Revistas de Ciencias Administrativas y Financieras de la Seguridad Social

versin impresa ISSN 1409-1259

Rev. cienc. adm. financ. segur. soc v.11 n.1 San Jos 2003

El dinero utilizado en capacitacin es o un gasto o una inversin?

Efrn Mndez Morales Resumen

El artculo parte de una definicin en la que el dinero empleado en capacitacin es considerado una inversin en el recurso humano. Sin embargo, esta inversin est definida por una serie de criterios de efectividad, los cuales pueden garantizar que estas actividades sean efectivas en la generacin de impacto, pero que a su vez, pueden transformar el concepto de inversin en "gasto para la institucin". Se hace una revisin de diez criterios de efectividad, describiendo las consideraciones que, en cada caso, deben poseer los equipos de trabajo a nivel local, que tengan la responsabilidad de coordinar planes de capacitacin en respuesta al modelo de planificacin estratgica que se sigue. Introduccin La pregunta parece trivial, pero no se pretende que lo sea. La respuesta que origina el ttulo de este artculo es sencilla: el dinero utilizado en capacitacin es una inversin. Sin embargo, existe la posibilidad de que sea un gasto. La probabilidad de que el dinero que se invierte en capacitacin se convierta en un gasto es alta, por lo que las autoridades institucionales a nivel local, regional y central, deben asegurar que los recursos invertidos en la promocin del recurso humano sean costo-efectivos. Esta discusin toma en cuenta una serie de criterios de efectividad que intervienen en todo proceso educativo, independientemente si este se realiza a nivel local, regional o nacional. Estos criterios son determinantes en la efectividad de las actividades de capacitacin e indican el nivel de impacto de stas, en el personal de la unidad, en respuesta a un esquema de planificacin estratgica local, regional o nacional. Criterios de efectividad Para que una actividad educativa sea costo-efectiva, deben identificarse los criterios que potencian la funcin de efectividad. De forma muy sencilla y resumida, se puede considerar los siguientes elementos, como criterios de valor agregado en la bsqueda de la efectividad. Efectividad de la capacitacin = Diagnstico de Necesidades + Plan de Capacitacin + Logstica + Seleccin de funcionarios + Compromiso de la Jefatura + Compromiso del Funcionario + Aval Edcativo + Calidad del Tutor + Evaluacin y Retroalimentacin de la actividad + Evaluacin de Desempeo. En adelante, se presentar una descripcin de cada uno de ellos, con el propsito de generar informacin respecto a su aporte para que el dinero sea considerado una inversin en recurso humano, o si por el contrario, se debe considerar este (o la capacitacin), como un gasto para la institucin. Diagnstico de Necesidades de Capacitacin y Formacin

En un artculo 2 anterior denominado "Importancia del diagnstico de necesidades de capacitacin en la CCSS" se indic que la investigacin en necesidades es una investigacin dirigida a identificar las necesidades de conocimiento (y recurso humano) para que sean priorizadas sobre la base de lo que cuestan y descartarlas de acuerdo al valor agregado que tengan para la organizacin y para la sociedad. 3 Ayuda a determinar si la capacitacin es la solucin, o parte de la solucin de un problema u oportunidad de mejora de la institucin. Una vez que se establece el "porqu capacitar", el estudio debe llevarse a determinar el quien, qu, cundo, dnde y cmo la capacitacin puede ser empleada de la mejor forma, de manera que maximice la inversin en esta rea. Un adecuado diagnstico de necesidades de capacitacin es el punto de partida, desde donde la organizacin determina si la capacitacin es requerida para los funcionarios de acuerdo a sus puestos de trabajo, o bien como medio para alcanzar las metas en funcin de su plan estratgico de corto, mediano y largo plazo. En ausencia de un adecuado procedimiento de investigacin de las necesidades de capacitacin ms urgentes, la probabilidad de perder la inversin en capacitacin es alta. Es decir, un buen diagnstico ser el punto de partida fundamental, en la planificacin de las actividades educativas que potencien el factor humano. Para desarrollar esta actividad, la unidad pro gramtica puede considerar un equipo de trabajo multidisciplinario, que tome como punto de partida el perfil ptimo de desempeo de los trabajadores, de acuerdo con su rea de trabajo o sus funciones especficas, para que, luego de acercarse al perfil real, sean identificadas las diferencias en conocimiento (brecha de desempeo) que sern los resultados del trabajo de diagnstico. Recurdese que la brecha de desempeo est dada por la diferencia entre lo que debe conocer un funcionario de acuerdo a rol de trabajo, el rol en la organizacin y en general a la planificacin estratgica del centro, y lo que realmente conoce en la prctica. Esta diferencia denominada brecha de desempeo es lo que determina las necesidades de capacitacin. Por lo tanto, la intencin de los planes de capacitacin ser "cerrar" tal diferencia. Plan de Capacitacin El plan de capacitacin es un documento adicional al trabajo de identificacin de necesidades, y su diferencia radica en que, mientras el primero identifica las reas de debilidad institucional (en trminos de conocimiento de sus trabajadores), el plan de capacitacin atiende la parte operativa. Es decir, se hace un plan de capacitacin para operacionalizar las actividades que son necesarias para cerrar la brecha de desempeo identificada en los trabajadores y en general, para priorizar las necesidades de capacitacin en funcin de lo que realmente cuestan para la organizacin y los recursos disponibles. Un plan de capacitacin ordenado, sistematizado y bien dirigido, aumenta la efectividad de la inversin en capacitacin. Asegura que los recursos que se invertirn, atienden realmente las necesidades sentidas por las autoridades locales, respecto al conocimiento que deben poseer los funcionarios. Tambin ha de reconocerse que el plan de capacitacin debe estar diseado en estrecha relacin con el plan estratgico de la unidad. Debe reflejar que las actividades educativas que se plantean, forman parte integral del conjunto de acciones que hace la institucin para avanzar en la consecucin de las metas reflejadas en la misin y visin del centro. Logstica Se entiende por logstica, el conjunto de acciones encaminadas a coordinar, apoyar, ejecutar y evaluar las actividades educativas identificando la infraestructura requerida para asegurar la

calidad de stas. Esta definicin es quiz corta de acuerdo a su dimensin total, sin embargo, representa en buena medida la garanta en la calidad de la inversin en capacitacin. Para el caso de la CCSS y en los ltimos 28 aos, la logstica ha estado en manos del CENDEISSS. Por otro lado y de forma cada vez ms consolidada, el Programa de Desarrollo Humano se ha integrado en los ltimos 7 aos, en los esfuerzos de generar actividades educativas que atiendan las necesidades de capacitacin del recurso humano. La logstica involucra desde lo meramente fsico (aulas, equipos, papelera, impresiones, diseos) hasta lo intelectual (personal encargado de ejecutar la logstica, el cual est en constante evolucin para garantizar la efectividad del proceso). Sin embargo, la organizacin que requiere la logstica, debe ser una organizacin eficiente. Es decir, todos sus recursos deben estn bien utilizados y pagados. Debe ser lder en el trabajo de generacin de actividades educativas con calidad, utilizar la tecnologa de punta, debe ser una organizacin evolutiva, contener una alta vocacin de trabajo en equipo y sobre todo debe tener una buena direccin. La logstica debe ser capaz de identificar en el entorno, las tcnicas ms sofisticadas de desarrollo de actividades educativas para desarrollarlas al interior de la organizacin. De evitarse esto, se estarn subutilizando los recursos posibles, restando eficiencia a la organizacin. Recurdese que, si la logstica no es eficiente o satisface intereses de grupos particulares, la inversin en capacitacin tiene altas probabilidades de convertirse en gasto. La logstica debe poseer excelentes sistemas de informacin, que registre las actividades que se han desarrollado en el tiempo, las que se estn desarrollando y las que se desarrollarn. Adems en trminos ms personales, debe contener buena informacin respecto a las personas que reciben los beneficios de la capacitacin, con el propsito de potenciarlas en sus puestos de trabajo, identificarlas como expertos en reas determinadas o sencillamente para evitar la posibilidad de que se involucren ms de una vez en actividades educativas (esto por cuanto se perdern dos espacios: el de la persona que, teniendo el conocimiento, se presenta nuevamente a un curso, y segundo, el de la persona que realmente necesitaba de la capacitacin y fue desplazada). Seleccin de funcionarios Este criterio es crtico, debido a que los funcionarios que son seleccionados para un proceso de capacitacin pueden ser los correctos y asegurar la efectividad de la inversin, o ser los incorrectos transformando la inversin en gasto. Antes de seleccionar un funcionario para un curso de capacitacin y/o formacin, se espera que haya claridad del nuevo perfil que tendr ese trabajador a su regreso, por lo que, la seleccin adecuada de ste, aumentar la probabilidad de generar xito en el ejercicio. Un funcionario seleccionado inadecuadamente har perder el tiempo del equipo logstico, su propio tiempo, el tiempo de la institucin, adems de los costos indirectos asociados al hecho de que el funcionario que realmente necesitaba la capacitacin, estar produciendo con ineficiencia en su trabajo. Los procesos de capacitacin y formacin deben estar dirigidos al personal que permanezca estable en sus puestos (personal interino fijo y en propiedad), dado que es importante garantizar que estos funcionarios puedan aplicar su conocimientos en donde la institucin ha invertido los recursos para su capacitacin y formacin, en procura de una mejor gestin en sus puestos de trabajo, sin el riesgo de que sean trasladados y se pierda dicha inversin, con la consecuente fuga de conocimiento.

En otros casos, se perder la capacitacin cuando se selecciona un funcionario que no est del todo interesado en someterse a los planes de capacitacin y/o no tiene disposicin a aprender. Los esfuerzos en este caso sern inertes. La clave para garantizar que los funcionarios seleccionados para las actividades educativas cumplan con lo esperado, est en el adecuado diagnstico de necesidades de capacitacin, as como un buen sistema de informacin que contenga el historial tcnico, profesional, acadmico y experiencia, de cada uno de los funcionarios en una unidad programtica. Al determinar que un funcionario debe ser enviado a un curso de capacitacin o formacin, se supone que se ha revisado (a travs del sistema de informacin) todo su historial institucional y se ha determinado que efectivamente requiere del conocimiento que se ofrece. En oportunidades, al determinar que un funcionario hace algo de forma inadecuada, es necesario preguntarse si realmente necesita capacitacin para resolver su problema, o si por el contrario, se trata de algo que puede resolverse con asesora en el puesto o con supervisin adecuada. El equipo que coordina la logstica de las actividades educativas, deber seleccionar las personas idneas para los procesos de capacitacin, a partir de la identificacin de la brecha de desempeo que tiene el funcionario. Una buena seleccin del personal objeto de capacitacin, aumentar la probabilidad de conocer si el dinero empleado en capacitacin puede considerarse como inversin. Compromiso de la Jefatura En mi corta experiencia en la seguridad social, he notado que en reiteradas ocasiones, una Jefatura recibe una nota proveniente de su autoridad superior, en la que se "solicita" que uno o dos funcionarios sean enviados a un curso de capacitacin. Al respecto, la reaccin ms frecuente es seleccionar a cualquiera de sus colaboradores, partiendo de criterios subjetivos tal como "el ms desocupado", "el ms eficiente", "el ms ineficiente" o sencillamente el "primero que entr a su oficina", entre otras posibilidades. Al regreso del funcionario que fue objeto de capacitacin, las jefaturas no se renen con estos, para generar opiniones respecto al conocimiento adquirido. Frecuentemente es posible observar, que el funcionario capacitado debe seguir "haciendo lo que vena haciendo" sin la posibilidad de generar cambios o integrar su nuevo conocimiento a las prcticas laborales. Ms preocupante es el caso de los funcionarios que regresan, luego de realizar maestras acadmicas o profesionales en una universidad nacional o internacional y se les encuentra haciendo exactamente lo mismo que hacan antes de iniciar sus procesos de formacin. Reitero que esta prctica no es generalizada, aunque es importante y necesario alertar sobre esto. Cuando un funcionario ha de ser enviado a un curso de capacitacin, se parte idealmente de que, la jefatura respectiva conoce la brecha de conocimiento del funcionario y que, luego de ofrecerle una explicacin escueta de lo que ser el curso, debe apuntalar la necesidad de que el funcionario pueda integrar a las prcticas laborales y de forma efectiva, el conocimiento que adquiri en la actividad. Es decir, la Jefatura se compromete a modificar el perfil tcnico y profesional del funcionario en su rea de trabajo, considerando su nuevo conocimiento, en la transformacin de las prcticas laborales, de forma que se sistematicen, discutan y decidan sobre alternativas de aumentar la eficiencia de la unidad. Cuando una Jefatura se compromete con el funcionario, respecto al perfil que tendr este ltimo a su regreso de la capacitacin, respecto al conocimiento que adquirir y a la aplicacin de nuevos conocimientos a las prcticas laborales, el dinero empleado en capacitacin se convierte en inversin. Compromiso del funcionario

De igual forma a las jefaturas que deben adquirir compromiso con sus funcionarios, stos ltimos deben adquirir compromiso con su jefatura, y en general con su institucin, respecto a la necesidad de adquirir un conocimiento en una determinada rea. Es decir, debe existir honestidad en el funcionario al determinarse si el curso al que se le est enviando, es una necesidad en funcin de las labores que realiza en la institucin o es un deseo de superacin personal. De ninguna forma se critica los deseos de superacin personal de los funcionarios, sin embargo, en trminos de la utilizacin de fondos pblicos para actividades educativas, se constituye una necesidad de capacitacin y formacin, nicamente si estas responden a las actividades que realiza la unidad programtica. El funcionario antes de iniciar un proceso de capacitacin o formacin, debe tener claro sus capacidades tcnicas y profesionales en su rea, visualizar la importancia de la actividad educativa en funcin del conocimiento que le aportar y cmo con tal conocimiento podr mejorar el desempeo de su trabajo. Debe existir un compromiso real de parte del trabajador que se somete a una actividad educativa, de que mejorar las prcticas laborales tanto a nivel individual como colectivo. De otra forma la inversin en capacitacin no ser efectiva y se convertir en un gasto. El funcionario deber comprometerse a la aplicacin de su conocimiento al regreso a sus prcticas de trabajo. Aval Educativo El aval educativo es el procedimiento a travs del cual, se asegura que una actividad educativa est bien diseada y distribuida segn los objetivos de aprendizaje, los contenidos temticos del curso, la duracin que cada contenido tendr en la discusin grupal, el sistema de evaluacin y la seleccin del experto en contenido temtico. El grupo coordinador de la logstica deber asesorarse (si es necesario) con expertos en el tema, para que adquieran habilidades y destrezas en esta rea, a fin de garantizar la efectividad de la actividad educativa. Un buen aval educativo tiene al menos las siguientes caractersticas: 4 a) una adecuada justificacin de la actividad, b) una visualizacin del beneficio para la institucin que traer la ejecucin de la capacitacin, c) identificacin del beneficio que traer la actividad para el funcionario, y para el usuario de los servicios, d) la relevancia de la actividad en trminos de valor agregado para la unidad programtica, e) el tipo de actividad educativa que se planea realizar, f) un adecuado planteamiento de objetivos de capacitacin en los que se evidencie una secuencia lgica y psicolgica entre stos y los contenidos del curso, g) pertinencia del enfoque metodolgico, h) calidad del sistema de evaluacin, entre otros. El aval educativo tradicionalmente ha estado centralizado en el CENDEISSS, que institucionalmente se convierte en el lder y rector de los procesos de capacitacin, formacin e investigacin en salud y seguridad social. El apoyo necesario para realizar los avales educativos podr ser encontrado en este lugar. Es necesario que esto se siga haciendo de tal forma, ya que aumenta el nivel de validez de la logstica estructurada en el desarrollo de actividades educativas, en respuesta a las necesidades de capacitacin y formacin de las unidades. En el diseo de los planes de capacitacin, los avales educativos son indispensables en el aseguramiento de la inversin. Un buen aval educativo aumentar la probabilidad de generar actividades de capacitacin de calidad, que se traduzcan en un efectivo traslado del conocimiento desde el facilitador institucional hasta el funcionario. Consecuentemente una actividad educativa de calidad, forjar la ruta para que el funcionario que recibi la capacitacin, pueda transformar conceptos en prcticas laborales. Calidad del Tutor 5

Este es un criterio fundamental de eficiencia en el diseo de las actividades de capacitacin. En las instituciones pblicas de nuestro pas, es posible encontrar expertos en distintas reas de; la gestin pblica, debido principalmente a la divisin y especializacin de nuestro trabajo. La anterior aseveracin apoya la idea de que, en nuestras unidades de trabajo (mdicas, administrativas, operativas, financieras y de pensiones) se puede encontrar verdaderos especialistas en variadas temticas. El analista de necesidades a nivel local, debe como parte de su trabajo, identificar la o las personas que han desarrollado alguna experiencia en un tema o actividad en particular. Debe indicarse que gran cantidad de necesidades de capacitacin pueden y deben ser resueltas en primer lugar, utilizando personas de las misma unidad programtica. Es posible observar en resultados de diagnsticos de necesidades de capacitacin, que los temas priorizados por las unidades responden a procesos de trabajo propios del mbito de la salud y la seguridad social (incluyendo el componente de apoyo operativo y administrativo), por lo que en el diseo de las actividades educativas, debe promocionar se la figura' del "facilitador interno" o "experto institucional" que imparta docencia. Es decir, se debe fortalecer la idea de generar actividades educativas aprovechando el conocimiento, formacin y experiencia de nuestros propios funcionarios. Para esto, deber pensarse en un plan de incentivos que apoye y motive la participacin de esta propuesta, acompaada de un proceso de acreditacin, dirigido a garantizar la excelencia de la actividad educativa, vista desde la docencia como tal y el apoyo logstico necesario. Luego de agotar la posibilidad de que un compaero de la misma unidad, posea el conocimiento que se requiere transmitir, en segundo lugar, debe buscarse el recurso a nivel regional. En la CCSS, tenemos una ventaja competitiva con la regionalizacin de la institucin, la cual est claramente identificada e institucionalizada (tanto a nivel mdico como financiero). Al existir tan buena relacin (en apariencia) entre unidades a nivel regional, el analista puede fcilmente, con la ayuda de sus compaeros en otras unidades, identificar los expertos y expertas en las reas de conocimiento requeridas. El principal beneficio de este ejercicio, es la fortaleza en la cooperacin intraregional con la eventual minimizacin de distancias y costos de traslado para un eventual plan de capacitacin. Adems, las caractersticas epidemiolgicas tienden a ser mas o menos uniformes a travs de la misma regin, por lo que las soluciones que se plantearn sern comunes al rea. En tercer lugar, en caso en que sea agotada la bsqueda local y regional de expertos, deben buscarse stos en el mbito institucional. Estoy convencido que en algn lugar de la CCSS podr encontrarse algn experto que nos ayude con el conocimiento requerido en el nivel local. En casos en los que se considere que la CCSS no tiene el recurso a nivel interno, entonces se proceder a buscar expertos a nivel del sector pblico. Es decir, alguien en alguna de las instituciones del Estado, conoce lo que necesitamos y estar dispuesto a ayudarnos. La cooperacin interinstitucional est debidamente justificada y aprobada. Solamente en casos en los que, definitivamente el analista de necesidades no pueda identificar a nivel institucional el funcionario con la expertiz buscada, deber pensarse en la contratacin a nivel externo de un profesional capacitado, con la eventual desventaja, que aunque experto en el tema, desconoce los aspectos propios de la unidad pro gramtica y las condiciones epidemiolgicas del rea, aumentando el riesgo de perder la inversin en la eventual capacitacin. Evaluacin y retroalimentacin de la actividad Esta evaluacin debe ser realizada por el equipo coordinador de la logstica, asociada a las actividades de capacitacin en la unidad programtica. Se indica que la evaluacin de las actividades educativas es fundamental, en la identificacin del mrito del plan de capacitacin en

respuesta a las necesidades detectadas en las unidades de trabajo. Una evaluacin de impacto, debe aislar los cambios en el comportamiento del trabajador, producto de la intervencin del plan de capacitacin. Es decir, una buena evaluacin de la actividad educativa debe "aislar" e interpretar que los cambios en las prcticas de trabajo del funcionario, pueden ser atribuidas efectivamente al desarrollo del plan de capacitacin, lo que supone una aplicacin metodolgica ya definida para estos casos (diseos de evaluacin de impacto). Lo anterior se realiza por dos razones. Primero, debido a la importancia de conocer el impacto real de las actividades educativas en apoyo al proceso de planificacin estratgica de la unidad. Segundo, para la retroalimentacin de los resultados de la evaluacin, debe servir para mejorar futuros planes de capacitacin desde el punto de vista de cualquiera de los criterios considerados en este artculo como criterios de efectividad para la inversin en capacitacin. Evaluacin de Desempeo En complemento al ejercicio anterior, la jefatura en su compromiso con las actividades educativas en las que participan los funcionarios, deber generar evaluaciones de desempeo individual, en las que identifique las mejoras que ha tenido el funcionario a partir del conocimiento recibido en las actividades educativas. La evaluacin de desempeo, es pues, un instrumento muy serio, que permite conocer el grado de efectividad, con que el funcionario integra sus conocimientos al trabajo, o si por el contrario, la jefatura mantiene la sensacin prctica de que a este funcionario le falta ms conocimiento (entre otras cosas). Este instrumento es tambin un insumo para el diagnstico de necesidades de capacitacin que se elabora en las unidades programticas, ofreciendo informacin de primera mano, respecto a los contenidos temticos que deben ser incluidos en los planes de capacitacin que se desarrollen en apoyo del proceso de planificacin estratgica de la unidad. Una buena evaluacin, del desempeo, permite conocer si el dinero utilizado en capacitar a un funcionario, fue realmente una inversin para la unidad o si no hay evidencia para pensar que las mejoras individuales pueden ser asociadas a los procesos de capacitacin, perdiendo en estos casos la inversin. Conclusin Hablar de planes de capacitacin y formacin a nivel institucional es un tema complejo, debido a que, al tratarse de fondos pblicos y en nuestro caso particular, fondos de la seguridad social, que tienen un alto costo de oportunidad, constituye un verdadero reto para las unidades, generar actividades educativas que garanticen que el dinero empleado pueda ser calificado como inversin en capital humano. Los criterios que explican que el dinero empleado en capacitacin sea considerado como inversin, son una espada de Damocles, ya que si bien pueden garantizar la inversin, pueden transformar el plan de capacitacin en un gasto para la institucin. Cada uno de los criterios considerados en este artculo (que probablemente no sea lo suficientemente exhaustivo) deben tenerse en cuenta y ser asegurados en detalle. De otra forma, perderemos el dinero en capacitacin, el tiempo institucional y estaremos haciendo una mala utilizacin de parte de los recursos de la seguridad social. Bibliografa Green berry, Andr. Diagnstico de necesidades de capacitacin. En web. www.Ucccic.org/incl/dk2.html Consulta hecha 07 /08/2000. [ Links ]

Mndez, Efrn. Importancia del diagnstico de necesidades de capacitacin y formacin en la CCSS. Revista Gestin Volumen 10, Segundo Semestre 2002. Nmero 2 pp 65 [ Links ] 1 elmendez@costarricense.cr 2 Gestin. Volumen 10, Segundo Semestre 2002. Nmero 2 pp. 65 3 Greenberry (2002) 4 Consulta a Msc. Ana Isabel Mora. Experta en Aval Educativo (Junio, 2003) 5 Intertexto. Revista Gestin Volumen 10, Segundo Semestre 2002. Nmero 2 pp 65