo o que tem que ser feito - isso a forma mais rpida de stressar! A soluo sim focar-se apenas na prxima aco fsica que pode ser feita e que leva o projecto em frente. Esta aco pode ser procurar por alguma informao, fazer um telefonema, ou qualquer outra pequena tarefa. Seja o que for, a concluso dessa tarefa ir p-lo um passo mais prximo da concluso do seu projecto, por isso no se preocupe com tudo o resto - foque-se apenas naquilo que pode fazer agora.

7. Use a Regra dos 2 Minutos para as pequenas tarefas.

No se preocupe demasiado em controlar ou organizar as tarefas realmente pequenas se conseguir concluir uma tarefa em menos de 2 minutos, faa-a logo! Escrever tudo para mais tarde rever acaba por gastar mais tempo do que se a fizer no mesmo instante. Pessoalmente, eu estendi este perodo para 5 minutos - mantendo o mesmo princpio.

8. Utilize pastas de Referncia e UmDia/Talvez para todas as coisas que no tm aco imediata.
No faz sentido manter projectos a longo prazo ou informaes de referncia na lista de tarefas diria. Ter pastas (ou arquivos) de referncia uma ptima soluo para guardar tudo aquilo que no tem nenhuma aco associada neste momento. Estes ficheiros podem ser fsicos ou electrnicos - eu, por exemplo, guardo a minha papelada importante e documentos legais num cofre prova de fogo, e ficheiros electrnicos e websites num ficheiro no meu computador. As listas UmDia/Talvez so ptimas para adiar ideias que um dia podemos querer trabalhar, mas com as quais no queremos criar quaisquer compromissos agora. Eu tenho bastantes mais ideias do que a energia que tenho para as fazer a todas. Em vez de as perder, vou capturando-as numa pasta que as guarde para mais tarde, para quando tiver mais tempo e energia. Quando estiver pronto para me comprometer com um novo projecto, basta dar uma olhada lista UmDia/Talvez e transformar uma destas ideias num projecto activo.

9. Construa um sistema de confiana que o ajude a gerir todos os seus compromissos.

A nossa mente mantm coisas em memria se souber que as vamos perder caso ela no o faa. por isso que construir um sistema de produtividade importante - ajuda a nossa mente a largar detalhes desnecessrios para que se possa focar com eficcia nas tarefas a desempenhar em cada instante. por isso que a Exteriorizao funciona quando pomos algo no papel ou num local onde sabemos que iremos encontrar mais tarde, estamos a libertar recursos mentais que podem ser melhor utilizados em outras coisas. Um sistema de produtividade eficiente consiste em:

lista de tarefas activas - prximas aco a serem completadas nos prximos dias. lista de projectos activos - projectos a completar nas prximas semanas/meses. calendrio - compromissos futuros com data e hora especfica. lista UmDia/Talvez - ideias a explorar, mas no agora. referncia - informao ou documentos que podem ser importantes para consultas futuras. ferramenta de recolha - algo que ajuda a capturar as ideias e prximas aces assim que surgem na mente.

10. Reserve tempo dedicado a uma Reviso Semanal

A vida muda muito rapidamente - s vezes temos tanto para fazer que se torna difcil dar um passo para trs e examinar se estamos ou no a obter os resultados que queremos e a caminhar na direco certa. por isso que extremamente importante reservar e marcar tempo uma vez por semana para fazer a Reviso Semanal. Aqui esto algumas coisas que se devem incluir nesta reviso:

Processar e organizar - h coisas recolhidas mas que ainda no tenham sido processadas? Rever tarefas activas - h tarefas para acrescentar, delegar, adiar ou remover? Rever projectos activos - h projectos para acrescentar, delegar, adiar ou remover? Rever o calendrio - h compromissos a marcar, adiar ou remover? h tarefas relacionadas com compromissos passados ou futuros que devam ser inseridas no sistema? UmDia/Talvez - alguma coisa que queira promover para projecto activo? alguma coisa para apagar por j no fazer sentido? Referncia - alguma coisa a adicionar ou actualizar? alguma coisa que v precisar em breve?

No deixe de fazer a reviso semanal - extremamente importante se quer realmente reduzir o seu nvel de stress. Pessoalmente, prefiro marcar a reviso semanal para o final da semana: sexta tarde ou sbado de manh. uma ptima maneira de concluir a semana, sentir-me bem com tudo o que alcancei, planear a prxima semana e prepararme para um bom fim de semana de descanso.