Manual do Tesoureiro

Manual do Tesoureiro
Capacitao Tcnica para agentes de Grupo de Base

Pastoral da Juventude Vicariato Sede Diocese de Nova Friburgo Edio Prpria 2008 Palavras-Chave: Tesouraria; Manual; Finanas.

ndice
Captulo I O que um tesoureiro (a)?................................................................................ 04 Captulo II Patrimnio do grupo de base ........................................................................... 05 Captulo III Controle Financeiro......................................................................................... 07 Captulo IV Planejamento Financeiro ................................................................................ 09 Captulo V Planejamento Financeiro Geral ........................................................................ 10

E dada a largada!
Ol pejoteiro, seja bem vindo ao manual do tesoureiro! Aqui voc vai encontrar quase tudo o que voc pode precisar nessa tarefa rdua de lidar com o dinheiro do grupo. Na verdade, sua funo bem mais que guardar dinheiro e veremos isso nessas pginas que seguem. Ento, vamos ao que interessa!

Captulo I O que um tesoureiro (a)?

tesoureiro ou tesoireiro.sm. O encarregado da fazenda ou da administrao de um estabelecimento qualquer. Pronto, esse verbete no Aurlio explica tudo. No entendeu? Vamos l ento, o tesoureiro um administrador, aquele que vai cuidar dos bens do grupo, e isso no significa apenas dinheiro. Significa tambm os bens do grupo, como, por exemplo, um violo, ou um som, ou o material de papelaria, entre outras coisas. Assim ele cuida daquilo que o grupo possui. Isso uma baita responsabilidade, afinal esses recursos no pertencem a ele, mas a um conjunto de pessoas que esto, estiveram ou ainda vo estar no grupo. Assim, ao assumirmos a responsabilidade de tesoureiro temos que pensar na responsabilidade em guardar esses recursos e cuidar de sua manuteno, do controle do seu uso e como proteg-lo. E o tamanho da Tesouraria? Quantos tesoureiros (as) so necessrios no grupo? Isso relativo, depende do tamanho do grupo, da quantidade de recursos que o grupo possui e da sua organizao. Primeiro, porque o tamanho do grupo influncia na quantidade de tesoureiros? Isso ocorre devido necessidade de um maior controle do fluxo de caixa que provavelmente ser maior, isto , mais gente provavelmente mais dinheiro (claro, se houver uma boa administrao, e isso responsabilidade do tesoureiro)! Segundo, porque a quantidade de recursos influencia? Alm da questo da quantidade de dinheiro que circula, outra coisa essencial so os bens pertencentes ao grupo. Material de papelaria, por exemplo, esse negcio de ficar sumindo fita crepe, fita adesiva, CD do integrante do grupo. Essas coisas se resolvem numa boa administrao dos bens atravs dos inventrios e controles de uso que sero explicados mais a frente. Terceiro ponto a destacar a organizao do grupo. Bem, sem organizao no h como controlar os recursos do grupo. Como assim? Como saber o que o grupo possui quando a quantidade de cartolinas, fitas crepe, dinheiro mesmo, tudo isso fica na casa do coordenador e ele nunca fica em casa? Ou se est tudo na igreja e o tesoureiro no tem chave do armrio do grupo? Assim, fica difcil! Ento, cada um deve assumir sua responsabilidade e a do tesoureiro s possvel se ele tiver livre acesso aos recursos do grupo, entendendo recursos como o dinheiro e os bens pertencentes a este. Bem, aps avaliar tudo isso vamos a deciso? Quantos tesoureiros (as)? Preferencialmente um, mas em grupos grandes dois, ou at uma comisso com trs. Mas isso em grupos grandes, algo que no deve ser comum na Pastoral tendo em vista que procuramos trabalhar com grupos com no mximo 20, 25 pessoas.

Captulo II Patrimnio do grupo de base

patrimnio.sm. 1.Herana paterna. 2.Bens de famlia. 3.Os bens, materiais ou no, duma pessoa ou empresa.patrimonial.adj2g. O Patrimnio do grupo tudo aquilo que o grupo possui. Tudo mesmo! uma herana paterna? , afinal recebemos materiais que o grupo adquiriu antes de ns participarmos, seja uma fita crepe, seja o nome do grupo, seja o mural ou o armrio na Igreja. So bens de famlia? Primeiro, o qu que bem? Em resumo, tudo o que a pessoa possui para uso, consumo ou troca. Por isso que dinheiro bem! Entendeu?! Continuando, o patrimnio composto por bens de famlia, pois os bens do grupo devem seguir hereditariedade, assim nada meu, tudo do grupo, ontem, hoje e sempre. Bem, o terceiro ponto do Aurlio fala sobre bens materiais e imateriais (no-materiais). Aproveitando a deixa do nosso nobre amigo Aurlio, Bens Materiais so todos aqueles que pertencem ao grupo fisicamente (o violo, a fita crepe) e os bens imateriais so aqueles que pertencem ao grupo no campo das idias (o nome do grupo, a espiritualidade, o encontro feito pelo grupo, a festa do grupo entre outros). Para que isso no se perca tudo deve ser inventariado. Isso mesmo que voc leu? No inventar, inventariar! Qu que isso? Inventariar o ato de colocar no papel tudo que do grupo, descrevendo detalhadamente algumas coisas.

Inventrio do Grupo de Base Sagrada Famlia

Bens Materiais Categoria Papelaria Papelaria Msica Msica Outros Outros Nome Fita Crepe Fita Adesiva Microfone Violo Camisa Poo Descrio Branca Transparente Kenwood Kajima Modelo Antigo Poo de Lato Data de Aquisio (em ATA) 5/4/2004 5/4/2004 2/7/1999 2/9/2001 4/4/1997 12/8/2003 Quantidade 3 3 2 1 17 1 Observaes Tem uma acabando! Inteiras. Em bom estado! Precisa de reparos! -

Bens Imateriais Categoria Nome do Grupo Encontro Festa Nome Sagrada Famlia Amor do Pai Pastel Self-Service Data de Criao (em ATA) 25/2/1994 18/5/1995 20/12/2006 Observaes Em maro. Em maio.

Acima voc est vendo um esquema de inventrio para grupo de base. Pode ser feito no computador, atravs do programa Excel ou no prprio Word mesmo. Pode ser feito simplesmente num caderno ou em folhas avulsas numa pasta, ou talvez um fichrio, o que importa que seja de alguma maneira organizado e com cpias. Isso mesmo, uma cpia com a coordenao e uma cpia com a secretaria. Periodicamente esse inventrio deve ser atualizado e enviado a coordenao e a secretaria. Porque entregar cpias? Primeiro para garantir que se voc perder tem outras pessoas que possuem o inventrio. E Segundo, o coordenador que fazer uma reunio, ele no precisa ligar pro tesoureiro para saber se tem ou no material para a dinmica.

timo, agora que sabemos o que um inventrio, para terminar essa parte de patrimnio precisamos nos perguntar: Legal, eu sei o que o grupo tem, mas teve um dia que a pastoral do Pedido de Coisas Emprestadas (vale destacar que essa pastoral no existe, apenas um exemplo) me pediu emprestado o som. Eu emprestei junto com a coleo de CDs do grupo. Depois o som voltou quebrado e faltando CDs. Depois emprestei para outra pastoral e voltaram menos CDs ainda. Um dia os CDs, o som, as fitas crepe, tudo acaba desaparecendo e o inventrio tambm! Para resolver esse problema a soluo o Controle de Uso do Patrimnio. O Controle de Uso do Patrimnio algo bem simples. Essa ficha abaixo facilita compreender como ele funciona.

Controle de Uso do Patrimnio

Nome Fita Crepe CD Fbio de Melo CD Geraldo Azevedo Microfone Descrio Branca Sem Encarte Kenwood Data de Emprstimo 4/1/2006 7/5/2007 7/5/2007 8/5/2007 Quantidade 2 1 1 2 Terceiro Pastoral X Pastoral Y Pastoral W Pastoral Z Data de Devoluo 5/1/2006 Observaes Tem uma acabando!

10/5/2007

Conforme o Bem for emprestado anotado e na volta conferida suas caractersticas descritas nas Observaes e na Descrio. Bem simples, no?

Captulo III Controle Financeiro

! Dinheiro um negcio srio! onde mora o perigo da maioria das discusses em grupos que possuem boas receitas. Assim, um bom controle financeiro resolve esses problemas e trazem a paz ao grupo. Assim, mais uma vez cabe ressaltar a importncia de um controle bem feito e da fundamental responsabilidade do tesoureiro (a) perante este recurso pertencente ao grupo. Para esse controle esto as seguintes perguntas: Onde vai ficar o dinheiro? Como vou controlar os gastos e de que forma apresento isso ao grupo? A Guarda de Valores Com quem ficam os bens do grupo? J discutimos acima que os bens do grupo devem estar em fcil acesso do (a) tesoureiro (a). A questo , onde fica fcil esse acesso? Na Igreja preferencialmente, seja numa sala para o grupo, seja num armrio devidamente trancado. Ningum precisa saber onde o dinheiro est guardado, somente a coordenao e a secretaria. E se no tiver espao na Igreja? Devemos analisar pelo bom senso. Observemos a distncia da casa dos responsveis pelos bens do grupo e a prioridade do (a) tesoureiro (a). Se o tesoureiro mora perto da Igreja, timo, mas se ele mora muito longe e o coordenador ou a secretaria mora pertinho, ento melhor ficar na casa destes e o tesoureiro vai ter que se virar um pouquinho para realizar as suas funes. O importante o dinheiro e os bens estarem seguros, seja onde for, mas seguros. O dinheiro pode ser depositado em conta poupana ou corrente? Bem, poder pode, em poupana, corrente tem muito imposto, no vale apena para um grupo. A poupana tem o seguinte problema: Em nome de quem vai ficara a conta? Se for no nome do grupo tem que ter CNPJ, o CPF para pessoa jurdica, o que gera imposto e dificuldades para administrao. Somente em grupos com grande capital isso recomendado. Em caso de ganho de uma grande quantia, procure o assessor para a guarda desse valor e em caso do assessor no ser to presente ou no haver assessor, melhor guardar no mesmo lugar do resto do dinheiro do grupo mesmo. Como diz o velho conselho popular: Dinheiro bem guardado debaixo do colcho!. Ferramentas de Controle Para facilitar a vida do tesoureiro existem ferramentas que evitam transtornos na vida deste responsvel pelo cofre do grupo. Essas ferramentas so basicamente o Livro Dirio ou Livro Caixa controle fiscal e o Balancete prestao de contas. O Livro Dirio ou Livro Caixa onde ser registrada toda a movimentao financeira do grupo de base. Esse livro funciona num esquema simples que se define na seguinte frase: Todo Dbito corresponde a um Crdito de Igual Valor. Esse mtodo que vamos descrever agora baseado no mtodo de partidas dobradas criado pelo frade franciscano Luca Paciolli no sculo XV. Vamos ao mtodo.

Livro Dirio
Data 2/2/2006 2/2/2006 5/2/2006 5/2/2006 15/2/2006 17/2/2006 Nome da Conta Caixa Capital Papelaria Caixa Caixa CDs Histrico ou Descrio Valor referente doao da Tia Isildinha Valor referente doao da Tia Isildinha Compra de Fita Crepe (5 rolos) Conf. Nota Fiscal 001 Compra de Fita Crepe (5 rolos) Conf. Nota Fiscal 001 Compra de CD Geraldo Azevedo Conf. Nota Fiscal 002 Compra de CD Geraldo Azevedo Conf. Nota Fiscal 002 Total Dbito R$ 80,00 R$ 8,75 R$ 8,75 R$ 20,50 R$ 109,25 R$ 20,50 R$ 109,25 Crdito R$ 80,00

Observaes importantes acerca do livro dirio. O nome das contas deve ser preferencialmente o mesmo das categorias do inventrio. A descrio deve ter a nota referente a compra anotada, e essas notas deve ser guardadas em envelopes ou coladas no prprio livro dirio se no ficar muito bagunado. O Dbito e o Crdito tm que dar o mesmo resultado em seus totais, afinal todo dbito deve ter um crdito de igual valor. Esse mtodo para garantir que no h desvio de dinheiro do caixa, pelo menos registrado. Agora, de que forma eu verifico quanto eu tenho em caixa? Para isso basta uma tabela T simples conforme a seguir.

Controle Financeiro
Referente Fita Crepe CD Geraldo Azevedo TOTAL Dbito R$ 8,75 R$ 20,50 R$ 29,25 Referente Capital Situao Lquida (+) TOTAL Crdito R$ 80,00 R$ 50,75 R$ 29,25

Para saber quanto tem em caixa s olhar a situao lquida, ou seja, o dinheiro que est ainda no caixa. Nesse caso acima, a situao positiva, mas pode ser negativa quando o grupo est devendo mais do que possui no caixa (situao essa que precisa ser revertida e mais a frente vamos citar maneiras de evitar ou corrigir tais situaes). Vale lembrar que os totais so referentes ao dbito e ao crdito, esses totais tem a funo de garantir que a conta esteja correta, tipo uma prova real ou prova dos nove. Agora, o Balancete. A Prestao de Contas uma parte muito importante nas funes do tesoureiro. Atravs desta ferramenta a confiana do grupo mediante ao tesoureiro aumentar tendo em vista sua organizao perante os participantes. O Balancete tambm , para no perder o ritmo, simples. Veja a seguir.

Balancete de Verificao
Nome da Conta Capital Papelaria CDs Caixa TOTAIS Movimento Dbito Crdito R$ 80,00 R$ 8,75 R$ 20,50 R$ 50,75 R$ 80,00 R$ 80,00

fcil perceber que na verdade o balancete um livro dirio resumido. Esse demonstrativo deve sair periodicamente, ser mostrado ao sacerdote da Igreja e arquivado junto a secretaria do grupo uma cpia. Esse balancete pode ser afixado no armrio do grupo, ou na sala pertencente ao mesmo na igreja, ou at no mural em caso de atividade que envolva a comunidade.

Captulo IV Planejamento Financeiro

Um bom planejamento determina o sucesso das atividades de um grupo. Sem planejamento, o improviso cansa e uma hora ele falha, e assim que o grupo vai definhando. Planejando bem voc garante um trajeto, mesmo que incerto, mas traado de alguma forma, como uma linha numa folha branca, mesmo que perdida, tem um motivo, uma razo de estar ali e direcionada para algum lugar naquele plano. Filosofias parte, uma tarefa muito importante para o grupo ter um andamento mais tranqilo e menos tumultuado, tornando mais eficientes s atividades. Todo o planejamento ocorre em etapas. Essas etapas seguem normalmente este esquema:

Anlise da Conjuntura Definio da Ao (Proposta de Ao e Plano de Metas) Oramentao e Projeto Financeiro Arrecadao de recursos Aplicao Registro, Reviso e Avaliao das Contas Balancete

Vamos agora nos deter nessas etapas, uma a uma. Anlise da Conjuntura (ou anlise de situao, ou anlise da realidade) A partir da anlise da conjuntura (VER+JULGAR) que iremos propor a ao que solucione os eventuais problemas analisados, por exemplo: Se o grupo est passando por graves dificuldades financeiras deve priorizar atividades que tenham pouco risco de investimento e um retorno rpido. Claro que essa ao deve respeitar as peculiaridades do grupo, como quantidade de membros, a vocao da comunidade em que est localizado (se so muitos velinhos, ou uma comunidade muito jovem, ou mais tradicional, etc). Definio da Ao Para qualquer planejamento necessrio definir primariamente a ao que desejamos implementar. Essa ao pode ser uma festa, uma rifa, uma atividade. A partir desta proposta de ao iniciase um plano de metas, onde se delimitam os objetivos da ao: Arrecadar fundos para o encontro; Pagar a dvida com a Tia Isildinha; Comprar mais fita crepe! Oramentao e Projeto Financeiro Para saber como vai ficar o custo desta ao necessrio levantar um oramento da proposta. Para isso necessrio detalhar o que ser necessrio para a atividade e qual o custo de cada elemento, e j

preferencialmente citar meios de conseguir estes elementos da estrutura da ao. Um exemplo de oramentao segue abaixo:

Oramento
Evento Noite do Pastel
Nome Massa de Pastel Queijo Minas Frescal Queijo Prato Presunto Peito de Frango Catupiry Banana Tomate Carne Moda leo Copo Descartvel Refrigerante Guaran Refrigerante Cola Guaran Natural Preo Unitrio Qtd. Marca R$ 3,69 6 Massa Leve R$ 10,60 2 Tirolez R$ 3,74 4 Tirolez R$ 3,85 5 Aurora R$ 10,18 1 Perdigo R$ 12,47 2 Catupiry R$ 0 R$ 0 R$ 6,14 4 R$ 3,38 4 Liza 6 CopoPlast R$ 24 Antrtica R$ 2,49 32 Coca-Cola R$ 36 Guaravita Peso 500g 500g 250g 200g 1kg 410g 1kg 1kg 500g 900ml 100 copos 2l 2l Valor R$ 22,14 R$ 21,20 R$ 14,96 R$ 19,25 R$ 10,18 R$ 24,94 R$ R$ R$ 24,56 R$ 13,52 R$ R$ 79,68 R$ Fornecedor Mercado Tia Isildinha Mercado Tia Isildinha Mercado do Alves Unio Supermercado Mercado do Alves Mercado Tia Isildinha Unio Supermercado Mercado Tia Isildinha Unio Supermercado Mercado do Alves Mercado do Alves Unio Supermercado Unio Supermercado Unio Supermercado Obs.

Doao Doao

Doao Doao Doao

TOTAL R$ 230,43

importante nessa etapa deixar j definido o que vai ser conseguido a partir de doaes, e claro, planejar , antes de tudo, a prtica de fazer escolhas possveis. Portanto, nada de doaes de 50.000kg de Carne Moda pelo aougue e etc. Sabemos que isso no acontece, ento nada de fantasiar possibilidades, a no ser que j haja uma possibilidade forte em potencial ou uma experincia nova! A Soma do Total lhe d o custo da atividade. A partir da voc produz o projeto financeiro, que nada mais que um estudo do lucro em cima da atividade, baseado no custo e na margem de lucro. Nesse projeto devemos sempre considerar os preos do mercado, isto , no vou cobrar um preo fora do que j vendido no comrcio local. Ento, Guaravita mais de R$ 1,00 no existe hein! Para ficar mais simples nada melhor que um exemplo. Vejamos: O Custo das Compras para a Noite do Pastel de R$ 230,43. O Objetivo da Noite do Pastel arrecadar fundos para pagar a Tia Isildinha, cuja dvida de R$340,00. A quantidade de material comprado tem o potencial de produzir 300 pastis (Cada pacote vem 50 massas, multiplicado por 06 pacotes quantidade temos 300 massas, logo, 300 pastis). Temos 112 litros de refrigerante que vo render 560 copos de 200 ml. Alm disso, temos o 36 copos de Guaravita. Assim, consideremos os seguintes valores, baseados em preos de mercado: Pastel de Carne, Queijo e Presunto e Queijo (Mdio) R$ 1,00; Pastel Camaro com Catupiry, Frango com Catupiry, Queijo Minas e Banana R$ 1,50; Refrigerante R$ 0,50 e Guaravita R$ 1,00. Suponha-se que a quantidade hipottica, que est no exemplo, produzisse 180 pastis simples e 120 com Catupiry e do tipo Doce. Teramos nessas condies o lucro potencial de R$ 360,00 em pastis, R$ 36,00 em Guaravita e R$ 280,00 em Refrigerantes. A soma total de R$ 676,00. Considerando que R$ 230,43 esto comprometidos com as compras, restam R$445,57 que o lucro. Mas claro, sabemos que vender tudo no fcil. Assim, digamos que 20% da produo no seja vendida (uma margem de segurana razovel), ou seja, R$ 89,12. Assim, temos R$ 356,45 de lucro. Pagamos a dvida e sobram R$ 16,45.

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Que bom, agora tudo lindo, pagamos a dvida! Nada disso! Na verdade a dvida s estar paga depois de vender os pastis. No cante vitria antes do tempo, a margem de segurana pode no ser to segura assim, pode chover, cair o teto da Igreja, etc. Ento, contra os contratempos nada melhor que procurar fazer uma Anlise de Risco Simples. Como assim? Observe o que a meteorologia est dizendo durante a semana, verifique as rachaduras no teto da Igreja, enfim, observar os detalhes para que no dia no haja imprevistos. Lembre-se que imprevistos podem acontecer, voc queira ou no, mas devemos minimiz-los sempre. Para isso, muita ateno aos detalhes e tenha sempre uma margem de segurana. Pesquise preos e certifique a possibilidade de doaes. Material que ser pego em emprstimo, como panelas, fogo, freezer, etc. deve ser listado. Pode ser igual ao Controle de Uso (captulo Patrimnio do grupo de base) para emprstimos a terceiros, mas faa um para pegar emprestado como forma de controlar tambm aquilo que no do grupo, afinal o que dos outros ainda mais delicado que o que nosso. Arrecadao de Recursos Essa etapa depende da articulao da coordenao. Qual o papel do tesoureiro nesse momento? Realizar o controle do que est sendo comprado e adquirido. Normalmente o tesoureiro mesmo que realiza a compra, mas pode e deve ser acompanhado por integrantes do grupo para passar o conhecimento da rea para os outros que um dia tambm podem vir a realizar sua funo. Esse controle deve ser feito no prprio documento de Oramento, riscando os produtos j comprados e adquiridos por doao. Esse controle deve ter cpias permanentemente atualizadas com o coordenador e a secretaria. Aplicao O dia do evento um caso especial. Necessita de um caixa prprio diferente do caixa do grupo. Alm disso, nada de misturar dinheiro do grupo com o do evento. No fim, ao passar isso pro livro dirio, no nome da conta vai vir o nome do evento e na descrio algo do tipo: Lucro adquirido na festa da Noite do Pastel Conf. Nota 008. Ento, como realizar o controle do caixa no dia. Bem, primeiro vamos analisar as condies: normalmente o evento algo dinmico, tem muitas pessoas, um fluxo permanente de caixa. Esse capital inicial para o caixa vem do grupo, e entra no livro dirio do grupo como emprstimo para Noite do Pastel, por exemplo. O controle na hora do rush funciona mentalmente mesmo, depois do evento que possvel contabilizar alguma coisa, mas durante bem difcil. Assim, indica-se que o tesoureiro fique no caixa para facilitar a compreenso das contas na contabilidade do fim do evento. Vale ressaltar que muito importante que a contabilidade seja feita no mesmo dia para fidelidade das contas e evitar esquecimentos de dinheiro que entrou depois, emprstimo do fulano no meio da festa para comprar mais massa de pastel e etc. Registro, Reviso e Avaliao das Contas Agora, tudo contabilizado no dia do evento? timo! S falta registrar tudo no Livro dirio. Mas antes, faa um rascunho num papel e depois passe para o livro, assim evitam-se rasuras. Tudo bem, eu sei, temos corretivo! Mas, como disse o profeta da papelaria, Nem s de corretivo vive o homem, mas sim de toda a ateno do tesoureiro!. Ento, procure evitar rasuras no livro, certo! Registrar no livro Dirio voc j aprendeu! Agora como rever as contas e avaliar os resultados? Primeiro, rever as contas. Revisar as contas algo mais minucioso do que registrar. Exige ateno e estar descansado, ento depois de preencher o livro dirio, no revise. Deixe para faz-lo outro dia, mais 11

descansado e com calma. O trabalho do tesoureiro deve ser um trabalho prazeroso, no cansativo e desgastante ao ponto de no valer a pena! Torne-o uma atividade boa de se fazer, ento ao revisar as contas, sente em um lugar confortvel, ponha uma msica e tenha pacincia em refazer os clculos. Claro, se voc no consegue prestar ateno em algo ouvindo msica, nada de msica, afinal, ateno fundamental. Avaliar os resultados identificar se a ao teve retorno financeiro, se deu lucro, se deu para pagar a Tia Isildinha. Resultado positivo, tivemos lucro, pagamos tia Isildinha e nos divertimos. Resultado negativo, vamos avaliar o porqu deste resultado! Onde foi o erro? No planejamento, na execuo da ao, na definio da ao, no traado do plano de metas, todos cumpriram suas responsabilidades? Algo nestes pontos citados com certeza falhou! Assim, se encontrarmos o problema mais fcil consert-lo. Balancete O Balancete voc tambm j aprendeu. No caso de eventos da comunidade, como j dissemos, mostre os resultados para comunidade afinal ela deve participar dos resultados do grupo. Mostre antes para o sacerdote e converse com ele explicando o resultado se necessrio. E o mais importante, mostre antes de publicar o resultado ou mostrar ao sacerdote mesmo, mostre ao grupo todo e de satisfaes a cerca do resultado, eles merecem tanto quanto voc entender porque deu certo ou errado o evento no item finanas, afinal tem eventos que podem dar super certo em qualidade, mas um baita prejuzo. Mas como evitar esse tipo de situao? Planejando bem as aes, e no fazendo s um tipo de ao, alm de avaliar a vocao do lugar. Tudo isso no prximo capitulo. Logo aps voc virar a pgina, aguarde!

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Captulo V Planejamento Financeiro e as Linhas de Ao

Para um bom resultado devemos ter um planejamento que venha a suprir a demanda que temos, de acordo com as condies que o ambiente nos impe. E do que estamos falando? Estamos falando de que para determinar o que eu vou fazer, antes preciso entender o problema (a urgncia financeira do grupo) e detectar como resolv-lo no ambiente que estou inserido, isto , na comunidade em que participo! Vamos chamar de Vocao do Lugar. Exemplo prtico: O que melhor fazer numa comunidade para angariar fundos para o grupo onde a maioria das pessoas idosa? Uma festa com boate, trs ambientes ou um bingo? Eca, bingo! Por incrvel que parea o bingo vai ser a melhor soluo dependendo da necessidade financeira e do objetivo da ao. Mas, por que o objetivo da ao importa? Por que o que adianta um bingo pros velinhos quando, por exemplo, tem-se como objetivo principal atrair juventude para o grupo. Nesse caso, talvez a melhor opo seja uma festa para juventude, mesmo que o retorno financeiro no seja to alto. Ento por que no fazemos o bingo e depois a festa? A partir da depende dos condicionantes que devem ser analisados pelo grupo, mas listados (no tocante aos resultados financeiros) pela tesouraria. s vezes melhor fazer uma s, s vezes d at para fazer as duas. Enfim, o que vale que importante perceber as vocaes do lugar, se o pblico mais idoso, ou se vale a pena focar na juventude com festa na Igreja mesmo, ou se vale fazer churrascos nas casas dos integrantes mesmo, ou atividades em praa pblica, ou festa em clubes, ou festas em quadras, almoo para a comunidade, enfim, as linhas de ao so diversas. Opa, linhas de ao? Do que estamos falando? Do que se trata o termo linha de ao? Linhas de Ao so as opes de atividades possveis de serem realizadas pelo grupo. S existem essas que vamos citar? No! Esperamos sua contribuio para Pastoral sempre que tiver uma nova idia! Agora, mais uma vez, planejar , antes de tudo, a prtica de fazer escolhas possveis. Ento, no d para um grupo de 20 pessoas realizarem um congresso regional de juventude, a no ser que amparado pela Pastoral da sua diocese. Sejamos mais objetivos com as aes, e menos idealistas. Mas no por isso que devemos perder o idealismo. Afinal, o jovem deve ser o condutor do ideal de amor do Cristo sempre. A seguir vamos citar as linhas de ao uma a uma, entretanto fundamental deixar claro que estas linhas podem ser integradas entre si, isto , podem ser misturadas para encontrar resultados melhores. A juno de linhas deve seguir a velha doutrina do bom senso, nada de fantasias novamente, mas sem deixar de ousar quando estiver numa situao favorvel. Vamos ento as linhas: Caixinha do Grupo muito comum em grupos de base uma caixinha onde se tem ou uma mensalidade para os integrantes pagarem, ou doaes que so feitas periodicamente. Esta linha de ao funcional quando o objetivo manuteno de gastos menores, material de papelaria, somar capital para alguma atividade. Exemplo: O grupo vai fazer uma trilha e precisa de mantimentos, alm de materiais mdicos para um eventual problema (olha a anlise de riscos a), nesse caso vlido. Contudo, para grandes atividades essa linha de ao costuma ser ineficiente. Rifas Rifa a ferramenta mais desesperada de um grupo. impressionante o nmero de rifas que um grupo faz por ano, somando ainda as rifas do colgio, do trabalho, do amigo que precisa de ajuda, misericrdia, haja talo de rifa e gente com dinheiro para comprar um papelzinho que lhe d uma probabilidade pequena de ganhar o produto sorteado. Assim, no desgaste essa ferramenta mais do que ela j est desgastada na comunidade com tantas pastorais fazendo rifa ao mesmo tempo. Como no 13

deixar essa ferramenta se desgastar? Uma ferramenta atual que tem funcionado a juno da linha de ao Festas com o esquema de Rifa Relmpago. O sorteio na hora, ou seja, a pessoa v o sorteio, algo que normalmente no acontece devido s rifas serem vendidas para tudo que gente e nem todos esses vo a missa domingo, alis, que virou local de sorteio. Ento, para evitar isso, as rifas-relmpago so timas. Esse tipo de rifa deve ter valor baixo e o prmio preferencialmente doado, mas de qualidade. importante um bom planejamento financeiro para esse tipo de ao, tendo em vista que pode resultar em bons lucros, ou em bons prejuzos se no for bem organizado. Agora, nunca mais fazemos uma rifa normal no grupo? Tambm no assim! No para tomar dio pela forma de ao! Mas tentar faz-la com menos freqncia, ou numa sazonalidade mais espaada, isto , em tempos mais separados. Exemplo: ERRADO Rifa de Natal; Rifa de Carnaval; Rifa de Pscoa; Rifa de Festa Junina; Rifa de Santa Sara Kali; Rifa do Dia dos Pais; Rifa do Dia das Mes; Rifa da Independncia; Rifa do Dia das Crianas; Rifa de Finados. CERTO Rifa do Dia das Crianas; Rifa da Festa Junina. Perceba que ao contrrio das 70 x 7 Rifas do ERRADO, o CERTO tem duas Rifas (o que no significa que voc deve no mximo fazer duas rifas, mas um bom nmero para ter bons resultados e no encher a pacincia de ningum). Outro detalhe: veja a pertinncia das rifas. Por exemplo, ao comprar a rifa vo perguntar quem foi Sara Kali? E a? Nesse momento que percebemos como a pertinncia importante. A rifa do dia das crianas, tendo um prmio adequado a esse pblico, pensando numa faixa etria ampla, uma tima idia. E uma rifa para festa junina voc evita o sorteio na missa e faz este na festa trazendo ainda mais pessoas para consumir na sua barraquinha. Almoos Essa linha de ao exige uma organizao maior. Exige contato com outras pastorais para conseguir panelas, mesas, talheres, pratos, e outros materiais pertinentes. Mas isso no impede de fazer uma ao destas. Dentre todas, uma das que o retorno bem grande, mas o trabalho segue o mesmo ritmo de tamanho. Muito til para arrecadar fundos para grandes atividades do grupo, alm de poder funcionar como divulgador desta atividade que ser custeada pelo almoo. Pontos importantes de um planejamento com almoo. uma atividade grande, precisaro de apoio da comunidade. De que forma? Desde incentivo at doaes. A doao para almoo muito importante para o custo ser baixo e o lucro valer a pena o esforo de organizao. Se o grupo novo, melhor esperar uma poca com o grupo mais consolidado. No incio melhor usar a Rifa e Festas mais simples para garantir fundos para o grupo. Ao fazer o almoo, no deixe de listar os materiais de cozinha, alimentao deve ser revisada pelo assessor ou um adulto com mais experincia em atividades desse porte. O local deve ser espaoso, nada de apertos para comer, seno ningum volta mais! Deixe lembrancinhas nas mesas, divulgue o grupo para quem vier e msica, s se for de boa qualidade, bons equipamentos e bons msicos, seno tambm ningum volta mais, ou s volta para pegar quentinhas. Esses ltimos recados so apenas para ficar atentos aos detalhes, no necessariamente responsabilidade do tesoureiro, pelo menos a partir dos comentrios sobre o local. Festas e Bailes Festas e Bailes so atividades com um pblico alvo restrito: Ou jovens, ou Idosos (o tal do baile da feliz idade meio brega, mas funciona, principalmente aliado ao bendito bingo). No caso do pblico-alvo jovem tem de se pensar qual o pblico de jovens, a escala da festa, do que ela vai tratar. Destas informaes voc pode avaliar melhor se vale a pena ter um preo para entrada na festa, ou se vai ser 14

cobrada s a consumao, se o preo alto ou se baixo demais para o pblico que vai, afinal festa muito barata permite que o pblico seja maior e de mais difcil controle dependendo do tipo de divulgao. E festa no s Cristo Hits ou Louvor In The Night. Festa churrasco em casa, num clube, lual, noite do pastel, festival de msica, de teatro, de dana (com dana de salo at quem sabe aulas durante a festividade), ou shows abertos com bandas locais. Agora, nada de trazer Geraldo Azevedo da conchichina para c, nem Padre Fbio de Melo, a no ser que o grupo se comprometa com o tamanho de uma atividade desta. Geraldo Azevedo bom, mas caro, assim como Padre Fbio de Melo. Mas shows abertos so muito bons, fechados so de mais difcil controle, apesar de parecer o contrrio, no show aberto fica eximida a responsabilidade, j no fechado mais complicado, necessita de seguranas, mas possvel. Resumindo, foque nos churrascos, mas faa um bom planejamento financeiro para ter uma boa margem de lucro, afinal churrasco d bastante gente sempre. E nunca se esquea do essencial num churrasco: Futebol ou Piscina. Um destes dois deve estar presentes para atrair o pblico, um carteado colabora tambm para a atividade. Jogos Esporte uma linha de ao sensacional, esto a as olimpadas da Pastoral que no me deixam mentir. Bem, no precisa fazer uma olimpada, um campeonato de futebol j d bons resultados. Outros jogos mais simples em esquema de gincana funcionam bem tambm como ferramentas de arrecadao de capital. Mas procure opes menos comuns, no precisa jogar Gamo nem Rgbi, mas toda hora cabo de guerra? Porque no corrida com aquela colher na boca com um ovo na ponta. Jogos de inteligncia, no necessariamente Quiz de perguntas e respostas, mas enigmas para solucionar, montagem de tangram, problemas matemticos e quebra-cabeas. Tenha a idia da ferramenta antes de associ-la ao tema da ao que ser implementada, melhor para ter idias mais criativas de novas atividades. Campanhas Campanhas so linhas de ao que precisam de planejamento bem delineado, pois acontecem em mdio ou em longo prazo, diferente das atividades anteriores que possuem prazos mais curtos. Uma campanha na comunidade para mantimentos para um encontro pode acontecer meses antes da atividade em si. Este tipo de ao normalmente no trabalha com capital, mas mantimentos que acabam contabilizados como doao no livro dirio e nas contas do prprio encontro, que por sinal tambm devem ser separadas da do grupo, assim como no exemplo da Noite do Pastel. Patrocnio O Patrocnio uma linha de ao boa, mas se usada de maneira tica e dentro do que se prope o grupo. Ento eu no devo procurar patrocnio com a Associao de Ladres de Velinhas, por exemplo, afinal a nossa proposta no bate com a proposta de nossos patrocinadores. J patrocnio com a lanchonete X ou o restaurante Y melhora bastante. Pai trocnios podem ser teis tambm, mas melhor entrar como doaes por que no costumam ter regularidade esse tipo de patrocnio. Essa linha de ao pode ser aliada a manuteno de um site na internet do grupo gerando uma divulgao do patrocinador no site, ou em camisas de futebol do grupo, etc.

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Chegando ao Fim desta jornada...

Bem, chegamos ao fim desta jornada, mas a partir daqui iniciamos outra. A jornada da boa administrao dos grupos em que estamos inseridos. No se esquea de que todas as propostas aqui tratadas no devem burocratizar o grupo, mas facilitar sua caminhada! Assim, use o p mgico do bom senso para saber em que medida usar as ferramentas aqui apresentadas! Ento, mos a obra e que Deus abenoe voc, seu grupo e a Pastoral da Juventude. At mais!

Vale pena conferir a bibliografia

BORAN, Jorge. O futuro tem nome: juventude: sugestes prticas para trabalhar com jovens. So Paulo: Paulinas, 1994. 346p. CONFERNCIA NACIONAL DOS BISPOS DO BRASIL. Marco Referencial da Pastoral da Juventude do Brasil/CNBB. So Paulo: Paulus, 1998 (Estudos da CNBB; 76). 231p. LUCK, Heloisa. Metodologia de Projetos - Uma Ferramenta de Planejamento e Gesto, So Paulo: Vozes, 2003. 144p. OLIVEIRA, Johnny Jorge de. Introduo a Teoria da Contabilidade, Rio de Janeiro: Cincia Moderna, 2006. 152p. SCRIBD. Apostila de Gesto de Projetos. Curso de Gesto de Projetos da Fundao Instituto de Administrao. Disponvel em: http://www.scribd.com/doc/301168/Apostila-Gestao-Projetos. Acesso em: 18 de abril de 2008.