UNIVERSIDADE FEDERAL DE GOIS

Organizao, Sistemas & Mtodos

Prof. Marcos Cunha adm.marcoscunha@gmail.com

Organizao, Sistemas & Mtodos

Qual o foco dessa disciplina? O que voc ir estudar e aprender? Qual a importncia da disciplina para sua profisso?
Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

Organizao, Sistemas & Mtodos

Foco da disciplina
Busca da excelncia organizacional por meio da gesto de processos e seus desdobramentos (projetos, tecnologia, inovao, qualidade, etc)

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

Organizao, Sistemas & Mtodos

O que voc ir estudar e aprender?
Aprender a construir fluxogramas, organogramas, arranjos fsicos e institucionais, layouts, mapeamento de processos, anlise estrutural de projetos, arquitetura organizacional, benchmarks, grficos, planejamentos, etc...
Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

Organizao, Sistemas & Mtodos

Qual a importncia da disciplina para sua profisso?
Aprender no somente a construir, mas a interpretar, analisar, discutir e propor solues para os problemas estruturais e funcionais nas organizaes

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

Organizao, Sistemas & Mtodos

Unidade I
1) A evoluo da Teoria e da Prtica nas Organizaes 2) Gesto de processos: a tecnologia do sculo XXI

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

Organizao, Sistemas & Mtodos

Unidade II
1) O Papel do Projeto nos Estudos Organizacionais 2) Estudo de Layout e a Gesto de processos

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

Organizao, Sistemas & Mtodos

Unidade III
1) Anlise e Desenho de Formulrios e a Gesto de Processos 2) Manualizao: sua Relevncia na Gesto de Processos

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

Organizao, Sistemas & Mtodos

Unidade IV
1) Manualizao: Formulrio e Anlise Estrutural 2) Tcnicas de Estruturao

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

Organizao, Sistemas & Mtodos

Unidade V
1) Organograma: Formulao e Anlise Estrutural 2) Arquitetura Organizacional: Novos Desenhos para as Organizaes do Futuro

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

Organizao, Sistemas & Mtodos

Unidade VI
1) Benchmarking: Ser o Melhor entre os Melhores 2) Empowerment: Poder e Energia para as Pessoas

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

Organizao, Sistemas & Mtodos

Unidade VII
1) Qualidade: a Busca da Excelncia 2) Mudana Organizacional 3) Checklist: subsdios para a anlise estrutural
Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

Organizao, Sistemas & Mtodos

Entendendo melhor a evoluo administrativa Escolas da administrao Abordagens e caractersticas

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

O pensamento Administrativo
Paradigmas das escolas da administrao A escola clssica preocupou-se em:
- Desenvolver normas rgidas para o movimento de cada homem, alm de aperfeioar e padronizar todas as condies de trabalho; - Selecionar e treinar os operrios, com a eliminao de todos os homens que se recusavam a adotar os novos mtodos, ou que fossem incapazes de segui-los - Estabelecer sistemas de bonificaes dirias pelo trabalho realizado em menos tempo e de acordo com as instrues - Revisar e controlar o trabalho e as responsabilidades dos operrios
Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

O pensamento Administrativo
Paradigmas das escolas da administrao A escola das relaes humanas preocupou-se em:
- (Contato direto) - proximidade entre as pessoas para melhorar a coordenao das atividades - (Planejamento) as pessoas que exercitam um trabalho devem estar envolvidas nele desde o momento do planejamento - (Relaes recprocas) todos os elementos de um dado conjunto devem estar estreitamente relacionados - (processo contnuo da coordenao) toda deciso um momento de um processo.
Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

O pensamento Administrativo
A escola das relaes humanas preocupou-se em:
Compreender a natureza humana em duas dimenses, a saber:

Teoria X O homem indolente, no tem ambio, irresponsvel, prefere ser conduzido, egocntrico, indiferente s necessidades da organizao, resiste s mudanas, ingnuo e charlato

Teoria Y As pessoas no so por natureza passivas ou resistentes s necessidades da organizao. Tornaram-se assim como resultado da experincia no trabalho. O homem passivo, possui capacidade de assumir a responsabilidade, motivado e tem potencial para o desenvolvimento
Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

O pensamento Administrativo
Paradigmas das escolas da administrao A abordagem estruturalista preocupou-se em:
- Estabeleceram uma distino entre o relacionamento formal e o informal - Identificaram que os grupos informais no so to comuns, mas, fruto de alguma falha na estrutura da empresa - Preocuparam com a organizao e seu ambiente, com nfase nos aspectos que interferem nos processo da organizao e em suas relaes com o ambiente - Estabeleceram recompensas materiais e sociais, por meio da assimilao por parte do operrio do oferecimento de tais benefcios
Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

O pensamento Administrativo
Paradigmas das escolas da administrao A abordagem de sistemas abertos preocupou-se em:
- Importar alguma forma de energia (valor) do ambiente aberto - Transformar a energia disponvel em processamento de materiais, na consecuo de um novo produto ou servio - Entropia, ou seja, os sistemas abertos necessitam deter o processo de desordens, desorganizao existentes - Homeostase dinmica, ou seja, o corpo armazenar gordura, a organizao criar reservas e a sociedade aumentar suas bases tecnolgicas e culturais, a fim de estabelecer um equilbrio interno

O pensamento Administrativo
Paradigmas das escolas da administrao A abordagem contingencial preocupou-se em:
- Construir um sistema formal de coordenao para assegurar a integrao - Relacionamento administrativo direto entre as Unidades (Subsistemas) - No existe uma nica estrutura de organizao, pois, existem diversos fatores ambientais que impactam tal estrutura
Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

O pensamento Administrativo
Agora vamos exercitar nossos conhecimentos Ex Quando existem situaes/problemas dentro de uma empresa em
que no sabemos a quem recorrer para solucion-los. O que est faltando?

Ex O departamento de pessoal de um escritrio de contabilidade possui

uma rotatividade grande de pessoas que no trabalham por muito tempo. O que est acontecendo?

Ex 7 das 10 empresas que sua empresa de contabilidade receberam, no

ltimo ms, multas por descumprimento da legislao fiscal. Onde est a falha? Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

O pensamento Administrativo
Atividade 1 - Filme:
Tempos modernos Charlie Chaplin Resenha crtica do filme Prazo de entrega: prxima aula (dia 07/03)
___________________________________________________________________________________________________________________________________________

Atividade 2 - Estudo de caso:

Um caso de anlise organizacional Atividade: em grupo Incio em sala: hoje! Prazo de entrega: dia 10/03 Obs.: avisar quem no compareceu na aula para abrir o e-mail da turma e pegar o material (estudo de caso ativ. individual) o modelo da resenha crtica
Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS
Gesto de processos: a tecnologia do sculo XXI O que melhor para as organizaes?
Opo 1 estudos estruturais em cada unidade, centrados nos objetivos, estruturas internas e linhas de autoridades? Opo 2 estudos dos processos crticos e no crticos da organizao como um todo?
Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS

Gesto de processos: A tecnologia do sculo XXI

Na busca por oferecer alternativas para a soluo dos problemas e alcance da excelncia organizacional, tanto um quanto outro, certamente, exige competncia tcnica de cada pessoa envolvida. Nosso foco ser na utilizao da Gesto de Processos para criar condies que resultem positivamente organizao.

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS
Gesto de processos: a tecnologia do sculo XXI Entenda o que e para que serve? um modelo de gesto que implica na melhoria da forma pela qual o trabalho realizado, ou seja, consiste numa gesto em que os processos, ou atividades sequenciais so priorizados. Serve para criar um procedimento contnuo e acumulativo de repensar e de redesenhar o negcio e todas as suas partes ou atividades integrantes.
Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS
Gesto de processos: a tecnologia do sculo XX
Gesto de processos Processo 1 Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3 Atividade 4 1 3 2 8 4 7 8 5 Processo 5 Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3 Atividade 4

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS

Etapas dos estudos da gesto de processos Etapa 1 projeo da misso da equipe: fundamental, no sentido de garantir a conformidade dos esforos que sero despendidos pelas equipes, atender s expectativas geradas pela administrao superior.

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS

Etapas dos estudos da gesto de processos

Etapa 2 reviso do macrofluxo operacional do processo, ou seja, inicia-se um estudo para rever todas as etapas (fluxos de atividades) que esto em operao. Em outras palavras, necessrio conhecer os resultados atuais para alcanar os resultados esperados.

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS

Etapas dos estudos da gesto de processos

Etapa 3 sumrio do processo. Nessa etapa sugerida a criao de cdigos que representem a rea envolvida com determinado processo, de modo a facilitar o fluxo de informaes

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS

Etapas dos estudos da gesto de processos

Etapa 4 anlise de suas atividades. Essa etapa consiste em descrever as respectivas atividades de uma rea, percorrendo as variveis de fluxos de informaes at chegar no objetivo final. Essa descrio deve ser padronizada para facilitar o fluxo de informaes.

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS

Etapas dos estudos da gesto de processos

Etapa 5 Definio das medidas. A etapa 5 reserva o levantamento de indicadores de desempenho, onde so definidos os parmetros dos fluxos de informaes.

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS

Etapas dos estudos da gesto de processos

Etapa 6 Preparo do manual do processo. Essa etapa destinada ao detalhamento dos manuais, de forma sucinta, constituindo-se como um guia, um norte, constantemente atualizado e que contm a descrio das funes e atividades a serem exercidas, de modo a evitar desvios.

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS
Atividade n. 03
- Forme um grupo de trabalho e escolha um coordenador(a) dos trabalhos (mximo 5 pessoas) - Escolha uma empresa de contabilidade para realizar o trabalho (autorizao) - Defina o que cada membro ir fazer (qual ser o subsistema que cada um ir levantar os processos/quais reas da contabilidade) - No sbado sero informados os procedimentos para incio do trabalho de consultoria (mapeamento do fluxo de atividades e gesto dos processos internos)
Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS

(1) Misso da gesto de processos trata-se da organizao racional do trabalho

Obs.: Essa etapa tem por finalidade estabelecer os critrios de organizao e mtodos de trabalho adequados para garantir a mxima eficincia e eficcia organizacional

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS
O que deve conter na misso...
a) objetivo do trabalho b) equipe envolvida c) reas a serem pesquisadas d) plano de trabalho definido para cada membro

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS

(2) Mapeamento de processos - trata-se do levantamento dos requisitos a serem diagnosticados

Obs.: Nessa etapa torna-se necessrio identificar com preciso as principais fases do fluxo de atividades da rea pesquisada visando o entendimento do processo

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS
O que deve conter nessa etapa...
a) levantamento das principais fases do fluxo de atividades b) definir em ordem de prioridade todas as fases c) especificar as fases que esto inseridas dentro do fluxo d) detalhar o plano de trabalho com todas as etapas estudadas

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS

Indicadores de desempenho aplicado contabilidade Gesto de processos

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS
Indicadores de desempenho consiste em levantar os parmetros e critrios a serem avaliados, permitindo confirmar a evoluo e realizao das atividades ou dos processos da organizao
Obs.: nessa etapa o sistema de medio comparado ao desempenho dos envolvidos em relao s atividades executadas

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS
Exemplo simplificado de um processo...
- Processo : Atendimento aos clientes - Fluxo de atividades: telefone; e-mail; presencial - Detalhamento das atividades:(1) recepciona a ligao; (2) agradece o contato; (3) repassa a ligao para a rea interessada - Indicadores de desempenho: Nmero de ligaes por dia
Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS
Prxima etapa da atividade
- Detalhar o fluxo de atividades em cada processo definido (por rea) - Cada membro do grupo dever preencher seu plano de ao, exceto os indicadores e as observaes - Pesquisar um modelo de fluxograma pode ser de qualquer empresa (trazer impresso para a prxima aula sbado) - Um membro do grupo dever trazer computador e o modelo de fluxograma salvo no mesmo

GESTO DE PROCESSOS
Os Indicadores de desempenho na gesto de processos
O que um indicador? Para que serve? Quando deve ser utilizado? Como deve ser estabelecido? Quais so os resultados esperados?
Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS
O que um indicador de desempenho?
uma medida comparativa que serve para responder a seguinte questo: Como estamos indo em direo ao objetivo? So instrumentos de mensurao que evidenciam o desempenho de uma varivel ao longo do tempo. Eles trazem dados ou informaes numricas que quantificam os resultados alcanados e podem medir quantitativamente variveis essencialmente qualitativas

GESTO DE PROCESSOS

Quando deve ser utilizado?

- Sua informao deve induzir o gestor a tomar alguma deciso/ao que melhore o desempenho da entidade e ainda cria uma linguagem comum usada na comunicao interna

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS
Como deve ser estabelecido?
- Para cada atividade principal levantada, deve-se ter, no mximo, 3 indicadores. - O indicador deve ter a capacidade de comunicar o que se espera - Deve ser confivel - Possibilitar atualizao peridica - Ser passvel de estabelecimento de metas desafiadoras de longo prazo
Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS
Obs.: Os indicadores devem ser medidos por meio de:
nmeros absolutos, valor monetrio, avaliaes, rankings, porcentagens, ndices, etc. Ex: nmero de atendimentos/dia... Quantidade de notas/ms... Percentual de processos jurdicos/ano ndice de satisfao dos clientes Nmero de rescises/ms Quantidade de IRPF/ano Etc...

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS

Voc sabia...
Quando se pode medir aquilo que est falando e express-lo em nmeros, voc tem o controle da situao. No entanto, se voc no pode medir, quando no capaz de express-lo em nmeros, seu conhecimento superficial e limitado

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

GESTO DE PROCESSOS

Voc sabia...
Planejar a gesto de processos de uma empresa criar ao ou invs de reagir...

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

Fluxograma na gesto de processos

Fluxograma na gesto de processos

Tcnicas e procedimentos

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

Fluxograma na gesto de processos

O que um fluxograma? Para que serve? Como e quando deve ser utilizado? Quais so os tipos de fluxogramas? Como fazer um fluxograma voltado para os processos na rea de contabilidade?
Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

Fluxograma na gesto de processos

O que um fluxograma?
um tipo de diagrama, e pode ser entendido como uma representao de um processo para descomplicar a transio de informaes entre os elementos que o compem Na prtica, o entendimento de como as atividades se desenvolvem (todos os passos necessrios para sua execuo)

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

Fluxograma na gesto de processos

Para que serve o fluxograma (flowchart)?
Serve para apresentar um processo passo-a-passo, ao por ao Pode representar os vrios fatores e variveis de informaes que ocorrem no sistema e seus subsistemas, por meio das informaes que entram e saem

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

Fluxograma na gesto de processos

Como e quando deve ser utilizado?
- Deve ser utilizado em forma de representao grfica ou esquemtica visando compreender de forma rpida e fcil da transio de informaes ou documentos, sinalizando para um percurso ou caminho percorrido por certo elemento. Obs.: o fluxograma mostra como se faz o trabalho e penetra em problemas cuja soluo interessa, diretamente, ao exerccio de uma rea especfica.

Fluxograma na gesto de processos

Mostra a circulao de papis e formulrios entre as diversas unidades ou entre as pessoas usado para a pesquisa de falhas na distribuio de cargos e funes nas relaes funcionais, na delegao de autoridade, na atribuio de responsabilidades e no processo administrativo

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

Fluxograma na gesto de processos

Objetivos do fluxograma:
- padronizar a representao dos mtodos e procedimentos de trabalho; - maior rapidez na descrio dos mtodos administrativos - facilitar a leitura e o entendimento de tais mtodos - facilitar a localizao e a identificao dos aspectos mais importantes - maior flexibilidade e melhor grau de anlise

Fluxograma na gesto de processos

Em resumo, o fluxograma visa evidenciar a sequncia de um trabalho, permitindo a visualizao dos movimentos padronizados ou no dos recursos materiais e humanos.

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

Fluxograma na gesto de processos

Quando devem ser utilizados?

Quando o fluxo de informaes ou atividades forem relativamente grandes, devendo deixar claros quais so os passos para se alcanar os objetivos de determinada tarefa.

Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

Fluxograma na gesto de processos

Quais so os modelos de fluxogramas?
- fluxograma sinttico (levantamento detalhado do processamento) - fluxogramas de blocos (levantamento detalhado do processamento por meio de smbolos) - fluxogramas de procedimentos (levantamento detalhado do processamento com legendas e smbolos) - fluxograma esqueleto (levantamento padro do processamento) - fluxograma vertical ou horizontal - (levantamento detalhado do processamento com maior preciso) Fluxograma integrado (levantamento detalhado do processamento de vrias filiais)

Fluxograma na gesto de processos

Informaes bsicas representadas num fluxograma

- tipo de operao - sentido da circulao - unidades que realizam a operao - volume de operaes - nveis hierrquicos que intervm nas operaes
Prof. Marcos Cunha - FACE/UFG

Fluxograma na gesto de processos

Atividade individual Pesquise um modelo de fluxograma detalhado na rea de contabilidade
- Coloque o nome da empresa pesquisada e qual modelo de fluxograma utilizado - Explique porque a empresa utilizou este modelo (a partir de suas polticas internas: misso, viso, valores) Prazo de entrega: dia 28