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- Contabilidad Documentos Comerciales


Profesora: Scala Fabiana

- Documentos relacionados con las compras y/o ventas:


Factura: Es el documento ms importante de la operacin de compra venta. La confecciona el vendedor al comprador, como culminacin de esta operacin. Se emite por duplicado: el original se entrega al comprador (cliente) y con el duplicado se queda el vendedor Existen tres clases de facturas A; B y C para las operaciones ms comunes, y otras dos clases: M y E (para casos especiales) Antes de ver quienes emiten tales facturas, se expondr un breve comentario, sobre las distintas categoras de responsables frente al IVA (que es la que determina el tipo de factura a emitir) Responsable Inscripto: debe cobrar el IVA a sus clientes. Presenta declaraciones juradas mensuales y entrega a la AFIP el importe recaudado( Diferencia entre el Dbito y el Crdito Fiscal) No Responsable: es aquella persona que realiza actividades no alcanzadas por el impuesto Monotributista: es una categora especial creada por la Ley del Monotributo Responsable exento: le hubiera correspondido entrar en algunas de las categoras anteriores, pero la Ley lo exime expresamente Consumidor final: es la persona sobre la cual recae la totalidad del impuesto. Es el individuo que adquiere un bien para su consumo, no para revenderlo o transformarlo. Quines emiten los distintos tipos de Facturas: Factura A: La emite un responsable inscripto vendedor a otro responsable inscripto comprador. DISCRIMINA IVA Factura B: La emite un responsable inscripto por operaciones realizadas con consumidores finales , exentos o monotributistas. El impuesto no se discrimina en la factura, aunque est incluido en el precio final. Esto es as porque los consumidores finales no presentan liquidacin del impuesto ni pueden computarse el crdito fiscal. Factura C: No discrimina IVA, La emiten: los monotributistas y los exentos, cualquiera sea la categora del comprador Factura M: La emite un responsable inscripto, que la AFIP considera que no supera el monto mnimo de patrimonio fijado por las resoluciones legales.. En este caso, el comprador quien recibe la factura deber cuando la pague, retener el importe correspondiente al IVA a su proveedor vendedor Factura E: la emiten los exportadores cualquiera sea su categora ante el IVA

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Tickets: Son emitidos mediante Controladores fiscales y cumplen la misma funcin que la Factura.

Nota de Dbito: Sus requisitos son los mismos que para la factura, dado que es un comprobante complementario de esta. Sirve para comunicar al cliente comprador que se le hizo un cargo en su cuenta corriente comercial dbito - . Los motivos o conceptos, entre otros, por los cuales se emite este documento son: Intereses, generalmente por mora en el pago Error de facturacin ( se factur de menos) Gastos de transporte, cuando stos estn a cargo del comprador y el vendedor los pag en su oportunidad Por otros cargos que correspondan al comprador (sellado de documentos, etc.)

Nota de Crdito: la confecciona tambin el vendedor, por duplicado, enviando el original al comprador y quedndose con el duplicado. Es otro documento complementario de la factura, por lo tanto debe cumplir con los requisitos exigidos a esta ltima. Se utiliza para comunicarle al cliente comprador que se le realiz un descargo crdito en su cuenta corriente comercial. Los motivos o conceptos por los que puede ser emitida, son entre otros: Error de facturacin (se factur de ms) Bonificaciones sobre importes ya facturados Descuentos posteriores a la venta o al cobro Devoluciones parciales o totales, por parte del cliente, de compras anteriores otros

Orden de Compra: La emite el comprador, una vez conocida la necesidad de comprar un determinado bien y luego de haber seleccionado el proveedor que asegura las condiciones de venta ms conveniente (forma de pago, plazo para el mismo, descuentos, bonificaciones, etc.) . La Orden de Compra especifica las caractersticas, cantidades y condiciones de la compra y significa un compromiso, por parte del

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vendedor, de cumplir con lo pactado. Este documento no se registra contablemente, dado que no respalda ninguna variacin patrimonial efectiva en la empresa .

Nota de Venta o Pedido: Documento que emite el vendedor y en el que se detallan las mercaderas objeto de la transaccin al aceptar el pedido formulado por el comprador, as ste ltimo se compromete a recibir y pagar en las condiciones pactadas, lo detallado en este documento. No es susceptible de registracin contable

Remito: Este documento acompaa la entrega de los bienes por parte del vendedor al nuevo propietario o dueo, que es el comprador. nicamente describe las cantidades fsicas de las mercaderas, sin precio y no tiene validez como factura. El comprador manifiesta su conformidad en cuanto a lo recibido firmando un ejemplar del remito, justamente, en conformidad. Debe presentar determinado diseo y cumplir con los requisitos exigidos por la AFIP . Debe acompaar siempre a toda mercadera en transito. No se registra contablemente. Actualmente se lo identifica con la letra R

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- Documentos relacionados con cobros y pagos:


Recibo: Es el documento que respalda la accin de pagos y cobros entre dos personas. Otorga valor probatorio, al indicar que se ha producido la cancelacin de una deuda pre-existente al momento de su confeccin. Cualquiera sea la forma de extinguir una obligacin (en efectivo, con cheques, con pagars) el recibo es el medio idneo de instrumentacin. Este documento , en cuanto a su diseo y confeccin, tambin est alcanzado por la reglamentacin de la AFIP. Se identifica con la letra X cuando proviene de una operacin que gener una factura anterior cuenta corriente mercantil , en caso de que reemplace a la factura debe cumplimentar los mismos requisitos exigidos a sta.

Resumen de Cuentas: Consta de un detalle del movimiento de la cuenta corriente mercantil del cliente (compras, pagos, crditos, dbitos, etc.), en un perodo de tiempo dado, generalmente un mes calendario Orden de Pago: Es un documento interno de la empresa, por medio del cual se indica a la persona que maneja los fondos de la misma, que emita los valores necesarios para efectuar pagos. Es til para el control interno de las facturas que se pagan y de los valores que se emiten. No se registra contablemente.

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Pagar: Es una promesa escrita de pago, en la cual una persona se compromete a entregar a otra una suma de dinero, en un plazo determinado. El librador es el que se obliga a saldar la deuda al emitir y firmar el documento. El beneficiario es aquel a cuyo nombre se extiende el pagar. Este derecho se transmite a travs del endoso. Por su parte, el tenedor es el poseedor del pagar, que adquiri por va del endoso o porque ha sido el beneficiario original del mismo. El protesto es el acto por el cual el beneficiario o tenedor de un documento deja constancia ante un escribano pblico de que el pagar no ha sido pagado por el librador a su vencimiento. Existen pagars con la clusula sin protesto, que le permite al beneficiario o tenedor iniciar juicio de cobro sin realizar el trmite de protesto ante escribano pblico.

- Documentos relacionados con las operaciones bancarias:


Boleta de depsito Es un documento que extiende una entidad financiera como constancia de que ha recibido una cantidad de valores (efectivo y/ o cheques) en calidad de depsito, para ser acreditada en la cuenta bancaria perteneciente a su titular.

Nota de Dbito Bancaria: La utiliza el Banco para comunicar al titular de una cuenta corriente bancaria que ha disminuido su saldo fondos disponibles por diversos motivos (ej, gastos de mantenimiento, emisin de resumen de cuenta, etc).

Resumen o Extracto Bancario: Por disposicin legal, las instituciones bancarias, deben enviar a los clientes, un resumen mensual de los movimientos registrados en dicha cuenta en el curso del mes calendario

El cliente de la cuenta corriente debe efectuar sus controles conciliacin bancaria- y de no realizar en el plazo de 30 das de recibido el resumen., observacin alguna, se supone su conformidad sobre lo anotado o registrado por el Banco en dicha cuenta corriente

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Normalmente las entidades bancarias realizan movimientos, anotaciones o registraciones en las cuentas corrientes de sus clientes que implican aumentos o disminuciones de los saldos, sin que stos presten una conformidad individual para cada una de esas registraciones. Estas anotaciones, se refieren, generalmente, a cobros que realizan los Bancos por determinados servicios que prestan o brindan. Por ejemplo: Entrega de chequeras Entrega de talonario de Boleta de Depsitos Impuestos que gravan los crditos y dbitos bancarios (impuesto al cheque) Intereses sobre prstamos transitorios (adelantos en cuenta corriente o autorizacin a girar en descubierto) Cobros de servicios varios (luz, gas, telfono, tarjetas de crditos, otros? Cuando el titular de la cuenta corriente bancaria realiza estos controles toma conocimiento de los fondos que el Banco retir debit de su cuenta bancaria para la cancelacin de esos gastos o cargos. En estos casos, al no existir documentacin individual nota de dbito para cada uno de esos conceptos, se considera al Resumen Bancario como documento respaldatorio, de las respectivas registraciones que deben efectuarse para anotar las disminuciones que se han producido en el saldo de dicha cuenta corriente bancaria

Cheque Es una orden emitida por una persona a un banco para librar fondos disponibles de su cuenta corriente. Actualmente existen dos tipos de cheques: el comn y el de pago diferido registrable.

Cheques Comunes: Orden de pago, pura y simple, librada contra un banco en el cual, el librador tiene fondos depositados a su orden, en cuenta corriente bancaria o autorizacin para girar en descubierto:

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Cheques diferidos: Es una orden de pago, librada a fecha determinada, posterior a su libramiento, contra un Banco, en el cual el librador, a la fecha de vencimiento, debe tener fondos suficientes depositados a su orden en cuenta corriente o estar autorizado para girar en descubierto

Las forma de emitir cheques son: Al portador: no se indica el nombre del beneficiario. A favor de una persona: se indica el nombre del beneficiario. No a la Orden: se indica el nombre del beneficiario y no puede endosarse. Cruzado: las dos lneas paralelas en el ngulo superior izquierdo indican que no se puede cobrar en ventanilla. Debe ser depositado. Certificado: el banco garantiza que el librador tendr fondos en cuenta para su pago durante cinco das hbiles.

El endoso es el acto por el cual una persona transfiere a otra la propiedad y el derecho de cobro del cheque o pagar. Existen casos en que el banco no paga el cheque. Algunos de ellos son: Por falta de fondos. Si est raspado, tachado, enmendado. Firma dudosa del titular. Por falta de endoso del beneficiario. Si el titular denuncia que fue extraviado o robado. Otros de orden legal.

Otros documentos y/o comprobantes:


Minuta de Contabilidad o Minuta Contable: Anotacin escrita de alguna situacin para tenerla presente. Se la utiliza para la anotacin de alguna operacin interna de la empresa, en la que no existen documentos especficos (por ejemplo comunicacin del costo de las mercaderas vendidas) o para resumir los datos ms importantes de un documento muy extenso (por ejemplo un contrato)

Resumen de documentos comerciales de la compra-venta


QUIEN EMITE Comprador DOCUMENTO FUNCIN ORIGINAL DUPLICADO REGISTRACIN

Orden de compra

Para solicitar Vendedor productos al vendedor Acompaa la entrega de los productos Prueba de la compraventa Aumenta el importe que debe el cliente Disminuye el importe que debe el cliente Constancia de pago Comprador

Comprador

NO

Vendedor

Remito

Vendedor

NO

Vendedor

Factura

Comprador

Vendedor

SI

Vendedor

Nota de dbito

Comprador

Vendedor

SI

Vendedor Vendedor

Nota de crdito Recibo

Comprador quien paga

Vendedor quien cobra

SI SI

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Para recordar y tener en cuenta Por lo general los comprobantes se emiten por duplicado (facturas, recibos, notas de dbitos y notas de crditos comerciales). El original se entrega o enva al comprador cliente y el duplicado queda en poder del vendedor o de quien lo confeccion Algunos comprobantes se confeccionan por razones de informacin y de control, pero al no corresponder a operaciones que den lugar a modificaciones patrimoniales no son susceptibles de registracin contable (orden de compra, nota de venta, resumen de cuenta proveedor, orden de pago, etc.) Un mismo comprobante respalda dos operaciones distintas segn quien lo confecciona y quien lo recibe

ACTIVIDAD
1- Recibimos en parte de pago un cheque comn (no diferido) con fecha 18 de mayo de 2011. Hasta qu da tenemos tiempo para cobrarlo? ....... 2- Cuando no se indica el nombre del beneficiario se trata de un cheque.. 3- El cheque es a la orden, cuando se indica ..

4- Marcelo le cobra $ 500 a su cliente Juan a. Qu documento se debe confeccionar?.............................. b. Quin lo confecciona?................................ c. Juan tiene el documento original o el duplicado?................. 5- Micaela le vende mercaderas por $ 1.500 a su cliente Eduardo a. Qu documento se debe confeccionar?.............................. b. Quin lo confecciona?................................ c. Eduardo tiene el documento original o el duplicado?.................

6- Ivana transforma una deuda de palabra en una promesa de pago a favor de Pedro. a- Qu documento confecciona?................................................... b- Quin paga?.......................................... c- Quin cobra? 7- Esteban ha realizado mal la factura, motivo por el cual deber emitir otro documento para reflejar la diferencia: 1. Qu Documento confecciona?......................................

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8-

Empresa Oggi SA se dedica a vender patinetas y el saldo de la cuenta Mercaderas al 31/3 es de $ 4.000 y corresponde a 100 patinetas 1-4 F.D. a Segu Patinando, por 80 patinetas a $ 70 c/u, bonificamos 2 patinetas. Nos pagan $ 400 con cheque Banco Galicia y el saldo con pagare vencimiento 20-4 que incluye un inters del 7% bimestral. Se Pide: a)- Confeccionar los documentos de la operacin b)- Realizar la registracin correspondiente en el libro diario

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A continuacin dejamos algunos modelos de documentos comerciales:

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