GUIA PARA LA DETECCIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

Secretaria General Universidad Nacional Autnoma de Honduras Abril 2012

Preparada Por: Ing. Sergio D. Borjas Consultor en Sistemas de Calidad y Competitividad Email: sdborjas@yahoo.com

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OBJETIVO

SGC SECRETARIA GENERAL UNAH

La presente gua tiene el propsito de orientar las actividades de deteccin de necesidades de capacitacin del personal administrativo (base, confianza, mandos medios y superiores) de la Secretaria General de la Universidad Nacional Autnoma de Honduras, en correspondencia a la implantacin de la Norma ISO-9001:2008 como referencia base para el Sistema de Gestin de Calidad de esta organizacin. Este documento es nicamente un Documento de Referencia. CONTENIDO La gua se encuentra dividida en los tres puntos siguientes: 1. Qu es la Deteccin de Necesidades de Capacitacin (DNC)? 2. Por qu se debe hacer una DNC? 3. Cmo se debe hacer la DNC? Cabe sealar que las propuestas de la presente gua estn basadas en el Sistemas de Gestin de la Calidad implantado en la Secretaria General, sin embargo pueden ser implementadas similarmente en diferentes reas de la UNAH para un uso generalizado. 1. Qu es la Deteccin de Necesidades de Capacitacin (DNC)? Es un proceso para conocer las carencias en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes que el personal requiere cumplir para desempearse efectivamente en su puesto de trabajo. 2. Por qu se debe hacer una DNC? El papel del profesional que hace la deteccin de necesidades es muy parecido al papel de un Doctor, de l depende que la organizacin siga enferma o sana. Un buen mdico no le recetara a su paciente sin antes investigar las causas de su mal. De la misma manera el responsable de solicitar la capacitacin debe investigar lo que sucede en el rea donde trabaja para conocer y detectar las necesidades reales de capacitacin. 3. Cmo se debe hacer la DNC? El mtodo que se recomienda utilizar para la DNC es le MTODO COMPARATIVO. El principal fundamento de este modelo radica en establecer las discrepancias que existen entre: Lo que debe hacerse y lo que realmente se hace Compara una situacin Ideal con la Real para definir las diferencias, que sern las necesidades a satisfacer. 1

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Todo proceso, actividad, empresa, producto, tiene un estndar de calidad ptimo. Por lo tanto primero se debe definir ese nivel de calidad para poderlo comparar con lo real y determinar acciones que tengan que ver con capacitacin. El Mtodo Comparativo consta de 4 etapas: 1a. Etapa. Determinacin de la situacin idnea. 2a. Etapa. Determinacin de la situacin real. 3a. Etapa. Comparacin entre ambas situaciones. 4a. Etapa. Determinacin de necesidades de capacitacin y toma de decisiones. 1. ETAPA. DETERMINACIN DE LA SITUACIN IDNEA. Los responsables de solicitar capacitacin en las entidades acadmicas y dependencias administrativas deben determinar la situacin ideal que debe prevalecer en sus reas de trabajo. Para lo anterior se les propone lleven acabo las siguientes actividades: 1. Determinar quien es su cliente interno y / o externo. 2. Determinar cuales son los requerimientos de su cliente, es decir, que requisitos debe cubrir el producto (incluye servicio) que les ofrece. 3. Definir que actividades debe llevar a cabo su personal para elaborar un producto que cumpla con los requisitos del cliente. En el caso de las reas certificadas con la Norma ISO 9001:2008 las actividades deben ser las establecidas en los procedimientos del Sistema de Gestin de la Calidad. 4. Identificar que conocimientos, habilidades y actitudes requiere su personal para realizar las actividades definidas en el punto 3. Para esta actividad puede hacer uso del Cuestionario de la DNC. 5. Elaborar el perfil de puestos ideal de cada uno de empleados que se tienen en su rea de trabajo basndose en la informacin obtenida. 2. ETAPA. DETERMINACIN DE LA SITUACIN REAL. Para determinar la situacin real que prevalece en su rea de trabajo se propone:

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1. Evaluar las competencias del personal a travs de un formato de Competencia del Personal debidamente formulado 2. Evaluar el desempeo del personal, de acuerdo a los indicadores de desempeo establecidos en el instrumento para la DNC y considerando que existen tres posibilidades por las cuales una persona no acta conforme a lo esperado: 1) Porque no puede: El problema, entonces, radica en que los mtodos, materiales y equipo no son los adecuados para realizar su trabajo. 2). No sabe: no tiene los conocimientos necesarios para llevar a cabo las actividades de su puesto de trabajo. Aqu la solucin puede ser la capacitacin. 3). No quiere: La dificultad se localiza en el campo de la motivacin, las actitudes y los valores y tambin puede solucionarse a travs de la capacitacin. 3. Considerar los objetivos que no han sido alcanzados, los planes y proyectos a futuro, los resultados y observaciones de auditorias, problemas y conflictos en su rea de trabajo, etc. 3. ETAPA. COMPARACIN ENTRE AMBAS SITUACIONES. Una vez que se ha elaborado el Perfil del Puesto y se ha evaluado la Competencia y Desempeo del Personal es momento de comparar ambos formatos para identificar los conocimientos, habilidades y actitudes que el personal carece y debe tener para desempear de manera eficaz y eficiente su trabajo. El formato de Competencia del Personal debe contar con un apartado denominado Cumple para realizar la comparacin correspondiente. 4. ETAPA. DETERMINACIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN Y TOMA DE DECISIONES. Por ltimo, para determinar las necesidades de capacitacin y tomar decisiones sobre la manera en que habrn de ser satisfechas se propone lo siguiente: 1. Detectar por empleado cuales son sus necesidades de capacitacin de acuerdo a los resultados de la etapa anterior. 2. Revisar el catlogo de cursos vigente del departamento o encargado de capacitacin en la institucin (generalmente en el Departamento de Recursos Humanos) para identificar que cursos pueden ayudar al personal a cubrir sus necesidades detectadas. 3. Generar una Propuesta de Capacitacin y someterla a la revisin y aprobacin de la Direccin con tiempo suficiente para el desarrollo del Programa Operativo Anual (POA).

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En conclusin, la organizacin debe establecer las competencias requeridas para cada una de las actividades que desarrolla y que afectan la calidad de sus productos; debe evaluar las competencias del personal que desempea tales actividades y desarrollar planes para eliminar las brechas existentes entre las competencias requeridas y las competencias existentes. La definicin de necesidades debe incluir tambin el anlisis de necesidades que pueden aparecer en el futuro.
Desarrollo de la Competitividad Ing. Sergio D. Borjas Consultor en Sistemas de Calidad y Competitividad Abril 2012