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Document mis jour en septembre 2004.

Remarque : Ce document prpare la formation Sponsoring (code 4 B) de la saison de formation 20042005 du service de la Formation et Communication Direction gnrale de la Culture (pour les dtails de cette formation : voir ci-dessous en annexe 1).

COMMENT PREPARER UN PRE-DOSSIER DE SPONSORING ?

1/ Introduction : Pour que la formation soit le plus efficace possible, la Fondation Promtha demande chaque participant de prparer un pr-dossier de sponsoring en rapport avec les activits culturelles pour lesquelles il recherche un partenariat auprs du secteur priv. Il est possible de reprendre un dossier relatif un projet existant, qui sest droul dans le pass, de travailler sur un projet fictif ou qui se droulera dans le futur. Lintrt est dans lexercice. Avant de raliser un dossier de sponsoring, il faut se poser la question de savoir si le projet culturel en question est sponsorisable et si il rpond aux diffrents facteurs imposs par le march du mcnat en Belgique. Le principal facteur est le potentiel de mcnat du projet culturel soit sa capacit rpondre aux attentes des entreprises. Les attentes des entreprises se situent essentiellement au niveau de la qualit culturelle du projet, de son thique et de sa crdibilit financire, des retombes offertes en matire de visibilit et dopportunits de relations publiques.

Il est donc vident quun projet denvergure, prsentant un ct vnementiel, men par des personnes ayant dj fait leurs preuves en tant que porteurs de projets culturels

trouvera plus facilement cho auprs du secteur priv quun artistes isol encore peu connu qui naurait pas de projet prcis ! Nanmoins, ceci nest pas une rgle absolue. Il faut galement tenir compte de critres essentiels : Le dossier doit tre propos lentreprise un minimum de 12 mois avant le dbut de lvnement. Les dates et le(s) lieu(x) de lvnement doivent tre dtermins. En effet, les dmarches de recherche de mcnat prennent un certain temps et impliquent la prise en compte des agendas chargs des dcisionnaires, des priodes de vacances, etc. Par ailleurs la plupart des entreprises dcident de leur investissement en mcnat un an lavance (en gnral lautomne). Une partie des ressources doivent tre confirmes ou en bonne voie. En effet, le mcnat est un complment financier ou un apport en nature qui ne couvre gnralement pas plus de 5 10% du total des dpenses (voir 30% pour un projet trs porteur en termes de mcnat). Par ailleurs, les entreprises ne sengageront pas si le projet nest pas crdible financirement. Il est donc essentiel denvisager dautres sources de recettes avant de penser mcnat telles que subsides, prix, bourses ou mieux encore recettes propres. Sadjoindre le parrainage dune personne de rfrence ou constituer un Conseil dAdministration est galement un gage de fiabilit important. Les projets culturels portant sur des sujets sensibles dont certains thmes connotation ngative, religieux ou politiques, la guerre ou le sexe galement ne sont pas considrs par le secteur priv. En effet, les entreprises souhaitent promouvoir une certaine thique, des valeurs culturelles reconnues et ne se prtent gnralement pas la polmique.

2/ Contenu, Structure et prsentation du dossier : Un dossier de mcnat ou sponsoring doit tre le plus clair et synthtique possible. Il doit donner confiance, donner les informations essentielles et donner envie de rencontrer le porteur du projet. 1/ Prsentation : Photocopies relies. De 1 5 pages (+ annexes). Si le dossier contient plus que 5 pages, il faut prvoir un sommaire et un rsum sur une page. Certaines entreprises reoivent plus de 200 demandes de mcnat par mois ! Plus votre dossier sera clair et succinct, plus il aura de chance dtre parcouru.

2/ Structure : La couverture reprend le titre du projet et ventuellement sous-titre explicatif, ventuellement le logo de lassociation, la (les) date(s) et le(s) lieu(x) de lvnement ainsi que le nom et les coordonnes du (des) responsable(s). Le dossier en lui-mme doit comprendre 6 parties : Prsentation du responsable du projet, de lassociation, des parrains de lvnement, du Conseil dAdministration soit tout ce qui peut apporter une certaine crdibilit quant la qualit culturelle (prcdentes ralisations etc) et la fiabilit des porteurs de projet (exprience etc). Prsentation du projet culturel : origine et objectifs, description, informations pratiques (lieu, date, dure...). Eventuellement perspectives venir. Public et campagne de promotion : campagne de communication, diffusion, description (affiches, dpliants, tickets, spots tv ou radio, etc) et quantit (nombre dexemplaires etc..), public vis, Budget prsent dans les grandes lignes : recettes et dpenses, montant total, montant recherch au vu des recettes dj trouves. Opportunits de partenariats : formules de partenariats et retours. Voir ci-dessous. Annexes (facultatif) : catalogues, revue de presse, Curriculum Vitae, programme, documents promotionnels, photos....

3/ Opportunits de partenariats : Ce chapitre est le plus intressant pour les futures entreprises partenaires. Cest en effet celui-ci quelles portent principalement leur attention. Il se doit donc dtre le plus clair, le plus inventif et attrayant possible. Vous bnficierez bien entendu des conseils de la Fondation Promtha afin dtablir les formules de partenariats les plus adquates votre projet. Les objectifs, lintrt, les souhaits de retombes, les moyens financiers, les modes de dcisions, la fonction du responsable sponsoring ou mcnat varient dune entreprise lautre. Il sagit donc de faire des propositions adaptables au plus grand nombre et laissant la porte ouverte la discussion (proposition de formules modulables en fonction de linterlocuteur). Lidal est bien entendu un accord avec un partenaire unique et long terme. Il faut aussi envisager des suggestions pour des co-sponsors, des sponsors ponctuels ou par projet, ainsi que pour des sponsors en services ou en nature.

Il sagit dune part de dfinir les montants recherchs en sponsoring et dautre part dnumrer les diffrentes possibilits de retombes offrir. Les propositions peuvent tre adaptes en fonction des souhaits du sponsor. Plusieurs types de partenariats sont proposer : 1. Partenaire majeur/exclusif/structurel Prise en charge de la totalit du montant recherch ou dun montant consquent. Association lensemble des activits et ventuellement invitation participer aux dcisions (membre du conseil dadministration, participation aux runions de travail...) Les retombes sont maximales. 2. Partenaire ponctuel/de projet, sponsor Budgets diffrents selon la nature de chaque projet. Retombes moindres ou lies au projet uniquement. 3. Partenaire en service/nature Par exemple pour le transport, les assurances, les matriaux ncessaires, lhbergement et diverses fournitures. Retombes en fonction de la valeur du partenariat. Listes de retombes envisager : 1. Visibilit - Logo ou espace rserv au sponsor sur tous les documents promotionnels : affiches, dpliants, invitations, tickets dentre, cd-rom, site internet, catalogue, programme, journal ou autre publication, ... + nombre dexemplaires distribus. - Logo sur les annonces publicitaire presse (radio ou tv). - Association la campagne presse : invitation et prise de parole lors de la confrence de presse, mention dans le communiqu de presse et le dossier de presse. - Prsence sur les lieux (panneau, banderole, stand...) - Prsence linauguration : prise de parole, 2. Relations Publiques - Visites guides, nocturnes, mise disposition de salles de rception pour les invits du sponsor. - Invitations au vernissage ou autres vnements officiels. 3. Communication interne Articles et photos dans les publications de lentreprise Entres gratuites pour le personnel Participation lune ou lautre activit

Implication de certains membres du personnel dans la mise en place du projet

4. Cadeau dentreprise - Catalogue, ouvrage dart, objet de merchandising ou cd-rom gratuits et/ou prix prfrentiels. - Places, entres ou programmes offerts.

Nous serions heureux de disposer de votre travail au plus tard une semaine avant la date de la formation afin de prparer celle-ci de manire personnalise. Vous pouvez le faire parvenir Katia Moreau, attache de direction (02/513.78.27) soit par mail katia.moreau@promethea.be soit par courrier au 60 rue de la Concorde 1050 Bruxelles.

Annexe 1

FORMATIONS SPONSORING-MECENAT PROPOSEES AUX ACTEURS CULTURELS :

En collaboration avec la Direction gnrale du Ministre de la Communaut franaise, la Fondation Promtha propose des formations visant rendre plus performantes les dmarches des acteurs culturels recherchant un soutien auprs du secteur priv. Objectif de la formation : Lexprience montre quil est loin dtre ais de synthtiser un projet culturel, den dgager lessence tout en se proccupant de sa faisabilit, didentifier des sources potentielles dapports financiers et de dvelopper des opportunits de partenariat attrayantes pour les entreprises. Or, qui dit sponsoring dit retour sur investissement et visibilit. Tous ces aspects ne sont pas toujours apprhends de faon optimale ni suffisamment mis en vidence, ce qui a incit la Fondation Promtha complter laccompagnement personnalis quelle propose par des modules de formations. Ces formations visent avant tout au pragmatisme. Outre un rapide rappel des notions de basetelles que la diffrence entre mcnat, sponsoring et parrainage-, le programme est centr sur la structuration dun bon dossier de sponsoring, le montage dun plan financier raliste et une valuation concrte des possibilits de retours pour les entreprises mcnes. Il inclut donc des exposs, des interventions de responsables dentreprise ayant investi avec succs dans un projet culturel, ainsi que des conseils et exemples de documents types (dossier de sponsoring, contrat de partenariat) repris dans un aide-mmoire. Public : Tout porteur de projet(s) culturel(s) concern par la recherche de financement auprs du secteur priv. Maximum 15 participants par journe. Les participants sont invits prendre connaissance des documents mis disposition sur le site afin de prparer un pr-dossier de sponsoring. Ces pr-dossiers seront prsents lors de la formation dans le cadre de ltude de cas concrets. Contenu de la formation : Connatre les attentes du secteur priv en matire de sponsoring ; tablir les diffrentes sources de financement possibles ; valuer le potentiel de mcnat dun projet culturel ; imaginer et dvelopper des retours en terme de visibilit et de relations publiques proposer lentreprise ; structurer un dossier de sponsoring; identifier les entreprises potentiellement

intresses ; organiser une prospection efficace ; suivre le partenariat tels seront les thmes abords et illustrs par lintervention de responsables dentreprises.

Intervenants : Chantal Pirlot, Administrateur dlgu - Fondation Promtha Emmanuel de Vicq, Conseiller conomique Fondation Promtha Pascale van Zuylen, Conseillre culturelle Fondation Promtha Responsables dentreprises mcnes

Oprateur et contact : Katia Moreau, Attache de direction Fondation Promtha Rue de la Concorde 60 1050 Bruxelles Tl : 02/513.78.27 katia.moreau@promethea.be Lieux et dates : Ces formations sinscrivent dans le cadre des diffrents modules que le Service de la formation et de la communication de la Direction gnrale de la Culture met la disposition des acteurs culturels. Quatre journes de formation sont programmes pour la saison 20042005. Lune Bruxelles le 26 octobre 2004 (dans les bureaux de la Fondation Promtha), Namur le 14 fvrier 2005 (au Muse Flicien Rops), Lige le 28 mars 2005 ( la Socit Littraire) et Mons le 26 mai 2005 (au Grand mange). Inscriptions : Les inscriptions doivent se faire directement sur le site du Service de la Formation et de la Communication de la Communaut franaise www.cfwb.be/fcc partir du 20 aot 2004. Frais de participation : Le cot pour une journe de formation, djeuner inclus, est de 25 euros. Cette somme est verser au moins un mois avant la date de la formation - directement au Service de la Formation et de la Communication de la Communaut franaise (voir www.cfwb.be/fcc partir du 20 aot 2004). Le versement fait office dinscription dfinitive.