Bruno de Araujo Dias Salgado Eduardo Pinheiro Guilherme Fernandes Morais de Araujo Natalia Naomi Fujiya William Jaques

de Souza

CONTROLE DE ESTOQUE INFORMATIZADOS

Cotia/SP 2012

Bruno de Araujo Dias Salgado Eduardo Pinheiro Guilherme Fernandes Morais de Araujo Natalia Naomi Fujiya William Jaques de Souza

CONTROLE DE ESTOQUE INFORMATIZADOS

Dissertao apresentada Etec Cotia, como parte das exigncias do programa do curso em contabilidade.

Cotia/SP 2012

RESUMO No mundo globalizado e informatizado de hoje, inconcebvel que algumas empresas ainda no tenham optado pela informatizao dos seus estoques, uma vez que, com a popularizao desses sistemas os preos dos mesmos tornaram-se acessveis s empresas de todos os portes. consenso entre os estudiosos do tema, que a gesto eficaz dos estoques de suma importncia para minimizar o capital investido, maximizar o lucro e utilizar melhor o espao fsico da empresa.. O objetivo deste estudo no processo de controle de destacar estoque a das importncia empresas da que informatizao

comercializam uma grande variedade de itens.

SUMRIO

1.
2.

INTRODUO.........................................................................................6
SISTEMA INFORMATIZADO PARA CONTROLE DE ESTOQUE ...............

2.1. VANTAGENS DO SISTEMA DE CONTROLE DE ESTOQUE..................................7 3. TCNICA DE CADASTRAMENTO DE MERCADORIA.........................................9 3.1. SISTEM DE CODIFICAO..............................................................................10 4. MOVIMENTAO DE MATRIA....................................................................11

5. CONCLUSO.........................................................................................12

1. INTRODUO
Atravs deste iremos apresentar o controle de estoques informatizado. usado para melhor controle dos itens em estoque na empresa, tornando este controle mais gil e eficiente. Tem as seguintes vantagens: Possibilidade de obter, a qualquer momento, a posio do estoque e das vendas, mesmo com o sistema operando plenamente. Os relatrios gerados permitem traar, rapidamente, estratgias para administrao do estoque, compras e vendas; Em rede, setores como compras, almoxarifado e vendas podemconsultar movimentar os cadastros, agilizando suas atividades. e

1. SISTEMA INFORMATIZADO PARA CONTROLE DE ESTOQUE

Atualmente, com a grande exigncia de atender as necessidades do mercado, precisa-se de um sistema mas eficiente e gil para a administrao de matrias, que hoje considerado a atividade de gesto mais importante dentro de uma empresa. A compra da mercadoria precisa ser mais gil, para atender as demandas na renovao de estoque, sem que haja grandes nveis de armazenamento ou em desabastecimento de estoque. No compensador a compra desnecessria de mercadoria, como tambm no podem deixar falta-la. Assim o sistema de controle de estoque pode responder quando e quanto deve repor cada mercadoria, e conseguir com mais agilidade acompanhar as tendncias do mercado. Visto que essa a parte de grande importncia pois a lucratividade da empresa depende dela, e por este motivo o controle de estoque informatizado precisa ser cada vez mais rpido e preciso. Esse sistema proporciona versatilidade a empresa, por estar sempre atualizando dados, e possibilitando o acesso de mais de um usurio ao mesmo tempo dentro da empresa, podendo os membros da empresa obter mais rpido os dados de que necessita. Um sistema de controle de estoque um conjunto de regras e

procedimentos que permitem responder s perguntas de grande importncia, e tomar decises sobre os estoques (MOREIRA, 2004). O sistema de informao tem a funo de diminuir os gastos com estoque e evitar faltas de produtos, o que, dificilmente, ser obtido com a gesto manual, no por falta de eficincia dos gestores, mas pela complexidade das atividades. Portanto, atualmente, para alcanar esses objetivos existem diversos sistemas informatizados como, por exemplo, cdigos de barras, troca eletrnica de dados e impresso de etiquetas (BERTAGLIA, 2006). Nas ltimas trs dcadas, devido a uma srie de aperfeioamentos, as empresas deixaram o sistema de estoque manual para adotar os estoques automatizados. Esta mudana acarretou pelo menos cinco grandes vantagens na gesto de estoque: fcil adaptao aos computadores; agilizao de

7 faturamento e cobrana; existncia de programas para atender s necessidades; reduo no capital investido em estoque e, ao mesmo tempo, melhoria no nvel de servio, e; elaborao de relatrios mais aperfeioados (BALLOU, 1993). BERTAGLIA (2006) aponta, dentre outras, trs situaes que dificultam a gesto de estoque no contexto do mercado atual, so elas: baixo ciclo de vida dos produtos, como eletrnicos e automveis; instabilidade da demanda; processo comum de customizao causando dificuldade no planejamento. Com os fatores descritos acima, percebe-se que dificilmente uma empresa sem informatizao sobreviver em um mercado cada vez mais exigente. Segundo ROVERI (2007) alguns segmentos varejistas apresentam um maior progresso ao servir-se da Tecnologia da Informao (TI) o que no acontece com os pequenos lojistas, que se encontram, ainda, a alguns passos da utilizao de solues de TI. Mas, especialistas destacam que o momento oportuno para investir em ferramentas tecnolgicas, pois na Europa e nos Estados Unidos j so uma tendncia no setor automotivo. Ainda de acordo com ROVERI (2007), diante de um cenrio de estabilidade poltica e econmica e, do alto crescimento do mercado automotivo, o varejo pode se diferenciar atravs da inovao e da diminuio de custo operacional e de preos. BALLOU (1993) afirma que de suma importncia a prtica gerencial do gestor ao sistema informatizado, pois nenhum sistema to eficiente para dispens-lo. MIRANDA (2007) ressalta alguns benefcios obtidos com a utilizao do controle informatizado no varejo: um melhor controle e viso holstica da operao; reduo de custos; crescimento da receita e de vendas; agilidade para adquirir informaes e entregar produtos; otimizao de estoques; reduo de tempo e perdas. Durante o processo de informatizao so necessrias uma srie de

cuidados principalmente, na formao do banco de dados, pois, o mesmo

8 quem vai tabular as informaes para a tomada de decises do gestor, como descreve MIRANDA (2007).

2.1.VANTAGENS DO SISTEMA DE CONTROLE DE ESTOQUE Melhor escolha e anlise dos fornecedores; As informaes das entradas e sadas podem ser processadas ao mesmo tempo; Possibilidade de obter, a qualquer momento, a posio do estoque e das vendas, mesmo com o sistema operando plenamente; Os relatrios gerados permitem traar, rapidamente, estratgias para administrao do estoque, compras e vendas; Em rede, setores como compras, almoxarifado e vendas podemconsultar movimentar os cadastros, agilizando suas atividades. H maior controle sobre os materiais em estoque, onde facilmente obtemos informaes como: histricos de entradas e sadas, relao de fornecedores por material, giro do estoque, custo mdio dos materiais, custo atual, valor total do estoque, etc; Pedidos, faturamento, requisies de materiais e reservas podem ser feitos diretamente no sistema, reduzindo o nmero de papeis; Automatizados, os registros das movimentaes sero atualizados a cada movimentao. Os sistemas de controle do estoque possuem vrios mdulos, os quais do acesso aos cadastros conforme a operao a ser realizada, como por exemplo: manuteno, entrada de movimentos, atualizaes, relatrios etc. e

3. TCNICA DE CADASTRAMENTO DE MERCADORIA

Existem hoje vrios programas de estoque, neles contem vrios dados, formando assim um banco de dados. Os principais componentes so os seguintes cadastros: Cadastro de grupos e classes; Cadastro de materiais;

10 Cadastro de fornecedores; Cadastro de operaes; Cadastro de clientes; Cadastro de movimentos. Cadastrar materiais consiste na execuo dos seguintes passos: 1 Classicao: Distribuio dos materiais, segundo suas caractersticas, em seus respectivos grupos e subgrupos; 2 Determinao do cdigo: Seqncia numrica, alfabtica ou alfa numrica identicadora do material, conforme o sistema de codicao adotado pela empresa; 3 Elaborao da descrio: Corresponde nomenclatura padronizada do material; 4 Incluso de complementos: So informaes que completam a descrio geral do material. Ex: Unidade de entrada, unidade de sada, aplicao, cdigo do fabricante, situao tributria etc. Devemos estabelecer um mtodo que padronize a elaborao desta descrio, de forma que todos executem esta atividade da mesma forma, proporcionando maior organizao s informaes do sistema. Uma das formas de estabelecer o padro de descrio a determinao da ordem das informaes que a mesma deve conter. Veja, abaixo uma sugesto desta ordem. 1 Finalidade do produto o que ele (sabo, caneta, etc.); 2 Fabricante ou identicao comercial como conhecido;

11 3 Forma de apresentao referncia, modelo, gramatura, dimenses; 4 Variaes da forma de apresentao fragrncia, cor,detalhe; 5 Outras especicaes quando necessrias. Complementos: Unidade de entrada; Unidade de sada; Quantidade por caixa; Tributao; Nveis de estocagem; Preo de venda; Custos; Outras informaes. 3.1. SITEMA DE CODIFICAO Codicar materiais consiste em criar uma representao numrica, alfabtica ou alfanumrica que substitua as especicaes dos produtos. Esta codicao deve facilitar a operao e o controle dos estoques, assim como se ajustar cultura de gesto e ao ramo da atividade da empresa. Seu objetivo atender gesto, sem fugir das normas de classicao e de codicao. Um sistema adequado e funcional de codicao deve levar em considerao: A variedade e diversidade dos produtos estocados; A losoa da empresa no tratamento dos estoques; A necessidade de agrupamento de materiais conforme suas caractersticas; A adequao estratgia operacional da empresa; A propriedade na distribuio dos grupos e subgrupos;

12 A necessidade de clareza na emisso dos relatrios.

4. MOVIMENTAO DE MATERIA
As movimentaes de materiais devem ser efetuadas atravs das notas scais ou documentos internos para movimentao de materiais. Basicamente existem trs tipos de movimentaes: Entrada, Sada e Transferncia. Entrada: Consiste na movimentao de materiais entrando no estoque da empresa, estas entradas so registradas atravs do cadastro das notas scais emitidas pelos fornecedores ou, em se tratando de movimentaes internas, via documentos de devoluo de materiais (DMs), que so utilizados para controle das devolues ao almoxarifado dos materiais requisitados e no utilizados pelo setor requisitante. Sadas: Compreende a baixa do estoque registrada atravs da emisso de notas scais de vendas ou, em se tratando de movimentaes internas, via requisies de materiais (RMs) que so documentos emitidos pelos setores requisitantes ao almoxarifado. Transferncias: So movimentaes de materiais efetuadas entre almoxarifados ou liais da mesma empresa. Esta operao gera dbito e crdito entre as unidades da empresa, mas no afeta o resultado nal do saldo do estoque geral. O registro desta operao efetuado via emisso de notas scais de transferncia ou por documento interno de requisio de materiais (RMs).

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Concluso
O sistema de controle de estoque uma tima ferramenta para as empresas, pois com a facilidade de atualizar dados e a facilidade com estes chegam at os outros setores da empresa, economizam tempo e custos, permitindo um controle mais eficaz, onde h mnimas as chances de erro, conseguindo fazer uma melhor analise e ento no tendo o excesso de estoque e nem falta deste. Mas se no for usado corretamente, poder prejudicar a empresa, pois poder ocorrer erro na quantidade de produtos em estoque. Se caso ocorrer um erro, a empresa tem a necessidade de fazer um inventrio (contagem manual dos produtos em estoque), para saber a quantidade exata de produtos em estoque.

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REFERNCIAS

MORAES, Guilherme. Produo e logstica. Slideshare. Disponvel em : <http://www.slideshare.net/guilherme.moraes/produo-e-logstica>. Acessado em : 27.Fev.2012

CHAGAS, Carla; SOUZA, Simone; SIMO, Flvio; A relevncia do sistema informatizado para controle de estoque na gesto empresarial: Um estudo de caso. Associao educacional dom bosco. Disponvel em: <http://www.aedb.br/seget/artigos09/220_220_Relevancia_do_Sistema_Informatizad o_para_Controle_de_Estoques.pdf>. Acessado em : 27.Fev.2012

COSTA, Fabio; Introduo administrao de materiais em sistemas informatizados. Scribd. Disponvel em :<http://pt.scribd.com/doc/6582816/26/%E2%80%93-Sistemade-Controle-de-Estoque-Informatizado >.Acessado em: 27.Fev.2012.