EJERCICIO 13 DE WORD

WORD EJERCICIO 13

COMBINAR CORRESPONDENCIA: CONFECCIN DE SOBRES Y ETIQUETAS

SOBRES

En el ejercicio anterior se deca (y si no se deca, se dice ahora) que una de las utilidades de la herramienta Combinar correspondencia era facilitar la confeccin de sobres para correo masivo. En este ejercicio se prepararn los sobres para enviar las cartas del ejercicio anterior. Pero esta vez utilizaremos una lista de datos contenida en un archivo de Excel (hoja de clculo):

1. Crea en la carpeta Combinar correspondencia de tu memoria USB una subcarpeta llamada Sobres y etiquetas. Descarga de la web del mdulo en dicha carpeta el archivo 13w Datos clientes.xls (es un archivo de Excel). A continuacin, abre un nuevo documento en Word. Gurdalo en la carpeta Sobres y etiquetas con el nombre 13w Sobres clientes (no lo cierres).

2. Ve a Herramientas, Cartas y correspondencia, Combinar correspondencia. 3. En el primer paso del proceso para combinar correspondencia elige la opcin
Sobres. Luego, clic en Siguiente: inicie el documento.

4. En el paso 2, deja la opcin Cambiar el diseo del documento

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Haz clic en Opciones de sobre

En este cuadro se puede elegir el tipo, dimensiones y formato del sobre. Deja todo como est y haz clic en Aceptar

El documento adopta la forma y dimensiones del sobre que hemos indicado. A continuacin, haz clic en Siguiente: seleccione los destinatarios.

5.En el siguiente paso, deja seleccionada la opcin Utilizar una lista existente y
haz clic en Examinar. Busca en tu USB (carpeta Sobres y etiquetas) el archivo de Excel 13w Datos clientes (tendrs que especificar en Tipo de archivo que se trata de una Hoja de clculo de MSExcel) y haz doble clic sobre l. Aparecer un cuadro de dilogo semejante a ste

Pulsa Aceptar y se mostrar el mismo cuadro con los datos de los clientes que mencionamos en el ejercicio anterior. Sin cambiar nada, haz clic en Aceptar. Luego, clic en Siguiente: disee el sobre.

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Coloca el cursor aqu para empezar a insertar los campos con los datos de los destinatarios

Para insertar los campos, procede exactamente igual que en el ejercicio anterior (el de las cartas): apartado 8, pg. 4. Finalmente, una vez insertados y colocados los campos, haz clic en Siguiente : Vista previa de los sobres.

Aqu introduce el logotipo de EstilGarden Decoraci. Luego pulsa INTRO e introduce la direccin, CP, poblacin y provincia de la empresa (en una letra ms pequea)

6.Para acabar, haz clic en Siguiente: Complete la combinacin 7.Pulsa sobre la opcin Editar sobres individuales y, en el cuadro emergente, deja
seleccionada la opcin Todos y haz clic en Aceptar. Se crea un nuevo documento con tantos sobres como clientes haya en la base de datos (puesto que no hemos hecho ninguna seleccin previa).

8. Guarda el nuevo documento en la carpeta Sobres y etiquetas con el nombre

13w Sobres clientes 2 y cirralo. Finalmente, guarda los cambios realizados en el archivo 13w Sobres clientes.

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ETIQUETAS

Otra actividad frecuente en las oficinas es la confeccin de etiquetas adhesivas, con diferentes fines: pegarlas a los sobres, identificar carpetas, etc. En el primer caso, se trata de etiquetas postales y puede aprovecharse en su realizacin la herramienta de combinar correspondencia. Vamos a ver cmo: Abre un nuevo documento en Word. Gurdalo en la carpeta Sobres y etiquetas de tu USB con el nombre 13w Etiquetas clientes (no lo cierres).

1. Ve a Herramientas, Cartas y correspondencia, Combinar correspondencia... 2. En el primer paso del proceso, selecciona Etiquetas. Luego, Siguiente: Inicie el
documento.

3. En el segundo paso, haz como se indica a continuacin:

Clic en Opciones de etiqueta, con lo que aparece el cuadro de abajo. Este cuadro permite elegir el tipo de etiqueta (se supone que figura en el paquete de etiquetas disponible), as como el tipo de impresora y en qu bandeja de la impresora se encuentran. Deja las opciones predeterminadas y pulsa Aceptar.

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El documento se modifica para adaptarse al formato de las etiquetas seleccionadas:

Haz clic en Siguiente: seleccione los destinatarios.

4.En el siguiente paso, deja seleccionada la opcin Utilizar una lista existente y
haz clic en Examinar. Busca en tu USB (carpeta Sobres y etiquetas) el archivo de Excel 13w Datos clientes (tendrs que especificar en Tipo de archivo que se trata de una Hoja de clculo de MSExcel) y haz doble clic sobre l. En el cuadro Seleccionar tabla haz clic en Aceptar. Aparece el cuadro que ya conocemos, con los datos de los destinatarios. Pulsa Aceptar y luego, haz clic en Siguiente: disee las etiquetas.

5. El documento presenta ahora el siguiente aspecto:

Comprueba que el cursor se encuentra en la primera etiqueta.

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Para insertar los campos, procede exactamente igual que en los ejercicios anteriores (cartas y sobres): apartado 8, pg. 4 del ejercicio 12. La primera etiqueta quedar as:

Una vez insertados los campos en la primera etiqueta, haz clic aqu para aplicar esa misma disposicin a todas las dems etiquetas.

A continuacin, clic en Siguiente: vista previa de las etiquetas.

6. El aspecto actual del documento es una cosa as:

Para acabar, haz clic en Siguiente: Complete la combinacin. 6

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7. Lo que queda por hacer es idntico que en los procedimientos de elaboracin de cartas o sobres. Pulsa sobre la opcin Editar etiquetas individuales y, en el cuadro emergente, deja seleccionada la opcin Todos y haz clic en Aceptar. Se crea un nuevo documento con tantas etiquetas como destinatarios. Ahora, bastara con enviar el documento a la impresora, siempre, claro, que hayamos tomado la precaucin de poner antes en la impresora la hoja con las etiquetas adhesivas (y que el modelo sea el correcto).

8. Guarda el nuevo documento en la carpeta Sobres y etiquetas con el

nombre 13w Etiquetas clientes 2 y cirralo. Finalmente, guarda los cambios realizados en el archivo 13w Etiquetas clientes.

Repaso
Confecciona sobres y etiquetas por el procedimiento ya visto, para las cartas destinadas a los proveedores (las del archivo 12w Actualizacin datos 2.doc). Ten en cuenta que, en este caso, no necesitars los campos CIF, Tfno, Fax ni E-mail. Usa tanto para los sobres como para las etiquetas el archivo 13w Datos proveedores.xls. Llama a los archivos: 13w Sobres proveedores, 13w Sobres proveedores 2, 13w Etiquetas proveedores y 13w Etiquetas proveedores 2. Todos estos archivos deben figurar en la carpeta Sobres y etiquetas

Comprime de nuevo la carpeta Combinar correspondencia y enva al profesor por correo electrnico el archivo comprimido.